Oppstartsmøte for eksternfinansierte prosjekter. Vibeke Kyrkjebø Irgan Rådgiver Universitetet i Bergen, Det psykologiske fakultet

Transkript

1 Oppstartsmøte for eksternfinansierte prosjekter Vibeke Kyrkjebø Irgan Rådgiver Universitetet i Bergen, Det psykologiske fakultet

2 Oppstartsmøte Organisere oppstart og drift av eksternfinansierte prosjekter ved instituttet Lokal forankring av prosjektene Bedre service overfor prosjektleder

3 Organiseringen ved fakultetet 5 institutter med en liten administrativ stab (2-4 medarbeidere pr institutt) Fakultetssekretariat Studieseksjon ( 20 stk) Personalseksjon (2 stk) Økonomiseksjon (3 stk) Forskningsseksjon (4 stk) Forskningsadministrativ avdeling og Økonomiavdeling ved UiB sentralt gir støtte i forhold til søknader, kontrakter, økonomi etc. Prosjektøkonomien for alle prosjekter ligger på fakultetet

4 Utfordringer Administrasjonsressursene ved instituttene er små, personavhengige og dermed sårbare Kommunikasjonsflyten mellom seksjonene ved fakultetet er ikke alltid optimal Ulik prosjekterfaring og organisatorisk kunnskap hos prosjektledere Vi må forholde oss til et mangslungent regelverk i forbindelse med forskningsprosjekter Personvernsopplysninger Helseforskningsloven Dyrevernsforskrifter Andre regelverk (NFR/EU, rapporteringskrav/frister, etc.?) Ønske fra administrasjonen om helhetlig forståelse av arbeidsopgavene

5 Oppstartsmøtet Obligatorisk tilbud Utløses av Tilsagn fra finansieringskilde Initiativ Forskningsseksjonen Møtedeltagere Prosjektleder Adm sjef på instituttet Personalseksjon (fakultet) Økonomiseksjon (fakultet) Forskningsseksjon (fakultet) Andre ved behov

6 Selve møtet Varighet: ca 1-1,5 time Går gjennom en fast møteplan Bakgrunnsmateriale: Mal for oppstartsmøte Søknad med budsjett Sjekkliste for prosjekter/prosjekthjul Kontrakter Annet Forberedelse: de ulike seksjonene må sette seg inn i problemstillinger knyttet til deres ansvarsområde

7 Selve møtet Milepæler og aktiviteter i prosjektet Prosjektleder presenterer fremdriftsplan for prosjektet (hva skal gjøres, hvordan og når) Prosjektets start og slutt Avklaringer i forhold til ansettelser Budsjettering, prosjektnummer Rapportering og oppdatering Ansvarsområder Hvem kan kontaktes for hva? Hvem er databehandlingsansvarlig/forskningsansvarlig? Forskningsrådgiver ved fakultetet er hovedansvarlig for administrativ oppfølging Formelle krav i prosjektet Samarbeidsavtaler med partnere få på plass administrative kontaktpersoner Ulike godkjenninger (personvern/helseforskning/dyreforsøk)

8 Utbytte Planlegging og prosjektstyring blir mer konkret Lettere å fange opp utfordringer Prosjektleder vet nå hvem han skal henvende seg til Opplæring av «nye» prosjektledere Helhetlig arbeidsforståelse for administrasjonen Organisasjonen opplever et større eierskap til prosjektene Fremmer samarbeid og forebygger konflikter.sparer tid..

9 Takk for oppmerksomheten!

10 Utfordringer til dere Historikk, informasjon og dokumentasjon knyttet til prosjektadministrasjon. Hvordan samler og ivaretar vi dette best mulig? Hvordan utvikle gode planverktøy for prosjekter? Tekniske løsninger? Nettbasert? Felles for institusjonen(er)?

11 Prosjektlederen bør sørge for: grundig planlegging og utarbeiding av fremdriftsplan for prosjektet (hva skal gjøres, hvordan og når) at alle godkjenninger er i orden (personvern, helseforskningsloven, dyrevelferdsloven) at alle vet hvem som skal gjøre hva (og er alle enige i dette!) at oppgavene blir utført etter planen og på riktig måte oppfølging og informasjon til rette vedkommende (framdriftsrapporter, overordnede, styringsgrupper osv.) at prosjektet evalueres ved avslutning (publikasjoner og evt. rapporter)