Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/11 SAK NR Budsjettestimat for Forslag til vedtak:

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre: Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/11 SAK NR Budsjettestimat for 2012 Forslag til vedtak: Styret tar saken om budsjettestimat 2012 til orientering. Skien, 20. oktober, 2011 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 7

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Budsjettestimat 2012 for Pasientreiser ANS reduseres med ca 5,5 millioner kroner sammenlignet med revidert budsjett for Dette skyldes i hovedsak: Økning i effektivitet i 2012 Helårseffekt kontinuerlig forbedring (KF/LEAN). Optisk lesning av reiseregninger (OCR). Fjerning av fysisk arkiv av reiseregninger. Reduksjon i leie av NISSY som følge av lavere avskrivninger. Forventer moderat vekst i saksinngang (2 %). Pris-, lønnsjustering og økning pensjonskostnad. Antall årsverk vil reduseres med 11, fra 76,5 til 65,5. Reduksjonen skyldes i all hovedsakelig lavere bemanning på driftsavdelingen som direkte følge av økt effektivitet. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjettestimatet som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2012 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. Det vil bli foretatt ytterligere detaljering og kvalitetssikring frem mot endelig budsjettforslag som vil bli forelagt styret i desember. 2. Hva saken gjelder: Saken er en orientering om foreløpig budsjettestimat for Totalbudsjett 2012 vs Det totale budsjettestimatet for 2012 er foreløpig i størrelsesorden rundt 104,4 millioner kroner. Dette er en reduksjon på ca 5,5 millioner kroner sammenlignet med budsjettet for Budsjettoppbygging 2012 vs Budsjettoppbygging ,9 mill. - 5,5 mill. Kostnad i mll Økt effektivitet = reduserte årsverk - 3,0 mill. = 104,4 mill. + 3 mill. Lavere leie NISSY Porto Lønnsvekst Prisjustering Pensjon 100 Budsjett 2011 Budsjett 2012 Side 2 av 7

3 Endringene skyldes hovedsakelig: Reduksjon i budsjettert volum fra til saker (-1,7 %). Høyere effektivitet i driftsavdelingen enn budsjettert. Lavere leie grunnet reduksjon i avskrivninger for NISSY (ca 3 mill kr). Økte portoutgifter, pris- og lønnsjustering, samt økte pensjonskostnader (ca 3 mill kr) Budsjett 2012 for transaksjonstunge oppgaver (enkeltoppgjør) Volum saksinngang driftsavdelingen Det er medio oktober estimert en saksinngang på ca saker mot budsjettert saker for 2011, dvs. at veksten i saksinngang i 2011 er lavere enn den budsjetterte økningen på 5 % Utvikling saksinngang Faktisk 2010 Budsjett 2011 Estimat 2011 Budsjett 2012 I budsjettet for 2012 er det lagt til grunn en saksinngang på saker, dvs. 2 % økning mot estimat Det skyldes en forventet økning i antallet pasientbehandlinger. Gevinsttiltak Status gevinsttiltak 2011 I hele 2011 er det arbeidet med gevinstrealisering gjennom arbeidet med kontinuerlig forbedring (KF/Lean). Kombinert med en bedring i stabilitet og økning i ytelse i PRO har dette gitt gode resultater, og det kan tydelig sees en økt produktivitet utover det effektiviseringskrav som var budsjettert i I budsjettet for 2011 er det lagt til grunn saker per årsverk. Sett hele 2011 under ett er det nå estimert saker per årsverk, dvs. en økning på 20 % utover det som var opprinnelig budsjett i Side 3 av 7

4 Planlagte tiltak 2012 I 2012 er det lagt til grunn en helårseffekt av OCR-implementering (optisk lesning) og fjerning av fysisk arkiv, samt at det generelt jobbes videre med kontinuerlig forbedring av arbeidsprosesser. I budsjettet for 2012 er det lagt til grunn saker per årsverk, dvs. en økning i produktivitet på 13 % vs. estimat for Totalt tilsier dette en produktivitetsøkning på 35 % fra vedtatt budsjett Produktivitet Budsjett 2011 Estimat 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2012 vs 2011 Saker per årsverk snitt Endring produktivitet i % - 20 % 13 % 35 % Reduksjon i budsjett (%) Sammenlignet med budsjett 2011 er det som følge av overnevnte tiltak estimert en effektivisering på 5,5 millioner kroner i 2012 knyttet til lønnskostnader. I budsjettestimatet for 2012 er det lagt til grunn 30 årsverk knyttet til transaksjonstunge oppgaver mot 42 årsverk i budsjett Dette tilsvarer en reduksjon med 12 årsverk, tilsvarende 29 %. Budsjett Budsjett Totalt Produktivitet Aktivitet % Årsverk % = Saker per årsverk % 3.2. Beredskap saksbehandlingsbistand Det fremgår av selskapsavtale av : Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedrørende enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. På bakgrunn av dette har selskapet etablert en kapasitet bestående av 21 arbeidsstasjoner som er tilgjengelige for saksbehandling. Dette påfører selskapet kostnader knyttet til lokaler, drift og avskrivninger på IKT-utstyr, samt en fast bemanning på 0,5 årsverk for å administrere oppfølgingen og aktiveringen av beredskapen. Det legges til grunn en videreføring av beredskapen og finansieringen ved at beredskapen dekkes inn gjennom en fast inntekt av eierne, mens bruk at saksbehandlingskapasiteten faktureres pasientreisekontorene time for time til en timepris som skal dekke selskapets variable kostnader. Basisberedskapen er budsjettert til ca. 1 millioner kroner for 2012, mot ca 0,8 millioner kroner for Økningen skyldes hovedsakelig økning husleie etter flytting til nytt bygg. Side 4 av 7

5 3.3. Systemeierskap NISSY og PRO Budsjettestimatet for NISSY og PRO er i 2012 på hhv 13,8 millioner og 17,4 millioner. Det er beregnet en reduksjon i leien på ca 3 millioner kroner for NISSY som følge av at større anskaffelser fra 2007 er ferdig avskrevet. Driftsbudsjett (i mill kr) Endring NISSY-systemforvaltning 16,9 13,8-3,1 PRO-systemforvaltning 17,6 17,4-0,2 Totalt 34,5 31,2-3,3 Det er lagt inn ca 2 millioner kroner i prosjektkostnader for å sikre stabilitet og ytelse i systemene og nødvendig bistand til gjennomføring av handlingsplanen etter systemforvaltningsrevisjonen, herunder videreutvikling av organisasjons- og styringsmodellen. Dette er en reduksjon på 0,6 millioner kroner fra budsjett Nye oppgaver i 2011: Egenandelsinnrapportering Selskapet etablerte fra 1. januar 2011 en nasjonal avviksenhet for egenandeler, med oppgave innen telefonistøtte og registrering av egenandelskort. Den forventede aktiviteten til denne enheten var svært usikker som følge av manglende historikk, men kostnadene ble for 2011 budsjettert til ca 2 millioner kroner. Erfaringene så langt viser noe lavere aktivitet enn antatt og budsjettet for 2012 er redusert fra 4 til 2 årsverk. Budsjettet er redusert med 0,3 millioner kroner til 1,7 millioner kroner. Saksbehandling av spesialsaker Denne oppgaven ble iverksatt fra 1.mai. I budsjettet for 2011 var det kun gjort et grovestimat da det var lite erfaringsgrunnlag. I 2012 foreligger det noe mer erfaring med aktiviteten. Antall stillinger er budsjettert til 2 årsverk og budsjettestimatet er 1 millioner kroner, det er samme nivå som i Satsing på rapportering og analyse Rapportering og analyse er et strategisk satsingsområde for Pasientreiser ANS. I løpet av 2011 er det ansatt seniorrådgiver og en strategisk plan for området er under utarbeidelse. Interessentene er pasientreisekontor, HF, RHF, HOD og andre og det erfares stor etterspørsel etter styringsinformasjon og beslutningsstøtte i forbindelse med daglig drift og prosjekter. Andre områder for bistand er innen arbeidet med kontinuerlig forbedring, styringsinformasjon og benchmarking. Pasientreiseområdet har utfordringer knyttet til standardisering av arbeidsprosesser og datakvalitet. For å utvikle området er det i budsjettet lagt inn 1 million kroner til forbedring av datakvalitet, utvikling av rapporteringsløsning og oppfølging av bestillinger og leveranser. Dette inkluderer ett årsverk på engasjement for å ivareta driftsoppgaver/leveranser i utviklingsfasen. Det vil bli gjort en vurdering av nye rapporteringsløsninger i løpet av høsten og ev. investeringsbehov knyttet til alternativene. Side 5 av 7

6 3.6. Andre momenter a. Det er lagt til grunn en lønnsutvikling på nivå med forutsetninger i statsbudsjettet for b. Det forventes en økning i pensjonskostnaden med %. c. Det er foreløpig lagt inn midler til kjøp av internrevisjonstjenester med 0,5 millioner kroner, det er samme nivå som i Størrelse avhenger av revisjonsplan for d. Det er lagt til grunn en økning i portoutgifter på 0,5 millioner kroner som skyldes økte satser for straffeporto. e. Budsjettestimatet inkluderer ikke investeringsbehov for 2012, men det er lagt inn estimat på avskrivninger og driftskostnader knyttet til nye investeringer. f. LEAN-prosjektmidler er ikke inkludert i budsjettet 4. Årsverk Lønn og personalkostnader I budsjettestimatet for 2012 er det lagt til grunn 65,5 årsverk. Budsjettestimatet for 2012 viser en reduksjon på 11 årsverk. Transaksjonstunge tjenester omfatter arbeidsprosesser direkte knyttet til enkeltoppgjør og består av postmottak, skanning, oppgaveregistrering, utsendelse av vedtaksbrev, utbetaling og avviksbehandling. Antall årsverk reduseres med 12 årsverk og reduksjonen er hovedsakelig tatt ut gjennom redusert innleie. Av totalt 30 årsverk i 2012, er 3,75 årsverk budsjettert som innleid personell på driftsavdelingen for å kunne justere bemanning i forhold til arbeidsmengde. Nye oppgaver i 2011 gjelder oppgaver knyttet til egenandelsinnrapportering (3 årsverk), spesialsaker (2 årsverk) og beredskap saksbehandlingsbistand (0,5 årsverk). Samordnings- og koordineringsoppgaver er knyttet til juridisk bistand, opplæring, informasjon og kommunikasjonstjenester, IKT-systemforvaltning, rapportering og analyse. Side 6 av 7

7 5. Konklusjon Administrerende direktør mener budsjettutkastet gir et godt og dekkene bilde av selskapets utfordringer for 2012 og vil legge dette til grunn for endelig forslag til budsjett som fremmes for styret i møte Side 7 av 7