Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 19/09/2012 SAK NR VIRKSOMHETSRAPPORTERING PR

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 19/09/2012 SAK NR VIRKSOMHETSRAPPORTERING PR Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31.juli 2012 til etterretning. Skien, 12. september 2012 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 13

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Samlet viser status per en positiv trend på de fleste områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Unntaket er saksbehandlingstiden som har hatt en negativ utvikling i perioden. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: Forrige styrerapportering var per og rapporteringen per gir en gjennomgang av utviklingen for perioden mai - juli. Trenden med at saksinngangen ligger noe under budsjett fortsetter. Samlet for perioden mai til og med juli har det vært en saksinngang på ca saker mot budsjettert ca saker, dvs. et avvik på 3 %. Hittil i år er saksinngangen 4 % under budsjett og er på samme nivå som i I perioden har saksbehandlingstiden vært økende og gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid per juli var 19,6 dager. Den negative utviklingen har fortsatt til medio august og det er sendt ut forvaltningsmeldinger for fem ulike pasientreisekontorer. RHF-ene er orientert om denne utviklingen gjennom eget brev, kfr kopi av dette sendt styrets medlemmer. Sammenlignet med juniaugust 2011 har snitt saksbehandlingstid vært 14% lenger i juni-august 2012, dvs. snitt 19 dager mot 16,7 dager i 2011.Det er variasjon mellom kontorenes saksbehandlingstid og noen pasienter har erfart nærmere fem ukers saksbehandlingstid i august. Kjøp av saksbehandlingskapasitet fra saksbehandlerpoolen har ligget på ca mnd.verk i juni til august. Pasientreiser ANS har hatt kapasitet til å levere flere månedsverk i perioden hvis det hadde blitt etterspurt. Fra medio august har saksbehandlingskøen blitt redusert og snitt saksbehandlingstid siste uken i august ligger på 15,4 dager. Per er det akkumulert et positivt kostnadsavvik på 7 millioner kroner, dvs 12,2 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt.2.8. Stabiliteten for saksbehandlingssystemene har i perioden mai-juli vært bra og vesentlig bedre enn første tertial. For begge systemene er det grønn indikator for hele perioden, med unntak for juni som ga rød indikator for NISSY. I juli er det ikke gjort vedlikehold eller endringer i systemene og det har bidratt til at det ikke har vært registrert nedetid. Omfanget av registrerte klager i forhold til antall vedtak ligger på ca 0,5% i 2012 og vurderes som lavt. Sett i sammenheng med annen informasjon indikerer det at kvaliteten på saksbehandlingen innen enkeltoppgjør er god. Andel omgjorte klager til brukers gunst er for juli 79 % og i hele perioden har styringsindikatoren vært gul. Innrapportering av egenandeler for juli var på 98,2 % som gir grønn styringsindikator. I mai og juni har indikatoren vært gul. I tråd med styresak nr skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen. Denne rapporteringen følger under punkt Side 2 av 13

3 2.1 Sammendrag Styringsindikatorer Styringsindikatorer og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011/2012 vs. budsjett Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang 2011 Faktisk saksinngang 2012 Budsjettert saksinngang 2012 Saksinngangen i juli ble saker, som er 1,7 % under budsjettert saksinngang. Samlet for perioden mai til og med juli har det vært en saksinngang på saker mot budsjettert saker. Hittil i år er saksinngangen 4 % under budsjett. Det største avviket mellom budsjettert og faktisk saksinngang finner vi i mai på 12 %. Saksinngangen per juli 2012 er saker. Sammenlignet med samme periode i 2011 var saksinngangen saker, som kun er et avvik på 615 saker. Side 3 av 13

4 2.3 Saksbehandlingstid Styringsindikator Snitt saksbehandlingstid 19,6 14,7 Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utviklingen for perioden og på landsbasis er gjennomsnittlig saksbehandlingstid økt til 19,6 dager. Saksbehandlingstiden har hatt en videre negativ utvikling i august med 21,5 dager gjennomsnittelig. Starten av september gir umiddelbart et bedre bilde og gjennomsnittelig saksbehandlingstid ligger så langt på ca 15 dager. Det er noen pasientreisekontor som har vesentlig lengre saksbehandlingstid enn målet på 14 dager i store deler av perioden og det er sendt ut forvaltningsmelding knyttet til fem ulike pasientreisekontor. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per juli 2012 Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Gjennomsnitt alle regioner 14,1 14,5 11,1 12,2 15,6 16,1 19,6 Helse Sør Øst RHF 12,5 13,9 7,9 5,2 11,2 11,0 17,2 Helse Vest RHF 13,9 13,1 13,8 16,1 17,5 18,3 21,1 Helse Midt Norge RHF 19,3 18,5 13,5 13,7 15,0 16,9 21,2 Helse Nord RHF 12,4 13,0 14,5 21,3 22,0 22,5 20,7 2.4 Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester i 2012 pr Tilleggstjenster ,6 16,7 18, ,0 10, ,3 5,2 7,0 2 0 Januar Februar Mars April Mai Juni August I juli ble det levert 16,7 månedsverk saksbehandlingstjenester til syv forskjellige pasientreisekontor og i august var det levert 18,8 månedsverk til åtte kontorer. 2.5 Kvalitet i saksbehandling Side 4 av 13

5 Styringsindikator Andel omgjorte klager 79 % 72,6 % Indikatoren viser hvor mange av klagesakene som omgjøres til gunst for pasienten av pasientreisekontorene uten at klagene oversendes Fylkesmannen. Det at kontorene omgjør en klagesak til gunst for pasienten kan bety at det ikke var fattet et riktig vedtak i første instans. Graf: andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til fylkesmannen 100% % 80% 75% 75% 74% 71% 69% 70% 66% 79% 60% 50% 50% 40% 30% 20% Januar Februar Mars April Mai Juni Antall omgjorte klager Mål 2012 Målingene for mai, juni og juli på henholdsvis 75 %, 74 % og 79 % viser en liten økning i antall saker som har blitt omgjort til gunst for pasienten. Vi avventer ytterligere tiltak slik at vi kan se utviklingen etter at de planlagte kurset i omgjøring av vedtak er gjennomført i hele landet. Det er variasjoner mellom kontorene og det er spesielt tre kontor som har hatt en større økning i andel omgjorte klager. Pasientreiser ANS har hatt kontakt med aktuelle kontor og disse vil bli fulgt opp videre. Graf: Utvikling klager og reviderte saker i % av alle vedtak ,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Januar Februar Mars April Mai Juni Andel reviderte saker Andel klager (innvilget+fylkesmann) Av tabellen fremgår det en reduksjon i antall registrerte klager siste halvår, og per juli er antall registrerte klager 0,6 % av alle vedtak. Side 5 av 13

6 I juli måned ble det totalt fattet saker mens kun 317 av disse ble påklaget. I samme periode ble 250 saker omgjort til pasientens gunst. 67 saker ble oversendt til vår klageinstans, fylkesmannen, som opprettholdt alle våre vedtak. 2.6 IKT rapportering PRO og NISSY Sammendrag PRO Styringsindikator Opplevd nedetid PRO 0 69 Det er registrert henholdsvis 55 nedetid i mai måned og 110 i juni. I juli er det ikke rapportert nedetid. Årsak til nedetid Dato Hendelse Konsekvens Region Varighet Utførte/planlagte tiltak 3. mai Kjent feil på sentral infrastruktur, Sonic PRO uttilgjengelig for saksbehandling Moelv Helse Sør-Øst 45 Feilen vil bli utbedret ved planlagt Sonic oppgradering i 16. mai 4..juni 6. juni 12. juni Tregheter/nedetid Kjent feil på sentral infrastruktur, Sonic Nattlig databasebackup restartet på dagtid For mye datatrafikk mot enkelte servere PRO uttilgjengelig for saksbehandling Helse Nord 10 PRO uttilgjengelig Alle 48 PRO uttilgjengelig Alle 32 PRO uttilgjengelig Alle 30 oktober Sammenfalt med tregheter i NISSY. Vurdere gjennomføring av identifiserte tekniske tiltak for å separere NISSY og PRO ytterligere. Feilen vil bli utbedret ved planlagt Sonic oppgradering i oktober Rutinefeil driftsleverandør Vurdere mer effektiv lastfordeling mellom sentrale servere Side 6 av 13

7 2.6.2 Sammendrag NISSY Styringsindikator Opplevd nedetid NISSY Det er registrert henholdsvis 45 nedetid i mai måned og 207 i juni. I juli er det heller ikke for NISSY registrert nedtid. Årsak til nedetid Dato Hendelse Konsekvens Region Varighet Utførte/planlagte tiltak 22. mai Feil i planleggingsmodul juni Store forsinkelser i utsendelse av bestillinger til transportører 6. juni Databaseserver gikk ned, benyttet for lang tid til å hente seg inn igjen. Reiser ikke tilgjengelig for enkelte brukere Dersom feilen ikke hadde blitt utbedret innen frist ville enkelte pasienter kunne ha stått uten transport. NISSY uttilgjengelig Enkelte brukere i Helse Sør- Øst Alle 192 Alle 15 Feilårsak ukjent, men løst ved omstart av enkelte servere Feilen ble utbedret samme ettermiddag og alle planlagte turer ble bestilt hos transportør innen avtalt frist. Vurdere ytterligere optimalisering av kode, samt bedre overvåkning av hardware. Vurdere ulike failover løsninger Hendelser som ikke medførte vesentlige produksjonstap Feil i NHN Folkeregistertjeneste 29. mai og 16. juni på henholdsvis 80 og 137 resulterte også i utfordringer i NISSY. Pasienttransport ble rekvirert til pasienter uten sikkert å kunne identifisere pasientens identitet mot NHN Folkeregister Utførte og planlagte tiltak i NISSY og PRO Utførte og planlagte tiltak er kort beskrevet i tabellene over. Det er forventet at tiltak identifisert etter teknisk gjennomgang av systemene vil forbedre stabilitet og ytelse i systemene. Flere av tiltakene vil iverksettes i løpet av høsten I tillegg forventes det at reforhandlet driftsavtale med Norsk Helsenett SF vil gi Pasientreiser ANS en forbedret driftstjeneste i form av blant annet forsterket overvåkning, målbarhet, organisering (kompetanse, rutiner, prosesser, rapportering), samt økte krav om tilgjengelighet og løsningstid. Reforhandlingsprosessen pågår p.t. Side 7 av 13

8 Annet Nye programvareversjoner av NISSY og PRO ble satt i produksjon henholdsvis, 31. mai og 25. juni. De nye versjonene er primært funksjonelle versjoner der innholdet er prioritert og kravstilt i samarbeid med de funksjonelle arbeidsgruppene for NISSY og PRO. Med unntak av enkelte programvarefeil og noe treghet ble det meldt om stabil drift etter begge produksjonssettinger. Alvorlige feil etter produksjonssetting ble utbedret i påfølgende hasteendringer Egenandelsrapportering nasjonalt Styringsindikator Egenandelsinnrapportering, hyppighet 98,2 % 97,2 % Hyppighet I henhold til syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed i henhold til forskriftskravet med god margin. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres i løpet av 14 dager for å overholde kravet. Graf: Egenandelsrapportering hyppighet 100,0 % 99,0 % 98,0 % 97,0 % 96,0 % 95,0 % 94,0 % 93,0 % 92,0 % 91,0 % 90,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Egenandelsinnrapportering, hyppighet Mål Grafen viser at man i juli har forhåndsregistrert innenfor målkravet på 98%. Andelen i mai og juni går ned grunnet noe nedtid i NISSY. Nedtid i systemene fører til at saker må etterregistreres manuelt. Vi har dialog med pasientreisekontorene som rapporterer at de etterregistrerer rekvisisjoner innen 14 dager. Kvalitet i egenandelsrapportering viser til at egenandelene som rapporteres inn skal være gyldige og korrekte. Dette kravet har vært oppfylt siden januar Kompletthet i egenandelsrapportering viser til at alle gyldige egenandeler skal rapporteres. Side 8 av 13

9 Dette er kravet har vært oppfylt siden januar Økonomirapportering Styringsindikator God økonomistyring 18,2 % 12,2 % Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr Tall i hele 1000 Regnskap Januar Februar Mars April Mai Juni Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Driftsinntekter Inntekter tjenester Driftsutgifter Produksjonskostnader % Innleie av personell % Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader ,2 % Driftsresultat Netto finansinntekter % Resultat etter finansposter % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 4,6 % 9,3 % 13,9 % 12 % 20 % 6 % 18 % Avvik mot prognose 5 % 9 % 13,9 % 12 % 20 % 6 % 18 % 50 % 0 % 0 % 0 % Regnskapet pr viser et positivt kostnadsavvik på ca. 7 millioner kroner. Kommentarer til de mest sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene da Pasientreiser benytter allokeringsmodellen. Produksjonskostnader positivt avvik på 656: Avviket skyldes lavere saksinngang og lavere straffeporto enn budsjettert i perioden. Personalkostnad positivt avvik på : Av dette avviket relateres1 480 til lavere aktivitet enn budsjettert i driftsavdelingen. I tillegg er det et positivt avvik på på andre avdelinger (fag-, IKT- og økonomi-) knyttet til turnover og vakante stillinger som er under rekruttering. Disse stillingene er ikke erstattet 100 % med innleie i perioden. Avskrivninger positivt avvik på 124 : Lavere avskrivninger som følge av senere investeringstidspunkt enn budsjettert. Trykkeritjenester positivt avvik på 338 : Det har i perioden vært lavere etterspørsel etter materiell fra behandlere i forhold til budsjettert, som kan skyldes at det er flere benytter elektronisk materiale. Kostnader NISSY/PRO positivt avvik : Avviket skyldes noe lavere leiekostnader for NISSYog lavere kostnader til drift av systemene. Det er budsjettert med en økning i kostnaden til drift av systemene i 2012 som følge av pågående Side 9 av 13

10 reforhandling av driftsavtalen med Norsk Helsenett SF. Ny driftsavtale er snart ferdig forhandlet og vil ved godkjenning gi økte driftskostnader. Under forutsetning av enighet vil styret få forelagt seg ny driftsavtale i styremøte i oktober. Andre driftskostnader positivt avvik 1 646: Avviket skyldes i all hovedsak planlagte og budsjetterte kostnader til blant annet intern revisjon, web utvikling og andre konsulentbaserte aktiviteter som ikke er igangsatt. LEAN- prosjektet inngår ikke i tabellen over. Prosjektet leverer imidlertid ihht budsjett, kfr styresak Estimat for året Basert på regnskap og slik utfordringsbildet er pr 31.07, er det overveiende sannsynlig at driftskostnadene for året vil ende med et positivt avvik. Avviket er estimert til ca. 10 mill. kroner Tilstedeværelse Styringsindikator Tilstedeværelse 94,6 % 94,7 % Graf: Tilstedeværelse 2012 Tilstedeværelse i Pasientreiser for juli 2012 har gul styringsindikator med 94,6 %. Totalt er fraværet 5,4 %, hvor 3,5 % skyldes langtidsfravær og 2,1 % korttidsfravær. Hittil i år er gjennomsnittelig tilstedeværelse 94,7 % og sammenlignet med samme periode i 2011 var den totale tilstedeværelsen 93,2 %. Tabell: Tilstedeværelse 2012 Tilstedeværelse Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul snitt Tilstedeværelse totalt 94,7 % 93,3 % 94,6 % 96,3 % 95,1 % 94,5 % 94,6 % 94,7 % Tilstedeværelse driftsavdeling 93,4 % 95,3 % 96,3 % 98,4 % 98,3 % 97,7 % 93,8 % 96,2 % Side 10 av 13

11 2.10. Mellomrapportering av oppdragsdokumentet I tråd med styresak nr skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen i septembermøtet. Nedenfor følger denne midtveisrapporten. Endelig rapportering skjer gjennom Årlig melding for Oppfølging av oppdragsdokument 2012 Kap. Beskrivelse av oppgave i oppdragsdokument Oppfølging/status 2 Overordnede styringsbudskap Våre prosjekter relateres til dette. Oppgaver operasjonaliseres med dette som utgangspunkt. Kapasitetsvurdering relateres til HF-enes planer for endringer i behandlingskapasitet. Selskapets systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen er gjennomgått av internrevisjonen med få pålegg om forbedringer som alle utkvittert. En del av vårt samfunnsansvar er å sikre likebehandling og kvaltet innen reiseplanlegging og oppgjør. Lik mulighet til behandling uavhengig av bosted og funksjonalitet. Det er igangsatt ulike tiltak. Tiltak for å sikre likebehandling og kvalitet: Opplæringsaktiviteter med fokus på klagesaksbehandling og skjønnsutøvelse Ny nasjonal veileder er implementert for fortolkning av regelverket Nasjonal kartlegging av praksis. Fokus på riktige vedtak i 1. instans ved gjennomføring av kvalitetskontroll av vedtaksbrev og brukerundersøkelser. Det planlegges en temasak for styret hvor utfordringer knyttet til lik praksis presenteres. Det er utfordringer knyttet til samhandlingen med pasientreisekontorene, uklare ansvars- og myndighetsforhold, pasienters rettssikkerhet contra økonomi på det enkelte kontor. Fokus på at internett og intranett er oppdatert og info der er tydelig og tilpasset den enkelte målgruppe. Arbeid med å sende reiseregningsskjema elektronisk er igangsatt. 3a Videreføring av relevante krav og mål Tjenesteleveranser skjer ihht SLA-avtale. Halvårlig driftsmøte med RHF og HF avholdt juni uten vesentlige påpekninger. Virksomhetsrapportering til styret skjer regelmessig. I den grad det kommer henvendelser fra tilsynsmyndigheter, blir disse prioritert. Det er eksempelvis opprettet kontakt med Statens Helsetilsyn på et overordnet nivå. Side 11 av 13

12 3b Helhetlig opplegg for god virksomhetsstyring Etablert opplegg gjennomgått av internrevisjonen 2011 med forslag om enkelte forbedringspunkter. Disse er innarbeidet og fremlagt for styret. Sluttrapport for vedtatt tiltaksplan fremlegges 19.sept. Risikovurderinger fremlegges for styret to ganger pr år, senest i april c Innsyn og internrevisjon Styret har vedtatt plan for internrevisjon i selskapet for 2012 og denne er under gjennomføring. Rapporter ag handlingsplaner for gjennomførte revisjoner er fremlagt for styret. 3d 3e Oppfølging av eierskapsmeldingen Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Kravene som følger av regjeringens eierskapspolitikk og Riksrevisjonens lederlønnsundersøkelse er gjennomgått i selskapets ledergruppe. Det er iverksatt egne tiltak opp mot selskapets samfunnsansvar, noe styret tidligere er orientert om. Oppdragsdokumentet fastslår at det skal utarbeides en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår. Utgangspunktet er bestemmelser i allmennaksjeloven og regnskapsloven om godtgjøring til ledende ansatte. Pasientreiser ANS har for regnskapsårene 2009, 2010 og 2011 gjennom note i regnskapet rapportert på lønn og andre vilkår for administrerende direktør som er eneste direktør i Pasientreiser ANS. Tilsvarende praksis er benyttet f eks ved Sørlandet sykehus og i Luftambulansen der det er adm dir/daglig leders vilkår som fremgår av regnskapets noter. Fra regnskapsåret 2012 vil Pasientreiser ANS i tillegg utarbeide en erklæring om adm dirs ansettelsesvilkår. Erklæringen vil bli tilpasset kravene i allmennaksjeloven. 3f Tiltak på personalområdet Innen personalområdet arbeides det i 2012 spesielt med etablering av konsept for kompetanseutvikling og lederstøtte, samt at det i 2012 er etablert overenskomster med Fagforbundet og SAN. 3g Økonomisk langtidsplan Arbeidet med økonomisk langtidsplan er påbegynt og henhold til plan. Denne skal være en del av planedelen i årlig melding for h 3i Videreutvikling av samarbeidsformer og møtearenaer Regelverksforenklinger innenfor pasientreiseområdet Det igangsettes høsten 2012 et arbeid for å se på samhandlingen i de ulike FA gruppene for å forbedre rutiner og prosesser. Dette arbeidet gjøres sammen med en revidering av SLA. Innspill til HOD fra Pasientreiser ANS ble oversendt i mai etter forutgående utsjekk mot RHF-ene i tråd med oppdragsdokumentets krav. Supplerende opplysninger ble sendt primo september. 4 Krav til aktivitet i 2012 Arbeidet med årsrapport koordineres av kommunikasjon. Arbeidet påbegynnes høsten Rapportering til kundene skjer gjennom det halvårlige driftsmøtet for SLA. Se punkt 3a om løpende rapportering. Side 12 av 13

13 5 Finansiering eiernes bevilgning for 2012 Finansieringsmodellen for 2012 er den samme som for Per er det et positivt budsjettavvik på 12 %, og rapportering av dette skjer fortløpende gjennom virksomhetsrapportering. 6 Rapportering til eierne Rapporterer til eierne i årlig melding innen Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier (ref.styresak ) Side 13 av 13