Forstudie digitalisering nye Moss kommune

Transkript

1 Forstudie digitalisering nye Moss kommune Møte i Moss 2. februar 2018 Fra Technet Consulting: Ernst Magne Carlsen Åse Irene Furuheim technetconsulting.no 1

2 IT brukeren og innbyggeren i fokus Fornøyde innbyggere og effektive IT brukere IT tjenester tilpasset IT brukernes arbeidsprosesser Samarbeid og samhandling Effektiv og stabil IT drift technetconsulting.no 2

3 Digitalisering - generelt Utvikle digital kompetanse Utnytte muligheter Jobbe smartere Gevinstrealisering technetconsulting.no 3

4 Forstudie omfang Målet med denne kartleggingen/forstudiet er å etablere en felles forståelse for nåsituasjonen og mulighetsrommet når det gjelder hvordan tjenester og arbeidsprosesser understøttes av digitale løsninger. For å kartlegge nåsituasjonen har man foretatt en brukerundersøkelse, i tillegg til dybdeintervjuer med utvalgte personer. Hovedfokuset i forstudien var å kartlegge oppfattelsen av IT-brukerens hverdag, og se på utfordringer og muligheter for forbedringer. Forstudiet er en overordnet gjennomgang av brukeropplevelsen og dagens infrastruktur og systemer. Ut fra de innsamlede data/fakta er det gått mer i dybden på de mest kritiske tjenestene og de tjenestene som peker seg ut til å ha best mulig potensiale for forbedringer technetconsulting.no 4

5 Status IT drift Rygge : - Stabil infrastruktur - Kostnadseffektivt og enkelt - Standardisering - «streng» styring av brukermiljø på PC / arbeidsstasjon - Manuelt arbeid knyttet til bruker/id håndtering Moss: - Ny infrastruktur, nytt WIFI nett - Innovativ i forhold til skytjenester - Standardiserte applikasjonsleveranser - Fleksibel og brukerorientert arbeidsplattform - Manuelt arbeid knyttet til bruker/id håndtering technetconsulting.no 5

6 Dagens brukeropplevelse Det er utført en overordnet kartlegging av dagens brukeropplevelse, hovedspørsmålene har vært innenfor følgende tema: Basis IT-verktøy (PC, tynnklient, skjerm, mus, skriver) og standard IT-systemer (epost, tekstbehandling, regneark, presentasjonsverktøy etc) Fagapplikasjoner/fagsystemer (Eks. Visma økonomi, Gerica, Websak, ESA web) Tilgang til nødvendig informasjon/data (som du trenger for daglig oppgaveløsning) Daglig oppgaveløsning Digital kompetanse Informasjons- og IT-sikkerhet Brukerne fikk også ha mulighet til å si noe om fremtidig behov og ønsker innenfor disse områdene technetconsulting.no 6

7 Jeg får god hjelp av IT support

8 God kompetanse på bruk av IT utstyr

9 Informasjonssikkerhet Jeg arbeider mye med sensitive opplysninger 4,73 Jeg er kjent med de rutiner som gjelder for informasjonssikkerhet og IT-sikkerhet 4,84 Jeg forstår behovet for rutiner som gjelder for informasjonssikkerhet og IT-sikkerhet 5,33 Temaet informasjonssikkerhet er ofte på agendaen på min arbeidsplass 3,83 Sikkerhetsrutinene/-reglene forhindrer meg i å utføre effektive arbeidsprosesser 2,86 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 Gjennomsnitt

10 Basis IT verktøy

11 Avhengighet av IKT som verktøy God kompetanse på standard verktøy Mulighet til å delta på kurs

12 IT - systemene... Rapport gir grunnlag for gode evalueringer Brukerne har vært brutalt ærlige, det er positivt Vi er tydelige i forhold til muligheter og veien videre Det er nå digitaliseringsarbeidet begynner technetconsulting.no 12

13 STABILITET FORUTSIGBARHET PROFESJONELL EFFEKTIV KUNNSKAP SAMSPILL MÅLRETTET, TYDELIG STRATEGI FREMTIDENS DIGITALE LØSNINGER IT-AVDELINGEN NYE MOSS KOMMUNE EKSTERNE FØRINGER - PROFESJONELL RÅDGIVER - INNOVATIV - SØRGE FOR STABILITET - FORUTSIGBAR DRIFT - KVALITET I ALLE LEDD - HOLDE DET SOM LOVES - 100% ANSVAR - ENDRING/AVVIK/RUTINER - LÆRE AV HVERANDRE - ENGASJERT - POSITIV, GODT HUMØR - SERVICEINNSTILT - PLAN FOR DEN NYE KOMMUNEN - ØKONOMIPLAN - KOMMUNE I ENDRING - DIGITALISERINGSPROGRAMMET - LÆRING OG MESTRING MED IKT - SYSTEM FOR STYRING OG UTVIKLING AV SKOLENE - KOMMUNIKASJONSSTRATEGI - INFORMASJONSSIKKERHETS- STRATEGI - MEDARBEIDER- OG LEDELSESPRINSIPPER - DIGITALISERINGSSTRATEGI (KS) - STORTINGSMLD. 23 DIGITAL AGENDA - OPPTAK/EKSAMEN - NASJONALE OG KOMMUNALE FELLESKOMPONENTER - KOMMUNALE SAMARBEID - FEIDE - NOARK 5 - UNIVERSIELL UTFORMING - PERSONVERN - INFORMASJONSIKKERHET - GDPR -PROFESJONELL- -RAUS- -KREATIV-

14 Modenhetsmodell - leveranse av IT-tjenester - Hvilket nivå befinner vi oss på i dag? - Hvor ønsker vi å være? - Hvordan nå ønsket nivå? Nivå 0 - «ingen» Har ingen definert ITfunksjon, IToppgaver løses av de som er interessert eller kan mest Nivå 1 - «ad-hoc» KAOS Ad-hoc, udokumentert, uforutsigbart Ingen helpdeskfunksjon Minimal IT-drift og kunnskap Henvendelser bli besvart tilfeldig Nivå 2 - «intuitiv, men repeterbar» REAKTIV Fokus på IT-drift og teknologi Enkel ressursstyring Helpdeskfunksjon Enkel hendelseshåndtering Enkel endring/problem håndtering Brannslukking Software blir distribuert Risiko vurderes sporadisk Nivå 3 - «definerte prosesser» PROAKTIV Mer fokus på leveranse av ITtjenester Definerte roller og ansvar Styrer ressurser Analyserer trender Måler oppetider Automatiserer drift Moden hendelseshåndtering Moden endrings/problemhåndtering Risiko vurderes i større prosjekter IT verktøy for enklere behandling Nivå 4- «styrt og målbart» SERVICE Er en tjenesteleverandør Definert tjenestekatalog Garanterte SLA-mål 100% ansvar Måler og rapporterer tjenestenivå /kvalitet IT understøtter forretningsprosesser Forstår og overholder kostnad og budsjett Ressursstyring Har et rammeverk for risikovurderinger Operasjonelle prosesser utvikles Nivå 5- «optimalisert» VERDISKAPENDE IT-funksjonen er strategisk viktig for organisasjonen IT og organisasjonen/virkso mhetene bruker samme måleindikatorer og overvåker i fellesskap IT og fagområdene/ virksomheten samarbeider for verdiøkning og forbedrer prosesser Felles planlegging Risikovurderinger utføres regelmessig både for hele virksomheten og enhetene for seg Styre IT som en business Tjeneste og budsjett styring Tjenesteleveranser utvikles som prosesser

15 Endringshåndtering - arbeidsflyt

16 IT tjenester for fremtiden... IT tjenestene er i endring / digitalisering Kommuner skal jobbe sammen Direktiver fra sentrale myndigheter Hva med «skyen»? technetconsulting.no 16

17 Suksessfaktorer Forankring i politisk ledelse og administrasjon Tydelig strategi og klare retningslinjer Sette IT brukerne i fokus! En gjennomarbeidet plan FØR man trykker på knappene IT systemene skal sette brukerne i stand til å levere optimale tjenester til innbyggere og næringsliv Lære av egne og andres erfaringer technetconsulting.no 17

18 STABILITET FORUTSIGBARHET PROFESJONELL EFFEKTIV KUNNSKAP SAMSPILL MÅLRETTET, TYDELIG STRATEGI FREMTIDENS DIGITALE LØSNINGER IT-AVDELINGEN NYE MOSS KOMMUNE EKSTERNE FØRINGER - PROFESJONELL RÅDGIVER - INNOVATIV - SØRGE FOR STABILITET - FORUTSIGBAR DRIFT - KVALITET I ALLE LEDD - HOLDE DET SOM LOVES - 100% ANSVAR - ENDRING/AVVIK/RUTINER - LÆRE AV HVERANDRE - ENGASJERT - POSITIV, GODT HUMØR - SERVICEINNSTILT - PLAN FOR DEN NYE KOMMUNEN - ØKONOMIPLAN - KOMMUNE I ENDRING - DIGITALISERINGSPROGRAMMET - LÆRING OG MESTRING MED IKT - SYSTEM FOR STYRING OG UTVIKLING AV SKOLENE - KOMMUNIKASJONSSTRATEGI - INFORMASJONSSIKKERHETS- STRATEGI - MEDARBEIDER- OG LEDELSESPRINSIPPER - DIGITALISERINGSSTRATEGI (KS) - STORTINGSMLD. 23 DIGITAL AGENDA - OPPTAK/EKSAMEN - NASJONALE OG KOMMUNALE FELLESKOMPONENTER - KOMMUNALE SAMARBEID - FEIDE - NOARK 5 - UNIVERSIELL UTFORMING - PERSONVERN - INFORMASJONSIKKERHET - GDPR -PROFESJONELL- -RAUS- -KREATIV-

19 Veien videre Domenemodell og katalogtjeneste: - Forenkle og optimalisere - Automasjon og effektiv drift - Fokus på å se hele bildet og forstå avhengigheter og sammenhenger Brukeradministrasjon: - Automatisere prosesser der det er mulig (.. når manuelle prosesser fungerer godt!) - Tenke nytt i forhold til å distribuere rettigheter og ansvar ut i organisasjonen (IT) Digital kompetanse: - Overordnet lederansvar - Forankre nye systemer på riktig måte - Etablere digital kompetanse som en løpende aktivitet i stadig utvikling - Arenaer for styring av operativ og prosjektorientert samhandling technetconsulting.no 19