OPPDRAGSDOKUMENT 2015

Transkript

1 OPPDRAGSDOKUMENT 2015 TIL HELSEFORETAKENES SENTER FOR PASIENTREISER ANS Selskapsmøte 23. februar 2015

2 INNHOLD 1. INNLEDNING OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING TIL EIERNE

3 1. INNLEDNING Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal være en felles enhet for de fire regionale helseforetakene hvor formålet er å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for -ansvar på området pasientreiser. Selskapet skal ha en service og støttefunksjon hvor formålet videre er å ivareta administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt ivaretakelse av transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for deltakerne. Selskapet skal ikke utføre tjenester for andre enn deltakerne. Det avholdes ordinært to selskapsmøter årlig i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Eiernes oppdragsdokument behandles i selskapsmøte i februar. Selskapets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS for 2015 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS setter seg inn i kravene Helseog omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2015 og i foretaksmøte 7. januar 2015 og innretter seg etter disse så langt mulig. Grunnlaget for selskapets virksomhet er ytterligere konkretisert i selskapets selskapsavtale. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Iht. selskapsavtalen er selskapets primære og prioriterte oppgaver: Selskapet skal ha forvaltningsansvar og ivareta oppgaver vedrørende enkeltoppgjør og direkteoppgjør mht rekvisisjonspraksis som er av nasjonal karakter, herunder oppgaver knyttet til avtaleinngåelser, sikkerhet, kravspesifisering og standardisering. 3

4 Selskapet skal ha systemeierskap for saksbehandlingssystemene som benyttes innenfor enkeltoppgjør og direkteoppgjør, samt for telefoniløsningen Selskapet skal også sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. Selskapet skal være et faglig kompetansesenter for pasientreisekontorene, herunder yte juridisk ekspertise, drive opplæring i regelverk og bidra til harmonisering av regelverk og praksis. Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedr enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. Selskapet skal ivareta deler av de transaksjonstunge oppgavene knyttet til pasientreiser. Selskapet skal ivareta redaktøransvaret for nettstedene pasientreiser.no og kurs.pasientreiser.no og drifte nettstedet i nært samarbeid med RHF-ene og HF-ene Selskapet skal sørge for internkontroll av saksbehandling ved pasientreisekontorene vedr enkeltoppgjør og direkteoppgjør relatert til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS sitt databehandleransvar i samarbeid med disse enhetene samt sikre lik etterlevelse av regelverket. På forespørsel skal selskapet forestå kontakt med overordnede myndigheter. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre kvalitativt gode spesialisthelsetjenester, bærekraftig utvikling, godt omdømme og oppslutning om offentlige helsetjenester. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. Styret har ansvar for at tiltak for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet følges opp. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2015 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene og som ikke omfattes av SLA-avtaler m/vedlegg inngått mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene. a) Internkontroll og risikostyring Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3-18 (3). Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp, herunder: 4

5 Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS følger opp denne veilederen. b) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings- og kontrollsystemer. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) Mine pasientreiser gevinstrealisering Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal videreføre arbeidet med Mine pasientreiser. Som en del av dette arbeidet skal Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS utarbeide en plan for gevinstrealisering, i nært samarbeid med helseforetakene. Prosjektdirektiv for arbeidet legges fram for AD-møtet 23. februar

6 d) Effektivisering av pasientreiseområdet Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal videreføre arbeidet med effektivisering, digitalisering og forbedringsarbeid innen pasientreiseområdet, i tråd med regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform. Risikovurderinger skal ligge til grunn for beslutninger om nye prosjekter. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ivareta nødvendig samhandling og samordning med Nasjonal IKT HF. e) Oppfølging av revisjonsrapport om tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Det vises til revisjonsrapport om tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS, jf. rapport 3/2013 ( ) fra konsernrevisjonen Helse Sør-Øst og anbefalte tiltak pkt 13 og 14: Revisjonsrapportens punkt 14: Den etablerte styringsmodellen på pasientreiseområdet bør tydeliggjøres innholdsmessig slik at det oppnås en felles forståelse av hvordan modellen er ment å skulle fungere, herunder hvilke saker som skal behandles i rådgivende samhandlingsfora og hvem som tar beslutninger på bakgrunn av de råd som kommer fra foraene. Revisjonsrapportens punkt 13 Eierne bør understreke at sikring av riktig regelverkspraktisering tilligger helseforetakene, og at Pasientreiser ANS skal bidra til økt harmonisering. Den presiserte SLA-formuleringen bør reflekteres i styrende dokumenter for øvrig innen pasientreiseområdet. Det legges til grunn at både Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og helseforetakene følger opp revisjonsrapportens anbefalinger. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS er de regionale helseforetakenes verktøy for å legge til rette for å oppfylle sørge for -ansvaret. Samarbeidet skal preges av pasientfokus med felles mål om et godt, likeverdig og effektivt tjenestetilbud. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har ansvar for å definere beste praksis innenfor tjenesteområdet, og helseforetakene har et selvstendig ansvar for å sikre etterlevelse. f) Reduksjon av tidstyver Det vises til regjeringens arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bør løpende vurdere forenklinger av egne rutiner, herunder mulige endringer til digitale løsninger. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. g) Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. 6

7 h) Tiltak for produktivitetsvekst Regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter årlig gjennomfører tiltak for å øke produktiviteten. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS følger opp dette innenfor gitte budsjettrammer. For å gi incentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer er det innført en avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform der de regionale helseforetakene stilles overfor et effektiviseringskrav på 0,5 pst. av virksomhetenes driftsutgifter. De regionale helseforetakene vil i 2015 vurdere hvordan dette skal gjøre gjeldende for de felleseide selskapene. i) Innføring av nøytral merverdiavgift Det innføres nøytral merverdiavgift for ordinære statlige forvaltningsorganer fra 3. januar De felleseide selskapene omfattes ikke nå, men det vil bli sendt på høring et forslag med sikte på innføring fra 3. januar Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. j) Samordning på tvers av regionene Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. De regionale helseforetakene skal gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring, herunder sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bidra i dette arbeidet etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. k) Digital kommunikasjon Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal etablere digitale tjenester for kommunikasjon med samarbeidspartnere, pasienter og innbyggere, herunder legge grunnlag for samordning av sine nettsider på samme plattform som Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS forholder seg til nasjonalt profilprogram. l) Miljø- og klimaarbeid Det vises til rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport De regionale helseforetakene skal videreføre arbeidet i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. De regionale helseforetakene skal arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ved behov kunne gi bidrag til dette arbeidet. 7

8 m) Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. n) Innføring av krisestøttesystem De regionale helseforetakene og helseforetakene har etablert elektronisk krisestøttesystem. Dette som en del av et samordnet avtaleopplegg for de fire regionale helseforetakene i regi av Helsedirektoratet og anbefalt av Helse- og omsorgsdepartementet. Systemet er et verktøy for håndtering av ledelsesinformasjon og benyttes primært til varsling, loggføring og rapportering av beredskapshendelser. Det bes om at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS anskaffer krisestøttesystemet og slutter seg til de regionale helseforetakenes samordning på dette området. o) Økonomisk langtidsplan Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2015, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. p) Utarbeidelse av foreløpig regnskap Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak 2 så langt det passer. 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2015 Aktivitetskrav for 2015 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler mv

9 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2015 Pasientreisers oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester Fra 2013 er det i samråd med økonomidirektørene ved de regionale helseforetakene gjort en endring til overskuddsmodell for finansiering av drift og investeringer. Det innebærer at bevilgningen også finansierer vedlikehold og utvikling av nasjonal teknologi som understøtter arbeidsprosessene ved helseforetakene. Inntektsbevilgningen til selskapet fordeles mellom regionene i henhold til kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3. Helse Sør-Øst RHF og Helse Midt RHF finansierer kategori 1 direkte, mens Helse Vest og Helse Nord har valgt å allokere kostnadene ut til helseforetakene. Driftsbudsjettet 2015 for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har en inntektsramme på 116 millioner kroner eks mva og et resultatkrav på 6 millioner kroner. Det vises til styrets budsjettvedtak for 2015, sak Kategori Helse Nord Helse Midt-Norge Helse Vest Helse Sør-Øst 1 2 Volumandel pt 24 % /6,4 mill kroner Eierandel 20 % /17,9 mill kroner Volumandel pt 17 % / 4,5 mill kroner Eierandel 20 % / 17,9 mill kroner Volumandel pt 19 % / 5 mill kroner Eierandel 20 % /17,9 mill kroner Volumandel pt 40 % /10,6 mill kroner Eierandel 40 % / 35,8 mill kroner 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Alle beløp er eks mva. Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) forelegges selskapsmøtet på forhånd. 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2015 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametre skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent 9