Brukerhåndbok Maritech Regnskap

Transkript

1 Brukerhåndbok Maritech Regnskap

2 Maritech Systems AS Alle rettigheter forbeholdt utgiver. Det tas forbehold om feil i brukerhåndboken. Maritech Systems AS påtar seg ikke ansvar for følger av feil i denne håndboken. Ved frigivelse av nye versjoner av programvaren vil det kunne bli avvik mellom programvaren og brukerhåndboken. Alle endringer og nye funksjoner omtales i skriv som medfølger oppgraderingen. Vi anbefaler å ta vare på disse som supplement til brukerhåndboken. Maritech Systems AS Kårvåg 6530 Averøy Tlf: Fax: E-post: office@maritech.no Internett: Maritech Support Tlf.: Fax: E-post: support@maritech.no Internett: MARITECH er registrert varemerke for Maritech Systems AS. WINDOWS VISTA, WINDOWS 7, WINDOWS 2003 SERVER, WINDOWS 2005 SERVER og WINDOWS 2008 SERVER er registrerte varemerker for Microsoft Corp. Sybase, Adaptive, SQL Anywhere er registrerte varemerker for Sybase Inc.

3 Innholdsfortegnelse Introduksjon 7 Systembeskrivelse... 7 Om brukerhåndboken... 7 Organisering av brukerhåndboken... 7 Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken... 8 Integrasjon med andre system... 8 Ord og uttrykk... 8 Brukerstøtte... 9 Standard funksjoner 9 Menyer Rediger-menyen Vis-menyen Hjelp-menyen Verktøylinje (knapperad) Vindustyper Lagre vindusoppsett Utskriftsvinduet Innstilling av marger for utskrifter Standard tastebruk / musbruk Bruk Enter-tasten i stedet for Tabulator-tasten Standard hurtigtaster Dato-felter Skifte passord Kom raskt i gang 19 Opprette klient Kartotek som må opprettes Klient 20 Opprette ny klient Skifte aktiv klient Gjennomgang kartotek 21 Navnekartotek Klientopplysninger Hovedbok Kunder Etiketter Leverandører Etiketter Avdeling Bærer Andre kartotek Automatposteringer Automatposteringer avdeling Betalingsbetingelser Bilagsserier Tekster Frie tekster Tekstkoder Hovedboksgrupper kunder Hovedboksgrupper leverandører Klientserier Kontoer betalingstjeneste Integrasjon Integrasjon Brukeravhengig Regnskapsår Ansvarlig person Rapportlayout... 37

4 Rapport profil Rapportlayout navn Kundesegment Rapportgruppe hovedbok Felleskartotek Poststed Valuta Leveringsbetingelse Momskoder Avgiftstyper Land Språkkoder Medlem Fellesserier Kontotyper Oversetter Frie tekster Budsjett Opprette nytt budsjett Endre budsjett Endre betalingstjeneste Registrering 45 Kort oversikt Bilagsregistrering Bilagslinjer Kontroll-liste Oppdater bunt Bilagsregistrering med prosjekt Klargjøring av kartotek Registrering av bilag Kontroll-liste Bilagsjournal Kontering Bilagsjournal Bilagsjournal Kopi bilagsjournal Momsoppgave MVA oppgave til Altinn Forespørsel moms Profiler Opprette profiler Redigere profil Import Import fra Harmoni Lønn Eksport Rapporter 61 Periodiske rapporter Saldobalanse Saldoliste Saldoliste i valuta Resultat Balanse Kontospesifikasjon Rapport kredittgrense/forsikring Valutarapporter Valutarapport uten rente Rapportgenerator Disponibel kreditt Kontroll Kontroll regnskap Kontroll hovedbok reskontro Kontroll valuta Kontroll leverandør / kontroll kunder (reskontro) Forespørsler 73

5 Konto Bilagsnummer Beløp Avdeling Bærer Utplukk Annet 80 Årsavslutning Navn Fra STORE til Små bokstaver Navnerydding Rydding rollenavn Endring hovedboksgruppe Endringslogg Endre kryssinger med feil Post mot post 83 List åpne poster Åpne poster uten rente Kryssing åpne poster Kommentar reskontroposter Endring åpne/oppgjorte poster Utløpsdato forsikringer Attestasjonsliste Likviditetsrapport Forfallsliste Sammenslå renter i forfallslisten Kunder Påminnelse Purring Inkasso Renteberegning Lag nytt remitteringsforslag Leverandører Utplukkede poster Parametre Spesielle tema 98 Elektronisk remittering Kort oversikt Klargjøring Daglig bruk Remittering valuta til utlandet Kort oversikt Klargjøring Daglig bruk Hente retur fra bank Renteberegning av utenlandske kunder Innbetalinger fra innland og utland Fellesserier vs. Klientserier Kontotyper Rapportmaler Balanserapport Resultatrapport Bilagsnummer Attestasjon inngående faktura Klargjøre for bruk Registrering og attestering Kalkulert vareforbruk Valuta Kort oversikt Klargjøre for bruk av valuta Føring i fremmed valuta Maritech COM wrapper Spesifikasjon av inngående moms krav i Regnskapsloven

6 Appendix 117 Vanlige Windows-funksjoner Menyer Elementene i vinduet Administrere vinduer Merking av rader: Skrivere Dato/klokkeslett Feilsituasjoner Brukerstøtte ved feil Feilmeldinger Database error: Vanlige feilmeldinger: Stikkordregister 124

7 Introduksjon Systembeskrivelse Maritech Regnskap er et standard regnskapssystem med kraftige funksjoner. Maritech Regnskap er klient-orientert, det vil si at du kan føre regnskap for flere forskjellige foretak på samme installasjon, inntil 999 klienter avhengig av lisens. Maritech Regnskap gir deg blant annet disse funksjonene: Postering på avdeling/bærer-nivå Postering i fremmed valuta med automatisk agioberegning Håndtering av kundereskontro med purring og renteberegning Håndtering av leverandørreskontro med støtte for elektronisk remittering Integrering med programvare for årsavslutning Om brukerhåndboken Denne brukerhåndboken er ment å være et hjelpemiddel i det daglige arbeidet med Maritech Regnskap, både for nye brukere og de mer erfarne Maritech-brukerne. Vi anbefaler at du leser kapittel Standard funksjoner på side 9 før du tar til med å bruke systemet, der står beskrevet hvordan du beveger deg i menyer, hvilke taster som er standard for Maritech-systemene og lignende. Håndboken dekker ikke generell pc-bruk, installasjon av programmene, konfigurering av pc og lignende. For informasjon om installasjon, konfigurering, brukere etc. se brukerhåndboken for Maritech Master. Denne håndboken berører heller ikke regnskap som fagområde, vi forutsetter at brukeren har de faglige kvalifikasjoner som kreves for å håndtere regnskapsføring korrekt. All omtale i denne håndboken baserer seg på norsk utgave av operativsystemet Windows. Dersom du har engelsk versjon (eller et annet språk) må du finne de tilsvarende uttrykkene på det aktuelle språket. Organisering av brukerhåndboken Brukerhåndboken er organisert på følgende måte: Introduksjon: Generell omtale av programmet, integrasjon, ord og uttrykk. Standard funksjoner: Omtale av menyer, knapper, vinduer, musbruk, tastebruk. Kom raskt i gang: Hva må til for å føre regnskapsbilag samt kjøre ut rapporter. Gjennomgang kartotek: Systematisk omtale av alle kartotek. Bilagsregistrering: Hvordan føre bilag mest mulig hensiktsmessig. Utskrifter og Forespørsler: Hvilke muligheter finnes og hvordan bruke de. Annet: Spesielle punkter som ikke er omtalt andre steder. Spesielle tema: Detaljert gjennomgang av spesielle funksjoner. Endringer etter opprykk: Endringer som er gjort i Maritech Regnskap etter opptrykk av brukerhåndboken. Appendix: Feilmeldinger etc. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Introduksjon 7

8 Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken Denne brukerhåndboken bruker følgende skrifttyper/utseende på en del faste elementer. Se kapittel Elementene i vinduet på side 118 for en nærmere beskrivelse av de forskjellige elementene dersom du ikke er kjent med disse begrepene: Knapper som du kan klikke på skrives slik Taster på tastaturet skrives slik Menyvalg skrives på denne måten Integrasjon med andre system Alle programmene i Maritech-familien er tett integrert med hverandre. Mye av informasjonen som er registrert benyttes av flere programmer, slik at gjenbruk av data foregår i stor utstrekning uten tidkrevende dobbeltregistrering av samme informasjon. Maritech-programmene har også overføring til Office-programmene til Microsoft: Word, Excel og Outlook, ved at utskrifter kan overføres til disse programmene. Andre mailprogrammer støttes også, i utgangspunkt skal alle mailprogram som er korrekt installert i Windows kunne fungere sammen med Maritech-programmene. Maritech Regnskap kan integreres med Maritech Lønn, et kraftig lønnssystem som håndterer mange ulike måter for å beregne lønn (fastlønn, timelønn, akkord, provisjon). Lønnskostnader, arbeidsgiveravgift, skattetrekk og lignende posteres automatisk i regnskapet ved godkjenning av lønnskjøringen. Med Maritech Regnskap kan man også ta hånd om varekjøp, forskudd og lignende som skal trekkes over lønnsslippen ved hjelp av koblingen til kunde-reskontroen i regnskapet. Maritech Regnskap kan integreres med Maritech OLFI, et system for ordre/lager/faktura/innkjøp. Faktura og kreditnota posteres automatisk i regnskapet for oppfølging av reskontroposter. Maritech Regnskap kan utvides med Maritech Prosjekt, et verktøy for prosjektregnskap som inkluderer postering av mengde samt rapportering på tvers av regnskapsår. Registreringer i prosjektregnskap foregår i bilagsregistreringen i Maritech Regnskap samt lønnsregistrering i Maritech Regnskap og fakturering i Maritech OLFI. Maritech Regnskap kan integreres med Maritech Sluttseddel, et spesialsystem for å håndtere lovpålagt innrapportering til salgslag ved førstehånds kjøp av fisk. Varekjøp, lagsavgifter, sikringstrekk og reskontroposter bokføres automatisk. Maritech Regnskap kan integreres med Maritech Trading, et spesialsystem for å håndtere innkjøp, lagerstyring og salg av fisk og fiskeprodukter. Varekjøp, leverandørposter, salgsinntekter, kundefordringer, fraktutlegg og lignende bokføres automatisk i regnskapet. Maritech Regnskap kan integreres med Cantor Controller, et system for årsavslutning og konsernrapportering fra Cantor AS. Maritech Regnskap kan også integreres med flere andre system fra andre leverandører, ta kontakt med Maritech Systems AS for nærmere opplysninger. Ord og uttrykk Periodedato Alle regnskapsbilag føres på en periodedato som styrer momstermin og rapportperiode. Klient En klient er et separat firma/foretak som du registrerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av data mellom de forskjellige klienter, med unntak av noen få kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Dersom du bruker Maritech Regnskap til å føre regnskap for flere separate firma vil Maritech Regnskap Brukerhåndbok Introduksjon 8

9 dette i praksis være egne klienter i regnskapssystemet. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech Regnskap, avhengig av din lisens. Kartotek Register med en bestemt type informasjon. Eksempel på dette er kunderegistret, hovedbokregistret, betalingsbetingelser etc. Informasjonen i kartotekene er normalt faste opplysninger som benyttes ved registrering, utskrifter etc. Kunde Firma / person som du selger til, i regnskapsteori ofte omtalt som debitor. Leverandør Firma / person som du kjøper fra, i regnskapsteori ofte omtalt som kreditor. Momskode Momskode er en tallkode som registreres for hvert bilag og som styrer hvordan bilaget skal avgiftsbehandles. Momskoden for bilaget må være gyldig for den kontoen det bokføres på. Liste over momskoder finner du i kapittel Momskoder på side 38. Post mot post Post mot post er et prinsipp for å følge opp regnskapsposter på kunde- og leverandørreskontro. Ved bruk av post mot post vil hver enkelt betaling krysses eller refereres mot en (eller flere) faktura(er). Alternativet til post mot post er akonto, der du opererer kun med en saldo for hver enkelt reskontro. Brukerstøtte Feilsituasjoner: Dersom programmet ikke oppfører seg slik det skal, se kapittel Feilsituasjoner på side 122. Supportsenter: Skulle du ha behov for bistand i forbindelse med bruk av programmer utviklet av Maritech Systems AS kan du ta kontakt med vårt supportsenter. Maritech Systems AS har eget supportsenter bemannet med konsulenter som vil forsøke å hjelpe deg. Dersom vedkommende ikke selv kan hjelpe deg, vil han oversende saken videre til spesialist. Kontakt Maritech Support: Telefon: Telefax: E-post: support@maritech.no Internett: Standard funksjoner I det følgende er enkelte generelle trekk ved programmene i Maritech-familien forklart. I tillegg anbefaler vi at brukeren har kjennskap til en del standard-funksjoner i Windows som kan øke effektiviteten i bruken av Maritech-programmene, se omtale av dette i kapittel Vanlige Windowsfunksjoner på side 118. Programmene i Maritech-familien følger Windows-standarden så langt dette har vært mulig. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 9

10 Menyer Rekkefølgen i menypunktene er satt opp for å tilsvare normal arbeidsgang i programmet. Du skal normalt starte med øverste menypunkt og arbeide deg nedover i menyen når du skal utføre vanlige oppgaver. Ved å utføre de oppgaver som tilhører hvert enkelt menypunkt i korrekt rekkefølge sikrer du at programmet har nødvendig informasjon til å kunne gjennomføre neste punkt med riktig utgangspunkt. NB: Rekkefølgen i menyen gjelder ved utføring av vanlige operasjoner i programmet, typisk registrering. Første gangs etablering av kartotek kan normalt ikke gjøres i rekkefølge på menyen. Se eget kapittel om dette. Under omtales to menyvalg som er standard i de fleste Maritech-programmene, Rediger og Vis. Alle valgene på disse to menyene finnes også som knapper på verktøylinjen som utfører det samme. Rediger-menyen Valgene på Rediger-menyen vil være tilgjengelig når disse kan benyttes. Angre: Angre Lim inn eller Klipp ut Klipp ut: Standard utklipps-funksjon Kopier: Standard kopi-funksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Ny rad: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett rad: Brukes for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter bruke dette menyvalget. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Vis-menyen Alle valgene på Vis-menyen påvirker enkelte forhold som har med skjermbildet å gjøre, dvs. visningen av informasjon på skjermen. Verktøylinje Valget brukes til å gjøre enkelte innstillinger for verktøylinjen. Her kan du også velge å slå av eller på hele verktøylinjen. Sorter, Filter Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 10

11 Valgene Sorter og Filter på Vis-menyen brukes bl.a. til å styre visningen på skjermen når du har en liste med innholdet i et kartotek fremme på skjermen, for eksempel kartoteket med hovedbokskonti, kunder etc. Innstillingene du gjør med disse menyvalgene vil nullstilles når du lukker vinduet. Valgene påvirker kun visningen på skjermen og ikke utskrift av kartoteket. Sorter: Brukes til å endre rekkefølgen på radene i listen. Normalt vil alle kolonnene i listen være tilgjengelige for sortering, eksemplet viser valgene for kundekartoteket. For å endre hvilke kolonner listen skal sorteres etter må du dra ønsket kolonne over til høyre del av bildet med musen og slippe det der. Det vil da automatisk bli haket av for Stigende sortering, dersom du ønsker sortering i synkende orden klikker du en gang i boksen for å ta vekk haken. Du kan bruke flere kolonner samtidig til sortering, de vil da gjelde i den prioriteringsrekkefølge de står i vinduet. I eksemplet over vil kundene først sorteres etter navn, og ved likt navn vil de sorteres etter Adresse1- feltet. Filter: Med denne funksjonen kan du bestemme at kun deler av innholdet i en liste skal vises på skjermen. Du må velge kolonne som skal brukes til filter. Operator betyr på hvilken måte dataene skal stemme med kriteriet, for eksempel være lik en bestemt verdi, større enn en bestemt verdi etc. Value utfylles med verdien dataene skal sjekkes mot. Når du klikker OK vil kun radene som stemmer med filteret vises på skjermen. Hvis du allerede har definert et filter for et vindu vil dette stå under Orginalt filterkriterium. For å fjerne et filter uten å måtte lukke vinduet la alle feltene i midten være tomme og klikk på OK. Du kan bruke feltet Logical til å lage kompliserte filter med flere linjer med betingelser. I eksemplet over er det satt filter på kundekartoteket, slik at bare kunder som har postnummer lik 6530 vil vises på skjermen. Zoom: Endrer størrelsen på forhåndsvisningen av en liste. Samme funksjon som feltet Zoom på utskriftsvinduet, jfr. omtale av dette i kapittel Utskriftsvinduet på side 16. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 11

12 Hjelp-menyen Under hovedmeny Hjelp finnes det en del valg som kan være til hjelp i bruk av programmet, og når det oppstår feilsituasjoner. Emner i hjelp Her vil brukermanulen finnes i elektronisk form. Vi anbefaler å bruke hjelpeteksten aktivt når det er noe du lurer på. Bruken av hjelpeteksten er på samme måte som i de fleste andre Windowsprogrammer. Hvordan bruke hjelp Dette vil vise en standard-veiledning i bruk av hjelpeteksten. Maritech på internett På det øverste valget kan du sende en E-post direkte til vårt support-senter ved å klikke på menyvalget for dette. Det vil da lages en ny e-post-melding med ditt mail-program, ferdig adressert til Maritech Support. Når du sender E-post til support, husk å skrive hvilket program henvendelsen gjelder. Neste menyvalg, Maritechs hjemmeside, fører deg direkte til Maritechs Internett-område. Nederst finner du hurtigvalget Se etter oppdateringer. Dette valget ser etter om det finnes en nyere versjon av systemet. Manual i PDF Brukerhåndboken vil dukke opp i sin helhet i pdf-format. Om Under dette valget vil du se følgende bilde: Her ser du versjonsnummeret for program og database. Du ser også lisensnummer og navn på lisensinnehaver, samt systembegrensning og gyldighetsdato for lisensen. Systembegrensning er tillatt antall brukere eller antall ansatte, avhengig av lisensbetingelsene for systemet du bruker. Du ser også hvilket brukernavn du er innlogget med. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 12

13 Verktøylinje (knapperad) Under hovedmenyen er det en verktøylinje med knapper. Knappene brukes til å utføre bestemte funksjoner i programmet. De mest brukte knappene står fra venstre side og bortover. Hvis du er usikker på hva en knapp betyr kan du holde musen i ro over knappen, det vil da komme frem en liten forklaring av knappen. Du kan selv velge hvor verktøylinjen skal være, samt angi enkelte innstillinger for den ved hjelp av menyvalget Vis, Verktøylinje. Under gjennomgås alle knappene med deres betydning: Endre klient: Gir direkte tilgang til bildet for å skifte aktiv klient og opprette nye klienter. Oppfrisk: Oppdaterer skjermbildet. Hvis det er gjort endringer i dataene som vinduet inneholder vil klikk på denne knappen hente oppdaterte data fra databasen. Samme funksjon som F5 tasten. Ny post: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett: Klikk på denne knappen for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter klikk på denne knappen. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Lagre: Brukes til å lagre det du har skrevet inn, samme funksjon som Lagre knappen i skjermbildet. Skriv ut: Klikk på denne knappen for å få utskrift av informasjonen som vises på skjermen. Forhåndsvisning: Brukes for å få en forhåndsvisning på skjermen av det som vises i skjermbildet. Du kan dermed se hvordan en utskrift vil bli seende ut før du skriver det ut. Klipp ut: Standard utklipps-funksjon Kopier: Standard kopi-funksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Filter: Brukes til å kun vise utvalg informasjon, se detaljer under Vis-menyen på side 10. Sorter: Brukes for å endre rekkefølgen på linjer, se detaljer under Vis-menyen på side 10. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 13

14 Bilagsreg.: Gir direkte tilgang til bildet for bilagsregistrering. Avslutt: Klikk på knappen for å avslutte programmet. I tillegg kan enkelte programmer ha spesielle knapper på verktøylinjen, disse vil i tilfelle stå på slutten, foran Avslutt-knappen. Vindustyper Maritech-programmene benytter ulike typer vinduer for forskjellige formål. Her vises et eksempel på de forskjellige vindustypene, med en kort forklaring av de enkelte typene. Tabell: Tabellen viser alle poster som finnes i et kartotek, og viser et utvalg av informasjonen for hver post på skjermen slik at du kan identifisere hva den inneholder. For å legge til nye poster i tabellen kan du klikke på knappen "Ny post" på verktøylinjen, eller du kan klikke på høyre mustast når musmarkøren står i tabellen og det vil vises en liten meny: Sett inn: Legger til en ny post med plassering over merket post. Legg til: Legger til en ny post med plassering i slutten av tabellen. Slett: Sletter en merket post. For å se alle detaljer på en post og eventuelt endre noen av disse kan du dobbeltklikke på den linjen du vil se nærmere på. Du vil da få frem et registreringsbilde: Registrering: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 14

15 Fra registreringsbildet kan du endre all informasjon om en post. Noen registreringsbilder har så mange opplysninger at de er organisert med flere delvindu inne i bildet. Du må da klikke på overskriften (skillearket, mappefanen, kartotekkortet) for det enkelte delvindu for å aktivisere dette. Registrering direkte i liste: Denne typen vinduer brukes når informasjonen i det aktuelle kartoteket har så få detaljer at det er plass til alle opplysningene direkte i tabellen. Slike vinduer vil alltid ha knapper for OK, Avbryt og Lagre. Her registrerer du endringer direkte i dette vinduet, uten å måtte dobbeltklikke en linje for å få frem et eget registreringsbilde. Vindu med filter: I mange sammenhenger er det aktuelt å velge hvilken informasjon som skal vises i vinduet. Slike vinduer har ett eller flere felter øverst der du kan velge verdier for hva som skal vises. Disse feltene er filter for hva som skal vises i vinduet. Ved å endre verdiene i disse feltene til å samsvare med det du vil se, forandres innholdet i vinduet under slik at bare linjer som tilfredsstiller verdiene i filterfeltene vises. Valgene du gjør med filter-feltene påvirker bare det som vises i vinduet, og har ingen betydning videre arbeidsgang. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 15

16 Eksemplet over er hentet fra Maritech OLFI, salgsordre- ajourhold. Her har brukeren 3 felt for å velge hvilken type og status ordrer skal ha for å vises i vinduet. Slik valgene står nå, vises alle ordretyper av type faktura som har status "registrert". Ordrer og kreditnotaer vil ikke vises, da dette er egne typer. Hvis brukeren legger til en ny ordre, vil ordretypen bli tildelt med fastsatt standard-verdi, uten hensyn til verdien valgt i type-feltet her. Spesielle vinduer: En del av bildene i programmet er bygd opp på andre måter enn de som er nevnt over. Et gjennomgående trekk for mange av disse er at de viser en liste over for eksempel ansatte i øverste del av bildet. Når du klikker på en av linjene i øverste del av bildet vises tilhørende linjer i nederste del av bildet, for eksempel registreringslinjer for en lønnsperiode. Flervalg: Denne typen vindu viser i venstre halvdel en liste over alle tilgjengelige data som du kan velge mellom. Høyre halvdel av vinduet viser hva du har valgt fra tilgjengelige data. Knappene mellom de 2 delene brukes til å flytte elementer mellom tilgjengelige og valgte (venstre og høyre del). Knappen med > flytter merket linje i venstre side over til høyre side. Knappen med < flytter merket linje i høyre side over til venstre side. Knappen med >> flytter alle linjer over fra venstre side til høyre side, mens knappen med << flytter alle elementer til venstre side. Lagre vindusoppsett De fleste skjermbilder i systemet kan tilpasses den enkelte brukeren. Plassering og størrelse på hvert enkelt vindu kan endres av brukeren, likeså bredden på kolonner i de bilder der kolonnebreddene kan endres. Det oppsettet som sist var i bruk kommer som forslag neste gang brukeren logger på samme maskinen. For at bildeoppsettet skal lagres må det settes hake foran Lagre oppsett på Fil-menyen. Når programmet avsluttes vil størrelse og plassering på det enkelte vindu lagres slik det enkelte vindu sist var brukt. Dette lagres lokalt på den enkelte maskin, individuelt for det enkelte brukernavn som logger på systemet. Utskriftsvinduet Ved forhåndsvisning til skjerm vil du få frem følgende bilde: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 16

17 Skriv ut eller sender utskriften til skriveren. Lukk avslutter forhåndsvisningen og går tilbake til bildet du kom fra. Zoom: Her kan du endre størrelsen på utskriften inne i vinduet. Du kan velge mellom enkelte standardverdier på nedtrekkslisten, eller du kan skrive ønsket prosent direkte i feltet helt fritt. De 4 knappene Første, Forrige, Neste og Siste brukes til å bla side for side gjennom utskriften. Hvis du klikker på knappen med Excel-merket vil innholdet i utskriften bli kopiert inn i et Excel regneark. Dataene vil komme i separate celler, slik at du enkelt kan bearbeide dem. Ved å klikke på knappen med Word-merket vil innholdet bli kopiert inn i et Word-dokument. Klikk på denne knappen for å sende innholdet i utskriften som E-post. Ved å klikke på knappen for Pivot vil du få opp Rapportgeneratoren og kan jobbe videre med rapporten der. Les mer om Rapportgeneratoren i kapittel Rapportgenerator på side 70. Innstilling av marger for utskrifter På enkelte utskrifter kan du justere marginnstillinger for at utskriften lettere skal treffe ved utskrift på forhåndstrykte skjema. På vinduet med forhåndsvisning av utskrifter vil du se en egen knapp Marger når dette er mulig. Med denne knappen kan du forandre margene som brukes ved utskrift, slik at du selv kan styre plasseringen av utskriften på arket. Dette er gjort fordi det er variasjoner mellom de forskjellige skriver-produsentene på nøyaktigheten av plasseringen av skriften. Endringene som gjøres i margene kan lagres for bruk neste gang du skal skrive ut samme rapport. Tallene som står i rutene er antall punkter marg på de enkelte sidene av arket. 20 punkter tilsvarer 1 mm. Mange skrivere sørger selv for å fylle opp området mellom margene med teksten på utskriften. Det kan derfor ha betydning hvilke tall du angir både for den margen du vil endre og for motstående marg. Hvis du for eksempel ønsker å flytte teksten lenger ned på arket, må du øke toppmargen. Dersom du ikke samtidig forandrer bunnmargen kan nederste linje på utskriften fortsatt være på samme sted, men skriveren vil "klemme sammen" utskriften i høyden tilsvarende endringen du gjorde i toppmargen. Hvis du skal flytte teksten nedover likt på hele siden, må du derfor redusere bunnmargen like mye som du øker toppmargen. For å få justert utskriften nøyaktig slik du ønsker må du prøve deg frem med forskjellige innstillinger på margene, og ta utskrift av 1 side for å sjekke resultatet for hver gang du forandrer margen. Med knappen Hent standardverdier vil du gjenopprette standardmargene for rapporten igjen. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 17

18 Standard tastebruk / musbruk Maritech programmene bruker høyre musknapp i mange sammenhenger. Når du skal legge til en linje, slette en linje etc. i en tabell kan du klikke med høyre musknapp inne i det aktuelle vinduet. Du vil da få frem en liten meny hvor du kan velge bl.a. Legg til. Bruk av tastaturet: Alle programmene i Maritech-familien kan bruke tastaturet i stor grad som alternativ til musen. Programmene følger standard for tastebruk i Windows, samt at vi har definert noen ekstra funksjoner for å effektivisere daglig bruk. Bruk Enter-tasten i stedet for Tabulator-tasten Det er lagt inn funksjonalitet slik at Enter-tasten kan virke som Tab-tasten. Dette fungerer slik at du kan bruke Enter-tasten til å hoppe til neste felt på skjermbildene, i stedet for å måtte bruke Tab-tasten. For å ta i bruk denne funksjonen må du krysse av for valget Enter til Tab i Fil-menyen. Denne innstillingen gjelder individuelt for den enkelte bruker. Standard hurtigtaster I tabellen under er de fleste tastatur-funksjoner opplistet. Tegnet + for tastebruk betyr at tastene holdes nede samtidig. Funksjon Gå til menylinje Velg menypunkt eller knapp Skift mellom program Skift mellom vindu Til Start-menyen Lukk vindu Oppfrisk vindu (hent data igjen) Neste felt Forrige felt Gå til neste skilleark Gå til forrige skilleark Bla til neste post i redigeringsvindu Tastebruk Alt eller F10 Alt + understreket bokstav Alt + Tab Ctrl + Tab Ctrl + Esc Ctrl + F4 F5 Tabulator Shift + tabulator Ctrl + Pil høyre Ctrl + Pil venstre Page Down Bla til forrige post i redigeringsvindu Page Up Lag ny linje Slett valgt linje Gå til 1. post Gå til siste post Oppslag i nedtrekksliste Bla gjennom nedtrekksliste Ctrl + N eller Ctrl + Insert Ctrl + D eller Ctrl + Delete Ctrl + Home Ctrl + End Oppslag mot tabell F9 eller * Merk hele feltet Slett innhold i felt F4 eller Alt + Pil ned Pil ned / Pil opp Shift og End/Home Marker og Del Dato-felter Flere steder i Maritech-programmene kan du oppgi dato i et felt. Det finnes flere måter du kan fylle inn riktig dato på. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Standard funksjoner 18

19 Tast datoen: Plasser markøren i datofeltet og skriv inn ønsket dato. Slå opp i kalender: Dobbeltklikk inne i datofeltet eller bruk tasten F9, du vil da få frem en kalender der du kan klikke på ønsket dato for å hente denne inn i datofeltet. For å bla til en annen måned klikker du på knappene foran og bak månedsnavnet. Skifte passord Du kan enkelt endre ditt eget passord. På hovedmenyvalget Fil finner du et eget menyvalg for Endre Passord. Her kan du endre passordet til pålogget bruker, dvs. ditt eget passord. Som en sikkerhet må du først oppgi eksisterende passord, deretter skriver du ditt nye passord 2 ganger. Årsaken til at du må bekrefte det nye passordet er at du har ingen kontroll mot skrivefeil fordi du ikke ser hva du skriver. Når du har fylt ut alle 3 feltene klikk på OK for å lagre det nye passordet. Neste gang du logger på programmet må du bruke det nye passordet. Dersom du glemmer passordet ditt slik at du ikke får logget på programmet, kontakt systemadministrator som kan gå inn i Maritech Master og endre passordet for en bruker derfra. Kom raskt i gang Her gjennomgås hva du minimum må gjøre for å komme i gang med regnskapsføring for en klient. Opprette klient Før du kan begynne å legge inn data i programmet må du opprette klienten (firmaet) du skal bruke. For nærmere beskrivelse av dette, se kapittel Opprette ny klient på side 20. Kartotek som må opprettes For å begynne å bruke Maritech Regnskap må du minimum legge inn evt. kontrollere informasjon i følgende kartotek: Hovedbok Klientinformasjon Hovedboksgruppe Kunder Maritech Regnskap Brukerhåndbok Kom raskt i gang 19

20 Kunder Hovedboksgruppe Leverandører Leverandører Bilagsserier Tekstkoder Regnskapsår Profil for bilagsregistrering For en detaljert gjennomgang av disse og andre kartotek, se kapittel Gjennomgang kartotek på side 21 og utover. Klient En klient er et separat firma/foretak som du registrerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av data mellom de forskjellige klienter, med unntak av noen få kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Dersom du bruker Maritech Regnskap til å føre regnskap for flere separate firma vil dette i praksis være egne klienter i regnskapssystemet. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech Regnskap, avhengig av din lisens. Opprette ny klient For å opprette ny klient må du inn i Maritech Master NO. Der bruker du menyvalget Administrasjon, Klienter. Du får da følgende skjermbilde: Dersom du skal opprette en ny klient, klikk på knappen Ny klient for å starte denne funksjonen. Du må angi nummer (3 siffer) og navn for klienten og klikke på OK. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Klient 20

21 For å aktivisere klienten for Maritech Regnskap må du klikke på knappen Legg til system. Du får da opp et nytt skjermbilde: Her velger du hvilke system den aktuelle klienten skal benytte ved å benytte knappene >, <, >> og <<. > og < velger ett og ett system, mens >> og << velger alle. OK lagrer innstillingene, og du kommer tilbake til forrige skjermbilde. Nå skal Maritech Regnskap komme opp i lista over system som den aktuelle klienten har tilgjengelig. Etter at du har opprettet ny klient og tillagt denne aktuelle system som skal benyttes, må du ut fra Maritech Master NO, og tilbake i Maritech Regnskap. Velg Fil, Klient. Her må du velge hvordan data i enkelte sentrale kartotek skal opprettes. Du har valget mellom å kopiere fra Standard, en annen Klient eller Ingen. Med Standard menes forhåndsdefinerte verdier som vi har lagt inn i systemet. Hvis du velger å kopiere fra en eksisterende klient må du i tillegg til å velge klient oppgi nummeret på klienten. Valget Ingen skal brukes hvis hovedbokskontoplanen allerede er etablert for klienten i et annet Maritech-program. Etter at du har gjort nødvendige valg for hvor du vil kopiere informasjon fra klikker du på knappen Utfør for å sette i gang prosessen med å opprette klienten. Når oppretting av klient er ferdig må du legge inn en del grunnleggende informasjon, se kapittel Kartotek som må opprettes på side 19 og kapittel Gjennomgang kartotek på side 21 og utover. Skifte aktiv klient Alt arbeid i systemet foregår mot den aktive klienten, nummer og navn på denne vises på tittellinjen til programmet. Hvis du har flere klienter og skal arbeide med en annen klient enn den du er inne på, må du skifte klient under menyvalget Fil, Klient eller bruk knappen for klientvalg. Marker den klienten du skal arbeide med og klikk på knappen Velg. Kontroller at tittellinjen til programmet viser at du er inne på riktig klient. Gjennomgang kartotek Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 21

22 I dette hovedkapitlet foretas en detaljert gjennomgang av de kartotek som programmet benytter. Rekkefølgen er den samme som på menyen Kartotek, med unntak av navnekartoteket som omtales først. Navnekartotek Programmene i Maritech-familien benytter et felles navnekartotek som inneholder grunnleggende informasjon om et navn. Navnet brukes deretter i forskjellige roller i programmene. Eksempler på roller er kunde, leverandør, ansatt, selger, fisker etc. Fordelen med å lagre fast informasjon om navn, adresse, telefon etc. i et felles register som benyttes av andre kartotek er at når informasjonen endres er dette automatisk oppdatert alle andre steder dette navnet er i bruk. Navnekartoteket er felles for alle klienter i samme installasjon, dvs. i samme database. Informasjonen som er lagret i navnekartoteket vises vanligvis på de 2 første skillearkene på de kartotekene som bruker navne-informasjonen. Disse skillearkene har alltid tittelen Navn på første skilleark og eventuelt Diverse på skilleark nummer 2 dersom dette hører til navnekartoteket. Nederst på skillearket Navn vil det vises hvilke andre roller dette navnet har, med hva slags rolle, nummer på denne og klientnummer. Dersom navnet kun har én rolle som er den du er inne på, vises det ikke noe felt for andre roller nederst på skillearket. Når du skal opprette nye leverandører, kunder etc. (alle som bruker navnekartoteket) bør du søke etter om navnet eksisterer fra før. Dette gjør du ved å fylle inn deler av navnet, for eksempel de første 3-4 bokstavene i etternavn eller firmanavnet og deretter klikker på knappen Navnesøk. Programmet vil da søke i navnekartoteket for å se om det finnes noen navn med de bokstavene du har oppgitt. Dersom navnet finnes fra før og du vil knytte den nye rollen til dette navnet må du hente navnet inn på opprettingsbildet med å dobbeltklikke på det navnet du skal bruke, eller ved å merke navnet med et klikk og trykke på Enter. Informasjonen fra navneregistret hentes da inn på skillearket du kom fra. Når du lagrer den nye rollen blir denne koblet mot det eksisterende navnet i navnekartoteket. Klientopplysninger I dette kartoteket legger du inn alle faste opplysninger om klienten. Informasjonen som du legger inn her brukes på mange av utskriftene og funksjonene i systemet. I tillegg styrer man her hvordan systemet skal fungere for de funksjonene som er definerbare. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 22

23 Klientkartoteket er delt i 11 skilleark/mappefaner, under hvert skilleark har vi forsøkt å samle styringsparametre som naturlig hører sammen. Skilleark Navn Her legger du inn faste opplysninger som navn, adresse, telefon- og telefaxnummer. Skilleark Diverse Her legger du inn klientens hjemmevaluta (normalt NOK) og språkkode for rapporttekster (normalt norsk) samt organisasjonsnummer og bankkontonummer for giro på purrenota/rentenota. Feltene selskapstype og bransje er ikke i bruk i denne versjonen. Skilleark Datoer/Nr. Føringsintervall Fra og til dato anbefales satt slik at intervallet aldri er større enn 1 år. Opplysningen legges inn for at ikke brukeren ved en feil skal føre bilag på feil periode. Sist avsluttede regnskapsår: Dette må alltid være angitt. Når en ny klient tas i bruk skal her angis årstallet før det aktuelle regnskapsåret. Høyeste/laveste kontonummer: Dette angir om du bruker 4-sifret eller 6-sifret kontoplan. 4-sifret kontoplan: laveste 1000, høyeste sifret kontoplan: laveste , høyeste Skilleark Egenskaper Her styrer du hvordan regnskapsføringen skal gjøres. Ved å sette kryss i feltene styrer du hvilke funksjoner du ønsker å bruke, f.eks. inndeling i avdeling/bærer, føring av fremmed valuta og evt. manuell føring av agio, bruk av attestasjon, se kapittel Attestasjon inngående faktura på side 113. Viktige felt: Flere budsjettalternativ: Avdeling/bærer Du kan legge inn flere budsjett for hvert år. Når du kjører ut en resultateller balanserapport med sammenligning mot budsjett får du velge hvilket budsjettalternativ det skal sammenlignes med. Sett hake her om avdelingsregnskap og/eller bærerregnskap skal benyttes på klienten. Hvilke kontoer som skal fordeles på avdeling/bærer angis under Kartotek-hovedbok og den enkelte kontoen der. Skilleark Kontoer Her styrer du de faste kontoene som systemet bruker for posteringer generert av systemet. Du må minst legge inn konto før følgende posteringer: Remittering Ved remittering blir denne kontoen belastet, normalt kassakredit. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 23

24 Avrunding / obs MVA-oppgjør Avgiftskontoer Ved øreavrunding på renteberegning posteres øredifferansen her. Ved oppdatering av momsoppgave posteres netto momsbeløp her. Her styrer en hvilke hovedbokskontoer mva skal styres til når en fører regnskapet. Må alltid fylles ut om det er en momspliktig klient. Foreløpig bruker systemet avgiftstype 1, Vanlig avgiftsbehandling. Skilleark Reskontro Skal post mot post brukes Lagre purregebyr/renter i PMP Sett hake om det er ønskelig å benytte post mot post. Vi anbefaler alltid å benytte dette valget. Dersom du krysser av i dette feltet vil purregebyr og renter bli lagt ut som egne poster i Post mot post. De vil bli ført som inntekter i regnskapet når de blir krysset mot en betaling. Standardverdier for nye kunder/leverandører Her kan du legge inn hvilke verdier som skal utfylles automatisk når du oppretter en ny kunde eller leverandør, for eksempel at betalingsbetingelse skal være Netto pr 15 dager og at nye kunder er momspliktige. Skilleark Betaling Her legger du inn opplysninger om hvordan utbetalinger til leverandører samt innbetalinger fra kunder skal håndteres. Forfallsdager Factoringselskap Betalingstjeneste Antall dager fra bilagsdato til forfallsdato. Systemet foreslår en forfallsdato frem i tid basert på antall dager oppgitt her. Dersom et factoringselskap tar over dine kundefordringer må du opprette factoringselskapet som kunde og legge inn reskontronummeret her. Se også kapittel Kunder på side 27. Her angir du hvilken betalingstjeneste du benytter for elektronisk remittering. Se også kapittel Lag nytt remitteringsforslag på side 95 og Elektronisk remittering på side 98. Skilleark Purring Her styrer du hvordan systemet skal håndtere betalingspåminnelser og purringer. Siste purredato Purreintervall i dager Purregebyr 1, 2, og 3 Siste purreblankett Viser når det sist ble kjørt purring på denne klienten. Legg merke til at siste purredato også lagres for hver enkelt kundepost. Angir hvor lang tid det skal gå mellom hver gang den samme kundeposten skal kunne purres. Gebyr for 1. gangs, 2. gangs og 3. gangs purring. Gir mulighet for å kjøre siste purring før inkasso på annen blankett enn ordinære purringer. Renteberegning kjøres samtidig Gir mulighet for å renteberegne i samme operasjon som purring slik at beløpet på giroen inkluderer renter. Skilleark Renter Her styrer du hvordan systemet skal håndtere renter på kundefordringer. Siste rentedato Viser når det sist ble kjørt renteberegning på denne klienten. Legg merke til at siste rentedato også lagres for hver enkelt kundepost. Rente pr. mnd. For firma/privat På hver enkelt kunde angir du om kunden skal renteberegnes med firmasats eller privatsats. Minimumsbeløp for beregning av rente Minste kundesaldo som danner grunnlag for rente. Minimum beregnet rente Dersom beregnet rente blir mindre enn denne verdien blir kunden ikke med i renteforslaget. Beregn rente ved for sen betaling Her angir du om systemet skal beregne rente på poster som er betalt, men som ble betalt etter forfall. Du kan også sette nedre grense for beregnet rente på disse postene separat for å unngå rentenota på små beløp på poster som er innfridd. Skilleark MVA/Annet Her angir du diverse styringsparametre for momsoppgaven. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 24

25 Sist oppdaterte momsoppgave Kalkulert vareforbruk Avrunding Systemet bruker denne datoen for å beregne hvilke poster som skal rapporteres på korreksjonslinja på momsoppgaven dersom du ønsker å bruke denne. Her angir du om resultatrapportene alltid skal bruke kalkulert vareforbruk, aldri bruke kalkulert vareforbruk eller om du skal velge for hver rapportjobb. Se også kapittel Kalkulert vareforbruk på side 114. Her angir du hvordan beløp skal avrundes på giro. 0 gir ingen avrunding, i tillegg kan du avrunde til nærmeste 50-øring, nærmeste krone, nærmeste 5-krone eller nærmeste 10-krone. Avrunding brukes ved fakturering i Maritech OLFI. Skilleark personer Her angir du navnene for de som er kontaktpersoner for klienten. Disse navnene rapporteres blant annet på statistikker som sendes SSB fra lønnssystemet (kontaktperson lønn). Hovedbok Felleskartotek med Maritech Lønn, Maritech OLFI, Maritech Sluttseddel, Maritech Trading. Kartotek over alle hovedbokskontoer som skal benyttes i Maritech Regnskap eller i andre Maritech programmer. Hovedbok kan være 4-sifret eller 6-sifret, ved levering følger det med en 4-sifret kontoplan basert på Norsk Standard. Selv om du tar utgangspunkt i standard kontoplan vil du sannsynligvis ha behov for å opprette flere konti, blant annet for bankinnskudd og lån. Legg merke til at du ikke kan slette hovedbokskonti dersom det er føringer på kontoen. I bildet med liste over alle hovedbokskontoer kan du søke etter ønsket konto ved å bruke søkefeltet øverst. Du kan søke både på kontonummer og navn, hvis du skriver tall søker programmet etter kontonummer, og sorterer listen på nummer. Taster du inn bokstaver søkes det på navn og listen sorteres alfabetisk. Ved opprettelse av ny hovedbokskonto anbefaler vi at du kopierer en eksisterende konto som ligner på den du ønsker å opprette og deretter endrer opplysninger som skal være ulike. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 25

26 Konto Legg inn hovedbokskontonummeret i intervallet du definerte i Klientopplysningene. Aktiv konto Kontoer som ikke lenger skal brukes kan settes til ikke aktiv. Det er da ikke mulig å registrere på denne kontoen fra bilagsregistrering. Navn Valgfritt navn på kontoen Kontotype Kontotype styrer hvor denne kontoen skal inngå i resultat/balanserapporter. Systemet foreslår kontotype ut fra kontonummeret i henhold til Norsk Standard. Se kapittel Kontotyper på side 107 og Rapportmaler på side 109. Rapportgruppe Valgfri. Du kan velge å knytte kontoen til en egendefinert rapportgruppe som du oppretter under menyvalget Kartotek, Andre kartotek, Rapportgruppe hovedbok. Du kan rapportere på gruppene under rapport Revisor Akkumulert hovedbok i rapportgeneratoren som du finner under menyvalget Rapporter, Rapportgenerator. Avdelingsfordelt Sett hake om kontoen skal avdelingsfordeles. Det kommer da et nytt felt frem og her kan en valgfritt legge inn forslag til avdeling. Forslaget kan overstyres fra bilagsregistrering. Du bestemmer selv hvilke kontoer som skal avdelingsfordeles. Kontoer som ikke skal avdelingsfordeles blir ført til avdeling 0. Bærerfordelt Sett hake om kontoen skal bærerfordeles. Det kommer da et nytt felt frem og her kan en valgfritt legge inn forslag til bærer. Forslaget kan overstyres fra bilagsregistrering. Kontoer som ikke skal bærerfordeles blir ført til bærer 0. Avstemningskonto Sett hake her og oppgi eksternt kontonr for å merke at kontoen skal avstemmes i programmet AdraMatch, et program som typisk avhjelper bankavstemninger mot kassekonti i hovedboka. Eksport av hovedboksdata finnes under menypunktet Registrering, Eksport, Adramatch. Der kan det legges ut en transaksjonsfil som kan leses inn i AdraMatch. Konsernkonto Du har mulighet for å merke at en konto er en konsernkonto. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 26

27 Du kan gå under menyvalget Rapporter, Rapportgenerator for å ta ut rapporter på disse kontoene. I rapportgeneratoren, klikk på Grunnlag, Hent nye rapporter online. Hensiktsmessige rapporter for konsernkonto er rapportnr og Inngår i kalk. vareforbruk Kryss av her dersom du bruker kalkulert vareforbruk i rapporter og dette er en salgskonto eller varekjøpskonto som skal inngå i kalkulert vareforbruk. Se også kapittel Kalkulert vareforbruk på side 114. Brutto fortjeneste Dersom du krysser av for kalkulert vareforbruk på en salgskonto får du frem et nytt felt der du angir brutto fortjeneste for posteringer på denne kontoen. Se også kapittel Kalkulert vareforbruk på side 114. Valuta Så lenge en ikke benytter fremmed valuta i regnskapet skal det alltid stå NOK her. Ekstern konto Skal normal ikke fylles ut. Benyttes i forbindelse med integrasjon mot datasystemer fra andre leverandører. Ikke fradragsberettiget moms Benyttes ved delvis fradrag for mva. Mva-type Maritech Regnskap bruker pr. i dag bare 1 mva-type. Det skal derfor alltid stå "avgiftstype 1 i dette feltet. Gyldige MVA-koder Legg inn alle momskodene som kan tenkes benyttet på den aktuelle kontoen. Feltet må alltid være fylt ut. Klikk på knappen Gyldige Forslag MVA-kode Mvakoder for å få tilgang til feltet. Flytt gyldige koder over til høyre side i den dialogboksen som kommer frem. Systemet vil automatisk blokkere for ulovlige kombinasjoner, for eksempel inngående og utgående mva på samme konto. Legg inn den mest vanlige momstype på kontoen. Feltet må alltid være fylt ut. Gyldige valg er alle gyldige momskoder. Kunder Felleskartotek med bl.a. Maritech OLFI og Maritech Trading. Kartotek over kunder som er registrert på den aktive klienten. Utgående faktura og kreditnota kan du føre direkte i Maritech Regnskap eller overføre automatisk fra Maritech OLFI / Maritech Trading. Du kan også knytte ansatte i Maritech Lønn til en kundereskontro for å håndtere ulike trekk i lønnssystemet som reskontroposter i regnskapet. Du kan legge til nye kunder eller vedlikeholde tidligere registrerte kunder, men du kan ikke slette kunder dersom det finnes transaksjoner på kunden. For å hente frem en eksakt kunde anbefaler vi at du søker etter denne ved hjelp av feltet "Kundenavn / kundenr" nederst i dialogboksen som kommer frem. Dersom du skriver bare tall i feltet tolkes dette som en del av et kundenummer, i andre tilfeller vil det tolkes som en del av et kundenavn. Dersom du ønsker at alle kunder skal hentes frem klikker du på "Søk" mens feltet "Navn" er tomt. Dette vil imidlertid ta lengre tid enn om du søker etter et konkret navn. Du kan også øke hastigheten på kundesøk ved å fylle ut deler av postnummeret. Ved å dobbeltklikke på en kunde kommer det frem et nytt bilde med detaljopplysninger om kunden. Her er det mulig å vedlikeholde opplysninger om kunden. Når du oppretter nye kunder kan du automatisk få tildelt en del standard-verdier. Standardverdiene må du legge inn på klientkartoteket, skillearket "Reskontroer". Standardverdiene du legger inn her vil bli brukt som forslag ved opprettelse av nye kunder, eksisterende kunder vil ikke bli endret. Både kunder og leverandører bruker de samme standardverdiene. Kundeopplysningene er delt i 4 skilleark/mappefaner. Skilleark Navn Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 27

28 Her legger du inn faste opplysninger om kunden som også lagres i navnekartoteket slik at opplysningene kan brukes i tilfelle samme person eller firma opptrer som leverandør, ansatt eller andre roller. Nederst ser du hvilket navnenummer vedkommende har i navnekartoteket. Kundeserie: Her angir du hvilken serie kunden skal opprettes i. Ut fra hvilken serie som velges vil det bli tildelt kundenummer når du lagrer opplysningene. Kundenummeret kan du overstyre dersom du skriver inn et gyldig nummer før du klikker Lagre. Det er ikke mulig å endre kundeserie etter at du har lagret kunden. Serien er på forhånd definert under menyvalget Kartotek, Andre kartotek, Klientserier eller under Kartotek, Felles kartotek, Fellesserier Skilleark Diverse Her angir du om det skal være mulig å registrere bilag i fremmed valuta på denne kunden. Du kan også angi hva som skal være vanlig valuta, for hvert enkelt bilag kan du velge en annen valuta dersom du ønsker det. Skilleark regnskap Her angir du diverse opplysninger som brukes ved regnskapsføring. På en del felt setter du inn standardverdier som systemet skal foreslå ved registrering, disse feltene kan du overstyre ved registrering. Dette gjelder betalingsbetingelse, leveringsbetingelse og mva-pliktig. En del felt brukes av andre Maritech-system, hovedsaklig Maritech Trading og Maritech OLFI. Se håndboken for disse systemene for forklaring på følgende felt: Samlefaktura, konsernkunde, kjede, klassifisering, distrikt, kontaktperson kjøp. Ansvarlig person hentes fra et eget kartotek via en oppslagsknapp. Les mer om Ansvarlig person på side 37. Viktige felt: Hovedboksgruppe Betalingsbetingelser Mva pliktig Eksternt kundenr Her angir du hvilken hovedboksgruppe kunden tilhører, det vil si hvilken balansekonto kundefordringene skal posteres på. Se også kapittel Hovedboksgrupper kunder på side 34. Angi betalingsbetingelse for å lette registreringen senere. Ved fakturering vil systemet komme med forslag til forfallsdato. Sett hake her om kunden skal faktureres med tillegg av moms som standard. Dette kan overstyres for hver enkelt faktura/bilag. Reservert for bruk ved kobling til datasystem fra andre leverandører. Purringer som e-post eller telefax Du har mulighet for å sende purrenota til kunder som pdf-fil på e-post eller telefax. De er de 3 siste feltene under skillearket Diverse som styrer dette: Kontaktperson purring samt e-post og telefaxnummer for vedkommende. Ved hjelp av disse feltene vil purresystemet lage vedlegg til e- post eller telefax adressert på bakgrunn av disse feltene. Denne funksjonen krever PDF-modul med Autosending, ta kontakt med vår salgsavdeling for nærmere detaljer. Skilleark Betaling Under dette skillearket angir du også om kunden skal renteberegnes etter firmasats eller privatsats. Her kan du også angi om kundefordringer skal gå via factoringselskap. Oppslagsknappen for factoringselskap gjør oppslag mot kundekartoteket. Du kan registrere hvilke forsikringselskap (Atradius, Hermes, Giek) som har forsikret en kunde. Etiketter Du kan skrive ut etiketter for kunder og leverandører. Dette oppnås ved først å velge Fil, Skriv ut og deretter knappen Etikett i forhåndsvisningsbildet. Foreløpig brukes bare laseretiketter av typen AVERY 18040, 42.0x70.0. All filtrering og sortering av kunder / leverandører foretas i vedlikeholdet før man velger utskrift. Dette gjøres ved å bruke den generelle filterfunksjonen på verktøylinjen, se beskrivelse i kapittel Vis-menyen på side 10. Leverandører Felleskartotek med Maritech OLFI, Maritech Trading og Maritech Sluttseddel Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 28

29 Kartotek over leverandører som er registrert på den aktive klienten. En kan legge til nye leverandører eller vedlikeholde tidligere registrerte leverandører. For å hente frem en eksakt leverandør anbefaler vi at du søker etter denne ved hjelp av feltet "Leverandørnr / leverandørnavn" nederst i dialogboksen som kommer frem. Dersom du skriver bare tall i feltet tolkes dette som en del av et leverandørnummer, i andre tilfeller vil det tolkes som en del av et leverandørnavn. Dersom du ønsker at alle leverandører skal hentes frem klikker du på "Søk" mens feltet "Navn" er tomt. Dette vil imidlertid ta lengre tid enn om du søker etter en konkret leverandør. Du kan også øke hastigheten på leverandørsøk ved å fylle ut deler av postnummeret. Ved å dobbeltklikke på en leverandør kommer det frem et nytt bilde med detaljopplysninger om leverandøren. Her kan du vedlikeholde opplysninger om leverandøren. Når du oppretter nye leverandører kan du automatisk få tildelt en del standard-verdier. Standardverdiene må du legge inn på klientkartoteket, skillearket "Reskontroer". Standardverdiene du legger inn her vil bli brukt som forslag ved opprettelse av nye leverandører, eksisterende leverandører vil ikke bli endret. Både kunder og leverandører bruker de samme standardverdiene. Leverandøropplysningene er delt i 4 skilleark/mappefaner. Skilleark Navn Her legger du inn faste opplysninger om leverandøren som også lagres i navnekartoteket slik at opplysningene kan brukes i tilfelle samme person eller firma opptrer som kunde, ansatt eller andre roller. Nederst ser du hvilket navnenummer vedkommende har i navnekartoteket. Viktige felt: Leverandørserie: Her angir du hvilken serie leverandøren skal opprettes i. Ut fra hvilken serie som velges vil det bli tildelt leverandørnummer når du lagrer opplysningene. Leverandørnummeret kan du overstyre dersom du skriver inn et gyldig nummer før du klikker Lagre. Det er ikke mulig å endre leverandørserie etter at du har lagret leverandøren. Serien er på forhånd definert under menyvalget Kartotek, Andre kartotek, Klientserier eller under Kartotek, Felles kartotek, Fellesserier Skilleark Diverse Her angir du om det skal være mulig å registrere bilag i fremmed valuta på denne leverandøren. Du kan også angi hva som skal være vanlig valuta, for hvert enkelt bilag kan du velge en annen valuta dersom du ønsker det. Bankkontonummer Legg inn bankkontonummer påkrevd dersom leverandøren skal være med på elektronisk remittering. Flere utenlandske bankkontoer pr. leverandør I skillearket Diverse har vi tilgang til en knapp som ligger til høyre for feltet Bankkonto utland. Denne gir oss tilgang til et nytt bilde hvor flere bankkontoer kan legges inn. Dersom det skal foretas utbetalinger til en leverandør i flere valutatyper, vil programmet nå automatisk velge riktig bankkonto. Dette gjelder både den kontoen pengene skal utbetales fra og den kontoen pengene skal utbetales til. Dette blir bestemt av valutatypen. Skilleark Regnskap Her angir du ulike parametre for hvordan registreringer skal foretas, for eksempel om bilag fra leverandøren er momspliktige eller ikke. En del felt brukes av andre Maritech-system, hovedsaklig Maritech Trading og Maritech OLFI. Se håndboken for disse systemene for forklaring på følgende felt: Leveringsbetingelse, avregningskode, konsernleverandør, kontakt for innkjøp. Viktige felt: Hovedboksgruppe Betalingsbetingelser Denne må angis for å styre transaksjoner på leverandøren mot riktig hovedbokskonto. Angi betalingsbetingelse for å lette bilagsregistreringen senere. Systemet foreslår ut fra betalingsbetingelsen forfallsdag under bilagsregistrering. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 29

30 Skilleark Betaling Her angir du ulike parametre for å ta hånd om utbetalinger til leverandøren. Viktige felt: Remitter leverandøren: Betalingstjeneste Rabattdager Rabattprosent Benytt factoringselskap: Sett hake om leverandøren skal være med på elektronisk remittering. Angi hvilken betalingstjeneste leverandøren skal være omfattet av. Dette feltet bruker du for å angi antall rabattdager dersom du får fradrag ved betaling før forfall. Dette feltet bruker du for å angi rabattprosent ved betaling før forfall. Se også feltet ovenfor. Sett hake her om leverandøren benytter factoringselskap Det kommer da et nytt felt frem. Her legger du inn reskontronummeret på factoringselskapet. Factoringselskapet må på forhånd selv være opprettet som leverandør. Etiketter Du kan skrive ut etiketter for kunder og leverandører. Dette oppnås ved først å velge Fil, Skriv ut og deretter knappen Etikett i forhåndsvisningsbildet. Foreløpig brukes bare laseretiketter av typen AVERY 18040, 42.0x70.0. All filtrering og sortering av kunder / leverandører foretas i vedlikeholdet før man velger utskrift. Dette gjøres ved å bruke den generelle filterfunksjonen på verktøylinjen, se beskrivelse i kapittel Vis-menyen på side 10. Avdeling Felleskartotek med Maritech Lønn, Maritech OLFI, Maritech Sluttseddel, Maritech Trading. De forskjellige avdelingene som skal benyttes i forbindelse med rapportering av regnskapsdata må du legge inn her. I tillegg må du krysse av for Avdeling på den enkelte hovedbokskonto som skal avdelingsfordeles. Avdeling brukes under bilagsregistrering og ved forespørsler og rapporter. Bærer Felleskartotek med Maritech Lønn, Maritech OLFI, Maritech Sluttseddel, Maritech Trading. De forskjellige bærerne som skal benyttes i forbindelse med rapportering av regnskapsdata må du legge inn her. I tillegg må du krysse av for Bærer på den enkelte hovedbokskonto som skal bærerfordeles. Bærer brukes under bilagsregistrering og ved forespørsler og rapporter. Andre kartotek Menyen benyttes til vedlikehold av kartotek som er unikt for den enkelte klient. Automatposteringer Automatpostering er en enkel måte å fordele registrerte poster fra en konto over til andre konti, avdelinger eller bærere. Skal du anvende automatposteringer må disse gjelde for alle posteringer til en bestemt kombinasjon av konto, avdeling og bærer. Automatposteringer blir oppdatert når du oppdaterer registrerte bilag med posteringer på konti som er satt opp som grunnlag i en automatpostering. All bokføring via automatposteringer dokumenteres på bilagsjournalen. Skal du kjøre et avansert avdelingsregnskap kan det være en fordel å bruke automatposteringer for å fordele felleskostnader og inntekter til resultatavdelingene. Alle hovedbokskonti som skal fordeles med automatposteringer bør da opprettes med fast avdeling og eventuelt bærer. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 30

31 Eksempel I dette eksempelet skal vi fordele alle posteringer på konto 6340 Lys og varme på 3 avdelinger. Avdeling 12 skal belastes 50 %, avdeling 13 skal belastes 40 % og avdeling 1 skal belastes 10 %. I hovedboken setter vi at konto 6340 skal ha fast avdeling 1, deretter oppretter vi følgende automatposteringer. bilagsregistreringen vil føre alt inn på avdeling 1. første linje i automatposteringen vil føre 50 % inn på avdeling 12, ut fra avdeling 1. andre linje i automatposteringen vil føre 40 % (av opprinnelig postering) inn på avdeling 13, ut fra avdeling 1. Etter disse posteringene vil det stå en rest på 10 % av opprinnelig postering på avdeling 1. Automatposteringer avdeling Her kan du opprette automatposteringer med ulike fordelingsnøkler for gitte datointervall. Informasjon som evt. måtte ligge under Kartotek, Andre kartotek, Automatposteringer må fjernes for at Automatposteringer avdeling skal fungere. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 31

32 Betalingsbetingelser Her kan du definere betalingsbetingelser som i neste omgang benyttes på Kundekartoteket og Leverandørkartoteket for å beregne forfallsdato. Nr: Her gir du et unikt nummer for den enkelte betalingsbetingelsen Beskrivelse Angi en tekst for betalingsbetingelsen Forfall dager: Angi antall dager fra grunnlaget til betaling. Grunnlaget defineres under "Regnes fra" Regnes fra: Dag: Forfall regnes ut fra fakturadato Fri fakturamåned: Forfall regnes fra den 1. i måneden etter fakturamåneden. Fri leveringsmåned: Forfall regnes fra den 1. i måneden etter levering, kun ved bruk av Maritech OLFI eller Maritech Trading der leveringsdato angis. Bilagsserier Brukeren kan fritt definere forskjellige bilagsserier. Generelt bør det være en bilagsserie for hver ringperm som du oppbevarer bilag i. Etter at du har opprettet bilagsseriene må du koble hver enkelt tekstkode til en bilagsserie. Du kan knytte mange tekstkoder mot samme bilagsserie. Dersom du fører alle bilag med fortløpende nummerering oppretter du 1 bilagsserie og kobler alle tekstkoder til denne bilagsserien. Les mer om Tekstkoder på side 33. Vær også oppmerksom på at posteringer som automatisk blir ført fra andre program (som Maritech Lønn, Maritech OLFI, Maritech Sluttseddel, Maritech Trading) får tildelt bilagsnummer i systemet der posteringen kommer fra. Se brukerhåndboken for disse systemene for å styre bilagsnummer korrekt. Når du definerer en bilagsserie er det viktig at alle felt blir fylt ut og at sist brukte nummer er innenfor det gyldige intervallet. Det kan være greit at nummeret på bilagsserien angis = første bilagsnummer i serien. Eksempel: Inngående faktura har serie og heter Bilagsserienr 1 Bankbilag har serie og heter Bilagsserienr Det gjør det enklere å huske nummeret på serien når du skal koble tekstkoder mot en serie. Tekster Her kan du vedlikeholde linjetekster som benyttes i forskjellige rapporter, som Saldobalanse, Årsresultat, balanserapport etc. Hver enkelt konto står med en kontotype, en kombinasjon av 2 bokstaver, som styrer hvor kontoen skal summeres inn i de ulike rapportene. Se kapittel Kontotyper på side 107 og Rapportmaler på side 109. Du kan også ta bort haken som står bak en linje. Linjeteksten blir da ikke skrevet ut og kontoer som er styrt mot denne linjeteksten vil bli tatt med i summeringen på neste linje som er markert med "Skrives ut". Type angir hvilken rapport som linjen gjelder. Følgende alternativer finnes: Type: Benyttes i rapport: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 32

33 BTEXT KLTEXT RTEXT SALDB AARBA AARRE Balanserapport Resultatrapport Saldobalanse Rapport for årsbalanse Rapport for årsresultat Frie tekster Her kan du vedlikeholde tekster som brukes ved betalingspåminnelse, purringer, inkassovarsel og rentenota Du oppretter en tekst for hver type brev du bruker, dersom du har 2 purringer før inkasso og ikke bruker betalingspåminnelse vil du ha behov for 2 tekster for purring samt en for rentenota. Dersom du har kunder i utlandet kan du opprette tekstene på aktuelle språk, riktig tekst hentes ut fra språkkoden på den enkelte kunde. Dersom du har flere klienter og bruker samme tekst for alle klientene kan du klikke Kopier tekster for å hente tekster fra en annen klient eller fra standard. For å kopiere tekster velger du hvilken klient du skal kopiere fra i nedtrekkslista. Deretter markerer du tekstene du skal kopiere inn i gjeldende klient og klikker > for å kopiere. Tekstkoder Tekstkoder bruker du ved bilagsregistrering, hver postering må knyttes mot en tekstkode. Ved levering av Maritech Regnskap følger det med en del tekstkoder. I tillegg kan brukeren opprette nye Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 33

34 tekstkoder etter eget ønske. Det må være minst en tekstkode for hver bilagsserie som ønskes benyttet. Når du oppretter nye tekstkoder må du angi om tekstkoden skal inngå i beregning av omsetning når du kjører ut saldolister. oppgis som første tegn i beskrivelsen vil reskontronavnet bli overført som bilagstekst på hovedboksføringene. Dersom oppgis som første tegn i beskrivelsen vil inngående fakturanr komme i tillegg til bilagsteksten på og kan også brukes samtidig. Du kan da foran beskrivelsen. Eksempel. En kunde kjøper en vare fra oss for kr 1000,00. Dette blir ført med tekstkode 3 utgående faktura - som har angitt at den inngår i omsetningen. Kunden får så en kreditnota på en del av kjøpesummen kr 200,00. Dette blir ført med kode 25 utgående kreditnota som også har angitt at den inngår i omsetningen. Vi har nå kommet til det som er den "riktige" omsetningen 1000,00 200,00 = 800,00. Når kunden betaler disse 800,00 kronene er det viktig at betalingen blir ført med en tekstkode som ikke inngår i omsetningen f. eks tekstkode 5 bankgiro. Ved senere rapportering vil det da blir rapportert en omsetning på kr 800,00 på denne kunden. Hovedboksgrupper kunder Her kan du definere et valgfritt antall hovedboksgrupper for kunder, du må minst opprette en gruppe. Hver gruppe styres mot en hovedbokskonto. Flere grupper kan styres mot samme hovedbokskonto, eller alle kan ha forskjellig kontostyring dette styres fritt av brukeren. Hovedboksgruppen blir i neste omgang brukt når en oppretter en ny kunde. Kundefordringer blir summert på den balansekontoen som du oppgir for gruppa. Hovedboksgrupper leverandører Her kan du definere et valgfritt antall hovedboksgrupper for leverandører, du må minst opprette en gruppe. Hver gruppe styres mot en hovedbokskonto. Flere grupper kan styres mot samme hovedbokskonto, eller alle kan ha forskjellig kontostyring dette styres fritt av brukeren. Hovedboksgruppen blir i neste omgang brukt når en oppretter en ny leverandør. Leverandørgjeld blir summert på den balansekontoen som du oppgir for gruppa. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 34

35 Klientserier Når du oppretter en ny kunde eller leverandør vil systemet automatisk tildele reskontronummer fra en nummerserie. Du kan velge å bruke separate nummerserier for hver enkelt klient eller felles nummerserier for alle klientene. Dersom du bruker felles serier for alle klientene vedlikeholder du nummerseriene fra Kartotek, Felles kartotek, Fellesserier. Standard i systemet er Klientserie. Fellesserie kan ikke tas i bruk uten at konsulent fra Maritech har lagt til rette for dette. Dersom du bruker separate serier for hver klient vedlikeholder du nummerseriene fra Kartotek, Andre kartotek, Klientserier. Du kan også vedlikeholde sist brukte nummer for den enkelte serie her. Se kapittel Fellesserier vs. Klientserier på side 107 for nærmere informasjon om klientserier kontra fellesserier. Rolletype: Her angir du hva slags rolle som skal bruke denne nummerserien, aktuelle roller er Kunde, Leverandør, Ansvarlig person (brukes ved attestering), agent, eier, transportør (disse 3 brukes i Maritech Trading), fisker (brukes i Maritech Sluttseddel) og ansatt (brukes i Maritech Lønn). Klientserie: Du kan opprette flere nummerserier for hver enkelt rolle, i eksempelet ovenfor er det 2 serier for kundereskontroer, en serie for ordinære kunder og en annen serie for ansatte som skal opprettes som kundereskontroer (se håndboken for Maritech Lønn). Når du oppretter en ny kunde får du velge hvilken serie systemet skal benytte for å tildele reskontronummer. Fra og med / til og med: Her angir du hvilket nummerintervall som skal brukes, sørg for at du ikke får overlapping av seriene for samme rolle og for reskontroer. Sist brukte: Dette feltet viser sist brukte nummer i serien, når du oppretter en ny forekomst får du tildelt sist brukte nummer +1 fra serien. Kontoer betalingstjeneste Oppsett over kontoer som blir brukt til remittering. Her er det en egen konto for hver valuta. Disse blir også brukt som kontoer for valutaene i renteberegning for valuta. Les mer om Remittering valuta til utlandet på side 101. Integrasjon Her angir du hvor data som eksporteres til andre system (f.eks. årsavslutningsprogrammer) skal lagres. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 35

36 Ved å legge inn Finale som et av systemene kan sti settes opp slik at den vil komme opp som forslag hver gang du bruker valget Registrering, Eksport, Finale. Integrasjon Brukeravhengig Oppsett av integrasjon mot Compello. For de som bruker Compello er det mulig å overføre kunder. Disse er tenkt brukt mot en ny bilagstype for inngående betaling, GB_IB. I bilagsregistreringen kommer disse postene inn som egne bunttyper, Betreg. Kryssing utføres ikke direkte, slik at de som bruker direkte oppdatering av bilag må midlertidig endre oppsettet til ikke å bruke direkte oppdatering. Bilagene vil da legge seg inn som en bunt. Etter innlesing av betalingsbilag må oppsettett endres tilbake til direkte oppdatering, dersom det ønskelig. Fig. viser kartotek for innstillinger i Compello. Menyvalg Kartotek, Andre kartotek, Integrasjon Brukeravhengig. Integrasjon mot Compello åpnes på lisens. Kontakt Maritech Systems for pris på dette. Regnskapsår Før du kan registrere posteringer på et nytt år må du definere regnskapsåret med periodeinndeling. Periodeinndelingen brukes ved rapportering for å angi bevegelse for denne periode. Det mest vanlige er å ha en periode for hver måned, men du kan også dele regnskapsåret inn i kvartal dersom du synes det er mer hensiktsmessig. For å opprette et nytt år kan du høyreklikke under de årene som allerede ligger i systemet. Det vil da automatisk bli foreslått nye periodeinndelinger på det nye året likt med foregående år. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 36

37 Ansvarlig person Her kan du bygge opp et kartotek over ansvarlige personer. Ansvarlige personer bruker du i forbindelse med attestasjon av inngående faktura. Se kapittel Attestasjon inngående faktura på side 113 for nærmere informasjon. Rapportlayout Dette valget brukes til å definere enkelte rapportoppsett, bl.a. rapportene for purringer og rentenotaer. Rapport profil Her kan du velge layout på en del rapporter. F.eks. for rentenota kan du velge å skrive ut på vanlige blanke ark, eller på fakturablanketter med giro. På linjen med rentenota må du i kolonnen "Datavindunavn" velge "dr_rentenota_utengiro" for å bruke vanlige blanke ark. Tilsvarende kan du velge forskjellig oppsett for purrebrev. Rentenotarutinen har mulighet for å kunne bruke spesialdefinert layout på renteblanketten tilpasset den enkelte klient. Dette kan bestilles fra Maritech og deretter kobles til renteprogrammet i dette menypunktet. Rapportlayout navn Oversikt med beskrivelse over ulike dokument som vi har laget. Kundene kan ikke redigere disse selv. Kundesegment Vedlikehold for forskjellige kundesegmenter. Hver kunde kan tildeles ett segment (under menyvalget Kartotek, Kunder, skillearket Regnskap). Brukes hovedsakelig i Trading-systemet. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 37

38 Rapportgruppe hovedbok Vedlikehold for egendefinerte rapportgrupper som du kan knytte til aktuelle hovedbokskonti i menyvalget Kartotek, Hovedbok. Felleskartotek Menyen benyttes til vedlikehold av kartotek som er felles for alle klienter. Dette er typisk en del offentlig informasjon som det er tilstrekkelig å vedlikeholde en gang og som alle klientene benytter. Poststed I alle kartotekene som inneholder adresseinformasjon lagres bare postnummeret. Navnet på poststedet hentes fra dette Poststed-kartoteket. Ved levering av programmet er alle norske postnummer pr. 1. juli 1999 med stedsnavn og kommunenummer lagt inn. Nye postnummer, endringer og slettinger kan vedlikeholdes av bruker ved behov. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette et postnummer dersom det er i bruk på en kunde, ansatt etc. Alle postnummer er knyttet til landkoden for det aktuelle landet. Alle verdens landkoder er lagt inn i programmet ved levering. For å lage utenlandske poststed må du lage en ny linje, velge korrekt land og deretter skrive inn postnummer og poststednavn. Valuta I dette kartoteket oppretter du alle de valutaene som skal brukes i systemet med kurs og omregningsfaktor. Kursen som står i valutakartoteket vil komme som forslag når du registrerer bilag i valuta, men du kan overstyre kursen for hvert enkelt bilag. Faktor angir om vekslingskursen er oppgitt for 1 enhet eller for 100 enheter. Som standard skal alle valutaer oppgis med faktor 100, med unntak for Euro, Britiske pund og US Dollar. Euro pr brukes av systemet for å beregne NOK-beløp ved triangulering. Se kapittel Valuta på side 115 for en mer detaljert gjennomgang av hvordan valuta håndteres i Maritech Regnskap. Leveringsbetingelse Her kan du legge inn leveringsbetingelser som du skal bruke i forbindelse med fakturering. Kartoteket brukes i Maritech OLFI. Ved levering ligger alle leveringsbetingelser fra Incoterms i kartoteket. Momskoder Kartoteket med momskoder følger med ved levering og benyttes i forbindelse med bilagsregistrering. Brukeren kan ikke endre på disse kodene. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 38

39 Følgende momskoder brukes: Momskode Forklaring 0 Ingen momsbehandling 1 Inngående moms 2 Inngående moms + Inv.avg. 3 Inv.avg. 4 Utgående moms 5 Avgiftsfritt salg 6 Inngående moms + Inv.avg.(0%) 7 Inv.avg.(0%) 8 Tast ikke-fr.ber.moms 9 Tast ikke-fr.ber.moms+inv.avg. 10 Utgående moms Fiske/Fangst 11 Inngående mva 11.11% 12 Manuell registrering av moms 13 Utenfor avgiftsområdet 14 Kjøp tjenester fra utland 15 Utgående moms persontransport 16 Inngående moms persontransport 17 Momsinnførsel 20 Ingen momsbehandling mat 21 Inngående moms mat 22 Inngående moms mat + Inv.avg. 24 Utgående moms mat 26 Inngående moms mat + Inv.avg.(0%) 28 Tast ikke-fr.ber.moms mat 29 Tast ikke-fr.ber.moms mat + Inv.avg. 40 Ingen momsbehandling forrige periode 41 Inngående moms forrige periode 42 Inngående moms forrige periode + Inv.avg. 43 Inv.avg. forrige periode 44 Utgående moms forrige periode 46 Inngående moms forrige periode + Inv.avg.(0%) 48 Tast ikke-fr.ber.moms forrige periode 49 Tast ikke-fr.ber.moms forrige periode + Inv.avg. 54 Kjøp tjenester fra utlandet forrige periode 60 Ingen momsbehandling mat forrige periode 61 Inngående moms mat forrige periode 62 Inngående moms mat forrige perode + Inv.avg. 64 Utgående moms mat forrige periode 66 Inngående moms mat forrige periode + Inv.avg.(0%) 68 Tast ikke-fr.ber.moms mat forrige periode 69 Tast ikke-fr.ber.moms mat forrige periode + Inv.av Kodene 0 til 19 er for ordinære føringer med høy momssats. Kodene 20 til 29 er koder for matmoms. Kodene er for føringer som skal momsberegnes etter satser fra forrige periodes avgiftssatser. Med forrige periode menes forrige sats for moms, ikke forrige regnskapsperiode. Du kan se de forskjellige momssats-periodene og satsene med menyvalget Kartotek, Felleskartotek, Avgiftstyper. Avgiftstyper Her kan du se en oversikt over momssatsene (momsprosenten) som gjelder for de forskjellige tidspunkter. Brukeren kan gå inn og endre satsen, men det er da hans eget ansvar at momsoppgaven blir korrekt. Nye satser blir lagt inn av Maritech ved oppdateringer. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 39

40 Land Kartoteket med land følger med ved levering. Du kan også legge til nye land her. Landkoden benyttes f. eks i forbindelse med opprettelsen av postnummer i systemet. I tillegg brukes landkode og medlemskap i handelsorganisasjoner i Maritech Trading for å styre ulike kostnader ved kalkyler. Språkkoder Du kan bygge opp et kartotek over språkkoder. I neste omgang kan du benytte disse i kundekartoteket for å styre purrebrev og utskrifter til riktig språk Medlem Medlem benyttes til å definere land inn i f. eks EU og EFTA. Opplysningene benyttes i TVINN-systemet (Fortolling) og Maritech Trading. Se også kapittel Land på side 40. Fellesserier Når du oppretter en ny kunde eller leverandør vil systemet automatisk tildele reskontronummer fra en nummerserie. Du kan velge å bruke separate nummerserier for hver enkelt klient eller felles nummerserier for alle klientene. Dersom du bruker separate serier for hver klient vedlikeholder du nummerseriene fra Kartotek, Andre kartotek, Klientserier. Standard i systemet er Klientserie. Fellesserie kan ikke tas i bruk uten at konsulent fra Maritech har lagt til rette for dette. Dersom du bruker felles serier for alle klientene vedlikeholder du nummerseriene fra Kartotek, Felles kartotek, Fellesserier. Du kan også vedlikeholde sist brukte nummer for den enkelte serie her. Se kapittel Klientserier på side 35 for nærmere informasjon om klientserier kontra fellesserier. Rolletype: Her angir du hva slags rolle som skal bruke denne nummerserien, aktuelle roller er Kunde, Leverandør, Ansvarlig person (brukes ved attestering), agent, eier, transportør (disse 3 brukes i Maritech Trading), fisker (brukes i Maritech Sluttseddel) og ansatt (brukes i Maritech Lønn). Klientserie: Du kan opprette flere nummerserier for hver enkelt rolle, i eksempelet ovenfor er det 2 serier for kundereskontroer, en serie for ordinære kunder og en annen serie for ansatte som skal opprettes som kundereskontroer (se håndboken for Maritech Lønn). Når du oppretter en ny kunde får du velge hvilken serie systemet skal benytte for å tildele reskontronummer. Fra og med / til og med: Her angir du hvilket nummerintervall som skal brukes, sørg for at du ikke får overlapping av seriene for samme rolle og for reskontroer. Sist brukte: Dette feltet viser sist brukte nummer i serien, når du oppretter en ny forekomst får du tildelt sist brukte nummer +1 fra serien. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 40

41 Kontotyper Kontotyper er et kartotek som klassifiserer hovedbokskontoer ved rapportering. Hver enkelt konto i hovedboka har en kontotype som styrer hvor kontoen skal summeres i rapporter. Når du oppretter nye konti vil systemet foreslå kontotype ut fra kontonummeret og Norsk Standard. Se også kapittel Kontotyper på side 107 og kapittel Rapportmaler på side 109. Oversetter I dette kartoteket kan du oversette fraser på norsk til frasen på det definerte språket. Brukes i rapporter, purringer på fremmede språk og i rentenota i valuta. Oversetter både ledetekst og tekstene i kolonnene. Frie tekster Tekstene som brukes i purringer og rentenota som er felles for alle klienter. Les mer om Frie tekster på side 33. Budsjett I Maritech Regnskap kan du legge inn ett eller flere budsjett, og du kan skrive ut resultat/balanserapporter med sammenligning mot budsjett, se kapittel Periodiske rapporter på side 61. Du kan budsjettere på konto, avdeling, bærer og periode. Du kan budsjettere kun på resultatkonti, kun på balansekonti eller på alle konti. Du kan fritt velge en hvilken som helst kombinasjon av konto, Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 41

42 avdeling og bærer. For eksempel kan du budsjettere kun på kontonivå for balansekonti, spesifisere avdelingsvis fordeling for salgskonti og bærervis fordeling for kostnadskonti på det samme budsjettet. Opprette nytt budsjett Når du skal opprette et nytt budsjett må du først legge til en ny post i ruta for budsjettalternativ. Her gir du budsjettet årstall, nummer og navn. Neste steg er å få systemet til å opprette de budsjettlinjene du skal legge inn budsjettall på. Dette gjør du ved å klikke Hent nye kontoer. Da får du opp et vindu der du kan spesifisere hvilke budsjettlinjer systemet skal opprette, se figuren nedenfor. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 42

43 Her kan du krysse av for å hente alle resultatkonti, alle balansekonti eller et utvalg av konti. Du kan også spesifisere om du skal ha alle avdelinger, ingen budsjettfordeling på avdeling eller velge hvilke avdelinger du skal budsjettere på. Det samme for bærer. Du kan også velge å kopiere et eksisterende budsjett og angi en prosentvis endring for alle budsjettpostene. I eksempelet ovenfor har vi spesifisert at vi skal opprette budsjettlinjer for alle resultatkonti og alle avdelinger, men vi budsjetterer ikke på bærernivå. Når du klikker OK begynner systemet å opprette budsjettlinjer for hver kombinasjon av konto, avdeling, bærer og periode. Du kan gjøre andre oppgaver i systemet mens byggingen av budsjettlinjer pågår, og du kan avbryte prosessen når som helst. NB! Dersom du har mange konti, avdelinger og bærere blir det mange kombinasjoner. For eksempel med 100 hovedbokskonti, 15 avdelinger, 15 bærere og 12 perioder blir det opprettet budsjettlinjer! Dette er en prosess som er tidkrevende og legger beslag på store systemressurser. Ikke bygg budsjettlinjer for kombinasjoner av konto, avdeling og bærer uten at du skal budsjettere på disse! Denne prosessen kan du kjøre flere ganger dersom du har ulikt budsjetteringsnivå på ulike konti. Dersom du skal budsjettere på kontonivå for balansekonti, avdelingsnivå for salgskonti og avdeling/bærernivå for kostnadskonti kan du kjøre denne prosessen 3 ganger. Ved første gangs henting velger vi Balansekonti, ingen avdelinger, ingen bærere og klikker OK for å opprette budsjettlinjer. Deretter klikker vi Hent nye kontoer på nytt, velger Utvalg av kontoer og markerer salgskontoene, velger Alle avdelinger og klikker OK for å opprette et nytt sett budsjettlinjer. Til slutt klikker vi Hent nye kontoer, velger Utvalg av kontoer og markerer kostnadskonti, velger Alle avdelinger og bærere og klikker OK for å få opprettet de resterende budsjettlinjene. Når du har fått opprettet de budsjettlinjene du skal ha, kan du legge inn budsjettall. Dette kan du gjøre på 2 måter, budsjettere hver periode separat eller fordele et årsbudsjett lineært på periodene. Legg merke til at budsjettall skal legges inn med negativt fortegn for kreditbeløp, positivt fortegn for debetbeløp. Lineær fordeling: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 43

44 Marker raden med aktuell kontostreng i kontostreng-ruta, trykk TAB for å legg inn årsbeløpet i inntastingsboksen og klikk Fordel beløp. Separat fordeling på periodene: Marker raden med aktuell kontostreng i kontostreng-ruta, marker periode 1 i Periodebudsjett-ruta, trykk TAB for å legge inn periodebeløp i inntastingsboksen, trykk TAB eller Pil Ned for å legge inn beløp for periode 2 i inntastingsboksen. Fortsett slik til du har fått lagt inn beløp for alle periodene. Når du har lagt inn budsjettall for alle konti, avdelinger og bærere som du skal budsjettere på, kan du klikke Slett 0 linjer for å slette alle budsjettlinjene der du ikke har lagt inn beløp. NB! Denne prosessen kan ta en del tid dersom du har mange budsjettlinjer. Du kan få en rask budsjettkontroll ved å bruke nedtrekkslistene for filtervalgene for å se totalbudsjett for en bestemt konto, avdeling, bærer eller en valgfri kombinasjon av disse. Du kan skrive ut budsjettet for det aktive filteret ved å klikke skriver-knappen på verktøylinja. Du kan skrive ut budsjett-rapporter ved å klikke Utskrift. Du vil da få frem en meny med rapporter du kan bruke for å skrive ut budsjettet i forskjellige varianter. Eksempel på en budsjettrapport: Endre budsjett Etter at du har lagt inn budsjettall kan du endre på budsjettet. Du kan endre budsjetterte beløp og du kan spesifisere beløp på flere konti, avdelinger og bærere. Dersom du har budsjettert kun på kontonivå og ønsker å spesifisere på avdelingsnivå for enkelte konti kan du markere budsjettalternativet og klikke Hent nye kontoer og krysse av for å hente inn avdelinger. Du kan også kopiere et budsjett og la systemet foreta en prosentvis endring av alle beløp, for eksempel øke alle tall med 5 %. Dette gjør du ved og først opprette et nytt budsjettalternativ, deretter klikk Hent nye kontoer. I vinduet for å hente konti kan du krysse av i boksen Kopiering. Da får du velge blant budsjettalternativene og angi prosentvis endring. Dersom det nye budsjettalternativet skal være lavere enn utgangsbudsjettet skriver du minus foran prosentsatsen. Endre betalingstjeneste Betalingstjeneste lagres direkte på hver enkelt leverandør for å gjøre det mulig å bruke flere betalingstjenester på samme klient. Dersom du skal skifte betalingstjeneste må du derfor sørge for å endre betalingstjeneste på alle leverandører. Dette menyvalget lar deg enkelt endre betalingstjeneste for alle leverandører som har samme betalingstjeneste. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 44

45 Du velger gammel og ny betalingstjeneste, og programmet foretar en søk og erstatt i Leverandørkartoteket. Alle leverandører som tidligere stod med Sparnett som betalingstjenste, vil etter at prosessen er fullført stå med Telebank som betalingstjeneste. Registrering Kort oversikt Denne modulen tar for seg registrering av regnskapsbilag. Her registrerer du alle bilag samt førstegangsregistrering av inngående balanse. Bilagene behøver ikke registreres inn måned for måned, men det er en god regel å registrere de etter hvert som de foreligger. All registrering av regnskapsbilag skjer i bunter, og buntene må oppdateres før bilagene inngår i grunnlaget for rapporter og forespørsler. Det er ikke nødvendig å oppdatere buntene umiddelbart, du kan godt avslutte registreringsarbeidet for dagen uten å oppdatere bunten, for så å fortsette neste dag. Du kan også ha flere bunter åpne samtidig, men de må da ha ulik periodedato eller bunttype. Bilagsjournalen kan kjøres ut fortløpende etter oppdatering eller en gang pr. uke / måned. Fordelingen i automatposteringer blir utført når du oppdaterer en bunt med registrerte bilag. Arbeidsgang En normal arbeidsøkt med bilagshåndtering kan oppsummeres slik: 1. Konter bilagene. 2. Sorter bilagene pr. periode, lag bunter med buntsum. 3. Registrer bilagene i Maritech Regnskap. 4. Skriv ut kontrolliste og sjekk at registrering av bunten stemmer med buntsummen. 5. Oppdater bilagene. 6. Skriv ut bilagsjournal. Registreringsmetode Bilagene skal føres etter bruttometoden, det vil si at beløpene registreres inklusive merverdiavgift. Systemet trekker selv ut merverdiavgift og legger til eventuell investeringsavgift. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 45

46 Bunt Bilagsregistreringen er bunt-orientert, det vil si at du må registrere bunt for bunt. Både reskontrobilag og hovedboksbilag kan registreres i samme bunt. Bilagene forhåndssorteres i bunter, og samtlige konterte bilagslinjer summeres til en buntsum. Buntsummen kan kontrolleres mot registrert sum og du vil få en enkel kontroll med bilagsregistreringen. Alle bilagene i en bunt får samme periodedato. Pass derfor på at en bunt med bilag bare inneholder bilag for en regnskapsperiode (måned). Periodedato Periodedatoen styrer hvilken momstermin bilagene skal inngå i. Periodedatoen styrer også all rapportering av resultat og balanse samt saldobalanse. Kontospesifikasjon kan du kjøre både sortert på periodedato og bilagsdato. Bilagsserier Du kan operere med forskjellige bilagsnummer gruppert i serier, og systemet vil holde orden på de enkelte bilagsseriene. Det er tekstkoden for bilaget som styrer hvilken bilagsnummerserie som skal brukes. Se også kapittel Bilagsserier på side 32. Avdeling Dersom både klienten og hovedbokskontoen er satt opp med avdelingsregnskap skal du i utgangspunktet alltid angi avdeling for posteringen. Du kan imidlertid gå forbi avdelingsfeltet ved å bruke minus-tasten på det numeriske tastaturet. Klienten settes opp med avdelingsregnskap under Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Egenskaper. De enkelte avdelinger opprettes og vedlikeholdes under Kartotek, Avdeling. Hovedbokskonti fordeles på avdelinger under Kartotek, Hovedbok. Bærer Dersom både klienten og hovedbokskontoen er satt opp med bærerregnskap skal du i utgangspunktet alltid angi bærer for posteringen. Du kan imidlertid gå forbi bærerfeltet ved å bruke minus-tasten på det numeriske tastaturet. Klienten settes opp med bærerregnskap under Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Egenskaper. De enkelte bærere opprettes og vedlikeholdes under Kartotek, Bærer. Hovedbokskonti fordeles på bærere under Kartotek, Hovedbok. Valuta Bilag i fremmed valuta skal registreres med beløpet i aktuell valuta. Systemet vil foreta omregning til norske kroner på grunnlag av omregningskursen du registrerer for bilaget og omregningsfaktoren i valutakartoteket. I vinduet for kryssing mot urefererte poster vil beløpet vises i både fremmed valuta og norske kroner. Systemet kan beregne agio og disagio automatisk ved referering dersom du ønsker det, dette styrer du i Kartotek, Klientopplysninger, skillarket Egenskaper, feltet "Manuell føring av agio/disagio". Klienten settes opp med valutaregnskap under Kartotek Klientopplysninger, skillearket Egenskaper. Husk å oppgi konti for agio og disagio under skillearket Kontoer dersom systemet skal beregne og postere agio automatisk. Valutakurser opprettes og vedlikeholdes i Kartotek, Felleskartotek, Valuta. Omregningskursen kan endres direkte i bilagsregistreringen, men endringen gjelder da bare det bilaget som registreres. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 46

47 Post mot post I Maritech Regnskap er det en egen modul for post mot post. Klienten må klargjøres for å kunne bruke denne modulen, dette gjøres i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Reskontro. Post mot post bruker du for å holde oversikt over reskontro, dvs. fakturaer mot betalinger og kreditnotaer. Føringer til post mot post skjer automatisk i bilags-registreringen, og samtlige reskontrotransaksjoner blir overført til post mot post. Brukes denne riktig, har du mulighet til å krysse ut fakturaer etter hvert som de blir betalt. Du kan bruke post mot post bare for kunder, bare for leverandører eller for både kunder og leverandører. Er klienten satt opp med post mot post for kunder, skal du referere alle innbetalinger fra kunder mot en utgående faktura. Kreditnota til kunder kan også refereres til en bestemt faktura. Er klienten satt opp med post mot post for leverandører, skal du referere alle utbetalinger til leverandører mot inngående faktura. Kreditnota fra leverandører kan også refereres til en bestemt faktura. Vi anbefaler at post mot post benyttes, da du gjennom post mot post alltid vil ha full oversikt over din reskontro. Opprydding i post mot post bør gjøres fra Post mot post-modulen. Referering Referering er et begrep som benyttes i forbindelse med post mot post. Referering innebærer at et bilag kan krysses eller henvises mot et annet bilag i post mot post. Det må derfor alltid være minst 2 bilag på reskontroen for at referering skal kunne gjøres. I hovedsak er det betalinger som skal refereres, men du kan også føre betalingen først og siden referere en faktura til betalingen. Samtlige registrerte bilag kan krysses til urefererte poster omgående. Du kan dermed uten problem føre både faktura og innbetaling i samme bunt. Kontrolliste For å sjekke om registrerte bilag er riktig, kan du kjøre ut en kontrolliste. Kontrollisten er en utlisting av registrerte bilag i en bunt. Listen kan kjøres ut så mange ganger du ønsker helt til du oppdaterer bunten. Denne listen er ikke påkrevd i henhold til forskriftene, men den gir en grei oversikt over registrerte bilag i en bunt Bilagsregistrering All registrering av bilag skjer i bunter, dersom det ikke er opprettet noen bunter vil systemet automatisk opprette en bunt når du går inn i bilagsregistreringen. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 47

48 Når du (eller systemet) oppretter en ny bunt får denne bunten din brukerkode, det vil si brukernavnet du logget inn på Maritech Regnskap med. Hver enkelt bruker kan kun arbeide med sine egne bunter, men vil kunne se alle. Det er ulike bunttyper som du kan bruke: BilReg: Brukes ved vanlig bilagsføring, brukes på alle ordinære føringer. Netto: Registrering med nettobeløp, dvs. at moms blir beregnet og lagt til det inntastede beløpet. InnBal: Tillater føring på momskonti og hovedbokskonti for kunder og leverandører. Poster bokført med InnBal får tekstkode Saldo og blir aldri med i momsoppgjør. MvaReg: Ingen automatisk momsbehandling uansett hvilken momskode som brukes. Bilag må føres med nettobeløp (og korrekt momskode pga momsoppgaven) og momsen bokføres manuelt på momskontoene. Bilagene blir med i neste momsoppgjør. StartS: Skal brukes for å legge inn en startsaldo midt i året. Denne blir ikke tolket som inngående balanse. I tillegg kan det legges inn saldoer på kontoer med momskode. Ingen av disse bilagene blir med i momsoppgaven. Systemet foreslår Bunttype BilReg. Denne kan overstyres av brukeren for hver enkelt bunt. Systemet foreslår også en Periodedato = dagens dato. Valg av dato bestemmer hvilken regnskapsperiode og momstermin bunten med bilag skal føres til. I regnskap med begrenset antall bilag velger man ofte å føre alle bilag med siste dato i måneden som periodedato. Da kan du bruke følgende tastekombinasjoner i feltet for periodedato: Skal du registrere bilag som tilhører forrige måned kan du bruker hurtigtasten / (skråstrek) på det numeriske tastaturet. Systemet foreslår da siste dato i forrige måned. Skal du registrere bilag som tilhører denne måned kan du bruke hurtigtasten - (minus) på det numeriske tastaturet. Systemet foreslår da siste dato i inneværende måned. Skal du registrere bilag som tilhører neste måned kan du bruke tastekombinasjonen ctrl + / (Control og skråstrek) på det numeriske tastaturet. Systemet foreslår da siste dato i neste måned. Bilagslinjer Hvilke kolonner som vises avhenger av hvilke opplysninger som er lagt inn på klientopplysninger. Er det f. eks ikke valgt avdeling på gjeldende klient vil ikke kolonnen Avdeling komme frem i bildet. Bredden på hver enkelt kolonne kan brukeren tilpasse selv. Dette lagres i databasen for hvert brukernavn og hver klient slik at du tar vare på innstillingene selv om du bytter arbeidsstasjon. Kommentarer til de enkelte kolonner: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 48

49 Lnr Pf Tk Tekst B.Dato Bilag Debet Kredit Mk Avdeling Bærer Forfall Inng. Fakturanr. Referanser KID Ansvarlig Valuta Kurs Beløp NOK Løpende nummer som systemet genererer etter hvert som du oppretter nye bilagslinjer Profilnr. Her taster du inn den profilen du ønsker å benytte for denne bilagslinja. Se kapittel Opprette profiler på side 57 for hvordan du definerer profiler. Tekstkode kommer frem ut fra hvilken tekstkode du har definert på profilen. Tekstkode skal aldri tastes manuelt. Ut fra profilen kommer det frem et forslag til tekst. Teksten blir registrert og fremkommer ved senere utskrifter eller forespørsler fra kontoer. Bilagsdato. Her angir du hvilken dato det aktuelle bilaget har. Bilagsnummer. Forslag kommer frem ut fra hvilken tekstkode du har definert på profilen og hvilken nummerserie du har knyttet mot tekstkoden. Debet kontonummer Kredit kontonummer. Dersom både debet og kredit kontonummer er reskontroer må posteringen føres over 2 linjer. Dersom du ikke skal føre både på debet og kredit kontonummer på samme linje må du skrive 0 i det feltet som ikke skal benyttes. Momskode. Her taster du aktuell momskode inn. Forslag kommer frem ut fra hva du har definert i hovedbokskartoteket som forslag momskode. De gyldige valgene er også definert på hovedbokskartoteket. Dersom den ønskede momskoden ikke er blant valgene må du derfor inn på hovedbokskartoteket for å gjøre tilføyelser. Nummer på aktuell avdeling Nummer på aktuell bærer Forfallsdato. Forslag kommer frem dersom du har angitt betalingsbetingelse på kunde eller leverandørkontoen. Om ikke betalingsbetingelse er angitt på kunde eller leverandørkontoen kommer bilagsdatoen frem som forslag. Her registrerer du inngående fakturanr dersom dette er aktuelt. Systemet bruker dette ved remittering. Brukes ved kryssing. Kreditnota mot faktura betaling mot faktura etc. Her registrerer du KID (Kundeidentifikasjon) dersom dette er aktuelt. Systemet bruker dette ved remittering. Benyttes ved forhåndsregistrering. Les mer om Attestasjon inngående faktura på side 113. Her angir du hvilken valuta bilaget skal føres med. Se også kapittel Valuta på side 115. Her taster du vekslingskursen dersom du fører bilag i fremmed valuta. Systemet foreslår kursen fra valutakartoteket, kursen du taster direkte i bilagsregistreringen brukes bare for denne bilagslinja, valutakartotekets kurs endrer seg ikke. Her taster du bilagsbeløpet. Dersom det er et bilag i fremmed valuta er det valutabeløpet du registrerer her, systemet beregner selv beløp i hjemmevaluta ut fra vekslingskurs og omregningsfaktor. Her vises beløpet i hjemmevaluta for bilaget. Hurtigtaster Ctrl og insert Ny linje Ctrl og delete Slett linje 1 i kontofelt Oppslag mot hovedbok 2 i kontofelt Oppslag mot kundekartotek 3 i kontofelt Oppslag mot leverandørkartotek 31 i kontofelt Oppslag mot leverandørkartotek med bankkonto som oppslagsfelt * i kontofelt Oppslag mot fakturanr. Registrerer du et inngående bankbilag og trykker * i kolonnen Debet og taster fakturanummer vil du automatisk få fylt ut feltene: Debet, Referanser og beløp. * Oppslag mot tilhørende kartotek F9 Oppslag mot tilhørende kartotek / Gir siste dato i forrige måned i feltet bilagsdato - Gir siste dato i inneværende måned i feltet bilagsdato eller gå videre fra avdeling / bærer (uten å legge inn) ctrl og / Gir siste dato i neste måned i feltet bilagsdato + Gjenta verdi fra forrige linje Enter Gå til neste kolonne/felt Tab Gå til neste kolonne/felt (vi anbefaler å bruke enter-tasten da denne også gir ny linje når du har lagt inn beløp). Ctrl og pil venstre Gå til forrige kolonne/felt Esc Lukker et oppslagsvindu Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 49

50 oppgis som første tegn i bilagsteksten vil reskontronavnet bli overført som bilagstekst på hovedboksføringene. Dersom oppgis som første tegn i bilagsteksten, vil inngående fakturanr komme i tillegg til bilagsteksten på og kan også brukes samtidig. Du kan da foran bilagsteksten. og $ må legges inn på tekstkodene, se kapittel Tekstkoder på side 33. Dersom du krysser av i feltet "Vis hurtigtaster" vil du hele tiden ha denne lista over hurtigtaster på skjermen mens du registrerer bilag. Dersom du krysser av i feltet "Åpne alle kolonner" vil du få adgang til å taste i alle kolonner, uavhengig av hvordan profilen er definert. Dette kan være greit å bruke dersom du fremdeles eksperimenterer for å finne et hensiktsmessig oppsett på profilene. I stedet for å endre profilen mens du registrerer bilag kan du notere hva som er uhensiktsmessig med profilen og korrigere dette senere. I bilagsregistreringen er det mulig å føre på annen valuta enn det som er oppført på konto i kartoteket, dersom Åpne alle kolonner er valgt. Må brukes med varsomhet, da Åpne alle kolonner åpner for kreativ regnskapsføring som kan gi følgefeil det må ryddes opp i. Dersom du tar bort krysset i feltet "Tast profilnummer" fortsetter du registreringen med samme profil helt til du krysser av for "Tast profilnummer" igjen og velger en ny profil. Kontroll-liste De som ønsker det kan kjøre ut en kontrolliste. Den inneholder den informasjonen som er registrert i bunthodet (brukernavn, bunttype og periodedato) og alle registrerte bilagslinjer. Kontrollisten kan bare kjøres ut før bunten blir oppdatert. Oppdater bunt Når du er ferdig med å registrere en bunt og trykker på knappen Oppdater bunt kommer dialogboksen nedenfor frem. Dersom du ikke ønsker å benytte kontrollsum kan du bare trykke OK og bunten oppdateres forutsatt at den går i balanse (samme totalsum til debet og kredit). Dersom du ønsker å benytte kontrollsum legger du den inn i feltet kontrollsum. Kontrollsummen regnes ut ved å summere beløpet på hvert av bilagene som inngår i bunten. Dersom du bruker automatposteringer og det er postert på kontostrenger som er grunnlag for en automatpostering, vil disse posteringene bli ført når du oppdaterer bilagsbunten. Se kapittel Automatposteringer på side 30. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 50

51 Bilagsregistrering med prosjekt Klargjøring av kartotek For at prosjektregistrering skal kunne tas i bruk, må følgende gjøres: 1. Klargjør prosjekt, underprosjekt, faser og prosjektarter fra prosjektmodulen. 2. I prosjektmodulen må brukeren også gå inn på klientkartoteket for å avsjekke om det er balanse- eller resultatkontoer som skal oppdateres med prosjekttransaksjoner. 3. I klientkartoteket må prosjektregnskap avsjekkes for at det skal tas i bruk. Denne sjekkboksen ligger på Egenskaper. 4. Deretter må profilene som skal brukes i forbindelse med prosjektregistreringen klargjøres. Det gjøres fra Profiler under Bilagsregistrering. Etter at prosjektregnskap er avsjekket i klientkartoteket, vil nå kolonnene for prosjekt komme fram. Der må brukere avsjekke dem som skal tastes inn og legge inn default-verdier der slike skal brukes. 5. Da skulle bilagsregistreringen være klar for registrering av prosjekt-transaksjoner. Registrering av bilag Når prosjektregnskap er klargjort, vil brukeren i bilagsregistreringsbildet få fram kolonnene for prosjekt. Dette er kolonnene Art, Prosjekt, Underprosjekt og Fase. Mengde skal etter hvert bli en frittstående kolonne som ikke har noe med prosjekt å gjøre, slik at mengde kan registreres uten at prosjekt er klargjort. På prosjektart i Prosjektmodulen kan forslag for hovedbokskonto legges inn. Denne blir ført til debet eller kredit alt ettersom dette er utgift eller inntekt. Dette er årsaken til at prosjektart må tastes inn før kontoene i inntastingssekvensen. Hvis prosjektart er oppgitt på ei linje, må prosjektnummeret oppgis. Brukeren får ikke lov til å forlate ei linje hvor prosjektart er oppgitt, men prosjektnummer ikke er oppgitt. Inntasting av underprosjekt er avhengig av at prosjektet har definert underprosjekt som er aktive. Hvis ingen underprosjekt er aktive, eller ingen finnes for prosjektet, vil programmet hoppe over kolonnene for underprosjekt og fase. Fase er igjen underordnet underprosjekt. Det betyr at for at fase skal kunne tastes inn, må underprosjektet som er brukt, ha faser definert. Brukeren får bare lov til å bruke aktive faser. Kontroll-liste Når prosjekt benyttes, vil kontroll-listen bli skrevet over flere linjer med prosjektkolonnene på egen linje under de andre opplysningene. Bilagsjournal Bilagsjournalen blir, på samme måte som kontroll-listen, skrevet over flere linjer for hvert bilag, med prosjektinformasjonen på egen linje under det tilhørende bilaget. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 51

52 Kontering Konteringsbildet er tenkt brukt registreres. i forbindelse med påføring av kontonummer på bilag som skal Hurtigtaster Oppslag hovedbok Oppslag kunder Oppslag leverandører / eller F2 * eller F3 - eller F4 I feltet Konto angir du hvilke kriterier du ønsker å søke etter kontonummer på. Det kan enten være tall eller bokstaver. Når du har tastet inn det du vil søke på benytter du hurtigtastene ovenfor. Det er ikke nødvendig å først velge kontotype. Tast inn kontonr eller tekst og deretter trykk tegnet som angir oppslag mot aktuell tabell. Når du søker på navn eller bokstavkombinasjoner er det viktig å angi om det du søker etter befinner seg først, inne i, eller i slutten av det navnet du søker. Eksempel 1 Skriver du "kass" og trykker '/' vil du få oppslag mot hovedbokskontoer som begynner på kass og resultatet blir oftest Kasse og Kassakreditt. Aktuelt kontonummer kommer frem og kan føres på bilaget. Eksempel 2 Skriver du "27" og trykker '/' vil du få oppslag mot hovedbokskontoer som begynner på 27 og resultatet blir 2700, 2710, 2720 etc. Bilagsjournal Bilagsjournal Bilagsjournalen er en dokumentasjon på samtlige oppdaterte posteringer, inkludert eventuelle automatposteringer og posteringer generert av systemet (remittering, agio, rente/purregebyr, momsoppgjør og lignende). Bilagsjournalen skal skrives ut og oppbevares i henhold til lover og forskrifter for regnskapsføring. Ved utkjøringen av journalen angir du til og med periodedato journalen skal omfatte. Journalen vil ta med alle posteringer frem til denne datoen som ikke er journalført tidligere. I dialogboksen står det angitt sidetall som journalen vil begynne på. Dersom du ønsker å endre dette kan du gå på Kartotek, Klientopplysninger skillearket Datoer/Nr for å endre nummereringen. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 52

53 Finner du feil i regnskapet etter at bilagsjournalen er utkjørt må du rette opp disse med manuelt førte korrigeringsbilag. Kopi bilagsjournal Du kan kjøre ut en kopi av bilagsjournalen basert på 2 alternative utvalg: Datointervall eller Bilagsnummerintervall Kopi av bilagsjournalen vil være lik originalen, men det vil stå KOPI på toppen av hver side. Momsoppgave Valget Registrering, Momsoppgave benytter du både til å kjøre reelle momsoppgjør og til å sjekke avgift skyldig/til gode. Når en momsoppgave oppdateres, stemples alle bilagene som inngår med terminnummer. Momsoppgaven vil alltid liste ut alle bilag som ikke er stemplet med et terminnummer, uavhengig av dato og årstall. Dersom du fører bilag på en termin som allerede er innberettet vil disse posteringene inngå i neste ordinære momsoppgave. Du velger selv om slike bilag skal rapporteres separat på korreksjonslinja på momsoppgaven eller om de skal rapporteres som ordinære posteringer. Dette styrer du med valget Kartotek, Klientopplysninger, skillearket MVA/Annet, feltet Mvaoppgave med korreksjonslinje. Dersom du krysser av her vil bilag på tidligere terminer rapporteres på egen linje på oppgaven. Systemet bruker feltet Sist oppdaterte momsoppgave for å sortere ut de postene som skal på korreksjonslinja. Bilag som inngår i tilleggsoppgaven blir også dokumentert i en egen rapport som blir skrevet ut samtidig med momsoppgaven. Når du skal kjøre ut en momsoppgave taster du inn siste periodedato i momsterminen, angir terminnummer og trykker på knappen Kjør momsoppgave. Etter at beregningen er utført kommer momsoppgaven frem som forhåndsvisning på skjermen og du kan kjøre oppgaven ut på en skriver. Når du deretter lukker forhåndsvisningen av momsoppgaven får du frem en ny dialogboks: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 53

54 Dersom du kun har kjørt oppgaven for å se Skyldig/til gode klikker du Avslutt. Dersom du har kjørt ut en oppgave for innlevering klikker du Oppdater oppgaven. Alle transaksjoner som inngår i oppgaven stemples da med terminnummeret slik at du i ettertid kan få en forespørsel på et bestemt terminnummer, og momsoppgaven posteres fra de enkelte momskonti over til oppgjørskontoen. Du kan også klikke Skriv grunnlagsdata. Du får da ut en rapport over alle bilag som inngår i den aktuelle momsoppgaven sortert på momskode og alle bilag som inngår i hver kode er spesifisert. Etter at du har oppdatert oppgaven er det ikke mulig å kjøre momsoppgave for samme termin på nytt. Kommer det tilleggsbilag etter at oppdatering er gjort og før oppgaven sendes inn må du kjøre en ny momsoppgave på samme dato og tallene må summeres manuelt før innsending. Dersom du avslutter momsoppgaven uten å oppdatere vil du få spørsmålet: ønsker du å oppdatere terminoppgaven? svar Nei hvis det er dette du ønsker. MVA oppgave til Altinn MVA oppgave i Altinn kan leveres direkte fra Maritech Regnskap. For å ta dette i bruk må selskapets organisasjonsnr være registrert i MVA registeret. På forhånd må du vite hvilken oppgjørstype dere har. Dersom feil oppgjørstype registreres vil ikke innsendingen fungere. I tillegg må du installere to tilleggsinstallsjoner. Den ene installasjonen heter Maritech COM wrapper. Les mer om installasjon av wrapperet på side 117. For brukere som skal benytte Altinn, må det også kjøres en tilleggsinstallasjon på aktuell maskin/terminalserver. Denne installasjonen finner du på Maritechs hjemmeside og deretter under hurtigvalget Support, Support Maritech, Maritech Regnskap Installer Maritech Altinn på min PC. Oppsett i Citrix miljø/miljø med begrenset tilgang til programområder: Sørg for at du har alle tilganger på server på administrator nivå. Dersom ikke, kontakt din ITpartner eller driftsansvarlig for bistand til å sette opp altinn. I Altinn-portalen må det også gis rettigheter til aktuelle personer. Oppsett i Altinn: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 54

55 1. Velg aktuelt selskap du skal rapportere for i Altinn 2. Gå på menyvalget Tilgangsstyring. 3. Velg Registrer datasystem i menyen til venstre. 4. Legg inn beskrivelse og velg Wise Lønn fra nedtrekksmenyen under datasystemtype. 5. Etter å ha angitt passord blir du tildelt en systemid for Wise Lønn. ID og Passord må tas vare på, da disse benyttes i Maritech Regnskap ved sending av oppgavene. Innsending av MVA oppgave fra Maritech Regnskap støtter ikke signering per i dag, dvs at oppgavene må kontrolleres og godkjennes i Altinn-portalen. Innstillinger i kartoteket: Gå på menyvalget Kartotek, Klientopplysninger, MVA/Annet. Sjekk av for generering av fil i Altinn. Velg oppgjørstype, denne skal du ha fått tildelt av mvaregisteret. Legg inn organisasjonsnr til enheten du skal rapportere inn for. Legg inn bankkonto for utbetaling av eventuelt tilgodehavende. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 55

56 Hent ned nye skjema for omsetningsoppgava fra vår ftp ved å klikke på knappen Hent skjemaer, om nødvendig. For citrix eller fjernbrukere minner vi om at dette krever administrator tilgangsrettighet på serveren. Kontakt din administrator dersom du får feilmeldinger om feil skjemanummer eller spesifikasjonsnummer eller manglende lese/skrive tilgangsrettigheter. For å sende inn skjemaet velg Rapporter til altinn. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 56

57 Skjemaet får tildelt et navn som består av skjemanavn-klientnr-år - måned og dag-klokkeslett: RF En kopi av innlevert skjema med matchende navn vil legge seg på Maritech\Altinn\XMLSTORE\Output\*klientnr*\200\ RF xml Forespørsel moms Under dette valget kan du forespørre på moms ut fra to kriterier - Datointervall - Avsluttet momstermin Resultatet av forespørselen er en momsoppgave med samme oppstilling som en ordinær momsoppgave med unntak av overskriften som lyder "Forespørsel mva-oppgave". Når du lukker forhåndsvisningen får du valget om du vil avslutte eller kjøre ut grunnlagsdata for terminen. Profiler Bilagsregistrering er normalt en tidkrevende operasjon i regnskapssammenheng. For å automatisere denne operasjonen mest mulig inneholder Maritech Regnskap et sett med bilagsprofiler, dette er maler som angir hvilke felt man skal fylle ut, og der det er mulig foreslå verdi for feltet. Hver enkelt bruker har sitt eget sett med profiler. Opprette profiler Før du kan registrere bilag må du ha et sett med profiler knyttet til ditt brukernavn. Du må minst ha en profil for hver tekstkode du skal bruke, se kapittel Tekstkoder på side 33. Du kan opprette profiler på flere måter. Opprette profiler manuelt Du kan opprette profiler manuelt ved å legge til ny post i tabellen over inntastingsprofiler og deretter fylle ut alle feltene slik du ønsker å føre bilag med denne profilen. Kopiere profiler fra standardsettet Dersom du ønsker å kopiere standardprofilene som Maritech Systems AS har laget, klikker du Kopier profiler, velger Standard i nedtrekkslista over klienter og klikker >> for å kopiere alle profilene inn i aktiv klient knyttet til ditt brukernavn. Kopiere profiler fra annen bruker Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 57

58 Dersom flere personer bruker Maritech Regnskap kan du kopiere profiler fra en annen bruker. Klikk Kopier profiler og marker de profilene du vil kopiere og klikk deretter > for å flytte profilene over til høyre vindu. Kopiere profiler fra annen klient. Dersom du fører regnskap på flere klienter og har et sett med profiler på en klient kan du klikke Kopier profiler. Velg riktig klient i nedtrekkslista på toppen, marker de profilene du vil kopiere inn i den aktive klienten og klikke > for å flytte profilene over i høyre vindu. Du kan kombinere alle disse måtene for å skreddersy et sett profiler som passer til dine behov. Du kan kopiere enkelte profiler fra andre klienter, enkelte profiler fra andre brukere og enkelte profiler fra standardsettet. Redigere profil Når du har fått opprettet et sett med profiler kan du skreddersy disse for å passe til dine behov for registrering av ulike bilagstyper. Profilene består av 2 skilleark, på det første skillearket angir du hvordan første bilagslinje med denne profilen skal registreres. På neste skilleark angir du hvordan bilag som ikke går i 0 (samme beløp til debet og kredit) skal oppføre seg for påfølgende rader inntil bilaget går i 0. Når bilaget går i 0 vil oppsettet for Standard første rad bli brukt igjen for neste rad. Profilnummer Beskrivelse Tekstkode Tekst Bilagsdato Bilagsnummer Det er dette nummeret du taster på bilagslinja ved registrering Her legger du inn en beskrivelse for profilen, for eksempel tekstkoden eller spesielle egenskaper ved profilen. Her angir du hvilken tekstkode denne profilen skal knyttes mot. Her angir du bilagsteksten, tekst for tekstkoden vil komme som forslag. Dersom du vil ha en annen tekst skriver du denne. Dersom du vil overstyre teksten for hvert enkelt bilag setter du hake i valgboksen bak feltet. Her angir du hvordan bilag skal dateres. Alternativene er Dagens dato eller samme som forrige bilag. Dersom du vil overstyre bilagsdato må du sette hake i valgboksen bak feltet. Her angir du hvordan systemet skal tildele bilagsnummer. Dersom du vil overstyre bilagsnummer manuelt må du sette hake i valgboksen bak feltet. Du har følgende alternativer for bilagsnummer: Gjenta forrige: Bilagslinja får samme bilagsnummer som forrige linje med samme tekstkode. Neste økende: Bilagslinja får en større enn forrige bilagslinje med samme tekstkode. Neste minkende: Bilagslinja får en mindre enn forrige bilagslinje med samme tekstkode. +1 hvis bilagssum =0: Bilagslinja får en større enn forrige bilagslinje dersom summen av forrige bilag er 0, dvs. lik postering til debet og kredit. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 58

59 -1 hvis bilagssum =0: Bilagslinja får en mindre enn forrige bilagslinje dersom summen av forrige bilag er 0, dvs. lik postering til debet og kredit. Debetkonto Du kan legge inn en fast debetkonto. Dersom du setter hake i valgboksen vil markøren stoppe i kolonna for debetkonto slik at du kan overstyre denne. Kreditkonto Du kan legge inn en fast kreditkonto. Dersom du setter hake i valgboksen vil markøren stoppe i kolonna for kreditkonto slik at du kan overstyre denne. Avdeling Her kan du angi fast avdeling for bilagene. Dersom du setter hake i valgboksen vil markøren stoppe i kolonna for avdeling slik at du kan overstyre denne. Bærer Her kan du angi fast bærer for bilagene. Dersom du setter hake i valgboksen vil markøren stoppe i kolonna for bærer slik at du kan overstyre denne. Forfallsdato Sett hake her dersom markøren skal stoppe i feltet Forfallsdato ved registrering. Dersom du ikke lar markøren stoppe i feltet vil forfallsdato bli satt ut fra bilagsdato og betalingsbetingelse. Referanser Sett hake her dersom markøren skal stoppe i feltet Referanser ved registrering. Referanser vil si kryssing av betaling mot åpne poster. Inng. Fakturanr. Sett hake her dersom markøren skal stoppe i feltet Inngående Fakturanummer ved registrering. KID-referanse Sett hake her dersom markøren skal stoppe i feltet KID-referanse ved registrering. Valutakurs Sett hake her dersom markøren skal stoppe i feltet Valutakurs ved registrering. Dersom markøren ikke stopper i feltet, vil eventuelle valutabilag få vekslingskursen som er oppgitt i valutakartoteket. Valutakode Her angir du hvilken valutatype som skal brukes for denne registreringsprofilen. Prosjektnummer Hvis du bruker Maritech Prosjekt (en tilleggsmodul som må kjøpes), så kan profilen settes opp om den bruker prosjekt eller ikke. Prosjektart Hvis du bruker Maritech Prosjekt (en tilleggsmodul som må kjøpes), så kan profilen settes opp om den bruker prosjekt eller ikke. Mengde Hvis du bruker Maritech Prosjekt (en tilleggsmodul som må kjøpes), så kan profilen settes opp om den bruker prosjekt eller ikke. Dersom du vil ha mulighet til å overstyre standardverdiene i enkelte felt må sette kryss i valgboksen bak de feltene du vil overstyre. På skillearket Standarder påfølgende rader har du de samme feltene som på skillearket Standard første rad, med 2 unntak: - I feltet Tekstkode kan du velge å bruke samme tekstkode som på første rad. - I feltet Tekst kan du velge å bruke samme tekst som på første rad. Vi anbefaler at du starter med å kopiere inn standardprofilene og eksperimenterer med oppsettet for profilene for å gjøre deg kjent med muligheter og begrensninger. Import Her ligger det mulighet for import av transaksjoner fra andre datasystem enn Maritech Programvare. Du velger det systemet du ønsker å importere fra, kontrollerer at filnavn og katalog er korrekt angitt og importerer. Valget "Format Alfa" brukes for import av transaksjoner fra EDI-Fish. Resultatet av importen blir en bilagsbunt som ligger klar til oppdatering i menyen for bilagsregistrering. Det kan være greit å kjøre ut en kontrolliste fra bilagsregistreringen for å sjekke at alle kontoer som det refereres til er opprettet. Dersom det ikke kommer frem navn på kontoen bak kontonummeret er kontoen ikke opprettet i regnskapet. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 59

60 Import fra Harmoni Lønn Det er et eget menyvalg for import av lønnsbilag fra Harmoni Lønn. Integrasjonen må først settes opp ved å gå på menyvalget Kartotek, Andre kartotek, Integrasjon. Høyreklikk og legg til. Velg Harmoni fra listen under System. Fyll inn sti for hvor fila skal leses fra under Datakatalog/Filnavn. Normalt så ligger importfila i mappen Harmoni og deretter mappen for klientnr. Filnavnet skal være maritech.txt. Klikk på Lagre/OK. Selve importen utføres fra menyvalget Registrering, Import, Harmoni Lønn. Sti og filnavn blir automatisk fylt inn. Ved vellykket innlesning blir bilaget lagt inn som en bunt som kan oppdateres fra menyvalget Registrering, Bilagsregistrering. Eksport Her ligger det muligheter for å eksportere data fra regnskapet til eksterne system, for eksempel system for årsavslutning, revisjon, bankavstemming og lignende. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Registrering 60

61 Du angir datointervall for eksport av transaksjoner samt sti og filnavn for eksporten og klikker Eksporter. Enkelte eksportrutiner lar deg velge konti i et flervalgsvindu, andre eksporter tar alle konti. Enkelte av eksportene kreves at det settes opp integrasjonsparameter under menyvalget Kartotek, Andre kartotek, Integrasjon. Rapporter I Rapport-modulen finner du følgende rapporter: Periodiske rapporter - Saldobalanse/Råbalanse - Saldolister kunder/leverandører - Resultatrapporter - Balanserapporter Kontospesifikasjon Valutarapporter Det foregår ingen oppdatering av data ved rapportkjøring, alle rapporter kan skrives når som helst og så ofte du selv ønsker. Det er kun bilag som er oppdatert som inngår i rapportgrunnlaget, eventuelle bilagsbunter som ikke er oppdatert vil ikke inngå. Det er kontotype i hovedbokskartoteket som styrer hvor en konto skal summeres inn i resultat og balanserapportene. Se kapittel Kontotyper på side 107 og Rapportmaler på side 109. Periodiske rapporter Periodisering Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 61

62 Rapportene bruker periodisering, det vil si periodedatoen avgjør hvilken regnskapsperiode en postering skal rapporteres under. Periodeinndelingen definerer du i Kartotek, Andre kartotek, Regnskapsår. Kontoutvalg For mange av rapportene kan du velge om du vil skrive ut alle konti, om konti med saldo lik 0,00 skal fjernes fra rapportutskriften eller om alle konti med bevegelse i rapportperioden skal rapporteres. Sammenligning De periodiske rapportene (med unntak av saldolistene) kan du kjøre ut med sammenligning mot fjoråret, sammenligning mot budsjett eller med forventet resultat. Dersom du har flere budsjettalternativ vil du få spørsmål om hvilket alternativ rapporten skal sammenligne med. Forventet resultat beregnes ut fra saldo til og med rapporteringsperioden + budsjett for resterende perioder for regnskapsåret. Kalkulert vareforbruk Resultat- og balanserapporter kan du kjøre ut med kalkulert vareforbruk. Vareforbruk kalkuleres ut fra bruttofortjeneste for hver enkelt salgskonto. Rapporteringsmetode velger du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket MVA/Annet. Velger du "Aldri i rapporter" får du saldo på hver enkelt konto som vanlig, og du må føre utgående varebeholdning for å få beregnet et vareforbruk i perioden. Velger du "Alltid i rapporter" beregner systemet vareforbruk som en prosentandel av salgsinntekter. Velger du "Oppgis i rapporter" får du spørsmål om du vil bruke kalkulert vareforbruk hver gang du kjører en rapport. Se kapittel Kalkulert vareforbruk på side 114 for en mer detaljert beskrivelse av temaet. Saldobalanse Angi aktuell periodedato for saldobalansen. Du kan også overstyre hva som skal rapporteres som "denne periode" på utskriften. Det kan også være et større intervall enn siste måned som er standard. Feltet Utvalg benytter du til å bestemme hvilke linjer som skal komme med i rapporten. - Alle med bevegelse - Fjern null Alle med bevegelse betyr at rapporten presenterer alle kontoer som det har vært bevegelse på i perioden som rapporten henter data fra. Fjern null betyr at linjer der saldoen er 0,00 per den datoen rapporten er bestilt på, blir ikke presentert i rapporten. Saldoliste Menyen benyttes til utskrift av saldolister av kunde og leverandørkontoer. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 62

63 Rapporter Aldersfordeling Omsetning Kredittrapport Til dato Utvalg Valuta Sortering Søkekriterie Kontosøk Selger Du kan velge å kjøre ut en saldoliste kun for kunder, kun for leverandører eller kunder og leverandører på samme liste. Dersom du kjører en saldoliste med aldersfordeling ser du alderen i intervall på postene som utgjør saldoen. Intervallene angir du i et vindu som kommer på skjermen etter at du klikker OK. Dersom du kjører saldolista med omsetning får du også rapportert brutto omsetning på reskontroen i perioden. Hvilke poster som skal inngå i omsetning styres av tekstkoden, se kapittel Tekstkoder på side 33. Dersom du velger kredittrapport pr. land får du rapportert omsetning, innbetalt beløp og saldo pr land, pr valuta i valgt periode. Huker du av for i ordre, henter rapporten tall fra Trading. Her angir du "til og med"-dato for saldolista, husk at det er periodedato som styrer dette. Her velger du om alle reskontroer i utvalget skal listes ut eller om lista kun skal omfatte reskontroer som har en saldo på angitt "Til og med"-dato. Huker du av for valuta vil du få opp en rapport som summerer reskontro pr valuta. I høyre hjørne i rapporten har du også mulighet for å fjerne agio eller fjerne agio og NOK. Velg alfabetisk sortering eller numerisk sortering på lista. Dersom du skal liste ut kun et utvalg av reskontroer kan du spesifisere søkekriterier, for eksempel alle reskontroer som begynner med 10. Her angir du intervallet for reskontroer som skal omfattes av lista. Disse feltene bruker du sammen med søkekriterie for å velge ut reskontroer. I saldolisten er det mulig å ta ut nettobeløp på kredittrapporten. Nettobeløpene beregnes ut fra mva føringer på bilaget til reskontro. Mva som ikke er knyttet direkte til bilaget blir ikke med. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 63

64 En betingelse for at rapporten skal bli riktig er at det er ført på kun én reskontroføring per bilag. Kontoene som er satt opp i kartoteket for avgiftskonti er brukt for å hente mvaføringene. Endring i oppsett på avgiftskonto fører derfor til at gamle mvaføringer ikke lengre blir hentet i denne rapporten. Endring på mvakonti bør derfor kun skje ved overgang til nytt regnskapsår. I tillegg må man være klar over at rapportene for tidligere år ikke lengre vil stemme. Dersom historiske rapporter må tas ut, og avgiftskonti har endret seg, må avgiftskonti manuelt settes tilbake til det gamle oppsettet. I så fall MÅ avgiftskonti endres tilbake til det nye oppsettet etter at rapporten for tidligere år er hentet ut. Saldoliste i valuta Hvis du kjører ut en saldoliste med kriteriene «med aldersforsfordeling», «med omsetning» og sjekk av for valuta så har du mulighet til å filtrere vekk bare agio, eller både agio og NOK beløp nederst i vinduet til rapporten. Se bilder under: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 64

65 Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 65

66 Resultat Rapporter Her velger du ønsket rapport. Det finnes flere typer rapporter ut fra hvilke sammenligninger du ønsker. Budsjettalternativ Om dette er en rapport som skal sammenlignes med budsjett og du har flere budsjettalternativ kan du velge det budsjettet som du vil ha sammenligning med her. Spesifisering Standard: Sammendratte linjer flere kontoer blir slått sammen og presenteres som en linje i rapporten Spesifisert per konto: De sammendratte linjene fra standard presenteres og i tillegg kan du se hvilke kontoer som inngår og hvilket beløp disse representerer Begge utskriftstyper: Begge utskriftene over kommer ut i form av 2 rapporter. Periodedato Omsetningsrapport Utvalg Aldersfordeling Kalkulert vareforbruk Avdeling/bærer Angi aktuell periodedato for saldobalansen. Her angir du om alle konti med bevegelse i perioden skal tas med i rapporten. Du kan også overstyre hva som skal angis som "denne periode" på utskriftene. Det kan også være et større intervall enn siste måned som er "standard". Kryss av i denne boksen dersom du skal rapportere kalkulert vareforbruk Kryss av i denne boksen for muligheten til å legge inn utvalgte avdelinger eller bærere som du ønsker rapport på. Balanse Fungerer på samme måte som det som er beskrevet under Resultatrapporter ovenfor. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 66

67 Legg merke til at balanserapportene beregner saldo for første dato i rapportperioden basert på årstallet for Sist avsluttede regnskapsår (Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Datoer/Nr.). Systemet summerer IB og transaksjoner fra første dato i påfølgende år frem til første dato i rapportperioden for å beregne saldo for første dato i rapportperioden. Dette medfører at du får korrekte balanserapporter selv om det ikke er postert IB på rapporteringsåret. Dersom det er avvik mellom årstallet for sist avsluttede regnskapsår og IB-posteringene vil balanserapportene vise feil saldo. Eksempel 1: Vi skal kjøre balanserapport for første halvår Sist avsluttede regnskapsår er Systemet vil finne IB-postering for 1/ og summere denne og alle transaksjoner frem til og med 31/ og rapportere korrekt saldo pr. 1/ Eksempel 2: Vi skal kjøre balanserapport for første halvår Sist avsluttede regnskapsår er Det er imidlertid ikke ført IB-posteringer pr. 1/ Systemet finner ikke IB-postering pr 1/1-2013, dermed er det kun bevegelsen i perioden 1/ til 31/ som rapporteres som saldo pr. 1/ Balansetallene blir dermed feil. Kontospesifikasjon Her kjører du ut kontospesifikasjoner både for hovedbokskonti og reskontroer. Rapporter Fra dato Til dato Utvalg Periodedato Her velger du ønsket rapport. Det finnes forskjellige typer rapporter ut fra hvilke konti du vil ha rapportert. Både hovedbokskontoer, kunde- og leverandørkontoer kan velges. Første dato som blir med i rapporten Siste dato som blir med i rapporten Fjern alle nullkonti: Alle kontoer i kontoutvalget som har saldo forskjellig fra 0,00 presenteres i rapporten Alle med bevegelse: Alle kontoer i kontoutvalget med bevegelse i rapportperioden presenteres, uavhengig av saldoens størrelse. Dersom du velger Periodedato vil posteringer med periodedato innenfor datointervallet rapporteres. Rapporten vil også være sortert etter Periodedato. Bilagsdato Dersom du velger Bilagsdato vil posteringer med bilagsdato innenfor datointervallet rapporteres. Rapporten vil også være sortert etter Bilagsdato. Kontoutvalg Kontoutvalg benytter du for å fortelle hvilke kontoer du ønsker tatt med i rapporten. For at valget skal være aktivt er det viktig at det er valgt en rapport som består av utvalgte kontoer, f eks "Hovedbok utvalg", og at markøren er flyttet ut av feltet rapport. Du får da en liste over alle aktuelle kontoer til venste i bildet. Konsolidert Det utvalget en ønsker med i rapporten flytter en over til høyre i bildet. Med konsolidert så kommer kun bevegelser, og ikke den enkelte transaksjon. Når alle kriterier er lagt inn klikker du Forespørsel for å få en forhåndsvisning av rapporten. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 67

68 Rapport kredittgrense/forsikring Rapport Eksport forsikring. Denne rapporten er beregnet for å vurdere kunder sett mot dagens saldo, kreditgrense og forsikringsgrense og høyeste saldo på konto i et gitt bilagsdato datointervall. Du må velge kunder numerisk alle og bilagsdato for å ta ut denne rapporten. Rappporten legger ut feil headertekster. Disse er ikke endret, men oversettes slik: Valutabel header er tildato Saldo, Kredit header er Kredittgrense, Debet header er Forsikringsgrense, Akksaldo header er høyeste saldo på konto på bilagsdato. Periodedato kan velges, men vil kanskje gi et for optimistisk bilde av kundens høyeste saldo. Dersom bilagsdato ikke legges ut kommer dette av at posten er ført tidligere enn fradato på rapporten (gammel post). Vi fastslår da ikke bilagsdatodato for høyeste saldo. Saldo på konto per fradato vises da som høyeste saldo og dagens saldo. Valutarapporter Rapporten Valutaeksponering gir deg en oversikt over åpne kundeposter i fremmed valuta med registrert valutabeløp, valutakurs og NOK-beløp samt dagskurs og verdi ut fra dagens kurs. Dette gir en rask oversikt over potensiell agio/disagio i fordringsmassen. Du har mange rapporter å velge mellom, her er noen eksempler: Valutaeksponering bet. dato alf. Alle Alfabetisk sortering, alle kundereskontroer der det kan føres i fremmed valuta. Valutaeksponering bet. dato alf. Utvalg Alfabetisk sortering, du kan velge ut Valutaeksponering bet. dato num. Alle kundereskontroer i flervalgsvinduet. Numerisk sortering, alle kundereskontroer der det kan føres i fremmed valuta. Valutaeksponering bet. dato num. Utvalg Numerisk sortering, du kan velge ut kundereskontroer i flervalgsvinduet. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 68

69 Når du har valgt rapport dukker det opp et vindu der du kan legge inn dagskurs for hver enkelt valuta for rapportkjøringen. Når du gjør valget Rapporter, Valutarapporter finner du to kriterier, Leverandør og Komprimert. Valutaeksponering for kunder basert på åpne poster kan også tas ut i komprimert form. Dette vil gi en sum per valutatype (ingen kundedetaljer). Se eksempelet under; Denne rapporten og en tilsvarende med detaljer (begge basert på åpne poster) er også laget for leverandører. Valutarapport uten rente Du har mulighet til å fjerne genererte renteposter i en valutarapport. Kriterier for rapporten er det må være valgt Valutaeksponering og haket av for Åpne poster. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 69

70 Under utvalg (i gult), kan du filtrere mellom Vis eller skjul renter. Rapportgenerator I dette bildet kan du manipulere rapporter selv, basert på en underliggende spørring. Man kan filtrere data, og fjerne eller legge til kolonner. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 70

71 Oppsettet til rapporten lagres lokalt, og huskes pr rapport. Hvis du trykker på knappen Oversikt får du en oversikt over alle tilgjengelige rapporter. Feltet Rapport har den samme listen i en dropdownmeny hvor du kan velge rapporten du vil ha. Trykk på Hent verdier, og du får listet opp verdiene i valgt rapport (for valgt år og periode eller evt. andre kriterier). Denne modulen kan hente oppdaterte rapporter online (knappen Hent nye online ), og man kan kontakte support for å bestille utplukk som blir tilgjengelige under knappen Skreddersydde etter nærmere avtale. Fyldigere manual i Rapportgenerator finnes her: Disponibel kreditt Viser forsikringsgrense og kredit grense på den enkelte kunde i tillegg til saldo og hva som er disponibel kreditt for den enkelte kunde. Kontroll I enkelte situasjoner kan det oppstå inkonsistens i regnskapsdata, for eksempel at summen av åpne kundeposter ikke stemmer med saldo på balansekontiene for kundefordringer. Slik inkonsistens kan blant annet oppstå i forbindelse med konvertering fra andre regnskapssystem. For å finne slike inkonsistenser raskt og enkelt er Maritech Regnskap utstyrt med egne kontrollrapporter som normalt kjøres umiddelbart etter konvertering fra andre regnskapssystem. Kontroll regnskap Menypunktet kontrollerer om regnskapsdataene henger sammen. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 71

72 Den kontrollerer blant annet: - Saldobalanse går i 0 fra oppgitt dato. Denne datoen må alltid være startdato for et regnskapsår. - Sum åpne poster stemmer mot saldo på reskontroer - Sum per hovedboksgrupper stemmer mot saldo på tilhørende hovedbokskonto Etter hvert som kontrollen kjøres vil de enkelte sjekkpunktene bli markert med grønn eller rød prikk. Dersom alle punkter får grønn prikk er alt OK. Dersom noen punkter blir markert med rød prikk er det grunn til å sjekke nærmere. Det kan gjøres ved å kjøre rapporten Reskontroer med differanse eller Bunter med differanse. Disse rapportene blir synlige i nedtrekksfeltet hvis det dukker opp én eller flere røde prikker i kontrollrapporten. Bildet under viser et eksempel på rapporten Reskontroer med differanse. Hvis du velger rapporten Bilag med differanse får du fram en rapport over alle bilag som ikke går i 0. I prinsippet skal alle bilag i Maritech Regnskap gå i 0. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Rapporter 72

73 Kontroll hovedbok reskontro Dette vinduet forteller at føringene generert i hovedboka ut fra reskontroføringer er korrekt. Hvis det her oppstår en differanse, kan du kjøre rapporten som kommer opp i nedtrekksfeltet. Den kan ta litt tid, men den viser bilagene med uoverensstemmelse mellom føringene på kontoene for hovedboksgruppene og reskontrotransaksjonene. Kontroll valuta Sjekker om NOKBeløpet er beregnet korrekt på grunnlag av Valutabeløp, valutakurs og omregningsfaktor. Kontroll leverandør / kontroll kunder (reskontro) Disse 2 funksjonene sjekker databasen for logiske brister som kan oppstå ved konvertering og manuell endring av data direkte i databasen. Disse valgene skal bare brukes etter instruks fra Maritech's konsulenter. Forespørsler Med forespørsler har du muligheten for å sjekke deler av regnskapet uten å gå veien via rapporter. Resultatet av en forespørsel kan du skrive ut eller sende som e-post. Du kan også merke rader og kopiere disse for å lime de inn i Word eller Excel for å bearbeide presentasjonen videre. Konto Her har du mulighet for å forespørre på hovedbokskonti, kunde- og leverandørkonti. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Forespørsler 73

74 I kontofeltet kan du bruke følgende taster for å finne aktuelle konti: F2 eller / (skråstrek) gir søk i hovedbok. F3 eller * (stjerne) gir søk i kundekartoteket. F4 eller - (bindestrek) gir søk i leverandørkartoteket. Du kan også fylle inn deler av kontonummeret eller kontonavnet for å søke etter konti. Du velger selv om kontoen du søker etter skal begynne med, inneholde eller avsluttes med det du taster inn som søkebegrep. Hvis du krysser av i boksen Utvalg kan du merke flere konti, se kapittel Standard tastebruk / musbruk på side 18. Når du forespør på flere konti vil du få opp ett vindu for hver konto. Ved forespørsel kan du klikke Grafisk for å vise resultatet grafisk som et stolpediagram der du ser saldo pr dato markert som søyler, debet-saldo går over bunnlinja, kredit-saldo går under. Du kan se dato og beløp for hver søyle dersom du lar mus-markøren hvile på en av søylene. Dersom du ønsker å vise transaksjonene som en tabell igjen klikker du samme knapp som nå har tittelen Forespørsel. Med tastekombinasjonen Ctrl + b får du opp en bilagsforespørsel for den posten som er markert i kontoforespørselen. Bilagsforespørselen kommer opp i et eget vindu, slik at du kan ha begge forespørslene på skjermen samtidig. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Forespørsler 74

75 Med tastekombinasjonen Ctrl + k kan du vise hvilke kryssinger som er foretatt for den posten som er markert. Med tastekombinasjonen Ctrl + S kan du lagre en forespørsel som en ascii-fil. Velg disk og katalog og gi fila et beskrivende navn. Standard filtype er Text with headers. Fila vil se slik ut: pdato bilagnr bdato tkodenr bilagstekst mvakode debet kredit saldo Saldo Lønn 0 82,00 82, Lønn , , Lønn 0 82, , Lønn , , Lønn , ,00 Med tastekombinasjonen Ctrl + p kan skrive ut en forespørsel direkte på skriver uten å gå via forhåndsvisningsvinduet. Avsjekking av feltet Uten noksaldo/agio fungerer også der vi har kunder/leverandører som har transaksjoner med flere valutatyper. Avsjekking av feltet gir forespørsler uten agio og uten noksaldo for hver transaksjon, disse forespørslene kan skrives ut. Ved å klikke på knappen Arkiv kan du gjøre oppslag mot fakturaer i OLFI. Krever at dere har lisens på OLFI og at fakturaen er ført i dette programmet. Faktura fra OLFI vil komme opp i eget vindu (se bilde under). Maritech Regnskap Brukerhåndbok Forespørsler 75

76 Bilagsnummer Fra dette menypunktet kan du søke for å sjekke hvordan et bestemt bilag er ført i regnskapet. Du angir årstall og bilagsnummer før du klikker Forespørsel. Du kan bruke + -tasten og - -tasten på det numeriske tastaturet for å forespørre på henholdsvis neste og forrige bilagsnummer. Ved å klikke på knappen Arkiv kan du gjøre oppslag mot fakturaer i OLFI. Krever at du har lisens på OLFI og at fakturaen er ført i dette programmet. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Forespørsler 76

77 Faktura fra OLFI vil komme opp i eget vindu (se bilde under). Beløp Du kan forespørre på beløp ut fra følgende kriterier: - Datointervall - Kontointervall - Beløpsintervall Maritech Regnskap Brukerhåndbok Forespørsler 77

78 I kontofeltet kan du bruke følgende taster for å finne aktuelle konti: F2 eller / (skråstrek) gir søk i hovedbok. F3 eller * (stjerne) gir søk i kundekartoteket. F4 eller - (bindestrek) gir søk i leverandørkartoteket. Avdeling Menypunktet er kun aktivt om avdelingsregnskap er valgt på klientopplysninger Du velger Avdeling i nedtrekkslista, dersom du vil begrense forespørselen til en bestemt bærer kan du velge dette i neste nedtrekksliste. Deretter velger du hvilke konti du skal forespørre på i utvalgsvinduet. Bærer Menypunktet er kun aktivt om bærerregnskap er valgt på klientopplysninger Maritech Regnskap Brukerhåndbok Forespørsler 78

79 Du velger Bærer i nedtrekkslista. Deretter velger du hvilke konti du skal forespørre på i utvalgsvinduet. Utplukk Utplukk benytter du når du ønsker utvalg fra 1 eller flere avdelinger, 1 eller flere bærere og 1 eller flere konti. Du flytter ønskede avdelinger, bærere og kontoer over til høyre side i flervalgsvinduet. I tillegg angir du ønsket datointervall og klikker Forespørsel. I det en avdeling flyttes over til høyre side vil dette begrense hva som kommer frem i forespørselen. Velger du for eksempel avdeling 1 og konto 4100 vil du kun få transaksjoner på kontoen 4100 som også er referert til avdeling 1. Om du kun velger konto 4100 og ikke angir avdeling vil alle føringer på konto 4100 komme frem, uavhengig av hvilken avdeling de er ført mot. Du kan enten skrive ut på en liste eller velge grafisk presentasjon av dataene. Den grafiske presentasjonen vil kun bli fornuftig om det foreligger data fra forskjellige avdelinger. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Forespørsler 79

80 Annet Årsavslutning Årsavslutningsrutinen finner du under menyen Annet, Årsavslutning. Med årsavslutningsrutinen kan du velge å få postert inngående balanse samt oppdatert føringsintervallet til å dekke inneværende år. I de fleste tilfeller har man startet regnskapsføring på neste år før årsavslutning kjøres. I disse tilfellene er føringsintervallet allerede oppdatert til å dekke inneværende år, og dermed krysser du av for kun å postere inngående balanse. Føringsintervallet setter du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Datoer/Nr. Du må gjennomføre følgende punkter før du avslutter et regnskapsår: Poster årets resultat. Før du kjører årsavslutning må du postere årets resultat slik at Eiendeler (aktiva) og gjeld/egenkapital (passiva) balanserer. Posteringen gjør du som et ordinært bilag. Kjør momsoppgave pr. 31/12 Alle posteringer må være kjørt ut på en momsoppgave som er oppdatert. Dersom det er saldo på en av momskontoene (konto for inngående moms, utgående moms, investeringsavgift) vil årsavslutningsrutinen stoppe. Kontonumrene for momskonti finner du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Kontoer og knappen Avgiftskontoer. Kjør ut bilagsjournal Alle posteringer for året som skal avsluttes må være skrevet ut på en bilagsjournal. Opprett neste regnskapsår Før du kjører årsavslutning må du opprette neste regnskapsår med tilhørende periodeinndeling. Dette gjør du fra menyvalget Kartotek, Andre kartotek, Regnskapsår, se kapittel Regnskapsår på side 36. Dersom årstall for utgående og inngående balanse er feil må du sjekke hva som er sist avsluttede regnskapsår i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Datoer/Nr. Systemet vil bruke siste dato i siste periode for påfølgende regnskapsår som dato for utgående balanse og påfølgende dag som dato for inngående balanse. Startdato for regnskapsåret setter du i Kartotek, Andre Maritech Regnskap Brukerhåndbok Annet 80

81 kartotek, Regnskapsår. Feltet Sist avsluttede regnskapsår i Klientopplysningene oppdateres automatisk ved årsavslutning. Navn Fra STORE til Små bokstaver Endrer alle navn og adresser i navnekartoteket i databasen med store bokstaver, til små bokstaver og stor forbokstav. Navnerydding Denne funksjonen muliggjør rydding i navnekartoteket i de tilfeller hvor samme person/firma ligger registrert flere ganger med forskjellige roller. Eksempelvis kan firmaet Eksport AS ligge som både kunde og leverandør, men navnet (i dette tilfellet Eksport AS) bør kun være registrert en gang slik at vedlikeholdet blir enklest mulig. Det kan være snakk om bytte telefonnummer, adresse, bankkonto osv. Dersom navnet (Eksport AS) er lagret to ganger i stedet for å knytte et navn opp mot to roller så bør Navnerydding brukes. I tilfellet over ser du at firmanavnet er brukt i søkefeltet for å begrense søket, dersom søkefeltet står tomt vil alle navnene komme opp i vinduet. Du må med andre ord vite hvilke navn du vil samle til ett. Det betyr at det er en fordel at navnekartoteket er opp samtidig som du kjører navneryddingen. Dette får du opp i menyvalget Kartotek, Felleskartotek, Navn. Navnene som skal ryddes må flyttes til det nederste vinduet ved hjelp av knappen Ned. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Annet 81

82 Feltet Utfylt forteller hvor mange kolonner for navnet som er utfylt; det er en god regel å ta vare på det navnet som har flest kolonner utfylt. Du kan vise innhold for hvert enkelt navn ved å klikke på knappen Vis info. Etter at det er valgt hvilket navn som skal beholdes må du klikke på Rydd. Det forutsettes at navnet er brukt kun 1 gang pr rolle for en klient. Det betyr at navnet skal kun brukes 1 gang som for eksempel kunde for en klient. Rydding rollenavn Hvis du ved en feiltagelse har opprettet to/flere forekomster av samme rolle (kunder/leverandører) så kan disse slås sammen til én forekomst. Endring hovedboksgruppe Her kan du endre hvordan genererte poster for kundefordringer og leverandørgjeld skal posteres. To muligheter, enten endre konto for eksisterende hovedboksgruppe, eller endre hovedboksgruppe for reskontro. I begge tilfellene vil alle berørte posteringer flyttes over til ny balansekonto. Endringslogg Du kan skrive ut en logg over endringer gjort i faste kartotek i en oppgitt periode. Foreløpig er det kun endringer Hovedbok som blir logget. Denne funksjonen vil bli utvidet med flere kartotek ved senere oppgraderinger. Du finner loggen under menyvalget Annet, Endringslogg. Eksemplet nedenfor viser endringer gjort i tabellen Hovedbok. Oppgi kartotek/tabell navn og periode og trykk på knappen Hent data for å utføre forespørselen. Du kan filtrere eller sortere loggen etter ønske ved å bruke knappene på verktøylinja. Viktige felt/knapper er ringet inn på bildet nedenfor. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Annet 82

83 Endre kryssinger med feil Denne brukes for å løse opp kryssinger med feil. Programmet leter selv opp de postene den finner med feil, eller de som mangler kryssinger hvis du velger det. Da kan du så gå inn og slette linja hvor det er oppstått en feil. Kryssingen blir da tilbakestilt. Denne modulen må brukes med forsiktighet for poster med valuta. Agio kan bli generert på nytt når du starter med å krysse valutapostene på nytt. Post mot post I Post mot post- modulen har du rapporter og funksjoner for å ta hånd om kunde- og leverandørreskontroer. Her finner du utlisting og kryssing av åpne poster, endring av åpne og oppgjorte poster, forfallslister, utkjøring av betalingspåminnelse, purring og inkassovarsel, renteberegning for kundeposter samt remittering av leverandørposter. List åpne poster Her kjører du ut liste over åpne kundeposter. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 83

84 Kommentar til feltene: Rapporter Kunder sortert numerisk Kunder sortert alfabetisk Leverandører sortert numerisk Leverandører sortert alfabetisk Kunder sortert numerisk, komprimert Kunder sortert alfabetisk, komprimert Kunder sortert for utsending kan oversettes Denne rapporten kan brukes som utsendelse til valutakunder. Dersom frasene i rapporten legges inn i oversetteren vil rapporten bli oversatt til språkkode 44 (engelsk). Rapporten gir sideskift for hver kunde og alle beløp er i opprinnelig valutatype (ingen omregning til NOK). Etter alle transaksjonene kommer en totalsum per valutatype. Valuta Her velger du å liste ut kun poster i hjemmevaluta eller alle poster uansett valuta. Til dato Her setter du øvre datogrense for periodedato på postene. Søkekriterie Denne bruker du sammen med Kontosøk-feltene for å angi hvordan kontointervallet skal settes. Kontosøk Her kan du angi fra/til konto i samsvar med søkekriteriene i som du anga ovenfor. Kreditgrense Kolonne som viser kreditgrensen til kunden. Forsikringsgrense Kolonne som viser forsikringsgrensen til kunden. Legg merke til at sortering og søkekriterier er uavhengige av hverandre, du kan kjøre ut en alfabetisk sortert liste fra konto til dersom du ønsker det. Under er et eksempel på rapporten Åpne poster kunder (for utsending kan oversettes). Åpne poster uten rente Det er mulig å ta ut en åpen post liste som tar bort genererte renter på kundepostene. Kriterier for rapporten er at det må være valgt Valuta og haket av for Fjern renter. Se bilde under. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 84

85 Kryssing åpne poster Her foretar du kryssing av åpne poster, det vil si refererer faktura og betaling/kreditnota mot hverandre. Du kan foreta kryssing direkte i bilagsregistrering i stedet dersom du ønsker det. Tast inn kontonummeret på den reskontroen du ønsker å krysse, tast 2 for oppslag mot kundekartotek, 3 for oppslag mot leverandørkartotek. Bruk Tabulator eller Enter for å få frem åpne poster på den valgte kontoen. Poster merkes med + på det nummeriske tastaturet. Tilsvarende fjernes merker med å bruke -. I nedre det av bildet fremkommer "sum merkede poster". Denne kan brukes som hjelp til å se når summen av de merkede poster går i 0. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 85

86 Kommentarer kan legges inn på konto via egen knapp i kryssingen. I kryssingen og purringen kommer kommentarer ved å holde pekeren over linjer som er markert gult. Se kapittel Kommentar reskontroposter på side 86 for nærmere beskrivelse av kommentarer. Dersom det er mange poster kan det være greit å klikke på kolonneheadingene for å sortere postene slik du ønsker. For eksempel ved å klikke på "Beløp" får du sortert poster fra den minste til den største. Når alle poster du ønsker å krysse mot hverandre er markert klikker du Kryss poster. Vær oppmerksom på at systemet sorterer postene etter forfallsdato og krysser ut fra dette, ikke rekkefølgen de ble merket. Dersom du lagrer purregebyr og renter i Post mot post, og disse blir ettergitt kan du slette disse postene. Kryssing av valutaposter med automatisk agioføring. Dersom du har poster i fremmed valuta og klienten er satt opp med at agio/disagio skal føres automatisk vil du ved kryssing av valutaposter med ulik vekslingskurs få generert en eller flere agio/disagio-linjer for hver enkelt kryssing. Dersom du opphever kryssingen vil agioposten ikke bli oppdatert til regnskapet. Håndtering av fremmed valuta er nærmere beskrevet i kapittel Valuta på side 115. Kommentar reskontroposter Kommentarer kan legges inn på reskontro via egen knapp i kryssingen. I kryssingen og purringen kommer kommentarer ved å holde pekeren over linjer som er markert gult. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 86

87 I menypunktet Post-mot-post, Forfallsliste kan kommentarene skrives ut. Fire varianter: Kun med kommentarer på reskontro Kun med kommentarer på post (transaksjon) Kun med kommentarer på post og reskontro Både med og uten kommentarer på post og reskontro. Endring åpne/oppgjorte poster Enkelte ganger kan du ha behov for å endre på en reskontropost etter registrering. Du kan endre forfallsdato og om posten skal kunne purres/renteberegnes. Dette kan du enkelt gjøre fra menyen Post mot post, Endring åpne/oppgjorte poster. Første steg i prosessen er å velge hvilke reskontroer du ønsker å foreta endringer på samt om du skal endre åpne poster eller oppgjorte poster. Dersom det er en bestemt reskontro eller en bestemt post du skal endre, krysser du av i boksen Utvalg og velger riktig reskontro. Dersom du skal endre på en post som er oppgjort må du i tillegg angi et datointervall, bilagsdato for postene du skal endre må være innenfor datointervallet. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 87

88 Når du klikker Åpne poster (eller Oppgjorte poster dersom dette er valgt) får du opp en tabell over poster for utvalgskriteriene. Øverst til venstre får du en tabell over reskontroene for utvalgskriteriene. Når du markerer en reskontro i tabellen får du en liste over poster i nedre del av vinduet. Her kan du endre forfallsdato og purrekode. Følgende purrekoder brukes: Med rente Posten kan purres og renteberegnes Uten rente Posten kan purres, men ikke renteberegnes Ingen Posten kan hverken purres eller renteberegnes Utløpsdato forsikringer Utløpsdato forsikringer Rapport som viser når de ulike forsikringsgrensene for den enkelte kunde utgår. Attestasjonsliste Her kan du kjøre ut lister over inngående fakturaer som ikke er attestert ennå. Listene kan skrives ut sortert på leverandører eller på attestasjonsansvarlige. Se kapittel Attestasjon inngående faktura på side 113 for en mer detaljert beskrivelse av konseptet med attestasjon av inngående faktura. Likviditetsrapport Finnes ikke i systemet pr i dag. Forfallsliste Forfallslista viser forfalte poster periodisert etter forfallsdato. Du kan kjøre ut denne lista etter flere utvalgskriterier og periodiseringer. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 88

89 Kommentar til feltene: Sortering Valuta Forfallsdato Kredit tid Aldersutvalg Søkekriterie Fra / til konto Her angir du om lista skal være alfabetisk sortert på navn eller sortert på reskontronummer. Dersom du setter kryss i denne boksen, får du kun poster i fremmed valuta på lista. Poster som forfaller senere enn denne datoen vil ikke bli utlistet. Denne datoen brukes også som utgangspunkt for periodiseringen. Her kan du velge mellom standard aldersfordeling, kvartalsvis aldersfordeling eller egendefinert fordeling. Dette bruker du sammen med kontofeltene for å angi reskontroutvalg Her kan du taste kontonummer eller deler av kundenavnet, dette bruker du sammen med søkekriteriene. Legg merke til at sortering og søkekriterie/kontoutvalg er uavhengig av hverandre. Du kan godt kjøre ut en forfallsliste som er alfabetisk sortert for et intervall av kontonumre. Periodisering Postene på forfallslista periodiseres etter forfallsdato i kolonner. Det er forhåndsdefinert 2 periodiseringer ved levering av systemet, standard periodisering og kvartalsvis periodisering. Standard periodisering lister poster som forfalt i tidsrommet 0-30 dager, dager, dager og mer enn 90 dager. Kvartalsvis periodisering lister poster som forfalt i tidsrommet forfallsdato - siste dato i forrige kvartal, deretter de 3 foregående kvartalene. For å se datointervallene i periodiseringen klikker du oppslagsknappen bak nedtrekkslista Aldersutvalg. Da får du opp et vindu som det nedenfor. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 89

90 Her kan du også lage dine egne periodiseringer. Kryss av for Egendefinerte perioder, og juster inn datointervall for hver enkelt kolonne og gi kolonnen en overskrift. Antall dager må du selv regne ut dersom du vil ha med dette. Legg merke til at siste periode ikke har noen fra-dato, alle poster som er eldre enn vil dermed inngå i denne kolonnen i eksemplet ovenfor. Knappen for Lag Maler fungerer ikke pr i dag. Sammenslå renter i forfallslisten Du har mulighet til å slå sammen rentepostene til én rad pr kunde i forfallslisten. Kriteriene for rapporten er at aldersutvalg er satt til Standard aldersutvalg og at det er huket av for Periodisert og Akkumuler renter. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 90

91 Kunder Under menyen Kunder finner du en undermeny med de verktøy som håndterer kundereskontroer. Her er det rutiner for utkjøring av betalingspåminnelse, purrenotaer, inkassolister og rentenotaer. Mange av disse funksjonene styres av parametre som du setter opp i Klientopplysninger og Kundeopplysninger. Dette gjelder blant annet håndtering av purregebyr, rentesatser, antall purringer og så videre. Kontroller definisjonene i Kartotek, Klientopplysninger og Kartotek, Kunder dersom enkelte kunder eller poster ikke fremkommer som forventet. Påminnelse Her kan du kjøre ut betalingspåminnelser dersom klienten er satt opp for å bruke påminnelse. Dette setter du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Purringer. Teksten for betalingspåminnelse lager du i Kartotek, Andre kartotek, Frie tekster. Purring Her kjører du ut purrenotaer for forfalte kundeposter. Teksten for purrebrevene lager du i Kartotek, Andre kartotek, Frie Tekster, se kapittel Frie tekster på side 33. Antall purringer, intervall mellom hver purring av samme post, purregebyr og lignende definerer du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Purringer. Første steg i prosessen er å sette grense for forfallsdato og betalingsfrist for purringene. Deretter må du velge ut hvilke kunder skal purres, systemet foreslår å hente alle kunder. Du kan angi et intervall av kundenummer eller et alfabetisk intervall. Krysser du av i boksen for Utvalg kan du merke enkelt-reskontroer og lage purrenota kun for disse. Når du klikker Purreforslag får du opp et vindu som vist nedenfor. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 91

92 Øvre del av bildet består av en tabell over kundereskontroer som har poster som kan purres. Til høyre for dette ser du navn og adresse for den kunden som er markert. Nedre del av bildet viser hvilke poster som kan purres. Dersom klienten er satt opp med å bruke purregebyr lager systemet en ekstra post for purregebyret. Denne posten får purredatoen som bilagsdato. Dersom det er en eller flere kundereskontroer du ikke ønsker å purre i denne kjøringen kan du slette disse i tabellen øverst. Dersom det er enkeltposter på en eller flere kunder du ikke ønsker å purre i denne omgang kan du slette disse i lista over poster som kan purres. Slettingen vil bare gjelde denne purringen, ved neste kjøring vil postene bli tilgjengelig for purring. Du har muligheten for å lagre purreforslaget mens du arbeider med det. Etter lagring vil menypunktet Endre purreforslag bli aktivert, slik at du kan gå inn og arbeide videre med forslaget neste dag. Dersom du sletter en reskontro eller post ved en feiltagelse, må du avbryte og lage purreforslaget på nytt. Dersom du har lagret purreforslaget før du slettet feil post kan du bruke menypunktet Endre purreforslag og dermed ha en form for Angre-funksjon. Nederst kan du krysse av i boksen "Vis purretekst" for å se teksten som systemet skriver på purrebrevet. Du kan endre teksten direkte i tekstvinduet, og endringen vil da gjelde kun for denne kunden. Øvrige kunder vil få standardteksten eller den teksten du har redigert for hver enkelt kunde. Når du har fått slettet de reskontroene og postene som ikke skal purres kan du klikke Purreliste for å skrive ut lista over beløp pr kunde som går til purring. Du kan klikke Purreforslag for å få en liste som viser hver enkelt post på purreforslaget. For å skrive ut purrebrevene klikker du Purrebrev. Du vil da få opp forhåndsvisning av purrebrevene med mulighet for å sende disse til skriver. Vi anbefaler at du først forsøker med en enkelt side for å kontrollere at blankettene i skriveren passer med utskriften. Når du har fått kjørt ut alle purrebrevene klikker du Oppdatering. Ved oppdatering av et purreforslag skjer følgende: Purregebyr-postene tildeles bilagsnummer. Purregebyr og eventuelt renter lagres som ikke inntekstførte poster i Post mot post. Postene stemples med siste purredato og purregrad. Klienten oppdateres med siste purredato. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 92

93 Inkasso Alle poster som er purret max antall ganger kan bli skrevet på en inkassoliste. Ved oppdatering av disse postene, medfører dette at postene ikke blir skrevet på inkassolisten neste gang. Ved utskrift av inkassolisten er det valg om den skal vise kun totaler pr. kunde eller spesifisert pr. kunde. Renteberegning Her kjører du ut rentenotaer for forfalte kundeposter og kreditposter. Teksten for rentebrevene lager du i Kartotek, Andre kartotek, Frie Tekster, se kapittel Frie tekster på side 33. Rentesatser, minimumsbeløp for renteberegning, rentenotagebyr og lignende definerer du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Renter. Valuta: for å renteberegne valutaposter må du krysse av for valuta, i tillegg må du sette opp en hensiktsmessig rentenota blankett under Kartotek, Andre Kartotek, Rapportlayout, Rapportprofil. Første steg i prosessen er å sette grense for forfallsdato og betalingsfrist for rentenotaene. Deretter må du velge ut hvilke kunder skal renteberegnes, systemet foreslår å hente alle kunder. Du kan angi et intervall av kundenummer. Krysser du av i boksen for Utvalg kan du merke enkelt-reskontroer og lage renteberegning kun for disse. Når du klikker Renteberegning får du opp et vindu som vist nedenfor. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 93

94 Øvre del av bildet består av en tabell over kundereskontroer som har poster som kan renteberegnes. Til høyre for dette ser du navn og adresse for den kunden som er markert. Nedre del av bildet viser hvilke poster som kan renteberegnes. Systemet lager en ekstra post for rentegebyret. Denne posten får rentedatoen som bilagsdato. Rentegebyret definerer du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Renter. Du kan overstyre rentegebyr for en enkelt reskontro ved å klikke på kolonnen Fakturabeløp på linja for rentegebyr og skrive inn nytt beløp. Endringen gjelder kun den aktuelle reskontroen og rentekjøringen, andre reskontroer som renteberegnes får fremdeles rentegebyret som er definert i Klientopplysningene. Dersom det er en eller flere kundereskontroer du ikke ønsker å renteberegne i denne kjøringen kan du slette disse i tabellen øverst. Dersom det er enkeltposter på en eller flere kunder du ikke ønsker å renteberegne i denne omgang kan du slette disse i lista over poster som kan renteberegnes. Slettingen vil bare gjelde denne renteberegningen, ved neste kjøring vil postene bli tilgjengelig for renteberegning. Du har muligheten for å lagre renteforslaget mens du arbeider med det. Etter lagring vil menypunktet Endre renteforslag bli aktivert, slik at du kan gå inn og arbeide videre med forslaget neste dag. Dersom du sletter en reskontro eller post ved en feiltagelse, må du avbryte og lage renteforslaget på nytt. Dersom du har lagret renteforslaget før du slettet feil post kan du bruke menypunktet Endre renteforslag og dermed ha en form for Angre-funksjon. Når du har slettet reskontroer og poster som ikke skal renteberegnes og fått riktig gebyr på alle kunder, kan du klikke Renteliste for å skrive ut renteforslaget. For å skrive ut rentenota klikker du Rentenota. Du vil da få opp forhåndsvisning av rentenotaene med mulighet for å sende disse til skriver. Vi anbefaler at du først forsøker med en enkelt side for å kontrollere at blankettene i skriveren passer med utskriften. Du kan også skrive ut rentenota på vanlige blanke ark, dvs. uten giro. Dette må du aktivere under menyvalget Andre kartotek, Rapportlayout, Rapport profil, se kapittel Rapportlayout på side 37 for detaljer. Når du har fått kjørt ut alle rentenotaene klikker du Oppdatering. Ved oppdatering av et renteforslag skjer følgende: - Rentegebyr-postene får tildelt bilagsnummer. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 94

95 - Rentegebyr og renter lagres i Post mot post som ikke inntekstførte poster. - Postene stemples med siste rentedato. - Klienten oppdateres med siste rentedato. Lag nytt remitteringsforslag Her finner du verktøy for å foreta utbetaling til leverandører, også kalt remittering. I Maritech Regnskap er det kun støtte for elektronisk remittering. Koblingen mellom Maritech Regnskap og bankenes betalingssystem er nærmere omtalt i kapittel Elektronisk remittering på side 98. Her lager du liste over hvilke leverandører og hvilke poster du skal foreta utbetaling til. Første steg i prosessen er å velge hvilke leverandører og poster som skal kunne utbetales. Kommentar til feltene Betalingstjeneste Her velger du hvilken betalingstjeneste du skal lage remitteringsforslag for. Kun leverandører med denne betalingstjenesten vil fremkomme. Valuta Her velger du om remitteringen skal omfatte fremmed valuta eller ikke. Siste Denne datoen hentes automatisk fra remitteringsdato Klientopplysningene og kan ikke overstyres. Kun til intern informasjon. Remitteringsdato Her kommer dagens dato, kun til intern informasjon. Forfallsdato Her styrer du hvilke poster som skal kunne inngå i remitteringsforslaget, kun poster med forfall før denne datoen inngår. Søkekriterie Dette bruker du sammen med fra/til konto dersom du skal foreta et utvalg av leverandører. Fra/til konto Dette bruker du for å foreta utvalg av leverandører som skal remitteres, som standard kommer alle leverandører. Remittering i valuta Krever tilleggsmodul som må kjøpes. Når du klikker Remitteringsforslag lister systemet opp leverandørene og postene som passer til utvalgskriteriene. Du får da opp et vindu som vist nedenfor. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 95

96 Øvre del av bildet består av en tabell over leverandørreskontroer som har poster som kan remitteres. Til høyre for dette ser du navn og adresse for den leverandøren som er markert, i dette tilfellet leverandør Nedre del av bildet viser hvilke poster som kan remitteres for denne leverandøren. Dersom det er en eller flere leverandørreskontroer du ikke ønsker å remittere i denne kjøringen kan du slette disse i tabellen øverst. Dersom det er enkeltposter på en eller flere leverandører du ikke ønsker å remittere i denne omgang kan du slette disse i lista over poster som kan remitteres. Slettingen vil bare gjelde denne remitteringen, ved neste kjøring vil postene bli tilgjengelig for remittering. Du kan også endre betalingsdato for den enkelte posten, i utgangspunktet setter systemet betalingsdato lik forfallsdato. Du har muligheten for å lagre remitteringsforslaget mens du arbeider med det. Etter lagring vil menypunktet Endre remitteringsforslag bli aktivert, slik at du kan gå inn og arbeide videre med forslaget neste dag. Dersom du sletter en reskontro eller post ved en feiltagelse, må du avbryte og lage remitteringsforslaget på nytt. Dersom du har lagret remitteringsforslaget før du slettet feil post kan du bruke menypunktet Endre remitteringsforslag og dermed ha en form for Angrefunksjon. Når du har slettet reskontroer og poster som ikke skal betales og satt korrekt betalingsdato på alle poster klikker du Arbeidsforslag for å skrive ut lista over poster til utbetaling. Når du klikker Utbetaling lager systemet datafila som bankens program skal hente inn for å overføre til bank. Se kapittel Elektronisk remittering på side 98. Leverandører Under menyen Leverandører finner du en undermeny med verktøy som håndterer leverandørreskontroer. Her er det rutiner for tilbakeføring av hele remitteringsforslag, uplukkede leverandørposter eller poster som banken har sendt mottaksretur på. Mange av disse funksjonene styres av parametre som du setter opp i Klientopplysninger og Leverandøropplysninger. Dette gjelder blant annet oppsett av betalingstjeneste, kontonr for betaling, leverandørenes kontonr og så videre. Kontroller oppsettet i Kartotek, Klientopplysninger, Kartotek, Leverandører og Post mot post, Endring åpne/oppgjorte poster dersom enkelte leverandører eller poster ikke fremkommer som forventet. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 96

97 Utplukkede poster Dersom noe har gått galt med en remittering slik at du må remittere samme poster på nytt, må du tilbakeføre disse for å få med postene på et nytt remitteringsforslag. Funksjonene for dette finner du under menyen Post mot post, Leverandører, Utplukkede poster. Dersom postene er på et remitteringsforslag som er oppdatert, men du ikke har fått mottaksretur fra bankens program, bruker du menypunktet Utplukkede poster. Dersom utbetalingsfila er overført til bank og du har fått mottaksretur fra banken (ikke avregningsretur) bruker du menypunktet Poster med mottaksretur. Du får opp et skjermbilde som vist nedenfor. Du kan slette alle postene for en leverandør ved å slette leverandøren i tabellen øverst til venstre. Du kan slette enkeltposter for en leverandør ved å slette postene i tabellen nederst. Du kan skrive ut liste over utplukkede poster ved å klikke Arbeidsliste. Du bør skrive ut arbeidslista før du starter sletting og fortløpende merke av på denne etter hvert som du sletter leverandører og poster. Når du er ferdig klikker du Lagre for å sette tilbake status på postene slik at de remitteres på et nytt remitteringsforslag. Parametre Her finner du et sett med parametre som brukes i forbindelse med elektronisk remittering. Disse klargjøres en gang, deretter vil sekvenstellere og dato for dagsekvens oppdateres automatisk etter hvert som remitteringer blir laget og overført til bank. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Post mot post 97

98 Spesielle tema I dette avsnittet omtales en del tema hvor flere menyvalg og avkrysninger har betydning for hvordan programmet oppfører seg. Disse temaene omtales komplett i dette avsnittet for at du skal få oversikt over hvordan de fungerer. Elektronisk remittering Kort oversikt Ved elektronisk remittering lager regnskapssystemet en datafil med transaksjoner som skal utbetales. Denne datafila hentes deretter inn i bankens remitteringsprogram og overføres til bank via modem eller routerlinje. Når overføring til leverandørens konto er utført lager bankens datasystem en datafil med avregningsretur som automatisk hentes ved neste overføring av datafiler. Avregningsreturen oppdaterer reskontroene i Maritech Regnskap og stempler postene som oppgjort og belaster aktuell hovedbokskonto, normalt kassakreditt. Noen banksystem har i tillegg en datafil som kalles Mottaksretur, denne datafila er en bekreftelse på at banken har mottatt betalingsoppdraget, men ikke at det er utført. Enkelte kaller mottaksreturen returmelding 1, avregningsreturen (bekreftelse på utført betaling) kalles returmelding 2. For å sikre at samme betalingsoppdrag ikke overføres 2 ganger bruker banksystemene en sekvensteller. Dette er en fortløpende nummerering av betalingsoppdragene som lagres både i regnskapssystemet og i bankens system. Datafila til banken inneholder dette sekvensnummeret, og bankens datasystem vil avvise betalingsoppdrag som inneholder sekvensnummer som er brukt tidligere. Systemene bruker 2 typer sekvensnummer, dagsekvens og sekvens. Dagsekvens blir brukt som fortløpende nummerering av betalingsoppdrag på samme dag, og settes automatisk tilbake til 0 ved datoskifte. Sekvensnummer går fortløpende uavhengig av dato. Det finnes flere ulike standarder for hvordan datafilene mellom regnskapssystem og banksystem skal se ut. Maritech Regnskap støtter standardene til følgende banksystem: Telebank Sparnett Klink NVLink Fokus Bank Postbanken Spør din bankforbindelse hvilket format som er aktuelt å bruke. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 98

99 Det er mulig å bruke flere banksystem for remittering samtidig. På hver enkelt leverandør setter du hvilket banksystem leverandøren skal remitteres på. Når du lager remitteringsforslag, lager du ett forslag for hvert banksystem. Klargjøring For å kunne bruke elektronisk remittering må du ha en brukeravtale / abonnement på tjenesten med din bankforbindelse. Banken må også levere / installere programvare for behandling og overføring av betalingsoppdrag og returmeldinger. Fra menyen Fil, Elektronisk remittering, Parametre definerer du et sett med parametre for betalingstjenesten. Disse må avstemmes med oppsettet av bankens programvare og brukeravtalen for tjenesten. Disse parametrene er felles for alle klienter i databasen. Du må først opprette en post for betalingstjenesten. Bruker du flere betalingstjenester må du opprette en post for hver betalingstjeneste. Det samme gjelder dersom du har flere brukeravtaler for samme tjeneste. Betalingstjeneste Felles sekvensteller Datakatalog Navn på fil til bank Navn på mottaksretur Navn på avregningsretur Navn på OCR retur Navn på avvisningsretur Dagsekvensteller Dato for dagsekvens Her velger du betalingstjeneste, eller rettere sagt filformat fra nedtrekkslista. Dersom du krysser av her vil alle klienter i databasen bruke en felles sekvensteller. Hvis sekvenstellerne teller for hver klient, vedlikeholdes dette fra Post mot Post Her angir du hvor datafilene som utveksles mellom Maritech Regnskap og bankens programvare skal lagres. Vi anbefaler å lagre disse på lokal harddisk i stedet for å lagre på felles diskområde på server. Her angir du navnet på fila med betalingsoppdraget som skal overføres til bankens programvare. Her angir du navnet på fila med mottaksretur. Dette er en kvittering fra banken på at betalingsoppdraget er mottatt og ligger klar til å trekkes fra kontoen. Brukes for å endre status for innsendte fakturaer. Ikke alle banksystem bruker mottaksretur, dersom systemet du skal bruke ikke bruker mottaksretur lar du feltet stå blankt. Her angir du navnet på fila med avregningsretur. Dette er en kvittering fra banken om at betalingene er utført, dvs. leverandøren skal ha mottatt pengene. Denne oppgis hvis brukeren har avtale om OCR-innlesing fra den aktuelle banken. Dette oppgis hvis banken legger ut egen fil for poster som er avvist. Brukes ikke hvis du har valgt Telebank sin måte å utveksle filer på. Her vil du hele tiden se sist brukte sekvensnummer for oppdrag sendt inn på aktuell dato. Starter på 1 for hver dag. Dette feltet skal du normalt ikke foreta endringer i. Her ser du dato for dagsekvenstelleren fra feltet ovenfor. Hvis forsendelsesdatoen er forskjellig fra denne, har Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 99

100 Sekvensteller dagsekvensnummeret ingen betydning, for nummereringen vil starte på 1 for første forsendelse. Dette feltet skal du normalt ikke foreta endringer i. Her vil du hele tiden se sist brukte sekvensnummer. Dette er en fortløpende sekvensteller som skal være synkron mellom banken og vårt system. Denne går opp til 9999 og så starter den på nytt på 1. Oppsettet for sekvenstellerne her er gyldig kun hvis felles sekvensteller er satt opp. Ellers er det sekvenstellerne du finner for hver klient under Post mot post som gjelder. I Post mot post, Leverandører, Parametre må du angi klientspesifikke parametre for hver enkelt betalingstjeneste som skal brukes for klienten. Her legger du inn foretaksnummer og andre opplysninger slik at disse stemmer overens med brukeravtalen i banken. Her vil du også se sist brukte sekvensnummer og dagsekvens for denne klienten. I Maritech Regnskap må du sjekke følgende definisjoner: I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Diverse må du legge inn bankkontonummer som skal belastes ved utbetaling. I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Kontoer må du legge inn konto for remittering. I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Reskontroer må du krysse av for å bruke Post mot post for leverandører. I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Betaling må du velge riktig Betalingstjeneste fra nedtrekkslista. I Kartotek, Leverandører, skillearket Diverse må du legge inn bankkontonummer. I Kartotek, Leverandører, skillearket Betaling må du krysse av for Remitter leverandøren og velge riktig betalingstjeneste fra nedtrekkslista. I Kartotek, Leverandører, skillearket Betaling må du angi antall rabattdager og rabattprosent dersom du får fradrag ved betaling tidligere enn forfall. I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Kontoer må du oppgi konto for rabatter ved betaling tidligere enn forfall. I Kartotek, Andre Kartotek, Kontoer Betalingstjenester, Bankkonto Betalingstjenester må du legge inn de bankkontoene som skal belastes ved utbetaling. Før du tar i bruk remittering må du avstemme Post mot post i forhold til regnskapet for å sikre at transaksjonene som ligger inne er korrekt. Bruk menyvalget Rapporter, Kontroll regnskap for å sjekke at summen av åpne reskontroposter stemmer med saldo på balansekontoene. Deretter må du sjekke via Post mot post, Kryssing åpne poster at alle oppgjorte poster er krysset mot betaling eller kredittnota. Daglig bruk Overføring til bank Når du bruker elektronisk remittering lager du remitteringsforslag som normalt, dette er beskrevet i kapittel Lag nytt remitteringsforslag på side 95. Når du har laget et ferdig remitteringsoppdrag klikker du Utbetaling for å lage datafila som skal overføres til banken. Når datafila er laget går du til Fil, Elektronisk remittering og velger betalingstjenesten du skal benytte. Du får opp et bilde som ser slik ut: Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 100

101 Når du klikker Klargjøre filer som skal sendes vil programmet slå sammen datafilene for hver klient til en datafil som overføres til banken. Deretter starter du bankens programvare og henter inn datafila og foretar selve overføringen til banken. Hente retur fra bank Ved oppkobling til banken vil de fleste banksystemene automatisk hente eventuelle returfiler som banken har klargjort. Når filene er hentet må du klikke Behandling av returfiler for å få disse inn i Maritech Regnskap. Ved behandling av returfiler vil du få en liste over alle postene som er behandlet med melding om de er godkjent eller avvist. Poster som er godkjent merkes som oppgjort i Post mot post. Remittering valuta til utlandet Kort oversikt Ved elektronisk remittering lager regnskapssystemet en datafil med transaksjoner som skal utbetales. Denne datafila hentes deretter inn i bankens remitteringsprogram og overføres til bank via modem eller routerlinje. Når overføring til leverandørens konto er utført lager bankens datasystem en datafil med avregningsretur som automatisk hentes ved neste overføring av datafiler. Avregningsreturen oppdaterer reskontroene i Maritech Regnskap og stempler postene som oppgjort og belaster aktuell hovedbokskonto, normalt kassakreditt. Noen banksystem har i tillegg en datafil som kalles Mottaksretur, denne datafila er en bekreftelse på at banken har mottatt betalingsoppdraget, men ikke at det er utført. Enkelte kaller mottaksreturen returmelding 1, avregningsreturen (bekreftelse på utført betaling) kalles returmelding 2. For å sikre at samme betalingsoppdrag ikke overføres 2 ganger bruker banksystemene en sekvensteller. Dette er en fortløpende nummerering av betalingsoppdragene som lagres både i regnskapssystemet og i bankens system. Datafila til banken inneholder dette sekvensnummeret, og bankens datasystem vil avvise betalingsoppdrag som inneholder sekvensnummer som er brukt tidligere. Systemene bruker 2 typer sekvensnummer, dagsekvens og sekvens. Dagsekvens blir brukt som fortløpende nummerering av betalingsoppdrag på samme dag, og settes automatisk tilbake til 0 ved datoskifte. Sekvensnummer går fortløpende uavhengig av dato. Det finnes flere ulike standarder for hvordan datafilene mellom regnskapssystem og banksystem skal se ut. Maritech Regnskap støtter foreløpig standarden til DnB Telebank. Klargjøring For å kunne bruke elektronisk remittering må du ha en brukeravtale / abonnement på tjenesten med din bankforbindelse. Banken må også levere / installere programvare for behandling og overføring av betalingsoppdrag og returmeldinger. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 101

102 I tillegg så må en konsulent fra Maritech Systems AS åpne for remittering i valuta ved å teste på deres lisensnummer i programkoden (hardkodet i kildekoden). Kontakt oss for å få åpnet for remittering i valuta i Maritech Rengskap. Fra menyen Fil, Elektronisk remittering, Parametre definerer du et sett med parametre for betalingstjenesten. Disse må avstemmes med oppsettet av bankens programvare og brukeravtalen for tjenesten. Disse parametrene er felles for alle klienter i databasen. Betalingstjeneste: Felles sekvensteller: Datakatalog: Navn på fil til bank: Navn på mottaksretur: Navn på avregningsretur: Dagsekvensteller: Dato for dagsekvens: Sekvensteller: Du må først opprette en post for betalingstjenesten.: Her velger du betalingstjeneste, eller rettere sagt filformat fra nedtrekkslista. Dersom du krysser av her vil alle klienter i databasen bruke en felles sekvensteller. Her angir du hvor datafilene som utveksles mellom Maritech Regnskap og bankens programvare skal lagres. Vi anbefaler å lagre disse på lokal harddisk i stedet for å lagre på felles diskområde på server. Her angir du navnet på fila med betalingsoppdraget som skal overføres til bankens programvare. Her angir du navnet på fila med mottaksretur. Ikke alle banksystem bruker mottaksretur, dersom systemet du skal bruke ikke bruker mottaksretur lar du feltet stå blankt. Her angir du navnet på fila med avregningsretur. Her vil du hele tiden se sist brukte dagsekvensnummer. Dette feltet skal du normalt ikke foreta endringer i. Her ser du dato for dagsekvenstelleren fra feltet ovenfor. Dette feltet skal du normalt ikke foreta endringer i. Her vil du hele tiden se sist brukte sekvensnummer. I tillegg må du i Post mot post, Leverandører, Parametre angi klientspesifikke parametre for hver enkelt betalingstjeneste som skal brukes for klienten. Her legger du inn foretaksnummer og andre opplysninger slik at disse stemmer overens med brukeravtalen i banken. Her vil du også se sist brukte sekvensnummer og dagsekvens for denne klienten. I Maritech Regnskap må du sjekke følgende definisjoner: I Kartotek, Andre Kartotek, Kontoer betalingstjeneste må du legges inn de bankkontoene som skal belastes ved utbetaling. Her legger du også inn hvilke hovedbokskonti som skal brukes. I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Reskontro må du krysse av for å bruke Post mot post for leverandører. I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Betaling må du velge riktig betalingstjeneste fra nedtrekkslista. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 102

103 I Kartotek, Leverandører, skillearket Diverse må du legge inn bankkontonummer. I Kartotek, Leverandører, skillearket Betaling må du krysse av for Remitter leverandøren og velge riktig betalingstjeneste fra nedtrekkslista. Før du tar i bruk remittering må du avstemme Post mot post i forhold til regnskapet for å sikre at transaksjonene som ligger inne er korrekt. Bruk menyvalget Rapporter, Kontroll regnskap for å sjekke at summen av åpne reskontroposter stemmer med saldo på balansekontoene. Deretter må du sjekke via Post mot post, Kryssing åpne poster at alle oppgjorte poster er krysset mot betaling eller kredittnota. Daglig bruk Overføring til bank Når du bruker elektronisk remittering lager du remitteringsforslag som normalt, dette er beskrevet i kapittel Lag nytt remitteringsforslag på side 95. Du må i tillegg krysse av for remittering i valuta. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 103

104 For å få opp flere detaljer på hver post må man dobbeltklikke på den enkelte faktura. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 104

105 Her vises detaljer for den enkelte betaling. En del av feltene kan endres. Når du har laget et ferdig remitteringsoppdrag klikker du Utbetaling for å lage datafila som skal overføres til banken. Når datafila er laget går du til Fil, Elektronisk remittering og velger betalingstjenesten du skal benytte. Når du klikker Klargjøre filer som skal sendes vil programmet slå sammen datafilene for hver klient til en datafil som overføres til banken. Deretter starter du bankens programvare og henter inn datafila og foretar selve overføringen til banken. Hente retur fra bank Ved oppkobling til banken vil de fleste banksystemene automatisk hente eventuelle returfiler som banken har klargjort. Når filene er hentet må du klikke Behandling av returfiler for å få disse inn i Maritech Regnskap. Ved behandling av returfiler vil du få en liste over alle postene som er behandlet med melding om de er godkjent eller avvist. Poster som er godkjent merkes som oppgjort i Post mot post. Programmet er nå utvidet slik at man kan registrere flere utenlandske bankkontoer pr. leverandør. Dermed kan man utbetale flere typer valutaer til en og samme leverandør. Renteberegning av utenlandske kunder Du kan renteberegne kunder med annen valuta enn NOK. Rentesatsen som brukes, er fremdeles den som ligger på klienten, og postene for kundene blir renteberegnet i valutaen de opprinnelig har. For å benytte denne renteberegningen, må du sette opp bankkontonr, IBAN, SWIFT under Kartotek, Andre Kartotek, Kontoer betalingstjeneste. Før du starter med oppretting under Kontoer betalingstjeneste, må du opprette en rad under Post mot Post, Leverandører, Parameter som brukes i oppsettet av kontoer for renteberegning. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 105

106 Vi har her lagt inn Fokusbank som et eksempel. Denne skal ikke brukes til noen remittering. Etterpå legges en rad inn i Kartotek, Andre kartotek, Kontoer betalingstjeneste. Vinduet som kommer opp da, ser slik ut. Verdiene som må fylles ut, er fylt ut i dette vinduet. IBANNr, Bankkontonr og SWIFT brukes i rentenotaene som blir skrevet ut ved renteberegning av valutaposter. Det må lages en egen rad for hver valutatype. Hvis du skal renteberegne valutaposteringer, må du bruke dr_rentenota_utengiro_valuta som datavindu for Rentenota i Rapportprofil som du finner under menyvalget Kartotek, Andre kartotek, Rapportlayout, Rapport profil. Når du renteberegner, må du sjekke av for valuta for at valutaposteringer skal bli renteberegnet. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 106

107 Innbetalinger fra innland og utland I samarbeid med Visual Banking, som leverer produktet BabelBank kan Maritech levere, som en opsjon til Maritech Regnskap, en løsning for å behandle alle innbetalinger fra utlandet. Denne løsningen baserer seg på Edifact filer fra DnB som inneholder bl.a. alle innbetalinger fra utlandet. Denne løsningen tilbyr også automatisk behandling av innbetalinger fra innland. Dette gjelder poster med KID, men også mange andre typer norske innbetalinger. 1. Innbetalingsfiler hentes fra DnB og leses inn i BabelBank. 2. Automatisk avstemming av innbetalinger, med direkte kontroll mot åpne poster i Maritech databasen. Det avstemmes automatisk med bruk av bl.a. fakturanr, beløp, valuta, betalers navn (erfaringsdata), betalers kontonr (erfaringsdata) og lignende. 3. Manuell avstemming av innbetalinger, med direkte kontroll mot åpne poster i Maritech. 4. Alle innbetalinger behandles ferdig i BabelBank. Alle innbetalinger som ikke kan krysses direkte mot en faktura, blir ført a konto. Løsningen behandler også gebyrer og øreavvik. 5. Utlegg av fil fra BabelBank til Maritech Regnskap. Denne filen behandles i Maritech Regnskap omtrent som en ocr-retur. 6. Løsningen posterer slik at transene kan avstemmes mot kontoutskriften fra banken. Dersom dette er innbetalinger i valuta blir agio/disagio automatisk generert. Ta kontakt med salg for å kartlegge hvordan vår metode passer for dere, og få tilbud på en eventuell tilpasning av modulen for å få dekt deres behov. Fellesserier vs. Klientserier Maritech Regnskap og de andre programmene i Maritech-familien bruker fortløpende nummerering av nye bedrifter eller personer som har roller i systemet. Roller som brukes er kunder, leverandører, ansvarlige personer, ansatte, agenter, eiere, transportører og fiskere. For hver rolle kan du opprette en eller flere nummerserier, for eksempel kan du lage en nummerserie fra til for ordinære kunder, og en nummerserie fra til for kundereskontroer som skal knyttes til ansatte i lønnssystemet. Dersom du har flere klienter i samme installasjon (database) kan du velge å bruke samme nummerserie for alle klientene, eller separate serier for hver enkelt klient. Dersom du velger å bruke fellesserier må dette gjelde for alle klientene. Det er ikke mulig å bruke fellesserie for 5 klienter og separate serier for 1 eller 2 klienter. Maritech anbefaler at bruk av fellesserier bare skjer på nye installasjoner der alle kunder, leverandører og andre roller blir opprettet i Maritech Programvare fra grunnen av. Har du først begynt med å bruke klientserier vil det by på store praktiske problemer å samkjøre sist brukte nummer for de ulike rollene i de ulike klientene. Dersom du bruker fellesserier oppretter og vedlikeholder du nummerseriene fra menyen Kartotek, Felleskartotek, Fellesserier. Dersom du bruker klientserier oppretter og vedlikeholder du nummerseriene fra menyen Kartotek, Andre kartotek, Klientserier. Kontotyper I Maritech Regnskap er det kontotype som styrer hvordan saldo og bevegelse på en konto skal rapporteres i resultat/balanse-rapporter. Standard kontoplan er definert med korrekt kontotype ved levering. Ved konvertering fra Anabas Økonomi blir kontotype også konvertert. Når du oppretter nye konti i hovedboka foreslår systemet kontotype ut fra kontonummer og Norsk Standard. Nedenfor finner du en tabell som viser hvilke intervall av kontonumre som tilhører hver kontotype etter Norsk Standard. Kontotype Beskrivelse Nummerintervall AA Salgsinntekter Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 107

108 AB Salgstilskudd mv AC Leieinntekter AD Provisjonsinntekter AE Andre inntekter , AK Endr. kundeforskudd AV Beholdn.endr.via/fv BA Vareforbruk , BB Materialforbruk , BC Forbruk halvfabrikat , BD Forbruk hjelpemat , BE Innleid ass /u.entr CL Variabel lønn CM Direkte driftskostn CN Markedsføringskostn CO Salgskostnader , CP Andre driftskostn , , DL Fast lønn DM Administrasjonskostn , DN Faste driftskostn , DO Andre faste kostnad , , EA Ordinære avskrivning FT Tap på krav GA Utdel aksj dattersel GB Utdeling på aksjer GC Renteinnt samme kons GD Renteinntekter GE Andre finansinntekt HA Rentekost samme kons HB Rentekostnader , HC Andre finanskostnder IA Vinning ved avgang IB Off tilskudd-bidrag IC Andre ekstraord innt JA Tap ved avgang JB Nedskr anleggsmidler JC Andre ekstraord kost KA Midl.forskj eiendel KB Midl.forskj gjeld KC Andre midl. forskj KD Motkonti midl.forskj LS Betalbarskatt LT Utsatte skatteforpl LV Utsatte skattefordel MA Avsatt til utbytte MB Avsatt til reserfond MC Avsatt til disp fond MD Avsatt til tilb.fond ME Overført til ud.tap MF Overført udisponert MG Overført fra resfond MH Overført fra oppsfon MI Overført fra tilbfon MJ Overført fra dispfon MK Overført fra ud.tap MM Egenkapitaloverfør MO Oppskr anleggsmidler MP Anvendelse oppskr NA Betalingsmidler NB Finansplasseringer NC Kundefordringer , ND Andre korts. fordr , Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 108

109 OA Lager råvarer m.v OB Lager varer i arb OC Lager ferdigvarer OD Lager handelsvarer OL Forskudd fra lev PA Aksjer i dattersels PB Langsikt.plasseringe PC Fordr eierer styrem PD Andre langs fordr , PF Utsatt skattefordel PJ Patenter PK Goodwill PL Aktiverte kostnader PN Driftsmidler , PS Anlegg under utførel PT Bygg med videre PU Faste eiendommer QA Leverandørgjeld QB Vekselgjeld QC Kassekreditt QD Andre kreditter RA Offentlig gjeld SA Pådratte kostnader SB Påløpne kostnader SC Beregnet skattegjeld SD Forskudd fra kunder SE Garantigjeld TA Utbytte TB Kort.del langs gjeld TC Andre korts.gjeldsp UA Pantegjeld UB Gjeldsbrevlån UC Ansvarlige lån UD Annen langsiktig gj US Utsatt skatt VA Gr.lag uts. skatt A VB Gr.lag uts. skatt B VC Gr.lag uts. skatt C VD Motkto gr.lag uts.sk WA Aksjekapital WB Egenkapital WC Reservefond WD Oppskrivningsfond WE Tilbakeføringsfond WF Disposisjonsfond WJ Privatkonto WS Udekket tap WZ Udisponert resultat XX UFORDELT Rapportmaler Her finner du dokumentasjon på hvordan resultatrapporter og balanserapporter er bygd opp. Det er kontotype som styrer hvor hver enkelt konto skal summeres inn i rapportene, se kapittel Kontotyper på side 107 for kontotype og nummerintervall i henhold til Norsk Standard. EIENDELER Balanserapport Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 109

110 Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Forskning og utvikling PL Konsesjoner, patenter, lisenser og varemerker PJ Utsatt skattefordel PF Goodwill PK Sum immaterielle eiendeler Varige driftsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom PT, PU Maskiner, anlegg, inventar, verktøy og lignende Sum varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler Investeringer i datterselskap PA Investeringer/lån i tilknyttet selskap PB Obligasjoner og andre fordringer PC, PD Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler PL Omløpsmidler Varer Varer Sum varer Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Investeringer Aksjer, andeler og obligasjoner Sum investeringer Bankinnskudd, kontanter og lignende Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler SUM EIENDELER OA, OB, OC, OD, OL NC ND NB NA EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Innskutt egenkapital Innskutt egenkapital Sum innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Opptjent egenkapital Udisponert resultat Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital WA, WB, WC WD, WE, WJ, WS, WZ Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelser, utsatt skatt Andre avsetninger for forpliktelser US SA, SB, SD, SE, VA, VB, VC, VD Sum avsetninger for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Konv.lån, obl.lån. gjeld til kredittinstitusjoner UA, UB Øvrig langsiktig gjeld UC, UD Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Konvertible lån, sertifikatlån QD Gjeld til kredittinstitusjoner QC Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 110

111 Leverandørgjeld Betalbar skatt Skyldige offentlige avgifter Utbytte Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD QA, QB SC RA TA TB, TC DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Driftsinntekter Salgsinntekt Salgsinntekter Offentlige avgifter og tilskudd mv Sum salgsinntekter Andre driftsinntekter Leieinntekter Provisjonsinntekter Andre inntekter Sum andre inntekter Sum inntekter Driftskostnader Varekostnad Vareforbruk Sum varekostnader Lønnskostnad Lønnskostnad Sum Lønnskostnad Andre driftskostnader Avskrivninger Nedskrivninger Annen driftskostnad Sum andre driftskostnader Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT Resultatrapport AA AB AC AD AE, AK BA, BB, BC, BD, BE DL, CL FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekter Inntekt på investering i datterselskap GA Inntekt på andre selskapsinvesteringer GB Renter fra selskap i samme konsern GC Annen renteinntekt GD Annen finansinntekt GE Sum finansinntekter Finanskostnader Renter til selskap i samme konsern HA Annen rentekostnad HB Annen finanskostnad HC Sum finanskostnader Netto finansresultat Resultat før skattekostnad Skattekostnad Skattekostnad Sum skattekostnad EA JB AV, CO, CM, CN, CP, DM, DN, DO, FT LS, LT Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 111

112 ORDINÆRT RESULTAT EKSTRAORDINÆRE INNTEKTER OG KOSTNADER Ekstraordinære inntekter IA, IB, IC Ekstraordinære kostnader JA, JC Skattekostnad på ekstraordinært resultat LV Resultat av ekstraordinære poster ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER OG DISPONERINGER Overført fond for vurderingsforskjeller Utbytte Konsernbidrag Andre overføringer SUM OVERFØRINGER OG DISPONERINGER KA, KB, KC, KD MA MM MB, MC, MD, ME, MF, MG, MH, MI, MJ, MK, MO, MP Bilagsnummer I Maritech Regnskap er det tekstkoden som styrer nummereringen for hvert enkelt bilag. Hver enkelt tekstkode må kobles til en bilagsserie som inneholder et nummerintervall og et telleverk for sist brukte bilagsnummer for denne serien. Du kan koble flere tekstkoder til samme bilagsserie, men en tekstkode kan ikke kobles til 2 bilagsserier. Se kapittel Bilagsserier på side 32 og kapittel Tekstkoder på side 33 for nærmere beskrivelse. Systemgenererte posteringer som rentegebyr, purregebyr, agio og lignende får også tildelt bilagsnummer fra tekstkodene og bilagsseriene de er koblet mot. Momsoppgjør får tildelt fast-kodet bilagsnummer terminnummer med 3 sifre. For eksempel momsoppgjøret for momstermin 4 får bilagsnummer Når systemet genererer IB-posteringer ved årsavslutning får disse bilagsnummer Posteringer som blir automatisk ført fra andre Maritech-program får tildelt bilagsnummer i programmet der posteringen blir generert. Lista nedenfor viser hvilke posteringer dette gjelder og hvordan du styrer bilagsnummer i hvert enkelt tilfelle. Maritech Lønn Hver lønnskjøring genererer et regnskapsbilag. Bilagsnummer styrer du i Maritech Lønn, menyvalg Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Lønn side 1, feltet Sist brukte bilagsnummer. Maritech OLFI Hver journalkjøring genererer et sett posteringer til Maritech Regnskap. Det er fakturanummer og kredittnotanummer som brukes som bilagsnummer i regnskapet. Nummerserier for faktura og kreditnota og lignende styrer du i Maritech OLFI, menyvalg Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Nummerserier. Maritech Sluttseddel Du genererer regnskapsbilag for et utvalg sluttsedler. Bilagsnummer definerer du i Kartotek, Oppsett, Bilagsserie. Maritech Trading Maritech Trading overfører posteringer til Maritech Regnskap når du bruker valget Annet, Oppdater kjøp, og Annet, Oppdater salg. Det blir laget ett bilag for hvert dokument, det vil si Avregning, Inngående faktura, Debetavregning, Utgående Faktura, Kreditnota, Verdikreditt, Kvantumskreditt, Beløpsfaktura. Dokumentnummeret brukes som bilagsnummer for regnskapet, det Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 112

113 vil si fakturanummer, kredittnotanummer, avregningsnummer osv. Nummerintervall og sist brukte nummer setter du i Kartotek, Nummerserier, Nummerserier. Attestasjon inngående faktura Det er en funksjon for å forhåndsregistrere inngående fakturaer, før de attesteres. Varekjøp posteres på en interimskonto i stedet for normal varekjøpskonto. Denne funksjonen gjør det mulig å registrere en inngående faktura tidligst mulig for å ha et mest mulig oppdatert regnskap og tidligst mulig fradrag for inngående merverdiavgift. Det er imidlertid ikke mulig å remittere en inngående faktura som er forhåndsregistrert før denne er attestert av en ansvarlig person. Klargjøre for bruk I Kartotek, klientopplysninger, skillearket Egenskaper krysser du av for Benytt forhåndsregistrering (attestasjon). I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Kontoer oppgir du hvilken konto som skal brukes for interimspostering av varekjøp, normalt en balansekonto. I Registrering, Profiler må du opprette 3 profiler som brukes til de forskjellige funksjonene i attesteringen (Forhåndsregistrering, Attestering, Tilbakeføring). Du må velge riktig attestasjonsfunksjon fra nedtrekkslista nederst til høyre i Profil-vinduet, se figuren. I Kartotek, Andre kartotek, Ansvarlig person må du opprette de personene som skal ha adgang til å attestere inngående faktura. Registrering og attestering Forhåndsregistrering Bruk profilen for forhåndsregistrering når du forhåndsregistrerer inngående faktura. Ved registrering må du oppgi ansvarlig person som skal attestere fakturaen. Momsen blir beregnet umiddelbart. I Post mot post, Attestasjonslister kan du skrive ut attestasjonslister over poster som er forhåndsregistrert. Poster som er merket til attestasjon kommer ikke med på remitteringsforslag. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 113

114 Attestering Når et bilag skal attesteres bruker du profilen for Attestering. Deretter får du fram et vindu hvor du taster inn bilaget som skal attesteres. Hvis det finnes flere bilag med samme bilagsnummer som venter på attestasjon, kan du velge den posten som skal attesteres fra et vindu med aktuelle poster. Momsen blir ført tilbake med samme momskode som forhåndsregistreringen, mens det attesterte bilaget registrerer du med korrekt momskode. Deretter blir korrekt moms beregnet. Tilbakeføring Ved tilbakeføring bruker du profilen for tilbakeføring. Du får da opp et vindu hvor du skal taste inn bilagsnummeret som du skal føre tilbake. Hvis flere bilag har samme bilagsnummer og er registrert med forhåndsregistrering, vil aktuelle bilag komme i et vindu og du kan plukke den posten som skal tilbakeføres. Tilbakeføringen blir da automatisk utført. Kalkulert vareforbruk Resultat- og balanserapporter kan bruke kalkulert vareforbruk for å gi et mest mulig riktig bilde av vareforbruk og beholdningsendringer uten at du må foreta lagertellinger. Kalkulering av vareforbruk er basert på at vareforbruket er en fast prosentsats av salgsinntekten på en gitt salgskonto. Dette krever at ved fakturering av handelsvarer med faste påslag blir kun varer med samme påslagsfaktor styrt til samme salgskonto. Ved bruk av kalkulert vareforbruk i resultatrapporter beregnes vareforbruk slik: Salgsinntekt * (1 - brutto fortjeneste) = vareforbruk Ved bruk av kalkulert vareforbruk i balanserapporter beregnes varelageret slik: Kontotype OA OB OC OD = IB varer på lager + Kontotype B- med JA inng. kalk. v.f. = Varekjøp Kontotype A- x (1 br.fortj.) = Vareforbruk = SUM = UB varer på lager Eksempel Vi har definert at konto 3001 har en brutto fortjeneste på 35%. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 114

115 Eneste konto for varekjøp, konto 4000, skal inngå i kalkulert vareforbruk. Fig av varekjøpskonto avmerket for kalkulert vareforbruk. Vi har IB på varelager for perioden på kr ,-. Vi har postert salgsinntekter på konto 3000 med kr ,- i perioden. Vi har postert varekjøp på konto 4000 med kr ,- i perioden. Resultatrapporten rapporterer vareforbruk slik: Periodebevegelse kr ,- x (1 0,35) = kr ,- Balanserapporten rapporterer varebeholdning slik: Kontotype OA OB OC OD = kr ,- IB varelager + Kontotype B- med JA inng. kalk. v.f. = kr ,- Varekjøp Kontotype A- x (1 br.fortj.) = kr ,- Kalkulert vareforbruk = SUM = kr ,- UB varer på lager Valuta Kort oversikt Maritech Regnskap har støtte for føring av poster i fremmed valuta med følgende funksjonalitet: Systemet foreslår vekslingskurs fra valutakartoteket, men lar brukeren overstyre kurs for hver enkelt postering. Du kan bruke triangulering, det vil si at posteringer i en valuta skal omregnes til egen valuta via en tredje valuta. Dette kan brukes ved føringer i valutaer tilknyttet EMU som trianguleres via Euro. Du kan registrere poster i flere ulike valutaer på en og samme reskontro. I Post mot post-modulen lagres alle transaksjoner med valutabeløp, registreringskurs og beregnet beløp i egen valuta. Du kan purre, renteberegne og remittere valutaposter på samme måte som med posteringer i egen valuta. Ved kryssing av betaling mot faktura kan systemet beregne agio automatisk og postere denne som agiovinning/agiotap i regnskapet. Du kan ikke krysse en betaling i en valuta mot en faktura i en annen valuta, faktura og betaling må være i samme valuta. Du kan skrive ut en rapport som viser potensiell agiovinning/tap på ikke innfridde kundeposter basert på dagens vekslingskurs som du oppgir ved rapportkjøring. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 115

116 Du kan skrive ut en rapport som viser omsetning pr. valuta og gjennomsnittskurs for et gitt tidsintervall. Klargjøre for bruk av valuta I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Egenskaper krysser du av i feltet Valutaregnskap for å muliggjøre posteringer i fremmed valuta. I Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Egenskaper kan du krysse av i feltet Manuell føring av agio dersom du ikke ønsker at systemet skal føre agio automatisk. Dersom du ikke krysser av for manuell agioføring må du i Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Kontoer oppgi konto for agio og konto for disagio. I Kartotek, Hovedbok kan du velge standard valuta for hver enkelt konto. Du kan føre flere ulike valutaer mot en og samme hovedbokskonto. I Kartotek, Kunder, skillearket Diverse må du krysse av i feltet Registrer bilag/fakturaer i valuta. Du kan også oppgi standard-valuta for kunden, du kan likevel føre flere ulike valutaer mot en og samme kunde. Legg merke til at ved eksport bør du også fjerne krysset i feltet Mva pliktig på skillearket Regnskap. I Kartotek, Leverandører, skillearket Diverse må du krysse av i feltet Registrer bilag/fakturaer i valuta. Du kan også oppgi standard-valuta for leverandøren, du kan likevel føre flere ulike valutaer mot en og samme leverandør. I Kartotek, Felleskartotek, Valuta oppretter du de valutatypene du kommer til å postere med. Se kapittel Valuta på side 115. Føring i fremmed valuta Føring av utgående / inngående faktura Registrer bilagene som vanlig. I feltet Valuta oppgir du valutatype, i feltet Kurs foreslår systemet vekslingskurs fra Valuta-kartoteket, men denne kan du overstyre. I feltet Beløp taster du fakturabeløpet i fremmed valuta, systemet regner selv ut korrekt beløp i egen valuta ut fra vekslingskurs på posten og omregningsfaktor fra valutakartoteket. Betaling med kryssing ved registrering med automatisk agioføring Registrer betalingene som vanlig. I feltet Referanse får du opp en liste over åpne poster for reskontroen. Merk postene som skal krysses og klikk OK. Du kommer tilbake til registreringslinja i feltet for Kurs der du taster vekslingskurs for betalingen. Systemet henter opp summert valutabeløp for de merkede postene, denne kan du overstyre hvis nødvendig. Når du trykker Enter i Beløpsfeltet beregner systemet agio basert på beregnet beløp i egen valuta for hver enkelt postering og lager en separat bilagslinje der du kan overstyre periodedato, bilagsdato og bilagsnummer for agio. Du får en agiotransaksjon for hver faktura/betaling, dersom en betaling dekker flere fakturaer får du en agiopost pr faktura. Dersom du fører flere delbetalinger mot en faktura får du en agiopost for hver delbetaling. Agioposteringene dokumenteres på linje med ordinære posteringer på bilagsjournalen. Betaling med kryssing ved registrering med manuell agioføring Registrer betalingene som vanlig. I feltet Referanse får du opp en liste over åpne poster for reskontroen. Merk postene som skal krysses og klikk OK. Du kommer tilbake til registreringslinja i feltet for Kurs der du taster vekslingskurs for betalingen. Systemet henter opp summert valutabeløp for de merkede postene, denne kan du overstyre hvis nødvendig. Du må i tillegg registrere eventuelle agioposter som separate bilag. Betaling med separat kryssing med automatisk agioføring Maritech Regnskap Brukerhåndbok Spesielle tema 116

117 Registrer betalingene som vanlig, hopp over feltet Referanse, legg inn valuta, kurs og beløp i fremmed valuta. Gå deretter til Post mot post, Kryssing åpne poster og tast reskontronummeret. Merk fakturaene og betalingene som skal krysses mot hverandre og klikk Kryss poster. Systemet lager nå agioposteringer, en postering for hver faktura/betaling. Dersom en betaling dekker flere fakturaer får du en agiopost pr faktura. Dersom du fører flere delbetalinger mot en faktura får du en agiopost for hver delbetaling. Du kan overstyre periodedato, bilagsdato og bilagsnummer for disse agioposteringene når posteringen vises på skjermen. Klikk OK når periodedato, bilagsdato og bilagsnummer er korrekt. Agioposteringene dokumenteres på linje med ordinære posteringer på bilagsjournalen. Betaling med separat kryssing med manuell agioføring Registrer betalingene som vanlig, hopp over feltet Referanse, legg inn valuta, kurs og beløp i fremmed valuta. Gå deretter til Post mot post, Kryssing åpne poster og tast reskontronummeret. Merk fakturaene og betalingene som skal krysses mot hverandre og klikk Kryss poster. Du må i tillegg registrere eventuelle agioposter som separate bilag. Maritech COM wrapper Denne modulen kommuniserer med.net plattformen til Microsoft. For å kunne snakke med denne, trengs det at modulen registreres i maskinens register. Sørg for at du har alle tilganger på administrator nivå. Dersom ikke, kontakt din ITpartner eller driftsansvarlig for bistand til å installere Com Wrapperet. Installering av COM Wrapper: For å installere COM wrapper må en laste ned og installere ett tillegg fra våre hjemmesider Wrapperet installerer og registrerer COM wrapperet lokalt, så ingen flere justeringer er nødvendige. Registrering av COM wrapper skal normalt gjøres kun en gang, og etter dette kun ved nye versjoner hvis angitt som nødvendig. Du er nå klar til å ta i bruk funksjonalitet knyttet til MVA oppgave til Altinn (se side 54). Spesifikasjon av inngående moms krav i Regnskapsloven Ved innføring av ny regnskapslov fra 1. Januar 2006 var det nye krav til dokumentasjon av inngående moms. Loven sier i praksis at inngående moms enten skal posteres på rene momskonti, det vil si at en kjøpskonto ikke skal tillate bokføring av transaksjoner med ulik momssats. Alternativt må regnskapssystemet kunne produsere dokumentasjon av transaksjoner for den enkelte momstype på den enkelte konto. Maritech Regnskap støtter den siste varianten for å gjøre det enklere for brukerne, i og med at man da slipper å opprette en masse ekstra kjøpskonti. Rapporten som viser posteringene pr momskode pr konto finner du sammen med rapporten Grunnlagsdata for momsoppgaven og ved Forespørsel moms. Appendix Maritech Regnskap Brukerhåndbok Appendix 117

118 Vanlige Windows-funksjoner For å få fullt utbytte av Maritech-programmene er det en fordel med grunnleggende kunnskap om enkelte funksjoner i Windows. Spesielt gjelder dette oppbygging av vinduer, administrering av vinduene, musbruk, skriverstyring etc. Programmene i Maritech-familien følger Windows-standarden så langt dette har vært mulig. Menyer Øverst på skjermen er det en menylinje som inneholder hovedmenyen for programmet. Du kan aktivere et menypunkt ved å klikke på teksten med musen eller ved å bruke hurtigtaster. Hvert menypunkt har en strek _ under en av bokstavene, eksempel: Kartotek. Ved å holde nede Alt tasten og trykke på bokstaven med strek under vil menypunktet aktiveres. Når et menypunkt i hovedmenyen aktiveres kommer de enkelte punktene på vedkommende undermeny til syne. En del av undermenyene har igjen undermenyer, dette vises som en liten sort trekant til høyre for menypunktet. Neste undermeny kommer frem når du holder musen over menypunktet. Elementene i vinduet De enkelte vinduene i programmet inneholder mange forskjellige elementer. Her forklares de viktigste av dem. Tittellinje: Kolonneoverskrifter: Øverste linje i vinduet, her står det normalt hva vinduet viser, her Avdelinger. I tillegg vil det ofte stå antall poster som er funnet ved søk på for eksempel kunder. Tittellinjen til selve programmet viser navnet på programmet samt hvilken klient som er aktiv. Grå linje med beskrivelse av hva slags informasjon som står nedover i kolonnen, for eksempel Navn. Linjene i vinduet kan sorteres ved å klikke på de enkelte kolonneoverskriftene. Ett klikk sorterer etter denne kolonnen i stigende rekkefølge. Nytt klikk på samme overskrift snur rekkefølgen på hodet, dvs. sorterer i synkende rekkefølge. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Appendix 118

119 Innhold: Selve dataene i vinduet, her nummer og navn på avdelingene som er opprettet på denne klienten. Nedtrekksliste: Dette vil være et felt som inneholder informasjon, med en pil helt til høyre for feltet, her feltet med teksten Alle i. Hvis du klikker på pilen til høyre i feltet kommer det frem en liste med de valgmulighetene du har i feltet. Klikk på et av valgene i listen for å velge det som innhold i feltet. Rullefelt: Kommer frem automatisk når det er mere data i vinduet enn det som vises på skjermen. Rullefelt kan komme frem både i høyden og bredden av vinduet. Du kan bruke dette feltet for å bla deg opp og ned eller sidelengs i vinduet for å se resten av informasjonen. På hver ende av rullefeltet er det piler du kan klikke på for å rulle en og en linje eller posisjon. Inne i selve rullefeltet er det en grå knapp, størrelsen på denne viser forholdet mellom det du ser og total-mengden av data som vinduet har. I vinduet over fyller knappen omtrent halvparten av rullefeltet, det betyr at det er 2 avdelinger til som ikke vises for øyeblikket. Plasseringen av denne knappen viser hvor i vinduet du befinner deg, eksemplet viser at vi er helt øverst i vinduet. Du kan bla et helt vindu av gangen ved å klikke i rullefeltet utenfor denne knappen. Du kan også flytte deg i vinduet ved å klikke på selve knappen, holde musknappen nede og dra med deg knappen. Knapper: I vinduene kan det være forskjellige typer knapper, etter hvilke operasjoner det er mulig å utføre fra vinduet. Her det det 3 knapper med OK, Avbryt og Lagre på. Klikk på OK vil lagre innholdet i vinduet og lukke vinduet. Klikk på Avbryt vil lukke vinduet uten å lagre. Klikk på Lagre vil lagre innholdet men beholde vinduet åpent. Lagre knappen vil være nedtonet når det ikke er noe som trenger å lagres. Så snart du har registrert data som ikke er lagret, vil skriften på knappen komme frem i sort. Dette indikerer at du har utført noe som ikke er lagret. Du må flytte markøren til et annet felt for at systemet skal oppdage at du har registrert noe i et felt, og fremheve Lagre-knappen. Oppslagsknapp: Her er det brukt en annen type knapp, en oppslags-knapp. Når denne står bak et felt betyr det at du kan taste informasjon direkte i feltet dersom du vet hva du skal taste. Hvis du må slå opp i tilhørende kartotek for å finne det som skal registreres kan du trykke på knappen med 3 prikker. Programmet vil da foreta et oppslag som vises i eget bilde. Når du har funnet det du skal bruke kan du dobbeltklikke denne linjen i oppslagsbildet, eller merke den ved å klikke en gang på den og deretter taste Enter. Avkryssingsboks: Her kan du angi om den angitte egenskapen er gjeldende eller ikke. Avkryssingsboksen kan kun ha 2 betydninger: Av eller På. Når boksen er helt hvit er funksjonen Av, når det står en hake inne i boksen, som på eksemplet, er funksjonen På. Klikk inne i boksen med musen for å veksle mellom Av og På. Statuslinje: Nederste venstre hjørne på selve programvinduet vil vise en statustekst med utfyllende informasjon om hva som for øyeblikket skjer i systemet. Teksten vil forandre seg etter hvilke funksjoner du utfører i programmet. Skilleark: En del av vinduene som brukes i programmet har form som et kartotek, med flere kartotekkort. Kortene ordner informasjonen i vinduet på en oversiktlig måte. Disse kartotekkortene har flere navn, de kalles også skilleark, faner og lignende. Eksemplet viser et kartotek som har 4 skilleark, og det er nå det første skillearket Navn som vises i skjermbildet. Du veksler mellom de forskjellige skillearkene ved å klikke på teksten øverst på sklillearkene. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Appendix 119

120 Administrere vinduer Til høyre på tittellinjen til vinduet sees tre små knapper. I et vanlig vindu vil det være en rekke med 3 knapper, hvis du ser 2 rekker med knapper slik som i bildet over betyr det at vinduet er maksimert slik at det dekker hele arbeidsområdet. Den øverste rekken med knapper gjelder da for selve programmet, mens den nederste rekken gjelder for det aktuelle vinduet. Knappen helt til høyre med et X på brukes til å stenge vinduet. Dersom du klikker denne knappen i den øverste rekken, avslutter du selve programmet. Du kan legge vinduer midlertidig til side uten å lukke de helt. Dette kalles å minimere vinduet. Hvis du klikker på knappen helt til venstre med et strek _ på legger du vinduet passivt i nederste del av arbeidsområdet. Du vil da bare se tittelen og de 3 knappene. Vinduet er da fortsatt åpent, og du henter det frem igjen ved å klikke på den midterste knappen. Den midterste knappen styrer størrelsen på vinduet. Vinduet kan være en liten del av arbeidsområdet (normalt) eller du kan be vinduet dekke hele arbeidsområdet (maksimert). Hvis den midterste knappen viser bare en firkant (se øverste rekke i bildet) betyr det at vinduet er i normal størrelse, et klikk på knappen vil da maksimere vinduet slik at det dekker hele arbeidsområdet. Knappen vil da endre seg til to overlappende firkanter (se nederste rekke i bildet). Et klikk på knappen med to firkanter vil bringe vinduet tilbake til normal størrelse. Vinduer som er i normal størrelse kan flyttes dit du ønsker det på skjermen. For å flytte et vindu holder du musmarkøren (pilen) på tittellinjen til vinduet (den blå linjen som har de 3 kanppene helt til høyre). Trykk på venstre musknapp og hold denne nede mens du flytter på musen. Vinduet vil da følge med, når du har flyttet vinduet dit du ønsker slipper du musknappen igjen. Størrelsen på vinduer kan endres mer detaljert enn bare maksimert og normal. Ved å holde musmarkøren akkurat i kanten av et normalt vindu vil markøren forandre seg til en strek med piler i hver ende. Når markøren har dette utseendet kan du holde venstre musknapp nede og flytte musen. Kanten på vinduet vil da bli med i den retning du flytter musen. Når du har fått ønsket størrelse på vinduet slipper du musknappen igjen. Du kan endre størrelsen til de fleste vinduer både i høyde og bredde, ved å ta tak i den aktuelle kanten. En oversikt over samtlige åpne vinduer finnes på nederste del av menyen under menyvalget Vindu på hovedmenyen. Det vindu du klikker på i menyen blir aktivt. Av eksemplet fremgår det at 2 vinduer Avdelinger og Hovedbok er åpne, og at hovedbok er det aktive vinduet nå (markert med en hake). Menyvalget Overlappe gjør at vinduene legges delvis skjult bak hverandre. Tittellinjene til alle vinduene vil vises slik at du enkelt kan aktivisere ønsket vindu ved å klikke på denne. Side ved side vannrett gjør at alle vinduene blir like store, og at de stilles over hverandre. Side ved side loddrett gjør at alle vinduene blir like store, og at de stilles ved siden av hverandre. Maritech Regnskap Brukerhåndbok Appendix 120