Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 18/04/13. SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 18/04/13 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Skien, 11. april 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Clarion Hotel Royal Christiania, Oslo Kl Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Per Karlsen, styremedlem, Helse Vest, RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst RHF Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS (vara for Anne T. Bagås) Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Fra brukerutvalg deltok: Signe Ramberg, observatør fra regionalt brukerutvalg Helse Sør-Øst Brit Haugdahl, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Midt-Norge Forfall: Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra revisjonen deltok: Revisor Terje Kjær Til Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Hilde Holt, Fagsjef, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. dir., Pasientreiser ANS Lars Fremstad, leder for systemforvaltning, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Saker som ble behandlet: Side 2 av 6

3 Sak : Godkjenning av protokoll fra styremøtet Protokoll fra styremøtet fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Sak : Årsberetning og regnskap 2012 Administrerende direktør anbefaler at styret godkjenner vedlagte årsberetning og årsregnskap Regnskap for 2012 er avlagt i henhold til regnskapsloven og god regnskapsskikk. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for 2012 Sak : Avtale om kjøp av NISSY og PRO, inklusiv finansieringsplan Saken omhandler kjøpsavtale og finansieringsplan for IKT-systemene NISSY og PRO som i dag eies av Norsk Helsenett SF. Styret vedtok i sak at Pasientreiser ANS skulle overta eierskapet til NISSY og PRO og ba administrerende direktør forhandle frem en avtale med Norsk Helsenett SF inklusive en finansieringsplan. Finansieringen av kjøpet er drøftet med økonomidirektørene i de fire regionale helseforetakene som har gitt sin tilslutning til finansieringsformen. Det anbefales at styret godkjenner vedlagte forslag til avtale om overtagelse av eierskap fra og at saken oversendes selskapsmøtet for endelig godkjenning. 1. Styret slutter seg til opplegget for finansiering av kjøp av programvarene NISSY og PRO 2. Selskapsmøtet orienteres om vedtaket. Sak : Virksomhetsrapportering pr 31. desember 2012 Året 2012 har vært preget av en positiv trend for de fleste indikatorer, men mot slutten av året har tilstedeværelse hatt en negativ utvikling med rød indikator. For desember har også nedetid i NISSY gitt rød indikator. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. desember 2012 til etterretning. Sak : Virksomhetsrapportering pr 31. januar 2013 Side 3 av 6

4 Utviklingen i januar har i stor grad vært som forventet, men snitt saksbehandlingstid og tilstedeværelse viser rød indikator. De øvrige indikatorer viser grønt. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. januar 2013 til etterretning. Sak : Oppfølging av oppdragsdokument 2013 Pasientreiser ANS I tillegg til lover, forskrifter, selskapsavtale mv. styres Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjennom virkemidler forvaltet av de fire regionale helseforetakene som selskapets eiere. I oppdragsdokumentet for 2013 stiller eierne bl.a. krav til ivaretakelse av sørge for -ansvaret innenfor pasientreiseområdet og klargjør tildelingen av midler og ressursgrunnlag. Saken legges frem for styret for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eierne, hvordan administrerende direktør vil følge dette opp og hvordan rapportering vil skje. Med henvisning til ovenstående anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for 2013 for Pasientreiser ANS til etterretning. 1. Styret tar oppdragsdokument 2013 for Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret vil bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen som beskrevet i saken samt gjennom årlig melding. Sak : Resultater av gjennomgang av internkontroll ved utvalgte pasientreisekontor i henhold til plan Som databehandleransvarlig for PRO og NISSY skal Pasientreiser ANS bl.a. påse at databehandlerne ivaretar kravene til god internkontroll. Selskapet foretok som et ledd i dette arbeidet en gjennomgang av internkontrollen ved fire pasientreisekontor i 4. kvartal 2012 og 1. kvartal Målet med gjennomgangen er å sikre at pasientreisekontorene ivaretar kravene til internkontroll. Samtidig var målet for gjennomgangene å bidra til ytterligere forbedringer i kvalitet og forståelse av internkontrollen ved pasientreisekontorene. Resultatene av gjennomgangene viser en klar forbedring i kvaliteten på internkontrollen for de gjennomgåtte områdene. 1. Styret tar resultater av gjennomgang av internkontroll ved utvalgte pasientreisekontor i 4. kvartal 2012 og 1. kvartal 2013 til etterretning. 2. Styret er tilfreds med den positive utviklingen som har funnet sted men ber samtidig om at oppfølging skjer i forhold til områder som fremdeles er rubrisert i gul sone. Side 4 av 6

5 Sak : Prosjekt Mine pasientreiser De regionale helseforetakene har gjennom foretaksprotokoll 30. januar 2013 fått i oppdrag å gjennomføre et prosjekt for forenkling av oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon. Helse Sør-Øst RHF er tildelt ansvaret på vegne av de fire RHF-ene. Pasientreiser ANS er bedt om å lede arbeidet. Helse- og omsorgsdepartementet har bedt om forslag til mandat for arbeidet innen 11. mars. Pasientreiser ANS er anmodet om å utarbeide et forslag til mandat som skal sendes HOD etter forutgående forankring i de fire RHF-ene. Administrerende direktør anbefaler at styret slutter seg til det fremlagte forslag til mandat. 1. Styret oversender forslag til mandat for prosjektet med innspill gitt i styremøtet til RHFene for formell forankring og ber om at sak fremmes for AD-møtet Styret ber om å bli holdt orientert om fremdriften i prosjektet 3. Styret ber administrerende direktør i samarbeid med Helse Sør-Øst på vegne av de regionale helseforetakene oversende forslag til mandat og ivareta den videre dialogen med Helse- og omsorgsdepartementet Sak : Fokusområder IKT Med bakgrunn i styrets ønske om en nærmere gjennomgang av aktuelle, kortsiktige utfordringer gir saken en vurdering av de viktigste fokusområder ut fra dagens ansvarsforhold. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. Styret tar gjennomgangen om fokusområder til orientering Sak : Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. januar 2013 til orientering. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m til orientering. Sak : Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Side 5 av 6

6 Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Prosess for oppnevning av styremedlemmer Brukerpanelet Styrets enstemmige vedtak Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Styreleders orientering Under styreleders orientering ble det orientert om følgende saker: - Styreevaluering - Internrevisjonenes gjennomgang av virksomhetsstyringen, del 2 Tor-Arne Haug Nestleder Marit Brokke Erik Andreas Øyen Per Karlsen Roy Smelien Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6