Protokoll fra styremøte i NAL (3/2017)

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (3/2017) Tid: klokken og 10.6 kl Sted: Sokndalstrand, utenfor Egersund Styret Alexandria Algard, Rose Marie Steinsvik, Hallvard Trohaug, Michael Lommertz, Sissel Arctander, Marianne Sætre (f.o.m. delvis sak 38/2017), Birgitte Skjerve og Ida Hornstuen Bekken Meldt forfall Geir Brendeland og Arild Sletten (kontrollkomiteen) NALs administrasjon Petter N. Haug (t.o.m. delvis sak 43/2017) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 37/2017 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. Del 2 Orienteringssaker 38/2017 Orienteringer Det blir gitt en orientering om aktuelle saker, herunder om: - Medlemsstatistikk Medlemstallet er synkende, og tiltak er igangsatt med sommervervekampanje ut september. Styret bes orientert om handlingsplanen i neste styremøte med henblikk på å nå budsjettmålet for nye medlemmer. Kommunikasjonssjefen er ansvarlig. - Utvikling av eiendommen i Josefines gate 32 og 34 Presidenten og OAFs leder har diskutert saker rundt fremtidig drift, valg av styreleder og visjoner for eiendommen. Styreleders verv er forlenget til ultimo september. NAL møter OAF 28. juni.

2 - Status Oslo Arkitekturtriennale (OAT) Neste styremøte 27.6 med vedtak om husing av sekretariatet. Valget står mellom NAL og AHO. Møte hos NAL med OAT Presidenten deltar på begge møtene. - Status Oslo Åpne Hus (OÅH) NAL, NIL og NLA har avsluttet samarbeidet. - Arkitekturdagen 2017 status tverrfaglig samarbeid Samarbeidsavtalen med NIL og NLA er klar for undertegning. Felles workshop er gjennomført. God stemning. Facebookevent er etablert og påmeldingen har startet. - Nordisk styremøte juni 2017 Presidenten og ny adm.dir., Kari Bucher, deltok. UIA deltok på deler av møtet. Verdenskongress i Seoul i oktober. Danmark arbeider med få kongressen til København i Diskusjonene om paraplyorganisasjon pågår. Presidenten har invitert il et møte i slutten av august. Felles nordisk tidsskrift står på agendaen. Orienteringen tas til etterretning. 39/2017 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør orienterte i møtet. Orienteringen tas til etterretning. Adm dir orienterte om behovet for et helhetlig økonomi- og prosjektstyringssystem, for å effektivisere prosjektstyring og rapportering. Kostnadskalkyle for en god løsning for dette bes fremlagt til neste styremøte. 40/2017 Status strategiprosess Presidenten orienterte om status og fremdrift. Planleggingsmøte med FirstHouse 14.6 og referansegruppemøte rundt Workshop III. Orienteringen tas til etterretning. 41/2017 Regnskap per 1. tertial 2017 Regnskapet per vedlå til saken. Konst. adm.dir ga en muntlig orientering. 2

3 Driftsresultatet ligger 1.5 mill under budsjett. Avviket skyldes i hovedsak færre inntekter på kurs og konkurranser. Ekstraordinære tiltak satt inn på kurs. Nok arbeid, men ligger etter på prosjektdelen grunnet høyt sykefravær i 1. kvartal. Annonseinntektene gode. God kontroll på faste kostnader. Faktureringsgraden må økes og ressursene allokeres i Fagavdelingen for å nå budsjettmålet. Det må iverksettes tiltak for å nå ambisiøse mål for medlemsverving. Styret ber administrasjonen om å utforme strakstiltak for å hente inn det tapte innen utgangen av året ved å lage en 3-6 måneders plan, og gjeninnfører månedlig økonomirapportering til styret. Det understrekes at det ikke er anledning til å gå utover vedtatt budsjett. 42/2017 Utvalg for revisjon av NALs vedtekter Ref. RS-sak 19/2017. Leder av utvalget, Sissel Arctander, orienterte. Utvalget er innkalt til møte Orienteringen tas til etterretning Del 3 Beslutningssaker 43/2017 NALs fanesaker Notatene til sakene 76/2016 og sak 43/2017 vedlå til saken. Konst. adm.dir. orienterte. Styret besluttet å avslutte fanesaken arkitektur og folkehelse ved årsskiftet 2016/2017, men temaet videreføres som et satsingsområde i eksisterende og nye aktiviteter. Styret diskuterte fanesaker kontra fokusområder. Viktig med en god og tydelig strategiplan i bunnen. Noe uenighet i styret fremkom. Langsiktige, økonomiske planer henger sammen med organisasjonens faglige fokus. Fokusområder (dagsaktuelle temaer) vil ivareta fleksibiliteten organisasjonen har behov for. NALs administrasjon legger fram forslag til faglige fokusområder for kommende år til styrebehandling. Faglige fokusområder skal bygge opp under kort- og langsiktige målsettinger og gjeldende strategiplan. 3

4 44/2017 Stillingsbeskrivelse direktør NAL har ikke hatt stillingsbeskrivelse for direktørstillingen. Forslag ble omdelt i møtet. Styret diskuterte forslaget. Presidentens forslag til stillingsbeskrivelse for administrerende direktør godkjennes, men kvalitetssikres av jurist før implementering. 45/2017 Arkitektenes Hus Eiendom AS Presidenten orienterte om status for Arkitektenes Hus Eiendom AS. Styret diskuterte ny modell til styret i selskapet, både med tanke på å sikre god drift og forvaltning, samt utvikling av eiendommen på sikt. OAF og presidenten avholder møte Nytt styre fra høsten. Leieinntekter til markedspris bør gi rom for overskudd. Orienteringen tas til etterretning. Visjoner om utvikling av eiendommene tas som egen sak på styremøte til høsten. 46/2017 Medlemstilbud til NALs medlemmer Oversikt over dagens medlemstilbud vedlå til saken. Adm.leder orienterte. Kommunikasjons- og markedsavdelingen har ansvaret. Styret ber administrasjonen om å utforme forslag til videreutvikling av medlemstilbudene til neste styremøte med formål å synliggjøre og tydeliggjøre medlemsfordelene: medlemsnytte og medlemsutbytte, med henblikk på å bidra til rekruttering og verving av nye medlemmer i tråd med målene i årets budsjett. 47/2017 Sluttrapport fra Utvalg for nye retningslinjer for medlemskap Sluttrapporten vedlå til styret. Michael Lommertz orienterte. Styret berømmet utvalget for godt arbeid. Styret diskuterte og stemte over de forskjellige modellene til utvidelse av medlemskapet. Styret vedtar å følge utvalgets anbefaling til fremdriftsplan og vedtok å følge scenario 1. Styret ønsker videre utredning av støttemedlemskap. Birgitte Skjerve erstatter Michael Lommertz i utvalget fra /2017 NALs kontrollkomité 4

5 Protokoll fra kontrollkomiteens møte vedlå til saken. Presidenten og visepresident Trohaug orienterte om møtet med kontrollkomiteen. Styret vil sende et brev til KK for å svare ut punktene som fremkom i KKs siste protokoll. 49/2017 Oppfølgingssaker fra Representantskapets møte Protokollen fra RS-møtet vedlå til saken. Presidenten oppsummerte kort i møtet. Administrasjonens starter opp arbeidet med alle sakene, og forbereder de sakene som krever styrevedtak. 50/2017 Nye vedtekter for Vestfold Arkitektforening (VAF) VAFs forslag til nye vedtekter vedlå til saken. Nye vedtekter for Vestfold Arkitektforening godkjennes. 51/2017 Konkurransekomiteen mandat Michael Lommertz orienterte. Konkurransekomiteen har et ønske og behov for et mandat. NAL kontakter Arkitektbedriftene. Styret i NAL ber konkurransekomiteen utarbeide mandat for komiteen til godkjenning av styrene i NAL og Arkitektbedriftene etter nærmere avtale med Arkitektbedriftene. Del 4 Eventuelt 52/2017 Eventuelt Oslo Åpne Hus (OÅH) Oslo Open House Saken er unntatt offentlighet. Utlysing av stillingen som redaktør av Arkitektur N Forslag til utlysningstekst ble omdelt. 5

6 Styret vedtok å utlyse redaktørstillingen i Arkitektur N på åremål. Rekrutteringsutvalg nedsettes. Medlemmer blir Alexandria Algard, Hallvard Trohaug og en person med kompetanse på publisering, samt en tillitsvalgt. Situasjonen i Arkitektnytt Presidenten orienterte. Redaktøren er i permisjon. Høyt sykefravær gir utfordringer i redaksjonen. Styret er orientert om utfordringer i Arkitektnyttredaksjonen og vil iverksette en utviklingsprosess for å bedre situasjonen. NAL Student videreutvikling Ida H. Bekken orienterte. NAL Student avholdt møte sist uke. Skisse til håndbok er laget som grunnlag til brukerverktøy og ververedskap. Administrasjonen avklarer spørsmålene knyttet til økonomi og håndbok med lederen av NAL Student. Protokollen er utsendt og godkjent per e-post 23. juni Alexandria Algard President Petter N. Haug Konst. administrerende direktør 6