Protokoll fra styremøte i NAL (5/2016)

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (5/2016) Tid: klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Hallvard Trohaug, Marianne Sætre, Rose Marie Steinsvik, Michael Lommertz (fra sak 59/2016 t.o.m. sak 67/2016), Anders Selstrøm Moe og Katarina Harbækvold Meldt forfall Sissel Arctander og Geir Brendeland Kontrollkomiteen Arild Sletten Øvrige Falk Høstmark (sak 60/2016), Stein Erik Düring (sak 62/2016), NALs administrasjon Pål Stephensen, Petter N. Haug (sak 57/2016), Gisle Nataas (sak 57/2106), Cecilie Klem (sak 60/2016), Ingerid Helsing Almaas og Martin Braathen (sak 61/2016), Thorstein Dramdal (sak 59/2016, 65/2016, 66/2016 og 67/2016) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 56/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. Del 2 Orienteringssaker 57/2016 Orienteringer Presidenten orienterte om aktuelle saker, herunder om: - Arendalsuken 2016 NALs første deltakelse og med lansering av Bylivsenteret. Positiv erfaring. Mål er økt synlighet og økt politisk påvirkning. NAL samarbeidet med KS

2 om byliv i sentrum. Presidenten deltok i en debatt, som var et samarbeid mellom NAL og Doga. Planlegging av neste års deltakelse starter nå. - Regjeringskvartalet Konkurranseleder Gisle Nataas orienterte. Samarbeidet før sommeren med RIF, AiN og OAF. Diskusjon om åpen eller lukket konkurranse. Innspill fra Statsbygg om delkonkurranser. Kamp for Y-blokken. NAL informert om konkurranseprogrammet i møte med Statsbygg 8.9. Statsbygg lydhør til NALs mange innspill. 8 team søkt om deltagelse. NAL /AiN i felles kamp om to saker: vilkårene i konkurransen og økt honorar i fremtidige konkurranser. Nytt møte med Statsbygg Studentverving Styremøte i NAL Student Presidenten og to fra administrasjonen deltok. Nye satsinger: skolebesøk i høst med presidenten til stede. I tillegg tilbys studentene gratis kurs (Graphisoft) og rimelige nettkurs. NAL bindeledd mellom skolen og arbeidslivet. WildCard NAL bør blåse liv i det og videreutvikle det. Mentorprogram er viktig for studenter. Vurdere samarbeid med Afag og AiN. - NALs inntektspotensial Leder Petter N. Haug orienterte. Fagavdelingen omrigges til å hente ut flere frie midler fra det offentlige som Husbanken, Enova, departementene, Innovasjon Norge. Krav om støtte fra næringslivet (min. 50%) ved offentlig støtte. Noen samarbeidspunkter mot næringslivet i dag: Materialtreff (4 x år), Arkitekturdagen (sponsormidler), Arkitekturprisen (premie , annethvert år), Boligseminar om boligkvalitet (BNL, AiN). Cirka 1,1 million hentes fra næringslivet. Gjenoppta WildCard-ordningen? Talent Norge kan sponse, men krever 50% dekning fra næringslivet. Forskningsrådet har midler, men ikke tradisjonelt NAL-engasjement. Private stiftelser har muligheter. - Medlemsstatistikk Ingen store endringer i medlemstallet. Behov for å øke rekrutteringen da budsjettmålet ikke nås i år. - Eventuelle andre saker Ingen saker. 2

3 Styret understreket viktigheten av å aktivt verve nye medlemmer og studentmedlemmer. 58/2016 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktørs rapport om status i administrasjonen vedlå til saken. I tillegg orienterte han i møtet om følgende saker: OAT Åpningshelg forrige helg. Strategiprosess for OAT starter i oktober. Avtroppende konkurranseleder Stor avslutningsfest for konkurranseleder Per Rygh Houens Fonds Diplom Kulturdepartementet (KUD) ønsker å satse mer og Nasjonalmuseet Arkitektur overtar ansvaret. Revidert forslag til reglement sendt til KUD. Arkitekturmuseet ønsker tett samarbeid med NAL. Arkitekturdagen Hittil cirka 40 påmeldte med 10 av 12 sponsorer på plass. Senter for Eiendomsfag Avtale inngått for ett år for studentenes tilgang til tjenester i NALs bibliotek. Avtalen evalueres i etterkant. NIL Avtale med NIL om digitalisering av søk i NILs årbøker. NALs bidrar med noe egeninnsats ( ) og støtter søknad om ekstern finansiering. Representant for de ansatte i NALs styre Kontrollkomiteen har vurdert vedtektene og fastslått at ny representant etter Anders Selstrøm Moe, kun kan velges blant ansatte arkitekter som er NAL-medlemmer. Vedtektsendring kreves for endring. Saken settes opp på ordinært RS-møte til våren. OÅH - Oslo Åpne Hus Foreningen OÅH og NAL/NIL/NLA har engasjert advokat. NIL og NLA er usikre på veien videre. Vedtektene er udemokratiske i forhold til organisering/drift. NAL ønsker reviderte vedtekter gjennom påvirkning i styret. Kontrollkomiteen mener saken er klar og klart udemokratisk. Tiltakspakke lokalforeningene Tiltakspakken er tredelt. 1. Ressurs i fagavdelingen (10%) som støtte til lokalforeningene, 2. Restrukturering av mal for nyhetsbrevene for lokalforeningene (i samarbeid med OAF), 3. Oppdatere og digitalisere håndboken for lokalforeningene. På plass i november. 3

4 59/2016 Regnskap per Regnskapet per vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Resultatet er tilnærmet lik null med et negativt dekningsbidrag på kroner Fagavdelingen har vridd ressurser fra prosjekter til konkurranser grunnet stor etterspørsel i første halvår. Styret var positivt til utviklingen og resultatet, men ønsker ikke budsjettoverskridelser. 60/2016 Medarbeiderundersøkelsen Hovedrapporten fra medarbeiderundersøkelsen gjennomført i medio mai vedlå til saken. Falk Høstmark fra Hoff Høstmark gjennomgikk hovedrapporten. Verneombud Cecilie Klem deltok. Hovedkonklusjonen er godt motiverte medarbeidere, godt teamwork i avdelingene, men lite samarbeid på tvers. Det må jobbes med intern kultur og organisasjonsstruktur på flere nivå. Medarbeiderne er innkalt til felles workshop Hoff Høstmark ettersender siste utgave av endringene i hovedrapporten til Kontrollkomiteen. 61/2016 Utredning om publikasjonenes fremtid Ref. sak 106/2015. Notat fra Arkitektur N vedlå til saken. Redaktøren i Arkitektnytt orienterte. Nye nettside og papirutgave fra Lanseringsfest ultimo januar. Hovedgrep er nytt avisformat, flere frilansskribenter, gjerne fra distriktene. Sårbare nå med liten redaksjon. I prosjektet inngår utvikling av stillingsportal (viktig inntektskilde), samt vurdering av materialtorg for annonsørene. Database med sammenligningsgrunnlag viktig; relevant for Materialtreff. Context mulig samarbeidspartner. Redaktøren i Arkitektur N orienterte. Nettsiden blir et supplement til tidsskriftet med det mest interessante stoffet og tydeliggjøring av redaksjonell vilje og faglig posisjon. Målgruppe: nye lesere (1) og eksisterende lesere (2). Hele redaksjonen skal medvirke og publisere. Deling av artikler et hovedmål. På sikt: integrasjon mot NALs øvrige 4

5 databaser (ARKDOK), bestillinger, nettannonser og arkivseksjon. Risiko: kun 2,9 årsverk og ny nettutgave ressurskrevende blir erfaringsperiode. Forskjellige modeller ble diskutert inkludert utvidelse av staben. Styret foreslo samarbeid med Prosjektdatabasen. Basen er nå under utvikling med flere samarbeidspartnere (FutureBuilt, Enova, Delta-senteret). Dialog pågår. Redaktøren fremlegger budsjettforslag på to scenarier; frigjøre kapasitet internt eller tilføre ny kapasitet. 62/2016 Arkitektenes Hus AS Daglig leder Stein Erik Düring orienterte om selskapets økonomi, de pågående forhandlingene om ny leiekontrakt og eierforholdene. Del 3 Beslutningssaker Düring ettersender informasjon om husleiekontrakten. Møte avholdes i husleieutvalget denne uken. 63/2016 Josefines gate 32 og 34 - visjoner om bruk av eiendommen Ref. sak 103/2015. Mulighetsstudier, tilstandsrapport og regnskapet til AS Arkitektenes Hus Eiendom vedlå til saken. Daglig leder Stein Düring orienterte. Styret hadde diskutert saken i forkant av møtet. Enighet om at president, visepresident Sætre og Lommertz i arbeidsutvalget møter OAFs styre for videre dialog. Prosjektet Arkitekturhuset avsluttes. NALs styre tar initiativ til et møte med OAFs styre for videre oppfølging. 64/2016 Styrking av egen organisasjon Ref. sak 47/2016. Administrasjonens notat vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte. Notatet belyser RS-vedtaket og er en blanding av strategi og tiltak. 5

6 To hovedpunkter: Styrking av lokalforeningene og profesjonalisering av organisasjonen. Presidenten har avtalt sonderingsmøte med personen som bisto Sveriges Arkitekter. Viktig å føre organisasjonen videre. Administrasjonens notat tas med videre som grunnlag for skisse. Prosessleder velges innen 5. oktober. Skisse til tidsplan fremlegges i neste styremøte 1. november. 65/2016 Prognose 2016 Administrasjonens prognose for 2016 vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Prognosen er god og driftsresultatet peker mot null. Vi har hentet oss inn fra fjorårets store underskudd. De fleste ressurser er bundet opp i prosjekter og oppgaver, men ingen usikre prosjekter nå. Færre konkurranser 2. halvår. Bylivsenteret er finansiert i år, men utfordrende å finne finansiering i Hovedutfordringer er kursdeltagelse, annonsemarkedet i tillegg til medlemsrekruttering. Arkitekturdagen er budsjettert med 350 betalende deltakere. Kursene er nedjustert, men ligger under budsjett. Stabil deltagelse, men behov for økt synliggjøring og markedsføring. Styret tar orienteringen til etterretning, og ber administrasjonen fokusere på budsjettmålet. 66/2015 Budsjett 2017 tidsplan Administrasjonens forslag til tidsplan vedlå til saken. Tidsplanen godkjennes. Styrets ambisjon er å sluttføre budsjettbehandlingen i styremøte 8. desember /2016 Budsjett 2017 forutsetninger Administrasjonens forslag til budsjettforutsetninger for 2017 vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Ny strategiplan vedtas først i mai Usikkert nå om den skal gjelde fra 2017 eller Enighet i møtet om at nåværende strategidokument gjelder. 6

7 Organisasjonens hovedaktiviteter forutsettes videreført i Styret ber om fullt fokus på medlemsrekruttering og fagpolitisk arbeid. Høye forventninger i lokalforeningene til økt støtte. Noe må innbakes i neste års budsjett, gjerne i sammenheng med felles medlemsrekruttering. Vurdere å legge inn en buffer på til 1 million. Fanesaken ble diskutert og styret var splittet i synet på viktigheten av en fanesak opp mot andre fagsaker. Årets tema, Arkitektur og helse, er høyst tidsaktuelt, ref. eldebølgen. Fagsjefen bes utarbeide et notat om midler/ressursbruk. Tre hovedfokusområder i 2017: Synlighet Medlemmene / medlemstilbud Lokalforeningene Styret ber administrasjonen fremlegge et forslag til budsjettforutsetninger med økonomiske konsekvenser snarest. Styret ber også administrasjonen fremskaffe timepriser for tilsvarende kompetanse (prosessledelse). Presidenten spiller inn styrets synspunkter til administrerende direktør. Administrasjonen utarbeider budsjettforslag på bakgrunn av innspillene til styremøte 1. november. 68/2016 Æresmedlemskap i NAL - konfiensielt Ref. sak 9/2016. Notat vedlå til saken. Del 4 Eventuelt Styret diskuterte de innkomne forslagene. Administrasjonen sender snarest styret utdypende begrunnelser på noen kandidater. Styret behandler innstillingene postalt innen 10. oktober. Representantskapet får innstillingen til votering postalt med svarfrist 1. november /2016 Eventuelt Ingen saker til eventuelt. Protokollen godkjennes per e-post innen 5. oktober

8 Alexandria Algard President Pål Stephensen Administrerende direktør 8