Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 22/01/2015 SAK NR Virksomhetsrapportering per 31.desember 2014 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. desember 2014 til etterretning. Skien, 19.januar 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 11

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.desember 2014 til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: For november og desember er saksinngangen 9,7 % og 4,6 % under budsjett. Samlet for hele 2014 har saksinngangen vært saker mot budsjettert saker, som tilsvarer et avvik på 6,4 %. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for november er 10,3 dager og for desember 13 dager. Dette gir grønn styringsindikator. Saksbehandlingstiden har likevel hatt en negativ utvikling i perioden Stabiliteten i systemene NISSY og PRO har vært god i november, men en hendelse i desember ga nedetid og rød indikator. Hendelsen omtales under punkt og vil bli ytterligere kommentert i møtet. Foreløpig regnskap for 2014 viser et akkumulert overskudd på 11 millioner kroner, som er 2,3 millioner kroner bedre enn resultatkravet. Avviket er forklart under punkt 2.6. Inklusiv tall for tilleggstjenester viser regnskapet et totalt overskudd på 11,1 millioner kroner. Status på investeringsporteføljen viser et investeringsnivå på 16 millioner kroner for perioden Vedtatte investeringer er gjennomført og samlet er de levert innenfor den økonomiske rammen på 16 millioner kroner. Tilstedeværelsen i november er 91,5 %. Dette gir rød styringsindikator. Etter flere måneder med lav tilstedeværelse er det en positiv utvikling for desember med tilstedeværelse på 93,5 %. Dette gir gul styringsindikator. Gjennomsnittlig tilstedeværelse for 2014 er 92,5 % som gir rød styringsindikator for året. Tilsvarende tall for 2013 var 93,2 %. Pasientreiser ANS gjennomfører halvårlige brukerundersøkelser for å kartlegge brukervennligheten på Siste undersøkelse, gjennomført i desember, viser at 79,4 % fant ønsket informasjon på Dette er en økning på 2 % - poeng fra siste måling. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer MÅL 2014 Nov14 Des Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 10,3 13,0 15,5 Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15 % 0,1 0,1 12 % God økonomistyring - overskudd > 8 % 0,1 7,7 % 9 % Oppetid NISSY 99,3 % 1,0 97,8 % 99,4 % Oppetid PRO 99,3 % 1,0 98,1 % 99,5 % Tilstedeværelse 95,0 % 0,9 93,5 % 92,5 % Medarbeidertilfredshetsundersøkelse > 4,5 4,7 4,7 4,7 Finner bruker den informasjon de søker på pasientreiser.no > 80 % 79,4 % 77,6 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 11

3 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2014 vs. budsjett 2014 Saksinngang i november ble saker og i desember saker, dette tilsvarer henholdsvis 9,7 % og 4,6 % lavere saksinngang enn budsjettert. Samlet for hele 2014 har det vært en saksinngang på saker mot budsjettert saker. Avviket i saksinngangen mellom budsjettert og faktisk tilsvarer en reduksjon på 6,4 %. Budsjettert saksinngang for 2014 tilsvarte faktisk saksinngang for Saksbehandlingstid MÅL Nov14 Des Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 10,3 13,0 15,5 Saksbehandlingstiden er i perioden innenfor 14 dager nasjonalt, men den har hatt en negativ utvikling fra oktober til desember, ref tabell over. Ved utgangen av desember er det 7 av 12 pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Totalt sett varierer saksbehandlingstiden mellom kontorene fra 9,7 til 29,3 dager i desember. Det ble i desember sendt ut 5688 forvaltningsbrev som følge av saksbehandlingstid > 26 dager. Ved inngangen til januar 2015 registreres det en vesentlig økning i saksbehandlingstiden ved alle kontorene. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i 2014 er 15,5 dager, dvs en nedgang på 1,5 dager sammenlignet med For året under ett er det minst variasjon og størst reduksjon i saksbehandlingstiden i Helse Sør-Øst som har hatt en reduksjon med 3,8 dager til 12,2 dager i snitt, ref tabell under. Saksbehandlingstid Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Gjennomsnitt alle regioner 19,0 15,5 14,8 16,2 16,6 17,4 18,5 18,8 14,2 10,2 10,3 13,0 15,5 17,0 Helse Sør Øst RHF 15,9 8,8 9,3 13,2 14,7 15,5 15,8 13,6 13,2 8,5 8,8 10,4 12,2 16,0 Helse Vest RHF 21,6 17,3 17,1 16,4 15,4 16,5 21,5 23,1 17,3 10,4 8,7 11,1 16,8 16,0 Helse Midt Norge RHF 20,6 18,9 17,8 19,1 20,8 17,6 20,1 24,3 13,8 11,6 10,5 12,1 17,6 18,9 Helse Nord RHF 22,4 22,4 18,0 18,4 17,6 21,7 19,6 21,2 13,2 12,2 14,6 21,2 18,8 17,2 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i Side 3 av 11

4 Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. 2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Fra august har det vært lite bestillinger av saksbehandling og det er levert saksbehandlingstjenester til kun to forskjellige pasientreisekontor tilsvarende henholdsvis 4 og 3 månedsverk i november og desember. Den lave aktiviteten fortsetter foreløpig utover vinteren. Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. For januar er det bestilt 13 månedsverk fra fire pasientreisekontorer. Begge pasientreisekontorene med saksbehandlingstid over 21 dager har bestilt saksbehandlingstjenester i januar. Graf: saksbehandlingstid per pasientreisekontor i desember og bestilte tilleggstjenester i januar. Foreløpig regnskap for tilleggstjenester i 2014 viser en omsetning på 7,5 millioner kroner og et positivt resultat på 0,1 millioner kroner. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS. Per er det et foreløpig overskudd for tilleggstjenester på 1,8 %. Side 4 av 11

5 Tilleggstjenester Jan14 Feb14 Mar14 Apr14 Mai14 Jun14 Jul14 Aug14 Sep14 Okt14 Nov14 Des14 Resultat HiÅ Inntekter tjenester Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT Tabell: Foreløpig resultat per Tall i hele IKT rapportering PRO og NISSY Oppetid PRO For 2014 er styringsindikatoren for PRO grønn. Det er målt oppetid i november på 99,3 %, og 98,1 % i desember. Dette tilsvarer rød styringsindikator for desember. Hendelsen 19. desember kommenteres under punkt I 10 av 12 måneder har det blitt levert en målt oppetid på over 99,3 %, ref tabell under. Graf: oppetid i PRO MÅL 2014 Nov14 Des Oppetid PRO 99,3 % 99,3 % 98,1 % 99,5 % Oppetid NISSY MÅL 2014 Nov14 Des Oppetid NISSY 99,3 % 99,8 % 97,8 % 99,4 % For 2014 er styringsindikatoren for NISSY grønn. Det er målt oppetid i november på 99,8 % og 97,8 % i desember. Dette tilsvarer rød styringsindikator for desember. I 10 av 12 måneder har det blitt levert en målt oppetid på over 99,3%, ref tabell under. Side 5 av 11

6 Graf: oppetid i NISSY Redusert oppetid i desember skyldes en hendelse fredag 19. desember. Det ble på morgenen meldt om tregheter i NISSY og problemer med at turer ikke gikk over til planlegging, som også medførte manglende utsending av SMS. Det ble etter kort tid også meldt om problemer med NISSY-tjenestene i PRO. Feilsøkingen startet umiddelbart hos Norsk Helsenett og systemene ble tatt ned. Feilrettingen fortsatte med alle tilgjengelige ressurser inntil systemet var tilbake i normal drift samme ettermiddag. Feilsøkingen konkluderte med to separate feil. Feilene var relatert til køsystemet ved SMS-modulen og feil i konfigurasjonen til programvaren som benyttes for publisering av nye transportører. Pasientreisekontorene iverksatte umiddelbart manuelle rutiner for å redusere pasientenes opplevelse av svikten i systemet. Det er i etterkant blitt bedt om innrapportering av konsekvenser fra pasientreisekontorene. I rapporteringen er det meldt om få konsekvenser for pasienter og mye tyder på at pasientreisekontorene har håndtert nedetiden på en god måte. Det vil likevel være økonomiske konsekvenser som følge av redusert samkjøringsgrad og økt bemanning for å håndtere etterregistrering. Det er utarbeidet en tiltaksplan etter hendelsen hos Norsk Helsenett. Pasientreiser ANS har utarbeidet tiltaksplan opp mot berørte leverandører, samt evaluering av beredskapsplan som følge av hendelsen. Tiltaksplanen vil få prioritet fremover Tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap 6. november var PRO utilgjengelig i 150 minutter og NISSY utilgjengelig i 40 minutter på grunn av svikt i nettverksutstyr hos Norsk Helsenett. Saksbehandlere fikk ikke hentet ut og behandlet nye saker i PRO, og i NISSY var planleggingsmodulen og utsendelse av turer til transportør stoppet. Det ble skiftet ut nettverksutstyr. Norsk Helsenett har oppgradert overvåkning av aktuelt utstyr og laget rutine for hvordan SONIC skal restartes etter en slik hendelse. Det har i november vært enkelte problemer med innmelding av egenandeler til NAV. Egenandeler som ikke har blitt sendt over har blitt fanget opp av overvåking hos Norsk Helsenett og innrapportert på nytt. Det har etter release av NISSY 4.6 torsdag 18. desember vært problemer med rutekalkulering på rekvisisjoner til og fra AHUS. Problemet gjelder en spesifikk adresse der det i de elektroniske veidata ligger en veistump uten forbindelse til resten av veinettet. Det jobbes med å løse dette hos NHN og Geodata. Side 6 av 11

7 Utførte og planlagte tiltak i NISSY og PRO PRO 2.10 ble produksjonssatt helgen november. Produksjonssettingen var vellykket. Databaseserver ble skiftet ut helgen november. NISSY var i vanlig drift allerede fra lørdag 22. november da jobben ble utført raskere enn antatt. Det var ingen problemer i etterkant. NISSY 4.6 skulle produksjonssettes helgen november. Testingen fant feil i ruteberegningen/distanseberegningen, og releasen kunne ikke produksjonssettes. Tilbakerullingen fungerte uten problemer og NISSY 4.5 var igjen i produksjon søndag kveld. Feilen med ruteberegning på serierekvisisjoner i forbindelse med produksjonssetting av NISSY 4.6 ble funnet og rettet 12. desember. NISSY 4.6 var ønsket produksjonssatt før årsskiftet da den blant annet inneholdt endring av frikortstatus mellom kalenderårene. 18. desember ble NISSY 4.6 satt i produksjon. Det ble ikke meldt om feil ved testing eller etter produksjonssetting. Det er planlagt mindre rettinger i NISSY onsdag 14. januar. Av andre endringer blir brevmaler og satser i PRO oppdatert og tilpasset for Økonomirapportering MÅL 2014 Nov14 Des God økonomistyring - overskudd > 8% 11,8 % 7,7 % 9,3 % en for 2014 er grønn og innenfor målkravet på 8 % mindreforbruk Resultat nasjonale oppgaver REGNSKAP Resultat HiÅ Budsjett HiÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester DRIFTSUTGIFTER - - Produksjonskostnader % Innleie av personell Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum Driftskostnader ,5 % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER ,0 % 8 % Tabell: Foreløpig resultat per Tall i hele I henhold til styresak styres det mot å nå et resultatkrav på 8,7 millioner kroner, tilsvarende 8 % av inntektsbevilgning på 110 millioner kroner. Side 7 av 11

8 Foreløpig regnskap per viser et overskudd på 11 millioner kroner som er 2,3 millioner kroner bedre enn resultatkravet. Estimatet for året var pr oktober et overskudd på 2 millioner kroner bedre enn resultatkrav. Kommentarer til de mest sentrale avvikene: Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 21 %/1,174 : Avviket skyldes lavere aktivitet og mindre kostnader på konvolutter, papir og porto. Lønnskostnader, innleie, arbeidsgiveravgift og pensjon, negativt avvik på -7 %/-3,168 : Avviket skyldes nye ansatte tilsatt for å styrke prosjektporteføljen, lønnsoppgjør og lønnsglidning knyttet til vårens OU-prosess. Andre personalkostnader, positivt avvik på 28 %/632 : Avviket skyldes lavere kostnader knyttet til rekruttering da dette i stor grad gjøres av interne ressurser. Det har også vært mindre kursaktivitet på grunn av høy aktivitet i forbindelse med prosjekter. Trykkeritjenester positivt avvik på 20 %/344 : Avviket skyldes redusert bestilling i NISSY/PRO/05515 positivt avvik på 6 %/1,045 : Avviket skyldes mindre kostnader for mindre leveranser fra NHN, samt mindre forbruk av timer i timepotten enn budsjettert Foreløpig resultat årsregnskap (urevidert) Det foreløpige akkumulerte regnskapet for ordinær drift og tilleggstjenester viser en samlet kostnad på 108,2 millioner kroner og et foreløpig overskudd på 11,1 millioner kroner. Ordinær drift Tilleggstjenester 2.7 Investeringsportefølje og status Foreløpig årsregnskap Inntekter Kostnader Driftsresultat Netto finansinntekter Resultat etter finansinntekter Porteføljen består i hovedsak av investeringstiltak knyttet til utvikling av nasjonal teknologi innen reiser med og uten rekvisisjon. Porteføljen hadde startpunkt 1. januar 2013 i forbindelse med kjøp av NISSY og PRO fra Norsk Helsenett SF. Det er bevilget en total investeringsramme på 36 millioner kroner i perioden Regnskap for perioden viser et forbruk på 16 millioner kroner, som tilsvarer ca 100 % av porteføljens disponerte budsjett. Side 8 av 11

9 Langtidsplan investeringer Tabell: Investeringer Tall i millioner kroner. Budsjett totalt Kommentarer til pågående og planlagte tiltak: Forbruk 2013 Forbruk Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/ Radar Videreutvikle Radar med styringsinformasjon knyttet til nye datakilder fra Telenor og VIA Egencia som understøtter områdene telefoni og flybestilling. Dette øker nytten av løsningen og gir mer helhetlig styringsinformasjon. Fortløpende utvikles nye rapporter med grunnlag i allerede eksisterende datakilder i Radar. 2. Intern investeringer Interne investeringer har ett overforbruk på 0,45 millioner kroner. Avviket skyldes anskaffelse av nytt elektronisk internkontroll system, samt optimalisering av lokalet for en bedre og mer fleksibel kontorløsning. Disse investeringene var ikke medregnet i det opprinnelige budsjettet. 3. Handlingsplan IKT: Samkjøring, bestillerløsning og oppgjørskontroll Dette er prioriterte forbedringsområder innenfor reiser med rekvisisjon. Akk. forbruk pr. Forbruk i % Status Planlagt levering Investeringsportefølje: PRO 2.7/NISSY releaser % Ferdig PRO 2.8 funksjonell release % Ferdig jan 2014 Jan 2014 PRO 2.9 funksjonell og teknisk release % Ferdig mars 2014 Mars 2014 PRO 2.10 funksjonell og teknisk release % Ferdig november 2014 November 2014 NISSY SMS, tilgangsstyring med mer % Ferdig mai 2014 Mai 2014 NISSY funksjonell og teknisk release % Ferdig desember 2014 November 2014 Rapporteringsportal etablering % Satt i produksjon i april 2014 April Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/RADAR % Løpende Høst Interne investeringer 2013 og % Løpende Handlingsplan IKT - samkjøring og bestilling Forprosjekt pågår 1.kvartal Handlingsplan IKT - oppgjørskontroll Forprosjekt pågår Vinter 2015 Sum tiltak forpliktet/gjennomført % Samlet vedtatt investeringsramme Udisponert Foranalysen for samkjøring og alternativ bestillerløsning ble sluttført februar 2014 og forprosjekt startet mai Foreløpig målsetting er å implementere et samkjøringsverktøy med alternativ bestillerløsning 1. kvartal Forprosjektrapporten ble lagt frem for styret i desember Foranalysen for oppgjørskontroll ble sluttført i mars 2014 og forprosjekt startet i mai Forprosjektrapporten vil bli lagt frem for styret i januar 2015 og målsettingen er å etablere en nasjonal løsning for logisk oppgjørskontroll. 2.8 Tilstedeværelse MÅL 2014 Nov14 Des Tilstedeværelse 95,0 % 91,5 % 93,5 % 92,5 % Etter 3 måneder med lav tilstedeværelse blir resultatet for desember vesentlig bedret. Både det kortsiktige og langsiktige legemeldte sykefraværet har avtatt i desember. Sammenlignet med desember 2012 og 2013 er også resultatet positivt. Tidligere år var tilstedeværelsen henholdsvis 88,6 % for desember 2012 og 90,5 % for desember Den totale tilstedeværelsen for 2014 ble på 92,5 %, mot 93,2 % i Side 9 av 11

10 Graf: Tilstedeværelse Tallene for 2013 og 2014 inneholder nå ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom 2.9 Finner bruker den informasjon de søker på pasientreiser.no MÅL 2014 Mai 14 Des Finner bruker den informasjon de søker på pasientreiser.no > 80 % 77,4 % 79,4 % 77,6 % Det gjennomføres halvårlige brukerundersøkelser for å kartlegge brukervennligheten på Ved siste undersøkelse gjennomført i desember fant 79,4 % ønsket informasjon på mot 77,4 % i mai Dette er en fremgang på 2 % -poeng for siste halvår. På fokusområdene siste halvår viser målinger en økning på 7 % -poeng fra forrige undersøkelse i henhold til antall som fant ønsket informasjon om rettigheter og om reise med privatbil. Neste halvår vil det fokuseres på ytterligere forbedringer av informasjon om bestilling av pasientreiser, der 16,6 % oppga at de ikke fant ønsket informasjon. Side 10 av 11

11 Vedlegg: er og grenseverdier 2014 KPIer for Brukerperspektivet - Enklere løsninger - Sikre likebehandling og kvalitet Mål 2014 Grenseverdier 2014 Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15% < 15 % < 30 % > 30 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier Stabile og kostnadseffektive leveranser Frekvens Mål Samhandling og kvalitet Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier Målbar kostnadseffektivisering Frekvens Mål Kvalitet God økonomistyring - overskudd 8,7 mill/8% > 8 % > 7 % < 7 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i 2014 Innhold virksomhetsrapportering Tema Frekvens 23.apr 26.jun 22.sep 22.okt 15.des 21.jan Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x x Kvalitet i saksbehandling Andel omgjort klager hos Fylkesmann Halvårlig x x Kvalitet i saksbehandling Finner bruker den informasjon de søker pasientreiser.no Halvårlig x x x Kvalitet i saksbehandling Kompetansekartlegging Egen sak x Kvalitet i saksbehandling Kvalitet på vedtak Egen sak x IKT-rapportering SLA Oppetid NISSY og PRO, hendelser Mnd x x x x x x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x x Investeringsportefølje Status plan investeringer/prosjekt Kvartal x x x x Medarbeidere Tilstedeværelse medarbeidere Mnd x x x x x x Medarbeidere Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x Kvalitet i tjenesten Pasienttilfredshetsundersøkelse 2014 Egen sak x Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Sak til AD-møtet i desember Egen sak x Side 11 av 11