Protokoll fra styremøte i NAL (8/2015)

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (8/2015) Sak 2/2016 Tid: klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Sissil Gromholt, Rose Marie Steinsvik, Michael Lommertz, Geir Brendeland (f.o.m. sak 103/2015), Sissel Arctander, Anders Selstrøm Moe og Anette Helstad Meldt forfall Per Morten Ekerhovd NALs administrasjon Pål Stephensen, Thorstein Dramdal (sak 104/2015 og sak 105/2015), Petter Haug (sak 104/2015 og sak 105/2015), Martin Braathen (sak 106/2015) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 99/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. 100/2015 Protokoll fra styrets møte Protokollen vedlå til saken. Protokollen fra styrets møte godkjennes. Del 2 Orienteringssaker 101/2015 Orienteringer Medlemsstatistikk En liten økning i medlemstallet, men mange utmeldinger på vent. Vervekampanje gjennomført på BAS, men kun to innmeldinger. Eventuelle andre saker Ingen andre saker.

2 Protokoll fra styremøte 9. desember /2015 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør avla en rapport om status i administrasjonen, herunder: - DOGA Møte avholdt med DOGA. Organisasjonen er omstrukturert med ny, arbeidende styreleder. Ny administrerende direktør på plass i løpet av To nye direktørstillinger utlyst innenfor arkitektur og design. Ny strategiplan utarbeidet. DOGA er pålagt av Nærings- og fiskeridepartementet å samarbeide tett med NAL for å realisere sine mål. Leiekontrakt Arkitektenes Hus Eiendom AS Reforhandlinger på gang. Leienivået skal tilpasses markedspris. NAL ønsker å omstrukturere og ønsker ikke lenger å fremleie. I tillegg ses det på fellesarealer og arealbruk. Avtalen løper ut Arbeidsmiljøundersøkelse Personalutvalget igangsetter en arbeidsmiljøundersøkelse første kvartal /2015 Arkitekturhuset Ref. sak 91/2015. Notat vedlå til saken. Anders Selstrøm Moe gjennomgikk hovedpunktene i notatet, herunder om modellen for den planlagte konkurransen. Prosjektets budsjett er nedskalert etter samtaler med FutureBuilt. Saken skal styrebehandles i Grønn Byggallianse.. Styret diskuterte om det er riktig at NAL bruker tid og ressurser på visjonen om Arkitekturhuset i den økonomiske situasjonen organisasjonen nå er i, i tillegg til uavklart situasjon omkring ny organisasjon og fremtidig plassbehov, samt de prioriterte satsningsområdene styret har definert for året som kommer. Styret vedtar at prosjektet settes på pause fra NALs side. En ny vurdering kan foretas i forbindelse med utarbeidelse av budsjett for

3 Protokoll fra styremøte 9. desember /2015 Regnskap per Resultatregnskapet per vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Del 3 Beslutningssaker Regnskapet per oktober viser et driftsunderskudd på cirka 2,3 millioner kroner. Hovedårsaken er lavere inntjening på kursene på grunn av færre deltaltakere, og endringer i offentlige prosjekttilskudd. Høyere inntekter på konkurranser og Arkitekturdagen enn budsjettert. 105/2015 Budsjett 2016 Ref. sak 93/2015. Administrasjonens reviderte budsjettforslag vedlå til saken. Notat fra tillitsvalgte vedlå saken, med ønske om at de tillitsvalgte involveres i prosessen med å se på alternativer til permitteringer. Økonomisjefen orienterte. Administrasjonens budsjettforslag er utarbeidet på bakgrunn av styrets vedtak Basert på styrets vedtak, og den særlige oppfordringen om å kvalitetssikre budsjettet i forhold til ambisjonsnivået og realismen knyttet til prosjektporteføljen og kursaktiviteten, har administrasjonen foretatt en grundig gjennomgang av budsjettforslaget. Resultatet av denne gjennomgangen er i det alt vesentlige at: - Prosjektinntektene er redusert med 3 millioner - Studietur er tatt ut og erstattet med flere kurs som gir et høyere dekningsbidrag - Reduserte faste kostnader - Reduserte personalkostnader - Reduksjon i markedsføring, reiser/møter og kostnader ny organisasjon - Utviklingsprosjektene knyttet til publikasjonenes fremtid har vi ikke funnet rom til. De foreslås utsatt og avskrivningene er derfor redusert med 280. Styret ber administrasjonen revidere budsjettet i tråd med føringene i styrets diskusjon og vedtaket om midler til utvikling av publikasjonene. Styret ber administrasjonen komme med nye forslag til innsparinger, og lete med lupe etter steder å kutte. Budsjettmålet beholdes som tidligere med et driftsresultat på

4 Protokoll fra styremøte 9. desember 2015 Styret ber om at det holdes en god og åpen dialog med de involverte i budsjettprosessen. Styret stiller seg åpne for at forslag til revideringer i budsjett kan sendes per epost til styret dersom det er uklarheter i forhold til prioriteringer. Dette med henblikk på å kunne vedta ferdig budsjett på styremøte /2015 Utredning om publikasjonenes fremtid Ref. sak 95/2015. To notater fra hver av redaktørene vedlå til saken. Martin Braathen holdt en kort innledning med utgangspunkt i den utredningen som er levert styret. Styret ønsker å prioritere denne saken, men må vurdere den i sammenheng med budsjettet for På bakgrunn av utredningen om publikasjonenes fremtid, vedtar styret å bevilge kroner til utvikling av Arkitektur N og kroner til utvikling av Arkitektnytt. Styret ser på publikasjonene som en svært viktig del av NALs arbeid og mener en utsettelse av nødvendige forbedringer ikke er hensiktsmessig. 107/2015 Ny, felles organisasjon veien videre Ref. sak 94/2015. Presidenten orienterte om status. Presidenten og administrerende direktør avholdt møte med styringsgruppen NAL skal utarbeide et revidert beslutningsgrunnlag, basert blant annet på innspillene fra workshopen med Representantskapet Det reviderte beslutningsgrunnlaget skal være ferdig og behandles i styringsgruppen Et seminar med Representantskapet avholdes med ekstern moderator. Her er ett av temaene roller og ansvar i NAL. Ekstraordinært representantskapsmøte er planlagt avholdt for behandling av revidert beslutningsgrunnlag. Dersom Representantskapet godkjenner beslutningsgrunnlaget, skal hver lokalforening avgjøre de ønsker å etablere en ny lokalforening som inkluderer NILs og NLAs medlemmer. Det er forutsatt at alle lokalforeningene sier ja til dette, for at prosessen skal fortsette. 4

5 Del 3 Eventuelt 108/2015 Eventuelt Protokoll fra styremøte 9. desember 2015 Styret støtter det videre arbeidet med etablering av ny organisasjon. Møteplan 2016 Administrasjonens forslag til møteplan ble gjennomgått. Forslaget innebærer at styret avholder seks styremøter i I tillegg skal det avholdes møter i Representantskapet og med lokalforeningslederne. Følgende møteplan vedtas: 28.1 (styremøte, kl ) 28.1 (seminar med Representantskapet og styret kl. 1500) 29.1 (representantskapsmøte) 10.3 (styremøte kl ) 29.4 (møte med lokalforeningslederne på Hamar, kl ) 30.4 (representantskapsmøte på Hamar) 15.6 (styremøte kl ) 20.9 (styremøte kl ) xx.11 (styremøte kl ) xx.11 (møte med lokalforeningslederne kl ) xx.11 (Arkitekturdagen) (styremøte kl ) Protokollen er utsendt per e-post og godkjennes i styremøte Alexandria Algard President Pål Stephensen Administrerende direktø 5