Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 22/01/15 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Skien, 15. januar 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Thon Hotell Opera, Oslo Kl Per Karlsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst Reidun Rømo, styremedlem Helse Midt-Norge Tove Skjelvik, styremedlem, Helse Nord RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem (vara) Pasientreiser ANS Fra regionale brukerutvalg deltok: Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Njål Idsøe (vara for Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest) Fra internrevisjonen: Revisjonsdirektør Tove Kolbeinsen Forfall: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, leder, kunde- og tjenesteutvikling, Pasientreiser ANS Kjetil Dahl, driftsjef, Pasientreiser ANS Elisabeth G. Vingereid, økonomisjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt Saker som ble behandlet: Side 2 av 6

3 Sak : Godkjenning av protokoll fra styremøtet Protokoll fra styremøtet fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Sak : Virksomhetsrapportering pr 31. oktober 2014 Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. oktober 2014 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. oktober 2014 til etterretning. Sak : Budsjett 2015, Pasientreiser ANS Det foreslåtte driftsbudsjett 2015 for Pasientreiser ANS har en inntektsramme på 116 millioner kroner. Budsjetterte inntekter fra eier foreslås økt med 5,5 % i forhold til 2014, som følge av en økende prosjektportefølje og generell pris- og lønnsvekst i I budsjettet ligger forutsetninger om fortsatt fokus på effektiv drift. Det er tatt hensyn til en estimert pris- og lønnsvekst på 3,5 %. Aktivitet på investeringssiden gir ytterligere press på organisasjonen til gjennomføring av disse anskaffelsene, samt økte kostnader til avskrivninger. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjett som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2015 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse, gitt den usikkerhet som fremgår av pkt. 5 i saken. 1. Styret godkjenner driftsbudsjettet for Pasientreiser ANS for 2015 som innebærer et samlet kostnadsbudsjett for 2014 på 111 millioner kroner og et resultatkrav på 6 millioner kroner. 2. Styret godkjenner investeringer på 5,9 millioner kroner. 3. Disponering av resterende investeringsramme vil bli forelagt styret som egne saker. Sak : Strategiplan , prosess, rammer og innretning Arbeidet med revisjon av strategidokumentet vil bli igangsatt etter styremøtet Som ved utarbeidelsen av gjeldende dokument vil det bli lagt vekt på involvering av samarbeidende aktører og brukersiden i kommende prosess. Pasientreisekontorene, RHFrepresentanter i samarbeidsforum SLA og brukerpanelet har også vært involvert i de forberedende rundene frem mot foreliggende styresak. Sentrale fokusområder ved rullering av dokumentet vil slik det ser ut primo desember ikke avvike vesentlig fra gjeldende strategidokument. For tiltaksdelen må det likevel tas høyde for endringer bl.a. som følge av pågående prosjekt Mine pasientreiser. Frem mot behandling av plandokumentet i styret i april 2015 forventes flere enkeltelementer rundt oppfølging av dette prosjektet å være på plass. Et revidert strategiplandokument vil bli fremlagt for styret til behandling i tråd med styrets vedtak Side 3 av 6

4 Styret slutter seg til foreslått prosess og innretning for utarbeidelse av strategiplan for Pasientreiser ANS. Sak : Sluttrapport, oppfølging av revisjon av tverrgående prosesser mellomhelseforetak med pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Pasientreiser ANS har gjennomført en prosess overfor selskapets eiere v/samarbeidsforum SLA med sikte på å få til en samordnet oppfølging av anbefalingene i rapporten fra internrevisjonen om gjennomgang av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Oppfølgingen i Pasientreiser ANS er beskrevet i en egen handlingsplan vedtatt av styret i januar 2014 (sak ). Foreliggende sak beskriver endelig gjennomføring av tiltakene der Pasientreiser ANS er ansvarlig. Tiltakene er utført med utgangspunkt i vedtatt handlingsplan og foreliggende rapport viser en statusbeskrivelse av oppfølgingen. Administrerende direktør mener anmerkede forhold i interrevisjonsrapporten kan lukkes gjennom implementerte og igangsatte tiltak. Pasientreiser ANS vil fortsatt prioritere sluttføring av igangsatte tiltak og videreutvikling av tiltakene i Styret tar rapportering om endelig oppfølging av internrevisjonsrapporten om revisjon av tverrgående prosesser der Pasientreiser ANS er ansvarlig til etterretning. Sak : Fremtidig avtaleløsning, vedlikehold og utvikling Dagens vedlikeholdsavtale for PRO har en maksimal varighet til 13.april I den forbindelse er det behov for igangsettelse av anskaffelsesprosess for nye avtaler knyttet til både drift og videreutvikling av PRO. Det er identifisert et behov for tilsvarende avtaler på andre områder i Pasientreiser ANS, og systemuavhengige rammeavtaler for både drift og videreutvikling kan ivareta behov utover PRO. Administrerende direktør anbefaler derfor at styret slutter seg til gjennomføring av en prosess der følgende elementer inngår: Det igangsettes en prosess senest 1.januar 2015 for anskaffelse av generelle rammeavtaler for vedlikehold og utvikling med utgangspunkt i presentert fremdrift, ref pkt 3.5 i foreliggende styresak. Med bakgrunn i konklusjon i styremøte (sak Eventuelt om fremtidig avtaleløsning, PRO) settes det krav til at Pasientreiser ANS skal ha muligheter til å levere vedlikehold og utviklingsarbeid fra egen organisasjon. Kravspesifikasjonen utformes slik at anskaffelsen blir systemuavhengig og at det skilles mellom vedlikehold og utvikling (åpnes for flere avtaler og flere leverandører) Avskaffelsen gjennomføres ihht regler i forskrift om offentlige anskaffelser del 1 og 3 Ny avtale skal ha en varighet på to år med mulighet for forlengelse i inntil to separate år (2+1+1) Anskaffelsen gjennomføres som prosjekt med ekstern innkjøpstøtte til gjennomføring av anskaffelsen i tillegg til prosjektledelse. Avdelinger i Pasientreiser ANS sikrer nødvendig intern kompetanse til prosjektet for å utarbeide et tilfredsstillende anbud. 1. Styret tar fremlagte forslag til avtaleløsning til etterretning. 2. Styret slutter seg til at igangsettelse av anskaffelse av rammeavtale/r for drift og utvikling gjennomføres i henhold til fremlagte plan og innhold. Side 4 av 6

5 Sak : Gjennomføringsfase for prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning Foreliggende sak presenterer anbefaling om oppstart av gjennomføringsfase for prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Tiltaket inngår i Pasientreiser ANS` strategiplan og er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. Foreberedelse av eksisterende teknologisk plattform samt gjennomføring av anskaffelse av ny planleggingsog optimaliseringsløsning vil være sentrale leveranser frem mot nytt beslutningspunkt i juni Styret vil da bli forelagt ny sak og fullmakt for eventuell avtaleinngåelse med leverandør. Prosjektkostnadene frem mot nytt beslutningspunkt er estimert til 1,0 millioner kroner. 1. Styret slutter seg til forslaget om oppstart av gjennomføringsfase for prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning. 2. Styret vil få forelagt ny sak og fullmakt for eventuell avtaleinngåelse når evaluering av tilbud fra potensielle leverandører foreligger, tentativt juni Styret ber om at fremdrift og gjennomføring ses i sammenheng med øvrige prosjekt i porteføljen og koordineres godt med regionene. Sak : Status, utvikling av teknologisk løsning i prosjekt Mine pasientreiser pr Fremdriften i prosjektet har i stor grad vært iht. plan i rapporteringsperioden oktober-november. Fremdriften på utviklingen av PRO og påløpte utviklingskostnader er i tråd med estimert fremdrift og kostnad. Ressursbidraget i prosjektet fra ansatte i Pasientreiser ANS har vært noe høyere enn budsjettert i perioden. Det bør legges til rette for fortsatt fremdrift i prosjektarbeidet som skissert i saken. I påvente av avklaring i AD-møtet vil Pasientreiser ANS kunne forskuttere evt. økonomiske utlegg innenfor en ramme på 1-2 mill kroner. Det anbefales at styret tar statusrapporten til etterretning. Styret tar statusrapporten til etterretning. Sak : Kostnadsutvikling for pasientreiseområdet AD-møtet har siden 2011 fått fremlagt oversikt over samlede kostnader for pasientreiseområdet. Møtet ba i desember 2013 Pasientreiser ANS koordinere en rapportering på kostnadsutviklingen innenfor pasientreiseområdet også i Vedlagte sak er tilbakemelding til AD-møtet på kostnadsbildet. Saken behandles i AD-møtet og legges frem for styret til orientering. Side 5 av 6

6 Styret tar saken om kostnadsutvikling innenfor pasientreiseområdet til orientering. Sak : Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om planlagt studietur for styret april Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Reidun Rømo Berit Grønning Nielsen Tove Skjelvik Kristoffer Plocinski Marit Brokke Per Karlsen Nestleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6