Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/03/2017

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/03/2017 SAK NR RHF-enes arbeid med økonomisk langtidsplan Innspill fra Pasientreiser ANS Forslag til vedtak: 1. Økonomisk langtidsplan for perioden tas til etterretning. 2. Saken sendes de regionale helseforetakene. Skien 1. mars 2017 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Økonomisk langtidsplan for perioden viser selskapets fokus på å kunne realisere forventede gevinster fra de gjennomførte prosjektene. Pasientreiseområdet gjennomgår i perioden en betydelig omstilling med ny teknologi og nye arbeidsprosesser, samt endret organisering og oppgavefordeling. Prosjektene Mine pasientreiser, Ctrl og Samkjøring implementeres nasjonalt i 2016/2017, og store deler av gevinstuttaket forventes å skje i helseforetakene. Kostnadsutviklingen for eksisterende transaksjonstunge oppgaver i Pasientreiser HF estimeres å reduseres betydelig i planperioden ved at det skal realiseres gevinster fra digitaliserte prosesser.en evt forskjøvet virksomhetsoverdragelse vil forsinke uttak av disse effektene. For perioden vil drifts- og vedlikeholdskostnader øke som følge av nye og mer komplekse systemer, samt gi økte avskrivninger. Administrerende direktør anbefaler at vedlagte forslag til økonomisk langtidsplan for Pasientreiser HF sendes de regionale helseforetakene. 2. Hva saken gjelder I henhold til oppdragsdokument for 2017 skal selskapet utarbeide innspill til økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes arbeid med økonomisk langtidsplan og budsjett. Ordinært innspill til økonomisk langtidsplan skal leveres de regionale helseforetak innen 1. april og planen følger som vedlegg til saken. 2.1 Sentrale forutsetninger Den økonomiske langtidsplanen inkl. innspill til budsjett 2018 er basert på den informasjonen som er kjent per dato. Det er videre tatt følgende forutsetninger: Alle tall er 2017-tall uten indeksreguleringer Det er ikke innarbeidet trekk i inntektsrammen for avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen (0,8 % i 2017) Nøytral merverdiavgift er innarbeidet. Ved innføring av nøytral mva. for budsjettåret 2017 har en ny gjennomgang av beregningsgrunnlaget avdekket feil i modellen. Det medfører at størrelsen på nøytral mva. er overvurdert med cirka 3 MNOK, som igjen har redusert inntektsrammen fra eier tilsvarende. Modellen for beregning justeres slik at dette avviket ikke videreføres i Nye oppgaver fra 2018 for reiser uten rekvisisjon: Saksbehandling og brukerstøtte som i 2017 ivaretas av fire helseforetak er ikke innarbeidet i ØLP fra Dette forutsettes ivaretatt gjennom egen prosess i 2017 knyttet til planlegging og gjennomføring av virksomhetsoverdragelse hvor oppgavenes omfang, ressursbehov og finansiering blir håndtert i prosess med eierne. Ref. også pkt. 2.7 om nye oppgaver. 2

3 2.2 Hovedelementer for tjenesteutvikling på pasientreiseområdet i planperioden Selskapet vil i løpet av fullføre tre store investeringsprosjekter som er gitt gjennom oppdragsdokumentene de senere årene, inkl. oppdragsdokument Prosjektet Oppgjørskontroll ( ) omhandler en forenklet oppgjørskontroll for reiser med rekvisisjon som ble satt i drift høsten Prosjektet er bestilt av pasientreisekontorene ved helseforetakene og har et betydelig gevinstpotensial. Temaet ble også pekt på av internrevisjonene i rapporten fra de tverrgående prosessene i Målet med prosjektet er å gi god systemstøtte ved kontroll av transportoppgjør, bidra til god internkontroll og oppnå korrekt oppgjør mot transportør. CTRL er en helt ny løsning som gir Pasientreiser HF som systemeier, økte avskrivnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader, noe som er hensynstatt i økonomisk langtidsplan. 2. Prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning ( ) skal bidra til kostnadseffektivisering for helseforetakene og har i likhet med CTRL et betydelig gevinstpotensial. Løsningen vil gi pasientreisekontorene ved helseforetakene automatisert støtte til planlegging og oppfølging av pasientreisene. Prosjektet er i stor grad et integrasjonsprosjekt med planlagt utrulling i løpet av våren Den nye samkjøringsløsningen vil gi økte avskrivnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader for Pasientreiser HF som systemeier, og dette er hensynstatt i økonomisk langtidsplan. 3. Digitale innbyggertjenester - Prosjekt Mine pasientreiser ( ) omhandler en forenklet oppgjørsordning for reiser uten rekvisisjon som i dag benyttes av pasienter. Oppdraget er gitt av HoD til de fire regionale helseforetakene. Ordningen skal bli enklere med standardsats, færre dokumentasjonskrav og etablering av elektronisk løsning. Prosjektets leveranser skal bidra til en betydelig forenkling for pasientene gjennom en elektronisk søkeprosess, og en effektivisering for helseforetakene gjennom digitale og automatiserte prosesser. Hoveddelen av de økonomiske gevinstene fra effektivisering av prosessene realiseres ved de øvrige helseforetakene. Mine pasientreiser gir økte avskrivnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til den nye IKT-løsningen, noe som er hensynstatt i selskapets økonomisk langtidsplan. Løsningen ble implementert 1. oktober 2016, og organiseringen ble endret fra samme tidspunkt ved at oppgaver ble overført fra 12 helseforetak til fire helseforetak og Pasientreiser HF. Som et ledd i å øke gevinstrealiseringen fra prosjektet, er det planlagt iverksatt virksomhetsoverdragelse av de regionale saksbehandlingsenhetene for reiser uten rekvisisjon til Pasientreiser HF fra Ved en eventuell utsettelse av dette, vil forventet effektiviseringsgevinst av overgang til en, helhetlig organisasjon for reiser uten rekvisisjon forskyves tilsvarende og helårseffekt kan påregnes fra

4 2.2.1 Reiser uten rekvisisjon (RUR): Reiser uten rekvisisjon gjennomgår en betydelig omstilling i faser i perioden 2016 til Figuren under viser forventet utvikling i planperioden. Det er parallell drift av gammel og ny løsning til medio 2017 kostnad for gammel løsning bortfaller i sin helhet fra Drifts- og avskrivningskostnader for ny løsning vil ha helårseffekt fra 2017 Mine pasientreiser med ny organisering og oppgavefordeling fra estimeres å gi driftsmessige besparelser fra 2017 for helseforetakene og ha helårseffekt fra 2018 Ytterligere oppgaveoverføring i 2018 til nasjonal forvaltning av reiser uten rekvisisjon forventes å gi gevinster fra 2018 og ha helårseffekt fra 2019 Fra 2018, etter gjennomført oppgaveoverføring, vil driftsmessige besparelser gjennom prosessforbedringer reflekteres i sin helhet i selskapets budsjett/regnskap Plan for utvikling av reiser uten rekvisisjon Q Saksbehandlingsprosess etter gammelt regelverk Nedbygging og avvikling Mine pasientreiser og nytt regelverk lansert Stabilisering Gevinstrealiseringsfase Søknad med tillegg lansert på helsenorge.no Stabilisering Gevinstrealiseringsfase Resterende oppgaver overføres til Pasientreiser HF i forbindelse med virksomhetsoverdragelse Overtagelsesfase Gevinstrealiseringsfase Utvikling for organisering av oppgaven Forvaltes av 13 HF Forvaltes ved 5 HF Forvaltes nasjonalt av Pasientreiser HF Reiser med rekvisisjon (RMR): Figuren under viser forventet utvikling i planperioden: Drifts- og avskrivningskostnader for nye løsninger vil ha helårseffekt fra 2018 og finansieres av Pasientreiser HF, via tilskudd fra eier. IKT-løsningene som Pasientreiser HF drifter og utvikler, brukes i daglig drift ved 17 helseforetak Økonomiske gevinster hentes ut ved helseforetakene med forventet helårseffekt fra 2018 Plan for utvikling av reiser med rekvisisjon CTRL er ferdig utviklet og satt i produksjon Utvikling Utrullingsfase 18 HF Gevi nstrealiseringsfase Samkjøring er ferdig utviklet og satt i produksjon Utvikling Utrullingsfase 18 HF Gevi nstrealiseringsfase Utrede mulige effektiviserings- og kvalitetsfremmende tiltak innenfor området reiser med rekvisisjon Utrednings- og utviklingsfase 4

5 2.3 Budsjett reduksjon i driftskostnader fra 2017 til 2018 med netto 3,7 MNOK Hovedpunkter i budsjettinnspill: Selskapets driftskostnader reduseres med netto 3,7 MNOK For reiser uten rekvisisjon er det lagt inn en effektivisering på 12,5 % og samlet 4,9 MNOK Etter justering av nøytral mva. beregnes at inntekten reduseres med 0,7 MNOK Endring i kostnader 2017 til 2018 ( i mill kr) RUR RMR Sum Økte avskrivinger (helårseffekt i 2018) 0,7 1,0 1,7 Økte drifts- og forvaltningskostnader (helårseffekt i 2018) 0,9 1,4 2,3 Bortfall parallell drift IKT-løsning i ,8 12,5 % effektivisering i post- og digitaliseringssteget i ,5-4,5 Reduserte produksjonskostnader ved økt digitalisering i ,4-0,4 Netto kostnadsendring - 6,1 2,4-3,7 Nøytral mva for mye trukket ut i ,0 Netto inntektsendring 2017 til , Reiser uten rekvisisjon (RUR) Videreutvikling av løsningen gir økte IKT-kostnader og avskrivninger på totalt 1,6 MNOK Parallell drift av saksbehandlingsløsningen avvikles i 2017, IKT-kostnader reduseres med 2,8 MNOK. Det planlegges tiltak som skal gi reduksjon i postinngang og økt produktivitet i Effektiviseringstiltakene beregnes å gi en kostnadsreduksjon på 4,9 MNOK Reiser med rekvisisjon: (RMR) Implementering av prosjekt Samkjøring i 2017 vil gi helårseffekt på drift, forvaltning og avskrivninger av den nye løsningen i Det er også økte kostnader knyttet til drift av fellesløsninger og infrastruktur Nøytral mva Ved innføring av nøytral mva. for budsjettåret 2017 har en ny gjennomgang av beregningsgrunnlaget avdekket feil i modellen. Det medfører at størrelsen på nøytral mva. er overvurdert med cirka 3 MNOK, som igjen har redusert inntektsrammen fra eier tilsvarende. Modellen for beregning justeres slik at dette avviket ikke videreføres i

6 2.4 Økonomisk langtidsplan Hovedpunkter: Det er i planperioden lagt inn 6 % reduksjon i de samlede driftskostnader i tråd med føringer i oppdragsdokumentet om økt produktivitet og effektivitet Satsingen på digitalisering og automatisering vil i perioden redusere behovet for manuelle prosesser og papir, men dette gir samtidig en økning i teknologikostnader. Det er usikkerhet knyttet til hvor raskt digitale søknader erstatter dagens papirsøknader og dermed behovet for årsverk i planperioden Økonomiske gevinster fra forbedret teknologi på området reiser med rekvisisjon tilfaller de øvrige helseforetakene i sin helhet. De økte teknologikostnadene forutsettes finansiert av selskapet via tilskudd fra eier Resultat Tall i 1000 NOK B2017 ØLP 2018 ØLP 2019 ØLP 2020 ØLP 2021 Endring Driftsinntekter Sum driftsinntekter % Varekostnad/-forbruk % Lønnskostnad % Ordinære avskrivninger % Andre driftskostnader % Trykkeritjenester % D/F av nasjonal teknologi % Sum driftskostnader % Driftsresultat Netto finansposter Resultat Kontantstrøm Tall i 1000 NOK B2017 B2018 ØLP 2019 ØLP 2020 ØLP 2021 Resultat Avskrivninger og nedskrivninger Avdragsbetaling Likviditet fra 2016 til investeringer Investeringsevne Investering i IKT

7 2.5 Avdrag og lån For å finansiere prosjektet Mine Pasientreiser er det inngått en låneavtale mellom de fire regionale helseforetakene og Pasientreiser HF. Avdragene vil løpe fra 2017 og estimeres til 11,9 millioner kroner årlig over seks år. 2.6 Investeringer Løsningene som er satt i drift gjennom de store prosjektene siste året, vil kreve løpende tilpasninger og videreutvikling for å realisere forventede gevinster knyttet til digitalisering og automatisering. I planperioden er tilgjengelig likviditet til investeringer årlig cirka 19 MNOK i snitt etter betaling av avdrag, forutsatt et resultat i balanse. Ved et positivt resultat vil eierne vurdere tildelingens størrelse. Pasientreiser HF er gjennom oppdragsdokumentet for 2017 bedt om, i samarbeid med de regionale helseforetakene, å utrede mulige effektiviserings- og kvalitetsfremmende tiltak innenfor området reiser med rekvisisjon. Resultatet av arbeidet fremlegges for helseforetakets styre, og i rapporteringssammenheng for eier, med sikte på eventuell gjennomføring fra Resultatet av dette arbeidet vil kunne gi effekter fra 2019, men er ikke innarbeidet i ØLP. Eventuelt nye større prosjekter, må i tråd med instruks fra eier gjennom en konseptfase. En investeringssøknad kan som følge av dette tidligst fremmes for lånefinansiering i løpet av Foreløpig er det derfor ikke lagt inn nye større prosjekter i ØLP fra Nye oppgaver Etablering av en juridisk enhet for området reiser uten rekvisisjon Oppdragsdokumentet for 2017 fastslår at Pasientreiser HF skal gjennomføre en virksomhetsoverdragelse av fire nåværende regionale enheter for reiser uten rekvisisjon til Pasientreiser HF. Bakgrunnen er felles RHF-styresak fra 2016 om valg av organisatorisk løsning etter innføring av Mine pasientreiser. Styret for selskapet har fått ansvar for å gjennomføre prosessen der en av føringene fra RHFstyresaken er.. Styret for Pasientreiser ANS vil legge frem en plan for de administrerende direktørene i de fire regionale helseforetakene med anbefaling knyttet til overføring av alle ressurser til Pasientreiser. Per dato er det usikkerhet knyttet til størrelsen på ressursoverføringen, men det må legges til grunn at Pasientreiser HF får kostnadsmessig dekning for de oppgaver man overtar. Dette forutsettes ivaretatt gjennom prosess i 2017 knyttet til planlegging og gjennomføring av virksomhetsoverdragelse hvor oppgavenes omfang, ressursbehov og finansiering blir håndtert i prosess med eierne. 7

8 2.8 Usikkerhetsmomenter Endring og omstilling Årene 2017 og 2018 blir år med høy aktivitet knyttet til endring og omstilling for pasientreiseområdet. Implementering av Mine pasientreiser fører til behov for organisasjonsmessige tilpasninger for å sikre realisering av gevinstmål. En virksomhetsoverdragelse av de fire regionale enhetene innen reiser uten rekvisisjon til Pasientreiser HF vil medføre behov for ytterligere organisasjonsmessige tilpasninger. Virksomhetsoverdragelsen er vedtatt gjennom felles RHF-styresak om organisering av området etter implementering av prosjekt Mine pasientreiser. Styret for Pasientreiser HF har fått ansvar for prosessen. Det planlegges med tanke på overdragelse per Målene med en omlegging til en juridisk enhet er å ta ut effektiviseringsgevinster og oppnå kvalitetsheving knyttet til pasienttilfredshet og likebehandling. En eventuell utsettelse av tidspunktet for samling i en enhet, vil forskyve realisering av disse effektene forskyves tilsvarende blir således første år med helårseffekt av ny løsning. Erfaringsmessig vil omstillingskostnader påløpe i tilknytning til overføringen. Usikkerhet rundt tidspunkt for overføringen påvirker dette. Det vil derfor være noe risiko knyttet til disse forholdene i planperioden. Prosjekt Mine pasientreiser belyste effektiviseringspotensialet ved ulike alternativer for fremtidig organisering av området. Endelig gevinstuttak vil speiles av innholdet i løsningen som er valgt. Digitaliseringsgrad Overgangen til ny, digitalisert løsning for reiser uten rekvisisjon er i full gang. Pasienter med enkle reiser har hatt mulighet for digital innsending av refusjonskrav fra , og fra er tjenesten utvidet til å omfatte også reiser med tillegg. Erfaringsgrunnlaget for å anslå digitaliseringsgrad er p.t således noe begrenset. De foreløpige erfaringene med løsningen som startet opp er imidlertid gode. Det samme gjelder produktivitetsutviklingen der man etter hvert får ytterligere erfaring med ny løsning. Utvidet løsning fra gir imidlertid foreløpig for lite grunnlag til å vurdere videre utvikling. 3. Konklusjon Den økonomiske langtidsplanen er utarbeidet på styringssignaler fra eier og basert på forventet inntekts og kostnadsutviklingen i årene fremover. Pasientreiseområdet gjennomgår i perioden en betydelig omstilling med ny teknologi og nye arbeidsprosesser, samt endret organisering og oppgavefordeling innen reiser uten rekvisisjon. Investeringene i ny teknologi for å digitalisere og automatisere nasjonale arbeidsprosesser gir selskapet som systemeier økte driftskostnader som varslet i tidligere økonomiske langtidsplaner. Kostnadsutviklingen for eksisterende transaksjonstunge oppgaver reduseres i planperioden ved at det høstes gevinster fra digitaliserte prosesser. Det er samtidig lagt til grunn en videreføring av dagens oppgaveportefølje og krav i SLA. Administrerende direktør mener den fremlagte økonomiske langtidsplanen på en nøktern måte peker på de utfordringene selskapet står overfor i perioden Det vises likevel til enkelte usikkerheter som fremgår av saken. Pasientreiser HF er opptatt av å sikre fortsatt høy kvalitet i de løpende tjenesteleveransene via SLA-avtalen, samt å ivareta kvalitet og effektiv implementering av prosjektene og sikre videre utvikling i henhold til vedtatt strategiplan. Oppdrag gitt til Pasientreiser HF i Oppdragsdokument 2017, overlevert i foretaksmøte 27. februar 2017, skal i perioden fram til 1. april 2017 ivaretas av Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. 8