Notat til AD-møtet. Til : AD-møtet Fra : Pasientreiser ANS Dato :

Transkript

1 AD-møtesak Pasientreiser uten rekvisisjon fremtidig organisering etter innføring av ny løsning Hva saken omhandler i korte trekk Dagens ordning for refusjon av pasientreiser uten rekvisisjon oppleves av pasientene som tungvint. Som følge av dagens regelverk er den samtidig dyr å administrere, og inkluderer mye papir og manuelle prosesser. Hensikten med prosjekt Mine pasientreiser er å gjøre ordningen langt enklere for pasientene gjennom et forenklet regelverk og moderne teknologiske løsninger. Dette skal også bidra til større grad av likebehandling av pasientene og reduserte administrasjonskostnader for eier. Et ledd i prosjekt Mine pasientreiser er utarbeidelse av forslag til ny organisatorisk løsning for pasientreiser uten rekvisisjon når ny, digital arbeidsform introduseres i Iht godkjent prosjektdirektiv skulle det gjennomføres en mulighetsstudie av fremtidsrettet organisering innenfor dette området. En nedsatt prosjektgruppe har iht mandat fra styringsgruppen utarbeidet rapport med forslag til løsning. Erfaringer fra andre som har digitalisert sine tjenester viser at organisering er et viktig virkemiddel for å realisere gevinstpotensialet. Bakgrunn for saken Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) ga gjennom foretaksmøtene de fire regionale helseforetakene i oppgave å gjennomføre et prosjekt for å forenkle ordningen med innsending av reiseregninger for pasientreiser uten rekvisisjon. Helse Sør-Øst RHF ble tildelt ansvaret på vegne av de fire regionale helseforetakene (RHF-ene). Pasientreiser ANS ble i brev av fra Helse Sør-Øst RHF bedt om å lede arbeidet, jfr. tidligere saker til AD-møtet. Styringsgruppen for prosjektet og styret i Pasientreiser ANS behandlet begge forslag om organisering i sine respektive møter Styret gjorde slikt vedtak: Notat til AD-møtet Til : AD-møtet Fra : Pasientreiser ANS Dato : Saksbehandlende RHF: Unntatt offentlighet: Dato for ev. tidligere behandlinger i AD-møte: , jf. AD-møtesak , jf. AD-møtesak ,jf. AD-møtesak Styret tar fremlagte anbefaling fra styringsgruppen til etterretning. 2. Valg av organisering skal understøtte brukerperspektivet som sikrer likebehandling. 3. Styret anbefaler en fremtidig organisatorisk løsning der ansvaret for pasientreiser uten rekvisisjon samles i en nasjonal juridisk enhet med fire regionale enheter. 4. Styret anbefaler at de regionale helseforetakene i 2016 organiserer hver sin enhet som skal ivareta maskinell saksbehandling med vurdering, attestasjon, klagebehandling og brukerstøtte. Det tas sikte på å virksomhetsoverdra disse enhetene til Pasientreiser ANS i løpet av 2017.

2 5. Til styremøtet ber styret adm dir utarbeide utkast til AD-møtesak med forslag til implementeringsplan til AD-møtet For fullstendighetens skyld presiseres at prosessteg som ikke er omtalt i styrets vedtak foreslås lagt til Pasientreiser ANS i tråd med styringsgruppens anbefaling. Dette gjelder prosesstegene postmottak, digitalisering og maskinell saksbehandling med sjekk som samlokaliseres ved Pasientreiser ANS. Dette er spesielt viktig for å kunne realisere effektiviseringspotensialet ved ny løsning. Prosjektgruppen skriver i sin rapport at en organisering hvor post- og digitaliseringssteget er samlet, er den løsningen som har best forutsetninger for å realisere de største stordriftsfordeler og høyest standardisert kvalitet inn i neste prosessteg. Dette vil også kunne øke graden av maskinell saksbehandling i neste prosessteg og gi lik saksbehandlingstid nasjonalt. Med dette som bakgrunn anbefaler prosjektgruppens rapport at digitaliseringssteget organiseres i en nasjonal enhet samlokalisert med postmottak. Forslag til ny organisatorisk løsning, pasientreiser uten rekvisisjon. I eksisterende modell er ansvaret for pasientreiser uten rekvisisjon delt mellom 12 helseforetak og Pasientreiser ANS i Skien. De tre hovedmodellene som er vurdert gjennom mulighetsstudiet er: Dagens organisering lokalisert ved 12 helseforetak og et nasjonalt selskap Fire regionale enheter som selvstendige juridiske enheter og et nasjonalt selskap En nasjonal juridisk enhet, enten samlokalisert eller med regionale kontorer Forslaget som nå fremmes går i korthet ut på å samle ansvaret organisatorisk i en nasjonal juridisk enhet og med fire regionale enheter i tillegg. Styrets vedtak innebærer videre at de regionale enhetene virksomhetoverdras til Pasientreiser ANS i løpet av Gitt en slik løsning vil det legges til rette for ytterligere gevinstuttak, hovedsakelig fra Analyser av pasientenes reisemønster i forhold til nytt regelverk, viser at nytt regelverk legger til rette for at opptil 97 prosent av alle reiser kan gjøres til gjenstand for maskinell saksbehandling, hvorav ca 14 prosent kan ha behov for noe kontroll. Dette gir et betydelig gevinstpotensial sammenlignet med dagens arbeidsprosesser. Graden av realisering vil avhenge mye av om man lykkes med å utvikle et effektivt samspill mellom kommunikasjon med bruker, kvalitet i ny teknologi og registre, nye arbeidsprosesser og organisering. Prosjektgruppens rapport konkluderer bl.a. med at arbeidsprosessene i ny løsning er vesentlig endret sammenlignet med dagens prosess. I tillegg vil pasient, gjennom å kunne søke elektronisk, bli mer delaktig i prosessen enn tidligere. Vurderingene er knyttet til forventet volum, ressursbehov og kompetanse mellom de ulike rollene i ny prosess. Vurderingen viser at en nasjonal samlokalisert modell i størst grad bidrar til å realisere de forventede strategiske målsetningene, og at det er denne modellen som legger til rette for å ta ut størst mulig effekt Det er viktig at de betydelige investeringer, spesielt IKT-messig, som nå gjøres gjennom prosjektperioden så langt som mulig får optimale forutsetninger på kort og lang sikt slik at maksimale gevinster for pasient og eier kan realiseres. I prosessen er to alternative løsninger drøftet; en nasjonal juridisk enhet, enten samlokalisert eller med flere lokasjoner eller en løsning med et nasjonalt selskap og fire regionale enheter som selvstendige juridiske enheter. Prosjektgruppen leverte sin rapport til styringsgruppen Der konkluderes med at prosjektgruppen vurderer en løsning med en juridisk enhet som gunstigste organisatoriske modell. Det drøftes om dette bør skje i form av en samlokalisering ett sted, eller om flere lokasjoner kan være aktuelt. Begge løsninger vurderes som gode løsninger, men forutsatt en juridisk enhet. Mine pasientreiser vil med innføring av en ny digital søknadskanal og regelverksforenklinger generere omfattende endringer knyttet til nye arbeidsprosesser og IKT-verktøy som i stor grad bidrar til maskinell saksbehandling. Gjennomførte analyser synliggjør et betydelig gevinstpotensial både for pasienter, pårørende og 2

3 eiere. Den kvantitative vurderingen viser at en nasjonal samlokalisert enhet vil ha størst effekt på reduserte administrasjonskostnader. En kartlegging fra 2014 viser at det var 174 årsverk direkte knyttet til reiser uten rekvisisjon med følgende fordeling: Totale årsverk Helse Midt- Norge Helse Nord Helse Vest Helse Sør-Øst Pasientreiser ANS Fordelingen pr pasientreisekontor er som følger: Helseforetak Årsverk Helseforetak Årsverk Helseforetak Årsverk Finnmarksykehuset HF 7 Helse Nord-Trøndelag HF 7 Helse Førde HF 13 Universitetssykehuset HF 17 St. Olavs hospital HF 7 Helse Bergen HF 6 Nordlandssykehuset HF 11 Helse Møre og Romsdal HF 14 Helse Fonna HF 7 Helgelandssykehuset HF 6 Sykehuset Innlandet HF 49 Helse Stavanger HF 8 Ved Pasientreiser ANS er det 26 årsverk i tilknytning til dette pr Analyser av nytt regelverk mot reisemåter, viser et betydelig potensial for en mer maskinell og automatisert saksbehandling. Forutsatt at mål om digitaliseringsgrad på 70 prosent og grad av maskinell saksbehandling nås, er det estimert et nytt ressursbehov på 40 årsverk. Dette er etter utfasing av gammel løsning og overgang til nytt regelverk alene pr , og av disse årsverkene vil de regionale enhetene være i behov av 14, med følgende fordeling i forhold til anbefalt oppgavefordeling: Totale årsverk Helse Midt- Helse Nord Helse Vest Helse Sør-Øst Norge Ved Pasientreiser ANS vil behovet være 26 årsverk bl.a. relatert til at digitaliseringssteget legges hit. Denne vurderingen tar ikke hensyn til at de ulike organisasjonsmodellene vil ha ulik evne til å realisere potensialet. Hensikten med estimatene er å synliggjøre endringen i årsverksbehov fra 2014 til 2018, samlet og per region, forutsatt full måloppnåelse. Et businesscase utarbeidet av prosjektgruppen viser at en løsning med nasjonal samlokalisert løsning kontra regional løsning gir kr 30 mill mer i gevinst i form av reduserte administrasjonskostnader over fem år Vurderinger i prosessen har fokusert bl.a. på i hvilken grad de forskjellige modellene evner å realisere de strategiske mål og gevinster for prosjektet. Fremtidens brukerservice, databehandleransvaret, forholdet til reiser med rekvisisjon og løsningene sett opp mot erfaringene fra andre organisasjoner som har gjennomført tilsvarende omlegginger er andre kriterier lagt til grunn. Særskilte forhold AD-møtet bør være kjent med Forslag til organisatorisk modell er en delleveranse i prosjekt Mine pasientreiser der arbeidet med øvrige delprosesser fortsatt pågår. Justert fremdriftsplan for prosjektet tilsier oppstart via pilot pr og full utrulling fra Utfasing av gammel løsning forventes å skje i løpet av 2017 og effektiviseringsgevinster kan forventes fra samme år. Ved erfaringsinnhenting fra andre sektorer er det spesielt følgende faktorer som kan trekkes frem med relevans for vurdering av organisatorisk løsning innen pasientreiseområdet: - Viktigheten av kontakt/brukerstøtte for å skape gode brukeropplevelser 3

4 - Viktigheten av et kontinuerlig fokus på forbedring av løsning for å sikre gevinstrealisering gjennom at brukerne ønsker å benytte digitale tjenester fremfor manuelle - Samlokalisering av utvalgte funksjoner for å sikre vellykkede og effektive løsninger - Behovet for sentralisering øker som følge av redusert behov for manuelle arbeidssteg og større behov for spesialisert kompetanse. Dette er viktige faktorer ved valg av ny løsning. Samtidig forventes disse faktorene å bidra vesentlig til realisering av de strategiske målene. Dette i sum peker i retning av samling av kompetansen i færre og større enheter. Alternativet med regionale juridiske enheter vil også kunne håndtere de oppgavene som kommer, men må etablere fora, nettverk og andre administrative løsninger for å dele denne kunnskapen og ha en tilstrekkelig beslutningsdyktig organisasjon til raskt å tilpasse seg de fremtidige pasientbehov og eierkrav. I tillegg til rapporten er det andre signaler som dels påpeker svakheter i dagens modell og dels legger fremtidige føringer for mer effektiv eierstyring. Internrevisjonene i de fire RHF-ene gjennomførte i samarbeid revisjon av området i I sin rapport om revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS påpekte man enkelte utfordringer i tilknytning til eksisterende modell. Det heter bl.a. i anbefaling nr 14: Den etablerte styringsmodellen på pasientreiseområdet bør tydeliggjøres innholdsmessig slik at det oppnås felles forståelse av hvordan modellen er ment å skulle fungere,. I en fremtidig modell med en, juridisk enhet forutsettes det at denne utfordringen vil bli betydelig redusert. Gjennom bl.a. protokollene fra foretaksmøtene i de regionale helseforetakene fremstår videreutviklingen av nasjonalt samarbeid og en bedre samordning på tvers av regionene som en viktig del av den nasjonale helsepolitikken. Dette understrekes også i nylig fremlagt nasjonal helse- og sykehusplan. Viktigheten av likebehandling av pasienter ble også trukket frem fra brukerrepresentant ved styringsgruppens og styrets behandling av forslagene, med påpeking av at en juridisk enhet best ville sikre dette. Styret ga uttrykk for samme mål gjennom sitt vedtak. I drøftingen fremkom bl.a. bekymring relatert til dagens modell der flere ledd eier hver sin del av prosessene, noe som i sin tur kan føre til mangel på likebehandling. En løsning med en juridisk enhet med ansvar for pasientreiser uten rekvisisjon synes i størst mulig grad å legge til rette for etterlevelse av føringen om størst mulig likebehandling. En slik løsning sikrer også økt ledelsesmessig fokus og enklere styringslinjer innen området pasientreiser uten rekvisisjon. Foreliggende forslag til organisering av området pasientreiser uten rekvisisjon skal sluttbehandles gjennom felles styresak til RHF-styrene i februar Umiddelbart etter fullført beslutningsprosess vil det være viktig å forberede organisasjonen på oppstart av ny løsning for et geografisk begrenset område pr og full utrulling fra Overgangsperioden for utfasing av gammel løsing er estimert til seks måneder. Virksomhetsoverdragelsen foreslås å finne sted så snart som mulig deretter, f eks fra Ny selskapsavtale for Pasientreiser ANS må utarbeides. Nødvendige juridiske avklaringer relatert til anbefalt virksomhetsoverdragelse forutsettes å skje så snart som mulig. Prosess Siden oppstart av arbeidet med rapporten i mai har berørte instanser (HF/RHF/brukere/HELFO) vært involvert i arbeidet i ulike ledd. Rapporten med forslag til organisatorisk løsning er behandlet i prosjektets styringsgruppe Saken er deretter behandlet i styret for Pasientreiser ANS samme dag. Vurdering 4

5 Målene for prosjektet Mine pasientreiser slik de fremgår av prosjektets mandat legger bl.a. opp til en mest mulig kostnadseffektiv løsning i ny modell. Likeledes at det skal utarbeides digital løsning og oppnå økt likebehandling. Av de løsningene som drøftes i foreliggende rapport vil en organisering med ett nasjonalt selskap som egen juridisk enhet legge best til rette for å sikre disse målene. Som det fremgår ovenfor viser kvantitative beregninger i rapporten det samme, kfr omtale av businesscase. Sammenlignet med andre alternativer legger en modell med en nasjonal, juridisk enhet best til rette for å ta ut beregnede gevinster i form av reduserte administrasjonskostnader. Budsjettmessige forhold Prosjektet har eget, vedtatt budsjett for gjenstående faser. Effektiviseringsgevinster for eierne/helseforetakene vil hovedsaklig være synlig fra 2017, men mindre effekter kan synliggjøres mot slutten av Gevinstuttak vil skje i Pasientreiser ANS og i helseforetak med pasientreisekontor som behandler reiser uten rekvisisjon. Prosessene med justering av bemanning fra 12 til fire regionale enheter bør skje i regionene, mens Pasientreiser ANS har ansvar for selskapets omstilling og tilpasning til ny løsning inkl samarbeid med regionale enheter. For overgangsåret 2016 kan en viss pukkeleffekt inntreffe gjennom behov for økte ressurser relatert til selve innføringen av ny løsning. Regionene kan ved evt kapasitetsutfordringer etter gammel løsning ved sine respektive enheter løse dette bl.a. gjennom kjøp av saksbehandlingstjenester gjennom allerede etablert enhet for tilleggstjenester i Pasientreiser ANS. Det er etablert rutiner for dette i eksisterende modell. Omdømme De regionale helseforetakene har gjennom oppdragsdokumentet for 2013 fått i oppgave fra HOD å gjennomføre prosjektet med å forenkle gjeldende ordning med innsending av reiseregninger for pasientreiser uten rekvisisjon. Det er HOD`s forventning at prosjektet videreføres med sikte på oppstart i løpet av Behov for fremtidige avsjekkpunkt i AD-møtet Sak fremmes for AD-møtet i forbindelse med lansering av ny løsning i Forslag til konklusjon: 1. AD-møtet tar saken til orientering. 2. AD-møtet slutter seg til foreslått løsning der pasientreiser uten rekvisisjon organisatorisk legges til en nasjonal juridisk enhet og fire regionale enheter som virksomhetsoverdras til nasjonal enhet Pasientreiser ANS i løpet av Det utarbeides felles styresak til RHF-styrene basert på dette for behandling i februar 2016 med forslag til implementering i tråd med premissene i foreliggende sak. Utrykt vedlegg: - Styresak 59/2015 til styret for Pasientreiser ANS 5