Program - Basis IT-tjenester. Norges teknisknaturvitenskapelige NTNU. Statusrapport Program for Basis IT-tjenester

Transkript

1 Norges teknisknaturvitenskapelige universitet NTNU Program - Basis IT-tjenester Statusrapport Program for Basis IT-tjenester Oppdragsgiver: OI-direktør Trond Singsaas Kontaktperson: IT-direktør Tor Holmen Forfatter: programleder Arne Fjerdrumsmoen Dato: Versjon: 1.1 Innholdsfortegnelse 1 STATUS AKTIVITET STATUS PROGRAMMETS ØKONOMI STATUS - RISIKO PLANER FRAM MOT NESTE HOVEDMILEPÆL VEDLEGG... 8 Side 1 av 8

2 1 Status Aktivitet Aktivitet i perioden kan oppsummeres slik; Program; Prosjektplanene er pr 1. termin blitt revidert ut fra prosjektenes framdrift og gjenstående arbeid. Overordnet kan framdriftsstatus beskrives slik: Gruppevare Oppstart pilot uke 24, - opprinnelig plan uke 22 IAM Prosessarbeid går i hht. plan Leveranse (fase-1 del-1) i august, - opprinnelig plan juni Innsida Oppstart pilot i oktober, - opprinnelig plan august Lagring Avventer beslutning i STG-møte i juni om oppstart Programmet har av Rektor fått ansvar for å etablere en erom-tjeneste 1 for NTNUs EU-forskningsprosjekter og etterhvert andre eksternfinansierte prosjekter. Prosjektet gjennomføres innenfor programmets budsjett. Innsida; Tre nyansatte webmasterressurser, øremerket Innsida 2.0, er engasjert for å bistå enhetene i produksjon av innhold under temasidene i Innsida. Disse har fått opplæring i Innsida-konseptet og er godt i gang med innholdsproduksjon. Demo- & brukermiljø er etablert og gjort klart for å kunne demonstrere / prøve ut funksjonalitet, med hensikt å få tilbakemeldinger fra brukerne. Miljøet gis ikke allmenn tilgang, men anvendes av et utvalg brukere - som kan endres etter behov. Ny funksjonalitet gjøres tilgjengelig fortløpende. Prosjektet har revidert sin leveringsplan for fase 1, ut fra dagens framdrift. Revidert plan anbefaler start pilot Det gjenstår å velge enhet som skal / vil være pilot. I pilotperioden testes funksjonaliteten på en mindre gruppe, samt at Innsida fylles med mer relevant innhold før full produksjonssetting. Intensjonen er å gå i produksjon fra årsskifte , gitt at evaluering av pilot er positiv. Årsak bak forskjøvet oppstart (fra august til oktober), ligger hovedsakelig i forsinket oppstart 2010, hvor feilretting av Eksternweb måtte prioriteres framfor Innsida (plan august ble start november). Intensjonen om å ta inn forsinkelsen har vist seg umulig. IAM; Prosjektet har gjennomført workshops hvor endelige avklaringer av delprosessene endring og avslutning er gjort. Dette gjelder både for studenter og ansatte. Representanter fra de fleste fakultet har deltatt. Gjennomført første workshop relatert til Identitetsadministrasjon (Identity Management - IdM) som forberedelse til høstens arbeid. Deltagerne har vært ansvarlige for administrasjon av eksiterende kildesystemer, så som BAS, Kjernen, PAGA og FS. Kartlegging av eksisterende katalogtjenester ( AD ved NTNU ) er gjennomført. Alle enheter som har slike tjenester er blitt involvert. Dokumentering av dagens situasjon pågår. 1 se erom-prosjektet: Side 2 av 8

3 Etablering av ny Web Single-Sign-On tjeneste (WSSO) er utført og tjenesten er klargjort for uttesting i testmiljøet. Gjenstår å etablere tjenesten i produksjonsmiljø. Forberedelser i gang for å flytte eksisterende tjenester, som i dag benytter Innsida for Single-Sign-On, over til den nye WSSO-tjenesten. Gruppevare; Prosess for brukerhenvendelser er skissert og klart til avstemming med interessentene. Det er utarbeidet brukerinformasjon og -veiledninger, samt utkast til informasjon for 1.linje brukerstøtte, Dette skal anvendes ifm. oppstart pilot (VM). Behov for opplæring ifm. pilot blir behovsprøvd i samråd med lokal IT ved VM. Produksjonsmiljø er under ferdigstilling for start av pilot, - estimert til uke 24 / 25. Lagring; Workshops er gjennomført for å forstå hvordan brukerne anvender lagringstjenesten, hvilke behov de har, samt hvilke konsekvens bortfall av eller opplevelse av en ineffektiv tjeneste kan ha for brukerne. erom; Etablert prosjektet i uke 20 ut fra de behov som framgår av Handlingsplan for EUforskning Prosjektgruppen vil bestå av personer fra NTNU IT, prosjektleder i et valgt EU-forskningsprosjekt, samt lokal IT hvor prosjektet har organisatorisk tilhørighet. 2 Status Programmets økonomi Ved utgangen av april ble planer for IAM, Innsida, Gruppevare og Lagring revidert ift. Framdrift, samt at plan for erom-prosjekt er tatt inn. Figur 1 viser, som følge av disse endringene, programmets reviderte kostnader. Periode Opprinnelig plan Revidert Plan Fakturert Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Totalt Figur 1 Programmets reviderte plan for 2011 samt forbruk pr april 3 Status - Risiko Figur 2 til 5 viser risikomatrisen for de fire prosjektene i porteføljen, som totalt har 100 aktive risikoelementer hvorav16 er underlagt behov for tiltak. Dette er en reduksjon på 4 fra forrige Side 3 av 8

4 rapport og 10 siden nyttår. Trenden er fortsatt positiv, i den forstand at prosjektenes totalte risk fortsetter å avta. Innsida; 6 elementer er i tiltakssonen, hvorav 2 er nye (#19 og #20). Disse avhenger begge av linjebeslutninger; hhv. anskaffelse av supportavtale på Liferay - nødvendig for at prosjektet skal få tilgang til programvare som er nødvendig for Innsida (# 19), og hvordan driftsmiljøets arkitektur for Innsida og EksternWeb skal være (#20). P.g.a. forlenget utviklingsperiode før pilot, blir prosjektet avhengig av forlenget tilgang på utviklere (ut året), derav er risiko relatert til utviklingsressursene igjen økende i påvent av ressursavklaring (#16). Resterende 3 i tiltakssone (hhv. #11, #5 og #10) står uforandret fra forrige periode. Risikomatrise for prosjektet Innsida 2.0 pr risikoelementer i matrisen 22 - aktive 0 - eliminert(e ) 25 Risikobilde for prosjektets gjeldende topp-ti risiko 1 #191 PH: Manglende lisens- og supportavtale med Liferay. Svært høy 20 2 #16PH: Tilgjengelige utvikl ingsressurser prioriteres til andre oppg 3 #110 PH: Mangelfull utvikling og forvaltning av tjeneste-plattform Sannsynlighet Høy Moderat Lav Ubetydelig 16, 19, 9, 4, 7, 5, 10, 11, 20, 7, 13, 14, 17, 3, 18, 8, 8, 2, 6, 12, 15, Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Konsekvens 4 #201 PH: Manglende beslutning om produksjonsmiljøet for 15 Innsida #50 PH: Organisasjonen ("forretningssiden") bidrar ikke tilstrekke 6 #100 PH: Prosjektet får ikke tilstrekkelig tilgang til relevant kom 10 7 #120 PH: Sentrale fagsystemer åpnes ikke for tilgang eller tilbyr i 8 #40 PH: IAM- og gruppevareprosjektet blir forsinket ift. å levere 5 9 #70 PH: Mangelfull forvaltning av Innsida 2.0 forhindrer løpende v 10 #171 PH: Mangel på dedikerte webmasterressurser ift. å 0 generere og Figur 2 Risiko i Innsidaprosjektet IAM; Risiko avtar og kun usikkerhet til kvalitet på data i autoritative kilder (#7) er i tiltakssonen. Tiltak er planlagt iverksatt høsten Risikomatrise for prosjektet IAM pr risikoelementer i matrisen 19 - aktive 2 - eliminert(e ) 25 Risikobilde for prosjektets gjeldende topp-ti risiko 1 #7EJK: Dårlig kvalitet på kildedata (Autoritative ki Svært høy 20 2 #2EJK:Løsningen ikke forankret godt nok hos Drift og 3 #22 CFS: Har for stor fokus på quickwins i stedenfor 4 #3EJK:Ikke levert god nok verdi i Fase 1 Sannsynlighet Høy Moderat Lav 21, 7, 2, 22, 15, 17, #21 EJK: Nye estimat fra leverandør har økt med 817 t 6 #1EJK:Frigis ikke nok interne ressurser i tillegg ti 7 #12 EJK: Utvikling, test og produksjonsmiljøer ikke k 8 #9 EJK: Dårlig samarbeid med valgt leverandør 9 #15 EJK: Legge for liten vekt på intern kompetansebyg Ubetydelig 20, 18, 10, 13, 19, 4, 1, 12, 9, 14, 5, 3, 6, 16, 8, Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Konsekvens Figur 3 Risiko i IAM-prosjektet 10 #17 ADC: Manglende kompetanse hos NTNU for å utføre i Gruppevare; Risiko fortsetter å avta. Høyest risk er relatert til migrering (#19) og forsinket framdrift(#35). Begge følges tett. Side 4 av 8

5 Sannsynlighet Svært høy Høy Moderat Lav Ubetydelig Risikomatrise for: Gruppevaretjeneste pr Risikoelementer i matrisen totalt: 44 Matrisen viser: All risiko Aktive totalt: 26 Antall vist: 26 Eliminerte: 18 21, 14, 25, 19, 24, 1, 34, 8, 32, 37, 9, 38, 12, 18, 23, 13, 40, 4, 30, 33, 5, 7, 22, 16, 27, 35, 26, 28, 39, 20, 42, 31, 44, 11, 36, 41, 29, 15, 17, Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Konsekvens Risikobilde for prosjektets gjeldende topp-ti risiko Figur 4 Risiko i Gruppevareprosjektet Lagring; Vurdering av risko står uendret i påvent av at prosjektet besluttes startet. Svært høy Risikomatrise for: Lagringstjeneste pr Risikoelementer i matrisen totalt: 38 Matrisen viser: All risiko Aktive totalt: 33 Antall vist: 33 Eliminerte: 5 15, 38, 36, Risikobilde for prosjektets gjeldende topp-ti risiko 1 #19RS: E-post forsvinner under migrering fra eksisterende til nytt 2 #35RS: Framdrift og leveranse forskyves ut over komm uni serte milepæ 3 #20DN: Migrering fra eksisterende tjeneste til ny tjeneste lar seg 4 #24RS: Backup / restore blir for dårlig med dagens backupløsning 5 #1TH: FO-1 Å gjennomføre et såpass omfattende program over en treå 6 #34RS: Kostnadsanalysen blir feil. Ivaretar ikke alle reelle kommen 7 #8TH: FO-8 Ved utarbeiding og gjennomføring av programmet skal det 8 #32AF: Ny tjeneste koster mer å drifte enn dagens desentrale løsnin 9 #26RS: Valgt produkt/løsning innfrir ikke enhetens ønske. Uenighet 10 #28HE: Gruppevaretjenesten lar seg ikke integrere / tilpasse med an 1#36RNS: Manglende kvalitetskra som oppetid/tilgjengelighet/ytelse 2 #38RNS: Kapasitet og design av nettverksinfrastuktur tillater ikke 3 #35RNS: Mer bruk av IT medføre høyere kritikalitet av at tjenesten Sannsynlighet Ubetydelig Lav Moderat Høy 19, 20, 30, 21, 18, 37, 1, 8, 9, 27, 28, 25, 4, 5, 7, 16, 22, 23, 24, 31, 32, 35, 11, 33, 13, 17, 29, 26, 12, 14, Ubetydelig Lav Moderat Høy Svært høy Konsekvens Figur 5 Risiko i Lagringsprosjektet #210 AJ: Supportmatrise. (F.eks. Dell-box som støtter en firmware o 5 #180 JEE: Avstand til driftspersonale ift. forespørsler og probleme 6 #37RNS: Datamengden blir uhåndterlig uten arkiveringsløsning 7 #320 AJ: Leveransen blir forsinke ift. når kunde trenger løsningen 8 #150 AJ: Mange leverandører til totalløsningen fører til pekeleken. 9 #170 AJ: Driftsforstyrrelser ved vedlikehold. 10 #1TH: FO-1Å gjennomføre et såpass omfattende program over en treå Tabellen nedenfor viser prosjektenes risiko med effekt 2 høyere enn 15, totalt 7 stk. Prosjekt Risk# Effekt Risikobeskrivelse og kommenter Innsida Manglende lisens- og supportavtale med Liferay : Det må avklares så snart som mulig om det må kjøres en full anbudsprosess. Om så er tilfelle må denne startes umiddelbart. Dette er en linjeaktivitet. I tillegg må det vurderes om en kan leve med kun en midlertidig lisensavtale uten supportavtale i pilotfasen og avvente offisiell driftssetting til lisens- og supportavtale er i havn. Lagring Manglende kvalitetskrav som oppetid / tilgjengelighet / ytelse fra NTNU gjør det vanskelig å lage et endelig redundant design : Sluttrapporten peker på en mangelfull forutsetning, nødvendig for anskaffelsesprosessen. Generelt pekes det på at NTNU mangler krav til tilgjengelighet / opptid i NTNUs sikkerhetspolicy. Programmet trenger bistand fra linjen for å etablere denne : Programmet er i møte med driftsutvalget bedt om å iverksette arbeidet med å utarbeide kravet : Arbeid med å definere kravet iverksettes med start uke 15. Avventer reduksjon av risk til konsekvensen er kjent. Berører også Risk#35 og : Utredning pågår iht. plan om å ha rapport klar juni Effekt er produktet av Konsekvens og Sannsynlighet (begge i skala fra 0 til 5) Side 5 av 8

6 Prosjekt Risk# Effekt Risikobeskrivelse og kommenter Innsida Tilgjengelige utviklingsressurser prioriteres til andre oppgaver enn på Innsida : Lansering av versjon 1 forsinkes ift. opprinnelig plan og budsjett. Planen var å frigi hovedtyngden av utviklingsressursene til andre oppgaver fra lansering i august og ut året. Jf. revidert plan har prosjektet behov for utviklingsressursene ut året, noe som skaper konflikt for andre planlagte aktiviteter. Leveranse av pilot iht. revidert plan er ultimo oktober og formell driftssetting ved årsskiftet. Forutsetter uendret pådrag av utviklerressursene ut Forsinkelsen gir økte kostnader for 2011, men er til dels en forskyvning av kostnader fra 2010 til Innsida Mangelfull utvikling og forvaltning av tjenesteplattform ved NTNU : NTNU IT vurderer tiltak i linjen vedr. å tilrettelegge for en ny arkitektur / tjenesteplattform (SOA) : Det foreligger et prosjektforslag som linjen har tilbehandling & : Avventer linjebeslutning. Innsida Manglende beslutning om produksjonsmiljøet for Innsida 2.0 og EksternWeb : Prosjektet utarbeider et notat som skisserer fordeler og ulemper ved en delt kontra en integrert løsning for produksjonsmiljøet for Innsida 2.0 og EksternWeb. Denne vil danne grunnlag for en beslutning som involverer systemeier, driftsavdelingen og IT-direktøren. Lagring Kapasitet og design av nettverksinfrastruktur tillater ikke Full failover : Dette henger sammen risikoelement Lagring #36. Gitt at NTNU skal ha et høyt nok sikkerhetsnivå på lagringstjenesten, må NTNU gjøre tiltak i nettverksinfrastrukturen. Kan gjøres i linjen eller som del av planlagt anskaffelsesprosess i lagringsprosjektet & : Se kommentar med samme dato i Lagring #36 Lagring Mer bruk av IT medfører høyere kritikalitet av at tjenestene fungerer : Prosjektet peker på en generell og lagringsrelatert risiko, i det at økt bruk av IT for NTNUs brukere medfører høyere krav om tilgjengelige tjenester (jf. risikoelement Lagring #36 ). Lagring er grunnmuren i alle tjenester og faller lagringstjenesten bort vil brukerne knapt kunne utføre noe som helst & : Se kommentar med samme dato i Lagring #36 Tabell 1 Topp 5 risiko 4 Planer fram mot neste hovedmilepæl Planlagt aktivitet i kommende periode; Innsida; Følger av endret lanseringstidspunkt medfører vesentlig endring av ressursbehovet. Dette må avklares med linje / ressurseier i forhold til fastsettelse av endelig lanseringsdato for pilot, - samt produksjonssetting. Prosjektet viderefører sin dialog med enheter i sentraladministrasjonen vedrørende de behov og muligheter prosjektet har / ser for å integrere fagsystemer med Innsida 2.0. Innholdsproduksjons vil fortsette for fullt i henhold til plan, og utvalgte brukere tilknyttes prosjektet for utprøving av funksjonalitet. Prosjektet avventer linjebeslutning om oppsett / endring av produksjonsmiljø. Mulig samdrift av Innsida 2.0 og EksternWeb er til utredning. Avklaring er forventet i månedsskifte mai / juni. Side 6 av 8

7 Utvikling av funksjonalitet for meldings- og søketjenesten skal ferdigstilles og tester gjennomføres med brukere involvert. Utvalgte data fra Innsida (1.0) må migreres til nye Innsida, en jobb som må forberedes. Prosjektet har vurdert et funksjonelt grafisk design samt korrekt oversettelse til engelsk som svært viktig, og ekstern kompetanse planlegges tilført prosjektet. IAM; Dokumentere resultat fra workshops (for delprosessene endring og avslutning ), samt gjennomføre workshops i forbindelse med IdM som forberedelser til høstens arbeid. Kartlegging av AD ved NTNU skal fullføres og plan skal lages for hvordan endringer skal implementeres. Det er avdekket behov for å bygge kompetanse i linjen på hvordan tjenesten skal driftes & vedlikeholdes, noe prosjektet vil iverksette. Gjennomføre akseptansetest i testmiljø, utarbeide plan for samt avklare konsekvenser for prosjektet ifm. de endringer som skal implementeres i personalsystemet (PAGA). Gruppevare; Prosess for brukerstøtte og drift skal ferdigstilles og prøves ut i pilot (VM). Opplæring av lokale driftsressurser gjennomføres, inkl. ev. opplæring av lokal IT berørt av pilot. Nødvendig informasjon, brukerveiledninger og annen relevant dokumentasjon oppdateres som del av pilot. Ferdigstille produksjonsmiljø med nødvendige tester for oppstart av pilot, samt migrere data for pilotbrukere. erom; Avklare med interessentene (basert på et utvalg EU-prosjekter) hvilke basisfunksjoner det er behov for i tjenesten. Utgangspunkt (avgrensning) vil være eksiterende standard basisfunksjoner (hyllevare) som valgt teknologi innehar. Prosjektet avhenger av god involvering av et eksisterende EU-prosjekt (som pilot), samt representant fra lokal ITenhet hvor prosjektet er organisatorisk tilhørende. Etablere test og produksjonsmiljø for tjensten, samt installere basisfunksjoner. Lagring; Avslutte utredning av sikkerhets- / oppetidskrav for tjenesten, samt anbefale hvilken løsning NTNU skal ha - basert på estimert kostnad av nedetid / bortfall av tjenesten eller ineffektiv lagringstjeneste. Side 7 av 8

8 5 Vedlegg Ingen Side 8 av 8