Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/10. SAK NR Budsjettutkast for Forslag til vedtak:

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre: Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/10 SAK NR Budsjettutkast for 2011 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Skien, 20. oktober, 2010 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Budsjettet for Pasientreiser ANS øker i 2011 med ca ti millioner sammenlignet med revidert budsjett for Dette skyldes i all hovedsak: Volumøkning innenfor transaksjonstunge oppgaver Helårseffekt av blant annet lønn, avskrivninger og utvidede vedlikeholdsavtaler innenfor direkteoppgjør Tilførsel av nye oppgaver telefonistøtte og registrering av egenandelskort Tolv nye årsverk knyttet til driftsavdelingen, samt to årsverk knyttet til nye oppgaver innenfor direkteoppgjør Beredskapskostnader saksbehandlingstjenester Lønnsvekst og økning i lønnsrelaterte poster grunnet flere faste ansatte kontra innleide Denne moderate økningen i forhold til omfang skyldes blant annet effektiviseringsgevinster ved driftsavdelingen. Utover økningen nevnt over, vil det totale budsjettet for 2011 inkludere ytterligere ca 36 millioner grunnet overtagelsen av systemeierskapet for Nissy og PRO. I tillegg inkluderer det totale budsjettet 7-9 millioner til prosessoptimaliseringsprosjektet, forutsatt at dette godkjennes av styret. Det totale budsjettet utgjør millioner. Budsjettestimatet inkluderer ikke investeringsbehov for 2011 eller avskrivninger og driftskostnader knyttet til nye investeringer. Antall årsverk vil øke med 14, fra 68 til 82. Økningen skyldes hovedsakelig økt bemanning på driftsavdelingen. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjettestimatet som et nøkternt og realistisk anslag for ressursbehovet i 2011 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. Det vil bli foretatt ytterligere detaljering og kvalitetssikring frem mot endelig budsjettforslag, som vil bli forelagt styret i desember. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Saken er en orientering om foreløpig budsjettestimat for Handlingsalternativer og hovedpunkter Styret gjøres oppmerksom på at budsjettet er sensitivt til endringer i volum. Volumestimatet er basert på erfaringstall fra første driftsår og selskapet anser det derfor til å være større sikkerhet knyttet til estimatet for 2011 enn i budsjettprosessen for Regnskapstall for 2010 er tatt med i betraktningen i budsjetteringen. Ettersom 2010 var første hele driftsår kan enkelte av postene avvike når selskapets virksomhet har stabilisert seg ytterligere. Videre foreligger det noe usikkerhet knyttet til kostnader knyttet til IKT, spesielt pukkelkostnader i forbindelse med overtagelsen av teknologi knyttet til enkeltoppgjør og direkteoppgjør. Det har vært fokus på nøktern budsjettering og det er foreløpig ikke gjort påslag for usikkerhet. Side 2 av 6

3 3. Prosessen så langt 3.1 Budsjett for mandatfestede oppgaver Budsjettmodellen fra fjorårets prosess er videreutviklet og budsjettet er basert på innspill nedenfra og opp. Hver avdelingsleder har spilt inn forventede kostnader i 2011 basert på erfaringstall fra første hele driftsår og nye oppgaver. Økonomiavdelingen har kvalitetssikret totalkostnadene gjennom diskusjoner med hver enkelt avdelingsleder og utfordret ulike poster i budsjettforslagene. I diskusjonene har det vært fokus på nøkternhet og at overlappende kostnader ikke er utelatt eller budsjettert på flere steder. Økonomiavdelingen vil frem mot endelig detaljert budsjett fortsette prosessen med kvalitetssikring av innspillene, utarbeide periodisering og avklare investeringsbehov. 4. Budsjettestimat Det totale budsjettestimatet for 2011 er foreløpig i størrelsesorden mill. Selskapets kjernevirksomhet er for 2011 estimert til ca 77 millioner. Dette er en økning på ca 10 millioner kroner sammenlignet med årsestimat 2010 iht. virksomhetsrapporteringen pr De økte kostnadene skyldes hovedsakelig: Volumøkning innenfor transaksjonstunge oppgaver Helårseffekt nye oppgaver innen direkteoppgjør Nye årsverk som følge av nye oppgaver innen direkteoppgjør Tilførsel av nye oppgaver telefonistøtte og registrering egenandelskort Beredskapskostnader saksbehandlingstjenester Lønnsvekst og lønnsrelaterte poster Utover disse 77 millionene omfatter årets budsjett utgifter knyttet til vedlikeholdsavtaler og leie for Nissy og PRO på omkring 36 millioner. Økningen skyldes i hovedsak utvidede vedlikeholdsavtaler besluttet i I tillegg vil det i 2011 være en pukkelkostnad knyttet til overtagelsen av systemeierskapene gjennom innleie av eksterne ressurser, ref. styresak Det totale budsjettet er inkludert 7-9 millioner til prosessoptimaliseringsprosjektet fase 2-4. Det vil bli fremmet en egen sak overfor styret i desember, hvor styret tar stilling til eventuell videreføring av prosjektets fase 2-4. Budsjettet inkluderer ikke nye investeringsbehov for selskapet i 2011, kun avskrivninger knyttet til gjennomførte investeringer. Nye avskrivningskostnader knyttet til budsjetterte investeringer i Nissy og PRO for 2011 er derimot inkludert ettersom dette er en del av leien Pasientreiser ANS faktureres av Norsk Helsenett SF Budsjett for transaksjonstunge oppgaver Det er estimert en saksinngang for 2010 på ca saker, dvs. 23 % utover budsjett. For transaksjonstunge oppgaver er det lagt til grunn en saksinngang på i 2011, det vil si ca 10 % økning mot estimat Det skyldes i hovedsak en forventet økning i pasientbehandlingen. Side 3 av 6

4 For budsjettet i 2010 ble det lagt til grunn en saksinngang på og en bemanning på 42 årsverk. I budsjettet for 2011 er det budsjettert med ytterligere 12 årsverk på driftsavdelingen for å tilpasse bemanningen til faktisk driftsnivå. Sammenlignet med budsjett 2010 er dette en bemanningsøkning på 28,5 %, mens saksinngangen i 2011 er estimert hele 35 % høyere enn budsjett 2010, dvs. 5 % økning i produktiviteten Helårseffekt direkteoppgjør Noe av økningen i budsjettet skyldes at flere utgifter fra 2010 får en helårseffekt i Dette gjelder hovedsakelig lønn for stillinger med tiltredelse i løpet av 2010, utvidelse av leieavtale for NISSY/PRO og avskrivninger av foretatte investeringer i Ny oppgave telefonistøtte og registrering av egenandelskort Pasientreiser ANS skal i 2011 ta over telefonistøtte og registrering av egenandeler. Denne utgiften er foreløpig estimert til ca 2 millioner. Det vil bli foretatt en ytterligere detaljering av denne nye oppgaven frem til neste styremøte Nye årsverk Utover de 12 årsverkene på driftsavdelingen nevnt under punkt 4.1. er det budsjettert med en økning på 2 årsverk i selskapet som følge av nye oppgaver innfor direkteoppgjør. Disse årsverkene er knyttet til oppgaver innen ny rekvisisjonspraksis, informasjon og kommunikasjon, regelverk og opplæring Beredskapskostnader tilleggstjenester Det fremgår av ny selskapsavtale av : Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedr enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. På bakgrunn av dette har selskapet etablert en kapasitet bestående av 21 arbeidsstasjoner som er tilgjengelige for saksbehandling. Dette påfører selskapet kostnader knyttet til lokaler, drift og avskrivninger på IKT-utstyr, samt en fast minimumsbemanning begrenset oppad til 0,5 årsverk for å administrere oppfølgingen og aktiveringen av beredskapen. Det foreligger pr i dag ingen avtaler om kjøp av saksbehandlingstjenester som strekker seg inn i Selskapet legger til grunn at denne nasjonale beredskapen dekkes inn gjennom en fast inntekt av eierne, mens bruk at saksbehandlingskapasiteten faktureres pasientreisekontorene time for time til en timepris som skal dekke selskapets variable kostnader. Basisberedskapen er foreløpig estimert til ca. 0,7 mill pr. år Lønnsvekst og lønnsrelaterte poster Det er lagt til grunn en lønnsutvikling på 5 % f.o.m. mai. Dette er kun av budsjetteringshensyn og ikke ment til å være bindene eller skape forventninger. Lønnsrelaterte kostnader har økt noe ettersom driftsavdelingen har omgjort årsverk fra innleie til fast ansatte. Pensjonskostnaden forventes også å øke for 2011 som følge av endrede forutsetninger for beregningen. Side 4 av 6

5 4.7. Nissy og PRO Pasientreiser ANS har overtatt drifts- og vedlikeholdsansvaret for Nissy og PRO fra Norsk Helsenett SF. Det er lagt til grunn en videreføring av forvaltningsmodellen hvor Norsk Helsenett SF fortsatt finansierer investeringsbehov i Nissy og PRO, og fakturerer avskrivninger og renter via en leie. Forvaltningsmodellen vil bli noe endret, bl.a. ved at Pasientreiser ANS overtar regnskapsføringen fra Norsk Helsenett SF fra Endringen i modell vil bli drøftet med revisor. Investeringer knyttet til systemene foretas av Norsk Helsenett SF, som fakturerer Pasientreiser ANS en leie hvor bl.a. avskrivninger og renter er inkludert. Budsjettet for Nissy og PRO er i 2011 på hhv 17 millioner og 19 millioner. Budsjettet for Nissy inkluderer utvidelsen av vedlikeholdsavtalen vedtatt på styremøtet 21/06/10 (sak ). Pukkelkostnader knyttet til overtagelsen består av ca 2,6 millioner til ekstern konsulentbistand Prosessoptimaliseringsprosjekt Budsjettet har forutsatt at prosessoptimaliseringsprosjektet fase 2-4 vil godkjennes av styret i desember. Kostnadene knyttet til dette er estimert til 7-9 millioner, opp fra ca 2 millioner i 2010, hvor budsjetterte midler var øremerket forprosjektet. Det totale budsjettet for 2011 er estimert til mellom millioner. Side 5 av 6

6 5. Driftsnivåsammenligning Til tross for økte totale kostnader i budsjettet for 2011 kan Pasientreiser ANS vise til effektiviseringseffekter i driftsavdelingen innenfor basistjenester allerede etter første driftsår. Avdelingen har erfart en uventet høy arbeidsbelastning i forbindelse med avvikshåndtering i første driftsår og dette trekker gevinsten ned. Driftsavdelingen kan vise til gode resultater sammenlignet med hypoteseorganisasjonen og forventer å effektivisere driften ytterligere i Dersom det justeres for lønnsoppgjør og økte kostnader forbundet med en økt fast bemanning gir dette en effektiviseringsgevinst på ca 5 %. Det er ikke inkludert ev. gevinster av prosjekt prosessoptimalisering og innføring av OCR-teknologi i produksjonen. Administrasjonen i Pasientreiser ANS utgjør ca 9 årsverk av totalt 82 årsverk. Dette utgjør ca 11 %, og anses som lavt sammenlignet med andre helserelaterte virksomheter. 6. Forutsetninger 6.1. Volum og produktivitet Driftsavdelingen har estimert en produksjon på saker for Dette er basert på erfaringer fra første driftsår, hvor det totale produksjonsvolumet for 2010 forventes å ende opp på rundt , hvorav er saker fra desember 2009 som ble skannet i I første driftsår har selskapet erfart at ca 5 % av innkomne saker inneholder originaldokumenter som Pasientreiser ANS må returnere til avsender. Dette er medtatt i budsjettet. Utgifter knyttet til forvaltningsbrev er ikke inkludert i budsjettet Lønn og personalkostnader I budsjettet er det er lagt til grunn totalt 82 årsverk i selskapet for 2011, herav 54 årsverk på driftsavdelingen. 20 av disse årsverkene er budsjettert som innleid personell på driftsavdelingen for å kunne justere bemanning i forhold til arbeidsmenge. I revidert budsjett 2010 ble det godkjent en økning på 4 årsverk knyttet til IKT til totalt 68 årsverk. Økningen på 14 årsverk fordeler seg på 12 årsverk til driftsavdelingen og 2 årsverk som følge av nye oppgaver innfor direkteoppgjør. Disse årsverkene er knyttet til oppgaver innen ny rekvisisjonspraksis, informasjon og kommunikasjon, regelverk og opplæring. 7. Risiko 7.1. Volum Det er noe usikkerhet knyttet til volum. Denne usikkerheten er derimot ikke like stor som for 2010 ettersom selskapet har erfaringstall å basere estimatet på Saksbehandlingskø Som følge av backloggen er det sendt ut forvaltningsmeldinger tilsvarende en kostnad på ca 1,1 mill i regnskapet for Det er forutsatt i budsjett 2011 at det ikke blir backlogg som medfører utsendelse av forvaltningsbrev. Side 6 av 6