Protokoll fra styremøte i NAL (2/2017)

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i NAL (2/2017) Tid: klokken Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Rose Marie Steinsvik, Hallvard Trohaug, Sissel Arctander, Marianne Sætre (fra sak 24/2017), Michael Lommertz (sak 23/2017 og 24/2017), Birgitte Skjerve og Ida Hornstuen Bekken Meldt forfall Geir Brendeland Kontrollkomiteen Arild Sletten NALs administrasjon Petter N. Haug, Thorstein Dramdal (sak 26, 27, 29, 30/2017), og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Andre Bård Storsveen (sak 19/2017) og Arild Eriksen (sak 22/2017) Del 1 - Godkjenning 13/2017 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. Del 2 Orienteringssaker 14/2017 Orienteringer Det ble orientert om følgende saker: - Medlemsstatistikk Medlemstilgangen er stabil, men med økning på pensjonister og nedgang i antall studenter. - Samarbeidsmøte med Arkitektbedriftene i Norge (AiN) 1

2 Fra AiN deltok Siri Bakken og Egil Skavang. NAL og AiN har samarbeidet godt med felles høringsuttalelse til TEK 17. AiN er i en strategiprosess og ønsker et felles styremøte. Fra NAL møter direktør og president. - Utvikling av eiendommen i Josefines gate 32 og 34 Administrasjonen har avholdt møte med daglig leder i Arkitektenes Hus Eiendom AS om tiltak i forhold til driften; blant annet utbedringer i salen og eiendommen generelt, samt utvikling av parkeringsplassen. NALs prosjektleder Geirmund Barsnes er hyret inn av eiendomsselskapet til prosjektet i salen. - Budsjett 2017 og økonomistatus per februar 2017 Regnskap for 1. kvartal sendes ut når dette foreligger. Budsjettet må revideres grunnet endringer fra 2016/2017. Kostnadsbildet er i h.h.t. budsjett. Annonseakkvisisjonen er meget god. Færre kursdeltagere hittil i år enn budsjettert, mens tilfang av konkurranser er godt. Høyt korttidssykefravær i årets første måneder gir knapphet på ressurser. - Status OAT (Oslo arkitekturtriennale) NAL har meldt sin interesse for å huse sekretariatet fra Avklaring mot sommeren. - Oslo Åpne Hus (OÅH) NAL forbereder en felles uttalelse på vegne av NAL, NIL, NLA og OAF. Uttalelsen sendes styret til informasjon. 15/2017 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktørs orienterte om status i administrasjonen. 16/2017 Status strategiprosess Presidenten orienterte om fremdrift og videre aktiviteter. Prosessen er i rute. Spørreundersøkelsen til medlemmene, tidligere medlemmer, ansatte og tillitsvalgte sendes ut Informasjon om lokalforeningenes møter rundt strategiprosessen finnes på 17/2017 Vedtekter for legatene Hanssens og Lenchows legat og Backer, Poulsen, Sverres legat Administrasjonslederen orienterte om en justering av vedtektene knyttet til antall styremedlemmer. 2

3 18/2017 Gjennomføring av møter med lokalforeningslederne og Viktig å tilrettelegge for god dialog i forkant av RS-møtet. Det må sendes ut god informasjon til representantene i forkant av møtet; blant annet vedtekter, informasjon om representantenes rolle, styrets rolle og stemmevekting. Forslag til agenda og møteinnhold ble gjennomgått. Del 3 Beslutningssaker 19/2017 Ansettelse av administrerende direktør i NAL Konstituert administrerende direktør fratrådte under behandlingen av saken. Rekrutteringsutvalgets innstilling for ansettelse av administrerende direktør i NAL ble omdelt i møtet og gjennomgått. Rekrutteringsrådgiver Bård Storsveen, Transearch, supplerte. Styret vedtar rekrutteringsutvalgets innstilling. 20/2017 Saker for Arkitektenes Hus Eiendom AS Styret skulle diskutere sammensetting av styret i Arkitektenes Hus Eiendom AS og utarbeide instruks for selskapets styre og daglig leder. Saken utsettes. Forslag til styresammensetting tas per epost. 21/2017 Godtgjørelse av tillitsvalgte i tilknytning til NALs strategiprosess Ref. RS-sak 24/2016. Administrasjonens forslag til kompensasjon for tillitsvalgte vedlå til saken. Styret vedtar administrasjonens forslag til kompensasjon av tillitsvalgte i tilknytning til gjennomføring av strategiprosessen. Skjema sendes ut til deltakerne raskt. 3

4 22/2017 Innstilling av søkere på spesielle vilkår etter NALs vedtekter pkt Ref. sak 11/2017. Medlem i Pris- og stipendkomiteen Arild Eriksen orienterte om komiteens begrunnelse, vektlegging av innsendt materiale og vurderinger for innstillingene. Komiteen forholder seg til gjeldene retningslinjer fastsatt av Representantskapet. Styret tok vurderingene til etterretning. Styret vedtar komiteens innstilling. 23/2017 Midtveisrapport fra Utvalg for nye retningslinjer for medlemskap Utvalgets midtveisrapport vedlå til saken. Utvalgets leder, Michael Lommertz orienterte. Styret diskuterte de forskjellige scenariene beskrevet i midtveisrapporten. Rapporten undersøker mulige utvidelser av NALs fremtidige medlemsgrunnlag. Styret var godt fornøyd med arbeidet og enighet om at noen modeller utredes videre. Styret anbefaler at scenario 1 og 2 utredes videre. I tillegg skal rapporten ta hensyn til nye kompetansekrav knyttet til tiltaksklasser. Styret stiller seg positivt til en utredning om C-medlemskap. Sluttrapporten presenteres på neste styremøte. 24/2017 Arkitekturdagen 2017 videreutvikling og samarbeid Notat fra administrasjonen vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte. NAL har lagt opp til videreutvikling av Arkitekturdagen og samarbeid om Arkitekturprisen. I 2017 inngås samarbeidsavtaler med NIL, NLA og Afag om gjennomføring av arrangementene. NALs eierinteresser og medlemsfordeler må ivaretas. Økonomien er viktig og risiko må avveies mot totalbildet. Initieres som et ettårig prøveprosjekt med påfølgende evaluering. Styret er positivt til et tverrfaglig samarbeid. Styret vedtar hovedpunkter for utkastet til samarbeidsavtalen, men ber administrasjonen ta en runde til på betingelsene i kontrakten. Styret stiller seg positive til et samarbeidsprosjekt med de andre organisasjonene. Påfølgende evaluering fremlegges for styret. 4

5 Del 4 Beslutningssaker til Representantskapsmøte /2017 Innkalling og saksliste Utkast til innkalling og saksliste til Representantskapets møte vedlå til saken. Tidsrammen for møtet kortes ned for å gi plass til et utvidet lokalledermøte med rom for diskusjoner fredag 21.4 i tillegg til forberedende RS-møte torsdag Formålet er å avklare saker til vedtak i det formelle RS-møtet BAF og OAF spilt inn saker. Presidenten lager en skriftlig rapport om styrets virke. Denne vedlegges innkallingen. Styret godkjenner innkallingen og sakslisten med tillegg av innsendte saker. 26/2017 Revidert årsregnskap 2016 Revidert årsregnskap for 2016 vedlå til saken. Økonomisjefen gjennomgikk resultatregnskapet og balansen. Driftsregnskapet gikk i pluss med 6, men 2016 hadde betydelige uforutsette kostnader. Resultatregnskapet viser et underskudd på 730 grunnet disse ekstraordinære kostnadene. Styret og administrerende direktør signerte regnskapet i møtet. Styret var fornøyd at med driften er stabil, stort sett på budsjett og betydelig bedre enn året før. Det er god kontroll på kostnadene, men det må arbeides aktivt videre med økonomien. Styret ser frem til revidert budsjett 2017, som bør ser betydelig bedre ut, etter at de uforutsette utgiftene i 2016 måtte føres i sin helhet på 2016 regnskapet. Revidert årsregnskap 2016 fremlegges for behandling i Representantskapets møte /2017 Kontingent 2018 Administrasjonens forslag til kontingent for 2018 vedlå til saken. Styret foreslår for Representantskapet at kontingenten for ordinært medlemskap i 2018 økes i hht administrasjonens forslag. 28/2017 Årsmelding

6 Forslag til NALs årsmelding for 2016 vedlå til saken. Kun én digital utgave lages. Styret var positivt til utformingen, men mener kursporteføljen, OAT og arbeidet i lokalforeningene må synliggjøres bedre. Årsmeldingen fremlegges for behandling i Representantskapets møte /2017 Valg av revisor Administrasjonen foreslo gjenoppnevning av revisor grunnet deres brede kompetanse. Styret forslår for Representantskapet at BDO Noraudit ved Erik H. Lie velges som NALs revisor for ett år fra /2017 Prosjektstøttemidler til lokalforeningene forslag til ny modell Administrasjonens notat vedlå til saken. Styret diskuterte forslaget og var positive til modellen. Styrets ønske med tiltaket må synliggjøres bedre mindre byråkrati og større forutsigbarhet for lokalforeningene. Styret foreslår for Representantskapet ny modell for prosjektstøttemidler. Modellen foreslås gjeldende fra /2017 Endring av NALs vedtekter Administrasjons forslag vedlå til saken. Styret ser endringene som små justeringer knyttet til daglig drift og saken legges frem for RS. Styret foreslår for Representantskapet at vedtektene endres i hht administrasjonens forslag. 32/2017 Tittelbeskyttelse av arkitekttittelen Notat vedlå til saken. Administrasjonslederen orienterte. Prosess igangsatt for beskyttelse av ordmerket MNAL da arkitekt ikke lar seg beskytte. Merket kan benyttes av medlemmer og NAL. Prosessen vil ta 3-6 måneder. Representantskapet orienteres i møte 21. april om status i prosessen rundt tittelbeskyttelse. 33/2017 Status i komiteer og utvalg Notat vedlå til saken. Listen over kandidater er nesten komplett. 6

7 Innstilling til medlemmer av komiteer og utvalg fremlegges Representantskapet til godkjenning i møte Del 5 Eventuelt 34/2017 Utvalg for revisjon av NALs vedtekter Ref. RS-sak 17/2016. RS nedsatte i 2016 et utvalg som skulle se på vedtektene, men arbeidet ble ikke avsluttet. Utvalgets rapport vedlegges til RS. Styret ser behovet for et bredere sammensatt utvalg. Utvalget bør starte arbeidet før sommerferien og arbeide parallelt med strategiprosessen. Styret foreslår for RS å nedsette et bredt utvalg bestående av to lokalforeningsrepresentanter, to styremedlemmer og to fra administrasjonen. I tillegg anbefales det en ekstern jurist. Forslag til medlemmer i utvalget fremlegges for RS. 35/2017 Neste møte 9. og 10. juni i Dalane utenfor Egersund Styrets siste møte før sommerferien legges til Dalane utenfor Egersund. Det avholdes strategiseminar 10. juni. Administrasjonen bistår i det praktiske opplegget. Ankomst 8. juni på kvelden. Styremøte og strategiseminar avholdes juni 2017 i Dalane utenfor Egersund. 36/2017 Styreverv i NAL Marianne Sætre trekker seg fra styrevervet Valgkomiteen arbeider med å finne ny kandidat. Styret vurderer å fortsette med en visepresident. Saken tas til etterretning 7

8 Protokollen godkjennes per e-post 29. mars Alexandria Algard President Petter N. Haug administrerende direktør, konstituert 8