ORGANISASJONSHÅNDBOK FOR HURDAL IDRETTSLAG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "ORGANISASJONSHÅNDBOK FOR HURDAL IDRETTSLAG"

Transkript

1 ORGANISASJONSHÅNDBOK FOR HURDAL IDRETTSLAG Utkast utarbeidet februar 2011 av Olaf Knai og Rune Nordgård. 1

2 Innholdsfortegnelse: VISJON.. ANSVARS- OG MYNDIGHETSFORHOLD FOR:.. Hovedstyret (HS) Herunder leder, nestleder, kasserer, sekretær, styremedlem... Gruppene... Valgkomiteen Regnskapsfører.. GRUPPEFUNKSJONER:... Gruppeleder Nestleder Kasserer/økonomiansvarlig Sekretær Lagledere Trenere Foreldrekontakter Hurdal idrettslags visjon: Følgende visjon skal være retningsgivende for aktiviteten i HIL: Der alle har glede av å være med! Visjonen inneholder fire viktige signalord: Alle, Glede og Være med. For oss betyr dette: "Alle" sier noe om at HIL har aktiviteter som tilrettelegges slik at ALLE kan være med. "Glede" sier noe om at det er gleden i aktiviteten som skal prege alle ledere, trenere og aktive utøvere i idrettslaget. 2

3 Være med forteller at vi med samarbeid, dugnadsånd og felleskap skal skape et miljø som oppfattes som positivt, og som bidrar til at flere ønsker å delta. Dette skal være en positiv bidragsyter til hele bygda. Hovedstyret (HS) HS er Hurdal idrettslags øverste styringsorgan mellom årsmøtene, og gis mandat og fullmakt på årsmøtet. Med unntak av de forhold som er delegert til gruppestyrene eller enkeltpersoner iht NIF s lov ledd, har HS myndighet til å ta beslutninger på klubbens vegne i alle saker. Gjennomføre, følge opp og revidere handlingsplan Utarbeide og følge opp hovedlagets budsjett Følge opp gruppenes økonomiske situasjon knyttet opp mot deres budsjetter, aktivitetsplaner og sportslige planer Behandle og vedta sponsoravtaler og utstyrsavtaler for hovedlaget Vedta maler og rammer for avtaler, sponsorer, innkjøp, trenere, ansettelser, aktivitetsplaner og sportslige planer Leder i hovedstyret Lede og samordne styrets arbeid innen rammen av klubbens vedtekter og handlingsplaner Ansvarlig for å avholde årsmøte og styrets øvrige møter Ha oversikt over klubbens kontrakter og øvrige avtaler Inneha klubbens arbeidsgiveransvar Sammen med kasserer ha løpende oppfølging av klubbens økonomi og utarbeide forslag til budsjett Representere klubben utad Oppfølging/påvirkning mot Hurdal kommune, idettskretsen mv. Sammen med sekretær ansvarlig for å utarbeide forslag til aktivitetsplan for påfølgende år Sørge for at klubben fungerer iht. vedtatte instrukser og retningslinjer Være en motivator for de øvrige tillitsvalgte i styret og involvere alle i klubbarbeidet Nestleder i hovedstyret Ved lederens fravær ivareta dennes arbeidsoppgaver til fraværet opphører eller nyvalg er gjennomført I samarbeid med lederen ha ansvaret for styrets framtidsplanlegging Forøvrig utføre de oppgaver som leder/klubbens styre bestemmer Kasserer i hovedstyret Utarbeide regnskap og budsjett i samarbeid med leder 3

4 Sørge for at gjeldende økonomiske rutiner blir fulgt i hovedstyret og gruppene. Sørge for tilfredsstillende økonomisk drift iht. vedtatt budsjett Levere alle bilag til regnskapsføring minst 4 ganger i året. Bilagene skal kontrolleres mot kontoutdrag, og legges i samme rekkefølge som på kontoutdraget Betale regninger til rett tid Kontrollere at det foreligger to underskrifter på alle inntektsbilag Rapportere økonomisk status jevnlig til hovedstyret. Oppdatere og vedlikeholde medlemsregisteret i KlubbenOnline. Bestille utsendelse av medlemskontigent og trenings-/aktivitetsavgifter iht til tidspunkt i årshjulet hos KlubbenOnline. Bestille purringer og etterutsendinger ved nyregistreringer som meldes inn fra gruppekasserere. Sekretær i hovedstyret Delta på styremøter Skrive referat fra styremøter og sende disse til hovedstyrets medlemmer og gruppelederne Ansvar for å utarbeide årsberetningen og annet skriftlig arbeid i klubben Oppdatere og kvalitetssikre informasjonen på hjemmesidene Distribuer informasjon fra eget styre, hovedlaget, region/krets og forbund på web og/eller til medlemmene Styremedlemmer i hovedstyret Delta på styremøter Lede eller være styrets kontaktperson i ulike komiteer/utvalg Forøvrig utføre de oppgaver som leder/klubbens styre bestemmer Valgkomiteen i hovedstyret Valgkomiteen velges av årsmøte. Valgkomiteens oppgave er å rekruttere motiverte og kompetente personer og foreslå en komplett styresammensetning for årsmøte. Innhente informasjon fra styret for å gjøre seg kjent med målsettinger og handlingsplaner Lage en fremdriftsplan for komitéarbeidet Lage en innstilling Presentere valgkomiteens innstilling for årsmøte Regnskapsfører Føre bilag mottatt fra gruppene i henhold til idrettens kontoplan og god regnskapsskikk Etter avsluttet føring, sende aktuelle regnskapsoppgaver til kasserer og leder i gruppa 4

5 Etter årsavslutningen for alle gruppene, lage regnskapssammendrag for hele idrettslaget Sammen med leder i hovedlaget være ansvarlig for bakgrunnsmateriell og regnskapstall i forbindelse med søknad om kommunale midler og andre søknader/rapporteringer Anleggskomite Ansvar for å Overvåke Hurdal IL sine anlegg med hensyn til standard, vedlikehold etc. Lage prioritert liste over utbedringer/vedlikehold som er påkrevet. Overvåke renhold, orden og at anleggene ser presentable ut året gjennom Rapportere jevnlig til HS om tilstand, behov og mangler. Gi beskjed til gruppeledere om behov for dugnader etc, samt lede disse. Sette opp oversikt over matriell og utstyr som tilhører anlegget, samt hvert år lage oppdatert oversikt med anvisning om påkrevde innkjøp, reparasjoner og vedlikehold. Dette gjøres i forkant av budsjettprosess årlig (desember/januar). Gruppene, (fotball, friidrett, hopp, langrenn, sykkel og tennis) Gruppestyrene er ansvarlig for gruppens administrative, sportslige og økonomiske ledelse i samsvar med klubbens lover, rutiner, retningslinjer og handlingsplan. Gruppelederne er medlemmer av HS. Utarbeide sportslige planer basert på hovedlagets sine planer Sørge for nødvendig kompetanse blant ansatte, tillitsvalgte og øvrig støtteapparat Sikre økonomistyring etter budsjett vedtatt på årsmøte Rekruttere og utdanne trenere, dommere mv. Planlegge å gjennomføre stevnearrangementer Planlegge å gjennomføre medlemsmøter og årsmøte Legge frem årsberetning, regnskap og budsjett for årsmøtet Oppdatere gruppens webside Delta i driften av anlegg Rapportere til HS om gruppas drift og økonomi Gruppeleder i Hurdal IL Innkalle til og lede styremøter i gruppa Ha grovoversikt over klubbens ulike aktiviteter og være klar over hvem som har ansvar for hva. Ansvar for at gruppens forpliktelser blir overholdt og at nødvendige arbeidsoppgaver blir gjort. Følge opp regnskapet og utarbeide budsjett i samarbeid med kasserer Forberede og sikre gjennomføring av årsmøte i gruppa 5

6 Sørge for at gruppa er representert i overliggende organer og evnt. samarbeidslag som klubben er tilsluttet Ta initiativ til, og være medvirkende til utarbeidelse av ulike strategiplaner i gruppa Oppfølging av eventuelle underutvalg i samarbeid med nestleder Delta på møter i hovedlaget Holde oversikt over dugnader og sørge for fordeling av dugnader til de ulike lag/avdelinger i gruppa. Kasserer/økonomiansvarlig gruppe: Utarbeide regnskap og forslag til budsjett i samarbeid med gruppeleder Sørge for at gjeldende økonomiske rutiner blir fulgt i gruppa Sørge for tilfredsstillende økonomisk drift iht. vedtatt budsjett Levere alle bilag til regnskapsføring minst 4 ganger i året. Bilagene skal kontrolleres mot kontoutdrag, og legges i samme rekkefølge som på kontoutdraget Betale regninger til rett tid Kontrollere at det foreligger to underskrifter på alle inntektsbilag Rapportere økonomisk status jevnlig til gruppestyret I samarbeid med sekretær registrere, oppdatere og vedlikeholde gruppas medlemsregister i KlubbenOnline. Gi melding til kasserer i hovedstyret om størrelse på trenings-/aktivitetsavgifter på rett tidspunkt iht årshjulet. Holde oversikt over innbetalte trenings-/aktivitetsavgifter I samarbeid med sekretær sende ut purring på trenings-/aktivitetsavgifter Ha oversikt over trenerkontraktenes størrelser Sekretær gruppe: Delta på styremøter Skrive referat fra styremøter og sende disse til gruppens styremedlemmer og til leder i hovedstyret Ansvar for å utarbeide årsberetningen og annet skriftlig arbeid i gruppa Oppdatere og kvalitetssikre informasjonen på hjemmesidene til gruppa Distribuer informasjon fra eget styre, hovedlaget, region/krets og forbund på web og/eller til medlemmene I samarbeid med kasserer registrere, oppdatere og vedlikeholde gruppas medlemsregister i KlubbenOnline. Gi melding til kasserer i hovedstyret om størrelse på trenings-/aktivitetsavgifter på rett tidspunkt iht årshjulet. Lagledere/leder treningsgruppe Laglederen er lagets administrative leder og har ansvaret for at alt praktisk fungerer rundt laget/gruppa. 6

7 Lagleder skal overlate alt det sportslige til trener(e) som har ansvar for organisering av treninger, uttak og gjennomføringen av trening og konkurranser. Ajourføre og sende inn navnelister på spillere og lag Gjøre seg kjent med sportslig plan Arrangere foreldre-/spillermøter sammen med foreldrekontakt. Gå gjennom Fair Play regler, foreldrevettregler og sportslig plan med alle spillere og foresatte Møte på lagleder- og allmannamøter Gi informasjon til spillere, trenere og foreldrekontakter Oppdatere lagets hjemmeside Melde på til cuper og turneringer Arrangere hjemmekamper, ta i mot gjestende lag og dommere, fylle ut Kamprapport Skaffe dommere til hjemmekamper i serien hvor dette ikke er satt opp av fotballkretsen Sikre at alle spillere/utøvere er spilleberettiget/har lisens for sesongen Ha korrekt utstyr/medisinbag sammen med trener Trenere Treneren(e) samarbeider med lagleder om organiseringen av aktivitetene laget deltar i. Legge opp og utfører trening i samsvar med klubbens Sportslige plan Lede laget sammen med lagleder i kamper (serie og turneringer) Sette opp sportslige og sosiale mål for laget foran hver sesong Se til at lagets opptreden, både på og utenfor banen, er iht klubbens visjoner og verdier Levere en årsplan til Sportslig leder i samarbeid med lagleder Møte i trenerforum i regi av klubben Følge forbundets regler for barneidrett Møte i god tid til trening og kamp Benytte korrekt klubbdrakt-/farger i kamp Ansvar for lagenes/utøvernes utstyr/medisiner sammen med lagleder Foreldrekontakter: Foreldrekontaktene har ansvar for å være bindeledd mellom lagleder/trenere og spillernes/utøvernes foreldre/foresatte. De har ansvar for å: Organisere/sette opp kjørelister til bortekamper/arrangement utenfor eget anlegg. Organisere/sette opp ansvarlige for banemerking, sørge for at mål er riktig plassert og sikret, rengjøring garderober etc ved hjemmekamper/ arrangement på hjemmebane Sette opp dugnadslister/skaffe hjelp fra foreldre til dugnader, kiosk- /kafetjeneste etc. Arrangere foreldre-/spillermøter sammen med lagleder 7