Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 11/12/13

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 11/12/13 SAK NR Budsjett 2014 Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner driftsbudsjettet for Pasientreiser ANS for 2014 som innebærer et samlet kostnadsbudsjett for 2014 på 102,3 mill kroner og et resultatkrav på 8,7 mill kroner 2. Styret godkjenner en investeringsramme på 13 millioner kroner hvorav 5,7 mill kroner er disponert i foreliggende sak. 3. Disponering av resterende investeringsramme vil bli forelagt styret som egne saker. Skien, 3. desember 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Driftsbudsjett 2014 for Pasientreiser ANS har en inntektsramme på 110 millioner kroner. Budsjettet er økt med 3% i forhold til budsjettet som ble fremlagt for 2013 som følge av høyere aktivitetsnivå og en vridning mot prosjektgjennomføring. I budsjettet ligger forutsetninger om løpende fokus på effektiv drift. Det er tatt hensyn til en estimert pris- og lønnsvekst på 3 %. Høy aktivitet på investeringssiden gir ytterligere press på organisasjonen til gjennomføring av disse anskaffelsene, samt økte kostnader til avskrivninger. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjett som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2014 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. 2. Hovedmomenter i budsjettsaken: Prosjektfokus på oppgaveløsning for styrket gjennomføringskraft Økt satsning på systemutvikling gjennom handlingsplan IKT Prosjekt Mine pasientreiser og Handlingsplan IKT gir behov for økt bemanning Fortsatt fokus på systemtilpasninger og effektiv ressursutnyttelse for å frigjøre kapasitet til utviklingsrelaterte oppgaver(prosjekt) Konvertering av 4 innleide saksbehandlere til fast ansatte på tilleggstjenester Investeringsrammen er ikke fullt disponert. Styret vil bli forelagt egne saker når forprosjektfasen er avsluttet og det fulle ressursbehovet er klarlagt i forbindelse med handlingsplan på IKT-området. 3. Nøkkeltall budsjett 2014: Noter: 1. Inntekter økes for å finansiere økt investeringsnivå, ref pkt 5 2. Driftskostnader 2013 inkluderer LEAN-prosjekt 3,9 mill. Prosjektkostnader 2014 er knyttet til personalkostnader Prosjekt Mine pasientreiser og Handlingsplan IKT, ref punkt 8 3. Et overskudd på 8,7 mill kroner(3) + avskrivninger 11,3 millkroner (4) finansierer pkt 5 investeringsramme og pkt 6 avdrag på lån 4. Avskrivninger øker som følge av økt investeringsnivå i 2013 og Investeringsramme økes for å gjennomføre vedtatt handlingsplan IKT 6. Årlig avdrag på 7 mill til Norsk Helsenett SF. Nedbetalt i løpet av Netto årsverksøkning på 8 årsverk. 69 av 73 årsverk er knyttet til fast ansettelse 8. I 2014 er 6 årsverk knyttet til prosjektorganiserte utviklingstiltak, Mine pasientreiser og Handlingsplan IKT 9. 4 saksbehandlere har jobbet sammenhengende som vikarer med saksbehandling i 4 år og kan kreve fast ansettelse iht arbeidsmiljøloven. Finansieres gjennom salg av saksbehandlingstjenester(tilleggstjenester) 10. Estimat 2013 er saker. Samme volum legges til grunn for Side 2 av 8

3 4. Endringer fra budsjettestimat I styremøte 23. oktober (sak ) ble styret presentert et budsjettestimat for driftskostnader på 100,5 millioner kroner. Siden styremøtet i oktober har selskapet arbeidet videre med innspillene. Målet har vært å sikre nøkternhet og realisme i et budsjett av god kvalitet. Hovedlinjene i budsjettet er uendret, med unntak av at det er innarbeidet ny organisering i selskapet som følge av handlingsplan IKT. For å sikre både tilstrekkelig fokus på drift og stabilitet, samt utvikling og prosjektgjennomføring, er det behov for å styrke organisasjonen med tre årsverk, foreløpig for en periode på to år. Det samlede kostnadsbudsjettet for 2014 er økt med 1,8 mill til 102,3 mill siden forrige sak. 5. Usikkerhet i budsjettforutsetningene Risiko måloppnåelse - læringseffekter Det legges til grunn et høyere aktivitetsnivå i 2014 som følge av økningen i prosjektporteføljen. Det samlede aktivitetsnivået vil være høyt. Basisleveransene under den ordinære driftsmodellen og SLAkrav ligger til grunn for arbeidet i driftsorganisasjonen, mens prosjektene for Mine Pasientreiser, handlingsplan IKT og implementering av portalløsning trekker på ressurser fra drift, supplert med noe ekstern kompetanse. Selskapet legger vekt på å øke kapasiteten og gjennomføringskraften ved å omfordele ressurser til prosjektene internt. Prosjektgjennomføringen utvikler kompetanse som vil ligge igjen i organisasjonen senere. Det forutsettes en økning av antall årsverk for å dekke behovet i prosjektperioden for å opprettholde ordinær drift. Investeringskostnader og driftkostnader knyttet til utvikling av tiltakene på handlingsplan IKT etter at tiltakene er satt i drift er ikke inkludert. Disse vil bli synliggjort gjennom kommende foranalyser og forprosjekt som skal gjennomføres. Dette vil bli forelagt styret for beslutning på et senere tidspunkt. Utredning (idefase) av en fremtidsrettet systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser er ikke ferdig planlagt og ev. økonomiske konsekvenser tas det sikte på å redegjøre for i egen sak til styret. 6. Resultatbudsjett 2014 Inntektsbudsjettet for 2014 er på 110 mill kroner mot 104,3 mill i Det samlede kostnadsbudsjettet øker med 3 mill/ 3%. Tabell: Resultatbudsjett 2014 Resultatbudsjett (i tusen kroner) B 2013 B 2014 Endring Basisramme drift Prosjektmidler KF Helse Sør-Øst Prosjektmidler Mine pasientreiser og HP IKT Inntekter fra eier Kostnader drift Prosjektmidler Driftskostnader inkl prosjektkostnader Finansinntekter Overskudd Side 3 av 8

4 7. Kostnadsbudsjett 2014 Tabell: Kostnadsbudsjett 2014 Kostnader (beløp i TNOK) B2014 B2013 Produksjonskostnader Innleie personell Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader Andre personalkostnader Avskrivninger Trykkeritjenester NISSY/PRO/ Andre driftsutgifter Totalt Økningen på 3 mill skyldes i hovedsak: Reduksjon i budsjettert volum fra saker i 2013 til saker i 2014(-2,5 %) Høyere produksjonskost tross lavere volum skyldes ny bankavtale og gebyrøkning pr. banktransaksjon. Oppveies gjennom økt finansinntekt Høyere effektivitet i driftsavdelingen i 2014 enn budsjettert i 2013 (1,8 mill) Høyere avskrivningskostnader(2,3 mill) Økt pris- og lønnsjustering (ca 2,5 mill) Nye oppgaver jfr. handlingsplan IKT, se egen styresak om dette 7.1. Transaksjonstunge oppgaver (volum og produktivitet) Volum saksinngang driftsavdelingen Estimatet for saksinngang for året er ca saker mot budsjettert saker for 2013, dette vil si en estimert saksinngang i 2013 som vil være 2,5 % lavere enn det som er budsjettert. Graf: Forventet saksinngang fra Budsjett 2013 Estimat 2013 Budsjett 2014 Side 4 av 8

5 Planlagte tiltak 2014 I 2013 ble det arbeidet med gevinstrealisering gjennom innført prosess for kontinuerlig forbedring (KF/Lean). For kommende budsjettår forutsettes implementert OCR gjenkjenning som vil gi en målbar effektivitetsgevinst. Kombinert med et fokus på bedret ressursplanlegging vil tiltakene som er planlagt gi en innsparing på om lag to årsverk. I budsjettet for 2014 er det lagt til grunn ca saker per årsverk, det vil si en økning i produktivitet på 8 % mot estimat for Tabell: Produktivitetsmål (%) Produktivitet Estimat 2013 Budsjett 2014 % endring budsjett mot estimat 2013 Aktivitet % Årsverk % = Saker per årsverk % 8. Tilleggstjenester saksbehandlingstjenester og fast ansettelse Avdeling for tilleggstjenester har vært bemannet med vikarer på korte kontrakter siden oppstarten primo Som arbeidsgiver har Pasientreiser ANS kommet i en posisjon hvor fire av vikarene om kort tid har hatt et sammenhengende engasjement på fire år. Iht. rettigheter i arbeidsmiljøloven paragraf 14.9 og Vikarbyrådirektivet vil disse vikarene i løpet av 2014 bli tilbudt fast ansettelse For budsjettåret 2014 vil det være 4,5 faste stillinger inklusive ledelse permanent knyttet til avdeling for tilleggstjenester. Gjennom 2013 er det levert omtrent 17 årsverk fra avdelingen. I tillegg er det behov i basistjenester for innleie av vikarer i perioder med høy aktivitet og for å dekke opp for sykefravær. Risikoen for at det ikke finnes tilgjengelige oppgaver med finansiering for denne enheten vurderes å være liten. Driftskostnadene er beregnet til ca 2,2 mill og forutsettes dekket inn via salg av saksbehandlingstjenester til helseforetakene. Omsetningen i 2012 var på ca 8 mill og i 2013 forventes det en omsetning på ca 10 mill. Driftskostnadene og inntektene knyttet til tilleggstjenester inngår ikke i det ordinære budsjettet, men rapporteres særskilt. Tabell: Tilleggstjenester, sykliske svingninger månedsverk Tilleggstjenester Antall jan. feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Tilleggstjenester levert 2012 Tilleggstjenester levert 2013 Side 5 av 8

6 8.1. Beredskap saksbehandlingsbistand Det fremgår av selskapsavtale av : Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedrørende enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. På bakgrunn av dette har selskapet etablert en kapasitet bestående av 21 arbeidsstasjoner som er tilgjengelige for saksbehandling. Dette påfører selskapet kostnader knyttet til lokaler, drift og avskrivninger på IKT-utstyr, samt en fast bemanning på 0,5 årsverk for å administrere oppfølgingen og aktiveringen av beredskapen. Det er inngått egen leieavtale for tilleggslokaler for å ivareta beredskapen. Det legges til grunn en videreføring av beredskapen og finansieringen ved at beredskapen dekkes inn gjennom en inntekt fra eierne, mens bruk at saksbehandlingskapasiteten faktureres pasientreisekontorene time for time til en timepris som skal dekke selskapets variable kostnader som tidligere. Basisberedskapen er budsjettert til ca. 0,9 million kroner for 2014, noe lavere enn forrige år Andre momenter -Det er lagt til grunn en lønnsutvikling på nivå med forutsetninger i statsbudsjettet for Det er lagt inn kr til internrevisjonen. Side 6 av 8

7 9. Investeringsbudsjett 2014 Det foreslås en investeringsramme på 13 millioner kroner i Dette er en vesentlig opptrapping på ca 40 % i forhold til rammen for 2013 og skal ta høyde for kommende tiltak på vedtatt handlingsplan IKT innenfor reiser med rekvisisjon. I denne saken foreslås det tiltak på til sammen 5,7 millioner kroner. Styret vil få seg forelagt ytterligere forslag til investeringer i 2014 gjennom egne saker. Tabell: Sammendrag av budsjettforslag 2014( i tusen kroner) Investeringsplan Beløp i tusen k Kommentar Vedtatt investeringsramme Likviditetsutbetaling Release PRO 2.7/NISSY PRO 2.8 release Rapporteringsportal fase Styrevedtak SMS-løsning NISSY Styrevedtak Forbedret tilgangsstyring NISSY Styrevedtak Interne investeringer Sum tiltak forpliktet/gjennomført Benyttet investeringsramme 105 % Planlagt investeringsramme Handlingsplan IKT - samkjøring og bestilling Styrevedtak Handlingsplan IKT - oppgjørskontroll Styrevedtak NISSY funksjonell og teknisk release PRO 2.9 og 2.10 funksjonell og teknisk release Interne investeringer Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase Sum tiltak budsjett Benyttet investeringsramme 44 % Forklaring til tabellen: 1. og 2. Handlingsplan IKT: Samkjøring, bestillerløsning og oppgjørskontroll Dette er prioriterte forbedringsområder innenfor reiser med rekvisisjon og det arbeides nå med foranalyser for å vurdere alternative tiltak som kan understøtte økt kvalitet og mer effektive arbeidsprosesser. Dette er tidligere belyst i styresak Det er foreløpig ikke angitt investeringskostnad og fremdrift da det ikke foreligger tilstrekkelige vurderinger p.t. Nødvendige foranalyser skal gjennomføres og det tas sikte å fremme beslutningsunderlag med anbefaling på tiltak, fremdrift og økonomiske konsekvenser til styret i mars NISSY 4.6 funksjonell og teknisk release: 1.5 mill I tillegg til tiltak på handlingsplan IKT innenfor reiser med rekvisisjon planlegges en release høst Rammen på 1,5 mill skal dekke nødvendige feilrettinger, teknisk vedlikehold og funksjonelle endringer for å opprettholde stabil drift. 4. PRO 2.9 og 2.10 teknisk og funksjonell release: 3.2 mill Det vurderes at behovet for funksjonelle endringer i PRO er redusert etter gjennomførte funksjonelle endringer i 2012 og Dette må også sees i sammenheng med en betydelig satsning på digitalisering gjennom prosjekt Mine Pasientreiser. Budsjettet inneholder i hovedsak tiltak av teknisk karakter og myndighetskrav som er nødvendig for å opprettholde stabil drift. Side 7 av 8

8 5. Interne investeringer: 1 mill Den foreslåtte rammen inneholder utskifting av bl.a. konvolutteringsmaskin, oppgradering av maskinparken i drift og øvrige mindre utskiftninger. 6. Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2: 0,5 mill Fase 2 av portal for styringsinformasjon vil være tilknyttet utvidelse til ytterligere kilder som InContact (telefonistatistikk 05515) og VIA (flyreisestatistikk) samt utvikling knyttet til nasjonale indikatorer og målekort. 10. Finansieringsmodell Overskuddmodell er blitt drøftet med økonomidirektørene ved de regionale helseforetakene i november Disse stiller seg bak at overskuddsmodell for 2013 videreføres i 2014 og 2015, og finansiering av drift og investeringer skjer gjennom tilførsel av basisramme som finansieringskilde. Fordelingsmodellen av selskapets driftskostnader er uendret. 11. Konklusjon Administrerende direktør mener det fremlagte budsjett vil være tilstrekkelig til på en nøktern måte å dekke opp for utfordringene selskapet står ovenfor i Etter fire års drift har nå selskapet historikk og erfaring som gjør budsjetteringen enklere. Samtidig skaper planlegging av en rekke omfattende prosjekter utfordringer med å beregne ressursbehovet. Det er likevel viktig å påpeke at kapasitetsutfordringer og utforutsette endringer i oppgaver kan komme til å endre behovet. Administrerende direktør vil komme tilbake til styret med nærmere redegjørelse for aktivitetene og finansieringsbehovet for disse. Side 8 av 8