Dato: 6. mars 2011 Tid: Klokken Sted: Fylkesbygget. Møterom 123 Møte: Lukket møte

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Dato: 6. mars 2011 Tid: Klokken Sted: Fylkesbygget. Møterom 123 Møte: Lukket møte Til stede: Leder Robert Gærne, nestleder Jorunn Romsdal og medlem Birger Knudsen. Torbjørn Jungård og Ellen Johansen hadde meldt forfall. Bente Moen møtte for Torbjørn Jungård og Nils Petter Pedersen for Ellen Johansen. Fra sentraladministrasjonen Samferdselsavdelingen v/ Jørgen Blix Fylkesrådmann Øystein Ruud Ellers møtte: Revisjonssjef Arnt Bjarne Aronsen, revisor Bjørn Gustavsen og forvaltningsrevisor Yngvar Mækelæ fra Finnmark kommunerevisjon IKS. Sissel Mietinen fra Kontrollutvalgan IS. Innkalling: Innkallingen ble sendt 20. februar 2012 pr. post Sakslisten: Ble sendt ut sammen med innkallingen. FØLGENDE SAKER VAR PÅ SAKSLISTA Orienteringer 01/12 Godkjenning av innkalling/saksliste 02/12 Godkjenning av protokoll 21. november /12 Referater 04/12 Revisjonens forprosjekt fylkeskommunens fondsmidler 05/12 Fylkeskommunens reglement for registrering av inventar og utstyr 06/12 Kontrollutvalgets årsrapport /12 Plan for selskapskontroll Eventuelt ORIENTERING Samferdselssjef Per Bjørn Holm Varsi presenterte seg selv for utvalget. Han ba om å bli permittert da det hadde oppstått en møtekollisjon. Han overlot til rådgiver Jørgen Blix å orienter utvalget om avdelingen. Blix orienterte om fylkeskommunens organisering, herunder organiseringen internt i avdelingen, om avdelingens oppgaver og avdelingens utfordringer. Kontrollutvalget takker for orienteringen som oppfattes som meget nyttig. Fylkesrådmann Øystein Ruud orientert utvalget om Vardøsaken. I etterkant jobbes det internt med å finne løsninger på hvordan en mest effektivt kan forhindre slike hendelser, herunder ses på informasjonsspredning, klarere reglement osv. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 1

2 Revisjonssjefen orienterte om konsekvensene av at fylkestingets bevilgning til kjøp av revisjonstjenester er kr lavere enn selskapets representantskap har vedtatt. Kontrollutvalget konkluderer med følgende : Den fullmakten representantskapet har i dag til å vedta endelig budsjett for virksomhetens inntekter og utgifter herunder avtalte kriterier for utgiftsfordelingen må avklares Dersom fylkeskommunen er uenig i representantskapets fullmakt til å vedta budsjettet og i kriteriene for utgiftsfordelingen, må det forberedes en egen sak til fylkestinget om dette. Fylkesrådmannen som var tilstede- var enig i at han følger opp saken i de rette fora. Kontrollutvalget vil motta tilbakemelding om saken. Kontrollutvalget takket fylkesrådmannen for oppmøte og han forlot møtet. Regnskapsrevisor Bjørn Gustavsen orienterte om regnskapsrevisjonen for Regnskapet er levert 28. februar 2012 og revisjonsberetning vil bli levert senest 27. april Det ser ikke så langt ut til å være vesentlig mangler med fylkeskommunens regnskap for Revisjonssjef Arnt Bjarne Aronsen orienterte om arbeidet med overordnet analyse. Det ble foretatt en grundig gjennomgang og risiko og vesentlighet ble grundig diskutert. Kontrollutvalget er opptatt av hva som er utvalgets rolle i dette og revisor påpekte at hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhetsområder slik at det er mulig for utvalget å prioritere arbeidet med forvaltningsrevisjon. Det er ingen konkrete krav til hvordan den overordnede analysen skal gjennomføres, utover at den skal baseres på en vurdering av risiko og vesentlighet. Med risiko menes i denne sammenheng faren for at det kan forekomme avvik fra regelverk, mål, vedtak og andre føringer som fylkeskommunen har satt for virksomheten. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og vil ha konturene av noe konkret fremlagt på neste møte. Kontrollutvalget har mottatt et notat fra fylkesrådmann/ fylkesordfører i saken om Laksekonsesjonsmidlene, jf. utvalgets sak 37/11. Kontrollutvalget stiller seg bak fylkesordførers vurdering av saken. Saken anses om avsluttet. Sekretariatet oversender kontrollutvalgets avgjørelse til de tre som har tatt opp saken. SAK 1/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste til møte 6. mars 2012 godkjennes. Innkalling og saksliste til møte 6. mars2012 godkjennes. SAK 2/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet den 21. november Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet den 21. november

3 SAK 3/12 REFERATER Referater tas til etterretning. referater tas til orientering SAK 4/12 FYLKESKOMMUNENS FONDSMIDLER Sekretariatet hadde ikke mottatt forprosjektet ved utsending av sakspapirene, derfor ingen forslag til vedtak Revisors forprosjekt tas til orientering. I følge revisors rapport har det fremkommet flere feilføringer i fondsmassen. Dette tas opp med ansvarlig og vedkommende innkalles til neste møte for å orientere om opprydding i dette. Sekretariatet får i oppgave å forberede en egen sak til neste møte vedrørende fondsmidler som har stått urørt i flere. SAK 5/12 REGLEMENT FOR REGISTRERING AV INVENTAR OG UTSTYR Sekretariatet orienterte om tidligere behandling men hadde ingen forslag til vedtak. Kontrollutvalget gjorde, på møte 23. august 2011 sak 27/11, følgende vedtak: Kontrollutvalget anbefaler Fylkestinget å gjøre vedtak om revidering av Reglement for registrering av inventar og utstyr. Arbeidet bør være avsluttet innen våren Forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. registrering av inventar og utstyr prioriteres i den nye Plan for forvaltningsrevisjon som, i følge regelverket, skal være utarbeidet og vedtatt innen utgangen av Sekretariatet kan ikke se at saken er kommet til fylkestinget. Sekretariatet utformer forslag til vedtak i sak som oversendes leder for gjennomgang. Utvalget var enig om at, sett i lys av Vardø saken bør saken fremlegges fylkestinget. SAK 6/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes fylkestinget. 3

4 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget vedtar: Fylkestinget tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering Etter en gjennomgang av rapporten, hvor det fremkom at utvalget mener rapporten er for lang og inneholder for mye om saker fra tidligere år, trakk saksbehandler sitt forslag. Utvalget gjorde følgende vedtak: Rapporten sendes tilbake til sekretariatet som bearbeider den, og tar ut de delene som omhandler tidligere års saker. Rapporten legges frem på neste møte. SAK 7/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Fylkestinget slutter seg til Plan for selskapskontroll Finnmark fylkes kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i Kontr Type kontroll planen oll år Nordnorsk filmsenter AS Eierskapskontroll Barentssekretariatet IKS Eierskapskontroll Ishavslink AS Eierskapskontroll 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. 1. Fylkestinget slutter seg til Plan for selskapskontroll Finnmark fylkes kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i Kontr Type kontroll planen oll år Ishavslink AS Eierskapskontroll 2013 Eierskapskontroll 2014 Eierskapskontroll Vedlegget viser at oversikten over selskaper hvor fylkeskommunen har eierinteresser i ikke er à jour. Prioriteringer for 2013 og 2014 bestemmes når en oppdatert oversikt over selskaper hvor fylkeskommunen har eierinteresser i foreligger. En oppdatert oversikt over selskaper etterspørres fra økonomiavdelingen. 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. 4

5 SAK 8/12 EVENTUELT Neste møte avholdes på videregående skole i Honningsvåg 21. og 22. mai 2012, fra kl den 21.mai. Kontrollutvalget avgjør at når møtene avholdes i Vadsø settes møtestart til kl Møtet ble hevet kl Robert Gærne Kontrollutvalgsleder Sign. Sissel Mietinen sekretariatet sign. 5