Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 22/01/15

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 22/01/15 SAK NR Årlig melding 2014 Forslag til vedtak: 1. På grunnlag av den samlede rapportering for 2014, herunder også beslutninger som er fattet av styret og den samlede planlegging og styring av virksomheten, anser styret for Pasientreiser ANS at selskapets hovedoppgaver innenfor pasientreiseområdet har vært ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt i oppdragsdokument 2014 samt andre styrende dokumenter, og at sørge for -ansvaret som selskapet utøver på vegne av RHFene innenfor pasientreiseområdet samlet sett er oppfylt for regnskapsmessig viser selskapet også for 2014 et positivt økonomisk resultat. fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på eiers føringer, demografisk utvikling og rammevilkår for øvrig for selskapet. ved videre utforming av tjenestetilbudet vektlegges lik praksis for like saker og nasjonale løsninger. 2. Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets evt kommentarer i møtet. 3. Årlig melding 2014 for Pasientreiser ANS oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. Skien, 15. januar 2015 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Med henvisning til fremlagt forslag til årlig melding for 2014 anbefaler administrerende direktør at styret konkluderer som følger når det gjelder virksomheten i 2014: Selskapets hovedoppgaver nedfelt i selskapsavtale, oppdragsdokument og andre styrende dokumenter er ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt og det sørge for -ansvaret som selskapet utfører på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet er samlet sett oppfylt for Selskapet har arbeidet godt med effektiviseringstiltak, økonomistyring og resultatoppfølging i Gjennomførte revisjoner i 2014 er fulgt opp med styrebehandlede tiltaks- og handlingsplaner. Det forutsettes at prinsippene for god virksomhetsstyring følges opp på alle nivåer. Fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på beslutninger fattet av eierne. Styret vil fortsatt legge vekt på at videre utvikling av selskapets tjenester skal ha et klart bruker- og kundeperspektiv som hovedfokus inkludert målsettinger om likebehandling og effektivitet i saksbehandlingen. Det anbefales at styret sier seg tilfreds med de samlede resultater som er presentert i årlig melding for Det er også grunn til å berømme medarbeiderne for stor innsats og engasjement i et år hvor deler av selskapet har vært gjennom en omorganiseringsprosess og der det samtidig er satt krav til effektivisering som er gjennomført på en god måte. Det anbefales at styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets eventuelle kommentarer i møtet og at årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS med styrets plandokument oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Det vises til vedlagte dokument: Årlig melding for 2014 for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. I h.t. oppdragsdokumentet og melding fra de fire eierne skal selskapet utarbeide årlig melding og oversende denne til eierne innen 1. februar Meldingen skal inneholde rapport for foregående år og styrets plandokument for de nærmeste 2-3 år. 2.2 Hovedpunkter Rapportering gjennom regelmessig virksomhetsrapportering til styret skal gjennom året gi eierne informasjon om måloppnåelse i forhold til selskapets mål. Foreliggende årlig melding er utarbeidet iht. mal mottatt fra eierne og er inndelt i tre hovedkapitler: 1. Innledning og sammendrag - Visjon, verdigrunnlag og mål for virksomheten inkl kort beskrivelse av måloppnåelsen. Saker styret har hatt særlig fokus på i 2014 og sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer.

3 2. Rapporteringer - Hvordan pålegg og bestemmelser som er gitt i oppdragsdokumenter i 2014 er fulgt opp. 3. Styrets plandokument, som er strategisk og overordnet, og som viser: - Utviklingstrender og rammebetingelser, forventet økonomisk utvikling,, faglig utvikling, personell og kompetansebehov samt bygningskapital og øvrige investeringer status og utfordringer. - Selskapets planer for utviklingen I tillegg åpnes for bruk av vedlegg. Årlig melding for Pasientreiser ANS har ett vedlegg; foreløpig regnskap for Enkelte av punktene i årlig melding for 2014 er iht mal omtalt relativt kortfattet eller utelatt idet malen for enkelte punkters del kun krever rapportert ved behov. Rapporteringen er basert på den løpende virksomhetsrapportering til styret. Kravene i oppdragsdokument har vært gjennomgått halvårlig med tilbakemelding til styret via virksomhetsrapporteringen i oktober Status har inngått i vurderingsgrunnlag for en gjennomgående risikovurdering i forbindelse med fremlegging av denne for styret i oktober Rapportering om virksomheten i 2014 og overordnet vurdering av måloppnåelse og oppfyllelse av sørge for -ansvaret innenfor pasientreiseområdet I henhold til selskapsavtalen skal Pasientreiser ANS på vegne av de regionale helseforetakene oppfylle sørge for ansvaret på området pasientreiser. Selskapsavtalen presiserer også nærmere hvilke øvrige oppgaver selskapet skal utøve. I tillegg er vedtatt strategiplan og mottatt oppdragsdokument retningsgivende for selskapets drift. Kundelinjen ivaretas gjennom egen tjenesteleveranseavtale (SLA-avtale) inngått mellom de fire regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. Sørge for -ansvaret stiller generelt krav om at det skal utøves en overordnet organisering og styring slik at tjenesten som tilbys og ytes er forsvarlig. Dette innebærer bl.a. at følgende styringsfunksjoner/-elementer skal ivaretas: Planlegge, herunder vurdere og analysere, hvordan befolkningen skal få tilstrekkelig og forsvarlig helsetjeneste. Idenne sammenheng vil dette si pasientreisetilbud for pasienter som ikke er i stand til å reise på egen hånd og refusjon ihht gjeldende regelverk for reiser foretatt i egen regi av dem som er i stand til dette. Dette forutsetter bl.a. at selskapet kjenner reglene som gjelder innenfor pasientreiseområdet, har oversikt over behov og tilbud for pasientreiser, samt har oversikt over eventuelle områder med svikt eller fare for svikt. Ved utarbeidelse av planer/tiltak må det foretas risiko- og sårbarhetsanalyser knyttet til iverksettelse av tiltakene og det må planlegges hvordan eventuell fare for svikt skal håndteres. I tillegg må tilsvarende vurdering gjøres for å forebygge svikt når man kommer til gjennomføringen av planer/tiltak. I 2014 ble det gjennomført en samlet risikovurdering av pasientreiseområdet med utgangspunkt i risikovurderinger fra det enkelte helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Dette har gitt grunnlag for målrettede tiltak, spesielt knyttet til behandling av personopplysninger. Samlet risikovurdering av pasientreiseområdet skal fra 2014 gjennomføres årlig.

4 Selskapets ansvarsområder er i hovedsak relatert til reiser uten rekvisisjon, idet de enkelte helseforetak organiserer reiser med rekvisisjon. Pasientreiser ANS er imidlertid systemeier og databehandlingsansvarlig for det elektroniske systemet NISSY som benyttes ved planlegging av reiser med rekvisisjon. Selskapsavtalen legger også opp til at selskapet skal kunne utføre tjenester relatert til reiser med rekvisisjon. Sørge for -ansvaret innebærer også ansvar for å gjennomføre egne planer og tiltak som forutsatt og til fastsatt tid, slik at tjenesten som tilbys og ytes er forsvarlig. Videre skal gjennomføringen av planene og tiltakene evalueres; om planene/tiltakene følges, effekten av planene/tiltakene og om gjennomføringen av planene/tiltakene har medført at det har oppstått områder med fare for svikt eller svikt som må håndteres for at det skal kunne gis et forsvarlig tjenestetilbud. Dette innebærer også innhenting av styringsinformasjon, et område som er særlig prioritert i 2014, med innføring av ny portal for styringsinformasjon innen pasientreiseområdet (Radar). Dette har vært en etterlengtet etablering for samtlige pasientreisekontor og løsningen gir mange nye muligheter og en helt ny plattform for visualisering og analyse av styringsinformasjon. Sørge for- ansvaret innebærer også et ansvar for å korrigere uforsvarlige forhold, dvs å iverksette korrigerende tiltak på eget initiativ dersom det ikke tilbys eller ytes tilstrekkelige og forsvarlige tjenester. Innenfor pasientreiseområdet innebærer dette bl.a. gjennomgang av internkontroll i helseforetakenes bruk av PRO og NISSY og at initiativ tas overfor helseforetak eller regionale helseforetak fra selskapets side når ulike forhold skulle tilsi dette, f eks når enkelte helseforetak ikke etterlever vedtatte målsettinger om saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon. Videre tilbyr selskapt opplæring og andre kvalifiserende tiltak for ansatte ved pasientreisekontorene for å høyne kompetanse ved disse enhetene. Ansvaret innebærer også plikt til å gjennomgå rutiner og systemer for intern kontroll hos eksterne leverandører av IKTtjenester relatert til saksbehandlingssystemene PRO og NISSY. I 2014 har det vært to nasjonale samlinger med kompetansehevende tiltak om internkontroll og databehandleransvar for ledere ved pasientreisekontorene og andre sentrale nøkkelpersoner. Databehandleravtalen mellom Pasientreiser ANS og helseforetak med pasientreisekontor er også revidert i 2014 og nye avtaler er nå signert. I den foreliggende årlig melding for 2014 er det redegjort for hvordan selskapet har løst den samlede oppgaven og hvordan de forskjellige styringsfunksjoner/-elementer innenfor sørge for -ansvaret er ivaretatt. I momentene nedenfor trekkes forhold av særlig betydning frem: Gjennomføring av vedtatt strategiplan Strategiplan for perioden ble vedtatt av styret for Pasientreiser ANS i juni 2013 og er et sentralt dokument for utviklingen av selskapet og pasientreiseområdet. Sentrale utfordringer som omhandles i planen er utvikling av ny løsning for reiser uten rekvisisjon (Mine pasientreiser), videreutvikle en fremtidsrettet og driftssikker systemløsning for reiser med rekvisisjon, vurdere eventuelt nye tjenesteområder for selskapet og sikre videreføring av sentrale områder i tidligere vedtatt plan. Sentrale deler av strategiplanen er igangsatt og under oppfølging. Planen skal i henhold til styrevedtak revideres i april Arbeidet med dette pågår. Pasientreiser ANS har i 2014 lagt ned store ressurser i prosjektarbeidet relatert til pasientreiser uten rekvisisjon, Mine pasientreiser. Prosjektet omhandler en forenklet oppgjørsordning for reiser uten rekvisisjon der de tre overordnede målene er: å etablere en enklere og lettere tilgjengelig digital løsning for brukerne, størst mulig grad av likebehandling og kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon. Helse Sør-Øst RHF har gjennom foretaksprotokoll fra Helseog omsorgsdepartementet fått i oppdrag å lede arbeidet på vegne av de regionale

5 helseforetakene. Pasientreiser ANS har blitt bedt om å ivareta ledelsen og gjennomføringen av prosjektet. Forprosjektet har pågått i perioden august 2013 til desember Dette arbeidet har vært en viktig del av selskapets virksomhet i 2014 med mange ansatte involvert i prosjektet, og arbeidet fortsetter i 2015 og Omlegging fra stor grad av manuelle prosesser til ny modell med digitaliserte løsninger vil samtidig by på utfordringer for selskapet fra 2016 med reduksjon i omfanget av oppgaver som følge av digitalisering, med tilhørende behov for moderate bemanningsreduksjoner. Løsningen, som er planlagt iverksatt fra 2016, vil imidlertid også kunne innebære nye oppgaver som med fordel kan legges til en nasjonal enhet. Videreutvikling av en fremtidsrettet løsning for reiser med rekvisisjon er et sentralt element i vedtatt strategiplan for selskapet. Gjennom egen styrevedtatt handlingsplan for IKT er det i 2014 igangsatt viktige prosjektarbeider relatert til samkjøring av pasienter og forenklet oppgjørskontroll fra transportører. Dette er prosjekter som er etterspurt av landets pasientreisekontor, og prosjektene videreføres i De samlede utfordringene i 2014 er håndtert på en god måte. Aktivitet, tilgjengelighet og kvalitet Antall saker som gjelder reiser uten rekvisisjon har de siste årene vist en svakt synkende trend og var i 2014 på noe lavere nivå enn foregående år. Selskapet har gjennom 2014 etterlevd kravene i tjenesteleveranseavtalene med de fire regionale helseforetakene der helseforetakene er tjenestemottakere. Nasjonalt mål for saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon er ikke oppnådd i 2014, og fremdeles er det stor ulikhet mellom de enkelte kontorene. Enkelte kontor har ligget langt over definerte mål for saksbehandlingstid gjennom flere perioder også i Overordnet målsetting om likebehandling og lik praksis er derfor i behov av ytterligere tiltak for å kunne nås for alle kontor/helseforetak. Som i 2013 har det gjennomgående vært god stabilitet og ytelse i IKT-systemene i Dette har betydd økt tilgjengelighet for kjørekontor mht å rekvirere nødvendig transport til behandling og bidradd til redusert saksbehandlingstid for pasienter med refusjonssøknader for reiser uten rekvisisjon. Arbeidsmiljø og HR-innsats Tilstedeværelsen for 2014 per november ble på 92,4 % mot et mål på 95 %. Det har i 2014 vært fortsatt høyt fokus på sykefraværsoppfølging, med målrettet tilrettelegging i de forskjellige sykefraværstilfellene. Gjennomførte medarbeiderundersøkelser og oppslutningen om trivselstiltak i selskapet understøtter vurderingen av et godt arbeidsmiljø i selskapet. Pasientreiser ANS er IA-bedrift og etterlever avtaleverket i så måte. Omtalte trivselstiltak skjer i regi av egen etablert gruppe blant medarbeiderne i selskapet. Økonomi Selskapet finansieres av eierne med basis i en overskuddsmodell. Fordelingen mellom eierne skjer dels etter eierandel, dels etter forbruk av tjenester. Selskapet vil for 2014 levere et økonomisk resultat som er noe bedre enn budsjettert overskudd. Miljø I tråd med oppdrag fra eierne har Pasientreiser ANS etablert og implementert et miljøstyringssystem i selskapet. Målet var å oppnå miljøsertifisering (ISO 14001) for selskapet i løpet av Det Norske Veritas har som en uavhengig tredjepart revidert Pasientreiser ANS for å verifisere at selskapet etterlever kravene i standarden, og selskapet er gitt sertifisering iht ISO fra

6 2.4. Styrets plandokument I siste kapittel redegjøres det for utviklingstrekk og forventede ressursmessige konsekvenser av dette. Tidshorisont er 1-2 år. Det gis en nærmere omtale av utvikling og utfordringer innenfor selskapets ansvarsområde med basis i strategiplanen. 3. Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør mener årlig melding 2014 til eierne gir et dekkende bilde av virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS i Måloppnåelsen vurderes som gjennomgående god. Sett i sammenheng med oppdragene fra eierne for 2014, slik de fremkommer i oppdragsdokument og styrende dokumenter forøvrig anses årlig melding å svare opp hvordan selskapet har løst sine oppgaver i Det vurderes videre at Pasientreiser ANS er i stand til å møte nye utfordringer også i årene som kommer. Gjennom strategiplanen ønsker Pasientreiser ANS å bli enda tydeligere mht sin rolle med måloppnåelse og med å videreutvikle pasientreiseområdet. Den sist vedtatte strategiplan er gjeldende for perioden frem til 2015 i tråd med styrets vedtak. Arbeid med revidering av strategiplanen ble igangsatt høsten 2014 med sikte på fremlegging for behandling i styremøtet i april God og helhetlig virksomhetsstyring kreves for å oppfylle krav i lov og regelverk og for å oppnå god økonomistyring, samtidig som overordnede styringskrav og egne mål og krav for selskapet skal oppfylles. Årlig melding for 2014 utgjør et viktig dokument i denne sammenheng. Det gjøres oppmerksom på at foreløpig regnskap for 2014 ikke er klart ved styrets behandling men vil følge saken som eget vedlegg ved oversendelse til RHF-ene pr 1. februar. Trykt vedlegg: Årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2014 Utrykt vedlegg: Forprosjektrapport prosjekt Mine pasientreiser