Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/04/2014 SAK NR Status, handlingsplan systemforvaltning Forslag til vedtak: 1. Styret tar fremlagt plan for gjennomføring av prosjektene innen oppgjørskontroll, samkjøring og bestillerløsning til orientering 2. Styre bes holdt orientert om utviklingen av prosjektene Skien, 11. april 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 7

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Det er utarbeidet en handlingsplan for tiltak innen systemforvaltning på kort og mellomlang sikt. Samtidig er det igangsatt et arbeid for en tilnærming til de langsiktige utfordringene. Foreliggende sak inneholder tiltak innenfor handlingsplanen for oppgjørskontroll, optimalisering av samkjøring og alternativ bestillerløsning. Det anbefales at styret tar plan for videre prosjektgjennomføring til orientering. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Styret vedtok fremlagt handlingsplan for systemforvaltning som skal legges til grunn for tiltak innenfor området på kort og mellomlang sikt (sak ). Foreliggende sak gir en kort oppsummering fra foranalysene som er gjennomført for oppgjørskontroll og samkjøring og alternativ bestillerløsning samt hvordan prosjektene er tenkt å operasjonaliseres og videreføres. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Selskapets ansvarsområde innenfor systemforvaltning fremgår av de styrende dokumentene (selskapsavtale og SLA-avtale), AD-møtets definisjon av systemeierrollen fra 2009 og styrets vedtak i sak om redefinering av systemeierrollen (sak ). Styret orienteres løpende gjennom virksomhetsrapporteringen om aktuell status for de systemene der Pasientreiser ANS er systemeier og styret har videre gjennom vedtak i sak bedt om å bli fortløpende orientert om fremdriften i arbeidet med iverksetting av handlingsplanen. 2.3 Nærmere om de enkelte prosjektene Standardisert opplegg og felles verktøy for oppgjørskontroll Systemeierforum og helseforetakene har over lengre tid ønsket å få på plass et system for å ivareta oppgjørskontroll spesielt tilknyttet oppgjør fra leverandører av taxitjenester innenfor reiser med rekvisisjon. Internrevisjonsrapporten påpeker også at arbeidet med etablering av et standardisert opplegg og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør bør prioriteres. Foranalysen startet november 2013 og foranalyserapporten ble fremlagt for styringsgruppen 17. mars Systemeierforum har fungert som styringsgruppe. Foranalysen beskriver følgende hovedutfordringer: Mange avtaleparter og en del komplekse avtaler/prismodeller med transportørene Mangelfullt fakturaunderlag fra transportørene Mange aktører og mange ulike systemer for fakturering Manglende systemstøtte for oppgjørskontroll Manuell og tidkrevende rapportering av frikortrefusjon til HELFO I foranalysen vises det til eksempler fra Pasientreiser i Oslo og Akershus og Pasientreiser Stavanger for å gi indikasjoner på mulige kvalitetsforbedringer og besparelser ved bedre oppgjørskontroll. Dette er eksempler fra KF prosjektet hvor disse kontorene gjorde utvidede tester for hhv kilometerkontroll og takstkontroll. I Oslo og Akershus ble det avdekket ca 30 % avvik i kilometer når man testet fakturalinjer mot karttjenesten google maps. I Stavanger ble det gjennomført en utvidet takstkontroll på historiske fakturaer og det ble avdekket 52 % avvik (hvorav mange små avvik) i forhold til riktig takst. Side 2 av 7

3 Styringsgruppen har anbefalt videre utredning av en nasjonal løsning for oppgjørskontroll i et forprosjekt via portal for styringsinformasjon. Samtidig ønsker styringsgruppen at muligheter for omvendt fakturering ivaretas gjennom forprosjekt for samkjøring og alternative bestillingsløsninger. Bakgrunnen for dette er at de fleste optimaliseringsmotorer innehar funksjonalitet for forhåndsprising og omvendt fakturering. Mandat til forprosjekt er behandlet i styringsgruppen som stiller seg bak planlagte leveranser og tidsplan for gjennomføringen. Plan for gjennomføring av forprosjektet: Forprosjektet skal i hovedsak gjennomføres med ressurser fra Pasientreiser ANS og representanter fra RHF/HF. Et av suksesskriteriene er at det blir et tett samarbeid og dialog med pasientreisekontorene i gjennomføringen av forprosjektet. Det skal utnevnes en representant fra hver region som inngår i prosjektgruppen. Det vil være noe behov for ekstern prosjektstøtte relatert til spisskompetanse innen logisk oppgjørskontroll og innkjøpskompetanse. Ekstern prosjektkompetanse for denne fasen er finansiert gjennom tildelte prosjektmidler for Pasientreiser ANS. Fagressurser fra Pasientreiser ANS (IKT, info, juridisk osv) og regionenes representanter fra HF-ene dekkes ikke av prosjektet. Leder for analyse og rapportering Pasientreiser ANS er prosjekteier og styringsgruppen for forprosjektet består av prosjekteier, systemeierforum og leder for systemforvaltning Pasientreiser ANS. Målet for arbeidet er å komme frem til en standardisert nasjonal fakturafil som kan benyttes av alle pasientreisekontorene og å etablere et felles verktøy for logisk oppgjørskontroll i portalen for styringsinformasjon. Side 3 av 7

4 Foreløpig tids- og gjennomføringsplan for hele prosjektet: Samkjøring og alternativ bestillerløsning Samkjøring av pasienter er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. Til tross for at området har hatt et høyt fokus i mange år, er det fortsatt potensial for forbedringer. I dag brukes NISSY som verktøy for planlegging av samkjøring på både kommuneinterne og kommunekryssende turer, men brukerne opplever at systemet har til dels store mangler. Dagens utfordring er at samkjøringsprosessen er manuell og at de som jobber med samkjøring har lite systemstøtte. Foranalysen har identifisert at det finnes aktører som kan levere kommersielle samkjøringsmotorer som kan integreres med dagens system. I tillegg har foranalysen beskrevet dagens utfordringer og hvilke potensial/gevinster som finnes ved å anskaffe bedre systemstøtte for planleggerne ute på pasientreisekontorene. Det er også løftet et behov for å tilrettelegge for alternativ bestillerløsning som supplement til dagens taksameter og andre eksisterende løsninger som benyttes. Hovedgrunnen for dette er å forenkle bestillingsprosessen og gjøre det enklere for andre aktører enn drosjenæringen å konkurrere om transportavtaler. Foranalysen har kartlagt at de fleste leverandører av optimeringssystemer også har bestillerapplikasjoner til transportør via smarttelefoner og nettbrett. På bakgrunn av dette har styringsgruppen vurdert og anbefalt at anskaffelse av samkjøringsmotor og anskaffelse av alternativ bestillerløsning bør sees i sammenheng og planlegges i samme forprosjekt. Mandat til forprosjekt er behandlet i styringsgruppen som stiller seg bak planlagte leveranser og tidsplan for gjennomføringen. Plan for gjennomføring av forprosjektet: Side 4 av 7

5 Forprosjektet skal i hovedsak gjennomføres med ressurser fra Pasientreiser ANS og representanter fra RHF/HF. Som for prosjekt oppgjørskontroll vil et av suksesskriteriene også her være at det blir et tett samarbeid og dialog med pasientreisekontorene i gjennomføringen av forprosjektet. Det skal utnevnes en representant fra hver region som inngår i prosjektgruppen. Ekstern prosjektstøtte er relatert til prosjektgjennomføring, spisskompetanse på innkjøp/anbud, involvering av dagens systemleverandør (Locus) for å sikre en god integrasjonsplan og driftskompetanse fra dagens driftsleverandør (NHN). Ekstern prosjektkompetanse for denne fasen er finansiert gjennom tildelte prosjektmidler for Pasientreiser ANS. Fagressurser fra Pasientreiser ANS (IKT, info, juridisk osv) og regionenes representanter fra HF-ene dekkes ikke av prosjektet. Leder for systemforvaltning Pasientreiser ANS er prosjekteierog styringsgruppen består av prosjekteier og systemeierforum. Målet for prosjektet er å sikre optimal prosess for samkjøring understøttet av et fremtidsrettet samkjøringsverktøy og alternativ bestillerløsning. Forprosjektrapport skal behandles av styringsgruppen i begynnelsen av november Mulig besparelse Prosjektgruppen har under foranalysen innhentet resultater og simuleringer fra andre aktører som har testet og/eller implementert en samkjøringsmotor for sine områder. I tillegg har prosjektet gjennomført en utvidet test med en leverandør som har en avtale med Pasientreiser Oslo og Akershus. Denne leverandøren bruker et optimaliseringssystem for å optimalisere timebiler i Oslo. Det som er en gjenganger i simuleringer og resultater som prosjektgruppen har fått tilgang til er at det ofte refereres til besparelser på mellom % sett mot opprinnelige transportutgifter. Pasientreiser hadde i 2012 årlige utgifter til drosje på ca 1,2 milliarder NOK. Utbetalingene er økende. En forenklet analyse tilsier at det kjøres ca. 60 millioner kilometer ved en gjennomsnittlig kilometerkostnad på 20 kroner. Ved utslipp på 135g Co2 per kjørte kilometer vil 60 millioner kjørte kilometer utgjøre utslipp av kg co2 per år. Side 5 av 7

6 Små besparelser målt i prosent vil gjøre store utslag. Se tabell under: Besparelse Besparelse Besparelse Prosentvis besparelse: NOK (mill) Km Co2 (kg) 1 % % % % % Hvis vi tar utgangspunkt i en investering på 8,5 millioner NOK og 1 % besparelse av årlige drosjekostnader for pasientreiser, vil vi få en besparelse på 32 millioner NOK de neste fem årene (beregnet nåverdi). I tillegg kommer miljøgevinstene i form av lavere utslipp av Co2. Avhengigheter mot oppgjørskontroll Intensjonen ved å benytte en optimaliseringsmotor er å øke andel samkjørte pasientreiser, og dermed øker også kompleksiteten i oppgjørskontrollen. En optimaliseringsmotor kan bidra til bedre kilometerberegning for blant annet samkjørte turer. I tillegg kan de fleste kjente optimaliseringssystemer håndtere forhåndsprising og tilrettelegge for omvendt fakturering. Ved anskaffelse av en optimeringsmotor bør man derfor sikre at funksjonalitet og mulighet for omvendt fakturering blir ivaretatt ved utarbeidelse av kravspesifikasjon. Side 6 av 7

7 Foreløpig tids- og gjennomføringsplan for hele prosjektet: 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Det er av stor viktighet for Pasientreiser ANS å videreføre etablert situasjon med stor grad av stabilitet og ytelse i de eksisterende IKT-systemer. Integreringer og vedlikehold av nye systemer vil utgjøre en risiko som må ivaretas på en trygg og god måte. Det er utarbeidet risikovurderinger i foranalysene og disse må følges opp i det videre arbeid. Foreliggende handlingsplan og foranalyser representerer første fase i arbeidet med en ytterligere forbedring av leveransene fra Pasientreiser ANS. Kostnadene ved videreføringen dekkes i 2014 innenfor vedtatt budsjett. 3.2 Evt dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Foreliggende handlingsplan og prioriteringer er basert på dialog mellom FA-grupper, systemeierforum, PRK ledere og Pasientreiser ANS. Regionale representanter har deltatt i prosjektgruppene og styringsgruppen står bak foranalyserapportene og mandatene til forprosjektene. 3.3 Konklusjon Foranalysen for oppgjørskontroll ble sluttført midten av mars 2014 og det planlegges oppstart av forprosjekt 1. mai Målsettingen er å etablere en nasjonal løsning for logisk oppgjørskontroll i løpet av vinteren Foranalysen for samkjøring og alternativ bestillerløsning ble sluttført slutten av februar 2014 og det planlegges oppstart av forprosjekt 1. mai Målsettingen er å implementere et samkjøringsverktøy med alternativ bestillerløsning innen utgangen av Gjennomføringen legger opp til aktiv involvering av pasientreisekontorene via regionale representanter i prosjektene og at alle PRK ene og andre interessenter involveres og informeres fortløpende. Forprosjektene vil utarbeide detaljerte planer for gjennomføringsfasen som dokumenteres i forprosjektrapporter og styret vil beslutte eventuell igangsettelse av gjennomføringsfasene ultimo Side 7 av 7