Hvordan Statsbygg har startet reisen mot en integrert løsning for Budsjett, Prognose og Rapportering.

Transkript

1

2 «Når planleggingsløsningen smelter sammen med BI løsningen blir produksjonen av styringsinformasjon mer effektiv og utnyttelsen av BI informasjonen mer målrettet» Hvordan Statsbygg har startet reisen mot en integrert løsning for Budsjett, Prognose og Rapportering. Jørgen Gulbrandsen Seniorrådgiver og prosjektleder for Statsbyggs Cognos prosjekt Siviløkonom

3 Hva skal jeg snakke om? Kort om Statsbygg Visjoner i prosjektet U5ordringer før vi startet Løsningene så langt Erfaringer fra prosjektet

4

5 Hva skal styres? 2300 bygninger på 610 eiendommer i inn- og utland Ca. 200 samtidig pågående byggherreprosjekter i ulike faser og i flere land Ca. 900 ansatte spredd på HK i Oslo og 5 regionskontorer Ambassaden i Berlin. Arkitekt: Snøhetta Foto: Jaro Hollan En presentasjon av Statsbygg

6 Langsiktige visjoner bedre styring! Prosjektinterne visjoner: Forretningssiden skal være drivende Sluttbrukerne skal i fokus Brukervennlighet et «must» Tett samarbeid mellom det IKT tekniske og forretningssiden

7 Utfordringer vi hadde budsjett og prognoser Kompleks og personavhengig Excel basert budsjett modell. Etablere budsjett og prognose standarder for hele organisasjonen Redusere arbeidsmengden for budsjettpersonell som i for stor utstrekning brukte mye tid på sammenstilling. Bedre budsjett og prognose data for rapporterings og oppfølgingsformål. Bedre styringsinformasjon og grunnlag for nøkkeltallsberegninger. Integrere budsjettet med Statsbyggs datavarehus Ivareta behovet til ledere i alle ledd og sørge for at budsjettprosessen følger fullmaktshierarkiet og linjen. Åpne opp muligheter for forbedret rapportering, prognostisering og analyse.

8 Utfordringer vi hadde Rapportering / «BI» Erstatte desentral og personavhengig rapportutvikling, distribusjon og forvaltning. Etablere rapport standarder for hele organisasjonen Bruke styringsinformasjon inn i planer og prognoser på en mer effektiv måte

9

10 Hvordan ser løsningen ut så langt? Budsjett og prognose modeller «BI» portaler 1. Driftsbudsjett 6. Driftsrapporter 2. Driftsprognoser og rapportering 7. Eiendomsoppfølging 3. Investeringsprognoser og rapportering 8. Investeringsrapportering 4. Statsbudsjett 9. Prosjektoppfølging 5. Bevilgningsoversikt

11 1. Driftsbudsjettet Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

12 Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt. Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

13 For de avanserte.budsjettsimulering Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt. Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt. Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt. Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

14 Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt. 2. Driftsprognoser og rapportering Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

15 3. Investeringsprognoser Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt. Strenge krav til budsjett og rapportering på kapitler og poster i Statsbudsjettet Med planning kan det simuleres utslag på kapitler og poster av ulike prognoseendringer, prognoseforslag basert på regnskap

16

17 6. Driftsrapportering Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

18 7. Eiendomsoppfølging Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

19 8. Investeringsrapportering Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

20 Noen prosjekterfaringer Brukerne gjør ikke testing grundig nok når pilot ikke er live, men bedre enn ikke å teste. Høy kompleksitet i modellering av både planning og BI løsninger. BI versjonen Statsbygg har kjøpt har en del umoderne løsninger for skrolling, sortering etc.. Rettes i ny versjon? Krevende overganger når konsulenter byttes ut

21 Noen prosjekterfaringer I starten så vi at det var for lite kommunikasjon mellom ulike leverandører i prosjektet. Vi opplevde at konsulenter og «tekniske» i Statsbygg ikke var vant til kontrollere og regnskapsmedarbeideres krav til nøyaktighet med tall. Suksesser: Veldig god samhandling inn mot milepæler i prosjektet Alle er opptatt av å holde fremdriftsplanen og er villige til å «gi jernet» i perioder. Sluttbrukernes positive tilbakemeldinger sporer til innsats

22 Resultater så langt Nye integrerte verktøy har etablert nye standarder Vesentlig tidsbesparelser når BI er tett integrert med budsjetter og prognoser Morsommere å jobbe med budsjetter når disse er direkte forankret i «virkeligheten» Styringsinformasjonen er mer detaljert Rapporter brukes mer på samme måte og forbedringer kommer alle til gode

23 Kort oppsummering Planlegging og BI i Statsbygg smelter sammen Hvorfor? Mer effektivt å få tilgang på BI informasjon inne i plan verktøyet? Planverktøyet gir andre muligheter for å se på data enn tradisjonelle rapporter gjør Ferdige forslag til planer, budsjetter og prognoser er mer motiverende og gir samtidig høyere datakvalitet både i planer og i kildene

24 SPØRSMÅL? Kontaktinformasjon: Jørgen Gulbrandsen Seniorrådgiver Mobil: E-post: