Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 26/01/17

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang Møte Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 26/01/17 SAK NR Sluttrapport, prosjekt Mine pasientreiser Forslag til vedtak: Styret tak saken om Sluttrapport, prosjekt Mine pasientreiser til etterretning. Skien, 19. januar 2017 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktør anbefalinger/konklusjon Prosjektets leveranser ble sammen med nytt regelverk lansert nasjonalt 1. oktober 2016, og er resultatet av et forbedringsarbeid som har pågått siden Sluttrapporten oppsummerer på et overordnet nivå resultater og erfaringer fra gjennomføringsfasen. Administrerende direktør vurderer at prosjektet har lagt til rette for at man kan nå de overordnede effektmålene, og at disse vil støtte opp under en ønsket utvikling på pasientreiseområdet: En enklere og mer tilgjengelig løsning Størst mulig grad av kvalitet og likebehandling i saksbehandlingen Kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon Prosjektet har definert et behov for videreutvikling, og det er blant annet utarbeidet en plan for lansering av søknad med tillegg på helsenorge.no i februar Etter lansering 1.oktober er det avdekket utfordringer knyttet til deler av registerkvaliteten, noe som medfører redusert automatiseringsgrad i saksbehandlingsprosessen. Dette påvirker inntil videre virksomhetenes årsverksbehov, og dermed gevinstrealiseringen. Pasientkontorlederne påpeker også dette i sine kommentarer til sluttrapporten. Direktoratet, som registereier, er varslet om utfordringene. Brukerpanelets tilbakemeldinger er i hovedsak positive. De opplever at den elektroniske løsningen på helsenorge.no er enkel å bruke og at de får den informasjonen de trenger underveis. De vil også anbefale andre å bruke løsningen. Det er kun et fåtall av deltagerne i brukerpanelet som har benyttet seg av papirskjemaet, men de mener at dette har et forbedringspotensial. Administrerende direktør anbefaler at styret tar sluttrapporten fra prosjektet Mine pasientreiser til etterretning, og at styret overtar ansvaret for drift og videreutvikling av løsningen, iht til styringsgruppens vedtak. 2. Bakgrunn for saken Helse- og omsorgsdepartementet ga gjennom foretaksmøtene de fire regionale helseforetakene i oppgave å gjennomføre prosjektet. Helse Sør-Øst RHF ble tildelt ansvaret på vegne av de fire regionale helseforetakene, som er prosjektets eiere. Pasientreiser ANS fikk ansvaret for å ivareta ledelsen og gjennomføringen av prosjektet fra Helse Sør- Øst RHF i brev av 13. februar Prosjekt Mine pasientreiser ble etablert våren 2013, og er gjennomført i fem faser i henhold til Helse Sør-Øst sin prosjektmetodikk. Behovs- og foranalysefasen ble gjennomført frem mot sommeren I august 2013 startet forprosjektfasen, og denne pågikk frem til november Gjennomføringsfasen startet januar I denne fasen er det utviklet og implementert ny digital løsning for søknader på helsenorge.no, nytt saksbehandlingssystem og nye arbeidsprosesser. Prosjektet har i gjennomføringsfasen hatt viktige avhengigheter til at Stortinget ville vedta endringer i pasient- og brukerrettighetsloven, og at de regionale helseforetakene besluttet ny organisering av reiser uten rekvisisjon. Sammen med forsinkelser i teknologiutviklingen har dette økt kompleksiteten i gjennomføringsfasen. Ved lansering av ny løsning 1. oktober trådte lovendringene og den nye organiseringen i kraft. Styringsgruppen i prosjektet Mine pasientreiser godkjente i sitt møte 30. november 2016 sluttrapporten til prosjektet og besluttet samtidig å overføre ansvar for drift og videreutvikling av løsningen til styret i Pasientreiser ANS. Side 2 av 5

3 3. Prosjektets leveranser Prosjektet har pr. 1. oktober 2016 levert alle virksomhetskritiske leveranser og prosesser i henhold til revidert milepælsplan, og ny løsning med nye, standardiserte arbeidsprosesser er satt i drift i samsvar med planen. På helsenorge.no er ny løsning for enkel søknad lansert. Lansering av søknad med tillegg er utsatt i påvente av kvalitetssikring og forbedringer i løsningen. I henhold til plan skal søknad med tillegg, inklusive forbedringer, lanseres i februar Nytt papirskjema håndterer alle typer reiser, både reiser det foreløpig ikke er mulig å sende inn elektronisk søknad for, og enkel reise for søkere som ikke kan eller vil benytte elektronisk søknad. Fra lansering 1. oktober håndterer det nye saksbehandlingssystemet PRO3.0 alle søkergrupper, søknadstyper og ulike varianter av nytt regelverk. PRIMO sikrer informasjonsflyt mellom PRO3.0 og Mine pasientreiser på helsenorge.no uavhengig av søkergrupper og søknadstyper. Nytt regelverk er implementert i hele organisasjonen, og nye standardiserte arbeidsprosesser med tilhørende felles rutiner er etablert. På bakgrunn av prosjektets mulighetsstudie for fremtidig organisering har eierne besluttet en organisasjonsendring innenfor området reiser uten rekvisisjon Behov for videreutvikling Brukergruppene ledsager som søker alene og pårørende må inntil videre benytte papirskjema for å søke om refusjon. Det er heller ikke mulig å klage elektronisk på vedtak via helsenorge.no. Det er utarbeidet en plan for lansering av søknad med tillegg på helsenorge.no i februar 2017, der forbedret funksjonalitet for sporvelger og bilagsopplasting inngår. Arbeidet er gjennomført i tre sprinter og testes før lansering 19. februar Tilbakemeldinger viser at nytt papirskjema av flere oppleves som tungvint. Det er startet en prosess for en eventuell forenkling av papirskjemaet. Datakvalitet for navn på behandlingssteder i Helsetjenestekatalogen erfares å være lavere enn hva som fremgår av analyser gjennomført av Direktoratet for E-helse. Inntil kvaliteten er forbedret, gir dette flere saker til manuell saksbehandling enn estimert. Direktoratet, som registereier, er varslet om utfordringene. Status for prosjektets langsiktige strategiske mål Administrerende direktør vurderer at prosjektet har lagt til rette for at man kan nå de overordnede effektmålene, og at disse vil støtte opp under en ønsket utvikling på pasientreiseområdet. Løsningen er pr. januar fremdeles i en overgangsfase, og dermed ikke i en fase der man kan se store gevinstuttak. Side 3 av 5

4 Videre oppfølging av effektivitetsmål er overført Pasientreiser ANS i samarbeid med regionale enheter inntil en virksomhetsoverdragelse er gjennomført. Pasientreiser ANS vil løpende rapportere status for prosjektets effektmål som en del av selskapets virksomhetsrapportering og KPIer for området reiser uten rekvisisjon. Tilbakemelding fra brukerne viser at de opplever selvbetjeningsløsningen på helsenorge.no som enkel å bruke og lett å forstå. Nærmere 70 prosent av de som kan sende inn enkel søknad elektronisk, gjør det. Digitaliseringsgrad og automatiseringsgrad er de viktigste driverne for gevinstrealiseringen. Estimert gevinstpotensial er basert på gjennomført tidsestimering, uttrekk av statistikk fra Radar, vurderinger fra Pasientreiser ANS og fra de fire pasientreisekontorene som fortsetter med RUR. Etter lansering følges arbeidsprosessene og saksbehandlingen tett gjennom rapporter i Radar og ukentlige erfaringsmøter med de fire kontorlederne. Det tas sikte på en oppdatering av tidsestimatene knyttet til arbeidsprosesser i løpet av Q Den nye løsningen innebærer en stor omstilling for brukere, pasientreiseområdet og behandlerapparatet. Brukerstøtte er en viktig kanal for å fange opp tilbakemeldinger fra brukerne. Tilbakemeldinger fra referansegruppene Referansegruppene i prosjektet Mine pasientreiser er etter styringsgruppens behandling invitert til å komme med sine synspunkt på sluttrapporten, som innspill til styret i Pasientreiser ANS. Fra pasientkontorlederne omhandler majoriteten av tilbakemeldingene driftssituasjonen etter lansering 1. oktober. De peker på mangler ved papirskjemaet, lang saksbehandling og økt bemanningsbehov som følge av manglende registerkvalitet og andel feil i digitaliseringssteget, samt stor pågang på brukerstøtte. Kontorlederne uttrykker også bekymring for omdømmet til pasientreiseområdet. Fra brukerpanelet er tilbakemeldingene i hovedsak positive. De opplever at de er godt involvert i utforming av elektronisk løsning, papirskjema og brukerstøtte. De av respondentene som har benyttet seg av elektronisk løsning på helsenorge.no, svarer at den er enkel å bruke og at de får den informasjonen de trenger underveis. De vil også anbefale andre å bruke løsningen. Det er kun et fåtall av deltagerne i brukerpanelet som har benyttet seg av papirskjemaet, og de melder at skjemaet med fordel kunne vært tydeligere og inneholdt noe mindre informasjon. Brukerpaneldeltagerne har også fått tilbakemeldinger gjennom sine brukerorganisasjoner om at papirskjemaet oppleves som vanskelig av noen brukere. Samtidig opplever de å få god veiledning underveis i skjemaet når de fyller det ut. Økonomi Prosjektet har fått tildelt økonomiske rammer gjennom vedtak i styret i Pasientreiser ANS og har rapport status inkl. økonomi til styret løpende i prosjektperioden. Total utviklingskostnad Utviklingskostnadene finansiert av de regionale helseforetakene er i henhold til budsjett. Direktoratet for e-helse rapporter et positivt avvik på 1,0 MNOK. Direktoratet for e-helse har en egenfinansiert utvikling på 21,516 MNOK (19 %), og de regionale helseforetakene har finansiert 6,142 MNOK av Direktoratet for e-helse sine utviklingskostnader på totalt 27,658 MNOK. Side 4 av 5

5 Leveranser inkl. Mva Finansiering Godkjent budsjett Sluttregnskap pr * % av total ANS: Utvikling nytt saksbehandlingssystem RHF AD-møte 80,146 79, % E-helse: Integrasjon og datakvalitetstiltak RHF AD-møte 2,900 2, % E-helse: Prototypefase juni-oktober 2016 RHF AD-møte 3,400 3, % ANS: Videreutvikling helsenorge.no RHF AD-møte 0,600 ANS: Prototypefase prosjekt styresak Pasientreiser ANS 6,100 6, % Total utviklingskostnad iht. budsjett RHF 92,546 92, % E-helse: Utvikling helsenorge.no og registre E-helse 22,500 21, % Total utviklingskostnad inkl. E-helse 115, , % *Tall oppgitt i tusen NOK Note: Etter godkjenning av revidert budsjett i AD-møtet fikk Pasientreiser ANS fritak for mva. Det medfører at inngående merverdiavgift på utviklingskostnader ikke kommer til fradrag. Utviklingskost for PRO/PRIMO er som følge av dette justert til 80,146 MNOK av Pasientreiser ANS i styrebehandling av budsjett Styringsgruppen godkjente 24. oktober 2016 at utvikling av funksjonalitet for bilagsopplastning/lagring av bilag blir finansiert gjennom prosjektbudsjettet med 0,6 MNOK, selv om prosjektet avsluttes før funksjonaliteten blir endelig levert. Bruk av eksterne ressurser Sluttregnskapet viser et mindreforbruk av ekstern støtte på 2,454 MNOK som tilsvarer 87 % av revidert budsjett. Mindreforbruket skyldes at behovet for ekstern bistand ble lavere enn planlagt mot slutten av gjennomføringsfasen. Ekstern prosjektstøtte Godkjent budsjett Sluttregnskap Avvik % av budsjett Sum kostnad 18,500 16, 046 2, % * Tall oppgitt i tusen NOK inklusiv merverdiavgift. Forbruk for november 2016 er estimert. Note: Etter godkjenning av revidert budsjett har Pasientreiser ANS fått fritak for mva, dette medfører at inngående merverdiavgift på driftskostnader ikke kommer til fradrag. Budsjettet for ekstern støtte er etter dette justert til 18,500 MNOK inkl. mva. mot 14,800 MNOK ekskl. mva. Interne ressurser Totalt, revidert budsjett for interne ressurser i perioden januar 2015 november 2016 var på timer. Ressursbudsjettet ble utvidet i forhold til opprinnelig budsjett i forbindelse med replanlegging av prosjektet i desember Ved utgangen av november var faktisk ressursinnsats timer, hvorav timer for Drift og timer for Utvikling. Dette tilsvarer et ressursbidrag på 97,8 % av samlet totalt budsjett: Budsjett Faktisk Avvik % av budsjett Drift 19,276 18, % Utvikling 7,773 7, % Totalt 27,049 26, ,8 % Vedlegg: Sluttrapport for Mine pasientreiser gjennomføringsfasen Utrykket vedlegg: Vedlegg til sluttrapport Side 5 av 5