Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/03/14

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/03/14 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtene og Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet og styremøte avviklet via e-post Skien, 3. mars 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 10

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato Møtested Tid: Møteleder Referent Hotell Farris Bad, Larvik Kl Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra regionale brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra internrevisjonen deltok: Revisor Tove Kolbeinsen, konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Forfall: Helse Nord RHF Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Lars Fremstad, leder systemforvaltning, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, leder programkontoret, Pasientreiser ANS Hilde Holt, fagsjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 10

3 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av protokoll fra styremøtet Protokoll fra styremøtet fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Sak : Virksomhetsrapportering pr 31. desember 2013 Rapporteringen for november og desember viser gode resultater for de fleste områder som omfattes av foreliggende rapport. Tilstedeværelsen i selskapet er lavere enn målsetningen og skyldes langtidsfravær. Det jobbes aktivt med tilrettelegging for å få langtidssykemeldte tilbake i arbeid. Målinger viser samtidig at medarbeiderne trives svært godt og er stolte av sin arbeidsplass. For året samlet sett er det måloppnåelse på de fleste indikatorer. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen pr til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. desember 2013 til etterretning. Sak : Rapport fra internrevisjonen om oppfølging av tidligere gjennomførte revisjoner Internrevisjonen har i foreliggende rapport gjennomgått i hvilken grad tiltak etter de tre revisjonene av systemforvaltning, SLA og virksomhetsstyring (del 1) fra 2011 og 2012 er implementert og har hatt effekter som forutsatt. Hovedkonklusjonen i rapporten er at styrets vedtatte tiltak er tilfredsstillende fulgt opp, og at Pasientreiser ANS har etablert et hensiktsmessig system for oppfølging av interne revisjonsrapporter. I rapporten skriver internrevisjonen at det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det er ikke behov for tiltak, men det gis likevel to anbefalinger til forbedring. Administrerende direktør tar disse anbefalingene til etterretning og det legges opp til en oppfølging av disse anbefalingene i løpet av våren 2014 for å heve kvaliteten på selskapets internkontroll ytterligere. Administrerende direktør er godt fornøyd med at foreliggende rapport bekrefter at selskapet har et hensiktsmessig system for oppfølging av interne revisjonsrapporter. 1. Styret tar fremlagt rapport fra internrevisjonen til etterretning. 2. Styret tar skissert plan for oppfølging i Pasientreiser ANS til orientering. Side 3 av 10

4 Sak : Årsrapport 2013 og revisjonsplan 2014, internrevisjonen Pasientreiser ANS Årsrapporten omhandler internrevisjonens arbeid i Pasientreiser ANS Det anbefales at styret tar rapporten til etterretning. Revisjonsplanen presenterer på en kortfattet måte hvordan internrevisjonen vil innrette sin virksomhet i Pasientreiser ANS i Det er gjennomført dialog med internrevisjonene i de tre øvrige regionale helseforetak i sakens anledning. Det anbefales at administrerende direktør gis fullmakt til å inngå oppdragsavtale med konsernrevisjonen Helse Sør-Øst som i de foregående år. 1. Styret tar årsrapport 2013 som omhandler internrevisjonens arbeid i Pasientreiser ANS 2013 til etterretning. 2. Styret godkjenner fremlagte plan for internrevisjon i 2014 i Pasientreiser ANS. 3. Administrerende direktør gis fullmakt til å inngå oppdragsavtale om leveranse av internrevisjonstjenester for 2014 med konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst i tråd med fremlagte plan. Sak : Rapport fra gjennomgang av internkontroll 2. halvår 2013 og plan for gjennomgang av internkontroll 2014 Som databehandleransvarlig for PRO og NISSY skal Pasientreiser ANS bl.a. påse at databehandlerne ivaretar kravene til god internkontroll. Selskapet vil som et ledd i dette arbeidet gjennomgå internkontrollen ved minimum fire pasientreisekontor i Pasientreiser ANS vil også gjennomføre en ny oppfølging av Acando AS 1. halvår 2014 for å sikre at anbefalingene etter gjennomgang høsten 2012 blir fulgt opp i selskapet. Opplegg for gjennomgang av internkontroll ved pasientreisekontorene vil bli utført i samsvar med praksis fulgt ved tidligere gjennomganger. Fokus vil være oppfølging av tiltak etter revisjonen av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS, gjennomført av internrevisjonen ved RHFene. Innhold og form for gjennomgangen skal utformes i tett samarbeid mellom respektive pasientreisekontor og Pasientreiser ANS for å optimalisere effekt og nytteverdi av gjennomgangen. Målet med gjennomgangen er å sikre at pasientreisekontorene ivaretar kravene til internkontroll. Samtidig er målet for gjennomgangene å bidra til ytterligere forbedringer i kvalitet og forståelse av internkontrollen ved pasientreisekontorene. Arbeidet med internkontrollen internt i Pasientreiser ANS vil ha tilsvarende fokus. 1. Styret tar resultater fra gjennomgang av internkontroll 2. halvår 2013 til etterretning. 2. Styret slutter seg til foreslått opplegg for arbeid med internkontroll internt og eksternt for Styret ber om at avvik i forhold til Acando følges opp med en skriftlig henvendelse til selskapet. Sak : Årlig melding 2013 Med henvisning til fremlagt forslag til årlig melding for 2013 anbefaler administrerende direktør at styret konkluderer som følger når det gjelder virksomheten i 2013: Side 4 av 10

5 Selskapets hovedoppgaver nedfelt i selskapsavtale, oppdragsdokument og andre styrende dokumenter har vært ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt og det sørge for -ansvaret som selskapet utfører på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet er samlet sett oppfylt for Selskapet har arbeidet godt med effektiviseringstiltak, økonomistyring og resultatoppfølging i Gjennomførte revisjoner i 2013 er fulgt opp med styrebehandlede tiltaks- og handlingsplaner. Det forutsettes at prinsippene for god virksomhetsstyring følges opp på alle nivåer. Fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på beslutninger fattet av eierne. Styret vil fortsatt legge vekt på at videre utvikling av selskapets tjenester skal ha et klart bruker- og kundeperspektiv som hovedfokus inkludert målsettinger om likebehandling og effektivitet i saksbehandlingen. Det anbefales at styret sier seg tilfreds med de samlede resultater som er presentert i årlig melding for Det er også grunn til å berømme medarbeiderne for stor innsats og engasjement i et år preget av en driftssituasjon med tydelige krav til effektivisering som er gjennomført på en god måte. Det anbefales at styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets eventuelle kommentarer i møtet og at årlig melding for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS med styrets plandokument oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. 1. Årlig melding 2013 for Pasientreiser ANS oversendes de fire regionale helseforetakene som eiere. 2. På grunnlag av den samlede rapportering for 2013, herunder også beslutninger som er fattet av styret og den samlede planlegging og styring av virksomheten, anser styret for Pasientreiser ANS at selskapets hovedoppgaver innenfor pasientreiseområdet har vært ivaretatt i tråd med de føringer eier har gitt i oppdragsdokument 2013 samt andre styrende dokumenter, og at sørge for -ansvaret som selskapet utøver på vegne av RHF-ene innenfor pasientreiseområdet samlet sett er oppfylt for regnskapsmessig viser selskapet også for 2013 et positivt økonomisk resultat. fremtidig utvikling av tjenestetilbudet vil baseres på eiers føringer, demografisk utvikling og rammevilkår for øvrig for selskapet. ved videre utforming av tjenestetilbudet vektlegges lik praksis for like saker i hele landet. 3. Styreleder og administrerende direktør gis fullmakt til å utforme endelig dokument basert på styrets innspill i møtet. Sak : Evt justering av databehandleravtalene mellom helseforetakene og Pasientreiser ANS Registrene Pasientreiser ANS er databehandlingsansvarlig for har tidligere blitt vurdert å være begrenset til de elektroniske registrene NISSY og PRO, men en slik forståelse harmonerer trolig ikke med syketransportregisterforskriften. Det er derfor behov for å klargjøre rekkevidden av registrene Pasientreiser ANS er databehandlingsansvarlig for. Side 5 av 10

6 Det er ulik bruk av personopplysninger hos databehandlerne og det antas at dette bl.a. kan skyldes usikkerhet rundt hva som regnes som personopplysninger. For å oppnå mest mulig lik forståelse og praktisering av avtalene er det behov for å definere hva som er personopplysninger i dagens databehandleravtaler. Ved behandling av sensitive personopplysninger i nasjonale registre stilles det særlig strenge krav til behandlingen av opplysningene, herunder at bruken av opplysningene skal spesifiseres i hjemmelsgrunnlaget (databehandleravtalen). Dagens avtaler beskriver formålet med behandling av personopplysninger og hvilke opplysninger som kan innhentes, men det er ikke konkretisert hva slags arbeid databehandlerne kan bruke personopplysningene til eller hvilke elektroniske hjelpemidler personopplysningene kan benyttes i, herunder støttesystemer fra underleverandører. Administrerende direktør anbefaler at det gjøres en gjennomgang av dagens avtaler med vedlegg for å oppdatere og bringe disse mest mulig i samsvar med dagens realiteter bl.a. mht teknologiske løsninger og et endret utfordringsbilde. 1. Styret ber om at det i samarbeid med berørte helseforetak gjennomføres en prosess for å vurdere nødvendig justering av databehandleravtalene og/eller vedlegg til disse mellom Pasientreiser ANS og helseforetak med pasientreisekontor. 2. Styret ber om å bli orientert om utfallet av prosessen. Sak : Handlingsplan for oppfølging av rapport fra revisjon av tverrgånde prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Pasientreiser ANS har gjennomført en prosess overfor selskapets eiere v/samarbeidsforum SLA med sikte på å få til en samordnet oppfølging av anbefalingene i rapporten fra internrevisjonen om gjennomgang av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Oppfølgingen i Pasientreiser ANS er beskrevet i en egen handlingsplan. Administrerende direktør mener foreliggende forslag til oppfølging gir et godt grunnlag for utkvittering av anmerkede forhold. De fire RHF-ene tar deler av oppfølgingsansvaret. Pasientreiser ANS koordinerer arbeidet med en samlet tilbakemelding til eier om gjennomføring av tiltakene. 1. Styret slutter seg til foreslått handlingsplan for oppfølging av internrevisjonsrapporten om revisjon av tverrgående prosesser 2. Styret ber om å få seg forelagt rapport om gjennomføring av tiltakene senest juni 2014 Sak : Nærmere vurdering av utfordringer og tiltak i tilknytning til støttesystemer IKT Med bakgrunn i styrets ønske om en nærmere gjennomgang av utfordringer og tiltak i tilknytning til støttesystemer IKT gir denne saken en vurdering av dette. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. Side 6 av 10

7 Styret tar gjennomgangen om støttesystemer IKT til orientering, men ber om at det ses nærmere på muligheten for å fremskynde tiltak som raskere kan sikre felles nasjonale løsninger. Sak : Halvårlig driftsmøte SLA De halvårlige driftsmøtene mellom RHF-ene og Pasientreiser ANS er den formelle arena hvor RHF-ene gir tilbakemelding på leveransene fra Pasientreiser ANS knyttet til SLA. I driftsmøte ble det fra alle de fire RHF-ene gitt positiv tilbakemelding på de tjenesteleveransene som er nedfelt i SLA. RHFene sluttet seg til rapporten knyttet til alle tjenesteområdene. Styret tar gjennomgangen om halvårlig driftsmøte vedr SLA-avtalen til orientering. Sak : Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Temasak Temasak Videre prosess med utvikling av fremtidsrettet løsning, reiser med rekvisisjon ble gjennomgått. Side 7 av 10

8 Per Karlsen Nestleder Kristoffer Plocinski Reidun Rømo Berit Grønning Nielsen Roy Smelien Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 8 av 10

9 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato Møtested Tid: Styreleder Referent Behandling via e-post Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra brukerutvalg, Helse Nord Forfall: Helse Nord RHF Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 9 av 10

10 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av innkalling til selskapsmøte Styret inviteres til å godkjenne innkalling til selskapsmøte i Helseforetakene senter for pasientreise ANS. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner fremlagt innkalling til selskapsmøte Per Karlsen Nestleder Berit Grønning Nielsen Reidun Rømo Kristoffer Plocinski Roy Smelien Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 10 av 10