Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 12/12/12. Styret slutter seg til foreslått prosess og innretning for revisjon av strategiplanen.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 12/12/12 SAK NR Revisjon av strategiplanen, prosess og innretning Forslag til vedtak: Styret slutter seg til foreslått prosess og innretning for revisjon av strategiplanen. Skien 5. desember 2012 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Arbeidet med revisjon av strategidokumentet vil bli igangsatt etter styremøtet Som ved utarbeidelsen av gjeldende dokument vil det bli lagt vekt på involvering av samarbeidende aktører og brukersiden i kommende prosess. Sentrale fokusområder ved rullering av dokumentet vil slik det ser ut primo desember ikke avvike vesentlig fra gjeldende strategidokument. For tiltaksdelen må det likevel tas høyde for eventuelle endringer som måtte bli aktuelle som følge av pågående prosess med omlegging av enkeltoppgjørsordningen samt innspill som måtte komme i løpet av prosessen. Et revidert strategiplandokument vil bli fremlagt for styret til behandling i tråd med styrets vedtak Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Styret vedtok i sitt møte gjeldende strategiplan for Pasientreiser ANS. Av vedtaket fremgikk også at styret ba om at strategiplanen legges frem for styret til revisjon i april Styret er også orientert om status for gjeldende plan og foreløpige vurderinger rundt rullering/revidering gjennom temasak Styrets tilbakemeldinger ved den anledningen er lagt til grunn for utarbeidelse av forslag til rammer og innretning for arbeidet med revisjon av strategiplanen. I foreliggende sak gis en oversikt over aktuelle områder som tenkes å inngå i en revidert plan. Innretning på arbeidet og grunnlag for veivalg som ønskes belyst inngår også. Dette vil danne utgangspunkt for prosess mot pasientreisekontorene og RHF-ene v/samarbeidsforum inn mot planlagt strategikonferanse med deltakelse bl.a. fra de nevnte aktører primo februar Styrets uttalte ønske om å sikre en møteplass med nødvendig strategisk perspektiv med RHF-ene før styrebehandling i april 2013 omtales også. 2.2 Prosess Som ved tidligere planrevisjoner vil pasientreisekontorene og RHF-ene v/samarbeidsforum bli invitert til å komme med innspill til revisjon av planen. Oppsummering av innspill inkludert Pasientreiser ANS eget forslag vil danne grunnlag for strategikonferansen primo februar 2013, der det tas sikte på å forankre forslag til revidert strategiplan. Utarbeidelse av endelig forslag skjer deretter i Pasientreiser ANS. Brukerpanelet for vil også bli involvert i prosessen gjennom møte i løpet av vinteren 2013 (møteplan ikke vedtatt ved tidspunkt for saksutarbeidelse). Det vil i tillegg bli tatt et initiativ overfor de fire regionale helseforetakene for å ivareta styrets ønske om en møteplass med tilstrekkelig strategisk perspektiv før styrebehandling av revidert plan. Som styret tidligere er orientert om vil administrerende direktør som i fjor gjennomføre en besøksrunde til de fire regionene for å møte lederne ved pasientreisekontorene og representanter for RHF-ene mer bilateralt. Etter gjennomført runde vil man internt i ANS-et utarbeide forslag til mål og delmål som summerer seg opp i forslag til handlingsplan som vil inngå i revidert strategidokument som legges frem for styret. 2.3 Handlingsalternativer og hovedpunkter Gjeldende plan fastslår at strategiske mål for selskapet i 2012 skal være med utgangspunkt i tre føringer. Dette er: - Et tydelig brukerperspektiv - Sikre likebehandling - Målbar kostnadseffektivisering

3 Disse føringene foreslås videreført i den reviderte planen. For å tydeliggjøre og utvide selskapets leveranserolle foreslås at man i den reviderte planen benytter begrepene slik: o Brukerperspektiv: enklere løsninger, sikre likebehandling o Kundeperspektiv: stabile og kostnadseffektive leveranser, samhandling o Effektiv drift: målbar kostnadseffektivisering, kvalitet o Offentlige føringer: standardisering og digitalisering Arbeidet med revidering av strategiplanen for Pasientreiser ANS vil ellers konsentrere seg om tre hovedelementer: Reiser uten rekvisisjon (enkeltoppgjør) Reiser med rekvisisjon (direkteoppgjør) Nye forretningsområder Styrets tilbakemeldinger ved gjennomgang av temasaken d.å. tolkes slik at ovenstående er i tråd med hva styret ser for seg. I tillegg videreføres målsettinger i gjeldende plan som har horisont utover 2012 som følger: Målsetning Strategiplan Sikre likebehandling og kvalitet innen reiseplanlegging og oppgjør Bidra til utvikling og forenkling av regelverket på Utvikle Mine Pasientreiser for å bedre pasientens servicegrad inne oppgjøre og planlegging Tilrettelegge for nasjonal styringsinformasjon som grunnlag for helhetlig styringsinformasjon på Tilrettelegge for økt elektronisk samhandling innen Standardisere løsninger og konsolidere teknisk infrastruktur for Videreføres, men dekket under «Reiser med og uten rekvisisjon» Videreføres som selvstendig målsetting Videreføres, men dekket under «Reiser uten rekvisisjon» Videreføres som selvstendig målsetting Videreføres, men dekket under «Reiser med og uten rekvisisjon» Videreføres, men dekket under «Reiser med og uten rekvisisjon»

4 Bidra til en kultur hvor alle medarbeidere jobber systematisk med forbedringer Videreføres som selvstendig målsetting Nå-situasjonen Pasientreiser ANS leverer tjenester ihht inngått SLA-avtale med de fire RHF-ene. Kundene har ikke gitt tilbakemelding om store avvik i leveransene. Innenfor IKT-området oppleves det at kundene er tilfreds med den positive utviklingen mht stabilitet og ytelse, men at man er utålmodige mht strategisk utvikling av systemene, spesielt når det gjelder reiser med rekvisisjon (NISSY).Selskapet har også levert på oppdrag gitt gjennom det årlige oppdragsdokumentet. Styret er orientert om leveransene, løpende gjennom virksomhetsrapportering og oppsummert i årsrapporter og Årlig melding. Gjennom arbeidet med kontinuerlig forbedring og via øvrige tiltak har selskapet effektivisert sin drift gjennom alle de drøye tre årene som er gått siden etableringen. Pasientreiser ANS har ved tidligere anledninger belyst overfor styret områder der det bør vurderes mer gjennomgripende omlegginger. Helse- og omsorgsdepartementet har i statsbudsjettet for 2013 tatt inn føringer for omlegging av rammene for administrering av ordningen med pasientreiser uten rekvisisjon. Pasientreiser ANS er anmodet om å bidra i dette arbeidet, noe som vil inngå i kommende revisjon av strategiplanen. Også innenfor området reiseplanlegging/reiser med rekvisisjon foreslår Pasientreiser ANS at det gjennom planrevisjonen vurderes å redefinere rammevilkår for driften. Selskapsavtalen legger føringer for hvilke oppgaver selskapet skal kunne engasjere seg i også innenfor dette området. I tillegg bør det nå ligge til rette for at Pasientreiser ANS vurderes som alternativ til oppgaver relatert til selskapets kjernevirksomhet innenfor f eks transaksjonstunge oppgaver. Dette bør vurderes opp mot eventuelt bortfall av oppgaver som følge av omlegginger mht reiser uten rekvisisjon, kfr ovenfor Mulighetsbilde Pasientreiser ANS er etter hvert blitt en moden organisasjon med opparbeidet realkompetanse innenfor sine kjerneområder. Omstillingsevne og fleksibilitet har preget selskapet, noe som bl.a. har muliggjort nye oppgaver i form av tilleggstjenester innenfor saksbehandling for PRKene når behov for dette oppstår. Som styret er kjent med ble Pasientreiser ANS i 2011 også utpekt til å administrere ordningen med refusjon av reiseutgifter til etterlatte og pårørende til ofre for 22. juli-angrepene. Gjennom etableringen av funksjoner innenfor analyse og rapportering har selskapet etter hvert kommet i en situasjon der man kan tilby oppdatert statistikk og analyse spesielt for. Etter mer enn tre år har man også opparbeidet betydelig kompetanse innenfor primæroppgaver som f eks skanning og juridisk rådgivning. Disse elementene vil inngå i basis for vurderinger i revidert strategiplan mht hvordan selskapet kan utvikles videre. Nye løsninger og andre måter å løse eksisterende oppgaver på, f eks i form av standardiserte løsninger, vil kunne bidra til merverdi for eierne og gi en bedre tjeneste for brukerne Mål Revisjon av strategiplandokumentet vil fokusere på videreutvikling av selskapet med et tydelig brukerperspektiv, sikring av likebehandling og målbar kostnadseffektivisering. De tre ovenstående områdene reiser hhv med og uten rekvisisjon samt nye forretningsområder vil drøftes med en slik bakgrunn.

5 Innenfor disse områdene vil følgende temaer være aktuelle: Videreføre arbeidet for å sikre stabile og velfungerende IKT-systemer samt vurdere behov for evt nye løsninger Delta i HOD`s arbeid med regelverksforenkling og digitaliserte løsninger Videreføre prosesser for å tydeliggjøre mål og prioriteringer gjennom forankring, samhandling og relasjonsbygging Videreutvikle funksjoner innen rapportering og analyse Ta initiativ for å operasjonalisere oppgaver i selskapsavtalen relatert til reiseplanlegging/reiser med rekvisisjon Konkretisere mulige nye forretningsområder Scenarier Nedenfor presenteres ulike scenarier for de foreslåtte fokusområdene i Reiser uten rekvisisjon Helse- og omsorgsdepartementet har gjennom statsbudsjettet for 2013 lagt opp til en omlegging av tjenesten som vil påvirke hvordan denne ordningen skal forvaltes. Det legges opp til elektronisk innsending av søknad om refusjon fra pasientene. Dette er beregnet å ville omfatte ca 70% av dagens papirinnsendte søknader. Følgene av dette blir endret ressursbehov i ANS. Det reiser også spørsmål om hva som vil være mest mulig effektiv løsning for behandling av gjenstående 30% papirbaserte søknader, en andel som forventes å ville bli redusert i løpet av noen år. Et scenarie for 2015 er at elektronisk innsending av reiseregninger er etablert gjennom tjenesten Mine Pasientreiser som er en del av internettsiden helsenorge.no. Gjennom forenkling av regelverket og stor bruk av den elektroniske løsningen tar det i gjennomsnitt 2 dager fra innsendelse av reiseregning til pasienten mottar refusjonen. Innføringen av den elektroniske selvbetjeningsløsningen har også medført betydelige administrative besparelser for de lokale helseforetak. Det andre sceanriet vil være at det er en felles forståelse og etterlevelse av regelverk for alle som arbeider med refusjon av reiser uten rekvisisjon. Det er implementert tiltak som sikrer samme korte saksbehandlingstid for hele landet. De gjenværende manuelle prosesser er tilpasset ny elektronisk selvbetjeningsløsning i form, organisering og omfang. Reiser med rekvisisjon Større grad av standardiserte løsninger inkl opplæring vil sikre likebehandling og bedre effektivitet. Vurdere behov for ny IT-løsning. I 2015 er kjennetegnet ved mer standardiserte og optimaliserte arbeidsprosesser. Dette har medført en mer effektiv saksgang med en økt sluttbrukertilfredshet og færre klager. Etter en analyse som tydelig viste behovet for et nytt IT-system er prosessen med å implementere en ny IT-plattform kommet langt. Dette vil gi stabil driftssikkerhet og bedre funksjonalitet. Foruten en bedre integrasjon mot relevante rekvirenter vil også brukertilfredsheten øke. Den nye IT-plattform inneholder også funksjonalitet for å understøtte en selvbetjeningsløsning hvor pasienten via Helsenorge.no kan foreta elektronisk reisebestilling. Nye forretningsområder

6 Pasientreiser ANS har, basert på identifiserte muligheter og med utgangspunkt i eksisterende kompetanse, utviklet flere nye tjenester som dekker behov innen. Pasientreiser ANS utfører en rekke tjenester for helsesektoren. Dette inkluderer tjenester både innen og utenfor og har gitt langt større grad av standardiserte og nasjonale løsninger, lik praksis, mer effektive løsninger for brukerne og sikret at helseforetakene har økt fokus på sine primæroppgaver Øvrige momenter Arbeidet med kontinuerlig forbedring gjennom prosjekt prosessoptimalisering er fullført i 2012 i henhold til vedtak i styret Dette arbeidet danner også grunnlag for implementering av varige prosedyrer ved de enkelte pasientreisekontorene og Pasientreiser ANS med kontinuerlig forbedring som mål. I egen sak til styremøtet fremlegges forslag til hvordan man kan ivareta etablert kompetanse videre. Det foreslås også at gjenstående kjørekontor i Helse Sør-Øst tilbys en innføring og implementering av metodikken det øvrige pasientreise-norge nå har vært gjennom. Helse- og omsorgsdepartementets beslutning om å utrede en regelverksforenkling for reiser uten rekvisisjon omfatter også utredning av muligheter for å benytte standardsatser og elektronisk innsending av refusjonssøknader for slike reiser. En implementering av slike løsninger vil gi føringer for betydelige endringer i arbeidsprosessene i tilknytning til disse reisene. Det pågår også flere prosesser relatert til IKT-området, herunder vurdering av fremtidig behov for teknologiske løsninger for å møte eksisterende og forventet utfordringsbilde. I det videre arbeidet vil de omtalte områdene få høyeste prioritet. Andre områder som eventuelt blir spilt inn i løpet av prosessen vil også vurderes for å inngå i revidert strategidokument. 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger: Prosessen med utarbeidelse av revidert strategidokument medførte sist gang stort engasjement blant flere av pasientreisekontorene. I dialog med de berørte er man kommet frem til at tilsvarende prosess bør gjennomføres ved forestående revisjon. I tillegg til hva som tidligere er gjennomført vil det legges opp til dialog med RHF-ene med nødvendig strategisk perspektiv, bl.a. for å øke gjennomføringsevnen for mulige endringer som følge av justerte rammevilkår innenfor. Dette vil være viktig i lys av at nye løsninger kan komme til å kreve omlegginger ikke bare i Pasientreiser ANS men også ved helseforetakene for å kunne ta ut de skisserte effektiviseringspotensialene. En størst mulig grad av likebehandling og effektivisering oppnås først når alle leddene i kjeden inngår i omleggingene og at dette skjer gjennom strukturert samhandling. Planprosessen vil bli gjennomført slik at man vil kunne fullføre arbeidet med dokumentet i tråd med styrets avgjørelse som legger opp til behandling i aprilmøtet. 3.2 Evt dialog/forankring av saken Som skissert i saken er pasientreisekontorene og de regionale helseforetakenes representanter orientert om hvordan arbeidet tenkes lagt opp. Brukerpanelet er likeledes orientert og skal involveres i løpet av prosessen gjennom planlagt møte vinteren Det vil bli gjennomført en besøksrunde til de regionale nettverkene med lederne for pasientreisekontorene og samarbeidsforumets representant i de fire regionene med sikte på forankring av utkast til

7 endelig versjon av nytt strategidokument samt at man i tråd med styrets ønske legger opp til å sikre en møteplass med nødvendig strategisk perspektiv med RHF-ene. 3.3 Konklusjon Hovedlinjene i gjeldende strategiplan videreføres med de nevnte hovedfokusområder, men med nødvendige oppdateringer. Fremtidig mulighetsrom vil bli beskrevet med basis i rammevilkår som i dag men også med de varslede omlegginger fra Helse- og omsorgsdepartementet som bakteppe. Eventuelle innspill fra skissert prosess vil også bli vurdert innarbeidet. Styret får sak med revidert strategidokument til behandling i sitt møte i tråd med vedtatt fremdriftsplan.