Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune Rådmannsutvalgene i Nord-Norge Bodø 6. september 2017

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune Rådmannsutvalgene i Nord-Norge Bodø 6. september 2017"

Unn Eliassen
7 år siden
Visninger:

1 Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune Rådmannsutvalgene i Nord-Norge Bodø 6. september 2017

2 Presentasjon 1 2 Monica Larssen, Prosjektleder. Skolefaglig lederteam, Fagstab. KommIT-rådet, KS. Jørn Hanssen, Fagkoordinator IKT. IKT-tjenesten, Personal- og organisasjonsenheten.

3 En liten digitaliseringsreise Et konkret eksempel på hvordan digitaliseringsarbeid kan utarte seg i egen organisasjon. Et lite prosjekt innenfor skole endres til å gi gevinster for hele Harstad kommune. Arbeidet dannet grunnmuren for videre digitaliseringsarbeid i Harstad kommune.

4 Et lite skoleprosjekt gir store gevinster Opprinnelig mandat: Elever og ansatte i grunnskolen i Harstad skal benytte Feide ved utgangen av Konseptet, rammer og økonomi var klar og detaljplanleggingen kunne begynne. Tradisjonelt ville prosjektet ha blitt løst innenfor disse rammene. Ideen oppstår i et planleggingsmøte: Vi så på skolenes kildesystemer, vasking og kontroll av data, integrasjoner og automatisk oppretting av Feide-kontoer. «Vi bør tenke på denne måten i forhold til opprettelse av alle databrukere i Harstad kommune»

5 Kunnskapsgrunnlag Strategisk beslutninger: Vi tenker helhetlig for å få ut flere gevinster. Flere enheter og fagområder kobles inn. Helhetlig analyse av eksisterende prosesser, rutiner og informasjonsflyt: Metode: Scenario/Brukerreiser (Tjenestedesign) En person søker jobb, blir ansatt og avslutter sitt arbeidsforhold i Harstad kommune. Et barn blir registrert som elev og gjennomfører og avslutter et skoleløp i kommunen.

6 Kunnskapsgrunnlag Vi identifiserte alle rutiner, arbeidsprosesser og informasjonsflyt Mellom enheter (Personal, Regnskap, IKT-tjenesten, skoleeier og skolene) Internt på de enkelte enhetene For ansatte var følgende enheter med: Personal Regnskap IKT-tjenesten Ansattes enhet

7 Vi fant Vi fant: Utveksling av skjema papir og «digitalt» Den samme dataen ble manuelt registrert flere ganger ingen integrasjoner mellom system Data ble formidlet via e-poster Brukerkontoer opprettes Brukerkontoer blir ikke alltid avsluttet

8 Vi fant Vi fant: Dårlig kvalitet på og lite sammenstilling av data Internt på en skole kunne foresatte være registrert flere ganger Manglende forståelse kompetanse hos de som registrerte Dårlig utnyttelse av mulighetene i system Data ble endret men da bare i ett system Brukere ble ikke endret eller slettet Fellesbrukere Stort potensial for endring av rutiner Mellom enheter (Personal, Regnskap, IKT-tjenesten, skoleeier og skolene) Internt på de enkelte enhetene (økonomifullmakt til lederne)

9 Interne system i Harstad kommune Kildesystem (SAS) Ansatte Visma HRM Elever/lærere IST SATS skole Metakatalog Webadmin FIM 2010 ILM 2007 MSSQL Ansatte AD HK Elever AD EDU Integrasjon Lærere og elever FeIDe LDAP Skytjenester

10 Gevinstene Harstad kommune: 1 IKT-tjenesten 2 Grunnleggende systemarkitektur som gjør resten av digitaliseringsarbeidet enklere. Har fått fullautomatisert håndtering av og kontroll på brukerkontoer. Bedre kvalitet på det vi gjør og mer effektivt ressursbruk gjennom samordning og samarbeid. Etablert en solid grunnmur for videre digitaliseringsarbeid Økt sikkerhet Regnskapsenheten Full kontroll på og riktig ansattdata Forenklet rutiner Alle enheter følger opp at tilkallingsvikarer skal ansettes på kontrakt med sluttdato Alle lederne tildeles økonomifullmakt i kraft av sin stilling Når krav om rapportering til AA-registeret kom var alt klart. 3 Skolene: Feide Riktig data med foresatte knyttet til elev («foresatte» ble luket ut) Data ble koblet på tvers av enhetene (foresatt til elever på ulike skoler) 4

11 Hvorfor lyktes vi? Vi hadde en helhetlig og overordnet tilnærming. Rådmannen ga raskt støttet, var tett på og besluttet underveis. Finansiering som var knyttet til ett prosjekt kom andre enheter til gode. Enhetslederne og ansatte kom tidlig inn og tok eierskap til prosessen Brukerne selv beskrev rutiner og arbeidsprosesser (interne brukere/ansatte). Sikret tverrsektoriell kompetanse, kunnskapsgrunnlag og forståelse. Alle så nytteverdiene og mulighetene for å fornye, forenkle og forbedre arbeidsprosessene. (LEAN) Sammen fant vi de gode løsningene.

12 Organisering av digitaliseringsarbeid Utfordringsbildet Nasjonale strategier, mål og planer Nasjonale felleskomponenter Nasjonale kildesystem Nasjonale mottakersystem WEB-/Skybaserte tjenester Kommunes datasystem og infrastruktur

13 Organisering av digitaliseringsarbeid Et lederansvar Digitalisering: Ikke et IKT-prosjekt Men IKT må være tett på Handler om nye arbeidsmåter og endring av kultur, rutiner, arbeidsprosesser og organisering av arbeid. I Harstad kommune ville det for 5 år siden ha vært helt utenkelig at Regnskapsenheten skulle oppretter, endrer og avslutter brukerkontoer i kommunens datasystem. Handler om endringsledelse En forståelse av hvordan teknologi og organisasjon henger sammen Krever helhetlig og systematisk tenkning og samhandling på tvers av fag Sette brukernes behov i sentrum? Internt i organisasjonen, tjenester til brukere, næringsliv, og andre vi samhandler med

14 Organisering av digitaliseringsarbeid Hvor starter vi? Få oversikt over egen kommune. Kunnskapsgrunnlag. Kommunal strategi. Fagområdene beskriver hvordan de jobber opp mot denne. Felles rammeverk for utviklingsarbeid. Drivkraft for utvikling. Organisering og styring av digitaliseringsarbeid i egen kommune. Digitaliseringsportefølje. Handlingsplan Modeller for finansiering Brukerne i sentrum. Identifisere mulighetene for å fornye, forenkle eller forbedre arbeidsprosessene. (LEAN) Finne gode løsninger gjennom tverrfaglig samarbeid.

15 Oppsummering Digitalisering i egen organisasjon Det er store gevinster å hente ved å tenke sammenhengende behov for og bruk av data. Når de ansatte selv ser på etablerte rutiner og arbeidsprosesser får de eierskap og vilje til endring. Digitalisering handler om ledelse Digitalisering i Harstad kommune I prosess for å finne form på videre arbeid Mange prosjekt er i gang. Ny digitaliseringsstrategi hvordan sette den ut i praksis.

16 Takk for oppmerksomheten og lykke til med eget arbeid!

Like dokumenter

Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune. Tromsø 13. oktober 2017

Organisering av digitaliseringsarbeid i egen kommune Tromsø 13. oktober 2017 Presentasjon 1 2 Monica Larssen, Prosjektleder. Skolefaglig lederteam, Fagstab. KommIT-rådet, KS. Jørn Hanssen, Fagkoordinator