Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/2011. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 30.september 2011 til etterretning.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/2011 SAK NR Virksomhetsrapportering pr Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 30.september 2011 til etterretning.. Skien 20.oktober 2011 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Samlet viser status pr en positiv utvikling på de fleste områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse Saksinngangen i september ble , dette er ca. 6,9 % under budsjett for september. Til og med september er saksinngangen ca 3,9 % under budsjett. Saksbehandlingskøen pr. 30.september var ca , dvs. at den totale restansen er redusert med ca saker fra forrige virksomhetsrapportering som var pr Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid pr var ca.11 dager. Pr er det et akkumulert positivt kostnadsavvik på 10,3 mill., som er 12,7 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt.2.8. Opplevd nedetid for programvarene NISSY og PRO har vært lav i august og september Sammendrag er Snitt saksbehandlingstid 10,70 15,04 Andel omgjorte klager 83,0 % 91,2 % God økonomistyring 15,7 % 12,7 % Opplevd nedetid NISSY Opplevd nedetid PRO Tilstedeværelse 97,4 % 94,7 %

3 2.2. Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011 vs Antall saker Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang 2010 Faktisk saksinngang 2011 Budsjettert saksinngang 2011 Saksinngangen i september ble saker, dette er 6,9 % under budsjettert saksinngang. Saksinngangen pr. september er 3,9 % under akkumulert budsjett. Pr er saksinngangen mot i samme periode i fjor, tilsvarende en økning på ca 1,4 %. Pasientreiser ANS har levert iht. SLA-krav i 2011, og er à jour med skanning og oppgaveregistrering.

4 2.3. Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid 10,70 15,04 Saksbehandlingstiden har hatt en svært positiv utvikling i september og på landsbasis er nå gjennomsnittlig saksbehandlingstid i september innenfor nasjonalt mål på14 dager. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid pr. september 2011 Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Gjennomsnitt alle regioner ,1 10,7 Helse Sør Øst RHF ,2 12,4 Helse Vest RHF ,7 12,2 Helse Midt Norge RHF ,1 6,7 Helse Nord RHF , Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester pr Månedsverk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk månedsverk 2010 Faktisk månedsverk 2011 I september ble det levert 4,1 månedsverk til saksbehandlingstjenester til ett pasientreisekontor. Det var pr. 30.september bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 5 månedsverk fordelt på 2 kontorer for levering i oktober. Etterspørselen etter saksbehandlingstjenester har vært lav i perioden mai september. Pr. september er saksbehandlingstiden på landsbasis innenfor nasjonalt krav på 14 dager. Saksbehandlingsenheten i Skien er operativ og bistand kan bestilles herfra ved behov. Det tas jevnlig kontakt med pasientreisekontor med lang saksbehandlingstid for å avklare evt behov for bistand.

5 Tabell: Regnskap tilleggstjenester pr Tall i hele 1000 Tilleggstjenester Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Resultat hittil Driftsinntekter Inntekter tjenester Driftsutgifter Produksjonskostnader Innleie av personell Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad Andre personalkostnader Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Regnskap for tilleggstjenester viser et positivt resultat på ca.kr pr Dette resultatet skal bidra til å dekke overhead kostnadene som ikke er belastet regnskapet for tilleggstjenester Kvalitet i saksbehandling Andel omgjorte klager 83,0 % 91,2 % Indikatoren viser hvor mange av klagesakene som omgjøres til gunst for pasienten av pasientreisekontorene uten at klagene oversendes Helsetilsynet. Det er grunn til å tro at en av årsakene til en så høy omgjøringsprosent, skyldes feilregistrering i PRO. Graf: Andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til HT 100 % 90 % % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Antall omgjorte klager Mål 2011

6 Det har vært iverksatt tiltak for å bedre registreringskvaliteten. Dette viser seg nå å ha hatt noe effekt, ved at andel omgjorte klager til pasientens gunst er redusert til 83%. Det observeres imidlertid fortsatt variasjon i registeringspraksisen på de ulike pasientreisekontorene. Det forventes en ytterligere reduksjon i % av omgjorte klager som følge av iverksatte tiltak, som skal sikre standardisert praksis. I tillegg ser man at det er noen flere saker som oversendes Helsetilsynet for videre behandling. Dette kan indikere at de vedtakene som er fattet i 1. instans er korrekte og at kvaliteten på vedtakene er bedret. Graf: Utvikling klager og reviderte saker 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Andel reviderte saker i % Andel klager i % (innvilget + HT) Tabellen viser en endring i registreringspraksis mellom klagesaker og revidert sak. Endringen er tydelig i september, dette er et resultat av iverksatte tiltak.

7 2.6. IKT rapportering PRO og NISSY Opplevd nedetid PRO i minutter Opplevd nedetid PRO Sammendrag Det er ikke registrert nedetid eller tregheter i PRO for september måned Opplevd nedetid NISSY i minutter Opplevd nedetid NISSY Sammendrag Det er registrert 122 min., fordelt på to hendelser, nedetid i NISSY i september Årsak til nedetid/treghet Nedetid i september er utelukkende knyttet til endringshåndtering hos driftsleverandør. Årsak er identifisert og tiltak iverksatt for hendelsen som sto for majoriteten av nedetiden. I det andre tilfellet har ikke driftsleverandør vært i stand til å identifisere årsak. Dette følges opp i ukentlig driftsmøte Gjennomførte og planlagte tiltak Som ledd i handlingsplanen for IKT - området har Pasientreiser ANS igangsatt en gjennomgang av eksisterende avtaler med leverandører for å sikre et omforent tjenesteinnhold og detaljerte tjenestebeskrivelser. Innledende samtaler med Norsk Helsenett vedrørende ny driftsavtale er gjennomført og ny driftsavtale ventes inngått innen utgangen av Det er gjøres nå en gjennomgang av systemenes arkitektur med formål å avdekke mulige tiltak for økt ytelse, stabilitet og fleksibilitet for nye endringer.

8 Godkjenning av PRO Terminering av oppdrag i forbindelse med avtale om godkjenning av PRO av I forbindelse med endelig godkjenning av PRO/programutviklingsavtale ( ) av ble Acando og Helse Sør-Øst RHF i fellesskap enige om utførelse av en teknisk gjennomgang av PRO. Målet med oppdraget var å identifisere eventuelle tiltak for å forbedre ytelsen i PRO. For å gjennomføre de eventuelle tiltak som ble foreslått, skulle Acando avsette opptil 1000 timer i 2011 som Helse Sør-Øst kunne benytte kostnadsfritt. Den tekniske vurderingen ble utført av ekstern tredjepart der Pasientreiser ANS forvaltet og fulgte opp avtalen. Som følge av juridiske begrensninger ble det kun aktuelt å gjennomføre ønskede automatiserte tester i testmiljø. Foreløpig funn etter disse testene avdekket manglende relevans til produksjonsmiljø. I lys av disse resultatene inngikk Acando og Helse Sør-Øst RHF avtale om terminering av oppdraget i avtale om godkjenning av PRO. Pasientreiser ANS har i stedet fått 400 timer til fri disposisjon skal må benyttes innen utgangen av Pasientreiser ANS har øremerket disse timene til tiltak for å bedre stabilitet og ytelse. I samarbeid med Acando vil det gjøres en vurdering av bruken av dagens infrastruktur og optimalisering av denne (blant annet bruken av Sonic ESB) SONIC utfordringer Pasientreiser ANS har påbegynt et arbeid for å transportere vedlikeholdsavtalen mellom de regionale helseforetakene og Norsk helsenett for Sonic ESB. Sonic ESB er en sentral komponent i infrastrukturen som benyttes av PRO og NISSY. Mellomvaren ble anskaffet for å tilby sentrale tjenester på tvers av helseregionene. Per i dag er det kun NISSY og PRO som benytter tjenester på Sonic ESB og det foreligger ingen konkrete planer om å eksponere tjenester for andre systemer utover PRO og NISSY. Ved driftsproblemer i PRO og NISSY er det i stor grad Sonic ESB som er årsaken. Dette skyldes til dels arkitekturvalg og til dels manglende kompetanse hos drifts- og programvareleverandør. Pasientreiser ANS anser det som en betydelig risiko at selskapet ikke har myndighet over en komponent som er helt avgjørende for stabilitet og ytelse i systemer selskapet har systemeieransvaret for. Manglende styring over Sonic ESB ble også påpekt som en betydelig risiko ved intern revisjonen av Pasientreiser ANS. De økonomiske konsekvensene rundt en slik transport vil i praksis trolig ikke bety noen vesentlig endring for de regionale helseforetakene. Tvert i mot vil Pasientreiser ANS i større grad være i stand til å identifisere gevinstrealiserende tiltak rundt Sonic ESB med et aktivt eierskap til avtalen. De teknologiske konsekvensene vil derimot bety at ansvaret for å forvalte avtalen ligger hos den aktøren som benytter teknologien og som skal forvalte systemeieransvaret både på kort og lang sikt.

9 2.7. Egenandelsrapportering nasjonalt Egenandelsinnrapportering, hyppighet 97,95 % Tabell: grenseverdier for indikator Grenseverdier Egenandelsinnrapportering, hyppighet > 98 % > 95 % < 95 % I henhold til syketransportregisterforskriften har Pasientreiser ANS en plikt til å innrapportere alle betalte egenandeler til Egenandelsregisteret slik at pasientene får godskrevet betalte egenandeler slik at frikort utstedes når dette er opptjent. Helsedirektoratet har stilt opp tre indikatorer for måling av rapporteringen definert som hyppighet, kvalitet og kompletthet. For å sikre fortsatt fokus på oppfyllelse av dette målkravet tas det nå inn en styringsindikator i rapporteringen knyttet til målet om hyppighet Hyppighet Iht. syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed i henhold til målkravet med god margin. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres før 14 dager har gått for å overholde kravet. Graf: Egenandelsrapportering hyppighet

10 Grafen viser at man fra februar har vært innenfor målkravet på 14 dager for innrapportering av betalte egenandeler på reiser i både NISSY og PRO. Kvalitet i egenandelsrapportering viser til at egenandelene som rapporteres inn skal være gyldige og korrekte. Dette er kravet har vært oppfylt siden januar Kompletthet i egenandelsrapportering viser til at alle gyldige egenandeler skal rapporteres. Dette er kravet har vært oppfylt siden januar Økonomirapportering God økonomistyring 15,7 % 12,7 % Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr Tall i hele 1000 Regnskap Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Driftsinntekter Inntekter tjenester % Driftsutgifter Produksjonskostnader % Innleie av personell % Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader % Driftsresultat Netto finansinntekter % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 6 % 6 % 12 % 20 % 9 % 17 % 17 % 13 % 16 % 13 % 0 Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Regnskapet pr viser et positivt kostnadsavvik på ca.10,3 mill kroner. Kommentarer til de mest sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene siden selskapet har en allokeringsmodell. Produksjonskostnader negativt avvik på 136 : Det negative avviket skyldes at det ble produsert langt flere vedtak enn budsjettert som følge av stor saksinngang i desember, som igjen gir økte portokostnader. Posten har i tillegg økt prisene på håndtering av straffeporto utover det som var budsjettert. Det er i gangsatt tiltak for å begrense avviket vedr. straffeporto. Personalkostnad positivt avvik på : Dette positive avviket fordeles som følger: av disse skyldes økning i produktivitet i driftsavdelingen som følge av arbeidet med kontinuerlig forbedring og at PRO oppleves mer stabilt og med bedre ytelse. Saksinngangen har også vært lavere enn budsjettert så langt i år.

11 De resterende skyldes vakante stillinger som er besatt senere enn planlagt. Andre personalkostnader positivt avvik 809 På grunn av prioritet og fokus på ulike arbeidsoppgaver i alle avdelinger, har kurs og seminarer blitt utsatt. I tillegg har det vært lavere kostnader knyttet til andre personalkostnader enn budsjettert. Kostnader NISSY/PRO/05515 positivt avvik : - Herav leiekostnader 272 Pasientreiser har prioritert å sikre stabilitet i systemene Nissy og Pro. Dette medfører utsettelse av planlagte utviklingsaktiviteter. Investeringene knyttet til utvikling vil derfor påløpe senere enn planlagt, noe som igjen vil føre til lavere leiekostnad enn budsjettert. - Herav drift og vedlikeholdskostnader Avviket skyldes lavere vedlikeholdskostnader PRO, da systemet ikke ble godkjent før juni Dette medførte en lavere vedlikeholdsavgift enn budsjettert og vil være et permanent mindreforbruk i Det er foreløpig mindre kjøp av konsulenttjenester vedrørende PRO og Nissy enn budsjettert, dette forventes å påløpe i Herav Lavere telefonkostnader enn budsjettert. Andre driftskostnader positivet avvik : Avviket skyldes ulike periodiseringer på øvrige poster.

12 2.9 Tilstedeværelse Tilstedeværelse 97,4 % 94,7 % Graf: Tilstedeværelse ,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Tilstedeværelse totalt Tilstedeværeselse driftsavdeling Mål 2010 Tilstedeværelse i Pasientreiser for september er 97,4 %, som er over målet på 95 %. Dette gir grønn styringsindikator. Totalt er fraværet på 2,6 %, hvor 1,7 % skyldes langtidsfravær. Tabell: Tilstedeværelse 2011 Tilstedeværelse Jan Feb Mars April Mai Juni Juli August Tilstedeværelse totalt 92,1 % 91,4 % 90,5 % 94,6 % 98,4 % 96,4 % 94,6 % 96,9 % 97,4 % Tilstedeværelse drift 93,4 % 93,3 % 89,1 % 95,4 % 98,7 % 96,5 % 93,8 % 93,8 % 94,9 %

13 2.10 Investeringer Internt Tabell: faktiske investeringer vs budsjett pr Investeringer, faktisk vs budsjett Sum investert Budsjett Fakstisk Budsjett Faktisk pr. aug. 11 IKT nytt serverrom Klargjøring av linjer Web portal AV utstyr Arkivsystem Software, Sharepoint Telefonisystem Timeregistrering IKT utstyr Inventar Inventar Flytteprosjekt Andre driftsmidler Servicedesk Implem. Lønns- og pers.portal OCR Diverse utstyrsanskaffelse SUM Selskapet har et investeringsbudsjett for 2011 med en ramme på 1,7 mill kroner. Hittil i år er det investert for kroner, og av dette er ca knyttet til sluttføring av investeringer påbegynt i Det er investert kroner så langt knyttet til implementering av OCR-teknologi i driftsavdelingen for å effektivisere arbeidsprosesser som forventes implementert siste kvartal 2011.

14 NISSY og PRO Tabell: faktiske investering vs budsjett NISSY og PRO pr Investeringer, faktisk vs budsjett 2011 Budsjett Faktisk PRO Budsjettert i Budsjettert i Ny fuksjonalitet, PRO FA Myndighetskrav, sytemendringer Hardware Innkalling og oppmøte register MinSide OCR forprosjekt SUM NISSY NISSY, funksjonell arbeidsgruppe NHN, Lovendringer etc NISSY, ytelse, stabilitet, oppgraderinger Oppgradering av kapasitet på kartsevere NISSY HW, diverse anskaffelser Tilpasninger innkallingsregisteret Primærhelsetjenesten - integrert e-rekvirering NHN, infrastruktur, oppgradering av servere SUM Som følge av at stabilitets- og ytelsesutfordringer har blitt prioritert i 2011 har det medført utsettelse av funksjonelle endringer og forsinkelser på øvrige prosjekter. I siste kvartal vil det påløpe investeringer knyttet til planlagt release i PRO og NISSY. Det estimeres at det vil bli investert for ca 5-6 mill totalt innen utgangen av 2011, dvs ca halvparten av planlagte investeringer.

15 2.11 Likviditet Tabell: Likviditetsregnskap vs. Budsjett kr kr kr kr kr kr kr kr - Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des IB Likviditetsregnskap Likviditetsbudsjett Likviditetssituasjonen er god og skyldes i hovedsak at investeringsutbetalinger kommer senere enn forutsatt, samt lavere kostnader enn budsjettert. Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak )