Styret Pasientreiser HF 07/06/2017. Forslag til vedtak: 1. Styret tar fremlagt sak om miljøarbeid i Pasientreiser HF til etterretning.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Pasientreiser HF 07/06/2017 SAK NR Miljøarbeid i Pasientreiser HF Forslag til vedtak: 1. Styret tar fremlagt sak om miljøarbeid i Pasientreiser HF til etterretning. 2. Styret slutter seg til implementering av nye målindikatorer for miljø. Skien 31. mai 2017 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon I samsvar med oppdrag fra eierne har Pasientreiser HF etablert og implementert et ledelsessystem for miljø som tilfredsstiller kravene i ISO 14001:2015. KIWA Teknologisk Institutt Sertifisering AS har revidert miljøstyringssystemet i Pasientreiser HF og sertifisert det i samsvar med ISO 14001:2015. Det er ikke observert avvik. I Pasientreiser HF er det fokus på kontinuerlig forbedring av virksomheten. Administrerende direktør mener påpekte forbedringsområder vil kunne bidra til en ytterligere kvalitetsheving i miljøarbeidet i foretaket. Hele organisasjonen er involvert i oppfølgingen av miljøarbeidet og det er en del av det daglige arbeidet i selskapet. Iverksatte justeringer er vurdert som dekkende av revisjonen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende orientering til etterretning, og at foreslåtte måleindikatorer implementeres. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder I tråd med oppdrag fra eierne har Pasientreiser HF etablert og implementert et ledelsessystem for miljø i foretaket. Pasientreiser ANS ble sertifisert i samsvar med ISO 14001: (standard for miljøstyringssystem). Våren 2017 skulle Pasientreiser HF sertifiseres etter oppdatert standard, ISO 14001:2015. I foreliggende sak orienteres styret om det gjennomførte arbeidet som har ført fram til at selskapet nå har blitt sertifisert på nytt, samt at det foreslås måleindikatorer. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter ISO 14001:2015 er en standard for ledelsessystemer for miljø som definerer god miljøledelse og tilrettelegger for miljøarbeid. Målet er å aktivt redusere selskapets miljøbelastninger til et minimum. KIWA Teknologisk Institutt Sertifisering AS har som en uavhengig tredjepart revidert Pasientreiser HF for å verifisere at selskapet etterlever kravene i standarden. Revisjonen ble gjennomført i uke 13 og 16. Resultatet av revisjonen ble en merknad og to forbedringspunkt. Det ble ikke avdekket avvik. Observasjoner og forbedringspunkt er nå lukket/godkjent, og Pasientreiser HF er fra sertifisert i samsvar med ISO 14001: Organisering av arbeid med miljøstyring i foretaket Det er etablert en egen intern miljøgruppe med en representant fra hver avdeling i foretaket. Miljøgruppen har kompetanse og prioriterte ressurser til å opprettholde miljøstyringssystemet i samsvar med kravene i ISO 14001:2015. Miljøstyringssystemet er en integrert del av internkontrollen i Pasientreiser HF og alle medarbeidere bidrar gjennom innspill til miljøtiltak og oppfølging av disse. Det er fire områder som har blitt prioritert i 2017: 1. Papir og forbruk 2. Reisevirksomhet 3. Avfallshåndtering 4. Anskaffelser 2

3 Det er etablert flere mål og tiltak for å nå disse for hvert av disse områdene. Miljøgruppen følger opp resultatene gjennom evalueringer av effekt av tiltakene og foreslår eventuelle justeringer/nye tiltak. Det er også utarbeidet egne måleindikatorer som følges opp jevnlig i ledergruppen jevnlig for å sikre at målene nås. Resultatene blir også presentert for medarbeiderne i allmøter/avdelingsmøter. Foretaket har en langsiktig målsetting om å redusere papirforbruk, og har iverksatt en forenklet oppgjørsordning for reiser uten rekvisisjon, som gjør det mulig for pasienter å levere reiseregning og motta vedtaksbrev elektronisk. Dette medfører betydelig papirreduksjon i både antall reiseregningsskjemaer, vedtaksbrev og konvolutter, noe som er positivt for både miljøet og administrasjonskostnadene. Alle delene av ledelsessystemet for miljø vurderes årlig gjennom ledelsens gjennomgang på våren. I den forbindelse vurderes miljøpolitikken i foretaket og hvilke prioriterte områder Pasientreiser HF skal fokusere på i kommende periode. Hensiktsmessigheten av miljøstyringssystemet vurderes og eventuelt justeres fortløpende. Pasientreiser HF vil ha en årlig gjennomgang med KIWA Teknologisk Institutt Sertifisering AS for å verifisere at ledelsessystemet for miljø fortsatt er effektivt og hensiktsmessig. Neste gjennomgang skjer våren Styret vil bli holdt orientert om disse prosessene. 2.3 Videre oppfølging og nye måleindikatorer (KPI) KIWA Teknologisk Institutt Sertifisering AS hadde en merknad i årets sertifiseringsrevisjon om at Virksomhetens miljømål kan med fordel konkretiseres slik at de lettere kan følges opp på ulike nivåer/funksjoner og måles. Ved å velge indikatorer som kan overvåkes over tid kan virksomheten synliggjøre progresjon av miljøprestasjon. Pasientreiser HF hadde fra før etablert flere måleindikatorer for mål hvor foretaket har en direkte påvirkning. For reiser uten rekvisisjon har foretaket en indirekte påvirkning gjennom systemeierskap og utforming av prosessen. Som en oppfølging av merknaden fra revisjonen ønsker foretaket å implementere to nye måleindikatorer for inngående og utgående post i prosess for reiser uten rekvisisjon. Prosjekt Mine Pasientreiser ble initiert med bakgrunn i at refusjonsordningen for reiser til og fra behandling skulle forenkles med standardiserte satser og færre dokumentasjonskrav. Tjenesten skulle eksponeres som en selvbetjeningsløsning for innbygger på helsenorge.no-portalen. Prosjektet har hatt følgende effektmål: Enklere og lettere tilgjengelig løsning for brukerne Størst mulig grad av likebehandling Kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon Som en følge av innføring av nye prosess for reiser uten rekvisisjon, er det et langsiktig mål at postinngangen og utgående post skal reduseres som følge av økt andel elektroniske søknader. Det foreslås derfor å innføre to nye måleindikatorer som er målbare og vil favne både miljøaspektet og prosjektets overordnede effektmål fra : Inngående post i prosess for reiser uten rekvisisjon og Utgående post i prosess for reiser uten rekvisisjon Indikatoren Inngående post i prosess for reiser uten rekvisisjon måles med utgangspunkt i budsjettert utvikling i Indikatoren vil måles tertialvis mot tilsvarende periode i 3

4 foregående år. Under større usikkerhet enn normalt, er det budsjettert med en redusert inngang fra 22 til 12 tonn post i 2017, tilsvarende 45 % reduksjon sammenlignet med Det erfares at inngående post har vært høyere enn budsjettert hittil i Postinngangen er i 1.tertial 28 % lavere enn 1.tertial 2016 mot budsjettert reduksjon på 36 % i Det foreslås på denne bakgrunn å bruke 28 % som ambisjonslinje for målinger fra 2.tertial 2017, og at et negativt avvik på over 8 %-poeng gir rød indikator. Det er iverksatt nye tiltak fra mai 2017 for å øke andelen elektroniske søknader, noe som forventes å redusere avviket mellom justert ambisjonslinje mot budsjettert postinngang. Ved at andelen postsøknader reduseres så mye som mulig innen utgangen av 2017, kan det gi en betydelig helårseffekt i Figur 1: Utvikling av inngående post i prosess for reiser uten rekvisisjon KPIer for Brukermedvirkning Inngående post i prosess for reiser uten rekvisisjon Grenseverdier 2017 Resultat 2016 Mål 2017 Frekvens NY - 45 % > 0 % < 8 % > 8 Tertial Indikatoren Utgående post i prosess for reiser uten rekvisisjon måles også tertialvis med utgangspunkt i budsjettert utvikling i 2017 mot tilsvarende periode foregående år. Omfanget av utgående post har sammenheng med inngående post, og det har derfor også blitt en økning i utgående post målt mot budsjett. I tillegg ga et stort etterslep av saker behandlet i årets første tre måneder og utsendelse av forvaltningsmeldinger for saker med saksbehandlingstid over fire uker en ytterligere økning i antall vedtak. Fra april 2017 har antall vedtak uten forvaltningsmeldinger kommet på nivå med budsjett. Det anbefales derfor at nivået for vedtaksbrev uten forvaltningsmeldinger i april brukes som en justert ambisjonslinje for utgående post, der et negativt avvik på over 8%-poeng vil gi rød indikator. 4

5 Figur 2: Utvikling av utgående post i prosess for reiser uten rekvisisjon KPIer for Brukermedvirkning Utgående post i prosess for reiser uten rekvisisjon Grenseverdier 2017 Resultat 2016 Mål 2017 Frekvens NY - 49 % > 0 % < 8 % > 8 Tertial 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger KIWA Teknologisk Institutt Sertifisering AS har revidert ledelsessystemet for miljø og funnet det hensiktsmessig for å kunne styre og redusere miljøbelastningen til selskapet. Verdien av ledelsessystemet for miljø vil likevel være resultatene og effekten av miljøarbeidet. Det er derfor sentralt at de prioriterte områdene, miljømålene og miljøtiltakene følges opp i praksis. 3.2 Konklusjon Administrerende direktør mener foretaket arbeider målrettet med miljø. KIWA Teknologisk Institutt Sertifisering AS har revidert miljøstyringssystemet i Pasientreiser HF og sertifisert det i samsvar med ISO 14001:2015. Det er ikke observert avvik. I Pasientreiser HF er det fokus på kontinuerlig forbedring av virksomheten. Administrerende direktør mener påpekte forbedringsområder vil kunne bidra til en ytterligere kvalitetsheving i miljøarbeidet i foretaket. Hele organisasjonen er involvert i oppfølgingen av miljøarbeidet og det er en del av det daglige arbeidet i selskapet. Iverksatte justeringer er vurdert som dekkende av revisjonen. Utrykt vedlegg: Rapport og funnliste fra KIWA Teknologisk Institutt Sertifisering AS fra revisjon av miljøstyringssystemet i Pasientreiser HF 5