Protokoll fra styremøte i NAL (7/2016)

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (7/2016) Tid: klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Rose Marie Steinsvik, Hallvard Trohaug, Michael Lommertz, Sissel Arctander, Birgitte Skjerve og Katarina Harbækvold Meldt forfall Marianne Sætre og Geir Brendeland Kontrollkomiteen Arild Sletten (t.o.m sak 90/2016) NALs administrasjon Petter N. Haug, Thorstein Dramdal (sak 86/2016 og 89/2016), Kåre Borgan (sak 87/2016), Vibeke Wessel Finstad (sak 90/2016) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 83/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. To saker tas inn som orienteringssaker: Informasjon rundt brevet til Direktoratet for byggkvalitet og valg av representant for de ansatte i styret. Del 2 Orienteringssaker 84/2016 Orienteringer - NALs husleieavtale med Arkitektenes hus eiendom AS Presidenten har fått innspill fra eiendomsforvalter og Arkitektenes Hus Eiendom AS sin advokat. Adm dir. kan nå ferdigforhandle og signere kontrakten. - Nordisk organisasjonsmøte i København Presidenten og adm.dir. deltok sammen med NLA, Afag, Arkitektbedriftene og DOGA. NIL og Arkitekturmuseet stilte ikke. Positivt møte med tema: Hva er felles, hva kan vi samarbeide om og hva kan vi bidra med? Viktig med interaksjon representerer alle fagene med

2 arkitekter. Styrke i antall i forhold til saker som f. eks. arkitekturpolitikk. Viktig med oppfølging, avventer svar fra Sveriges Arkitekter og Akademisk Arkitektforening. - Arkitekturgalaen i Stockholm Birgitte Skjerve og Kåre Borgan deltok. Totalt 3000 deltakere hvorav 10% av SAs medlemmer. Arrangementet inneholder konferanse, mingling, middag med prisutdeling og fest på konferansen. Kommunikasjonssjefen er ansvarlig. Nye ideer til videreutvikling av NALs arkitekturdag. - Status ansettelsesprosess administrerende direktør Stillingsannonsen ble utlyst med frist Tilsettingsmøte per Skype mellom første og andre styremøte i Administrasjonen deltar og møtet protokollføres. - OAT prosess Utviklingsseminar i etterkant av triennalen. Diskusjoner rundt avtale og ny triennale. Kan NAL huse sekretariatet? Styret i OAT diskuterte ansettelser i prosjektledelsen og ønske om kontinuitet fremkom. Oslo kommune har gitt tilsagn til grunnfinansiering frem mot neste triennale. NALs styre må diskutere NALs posisjon og innsats i OAT. - Medlemsstatistikk En liten økning i antall medlemmer totalt. Medlemsfokus må være en viktig del av ny strategi. Utmeldte medlemmer skal motta spørreundersøkelse for kartlegging. - Status Oslo Åpne Hus (OÅH) NAL, NIL og NLA har sendt felles brev til OÅH og svar er mottatt. Uenighet om situasjonen. Diskusjonsmøte i neste uke om veien videre. Saken følges opp i styremøte neste år. - Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) informasjon om høringen NAL har sendt felles brev sammen med søsterorganisasjoner til DIBK om innsigelser i forhold til endringer/forenklinger i kravet til ansvarsrett og andre forhold. NAL arbeider for at arkitektene beholder sin posisjon. - Representant for de ansatte i NALs styre endring i vedtekter Saken settes opp på styremøte /2016 Administrerende direktørs rapport Notat fra administrerende direktør vedlå til saken. Adm.dir informerte. 2

3 86/2016 Regnskap per Regnskapet med noter vedlå til saken. Økonomisjefen gjennomgikk regnskapet i møtet. Regnskapet ligger omtrent på budsjett per oktober. Hovedutfordringen er kursene grunnet lavere kursdeltagelse denne høsten. 87/2016 Erfaringer fra Arkitekturdagen 2016 Prosjektleder Skjerve orienterte. God prosess og samarbeid internt i administrasjonen. Mål å profesjonalisere og strukturere prosessen og lage en håndbok. Markedssjef Borgan presenterte oppsummeringsvideoen fra Arkitekturdagen på nettsiden, samt resultatene av spørreundersøkelsen. Gode resultater. Evalueringsprosess på gang. Erfaringer fra Arkitekturgalan i Sveriges Arkitekter tas med i vurderingene. Neste Arkitekturdag holdes i september /2016 Strategiprosess styrking av egen organisasjon Presidenten orienterte. Workshopen ble positivt omtalt i etterkant. De ansatte ble orientert i møte Prosjektstyret i NAL og FirstHouse (FH) avholdt møte FH viste resultatene fra spørreundersøkelsen etter workshopen. Møtet handlet om oppsummering av workshopen, kommunikasjonen utad og engasjement blant medlemmer før gjennomføring av spørreundersøkelser. Byrå skal bistå i medlemsundersøkelsen som gjennomføres tidlig Presidenten intervjuet i Arkitektnytt. Del 3 Beslutningssaker 89/2016 Budsjett 2017 Ref. sak 67/2016. Administrasjonens reviderte budsjettforslag vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte om endringene siden forrige møte. 3

4 Administrasjonen har gjennomarbeidet budsjettet og foretatt endringer i tråd med styrets ambisjon om et null-budsjett, grunnet ekstraordinære utgifter knyttet til både strategiprosess bestilt av RS, og ansettelse av ny administrerende direktør. Budsjettforslaget innebærer et driftsresultat på 10 og et årsresultat på kroner 262. Prosjektstøttemidler til lokalforeningene økes til millioner kroner. Styret berømmer administrasjonen for godt arbeid. Det fremlagte budsjettforslaget for 2017 vedtas. 90/2016 Handlingsplaner for 2017 Administrasjonens forslag til handlingsplaner vedlå til saken. Kommunikasjonssjefen presenterte planene. Handlingsplanen bygger på vedtatt, justert strategidokument for Det orienteres om administrasjonens avdelingsvise aktivitetsplaner i neste styremøte. Administrasjonens forslag til handlingsplan for 2017 vedtas. 91/2016 Organisering av det nordiske samarbeidet Notat, utformet av Akademisk Arkitektforening, vedlå til saken. Notatet omhandler opprettelsen av en felles, nordisk plattform - en formalisering av et nordisk samarbeide. Utkastet tas til etterretning og returneres til Akademisk Arkitektforening med styrets kommentarer påført. 92/2016 Retningslinjer for søknader for medlemskap etter NALs vedtekter pkt Ref. sak 42/2015 og 80/2016. Administrasjonsleder og styremedlem Lommertz orienterte. En vanskelig sak som har pågått over flere år. Store endringer i utdanningsløpene og styrets ambisjon om økt medlemstilslutning blir en viktig del av vurderingen. Styret var samstemte om viktigheten av å utrede og modernisere regelverket. Styret nedsetter utvalget i tråd med administrasjonens forslag. Utvalget får mandat til: 1. Utrede og vurdere om andre utdanninger / hybride utdanninger skal gi direkte medlemskap 2. Vurdere nåværende retningslinjer for søkere på spesielle vilkår. 3. Utvalget skal rapportere midtveis i prosessen for å gi styret mulighet til å justere kursen. 4

5 93/2016 Møteplan 2017 Styret vedtok administrasjonens forslag til møteplan. Dato for Arkitekturdagen er ikke fastsatt og ett styremøte legges i tilknytning til denne. Møtedatoer: januar mars juni september/eventuelt 22. september - 8. november - 7. desember 94/2016 Sted og tidspunkt for Representantskapsmøte 2017 Workshop 2 for strategiprosessen avholdes 20. april Representantskapsmøtet avholdes 21. april Møtene avholdes i Oslo eller i tilknytning til knutepunkt for flytoget. 95/2016 Styrets stemme i Arkitektnytt 2017 Styret vedtok planen med enkelte endringer. Del 4 Eventuelt 96/2016 Eventuelt Ingen saker. Protokollen godkjennes per e-post og godkjennes innen 22. desember Alexandria Algard President Petter N. Haug Konstituert administrerende direktør 5