Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 25/03/15

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 25/03/15 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtene og Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet og styremøte avviklet via e-post Skien, 18. mars 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 9

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Hotell Farris Bad, Larvik Kl Per Karlsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Tove Skjelvik, styremedlem, Helse Nord RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS ) Fra regionale brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Fra internrevisjonen deltok: Revisor Tove Kolbeinsen, konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Forfall: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, leder, kunde- og tjenesteutvikling, Pasientreiser ANS Svein Erik Fauskanger, leder, reiser med rekvisisjon, Pasientreiser ANS Kjetil Dahl, leder, reiser uten rekvisisjon, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Saker som ble behandlet: Side 2 av 9

3 Sak : Godkjenning av protokoll fra styremøtet Protokoll fra styremøtet fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Sak : Virksomhetsrapportering pr 31. desember 2014 Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.desember 2014 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. desember 2014 til etterretning. Sak : Rapport fra internrevisjonen om oppfølgingsrevisjon vedr tilgangsstyring NISSY og test- og releaserutiner NISSY Internrevisjonen har gjennomført en oppfølgingsrevisjon i forhold til anbefalinger og styrets vedtatte tiltaksplaner som fulgte av rapport 2/2013 på området tilgangsstyring NISSY. Fokus har vært på i hvilken grad tiltakene er implementert, og fungerer etter hensikten, og om det er akseptabel risiko på revidert områder etter gjennomføring av tiltakene. I tillegg er vurdert i hvilken grad virksomheten har gode prosesser for test og release av endringer som minimerer risiko for feil. I rapporten skriver internrevisjonen at hovedkonklusjonen på området tilgangsstyring er at styrets vedtatte tiltak er delvis fulgt opp. Det påpekes imidlertid at det ikke er etablert rutiner for hånd-tering av brukerkontoer, herunder systemadministratorer som Pasientreiser ANS er ansvarlig for. Hovedkonklusjonen på området test og release er at Pasientreiser ANS har jobbet godt med test og endringsprosedyrene siden 2011 da internrevisor anbefalte å forbedre test og endringsprosedyrene i virksomheten etter en gjennomgang av IKT området. Det er funnet noen mindre svakheter og forbedringspunkter som kan bidra til å forbedre prosessen ytterligere. Administrerende direktør legger til grunn at forbedringsområder omtalt i rapporten skal følges opp i henhold til det ansvar som er tillagt selskapet. 1. Styret tar fremlagt rapport fra internrevisjonen til etterretning. 2. Styret ber om at angitte forbedringspunkter følges opp og ber om at det utarbeides en egen handlingsplan for dette som fremlegges for styret 25. mars Sak : Årsrapport 2014 og revisjonsplan 2015, internrevisjonen Pasientreiser ANS Side 3 av 9

4 Årsrapporten omhandler internrevisjonens arbeid i Pasientreiser ANS Det anbefales at styret tar rapporten til etterretning. Revisjonsplanen presenterer på en kortfattet måte hvordan internrevisjonen vil innrette sin virksomhet i Pasientreiser ANS i Det er gjennomført dialog med internrevisjonene i de tre øvrige regionale helseforetak i sakens anledning. Det anbefales at administrerende direktør gis fullmakt til å inngå oppdragsavtale med konsernrevisjonen Helse Sør-Øst som i de foregående år. 1. Styret tar årsrapport 2014 som omhandler internrevisjonens arbeid i Pasientreiser ANS 2014 til etterretning. 2. Styret godkjenner fremlagte plan for internrevisjon i 2015 i Pasientreiser ANS. 3. Administrerende direktør gis fullmakt til å inngå oppdragsavtale om leveranse av internrevisjonstjenester med konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst i tråd med fremlagte plan. Sak : Rapport fra gjennomgang av internkontroll 2. halvår 2014 og plan for gjennomgang av internkontroll 2015 Arbeidet med internkontroll i Pasientreiser ANS har gitt gode resultater. Implementering av et elektronisk internkontrollsystem i 2015 forventes å gi ytterligere kvalitets- og effektiviseringsgevinster i selskapet. Det planlegges et omfattende arbeid med gjennomgang av internkontroll i 1. halvår 2015 ved alle pasientreisekontorene. Gjennomgangene skal sikre at Pasientreiser ANS ivaretar sin rolle som databehandleransvarlig ved å påse at databehandlerne (pasientreisekontorene) har en forsvarlig internkontroll. 1. Styret tar resultater fra gjennomgang av internkontroll 2. halvår 2014 til etterretning. 2. Styret slutter seg til foreslått opplegg for gjennomgang av internkontroll ved pasientreisekontorene og skissert kontroll av ansvar og roller i Pasientreiser ANS i 1. halvår Sak : Årlig melding 2014 Med henvisning til fremlagt forslag til årlig melding for 2014 anbefaler administrerende direktør at styret konkluderer som følger når det gjelder virksomheten i 2014: Selskapets hovedoppgaver nedfelt i selskapsavtale, oppdragsdokument og andre styrende dokumenter er ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt og det sørge for -ansvaret som selskapet utfører på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet er samlet sett oppfylt for Selskapet har arbeidet godt med effektiviseringstiltak, økonomistyring og resultatoppfølging i Gjennomførte revisjoner i 2014 er fulgt opp med styrebehandlede tiltaks- og handlingsplaner. Det forutsettes at prinsippene for god virksomhetsstyring følges opp på alle nivåer. Fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på beslutninger fattet av eierne. Styret vil fortsatt legge vekt på at videre utvikling av selskapets tjenester skal ha et klart bruker- og kundeperspektiv som hovedfokus inkludert målsettinger om likebehandling og effektivitet i saksbehandlingen. Side 4 av 9

5 Det anbefales at styret sier seg tilfreds med de samlede resultater som er presentert i årlig melding for Det er også grunn til å berømme medarbeiderne for stor innsats og engasjement i et år hvor deler av selskapet har vært gjennom en omorganiseringsprosess og der det samtidig er satt krav til effektivisering som er gjennomført på en god måte. Det anbefales at styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets eventuelle kommentarer i møtet og at årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS med styrets plandokument oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. 1. På grunnlag av den samlede rapportering for 2014, herunder også beslutninger som er fattet av styret og den samlede planlegging og styring av virksomheten, anser styret for Pasientreiser ANS at selskapets hovedoppgaver innenfor pasientreiseområdet har vært ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt i oppdragsdokument 2014 samt andre styrende dokumenter, og at sørge for -ansvaret som selskapet utøver på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet samlet sett er oppfylt for regnskapsmessig viser selskapet også for 2014 et positivt økonomisk resultat. fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på eiers føringer, demografisk utvikling og rammevilkår for øvrig for selskapet. ved videre utforming av tjenestetilbudet vektlegges lik praksis for like saker og nasjonale løsninger. 2. Styret sier seg tilfreds med de samlede resultater som er presentert og vil berømme medarbeiderne for stor innsats og engasjement for å levere resultatene for Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets evt kommentarer i møtet. 4. Årlig melding 2014 for Pasientreiser ANS oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. Sak : Styringsindikatorer 2015 Denne saken omhandler administrerende direktørs forslag til åtte KPIer for Disse er basert på styrets signaler gjennom strategiplanen og sak om strategiplan I hovedsak er KPIene en videreføring av fokusområder fra Det foreslås en ny KPI for oppetid for datavarehusedelen tilknyttet Radar, samt rapportering på orienteringsområdet gevinstrealisering og miljø. Målet er å videreutvikle etablert målstruktur i selskapet med utgangspunkt i vedtatt strategi og andre overordnede føringer. Videre vil man gjennom systematisk utvikling av rapportering på målene gi et stadig bedre grunnlag for de beslutninger som skal tas for å nå de vedtatte målsettinger. I tillegg til definerte KPI-er vil det bli rapportert på en del andre områder som ledd i den ordinære virksomhetsrapporteringen. Side 5 av 9

6 Styret tar forslagene til styringsindikator og mål for 2015 til etterretning. Sak : Gjennomføringsfase prosjekt Oppgjørskontroll Foreliggende sak presenterer anbefaling om oppstart av gjennomføringsfase for prosjekt Oppgjørskontroll. Tiltaket inngår i Pasientreiser ANS` strategiplan gjennom IKT handlingsplan og er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. Internrevisjonen har tidligere påvist svakheter i dagens kontroll av oppgjør mot transportører, og har påpekt at dette er et område som bør prioriteres. Første del av gjennomføringsfasen er anskaffelse av rammeavtale knyttet til innføring av ny løsning for oppgjørskontroll. Kostnadene knyttet til anskaffelsen er anslått til 0,6 millioner kroner. Det anbefales at styret slutter seg til forslaget om å gjennomføre anskaffelsen. 1. Styret slutter seg til forslaget om oppstart av gjennomføringsfase relatert til anskaffelse for prosjekt Oppgjørskontroll innenfor en ramme på kr 0,6 mill. 2. Styret ber om å få seg forelagt ny sak i juni i forkant av avtaleinngåelse når evaluering av tilbud fra potensielle leverandører foreligger innenfor revidert ramme for investeringer. Sak : Status, økonomiske forhold og teknologisk løsning, prosjekt Mine pasientreiser pr Denne rapporteringen er en oppsummering av fase 1. Utviklingen av teknologien er gjennomført iht. plan og levert 1,7 millioner kroner(-15 %) under budsjett for fase 1. I påvente av behandling av direktiv for gjennomføringsfase, har AD-møtet bedt om at fremdriften i prosjektet opprettholdes. Det anbefales at styret godkjenner en økning i budsjettrammen for utvikling med 8 millioner kroner til totalt 20 millioner kroner. Dette omfatter i første omgang utvikling frem til Styret tar statusrapporten til etterretning. 2. Styret godkjenner en økning i økonomisk ramme med 8 millioner kroner for utvikling av teknologisk løsning for prosjekt Mine pasientreiser til totalt 20 millioner kroner iht. vedtak i AD-møtet og styringsgruppens anbefaling. Sak : Halvårlig driftsmøte SLA De halvårlige driftsmøtene mellom RHF-ene og Pasientreiser ANS er den formelle arena hvor RHF-ene gir tilbakemelding på leveransene fra Pasientreiser ANS knyttet til SLA. I driftsmøte ble det fra alle de Side 6 av 9

7 fire RHF-ene gitt positiv tilbakemelding på de tjenesteleveransene som er nedfelt i SLA. RHF-ene sluttet seg til rapporten knyttet til alle tjenesteområdene. Styret tar gjennomgangen om halvårlig driftsmøte vedr SLA-avtalen til orientering. Sak : Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Temasak Temasak Strategiplanprosessen ble gjennomgått. Per Karlsen Nestleder Kristoffer Plocinski Reidun Rømo Marit Brokke Tove Skjelvik Eirik Andersen Styresekretær Side 7 av 9

8 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato Møtested Tid: Styreleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Behandling via e-post Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Tove Skjelvik, styremedlem, Helse Nord RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Marit Brokke (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS) Fra brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra brukerutvalg, Helse Nord Forfall: Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 8 av 9

9 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av innkalling til selskapsmøte Styret inviteres til å godkjenne innkalling til selskapsmøte i Helseforetakene senter for pasientreise ANS. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner fremlagt innkalling til selskapsmøte Per Karlsen Nestleder Berit Grønning Nielsen Reidun Rømo Kristoffer Plocinski Marit Brokke Tove Skjelvik Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 9 av 9