Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/09/2013. SAK NR Virksomhetsrapportering pr 31.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret 23/09/2013 SAK NR Virksomhetsrapportering pr 31. juli 2013 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31.juli 2013 til etterretning. Skien, 16. september 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 15

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: Forrige styrerapportering var per og rapporteringen per gir en gjennomgang av utviklingen for perioden mai til juli. I møte vil det bli fremlagt oppdaterte tall for august. I peioden mai til og med juli har det vært en saksinngang på saker mot budsjett saker. Sammenlignet med faktisk saksinngang per juli 2012 er det en redusjon på 0,7% hittil i Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling i perioden. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for mai er 19,9 dager, for juni 16,2 og for juli 16,8 dager. Dette gir gul styringsindikator. Andel omgjorte klager til klagers gunst hos fylkesmannen for 1.halvår 2013 er 11,8 % og sier noe om kvaliteten på vedtakene. Dette gir grønn styringsindikator. Per viser regnskapet et akkumulert overskudd på 3,7 mill kroner. Dette representerer et positivt kostnadsavvik på 1,5 mill kroner, det vil si 2,8 % mot budsjett. Avviket er forklart under punkt 2.7. Stabiliteten for saksbehandlingssystemene har i perioden mai-juli vært bra. For begge systemene er det grønn indikator for hele perioden, med unntak av mai, som ga gul indikator for NISSY. Tilstedeværelsen i perioden mai-juli er noe lavere enn tidligere i år og gir gul styringsindikator. Se punkt 2.8. I tråd med styresak nr skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen. Denne rapporteringen følger under punkt Sammendrag styringsindikatorer Styringsindikator Mai13 Jun13 Jul13 Hittil i år Snitt saksbehandlingstid i dager 19,9 16,2 16,8 18,9 Andel omgjorte klager av Fylkesmannen 11,8 % 11,8 % 11,8 % 11,8 % God økonomistyring - avvik mot budsjett 6,4 % -1,8 % 7,9 % 2,8 % Oppetid NISSY 98,4 % 99,9 % 99,7 % 99,4 % Oppetid PRO 99,5 % 99,5 % 99,8 % 99,5 % Tilstedeværelse 95,7 % 93,9 % 92,3 % 93,0 % Medarbeidertilfredshetsundersøkelse 5,0 5,0 5,0 5,0 Styringsindikatorer og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 15

3 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2013 vs. budsjett Samlet for perioden mai til og med juli har det vært en saksinngang på saker mot budsjettert saker. Sammenlignet med faktisk saksinngang per juli 2012 er det en reduksjon med 0,7 % hittil i Det er budsjettert med en saksinngang på for Saksbehandlingstid Styringsindikator Mai13 Jun13 Jul13 Hittil i år Snitt saksbehandlingstid i dager 19,9 16,2 16,8 18,9 Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling i perioden, og på landsbasis har saksbehandlingstiden gått ned til 16,8 dager i juli. Det er imidlertid ingen regioner som har levert en gjennomsnittlig månedlig saksbehandlingtid på under 14 dager inntil juli i år. Sammenlignet med de første 7 mnd i 2012 har saksbehandlingstiden i snitt økt med 4,7 dager hittil i 2013 til 18,9 dager. Saksbehandlingstiden varierer fra 10,2 til 30,8 dager mellom pasientreisekontorene i juli. To kontorer har saksbehandlingstid på over 21 dager i juli, det vil si rød indikator. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling iht. SLA i perioden. Side 3 av 15

4 Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Gjennomsnitt alle regioner 25,0 19,7 16,6 18,1 19,9 16,2 16,8 Helse Sør Øst RHF 25,6 20,0 15,9 17,9 20,2 14,5 16,0 Helse Vest RHF 19,8 18,8 15,9 16,2 16,4 15,9 18,0 Helse Midt Norge RHF 26,3 22,8 19,1 20, ,1 20,6 Helse Nord RHF 27,0 17,4 16,3 18,1 21,3 14,7 14,7 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Pasientreiser ANS har levert vesentlig mer saksbehandlingstjenester hittil i år sammenlignet med samme periode i Til tross for dette registreres det at saksbehandlingstiden nasjonalt er høyere i 2013 enn i 2012, ref kommentar under pkt 2.3 Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester og bestilte i august For august ble det bestilt 11 månedsverk fra fem pasientreisekontor og flertallet av disse har en saksbehandlingstid utover 14 dager. Side 4 av 15

5 Graf: saksbehandlingstid per pasientreisekontor i juli og bestilte tilleggstjenester i august. 2.5 Kvalitet i saksbehandlingen Styringsindikator 1.halvår 2013 Andel omgjorte klager av Fylkesmannen 11,8 % Målsetningen er å sikre god kvalitet på de vedtak som fattes og sikre lik praksis på nasjonalt nivå. Retten til å klage er lovfestet i pasient- og brukerrettighetsloven 7-2. Bestemmelsen fastsetter at pasienten må fremlegge en formell klage. Fylkesmannen er klageinstans. Klagemuligheten styrker pasientenes rettssikkerhet ved at vedtak kan etterprøves av et klageorgan. En korrekt og grundig behandling i første instans er den viktigste rettsikkerheten for pasienten, da erfaringen viser at ikke alle benytter seg av klageretten. Når pasienten har påklaget et vedtak og pasientreisekontoret etter en ny vurdering av saken ikke endrer vedtaket skal sakens dokumenter sendes til fylkesmannen for vurdering. Fylkesmannen kan omgjøre vedtak som er fattet av pasientreisekontorene. KPI`en på området måler hvor stor andel av klagesakene som omgjøres hos fylkesmannen. Målet er at mindre enn 20 % av klagene skal omgjøres hos fylkesmannen. Tallene for 2012 viser at 13,7 % av klagene ble omgjort av fylkesmannen til klagers gunst. Frem til ble 11,8 % av klagene omgjort av fylkesmannen til klagers gunst. Side 5 av 15

6 2.6 IKT rapportering PRO og NISSY Oppetid PRO Styringsindikator Mai13 Jun13 Jul13 Hittil i år Oppetid PRO 99,5 % 99,5 % 99,8 % 99,5 % Hittil i år er man innenfor målet om 99,3% oppetid i PRO. Graf: Oppetid i PRO Oppetid NISSY Styringsindikator Mai13 Jun13 Jul13 Oppetid NISSY 98,4 % 99,9 % 99,7 % 99,4 % Hittil i år er man innenfor målet om 99,3% oppetid i NISSY. Graf: Oppetid i NISSY 2013 Hittil i år Side 6 av 15

7 2.6.3 Annet tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap Det har i perioden vært noen tregheter i PRO. Problemet ser ut til å være størst i helseregion Vest. Tregheter i NISSY forplanter seg til PRO. Locus og Norsk Helsenett har avdekket noen mulige årsaker som vil bli forsøkt rettet og testet de neste to ukene En systemsvikt i PRO førte til at noen søknader om refusjon av reiseutlegg ikke ble importert etter skanning. De fleste sakene dette gjelder ble mottatt i månedsskiftet mai/juni 2013, men ved nærmere analyser ble det også funnet noen saker fra I dialog med pasientreisekontorene ble det avtalt dato for overføring og rutiner for hvordan sakene deretter skulle behandles. Disse sakene ble importert og deretter behandlet i uke 31. Preventive tiltak som er iverksatt er overvåking av områdene der det ble funnet saker. I tillegg til dette vil dagens prosess bli gjennomgått for å se om det skal iverksettes ytterligere tiltak. Det har i perioden vært noen tregheter i NISSY. Årsaken til treghetene er ikke funnet på tidspunktet for ferdigstillelse av saken, men Locus og NHN har avdekket noen mulig årsaker som vil bli forsøkt rettet og testet i uke 37 og 38. SMS løsningen i NISSY var nede i to uker i mai. Dette er en manuell sms løsning som brukes av enkelte kontorer. Nedetiden var ikke virksomhetskritisk da det kun var sms tjenesten som var nede. NISSY fungerte normalt i hele perioden Utførte og planlagte tiltak i NISSY og PRO Utførte og planlagte tiltak er kort beskrevet i og NISSY 4.3 ble produksjonssatt helgen 31.mai til 2.juni. Produksjonssettingen var vellykket og systemet tilgjengelig for brukerne til avtalt tid. Side 7 av 15

8 2.7 Økonomirapportering Styringsindikator Mai13 Jun13 Jul13 Hittil i år God økonomistyring - avvik mot budsjett 6,4 % -1,8 % 7,9 % 2,8 % Resultat nasjonale oppgaver REGNSKAP Jan13 Feb13 Mar13 Apr13 Mai13 Jun13 Jul13 Resultat HiÅ Budsjett HiÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester % DRIFTSUTGIFTER Produksjonskostnader % Innleie av personell Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum Driftskostnader ,8 % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER Tabell: Resultat per Tall i hele I henhold til revidert budsjett i sak styres det mot et positivt resultat på 6 millioner kroner. Regnskapet pr viser et positivt budsjettavvik på resultat på 1,5 mill. Regnskap er justert fra og med mars for prosjektet Mine pasientreiser. Kommentarer til de mest sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 15%/460 : Avviket skyldes noe lavere saksinngang, lavere straffeporto og porto i perioden samt noe høyere produktivitet enn budsjettert. Personalkostnader positivt avvik på 1,78%/446 : Avviket skyldes noe lavere kursaktivitet enn budsjettert, samt noen periodiseringsavvik. NISSY/PRO/05515 positivt avvik på 8%/840 : Avviket skyldes reduksjon i driftsavtalen med Norsk Helsenett AS. I tillegg skyldes avviket periodiseringsavvik. Andre driftskostnader positivt avvik på -3%/-268 : Avviket skyldes utgifter til konsulent i prosjektet Mine pasientresier. KF-prosjektet i Helse Sør-Øst inngår ikke i tabellen over og rapporteres særskilt til styret. Side 8 av 15

9 2.8 Tilstedeværelse Styringsindikator Mai13 Jun13 Jul13 Hittil i år Tilstedeværelse 95,7 % 93,9 % 92,3 % 93,0 % Graf: Tilstedeværelse 2012 og juli 2013 *Tilstedeværelsen for januar er justert på grunn av noen etterregistereringer. Generelt er sykefraværet i andre kvartal redusert, selv om noe av langtidsfraværet vedvarer i perioden mai til juli. Langtidsfraværet følges opp tett i samarbeid med bedriftshelsestjenesten, fastlege og NAV, og det tilrettelegges for de graderte sykemeldte. Ikke noe av fraværet er arbeidsrelatert. Egenmeldt fravær i perioden mai juli er ubetydelig, på under 1%. I juli er tilstedeværelsen prosentvis noe lavere på grunn av ferieavvikling. Jan13 Feb13 Mar13 Apr13 Mai13 Jun13 Jul13 Tot13 Tilstedeværelse totalt 90,8 % 89,9 % 94,3 % 94,2 % 95,7 % 93,9 % 92,3 % 93,0 % Tilstedeværelse drift 89,2 % 86,0 % 91,2 % 90,0 % 91,6 % 88,1 % 87,8 % 89,1 % Tabell: Tilstedeværelse 2013 Side 9 av 15

10 2.9 Mellomrapportering av oppdragsdokumentet I tråd med styresak nr skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen i septembermøtet. Nedenfor følger denne midtveisrapporten. Endelig rapportering skjer gjennom Årlig melding for Oppfølging av oppdragsdokument 2013 Kap. Beskrivelse av oppgave i oppdragsdokument 2 Overordnede styringsbudskap skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre kvalitativt gode spesialisthelsetjenester, bærekraftig utvikling, godt omdømme og oppslutning om offentlige helsetjenester. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. Styret har ansvar for at tiltak for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet følges opp. Oppfølging/status Ved utarbeidelse av strategiplan er tatt utgangspunkt bl.a. i føringer fra HOD og eier i oppdragsdokumentet. Det er etablert en egen gruppe for å sikre implementering av miljøsertifisering i samsvar med ISO Ledelsen har også valgt å inkludere samfunnsansvar i dette arbeidet. Fire områder prioriteres i 2013/2014: Papir og forbruk, transport, returordninger og innkjøp. Styret vil bli forelagt en plan for implementering høsten Tilbud om opplæringsaktiviteter innenfor regelverket tilpasses behov hos det enkelte PRK Nasjonal veileder videreutvikles for å sikre at den er et best mulig hjelpemiddel ved saksbehandling og for å sikre lik nasjonal praktisering av regelverke Nasjonal kartlegging av praksis gjennomføres årlig. Fokus på at internett og intranett er oppdatert og info der er tydelig og tilpasset den enkelte målgruppe. 3a Videreføring av relevante krav og mål I den grad det kommer henvendelser fra tilsynsmyndigheter, blir disse prioritert. 3b Internkontroll og risikostyring Internkontroll følges opp løpende i selskapet og som en del av halvårlig ledelsens gjennomgang. Plan for gjennomgang av internkontroll 2. halvår ble fremlagt for styret i juni Risikovurderinger fremlegges for styret to Side 10 av 15

11 ganger pr år, senest i april Neste milepæl er oktober c Innsyn og internrevisjon Styret har vedtatt plan for internrevisjon i selskapet for 2013 og denne er under gjennomføring. Rapporter og handlingsplaner for gjennomførte revisjoner er fremlagt for styret. 3d Ledelse skal legge til rette for at ledere har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Ledelse på alle nivå skal legge til rette for systematisk kvalitets-, pasientsikkerhets- og HMS-arbeid. Pasientreiser ANS utvikler i 2013 en lederplattform som skal bidra til en felles forståelse for utfordringer og krav til ledelse av selskapet. Selskapet legger til rette for at ledere har nødvendig kompetanse og støtte ved følgende tiltak: systematiske tilbakemeldinger via 360 graders feedback ledersamlinger for blant annet å sikre felles forståelse av lederplattformen coaching og trening knyttet til utvikling av lederferdigheter mulighet for kurs innen ledelse verktøykasse som HR-støtte ved rekruttering og utvikling av medarbeidere, samt avslutning av arbeidsforhold 3e Tilsettingsforhold skal delta i utvikling av kunnskapsgrunnlaget og samarbeide om tiltak for å øke andelen faste stillinger og redusere bruken av deltid i samarbeid med tillitsvalgte og arbeidstakerorganisasjoner. Selskapet har drøftinger med tillitsvalgte angående bruk av midlertidige stillinger og innleide vikarer. Det er kun 1 tilsatt i fast deltidsstilling (80%). 3f Bierverv og avtaler med private skal ha retningslinjer og systemer for rapportering og kontroll av ansattes bierverv. Det forutsettes at eventuelle brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler m.v., blir fulgt opp av som arbeidsgiver. Retningslinjer for bierverv er nedfelt i arbeidsavtaler og etiske retningslinjer. Det er en rutine for rapportering via Personalportalen. Det finnes ingen registrerte bierverv pr. d.d. I løpet av høsten planlegges etablert en rutine for rapportering og kontroll av ansattes bierverv. Side 11 av 15

12 3g Oppfølging av arbeidsmiljøloven skal etablere gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. skal samarbeide med de regionale helseforetakene. Selskapet har utarbeidet retningslinjer i personalhåndboken og internkontrollsystemet for å forebygge brudd på arbeidsmiljøloven. Retningslinjene er kjent for både ledere og medarbeidere. Ledere, tillitsvalgte og verneombud har også godkjent opplæring innen HMS. Selskapet har rutiner for melding av avvik via internkontrollsystemet. Alle avvik som blir meldt om brudd på arbeidsmiljøloven blir behandlet i AMU. Overtidslister sjekkes månedlig, og bruk av overtid blir også drøftet med tillitsvalgte. Det er hittil i 2013 ikke registrert avvik med brudd på arbeidsmiljøloven 3h Mangfold og likestilling I Meld. St. 13 ( ) Aktivt eierskap - norsk statlig eierskap i en global økonomi omtales mangfold og likestilling som en del av samfunnsansvaret. skal være kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. Selskapet har en avtale om inkluderende arbeidsliv hvor et av delmålene er tilrettelegging og arbeidstrening for arbeidstakere med funksjonsbegrensinger. Selskapet har som resultat av en bevisst tilsettingspolitikk i dag personer med bakgrunn fra ca. 20 forskjellige nasjoner. Arbeidet med å sertifiseres i henhold til miljøstandarden ISO er godt i gang og forventes ferdigstilt i løpet av Selskapet har 63 % kvinnelige ansatte, og ledergruppen i selskapet består av 2 kvinner og 4 menn. 3i Kartlegging og rapportering i spesialisthelsetjenesten skal bidra til kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten. Det vil bli gjort ved ev. bestilling fra RHF. Side 12 av 15

13 3j Lønnsutvikling skal bidra til moderasjon i lederlønningene og skal være kjent med og følge retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper av 31. mars I samarbeid med tillitsvalgte ble det våren 2013 utarbeidet lønnspolitiske retningslinjer for selskapet. Et eget avsnitt omhandler lederlønninger hvor det refereres til Meld.St. 13 ( ) om Aktivt Eierskap. Det er også presisert at lønnsbetingelsene skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende. Lønnsoppgjøret for ledere ble i 2013 moderat. Lønn og ansettelsesvilkår til Adm. direktør og ledergruppen er spesifisert og kommentert i noter til regnskap k Forenklet oppgjørsordning for pasientreiser Mandat forprosjekt Mine pasientreiser er godkjent av styringsgruppen og ADmøtet. Prosjektet følger fastlagt plan. 3l Økonomisk langtidsplan skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2013, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. Arbeidet med økonomisk langtidsplan pågår og vil inngå som en del av plandelen i årlig melding for Krav til aktivitet 2013 Aktivitetskrav for 2013 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom og de regionale helseforetakene, delavtaler mv. Selskapets aktivitet er så langt i år iht budsjett. 5 Finansiering eiernes bevilgning for 2013 Pasientreisers oppgaver er inndelt i tre kategorier: Som følge av kjøp av NISSY og PRO fra Side 13 av 15

14 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester For 2013 er det besluttet å fortsette bruken av en allokeringsmodell for kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3 tjenester. Allokeringsmodellen skal legge til grunn faktisk volum i Norsk Helsenett SF, er selskapets finansieringsmodell og budsjett etter avtale med RHF-økonomidirektørene justert for Det er iht. vedtak lagt inn et overskuddskrav på 6 mill kroner for å finansiere avdrag på lån og vedtatt investeringsbudsjett for Driftsbudsjettet 2013 for Pasientreiser ANS har en ramme på 104,3 millioner kroner. Det vises til styrets budsjettvedtak for 2013, sak Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere tilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det pågår et arbeid der de regionale helseforetakene vurderer forhold knyttet til eierskap og finansiering av de felleseide selskapene. Det forventes at dette arbeidet konkluderes i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS vil bli nærmere orientert om dette. Selskapet har p.t. ikke blitt orientert om ev. resultat av dette arbeidet. Side 14 av 15

15 Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier (ref.styresak ) KPIer for Brukerperspektivet - Enklere løsninger Mål Sikre likebehandling og kvalitet Grenseverdier 2013 Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen <20% < 20 % < 40 % > 40 % Halvårlig Riktige svar fra stikkprøvekontroll av kvalitet på vedtak > 90% > 90 % > 80 % < 80 % Årlig Pasienttilfredshet - resultat fra undersøkelse KPIer for Kundeperspektivet (SLA) - Stabile og kostnadseffektive leveranser - Samhandling og kvalitet Mål 2013 Grenseverdier 2013 Årlig Frekvens Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Rekvirenttilfredshet - resultat fra undersøkelse Årlig KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier Målbar kostnadseffektivisering Frekvens Mål Kvalitet God økonomistyring - avvik mot budsjett 0 % > 0 % < -2 % > -2 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Medarbeidertilfredshetsundersøkelse 4,5 > 4,5 > 3,5 < 3,5 Halvårlig Kostnadsutvikling pasientområdet samlet i 2012 kroner Årlig Side 15 av 15