Saksframlegg SAK NR Virksomhetsrapportering pr Forslag til vedtak:

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 11/04/2011 SAK NR Virksomhetsrapportering pr Forslag til vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 28.februar 2011 til etterretning. 2. Styret understreken viktigheten av en tett oppfølging av handlingsplan- IKT for å sikre stabilitet og ytelse i PRO og NISSY.. Skien 11.april 2011 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon I februar har saksinngang og produksjon vært iht. budsjett. Saksbehandlingskøen pr. 28 februar var ca saker, dvs. at den totale restansen er redusert med ca saker fra Trenden er en ytterligere reduksjon i køen i mars. Det er et positivt budsjettavvik på ca.6 % pr. februar og det skyldes i hovedsak avvik knyttet til lønn, samt periodisering av andre driftskostnader. Opplevd nedetid for programvarene NISSY og PRO har i i februar vært svært høy. Det ble iverksatt en rekke nye tiltak og tett oppfølging mot leverandørene for å bedre stabiliteten. Det erfares at tiltakene har bidratt til økt stabilitet i systemene så langt i mars. Tilstedeværelsen i februar var på 91,4 % som er lavere enn målet på 95 %. Store deler av fraværet er langtidssykemeldinger grunnet forhold som ikke er arbeidsrelaterte. Korttidsfraværet vurderes å være normalt. 2. Faktabeskrivelse 2.1. Sammendrag er Snitt saksbehandlingstid 14,40 16,55 Andel omgjorte klager 94,0 % 93,5 % God økonomistyring 5,9 % 5,9 % Opplevd nedetid NISSY Opplevd nedetid PRO Tilstedeværelse 91,4 % 91,7 %

3 2.2. Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Saksinngangen i februar ble saker og dette er i samsvar med budsjettert saksinngang Graf: Faktisk saksinngang mot budsjett Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang Budsjettert saksinngang Produksjonen i driftsavdelingen i februar ble på saker, dvs. 2,4 % over budsjett. Graf: Avvik i produksjonen mot budsjett 3 % 2 % 1 % 0 % -1 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des -2 % -3 % Produksjon utover budsjett Prognose produksjon

4 2.3. Saksbehandlingstid Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 14,40 16,55 Graf: Saksbehandlingstid pr. region i februar ,4 16,6 16,7 16, ,3 8 Totalt alle regioner Helse Sør Øst RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Helse Midt- Norge RHF Nasjonalt mål I februar er gjennomsnittlig saksbehandlingstid 14,4 dager, dette er en reduksjon på 4,3 dager fra januar. Graf: utvikling saksbehandlingstid 2011 pr Uke 1 Uke 2 Uke 3 Uke 4 Uke 5 Uke 6 Uke 7 Uke 8 Saksbehandlingtid Pr var det nasjonalt ca saker i saksbehandlingskø, dvs en reduksjon på ca 5000 fra Tallene er inkludert ikke fordelte saker i Pasientreiser ANS.

5 Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester I februar ble det levert 34,3 månedsverk til saksbehandlingstjenester fordelt på 5 pasientreisekontor. Dette har bidratt til reduksjon i saksbehandlingskøen. Det var pr. 28. februar bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 31 månedsverk fordelt på 5 kontorer for levering i mars Kvalitet i saksbehandling Andel omgjorte klager 94,0 % 93,5 % Tabell: andel klager på fattet vedtak Januar Antall vedtak Antall klager Antall klager i % 2 % 2 % Graf: antall omgjorte klager 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 93 % 94 % 20 % Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Antall omgjorte klager Mål 2011 Det er et mål å sikre god kvalitet på de vedtak som fattes i 1. instans. Hele 93,5 % av klagene blir endret til gunst for klager, uten at sakene blir sendt videre til klageinstans. Dette tyder på at det ikke er god nok kvalitet på de vedtak som fattes i 1. instans. Tiltak for å sikre kvalitet på vedtak fattet ved pasientreisekontorene: Systematisk registrering av feil Stikkprøvekontroll Opplæring

6 2.5. IKT rapportering PRO og NISSY Opplevd nedetid PRO Opplevd nedetid PRO Sammendrag Innrapportert nedetid var i februar 502 minutter. Det ble også målt store tregheter på til sammen 1298 minutter. I tillegg til reduksjon i produktivitet hos pasientreisekontorene, medførte også utfordringene i PRO nedetid og tregheter i NISSY Opplevd nedetid NISSY Opplevd nedetid NISSY Sammendrag Også februar ble en måned med svært mye nedetid i NISSY. I februar ble det registrert totalt 916 minutter med nedetid. I tillegg kommer 992 minutter med tregheter. Situasjonen har til tider vært krevende og blant annet ført til at pasienter ikke har kommet til og fra behandling, samt negativ medieomtale Årsak til nedetid PRO Årsaken til nedetid og tregheter skyldtes en feil som følge av ny PRO release produksjonssatt 18.februar Feilen ble avdekket, løst og produksjonssatt 1.mars NISSY Nedetiden i februar har vært knyttet til ulike feilkilder: I begynnelsen av måneden fikk en sentral server hardware feil, noe som resulterte i at tjenester i NISSY stoppet. Som nevnt under PRO ble det også oppdaget en feil i PRO release 2.4 fredag 18.februar, som førte til at også NISSY fikk problemer den påfølgende helgen og full stans mandag 21.februar. I tillegg resulterte en feil i oppsett av en ny server hos Norsk Helsenett (NHN) til at NISSY fikk store problemer uken etter.

7 Gjennomførte tiltak I forbindelse med utfordringene som oppsto i februar ble det løpende holdt statusmøter med programvareleverandører og driftsleverandør for å identifisere mulige feilkilder. Da aksjoner i etterkant av disse møtene ikke resulterte i umiddelbar bedring av situasjonen, ble det bestemt å nedsette en ny gruppe hvor det ble hentet inn ekstern ekspertise i tillegg til dedikert personell fra Pasientreiser ANS og leverandørene Locus, Acando og NHN. Gruppen gjennomgikk arkitektur og komponenter i hele systemets infrastruktur. Det ble sett på sårbarheter i sammenhengen mellom NISSY og PRO, og mot eksterne tjenester. Gruppen identifiserte utfordringer som følges opp videre av Pasientreiser ANS i handlingsplan for IKT området. Som følge av kortsiktige tiltak for å sikre stabil drift vil funksjonelle endringer i systemene bli satt på vent. Disse kan i henhold til plan tidligst påbegynnes etter påske, og vil trolig medføre justeringer i planlagte releaser for 1. halvår Handlingsplan og risikovurdering Med mål om å bedre oppetidssituasjonen for PRO og NISSY har styret i Pasientreiser ANS bedt selskapet om å utarbeide en handlingsplan for IKT-området. Handlingsplanen er utarbeidet med en faseinndeling på fire faser med hensyn til hva som skal prioriteres og når: Tiltakene prioriteres løpende etter følgende mål: 1. Stabile systemer med oppetid like bra eller bedre enn avtalt i SLA 2. Utøve de lovpålagte krav i forhold vårt databehandleransvar 3. Forutsigbar økonomistyring 4. Det som utvikles er i tråd med brukernes og eiers krav, ønsker og mål

8 Risikovurdering Arbeid med tiltak i handlingsplanen startet og gjennomføring av tiltak er så langt i henhold til plan. Det vurderes at Fase 1 vil kunne gjennomføres som planlagt og med forventet effekt. Det er identifisert utfordringer knyttet til leverandørenes evne til å avsette ressurser til oppdatering av og rapportering på handlingsplanen. Dette skyldes i stor grad arbeid knyttet til gjennomføring av ekstraordinære tiltak etter driftsproblemene i februar. For å håndtere dette har Pasientreiser ANS inngått avtale med ekstern leverandør for tettere oppfølging og bistand til hver enkelt leverandørs leveranser til handlingsplanen Økonomirapportering God økonomistyring 5,9 % 5,9 % Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr i tusen kroner Regnskap Januar Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Driftsinntekter Inntekter tjenester % Driftsutgifter Produksjonskostnader % Innleie av personell % Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader % Driftsresultat % Netto finansinntekter % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 6 % 6 % 6 % 0 % 0 % 0 % Kommentarer til avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene siden selskapet har en allokeringsmodell. Produksjonskostnader negativt avvik på 256 : Det negative avviket skyldes at det ble produsert langt flere vedtak enn budsjettert som følge av stor saksinngang i desember, som igjen gir økte portokostnader. Posten har i tillegg økt prisene på håndtering av straffeporto utover det som var budsjettert. Personalkostnad positivt avvik på 952 : Positivt avvik skyldes bl.a. vakante stillinger som ikke er besatt pr

9 Andre personalkostnader positivt avvik på 263 : Positivt avvik skyldes periodisering av kostnader budsjettert i februar og som påløper i mars. Avskrivninger positivt avvik på 91 : Investeringer kommer senere enn budsjettert. Kostnader NISSY/PRO/05515 positivt avvik 216 : Det positive avviket skyldes lavere uttak av bistand til overtakelse av NISSY enn budsjettert. Andre driftskostnader negativt avvik 101 : Avviket skyldes i stor grad periodisering Tilstedeværelse Tilstedeværelse 91,4 % 91,7 % Total tilstedeværelse i Pasientreiser for februar er noe lavere enn målbildet og viser en nedgang på 0,6 % fra januar. Driftsavdelingen har en høyere tilstedeværelse enn selskapet totalt sett og det er liten endring fra januar til februar. Graf: Tilstedeværelse 100,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Tilstedeværelse totalt Tilstedeværelse drift Mål tilstedeværelse 2011

10 Tabell: Fravær Fravær totalt fravær pr avdeling januar 2011 februar 2011 totalt 4-16 over fravær pr dager dager dager avdeling 1-3 dager 4-16 dager over 16 dager HSP 7,94 % 0,34 % 0,85 % 6,24 % 8,61 % 0,73 % 1,36 % 5,79 % Drift 6,58 % 0,30 % 1,48 % 4,36 % 6,70 % 0,64 % 2,37 % 3,21 % Størstedelen av sykefraværet er langtidsfravær over 16 dager og fraværet er i hovedsak ikke arbeidsrelatert. Omfanget av korttidsfravær vurderes å være normalt Likviditet Likviditetssituasjonen er god, og i samsvar med budsjett. Tabell: Likviditetsregnskap vs budsjett IB Likviditetsregnskap Likviditetsbudsjett Vedlegg: er og grenseverdier

11 Fokusområder er Resultat 2010 Mål og grenseverdier Brukerfokus- kort saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid 29 dager < 14 dager dager > 21 dager 3.2 Brukerfokus- korrekt saksbehandling Riktig vedtak i første instans 98% omgjøringer <50% <90% > 90% 3.3 Eierfokus- leveranser innenfor budsjett God økonomistyring +0,7 % > 0% < -2% > -2% 3.4 Eier fokus -stabile dataverktøy Opplevd nedetid NISSY 182 min < 82 min min > 182 min 3.5 Eierfokus- stabile dataverktøy Opplevd nedetid PRO 400 min < 123 min min > 400 min 3.6 Medarbeiderfokus- utvikling, trivsel og HMS Tilstedeværelse 95,9 % >95% 95-93% <93%