OPPDRAGSDOKUMENT 2013

Transkript

1 OPPDRAGSDOKUMENT 2013 TIL HELSEFORETAKENES SENTER FOR PASIENTREISER ANS Selskapsmøte

2 INNHOLD 1. INNLEDNING OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING TIL EIERNE

3 1. INNLEDNING Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal være en felles enhet for de fire regionale helseforetakene hvor formålet er å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for -ansvar på området pasientreiser. Selskapet skal ha en service og støttefunksjon hvor formålet videre er å ivareta administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt ivaretakelse av transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for deltakerne. Selskapet skal ikke utføre tjenester for andre enn deltakerne. Det avholdes ordinært to selskapsmøter årlig i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Eiernes oppdragsdokument behandles i selskapsmøte i februar. Selskapets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS for 2013 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Grunnlaget for selskapets virksomhet er ytterligere konkretisert i selskapets selskapsavtale. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Iht. selskapsavtalen er selskapets primære og prioriterte oppgaver: Selskapet skal ha forvaltningsansvar og ivareta oppgaver vedrørende enkeltoppgjør og direkteoppgjør mht rekvisisjonspraksis som er av nasjonal karakter, herunder oppgaver knyttet til avtaleinngåelser, sikkerhet, kravspesifisering og standardisering. Selskapet skal ha systemeierskap for saksbehandlingssystemene som benyttes innenfor enkeltoppgjør og direkteoppgjør, samt for telefoniløsningen Selskapet skal også sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. 3

4 Selskapet skal være et faglig kompetansesenter for pasientreisekontorene, herunder yte juridisk ekspertise, drive opplæring i regelverk og bidra til harmonisering av regelverk og praksis. Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedr enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. Selskapet skal ivareta deler av de transaksjonstunge oppgavene knyttet til pasientreiser. Selskapet skal ivareta redaktøransvaret for nettstedene pasientreiser.no og kurs.pasientreiser.no og drifte nettstedet i nært samarbeid med RHF-ene og HF-ene Selskapet skal sørge for internkontroll av saksbehandling ved pasientreisekontorene vedr enkeltoppgjør og direkteoppgjør relatert til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS sitt databehandleransvar i samarbeid med disse enhetene samt sikre lik etterlevelse av regelverket. På forespørsel skal selskapet forestå kontakt med overordnede myndigheter. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre kvalitativt gode spesialisthelsetjenester, bærekraftig utvikling, godt omdømme og oppslutning om offentlige helsetjenester. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. Styret har ansvar for at tiltak for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet følges opp. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2013 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene og som ikke omfattes av SLA-avtaler m/vedlegg inngått mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene. a) Videreføring av relevante krav og mål Det presiseres at tidligere styringsbudskap fortsatt gjelder selv om disse ikke er særskilt omtalt i dette dokumentet eller er stilt rapporteringskrav til i b) Internkontroll og risikostyring Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at forholdene legges til rette for at selskapets virksomhet drives i samsvar med deltagernes forutsetninger. Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3-18 (3). 4

5 Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp, herunder: Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS følger opp denne veilederen som er tilgjengelig på følgende lenke: c) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings- og kontrollsystemer. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. d) Ledelse Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal legge til rette for at ledere har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Ledelse på alle nivå skal legge til rette for systematisk kvalitets-, pasientsikkerhets- og HMS-arbeid. 5

6 e) Krav til tilsettingsforhold Arbeidet med å øke andelen faste stillinger og redusere bruken av deltid videreføres. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal delta i utvikling av kunnskapsgrunnlaget og samarbeide om tiltak for å øke andelen faste stillinger og redusere bruken av deltid i samarbeid med tillitsvalgte og arbeidstakerorganisasjoner. f) Bierverv og avtaler med private Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha retningslinjer og systemer for rapportering og kontroll av ansattes bierverv. Det forutsettes at eventuelle brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler m.v., blir fulgt opp av Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS som arbeidsgiver. g) Oppfølging av arbeidsmiljøloven Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal etablere gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal samarbeide med de regionale helseforetakene. h) Mangfold og likestilling I Meld. St. 13 ( ) Aktivt eierskap - norsk statlig eierskap i en global økonomi omtales mangfold og likestilling som en del av samfunnsansvaret. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal være kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. i) Kartlegging av rapportering i spesialisthelsetjenesten Det vises til arbeidet med å kartlegge omfanget av tidsbruk på dokumentasjon, registrering og rapportering i spesialisthelsetjenesten og vurdering av i hvilken grad det er mulig å gjøre effektiviseringer. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bidra til kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten. j) Lønnsutvikling Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bidra til moderasjon i lederlønningene og skal være kjent med og følge retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper av 31. mars k) Forenklet oppgjørsordning for pasientreiser Det skal i 2013 igangsettes et arbeid for å forenkle oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon. Reell forenkling av gjeldende ordning og videreutvikling til elektronisk løsning forutsetter at pasienters og ledsageres reiseutgifter dekkes etter standardsats. Arbeidet vil omfatte vurdering av behov for endringer i lov og forskrift, forenkling av dokumentasjonskrav, ulike alternative elektroniske løsninger samt økonomiske og administrative konsekvenser. Helse Sør- Øst RHF skal lede de regionale helseforetakenes arbeid med å forenkle oppgjørsordningen for 6

7 pasientreiser uten rekvisisjon. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bistå i dette arbeidet. Oppdraget vil bli konkretisert i eget brev. l) Økonomisk langtidsplan Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2013, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2013 Aktivitetskrav for 2013 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler mv. 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2013 Pasientreisers oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester For 2013 er det besluttet å fortsette bruken av en allokeringsmodell for kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3 tjenester. Allokeringsmodellen skal legge til grunn faktisk volum i Kategori Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Sør-Øst 1 Volumandel pt 23 % Volumandel pt 17 % Volumandel pt 18 % Volumandel pt 42 % 2 Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 40 % 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Driftsbudsjettet 2013 for Pasientreiser ANS har en ramme på 104,3millioner kroner. Det vises til styrets budsjettvedtak for 2013, sak Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere tilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det pågår et arbeid der de regionale helseforetakene vurderer forhold knyttet til eierskap og finansiering av de felleseide selskapene. Det forventes at dette arbeidet konkluderes i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS vil bli nærmere orientert om dette. 7

8 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2013 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametre skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent 8