Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 8/12/10. Styret godkjenner drifts- og investeringsbudsjettet for Pasientreiser ANS 2011.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 8/12/10 SAK NR Budsjett for 2011 Forslag til vedtak: Styret godkjenner drifts- og investeringsbudsjettet for Pasientreiser ANS Skien 1. desember, 2010 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Budsjettet for Pasientreiser ANS øker i 2011 med ca åtte millioner til 75 mill sammenlignet med revidert budsjett for Dette skyldes i all hovedsak: Volumøkning innenfor transaksjonstunge oppgaver Helårseffekt av blant annet lønn, avskrivninger og utvidede vedlikeholdsavtaler innenfor direkteoppgjør Tilførsel av nye oppgaver knyttet til direkteoppgjør rekvisisjonspraksis og nasjonal avviksenhet for egenandeler Beredskapskostnader saksbehandlingstjenester Lønnsvekst og økning i lønnsrelaterte poster grunnet flere faste ansatte kontra innleide Denne moderate økningen i forhold til omfang skyldes blant annet effektiviseringsgevinster ved driftsavdelingen. Utover økningen nevnt over, vil det totale budsjettet for 2011 inkludere ytterligere ca 35 millioner grunnet overtagelsen av systemeierskapet for Nissy og PRO. Det totale budsjettet for 2011 er på ca 109,3 millioner. Antall årsverk vil øke med 14, fra 68 til 82. Økningen skyldes hovedsakelig økt bemanning på driftsavdelingen, ny rekvisisjonspraksis og opprettelse av nasjonal avviksenhet for egenandeler. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Saken omhandler forslag til selskapets drifts- og investeringsbudsjett for Handlingsalternativer og hovedpunkter Styret gjøres oppmerksom på at budsjettet er noe sensitivt til endringer i volum. Volumestimatet er basert på erfaringstall fra første driftsår per november 2010, og selskapet anser det derfor at det er en vesentlig større sikkerhet knyttet til estimatet for 2011 enn i budsjettprosessen for Regnskapstall for 2010 er tatt med i betraktningen i budsjetteringen. Ettersom 2010 var første hele driftsår kan enkelte av postene avvike når selskapets virksomhet har stabilisert seg ytterligere. For deler av virksomheten er det fortsatt oppgaver som ikke er fullt ut innfaset og som derfor bidrar til usikkerhet i utfordringsbildet og ressursbehov. Dette er spesielt knyttet til IKT i forbindelse med overtagelse av systemeierskap knyttet til enkeltoppgjør og direkteoppgjør. Det har vært fokus på realistisk budsjettering og det er ikke gjort påslag for usikkerhet knyttet til dagens oppgaveportefølje. Side 2 av 8

3 3. Prosessen så langt Siden styremøtet har selskapet jobbet videre med innspillene for å sikre god kvalitet på budsjettet. Økonomiavdelingen har kvalitetssikret totalkostnadene gjennom diskusjoner med hver enkelt avdelingsleder og utfordret ulike poster i budsjettforslagene. I diskusjonene har det vært fokus på nøkternhet og at overlappende kostnader ikke er utelatt eller budsjettert på flere steder. 4. Budsjett 2011 Det totale driftsbudsjettet for 2011 er på 109,3 millioner. Kostnader Beløp i '000 Produksjonskostnader kr Innleie av personell kr Lønnskostnader kr Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad kr Andre personalkostnader kr Avskrivninger kr Trykkeritjenester kr NISSY/PRO/05515 kr Andre driftskostnader kr Totalt kr Budsjettet for selskapets kjernevirksomhet for 2011 er på ca 75 millioner. Dette er en økning på ca 8 millioner kroner sammenlignet med årsestimatet fra virksomhetsrapporteringen per De økte kostnadene skyldes hovedsakelig: Volumøkning innenfor transaksjonstunge oppgaver Helårseffekt av nye oppgaver innen direkteoppgjør knyttet til systemeierrollen IKT Nye årsverk som følge av nye oppgaver innen direkteoppgjør knyttet til ny rekvisisjonspraksis Ny oppgave nasjonal avviksenhet for egenandeler Beredskapskostnader saksbehandlingstjenester Lønnsvekst og lønnsrelaterte poster Utover disse 75 millionene omfatter årets budsjett utgifter knyttet til vedlikeholdsavtaler og leie for Nissy, PRO og på omkring 35 millioner. Økningen skyldes i hovedsak utvidede vedlikeholdsavtaler besluttet i I tillegg vil det i 2011 være en pukkelkostnad knyttet til overtagelsen av systemeierskapene gjennom innleie av eksterne ressurser, ref. styresak Side 3 av 8

4 Kostnad i mill Budsjettsammenligning mill 67 mill 3 mill 13,5 mill 18,5 mill Økt fra 31 til 35 mill 110 mill 98 mill 20 0 Leie Vedlikehold Annet Budsjett 2010 Budsjett Volum 2011 Det er estimert en saksinngang for 2010 på ca saker, dvs. 22 % utover budsjett for I 2011 forventes det en økning i saksinngang på 5 % mot 2010 til ca saker. Bakgrunnen for dette er planer om økt pasientbehandling, endret funksjonsfordeling i spesialisthelsetjenesten med overgang fra inneliggende pasienter til mer dagbehandling og poliklinikk og en vridning av reiser med rekvisisjon over til enkeltoppgjør som resultat av ny rekvisisjonspraksis Budsjett for transaksjonstunge oppgaver For budsjettet i 2010 ble det lagt til grunn en saksinngang på og en bemanning på 42 årsverk. I budsjettet for 2011 er det budsjettert med en produksjon på saker og med nye syv årsverk på driftsavdelingen for å tilpasse bemanningen til faktisk driftsnivå. Sammenlignet med budsjett 2010 er dette en bemanningsøkning på 17 %, mens saksinngangen i 2011 er estimert til 28 % høyere enn budsjett 2010, dvs. ca 9 % økning i produktiviteten Helårseffekt direkteoppgjør Noe av økningen i budsjettet skyldes at flere utgifter fra 2010 får en helårseffekt i Dette gjelder hovedsakelig lønn for stillinger med tiltredelse i løpet av 2010, utvidelse av leieavtale for Nissy/PRO og avskrivninger av foretatte investeringer i Ny oppgave innen direkteoppgjør- nasjonal avviksenhet for egenandeler Selskapet skal i 2011 etablere en nasjonal avviksenhet for egenandeler, med oppgave innen telefonistøtte og registrering av egenandelskort. Den forventede aktiviteten til denne enheten er svært usikker som følge av ingen historikk, men kostnadene er estimert til ca 2 millioner Ny oppgave innen direkteoppgjør rekvisisjonspraksis Selskapet får fra ansvaret for å sikre lik nasjonal rekvisisjonspraksis gjennom å koordinere og utvikle denne praksisen videre. Det er knyttet usikkerhet til omfanget av denne oppgaven da det er foreligger lite erfaringsgrunnlag, men det er budsjettert med en økning på 2 årsverk i selskapet. Disse årsverkene er knyttet til oppgaver innen kommunikasjon, regelverk og opplæring. Se også sak Side 4 av 8

5 4.6. Beredskapskostnader tilleggstjenester Det fremgår av ny selskapsavtale av : Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedr enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. På bakgrunn av dette har selskapet etablert en kapasitet bestående av 21 arbeidsstasjoner som er tilgjengelige for saksbehandling. Dette påfører selskapet kostnader knyttet til lokaler, drift og avskrivninger på IKT-utstyr, samt en fast bemanning på 0,5 årsverk for å administrere oppfølgingen og aktiveringen av beredskapen. Det foreligger ingen avtaler om kjøp av saksbehandlingstjenester som strekker seg inn i 2011 pr i dag. Selskapet legger til grunn at denne nasjonale beredskapen dekkes inn gjennom en fast inntekt av eierne, mens bruk at saksbehandlingskapasiteten faktureres pasientreisekontorene time for time til en timepris som skal dekke selskapets variable kostnader. Basisberedskapen er budsjettert til ca. 0,8 mill pr. år Lønnsvekst og lønnsrelaterte poster Det er lagt til grunn en lønnsutvikling på nivå med forutsetninger i statsbudsjettet for Lønnsrelaterte kostnader har økt noe ettersom driftsavdelingen har omgjort årsverk fra innleie til fast ansatte. Pensjonskostnaden forventes også å øke for 2011 som følge av endrede forutsetninger for beregningen Prosessoptimaliseringsprosjekt Budsjettutkastet presentert i styremøte inkluderte midler til gjennomføring av et prosessoptimaliseringsprosjekt. Det er ingen midler inkludert i dette budsjettet til en videreføring av prosjektet. Eventuell videreføring av prosjektet legges derimot frem som en egen styresak til dette møtet og kan medføre justeringer i det budsjettforslag som foreliggende sak omhandler, se sak Side 5 av 8

6 4.9. Nissy og PRO Pasientreiser ANS har overtatt systemeieransvar for Nissy og PRO fra Norsk Helsenett SF. Det er lagt til grunn en videreføring av forvaltningsmodellen hvor Norsk Helsenett SF fortsatt finansierer investeringsbehov i Nissy og PRO, og fakturerer avskrivninger og renter via en leie. Forvaltningsmodellen vil bli noe endret, bl.a. ved at Pasientreiser ANS overtar regnskapsføringen fra Norsk Helsenett HF fra Driftsbudsjett 2011 ( i mill kr) PRO NISSY Kommentar Leie til NHN SF 11,0 7,4 Behandlet Systemeierforum Drift, vedlikehold, support 6,6 6,9 Behandlet Systemeierforum Prosjektkostnad 0,0 2,6 Behandlet Systemeierforum Sum driftskostnader 17,6 16,9 Investeringer knyttet til systemene foretas av Norsk Helsenett SF, som fakturerer Pasientreiser ANS en leie hvor bl.a. avskrivninger og renter er inkludert. Budsjettet for leie av Nissy og PRO er i 2011 på henholdsvis 17,6 millioner og 16,9 millioner. Budsjettet for Nissy inkluderer utvidelsen av vedlikeholdsavtalen vedtatt på styremøtet (sak ). Prosjektkostnad knyttet til overtagelsen består av ca 2,6 millioner til ekstern konsulentbistand i 2011 og forventes utfaset i løpet av OCR - Optisk lesing av data ved registrering av saker og gevinstrealisering Pasientreiser ANS har nedfelt i sitt strategidokument at selskapet skal identifisere og gjennomføre kostnads- og ressursbesparende prosesser. Mulighetene OCRteknologien tilrettelegger for, har gjennom kostnadsanalyser i forprosjektet vist seg å være et slikt kostnadsbesparende tiltak. Styret har tidligere blitt orientert om dette under administrerende direktør s orienteringer i styremøte Det er nedsatt et prosjekt hvor Systemeierforum er styringsgruppe og det er lagt til grunn at implementeringen vil skje i løpet av andre kvartal Det er i forprosjektet beregnet en investeringskostnad på ca 1,8 mill, hvorav ca 1/3 er knyttet til endringer i PRO som Norsk Helsenett SF må investere. Resten er investeringer som Pasientreiser ANS må gjøre knyttet til programvare m.m. i produksjonen i driftsavdelingen. Det er i budsjettet for 2011 lagt til grunn at ny teknologi vil bli implementert med halvårseffekt, og at det vil bli realisert gevinster som følge av ny teknologi/endrede arbeidsprosesser. Resultateffekten i 2011 er netto reduserte driftskostnader på 0,5 mill, tilsvarende en helårsvirkning på 1 mill/4 årsverk fra Web Det er avsatt 0,3 mill til utredning av overgang til felles nasjonal plattform basert på løsningen som Helse Sør-Øst har tatt i bruk. Dagens løsning mangler en del funksjonalitet knyttet til nasjonal samarbeid og samhandling via WEB. Det legges opp til at denne utredningen foreligger innen utgangen av juni Side 6 av 8

7 4.12. Investeringer Det er en endring fra 2010 at selskapets investeringsbudsjett for 2011 inkluderer investeringer knyttet til PRO og Nissy. Investeringsbudsjettet for Nissy og PRO ble behandlet i systemeierforum Investeringsbudsjett 2011 Periode NISSY PRO Interne Funksjonelle endringer Myndighetskrav, systemendringer Ytelse, stabilitet, oppgradering Oppgradering kapasitet kartservere Hardware NHN, infrastruktur, oppgradering av servere Tilpassninger innkallingsregisteret Integrert e-rekvirering Innkalling og oppmøteregister Min side OCR Div utstyrsanskaffelser Total investeringsramme Finansiering NHN SF NHN SF ANS Iht. eksisterende forvaltningsmodell er det Norsk Helsenett SF som er juridisk eier av Nissy og PRO og gjennomfører investeringer iht. innspill fra systemeier. Norsk Helsenett SF har avtale med Pasientreiser ANS (transportert fra RHF ene) som sikrer at kjøpesummen kontraktsmessig er dekket opp gjennom bindende leiebetalinger. 5. Driftsnivåsammenligning Lønn og personalkostnader I budsjettet er det er lagt til grunn totalt 82 årsverk i selskapet for 2011, herav 49 årsverk på driftsavdelingen. 15 av disse årsverkene er budsjettert som innleid personell på driftsavdelingen for å kunne justere bemanning i forhold til arbeidsmengde. I revidert budsjett 2010 ble det godkjent en økning på 4 årsverk knyttet til IKT til totalt 68 årsverk. Økningen på ca 14 årsverk til 82 årsverkfordeler seg på 7 årsverk til driftsavdelingen og 2 årsverk som følge av nye oppgaver innfor direkteoppgjør. Disse årsverkene er knyttet til oppgaver innen ny rekvisisjonspraksis, informasjon og kommunikasjon, regelverk og opplæring. Videre er det budsjettert med ytterligere 4 årsverk til Nasjonal avviksenhet for egenandeler og 0,5 årsverk til å administrere beredskap for tilleggstjenester. Administrasjonen i Pasientreiser ANS utgjør ca 9 årsverk av totalt 82 årsverk. Dette utgjør ca 11 %, og anses som lavt sammenlignet med andre helserelaterte virksomheter Side 7 av 8

8 6. Risiko 6.1. Volum Det er noe usikkerhet knyttet til volum i Denne usikkerheten er derimot ikke like stor som for 2010 ettersom selskapet har erfaringstall å basere estimatet på Saksbehandlingskø Som følge av backloggen er det sendt ut forvaltningsmeldinger tilsvarende en kostnad på ca 1,1 mill i regnskapet for Det er forutsatt i budsjett 2011 at det ikke blir backlogg som medfører utsendelse av forvaltningsbrev Rekvisisjonspraksis Omfanget av oppgaven er usikkert da det foreligger lite erfaringsgrunnlag knyttet til arbeidet Ny oppgave innen direkteoppgjør- nasjonal avviksenhet for egenandeler Den forventede aktiviteten til denne enheten er svært usikker som følge av ingen historikk. 6.5 Systemeieransvar Nissy og PRO Dette er en oppgave som er ny i 2010 og det er usikkerhet knyttet til utfordringsbilde og ressursbehov. 7. Konklusjon Administrerende direktør mener det fremlagte budsjettet på en nøktern måte svarer opp selskapets utfordringsbilde i Usikkerhetsmomentene er vesentlig redusert i forhold tit inneværende år, men det er viktig å påpeke at dette fremdeles er en ung organisasjon med et visst usikkerhetspreg, bl.a knyttet til de nye oppgavene som er omtalt i saken. Side 8 av 8