Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 24/10/2012

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 24/10/2012 SAK NR VIRKSOMHETSRAPPORTERING PR 30. SEPTEMBER 2012 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 30. september 2012 til etterretning. Skien, 17. oktober 2012 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 13

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Status per viser en positiv trend for alle områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: Forrige styrerapportering var per og rapporteringen per gir en gjennomgang av utviklingen for perioden august - september. For september er indikatorene for egenandelsinnrapportering og andel klager omgjort ikke rapportert da tall ikke forligger før 15. i hver mnd. Styret vil få forelagt tallene i styremøtet. Trenden med at saksinngangen ligger noe under budsjettfortsetter. Samlet for perioden august til september har det vært en saksinngang på ca saker mot budsjettert ca saker, det vil si et avvik på 9,4 %. Hittil i år er saksinngangen 4,8 % under budsjett og er på samme nivå som i Det forventes nå at saksinngangen i 2012 blir på nivå med I august har saksbehandlingstiden nasjonalt vært den høyeste hittil i 2012, med i snitt 21,5 dager. Deretter har saksbehandlingstiden vært synkende og gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid per september var 11,1 dager. Den positive utviklingen gjelder alle fire regioner og i september er det bare to pasientreisekontor som har lengre saksbehandlingstid enn målet på 14 dager. Hovedårsaken til denne variasjonen i saksbehandlingstid er ferieavviklingen ved pasientreisekontorene og at den normale reduksjonen i saksinngang i juli og august som følge av ferieavvikling hos behandlerne ikke harmonerer helt. Per er det akkumulert et positivt kostnadsavvik på 10,6 millioner kroner, det vil si 14, 2 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt 2.8. Stabiliteten for saksbehandlingssystemene har i perioden august-september vært bra. For begge systemene er det grønn indikator for september. NISSY hadde 133 minutter nedtid i august som gir gul styringsindikator. PRO har hatt grønn styringsindikator hele perioden. Omfanget av registrerte klager i forhold til antall vedtak ligger på ca 0,6 % i 2012 og vurderes som lavt. Sett i sammenheng med annen informasjon indikerer det at kvaliteten på saksbehandlingen innen enkeltoppgjør er god. Innrapportering av egenandeler for august var på 98 % som gir grønn styringsindikator. Likviditet per er god, og investeringsnivået er i henhold til budsjettet. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer August September HiÅ HIÅ 2011 Snitt saksbehandlingstid 21,5 11,1 15,1 15,0 Andel omgjorte klager 77 % 73,2 % 91 % God økonomistyring 20,5 % 22,7 % 14,2 % 12,7 % Opplevd nedetid NISSY Opplevd nedetid PRO Tilstedeværelse 95,5 % 95,2 % 94,9 % 94,7 % Egenandelsinnrapportering, hyppighet 98,0 % 97,3 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 13

3 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011/2012 vs. budsjett Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang 2011 Faktisk saksinngang 2012 Budsjettert saksinngang 2012 Saksinngangen i september ble saker, som er 11,7 % under budsjettert saksinngang. Samlet for perioden august til september har det vært en saksinngang på ca saker mot budsjettert ca saker, det vil si et avvik på 9,4 %. Hittil i år er saksinngangen 4,8 % under budsjett og ligger på samme nivå som i Saksinngangen per september 2012 er saker. For året totalt estimeres det en saksinngang på saker, som er 3,1 % under budsjettert saksinngang. Estimatet for saksinngangen i 2012 er lik faktisk saksinngang i Saksbehandlingstid August September HiÅ Snitt saksbehandlingstid 21,5 11,1 15,1 I august har saksbehandlingstiden nasjonalt vært den høyeste hittil i 2012, med i snitt 21,5 dager. Deretter har saksbehandlingstiden vært synkende og gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid per september var 11,1 dager. Den positive utviklingen gjelder alle fire regioner, og i september er det kun to pasientreisekontor som har lengre saksbehandlingstid enn målet på 14 dager Hovedårsaken til denne variasjonen i saksbehandlingstid er at ferieavviklingen ved kontorene og den normale reduksjonen i saksinngang i juli og august som følge av ferieavvikling hos behandlerne ikke helt harmonerer. Helse Vest og Helse Midt-Norge har per pasientreisekontor som fortsatt har saksbehandlingstid over 14 dager, og hvor tendensen er en økende saksbehandlingstid. Side 3 av 13

4 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per september Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Gjennomsnitt alle regioner 14,1 14,5 11,1 12,2 15,6 16,1 19,6 21,5 11,1 Helse Sør Øst RHF 12,5 13,9 7,9 5,2 11,2 11,0 17,2 19,4 8,9 Helse Vest RHF 13,9 13,1 13,8 16,1 17,5 18,3 21,1 22,9 14 Helse Midt Norge RHF 19,3 18,5 13,5 13,7 15,0 16,9 21,2 24,7 13,7 Helse Nord RHF 12,4 13,0 14,5 21,3 22,0 22,5 20,7 21,8 11,4 2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Tilleggstjenester ,6 16,7 18, ,7 12,9 10 Leverte månedsverk ,2 5,2 7 4 Bestilte månedsverk 2 0 januar februar mars april mai juni juli august september oktober Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester i 2012 pr I september ble det levert saksbehandlingstjenester tilsvarende 12,9 månedsverk til 5 forskjellige pasientreisekontor. Hittil i oktober er det bestilt 4 månedsverk til 2 pasientreisekontor. 2.5 Kvalitet i saksbehandling August HiÅ Andel omgjorte klager 77 % 73,2 % Indikatoren viser hvor mange av klagesakene som omgjøres til gunst for pasienten av pasientreisekontorene uten at klagene oversendes Fylkesmannen. Det at kontorene omgjør en klagesak til gunst for pasienten kan bety at det ikke var fattet et riktig vedtak i første instans eller at manglene dokumentasjon fra pasient er ettersendt. Side 4 av 13

5 100% % 90% 90% 80% 70% 71% 75% 69% 66% 75% 74% 79% 77% 80% 70% 60% 60% 50% 40% 30% 20% 50% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Antall omgjorte klager Antall omgjorte klager i % Mål % 0% Graf: andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til fylkesmannen Nivået på omgjorte klager har ligget stabilt rundt ca 76 % i siste tertial. Det er gjennomført kurs i omgjøring av vedtak ved Moelv og i løpet av oktober vil det sendes ut et web-basert e-læringskurs om samme tema nasjonalt. Det er variasjoner mellom kontorene og det er spesielt tre kontor som har hatt en større økning i andel omgjorte klager. Pasientreiser ANS har hatt kontakt med aktuelle kontor og disse vil bli fulgt opp videre ,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Andel reviderte saker Andel klager (innvilget+fylkesmann) Graf: Utvikling klager og reviderte saker i % av alle vedtak Av tabellen fremgår det en reduksjon i antall registrerte klager siste halvår, og per august er antall registrerte klager 0,6 % av alle vedtak. I august måned ble det totalt fattet vedtak i saker mens kun 358 av disse ble registrert påklaget. I samme periode ble 276 saker omgjort til pasientens gunst. 82 saker ble oversendt til vår klageinstans, fylkesmannen, som opprettholdt alle vedtakene. Side 5 av 13

6 2.6 IKT rapportering PRO og NISSY Sammendrag PRO August September HiÅ Opplevd nedetid PRO Minutter Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Mål 2012 Snitt 2010* Graf: Opplevd nedetid PRO Det er ikke registrert nedetid i august måned, mens det for september er registrert 75 minutter. Årsak til nedetid Dato Hendelse Konsekvens Region Varighet Utførte/planlagte tiltak 10. sept. 14. sept. 16. sept. Kjent feil i sentral infrastruktur (Sonic) trigget av ustabilitet i hovedlinje fra Telenor. Feil i mellomvare (Glassfish) Feil i server for tilgangskontroll (OpenSSO) PRO uttilgjengelig i 31 minutter. Påfølgende tregheter store deler av dagen. Alle 31 minutter PRO uttilgjengelig Alle 12 minutter PRO delvis uttilgjengelig; bruker får ikke logget inn evt. blir kastet ut Alle 32 minutter Oppgradering av sentral infrastruktur skal gjennomføres 24. oktober. Midlertidig tiltak: Aktuelle servere restartet. Programvareleverandør følges opp for permanent feilretting. Midlertidig tiltak: Aktuelle servere restartet. Programvareleverandør følges opp for permanent feilretting. Side 6 av 13

7 2.6.2 Sammendrag NISSY Det er registrert henholdsvis 133 minutter nedetid i august måned og 49 minutter i september. August September HiÅ Opplevd nedetid NISSY Minutter Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Mål 2012 Snitt 2010* Graf: Opplevd nedetid NISSY Årsak til nedetid Dato Hendelse Konsekvens Region Varighet Utførte/planlagte tiltak 29. aug. Omlegging til nye servere feilet grunnet mangelfull kommunikasjon med Sykehuspartner vedr. brannmursåpninger. Nye adresser og backup adresser fungerte ikke. NISSY uttilgjengelig Sør 133 minutter Midlertidig tiltak: Endringen ble reversert. Endringshåndtering hos driftsleverandør: Bedre kommunikasjon med eksterne leverandører samt test av adresser og brannmursåpninger før igangsettelse av endringer. Endringshåndtering er et sentralt punkt i revidert driftsavtale med driftsleverandør. 10. sept. Kjent feil i sentral infrastruktur (Sonic) trigget av NISSY uttilgjengelig i 31 minutter. Alle 31 minutter Oppgradering av sentral infrastruktur skal gjennomføres 24. oktober. Side 7 av 13

8 14. sept. ustabilitet i hovedlinje fra Telenor Mistet tilgang til hovedlinje til internett Påfølgende tregheter store deler av dagen. Treg utsendelse av turer til transportør Sørøst 18 minutter Driftsleverandør har eskalert behov for mer stabil linje hos underleverandør Telenor Annet tregheter og hendelser som ikke medførte til vesentlig produksjonstap. Brukere av NISSY og PRO erfarte varierende grad av tregheter i både august og september. Dette gjaldt blant annet under de Olympiske leker frem til og med 12. august. Inntil revidert driftsavtale med Norsk Helsenett SF foreligger er det beklageligvis ikke mulig å gi et tilstrekkelig reelt bilde av når, hvor lenge og i hvilken grad brukerne erfarer treghet i systemene. Dette som følge av: Norsk Helsenett SF er ikke forpliktet til å rapportere på treghet i dagens avtale Innrapportering av treghet og varighet er i stor grad avhengig av manuelle innrapporteringer fra brukere. Foreløpige automatiserte målinger er pilotmålinger uten satte terskelverdier. Tregheter kan skyldes utfordringer i lokal infrastruktur 2.7 Egenandelsrapportering nasjonalt August September HiÅ Egenandelsinnrapportering, hyppighet 98,0 % 97,3 % Hyppighet I henhold til syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed i henhold til forskriftskravet med god margin. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres i løpet av 14 dager for å overholde kravet. 100,0 % 99,0 % 98,0 % 97,0 % 96,0 % 95,0 % 94,0 % 93,0 % 92,0 % 91,0 % 90,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Egenandelsinnrapportering, hyppighet Mål Side 8 av 13

9 Graf: Egenandelsrapportering hyppighet Grafen viser tall for perioden til og med august, da tall for september ikke er tilgjengelige før senere i måneden. Grafer over viser at per august har det vært forhåndsregistrert innenfor målkravet på 98 %. Kvalitet i egenandelsrapportering viser til at egenandelene som rapporteres inn skal være gyldige og korrekte. Dette kravet har vært oppfylt siden januar Kompletthet i egenandelsrapportering viser til at alle gyldige egenandeler skal rapporteres. Dette er kravet har vært oppfylt siden januar Økonomirapportering August September HiÅ God økonomistyring 20,5 % 22,7 % 14,2 % Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr Tall i hele 1000 Regnskap Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Driftsinntekter Inntekter tjenester Driftsutgifter Produksjonskostnader % Innleie av personell % Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader ,2 % Driftsresultat Netto finansinntekter % Resultat etter finansposter % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 4,6 % 9,3 % 13,9 % 12 % 20 % 6 % 16 % 21 % 23 % Avvik mot prognose 5 % 9 % 13,9 % 12 % 20 % 6 % 16 % 16 % 19 % 37 % 0 % 0 % 0 % Kommentarer til de mest sentrale avvik: Regnskapet pr viser et positivt kostnadsavvik på ca.10.6 millioner kroner. Selskapet har etter hvert gått over fra oppstartsfase og over i en mer ordinær driftsfase. Denne utviklingen har trolig bidratt til at vi i 2012 har hatt en høyere turnover enn tidligere og vakansene har sammen med lavere volum skapt et positivt kostnadsavvik. Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene da Pasientreiser benytter allokeringsmodellen. Produksjonskostnader positivt avvik på 737: Side 9 av 13

10 Avviket på 18 % skyldes lavere saksinngang og lavere straffeporto enn budsjettert i perioden. Avviket forventes å ligge på dette nivået ut året. Personalkostnad positivt avvik på : Av dette avviket relateres til lavere aktivitet enn budsjettert i driftsavdelingen. I tillegg er det et positivt avvik på på andre avdelinger (fag-, IKT- og økonomi-) knyttet til høyere turnover enn forventet og vakante stillinger. Disse stillingene har ikke vært erstattet 100 % med innleide i perioden. Avskrivninger positivt avvik på 159 : Avviket på 8 % skyldes lavere avskrivninger som følge av senere investeringstidspunkt enn budsjettert, og forventes å ligge på dette nivået ut året. Trykkeritjenester positivt avvik på 622 : Det har i perioden vært lavere etterspørsel etter materiell fra behandlere i forhold til budsjettert, noe som kan skyldes at det er flere som benytter seg av elektronisk materiale. Det forventes at det vil være et positivt avvik ved årets slutt, men lavere enn 39 % som det er pr Kostnader NISSY/PRO positivt avvik : Avviket skyldes noe lavere leiekostnader for NISSY og lavere kostnader til drift av systemene. Det er budsjettert med en økning i kostnaden på ca 2 mill til drift av systemene i 2012 som følge av pågående reforhandling av driftsavtalen med Norsk Helsenett SF. Ny driftsavtale er snart ferdig forhandlet og vil ved godkjenning gi økte driftskostnader, men med effekt først fra 2013.Det forventes derfor et postivt budsjettavvik på ca 10% ved årets slutt. Andre driftskostnader positivt avvik : Avviket skyldes i all hovedsak at planlagte aktiviteter til blant annet intern revisjon, web utvikling og andre konsulentbaserte aktiviteter som ikke er igangsatt eller er noe forsinket. Det forventes et positivt avvik ved årets slutt, men det er mange viktige aktiviteter som skal gjennomføres siste kvartal slik at det er større usikkerhet knyttet til størrelsen på avviket. LEAN-prosjektet: LEAN- prosjektet inngår ikke i tabellen over. Prosjektet jobber nå mot Pasientreisekontoret ved Moelv og forventer en gjennomføring innenfor budsjett, jfr styresak Tabell: Driftsutgifter og budsjett 2013 LEAN-prosjetket 2012 Resultat hittil Budsjett hittil Gjennstående Sum driftskostnader Side 10 av 13

11 2.9 Tilstedeværelse August September HiÅ Tilstedeværelse 95,5 % 95,2 % 94,9 % Tilstedeværelsen for august og september var i snitt på 95, 3 % og har grønn styringsindikator. Totalt for september har fraværet vært 4,8 %, hvor 1,2 % skyldes langtidsfravær og 3,6 % korttidsfravær. 100,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Tilstedeværelse totalt Tilstedeværeselse driftsavdeling Mål 2012 Graf: Tilstedeværelse 2012 Tilstedeværelsen for august og september var i snitt på 95,3 % og har grønn styringsindikator. Totalt for september har fraværet vært 4,8 %, hvor 1,2 % skyldes langtidsfravær og 3,6 % korttidsfravær. Hittil i år er gjennomsnittelig tilstedeværelse 94,9 % som gir gul styringsindikator. Etter de 9 første måneder i 2011 var den totale tilstedeværelsen på 94,7% og for hele 2011 endte tilstedeværelse på 94,9%. Forutsatt like høy tilstedeværelse resten av 2012 som i 4.kvartal 2011 vil målsetningen om 95% tilstedeværelse nås. Tabell: Tilstedeværelse 2012 Tilstedeværelse Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep snitt Tilstedeværelse totalt 94,7 % 93,3 % 94,6 % 96,3 % 95,1 % 94,5 % 94,6 % 95,5 % 95,2 % 94,9 % Tilstedeværelse driftsavdeling 93,4 % 95,3 % 96,3 % 98,4 % 98,3 % 97,7 % 93,8 % 98,3 % 93,7 % 96,1 % Side 11 av 13

12 2.10 Investering Tabell: Faktisk investeringer vs. budsjett pr Investeringer, faktisk vs budsjett 2012 Budsjett Faktisk Diverse utstyrsanskaffelse SUM Tabell: Faktisk investeringer vs. budsjett NISSY og PRO pr Investeringer, faktisk vs budsjett 2012 Budsjett Faktisk PRO Ytelse, stabilitet, oppgraderinger+ datakvalitet Funksjonelle endringer Myndighetskrav, sytemendringer SUM NISSY Ytelse, stabilitet, oppgraderinger+ datakvalitet Funksjonelle endringer Myndighetskrav, sytemendringer SUM Selskapet har et investeringsbudsjett for 2012 på 9,9 mill kroner. Hittil i år er det investert for ca 4,8 millioner kroner. Det gjenstår investeringer til to releaser tilknyttet NISSY og PRO med tekniske og funksjonelle tiltak som er under utvikling. Det forventes at totale investeringer vil være innfor totalbudsjettet på 9,9 millioner kroner. Side 12 av 13

13 2.11 Likviditet Likviditetssituasjonen er god og det positive avviket skyldes i hovedsak et mindreforbruk på nesten 11 mill, ref. pkt 2.8. Det er sendt brev til eierne om dette og fra oktober er akonto-innbetalingene av likviditet fra eierne redusert. Det forventes derfor at likviditetsbeholdningen vil bli mindre frem til I tillegg er det avvik mellom kostnadsført pensjon og innbetalt premie til KLP, og enkelte større budsjetterte utbetalinger har hatt faktisk forfall etter månedsskiftet mot forventet før månedsskifte Likviditet jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Likviditetsregnskap Likviditetsbudsjett Graf: Likviditet 2012 Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak ) Side 13 av 13