Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 24/11/2015

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 24/11/2015 SAK NR Prosjekt mine pasientreiser forslag til framtidig organisering, pasientreiser uten rekvisisjon Forslag til vedtak: 1. Styret tar fremlagte anbefaling fra styringsgruppen til etterretning. 2. Styret anbefaler at AD-møtet legger til grunn en fremtidig organisatorisk løsning der ansvaret for pasientreiser uten rekvisisjon samles i en juridisk enhet med to geografiske lokasjoner. Skien 18. november 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 7

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Styret er, kjent med pågående prosjektarbeid Mine pasientreiser, herunder arbeidet med ny organisatorisk løsning for pasientreiser uten rekvisisjon. Det foreligger nå rapport fra prosjektgruppen med forslag til fremtidig organisasjonsløsning for pasientreiser uten rekvisisjon. Ulike løsninger drøftes i rapporten som konkluderer med at en nasjonal juridisk enhet bør få ansvaret for området, til forskjell fra dagens løsning med 12 helseforetak samt Pasientreiser ANS som ansvarlige. Administrerende direktør slutter seg til vurderingen om at en nasjonal juridisk enhet heretter bør ha ansvar for pasientreiser uten rekvisisjon. Gitt en slik løsning vil det legges til rette for et vesentlig gevinstuttak i Pasientreiser ANS, hovedsakelig fra Gjennom en egen OUprosess vil organisasjonen bli gjort til gjenstand for en optimalisert tilpasning til oppgavene i en ny modell. Styringsgruppen for prosjekt Mine pasientreiser behandler saken i forkant av det ekstraordinære styremøtet og styringsgruppens beslutning vil bli meddelt i styremøtet. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Utgangspunktet for prosjekt Mine pasientreiser er foretaksprotokoll fra der de regionale helseforetakene fikk i oppdrag å gjennomføre et prosjekt for forenkling av oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon. Helse Sør-Øst RHF ble på vegne av de regionale helseforetakene tildelt ansvaret for prosjektet, og Pasientreiser ANS ble bedt om å lede arbeidet. Styringsgruppen for prosjektet behandlet prosjektgruppens rapport i sitt møte i forkant av styremøtet. Foreliggende styresak utgjør leveranse til oppdragsgiver som grunnlag for behandling i AD-møtet Endelig vedtak skjer gjennom behandling i RHFstyrene av felles styresak i februar Mandatet for prosjektet legger følgende målsettinger til grunn: Resultatmål for det helhetlige prosjektet Forenkling av oppgjørsordning for pasientreiser uten rekvisisjon samt etablere en digital selvbetjeningsløsning knyttet til helsenorge.no. Effektmål for det helhetlige prosjektet o o o Enklere og lettere tilgjengelig løsning for brukerne Økt likebehandling Kostnadseffektiv administrasjon av løsningen Det foreligger nå rapport fra prosjektgruppen om fremtidig organisasjonsløsning for pasientreiser uten rekvisisjon. Saken skal sendes AD-møte for endelig konklusjon. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Denne saken gjelder vurdering av fremtidig organisering av pasientreiser uten rekvisisjon som ledd i prosjektet Mine pasientreiser. Saken følger opp styringsgruppens bestilling om å utrede organiseringen med to alternative tilnærminger: en nasjonal juridisk enhet, enten samlokalisert eller med regionale kontorer et nasjonalt selskap og fire regionale enheter som selvstendige juridiske enheter. Styringsgruppen har bedt om en nyansert pro et contra vurdering av begge alternativene. Vurderingen skulle også inkludere en implementeringsplan, samt en tilhørende risikovurdering. Side 2 av 7

3 Prosjektgruppen leverte sin rapport til styringsgruppen Der konkluderes med at prosjektgruppen vurderer en løsning med en juridisk enhet som gunstigste organisatoriske modell. Det drøftes om dette bør skje i form av en samlokalisering ett sted, eller om flere lokasjoner kan være aktuelt. Begge løsninger vurderes som gode løsninger, men forutsatt en juridisk enhet. Et businesscase utarbeidet av prosjektgruppen viser at en løsning med nasjonal samlokalisert løsning kontra regional løsning gir kr 30 mill mer i gevinst i form av reduserte administrasjonskostnader over fem år. Prosjektgruppens innstilling til styringsgruppen konkluderer med en nasjonal, juridisk enhet med to lokasjoner Prosjektgruppens vurderinger Mine pasientreiser vil med innføring av en ny digital søknadskanal og regelverksforenklinger generere omfattende endringer knyttet til nye arbeidsprosesser og IKT-verktøy som i stor grad bidrar til maskinell saksbehandling. Gjennomførte analyser synliggjør et betydelig gevinstpotensial både for pasienter, pårørende og eiere. Prosjektgruppen har tatt utgangspunkt i pro et contra vurderingene gjennomført i en nedsatt arbeidsgruppe for å konsekvensvurdere de ulike organisasjonsmodellene. Fokus i vurderingene har vært hvorvidt modellene evner å realisere de strategiske målene for innføring av Mine pasientreiser og de strategiske gevinstene som skal oppnås ved ordningen. I tillegg har prosjektgruppen sett på fremtidens brukerservice, forholdet til reiser med rekvisisjon, databehandleransvaret og erfaring fra andre organisasjoner som har arbeidet med digitalisering. Vurderingskriteriene for utredningen er de overordnende målene om størst mulig grad av likebehandling, enklere og mer tilgjengelig løsning for brukeren og kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon. Utredningen drøfter hvordan disse målene best ivaretas gjennom en nasjonal eller regional organisasjonsmodell. Det ligger en forventning om at realisering av gevinster kan muliggjøres så raskt som mulig. Det er også utarbeidet en implementeringsplan og gjort en risikovurdering av overgangsfasen mellom dagens løsning og ny løsning Oppsummering av prosjektgruppens anbefalinger Eierstyring og ledelse I begge organisasjonsmodellene vil eierne motta oppdragsdokumentet fra departementet og ha ansvar for å kommunisere og utøve et felles oppdrag og like føringer nedover i strukturen. Innspill til videreutvikling, forenkling og effektivisering av løsningen og regelverk vil skje gjennom rapporteringslinjene. En viktig forutsetning for å lykkes med endringene er at virksomheten(e) som får ansvaret for gevinstrealiseringen samlet sett har nødvendig evne (kompetanse) og vilje (kultur) til å operasjonalisere strategien. En kultur for kontinuerlig forbedring vil også være en viktig driver for å lykkes med å gjennomføre endringen. Brukerstøtte Vurderingene viser at både en regional og nasjonal organisering påvirker realisering av de overordnede målene i positiv retning. Pasienten/brukeren skal få lik service og oppleve likebehandling uavhengig av bosted og kanalvalg. Det er også lagt vekt på en fremtidsrettet brukerstøtte som kan videreutvikle tjenesten i tråd med pasientens behov. Etter prosjektgruppens vurdering realiseres de viktigste målsettingene i større grad gjennom en nasjonal samlokalisert modell enn i en regional løsning. Det vurderes også at målene realiseres dersom brukerstøtte organiseres i en nasjonal spesialisert enhet. Nye arbeidsprosesser Side 3 av 7

4 Arbeidsprosessene i ny løsning vil bli vesentlig endret i forhold til dagens prosess. I tillegg vil pasient, gjennom å kunne søke elektronisk, bli mer delaktig i prosessen enn tidligere. Rapportens drøftinger er knyttet til forventet volum, ressursbehov og kompetanse mellom de ulike rollene i ny prosess og viser at det er en nasjonal samlokalisert modell som i størst grad bidrar til å realisere de forventede strategiske målsetningene. Videre er det denne modellen som legger til rette for å ta ut størst mulig effekt. Det anbefales at arbeidsprosessene knyttet til post, digitalisering og maskinell saksbehandling med sjekk samlokaliseres. Det samme med maskinell saksbehandling med vurdering, attestasjon, klagebehandling og brukerstøtte. Prosjektgruppen mener det ikke vil være vesentlige forskjeller i måloppnåelse om brukerstøtte og maskinell saksbehandling med vurdering, attestasjon og klagebehandling organiseres i en nasjonal spesialisert enhet. Samordning med reiser med rekvisisjon I dag er reiser med og uten rekvisisjon samlokalisert i 11 av 18 helseforetak. De 11 er fordelt på tre av regionene, mens Helse Sør-Øst har en regional spesialisert enhet som kun behandler reiser uten rekvisisjon. Samlokaliseringen vurderes av prosjektgruppen, i dagens løsning, å kunne gi fordeler for pasientene, samt i saksbehandlingsprosessen gjennom de ansattes innsikt i regelverk, geografi og reisemåter i helseforetakets opptaksområde. I Helse Sør-Øst er det utviklet arenaer for samarbeid og en struktur for samordning mellom den regionale enheten for reiser uten rekvisisjon og de seks helseforetakene som har pasientreisekontor med ansvar for reiser med rekvisisjon. Ved å bygge på erfaringene fra Helse Sør-Øst mener prosjektgruppen at både en fremtidig regional og nasjonal organisering vil kunne ivareta grenseflatene mot reiser med rekvisisjon. Databehandleransvar En av hovedhensiktene bak databehandleransvaret er å sikre at helseopplysninger om den registrerte (pasienten) oppbevares, registreres og behandles på en sikker måte. En organisering i en juridisk nasjonal enhet vil legge til rette for at de krav som stilles til en behandlingsansvarlig kan ivaretas på en bedre måte enn en regional, da databehandleransvar og instruksjonsmyndighet følger samme myndighet og ansvarslinje. Business case Prosjektgruppen har utarbeidet businesscase som viser effekten de ulike organisasjonsmodellene har på reduserte administrasjonskostnader. Businesscaset baserer seg på at implementeringsfasen vil innebære to hovedaktiviteter: Oppbygging av en organisasjon til å håndtere de nye arbeidsprosessene knyttet til Mine pasientreiser. Nedbygging av organisasjonen som håndterer dagens arbeidsprosess. En nåverdianalyse av modellene viser at forskjellen mellom regional modell og en nasjonal samlokalisert modell er på ca. 30 MNOK over en periode på fem år. Den kvantitative vurderingen viser at en nasjonal samlokalisert enhet vil ha størst effekt på reduserte administrasjonskostnader. Implementeringsplan og risikovurdering Den samlede risikoen ved å implementere ny løsning inklusive endret organisering, består av risiko som er uavhengig av organisasjonsendring og merrisiko ved at organisering endres samtidig. Det er gjort en risikovurdering som viser at det ikke er vesentlige forskjeller i Side 4 av 7

5 risikobildet knyttet til implementering av de to ulike modellene, og at risikoen vurderes å være innenfor toleransegrensene. 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger og prosess Det er ambisiøse mål for prosjektet Mine pasientreiser gjennom oppdraget gitt de regionale helseforetakene fra Helse- og omsorgsdepartementet. Et viktig element for å nå gitte mål inkl effektiviseringsgevinstene, vil være valg av fremtidig organisasjonsløsning for området pasientreiser uten rekvisisjon. Foreliggende rapport synliggjør hvordan eierne best kan nå målsettingene for prosjektet gjennom valg av ny modell for organisering. I tillegg til rapporten er det andre signaler som dels påpeker svakheter i dagens modell og dels legger fremtidige føringer for mer effektiv eierstyring. Som styret vil være kjent med påpekte internrevisjonen i sin rapport 1/2013 om revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS enkelte utfordringer i tilknytning til eksisterende modell. (Anbefaling nr 14: Den etablerte styringsmodellen på pasientreiseområdet bør tydeliggjøres innholdsmessig slik at det oppnås felles forståelse av hvordan modellen er ment å skulle fungere,.) I en fremtidig modell med en, juridisk enhet vil denne utfordringen forutsetningsvis bli betydelig redusert. Videre pekes det i felles RHF-styresak pr november 2015 om styring av de felleseide selskapene bl.a. på at hovedformålet med de felles eide selskapene er å styrke og forbedre tilbudet til pasientene, herunder å sikre samordning, likhet og likeverdighet samt å bidra til at oppgavene løses på en rasjonell måte og med god ressursutnyttelse. Gjennom bl.a. protokollene fra foretaksmøtene i de regionale helseforetakene fremstår videreutviklingen av nasjonalt samarbeid og en bedre samordning på tvers av regionene som en viktig del av den nasjonale helsepolitikken. Styresaken drøfter også fremtidig strategiutvikling for selskapene. Her heter det bl.a. at De regionale helseforetakene har det overordnede ansvaret for å utvikle strategier for de felles eide selskapene. Strategier og mål formidles fra eierne til de felles eide selskapene i det årlige oppdragsdokumentet. Selskapenes bidrag vil være et viktig fundament for strategiutviklingen. I tillegg vil det være selskapenes ansvar å utvikle handlings- og gjennomføringsplaner for å realisere strategier og mål fastlagt i oppdragsdokumentet. Gjennomføring av handlings- og oppfølgingsplaner vil erfaringsmessig kunne foregå på en mer effektiv måte i en organisering med en juridisk enhet som ansvarlig for prosessen Erfaringer med eksisterende løsning Det er et hovedinntrykk at dagens organisering og oppgaveløsning innen pasientreiser uten rekvisisjon har fungert bra, men med enkelte forbedringsområder, kfr omtalte internrevisjonsrapport. Det har vært gjort store fremskritt i forhold til alle de definerte strategiske målene, og det jobbes strukturert ved alle pasientreisekontor, RHF og Pasientreiser ANS for å videreutvikle tjenesten. Overgangen fra NAV i 2009 har vært vellykket og pasientene er bedre ivaretatt med tanke på forutsigbarhet og likebehandling enn tidligere. Gevinster har blitt realisert ved å jobbe strukturert med å forbedre prosesser, systemer og kompetanse. Likevel oppleves dagens pasientreiseordning som tungvint og gammeldags for mange pasienter og behandlere. Det er et stort omfang av manuelle rutiner og papir. I tillegg er eksisterende regelverk komplisert og kan være vanskelig å forstå, noe som gjør at tjenesten kan oppfattes som lite tilgjengelig for pasientene. Gjennomførte lovendringer og føringer har lagt til rette for at pasientreiser uten rekvisisjon kan forenkles og automatiseres. Pasienten skal oppleve en mer oversiktlig og enklere tilgjengelig tjeneste og få en enklere hverdag med moderne digitale tjenester. Side 5 av 7

6 3.1.2 Ny løsning Analyser av pasientenes reisemønster i forhold til nytt regelverk, viser at nytt regelverk legger til rette for at opptil 97 prosent av alle reiser kan ha en maskinell saksbehandling, hvorav ca 14 prosent kan ha behov for noe kontroll. Dette gir et betydelig gevinstpotensial sammenlignet med dagens arbeidsprosesser. Graden av realisering vil avhenge mye av om man lykkes med å utvikle et effektivt samspill mellom kommunikasjon med bruker, kvalitet i ny teknologi og registre, nye arbeidsprosesser og organisering. Det er viktig at de betydelige investeringer, spesielt IKT-messig, som nå gjøres gjennom prosjektperioden så langt som mulig får optimale forutsetninger på kort og lang sikt slik at maksimale gevinster for pasient og eier kan realiseres. Det er ikke dagens drivere og premisser som kommer til å være avgjørende for organiseringen i et litt lengre perspektiv. Det må forventes fortsatte effektiviseringskrav fra eier med tilhørende behov for utvikling av tjenesten. Det som fungerer bra med dagens løsning bør ivaretas. Samtidig er det viktig å innse at det vil komme mange nye elementer inn ved digitaliseringen som pasientreiseområdet mangler erfaring med. Det kan derfor være hensiktsmessig å se på de organisasjoner og virksomheter som har digitalisert sine tjenester for å forstå hvilke drivere og trender som den nye løsningen og organisasjonen skal imøtekomme og mestre. Ved gjennomgang av erfaringer fra Skatt, NAV, Lånekassen og banker er det spesielt følgende faktorer som kan trekkes frem med relevans for vurdering av organisatorisk løsning innen pasientreiseområdet: - Viktigheten av kontakt/brukerstøtte for å skape gode brukeropplevelser - Viktigheten av et kontinuerlig fokus på forbedring av løsning for å sikre gevinstrealisering gjennom at brukerne ønsker å benytte digitale tjenester fremfor manuelle - Samlokalisering av utvalgte funksjoner for å sikre vellykkede og effektive løsninger - Behovet for sentralisering øker som følge av redusert behov for manuelle arbeidssteg og man har behov for spesialisert kompetanse. Dette er viktige faktorer ved valg av ny løsning. Samtidig forventes disse faktorene å bidra vesentlig til realisering av de strategiske målene. Oppsummeringsvis peker dette i retning av samling av kompetansen i færre og større enheter. I en slik organisering vil alle som jobber innenfor et område/funksjon være samlokaliserte, innenfor samme styringslinje og dermed være best mulig posisjonert for å dele kunnskap, fange opp trender og tilpasse både løsning og prosesser til de behov som oppstår. Det regionale alternativet vil også kunne håndtere de oppgavene som kommer, men må etablere fora, nettverk og andre administrative løsninger for å dele denne kunnskapen og ha en tilstrekkelig beslutningsdyktig organisasjon til raskt å tilpasse seg de fremtidige pasientbehov og eierkrav. Et hovedmoment for å få til en vellykket implementering og administrasjon av løsningen vil være å få flest mulig pasienter til å ta i bruk den digitale løsningen. Dette er noe som i flere andre organisasjoner har vist seg å være krevende, gitt at regelverk åpner for at pasienten skal kunne velge kanal selv. Digitaliseringsgraden er derfor avgjørende i forhold til hvor stor andel av gevinstpotensialet som kan frigjøres ved det enkelte helseforetak. Her viser erfaringen fra NAV, Lånekassen og andre at det vil være strategisk viktig å etablere en administrasjon og videreutvikling av løsningen som er tett integrert med de som har den daglige kontakten med brukeren. Problemer og hindre som pasienten melder inn må kunne håndteres fortløpende, uten lange kommunikasjons- eller beslutningsveier. Gjennom en slik løsning legges det best til rette for å oppnå de største gevinster for pasienter og eiere. Kvantitativ vurdering, businesscase gir over fem år 30 mill mer i gevinst i form av reduserte administrasjonskostnader ved nasjonal samlokalisert løsning kontra regional løsning. Side 6 av 7

7 3.1.3 Konsekvenser for Pasientreiser ANS Som rapporten beskriver vil aktørene innenfor pasientreiseområdet stå overfor en del utfordringer i den videre prosessen frem mot implementering av ny og utfasing av gammel løsning. Dette gjelder også for Pasientreiser ANS. Uavhengig av valg av fremtidig organisatorisk løsning vil selskapet møte utfordringer i form av endret bemannings- og kompetansebehov. Velges en løsning med en nasjonal, juridisk enhet vil selskapet med sin samlede kompetanse utgjøre et solid fundament i en slik løsning. Administrerende direktør er innstilt på, i samarbeid med styret, å sikre kvalitet i tjenesteleveransene både etter nåværende og kommende organisasjonsmodell vil bli et overgangsår der ny løsning etableres og gammel løsning gradvis fases ut. Effektene av at gammel løsning fases ut vil for Pasientreiser ANS melde seg i løpet av 2016 og får større virkning fra Bortfall av oppgaver relatert til eksisterende løsning forventes ved full måloppnåelse å medføre redusert behov for minimum 15 årsverk direkte i tilknytning til nåværende basisoppgaver og videre i størrelsesorden 5-6 årsverk relatert til øvrige oppgaver som følger av dagens modell. Etter endelig vedtak i RHF-styrene i februar 2016 om ny organisasjonsmodell vil Pasientreiser ANS gjennomføre en OU-prosess med sikte på å tilpasse organisasjonen til de nye oppgavene som vil følge av dette. Administrerende direktør vil komme tilbake til styret med sak for oppfølging av dette, bl.a. i budsjettsaken i desembermøtet, der aktuelt ressursbehov vil bli avstemt mot fremtidig oppgaveportefølje. 3.2 Konklusjon Målene for prosjektet Mine pasientreiser slik de fremgår av prosjektets mandat legger bl.a. opp til en mest mulig kostnadseffektiv løsning i ny modell. Likeledes at det skal utarbeides digital løsning og oppnå økt likebehandling. Av de løsningene som drøftes i foreliggende rapport, vil en organisering med ett nasjonalt selskap som egen juridisk enhet best legge til rette for å sikre disse målene. Som det fremgår ovenfor viser kvantitative beregninger i rapporten det samme. Sammenlignet med andre alternativer legger en modell med en nasjonal, juridisk enhet best til rette for å ta ut beregnede gevinster i form av reduserte administrasjonskostnader. I tillegg kan vises til følgende fra protokollen fra foretaksmøte i Helse Sør-Øst RHF 7. januar 2015 om Samordning på tvers av regionene: Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. En løsning med en juridisk enhet med ansvar for pasientreiser uten rekvisisjon synes i størst mulig grad å legge til rette for etterlevelse av denne føringen. En slik løsning sikrer også økt ledelsesmessig fokus og enklere styringslinjer innen området pasientreiser uten rekvisisjon. Utrykt vedlegg: Prosjektrapport Side 7 av 7