Systems AS. Brukerhåndbok OLFI

Transkript

1 Brukerhåndbok OLFI

2 Maritech Systems AS Alle rettigheter forbeholdt utgiver. Det tas forbehold om feil i brukerhåndboken. Maritech Systems AS påtar seg ikke ansvar for følger av feil i denne håndboken. Ved frigivelse av nye versjoner av programvaren vil det kunne bli avvik mellom programvaren og brukerhåndboken. Alle endringer og nye funksjoner omtales i skriv som medfølger oppgraderingen. Vi anbefaler å ta vare på disse som supplement til brukerhåndboken. Maritech Systems AS Kårvåg 6530 Averøy Tlf: Fax: E-post: office@maritech.no Internett: Maritech Support Tlf.: Fax: E-post: support@maritech.no Internett: MARITECH er registrert varemerke for Maritech Systems AS. WINDOWS VISTA, WINDOWS 7, WINDOWS 2003 SERVER, WINDOWS 2005 SERVER og WINDOWS 2008 SERVER er registrerte varemerker for Microsoft Corp. Sybase, Adaptive, SQL Anywhere er registrerte varemerker for Sybase Inc.

3 Innholdsfortegnelse Introduksjon 8 Systembeskrivelse... 8 Om brukerhåndboken... 8 Organisering av brukerhåndboken... 8 Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken... 9 Integrasjon med andre system... 9 Ord og uttrykk... 9 Brukerstøtte Standard funksjoner 10 Menyer Rediger-menyen Vis-menyen Hjelp-menyen Verktøylinje (knapperad) Vindustyper Lagre vindusoppsett Utskriftsvinduet Innstilling av marger for utskrifter Standard tastebruk / musbruk Bruk Enter-tasten i stedet for Tabulator-tasten Standard hurtigtaster Dato-felter Skifte passord Kom raskt i gang 20 Opprette klient Kartotek som må opprettes Klient 21 Opprette ny klient Skifte aktiv klient Gjennomgang kartotek 22 Klientopplysninger Navn Diverse Nummerserier Faktura/Ordrereg Regnskap Div. instillinger Utskrifter Prisliste Innkjøp Std. kundeinfo Std. leverandørinfo Varer Tekster Varer Varer Varegruppe Hovedvaregruppe Dokumentmaler Varedokument Enhet/Nivå Pakning Kvalitet Kryssreferanser... 32

4 Kunde/Leverandør Kunder Kundetype Kundegruppe Leverandører Rabatt Sperrekode Bestillingsrutine Rute (sending) Leveringsmåte Betalingsmåte Kjøretøy Priser Prislister Salg Priser/rabatter Salg Prislister Innkjøp Priser/rabatter innkjøp Kopier prisliste (salg) Prisjustering (salg) Lager Diverse Distrikt Region Selger Agent Valuta-bankkonto Jobbkoder Reklamasjonsårsak Bruker/avdeling/bærer Felleskartotek Hovedbok Avdeling Bærer Valuta Mva-koder Regnskapsår Avgiftstyper Navn Poststed Kommune Land Språk Leveringsbetingelse Betalingsbetingelser Registrering SALG 44 Ordre eller faktura Rekkefølge ved ordreregistrering Rekkefølge ved fakturaregistrering Ordre/Faktura Hovedopplysninger Varelinjer Ferdigmeld Kundeopplysninger/ordrekostnader Ordre/Fakturaopplysninger Bestilling/sending/levering/henting Diverse Avsatte rabatter Lag innkjøpsordre Overstyring av fakturabeløp Registrer produksjonspris/kostpris Ordrebekreftelse Plukkliste Ferdigmeld Enklere ferdigmelding av flere ordrer Oppheve ferdigmelding Pakkseddel Fraktbrev Fakturering Samlefaktura... 53

5 Overføring regnskap Kontraktsfakturering Endre valutakurs på ordre Tilbud ordre Makulering Innkjøp 56 Innkjøpsordrer ajourhold Registrering innkjøpsordre Ordrebekreftelse Mottak Avregning Fakturakontroll Oppdater regnskap Fakturakontroll Overføring regnskap Lager 60 Lager ajourhold Ny lagertilgang Lager korreksjon Endre kostpris Lagerflytting Saldolager korreksjon EDI 62 Manuell start EDI-ordre Tvinn 63 Budsjett 64 Opprett budsjettår Virkedager Registrer budsjett Registrer budsjett kunde/vare Budsjettstatus Diverse 66 Foredling Jobbseddel oversikt Jobbseddel detaljer Korriger kalkylekostnad pr ordre Oppdater kostpris/salgskostnader Reklamasjon Rapporter 69 Utskrift av kartotek Fra kartoteket Generelt Salg Fakturert avdeling/bærer Fakturert ikke bokført Omsetning pr kunde Omsetning pr vare Ordrereserve Innkjøp Behovsliste Bokførte kjøp... 71

6 Ikke bokførte kjøp Mottaksseddel Varer pr leverandør Varer totalt Innkjøpsforslag Kopi av bilagsrapport Lager Beholdningsliste Varetellingsliste Varetellingsliste (alle varer) Diverse Avsatte rabatter Foredling Kalkyle Reklamasjon Revisjon Fakturert ikke bokført Pakkseddel skrevet ikke fakturert/bokført Periodedato - fakturadato Fakturanr. serie Forespørsel 75 Salg Selger-statistikk Agent-statistikk Servicegrad Basisvare Kunde Vare Kopi faktura Innkjøp Leverandørhistorikk ordre Leverandørhistorikk vare Forespørsel bokførte innkjøpsordrer Avregning kopi Lager Sporing serienummer Sporing serienummer utskrift Kunde/serienummer Priser Prisliste (fra liste) Prisliste Intern Prisliste Ekstern Budsjett Utskrift Budjsett-statistikk Diverse EAN-nr (sjekk dublering) Vareetikett Transportliste Skjema fraktkontroll Bil Grafisk modul Spesielle tema 83 Kontraktsfakturering Lagerstyring Serienummer Jobbsedler Strukturvarer Forhåndsdefinert utskrift Factoring Appendix 86 Vanlige Windows-funksjoner Menyer... 86

7 Elementene i vinduet Administrere vinduer Merking av rader: Skrivere Dato/klokkeslett Feilsituasjoner Brukerstøtte ved feil Feilmeldinger Database error: Vanlige feilmeldinger: Stikkordregister 92

8 Introduksjon Systembeskrivelse Maritech OLFI er et standard Ordre/Fakturasystem med kraftige funksjoner. Maritech OLFI er klientorientert, det vil si at du kan bruke flere forskjellige foretak på samme installasjon, inntil 999 klienter avhengig av lisens. Maritech OLFI gir deg blant annet disse funksjonene: Vareregister Ordre-behandling Faktura Lagerstyring Innkjøpsmodul Statistikker Om brukerhåndboken Denne brukerhåndboken er ment å være et hjelpemiddel i det daglige arbeidet med Maritech OLFI, både for nye brukere og de mer erfarne Maritech-brukerne. Vi anbefaler at du leser kapittel Standard funksjoner på side 10 før du tar til med å bruke systemet, der står beskrevet hvordan du beveger deg i menyer, hvilke taster som er standard for Maritech-systemene og lignende. Håndboken dekker ikke generell pc-bruk, installasjon av programmene, konfigurering av pc og lignende. For informasjon om installasjon, konfigurering, brukere etc. se brukerhåndboken for Maritech Master. Denne håndboken berører heller ikke regnskap/logistikk som fagområde, vi forutsetter at brukeren har de faglige kvalifikasjoner som kreves for å håndtere dette korrekt. All omtale i denne håndboken baserer seg på norsk utgave av operativsystemet Windows. Dersom du har engelsk versjon (eller et annet språk) må du finne de tilsvarende uttrykkene på det aktuelle språket. Organisering av brukerhåndboken Brukerhåndboken er organisert på følgende måte: Introduksjon: Generell omtale av programmet, integrasjon, ord og uttrykk. Standard funksjoner: Omtale av menyer, knapper, vinduer, musbruk, tastebruk. Kom raskt i gang: Hva må til for å kjøre en lønn. Gjennomgang kartotek: Systematisk omtale av alle kartotek. Salg: Hvordan gjennomføres fakturering og kreditering ved salg. Innkjøp: Hvordan gjennomføres avregning ved innkjøp. Lager: Hvordan foreta korreksjoner av lagerbeholdninger. EDI, Tvinn, Budsjett, diverse: kort omtale av diverse funksjoner. Utskrifter og Forespørsler: Hvilke muligheter finnes og hvordan bruke de. Maritech OLFI Brukerhåndbok Introduksjon 8

9 Spesielle tema: Fullstendig gjennomgang av funksjonalitet som kan utnyttes. Appendix: Feilmeldinger etc. Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken Denne brukerhåndboken bruker følgende skrifttyper/utseende på en del faste elementer. Se kapittel Elementene i vinduet for en nærmere beskrivelse av de forskjellige elementene dersom du ikke er kjent med disse begrepene: Knapper som du kan klikke på skrives slik Taster på tastaturet skrives slik Menyvalg skrives på denne måten Integrasjon med andre system Alle programmene i Maritech-familien er tett integrert med hverandre. Mye av informasjonen som er registrert benyttes av flere programmer, slik at gjenbruk av data foregår i stor utstrekning uten tidkrevende dobbeltregistrering av samme informasjon. Maritech-programmene har også integrasjon til Office-programmene til Microsoft: Word, Excel og Outlook, ved at utskrifter kan overføres til disse programmene. Andre mailprogrammer støttes også, i utgangspunktet skal alle mailprogram som er korrekt installert i Windows kunne fungere sammen med Maritech-programmene. Maritech OLFI kan integreres med Maritech Regnskap, et avansert regnskapsprogram som har mange innstilingsmuligheter for å kunne tilpasses dine behov. Maritech OLFI kan utvides med Maritech Ekspedisjon, et system for pakking, merking og scanning av varer ved ordrestyrt pakking eller plukking fra lager. Maritech Ekspedisjon kan kobles mot elektroniske vekter, etikettprintere og strekkodelesere. Maritech OLFI kan utvides med Maritech Prosjekt, et verktøy for prosjektregnskap som inkluderer postering av mengde samt rapportering på tvers av regnskapsår. Registreringer i prosjektregnskap foregår i bilagsregistreringen i Maritech Regnskap samt lønnsregistrering i Maritech Lønn og fakturering i Maritech OLFI. Ord og uttrykk Klient En klient er et separat firma/foretak som du registerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av data mellom de forskjellige klienter, med unntak av noen få kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Dersom du bruker Maritech OLFI til å fakturere for flere separate firma vil dette i praksis være egne klienter i systemet. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech OLFI, avhengig av din lisens. Kartotek Register med en bestemt type informasjon. Eksempel på dette er kunderegistret, vareregistret, betalingsbetingleser etc. Informasjonen i kartotekene er normalt faste opplysninger som benyttes ved registrering, utskrifter etc. Kunde Firma / person som du selger til, i regnskapsteori ofte omtalt som debitor. Leverandør Firma / person som du kjøper fra, i regnskapsteori ofte omtalt som kreditor. Momskode Maritech OLFI Brukerhåndbok Introduksjon 9

10 Momskode er en tallkode som registreres for hvert bilag og som styrer hvordan bilaget skal momsbehandles. Momskoden for bilaget må være gyldig for den kontoen det bokføres på. Liste over momskoder finner du i kapitlet om bilagsregistrering i manualen til Maritech Regnskap. Brukerstøtte Feilsituasjoner: Dersom programmet ikke oppfører seg slik det skal, se kapittel Feilsituasjoner på side 90. Supportsenter: Skulle du ha behov for bistand i forbindelse med bruk av programmer utviklet av AKVA group Software AS kan du ta kontakt med vårt supportsenter. AKVA group Software AS har eget supportsenter bemannet med konsulenter som vil forsøke å hjelpe deg. Dersom vedkommende ikke selv kan hjelpe deg, vil han oversende saken videre til spesialist. Kontakt Support: Telefon: Telefax: E-post: support@maritech.no Internett: Standard funksjoner I det følgende er enkelte generelle trekk ved programmene i Maritech-familien forklart. I tillegg anbefaler vi at brukeren har kjennskap til en del standard-funksjoner i Windows som kan øke effektiviteten i bruken av Maritech-programmene, se omtale av dette i kapittel Vanlige Windows-funksjoner på side 86. Programmene i Maritech-familien følger Windows-standarden så langt dette har vært mulig. Menyer Rekkefølgen i menypunktene er satt opp for å tilsvare normal arbeidsgang i programmet. Du skal normalt starte med øverste menypunkt og arbeide deg nedover i menyen når du skal utføre vanlige oppgaver. Ved å utføre de oppgaver som tilhører hvert enkelt menypunkt i korrekt rekkefølge sikrer du at programmet har nødvendig informasjon til å kunne gjennomføre neste punkt med riktig utgangspunkt. NB: Rekkefølgen i menyen gjelder ved utføring av vanlige operasjoner i programmet, typisk registrering. Første gangs etablering av kartotek kan normalt ikke gjøres i rekkefølge på menyen. Se eget kapittel om dette. Under omtales 2 menyvalg som er standard i de fleste Maritech-programmene, Rediger og Vis. Alle valgene på disse 2 menyene finnes også som knapper på verktøylinjen som utfører det samme. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 10

11 Rediger-menyen Valgene på Rediger-menyen vil være tilgjengelig når disse kan benyttes. Angre: Angre Lim inn eller Klipp ut Klipp ut: Standard utklipps-funksjon Kopier: Standard kopi-funksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Ny rad: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett rad: Brukes for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter bruke dette menyvalget. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Vis-menyen Alle valgene på Vis-menyen påvirker enkelte forhold som har med skjermbildet å gjøre, dvs. visningen av informasjon på skjermen. Verktøylinje Valget brukes til å gjøre enkelte innstillinger for verktøylinjen. Her kan du også velge å slå av eller på hele verktøylinjen. Sorter, Filter Valgene Sorter og Filter på Vis-menyen brukes bl.a. til å styre visningen på skjermen når du har en liste med innholdet i et kartotek fremme på skjermen, for eksempel kartoteket med hovedbokskonti, kunder etc. Innstillingene du gjør med disse menyvalgene vil nullstilles når du lukker vinduet. Valgene påvirker kun visningen på skjermen og ikke utskrift av kartoteket. Sorter: Brukes til å endre rekkefølgen på radene i listen. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 11

12 Normalt vil alle kolonnene i listen være tilgjengelige for sortering, eksemplet viser valgene for kundekartoteket. For å endre hvilke kolonner listen skal sorteres etter må du dra ønsket kolonne over til høyre del av bildet med musen og slippe det der. Det vil da automatisk bli haket av for Stigende sortering, dersom du ønsker sortering i synkende orden klikker du en gang i boksen for å ta vekk haken. Du kan bruke flere kolonner samtidig til sortering, de vil da gjelde i den prioriteringsrekkefølge de står i vinduet. I eksemplet over vil kundene først sorteres etter navn, og ved likt navn vil de sorteres etter Adresse1-feltet. Filter: Med denne funksjonen kan du bestemme at kun deler av innholdet i en liste skal vises på skjermen. Du må velge kolonne som skal brukes til filter. Operator betyr på hvilken måte dataene skal stemme med kriteriet, for eksempel være lik en bestemt verdi, større enn en bestemt verdi etc. Verdi utfylles med verdien dataene skal sjekkes mot. Når du klikker OK vil kun radene som stemmer med filteret vises på skjermen. Hvis du allerede har definert et filter for et vindu vil dette stå under Originalt filterkriterium. For å fjerne et filter uten å måtte lukke vinduet la alle feltene i midten være tomme og klikk på OK. Du kan bruke feltet Logikk til å lage kompliserte filter med flere linjer med betingelser. I eksemplet over er det satt filter på kundekartoteket, slik at bare kunder som har postnummer lik 6530 vil vises på skjermen. Zoom: Endrer størrelsen på forhåndsvisningen av en liste. Samme funksjon som feltet Zoom på utskriftsvinduet, jfr. omtale av dette i kapittel Utskriftsvinduet på side 17. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 12

13 Hjelp-menyen Under hovedmeny Hjelp finnes det en del valg som kan være til hjelp i bruk av programmet, og når det oppstår feilsituasjoner. Emner i hjelp Her vil brukermanualen finnes i elektronisk form. I utgangspunktet er dette samme teksten som i den trykte manualen. Hjelpeteksten vil være bedre oppdatert enn boken, vi anbefaler derfor å bruke hjelpeteksten aktivt når det er noe du lurer på. Hjelpeteksten kan også være raskere å finne frem i, med de gode søkefunksjoner som finnes her. Bruken av hjelpeteksten er på samme måte som i de fleste andre Windows-programmer. Hvordan bruke hjelp Dette vil vise en standard-veiledning i bruk av hjelpeteksten. Maritech på internett På det øverste valget kan du sende en e-post direkte til vårt support-senter ved å klikke på menyvalget for dette. Det vil da lages en ny e-post-melding med ditt mail-program, ferdig adressert til Maritech Support. Når du sender e-post til support, husk å skrive hvilket program henvendelsen gjelder. Neste menyvalg, Maritechs hjemmeside, fører deg direkte til Maritechs Internett-område. Menyvalget Se etter oppdateringer sjekker om det foreligger nye programoppdateringer. Det siste menyvalget, Abonner på OLFI mailingliste, er per i dag ikke i bruk. Om Under dette valget vil du se følgende bilde: Her ser du versjonsnummeret for program og database. Du ser også lisensnummer og navn på lisensinnehaver, samt system begrensning og gyldighetsdato for lisensen. System-begrensning er tillatt antall brukere eller antall ansatte, avhengig av lisensbetingelsene for systemet du bruker. Du ser også hvilket brukernavn du er innlogget med. Verktøylinje (knapperad) Under hovedmenyen er det en verktøylinje med knapper. Knappene brukes til å utføre bestemte funksjoner i programmet. De mest brukte knappene står fra venstre side og bortover. Hvis du er usikker på hva en knapp betyr kan du holde musen i ro over knappen, det vil da komme frem en liten forklaring av knappen. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 13

14 Du kan selv velge hvor verktøylinjen skal være, samt angi enkelte instillinger for den ved hjelp av menyvalget Vis, Verktøylinje. Under gjennomgås alle knappene med deres betydning: Endre klient: Gir direkte tilgang til bildet for å skifte aktiv klient og opprette nye klienter. Oppfrisk: Oppdaterer skjermbildet. Hvis det er gjort endringer i dataene som vinduet inneholder vil klikk på denne knappen hente oppdaterte data fra databasen. Samme funksjon som F5 tasten. Ny post: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett: Klikk på denne knappen for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter klikk på denne knappen. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Lagre: Brukes til å lagre det du har skrevet inn, samme funksjon som Lagre knappen i skjermbildet. Skriv ut: Klikk på denne knappen for å få utskrift av informasjonen som vises på skjermen. Forhåndsvisning: Brukes for å få en forhåndsvisning på skjermen av det som vises i skjermbildet. Du kan dermed se hvordan en utskrift vil bli seende ut før du skriver det ut. Klipp ut: Standard utklipps-funksjon Kopier: Standard kopi-funksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Angre: Angre Lim inn eller Klipp ut Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Filter: Brukes til å kun vise utvalg informasjon, se detaljer under Vis-menyen på side 11. Sorter: Brukes for å endre rekkefølgen på linjer, se detaljer under Vis-menyen på side 11. Salgsordrer ajourhold: snarvei for å starte registrering av salgsordrer/utgående faktura/kreditnota. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 14

15 Innkjøpsordrer ajourhold: snarvei for å starte registrering av innkjøpsordrer. Lager ajourhold: snarvei for å starte vedlikeholdsbildet for utvidet lagerstyring. Notater: Snarvei for å vise/redigere notater. Avslutt: Klikk på knappen for å avslutte programmet. Vindustyper Maritech-programmene benytter ulike typer vinduer for forskjellige formål. Her vises et eksempel på de forskjellige vindustypene, med en kort forklaring av de enkelte typene. Tabell: Tabellen viser alle poster som finnes i et kartotek, og viser et utvalg av informasjonen for hver post på skjermen slik at du kan identifisere hva den inneholder. Ny post på verktøylinjen, For å legge til nye poster i tabellen kan du klikke på knappen eller du kan klikke på høyre mustast når musmarkøren står i tabellen og det vil vises en liten meny: Sett inn: Legger til en ny post med plassering over merket post. Legg til: Legger til en ny post med plassering i slutten av tabellen. Slett: Sletter en merket post. For å se alle detaljer på en post og eventuelt endre noen av disse kan du dobbeltklikke på den linjen du vil se nærmere på. Du vil da få frem et registreringsbilde: Registering: Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 15

16 Fra registreringsbildet kan du endre all informasjon om en post. Noen registreringsbilder har så mange opplysninger at de er organisert med flere delvindu inne i bildet. Du må da klikke på overskriften (skillearket, mappefanen, kartotekkortet) for det enkelte delvindu for å aktivisere dette. Registrering direkte i liste: Denne typen vinduer brukes når informasjonen i det aktuelle kartoteket har så få detaljer at det er plass til alle opplysningene direkte i tabellen. Slike vinduer vil alltid ha knapper for OK, Avbryt og Lagre. Her registrerer du endringer direkte i dette vinduet, uten å måtte dobbeltklikke en linje for å få frem et eget registreringsbilde. Vindu med filter: I mange sammenhenger er det aktuelt å velge hvilken informasjon som skal vises i vinduet. Slike vinduer har ett eller flere felter øverst der du kan velge verdier for hva som skal vises. Disse feltene er filter for hva som skal vises i vinduet. Ved å endre verdiene i disse feltene til å samsvare med det du vil se, forandres innholdet i vinduet under slik at bare linjer som tilfredsstiller verdiene i filter-feltene vises. Valgene du gjør med filter-feltene påvirker bare det som vises i vinduet, og har ingen betydning videre arbeidsgang. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 16

17 Eksemplet over er hentet fra Maritech OLFI, salgsordre- ajourhold. Her har brukeren 3 felt for å velge hvilken type og status ordrer skal ha for å vises i vinduet. Slik valgene står nå, vises alle ordretyper av type faktura som har status "registrert". Ordrer og kreditnotaer vil ikke vises, da dette er egne typer. Hvis brukeren legger til en ny ordre, vil ordretypen bli tildelt med fastsatt standard-verdi, uten hensyn til verdien valgt i type-feltet her. Spesielle vinduer: En del av bildene i programmet er bygd opp på andre måter enn de som er nevnt over. Et gjennomgående trekk for mange av disse er at de viser en liste over for eksempel ansatte i øverste del av bildet. Når du klikker på en av linjene i øverste del av bildet vises tilhørende linjer i nederste del av bildet, for eksempel registreringslinjer for en lønnsperiode. Flervalg: Denne typen vindu viser i venstre halvdel en liste over alle tilgjengelige data som du kan velge mellom. Høyre halvdel av vinduet viser hva du har valgt fra tilgjengelige data. Knappene mellom de 2 delene brukes til å flytte elementer mellom tilgjengelige og valgte (venstre og høyre del). Knappen med > flytter merket linje i venstre side over til høyre side. Knappen med < flytter merket linje i høyre side over til venstre side. Knappen med >> flytter alle linjer over fra venstre side til høyre side, mens knappen med << flytter alle elementer til venstre side. Lagre vindusoppsett De fleste skjermbilder i systemet kan tilpasses den enkelte brukeren. Plassering og størrelse på hvert enkelt vindu kan endres av brukeren, likeså bredden på kolonner i de bilder der kolonnebreddene kan endres. Det oppsettet som sist var i bruk kommer som forslag neste gang brukeren logger på samme maskinen. For at bildeoppsettet skal lagres må det settes hake foran 'Lagre oppsett' på Fil-menyen. Når programmet avsluttes vil størrelse og plassering på det enkelte vindu lagres slik det enkelte vindu sist var brukt. Dette lagres lokalt på den enkelte maskin, individuelt for det enkelte brukernavn som logger på systemet. Utskriftsvinduet Ved forhåndsvisning til skjerm vil du få frem følgende bilde: Skriv ut eller sender utskriften til skriveren. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 17

18 Lukk avslutter forhåndsvisningen og går tilbake til bildet du kom fra. Zoom: Her kan du endre størrelsen på utskriften inne i vinduet. Du kan velge mellom enkelte standardverdier på nedtrekkslisten, eller du kan skrive ønsket prosent direkte i feltet helt fritt. De 4 knappene Første, Forrige, Neste og Siste brukes til å bla side for side gjennom utskriften. Du har en nedtrekksmeny hvor du kan velge om du vil skrive ut rapporten i PDF, Excel, Html, Word, Epost og Fax. Velg akutelt format og trykk på knappen Skriv til fil Hvis du vil velger pdf, så forutsetter dette at Maritech PDF er installert og betalt lisens for. Hvis du klikker på knappen med Excel-merket vil innholdet i utskriften bli kopiert inn i et Excel regneark. Dataene vil komme i separate celler, slik at du enkelt kan bearbeide dem. Ved å klikke på knappen med Word-merket vil innholdet bli kopiert inn i et Worddokument. Klikk på denne knappen for å sende innholdet i utskriften som E-post. Innstilling av marger for utskrifter På enkelte utskrifter kan du justere marginnstillinger for at utskriften lettere skal treffe ved utskrift på forhåndstrykte skjema. På vinduet med forhåndsvisning av utskrifter vil du se en egen knapp Marger når dette er mulig. Med denne knappen kan du forandre margene som brukes ved utskrift, slik at du selv kan styre plasseringen av utskriften på arket. Dette er gjort fordi det er variasjoner mellom de forskjellige skriver-produsentene på nøyaktigheten av plasseringen av skriften. Endringene som gjøres i margene kan lagres for bruk neste gang du skal skrive ut samme rapport. Tallene som står i rutene er antall punkter marg på de enkelte sidene av arket. 20 punkter tilsvarer 1 mm. Mange skrivere sørger selv for å fylle opp området mellom margene med teksten på utskriften. Det kan derfor ha betydning hvilke tall du angir både for den margen du vil endre og for motstående marg. Hvis du for eksempel ønsker å flytte teksten lenger ned på arket, må du øke toppmargen. Dersom du ikke samtidig forandrer bunnmargen kan nederste linje på utskriften fortsatt være på samme sted, men skriveren vil "klemme sammen" utskriften i høyden tilsvarende endringen du gjorde i toppmargen. Hvis du skal flytte teksten nedover likt på hele siden, må du derfor redusere bunnmargen like mye som du øker toppmargen. For å få justert utskriften nøyaktig slik du ønsker må du prøve deg frem med forskjellige innstillinger på margene, og ta utskrift av 1 side for å sjekke resultatet for hver gang du forandrer margen. Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 18

19 Med knappen Hent standardverdier vil du gjenopprette standardmargene for rapporten igjen. Standard tastebruk / musbruk Maritech-programmene bruker høyre musknapp i mange sammenhenger. Når du skal legge til en linje, slette en linje etc. i en tabell kan du klikke med høyre musknapp inne i det aktuelle vinduet. Du vil da få frem en liten meny hvor du kan velge bl.a. Legg til. Bruk av tastaturet: Alle programmene i Maritech-familien kan bruke tastaturet i stor grad som alternativ til musen. Programmene følger standard for tastebruk i Windows, samt at Maritech har definert noen ekstra funksjoner for å effektivisere daglig bruk. Bruk Enter-tasten i stedet for Tabulator-tasten Det er lagt inn funksjonalitet slik at Enter-tasten kan virke som Tab-tasten. Dette fungerer slik at du kan bruke Enter-tasten til å hoppe til neste felt på skjermbildene, i stedet for å måtte bruke Tab-tasten. For å ta i bruk denne funksjonen må du krysse av for valget Enter til Tab i Fil-menyen. Denne instillingen gjelder individuelt for den enkelte bruker. Standard hurtigtaster I tabellen under er de fleste tastatur-funksjoner opplistet. Tegnet + for tastebruk betyr at tastene holdes nede samtidig. Funksjon Gå til menylinje Velg menypunkt eller knapp Skift mellom program Skift mellom vindu Til Start-menyen Lukk vindu Oppfrisk vindu (hent data igjen) Neste felt Forrige felt Gå til neste skilleark Gå til forrige skilleark Bla til neste post i redigeringsvindu Bla til forrige post i redigeringsvindu Lag ny linje Slett valgt linje Gå til 1. post Gå til siste post Oppslag i nedtrekksliste Bla gjennom nedtrekksliste Tastebruk Alt eller F10 Alt + understreket bokstav Alt + Tab Ctrl + Tab Ctrl + Esc Ctrl + F4 F5 Tabulator Shift + tabulator Ctrl + Pil høyre Ctrl + Pil venstre Page Down Page Up Ctrl + N eller Ctrl + Insert Ctrl + D eller Ctrl + Delete Ctrl + Home Ctrl + End F4 eller Alt + Pil ned Pil ned / Pil opp Oppslag mot tabell F9 eller * Merk hele feltet Slett innhold i felt Shift og End/Home Marker og Del Maritech OLFI Brukerhåndbok Standard funksjoner 19

20 Dato-felter Flere steder i Maritech-programmene kan du oppgi dato i et felt. Det finnes flere måter du kan fylle inn riktig dato på. Tast datoen: Plasser markøren i datofeltet og skriv inn ønsket dato. Slå opp i kalender: Dobbeltklikk inne i datofeltet eller bruk tasten F9, du vil da få frem en kalender der du kan klikke på ønsket dato for å hente denne inn i datofeltet. For å bla til en annen måned klikker du på knappene foran og bak månedsnavnet. Skifte passord Du kan enkelt endre ditt eget passord. På hovedmenyvalget Fil finner du et eget menyvalg for Endre Passord. Her kan du endre passordet til pålogget bruker, dvs. ditt eget passord. Som en sikkerhet må du først oppgi eksisterende passord, deretter skriver du ditt nye passord 2 ganger. Årsaken til at du må bekrefte det nye passordet er at du har ingen kontroll mot skrivefeil fordi du ikke ser hva du skriver. Når du har fylt ut alle 3 feltene klikk på OK for å lagre det nye passordet. Neste gang du logger på programmet må du bruke det nye passordet. Dersom du glemmer passordet ditt slik at du ikke får logget på programmet, kontakt systemadministrator som kan gå inn i Maritech Master og endre passordet for en bruker derfra. Kom raskt i gang Her gjennomgås hva du minimum må gjøre for å komme i gang med ordre/fakturaregistrering for en klient. Opprette klient Før du kan begynne å legge inn data i programmet må du opprette klienten (firmaet) du skal bruke. For nærmere beskrivelse av dette se kapittel Opprette ny klient på side 21. Maritech OLFI Brukerhåndbok Kom raskt i gang 20

21 Kartotek som må opprettes For å begynne å bruke Maritech OLFI må du minimum legge inn evt. kontrollere informasjon i følgende kartotek, i denne rekkefølge: Varer, Nivå Varer, Pakning Varer, Hovedvaregruppe Varer, Varegruppe Kunde/Leverandør, Betalingsbetingelser Kunde/Leverandør, Kundegruppe Kunde/Leverandør, Kundetype Kunde/Leverandør, Sperrekode Kunde/Leverandør, Bestillingsrutine Kunde/Leverandør, Rute Kunde/Leverandør, Leveringsmåte Diverse, Distrikt Diverse, Region Diverse, Selger Diverse, Agent Felleskartotek, Leveringsbetingelser Klientinformasjon Logo-filer med firmanavn, adresse etc. For en detaljert gjennomgang av disse og andre kartotek, se kapittel Gjennomgang kartotek på side 22 og utover. Alle ovennevnte kartotek i OLFI må inneholde minst 1 post, hvis ikke vil du oppleve å få gjentatte spørsmål om å oppgi klientnr. Hvis du ikke har behov for enkelte kartotek, opprett en post med navn "standard" eller lignende. Klient En klient er et separat firma/foretak som du registerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av data mellom de forskjellige klienter, med unntak av noen få kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Dersom du bruker Maritech OLFI til å fakturere for flere separate firma vil dette i praksis være egne klienter i systemet. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech OLFI, avhengig av din lisens. Opprette ny klient Nye klienter oppretter du i Maritech Master, se håndboken for Maritech Master. Vi anbefaler at du oppretter klienten som regnskapsklient først, deretter aktiverer du OLFI på klienten. Ved aktivering må du velge hvordan data i enkelte sentrale kartotek skal opprettes. Du har valget mellom å kopiere fra Standard eller en annen klient. Dersom klienten allerede er opprettet i et annet Maritech-program, for eksempel Maritech Regnskap, kan du ikke velge hvor det skal kopieres fra. Med Standard menes forhåndsdefinerte verdier som Maritech har lagt inn i systemet. Maritech OLFI Brukerhåndbok Klient 21

22 Hvis du velger å kopiere fra en eksisterende klient må du i tillegg til å velge klient oppgi nummeret på klienten. Etter at du har gjort nødvendige valg for hvor du vil kopiere informasjon fra klikker du på knappen OK for å sette i gang prosessen med å opprette klienten. Når oppretting av klient er ferdig må du legge inn en del grunnleggende informasjon, se kapittel Kartotek som må opprettes på side 21 og kapittel Gjennomgang kartotek på side 22 og utover. Hvis du velger en klient som ikke er initiert for OLFI før, vil også bildet for kopiering av data i sentrale kartotek fremkomme. Utfylles som beskrevet over. Skifte aktiv klient Alt arbeid i systemet foregår mot den aktive klienten, nummer og navn på denne vises på tittellinjen til programmet. Hvis du har flere klienter og skal arbeide med en annen klient enn den du er inne på, må du skifte klient under menyvalget Fil, Klient eller bruk knappen for klientvalg. Det er bare de som står under Aktive klienter som kan velges. Marker den klienten du skal arbeide med og klikk på knappen Velg. Kontroller at tittellinjen til programmet viser at du er inne på riktig klient. Gjennomgang kartotek I dette hovedkapitlet foretas en detaljert gjennomgang av de kartotek som programmet benytter. Rekkefølgen er den samme som på menyen Kartotek. Klientopplysninger I dette kartoteket legges inn alle faste opplysninger om klienten. Informasjonen som legges inn her brukes på mange av utskriftene og funksjonene i systemet. I tillegg styrer du her hvordan systemet skal fungere for de funksjonene som er definerbare. Navn Registrer aktuell informasjon om firmaet her som for eksempel adresse og telefonnummer. Det som registreres på dette skillearket brukes kun til informasjon på utskrifter. Diverse Viktige felter på dette skillearket er Valutakode og Språkkode, disse styrer bl.a. håndtering av fakturaer overfor utenlandske kunder. Nummerserier Her ser du hvilke nummerserier som gjelder for forskjellige formål i systemet. I tillegg vises sist brukte nummer og brukernavnet til den som sist fikk tildelt et nummer. Du skal normalt ikke forandre noe her. Dersom du ønsker å bruke samme nummerserie for utgående faktura og utgående kreditnota må du sette 0 i feltene f.o.m, t.o.m og sistbrukte på raden for Kreditnota. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 22

23 Faktura/Ordrereg. Innstillingene på dette skillearket styrer hvordan registrering av ordre/faktura foregår. Du styrer også her hvilke verdier enkelte felter på ordren/fakturaen får tildelt når du oppretter en ny ordre/faktura. Standard ordretype: Brutto/Netto-fakturering: Bilagsdato ved overføring til regnskap Konto i ordrereg.bildet: Std. bet.betingelser på kreditnota: Prosjektregistrering: Fakturabeløp kan overstyres: Fakturabeløp skal avrundes: Her velger du hvilken ordretype som skal foreslås ved innlegging av en ny ordre (faktura). Velg om nye ordrer skal være Netto eller Brutto. Ved Nettofakturering registrerer du pris uten mva, mva beregnes til slutt på fakturaen som et tillegg. Hvis du bruker Bruttofakturering taster du inn priser inkl. mva, programmet beregner da herav mva. På fakturaen blir sum mva-grunnlag og mva spesifisert. Her kan du velge om det er fakturadato eller journaldato som skal bli bilagsdato ved overføring til regnskap. Vi anbefaler å bruke fakturadato for å forenkle forespørsler i regnskapssystemet. Styrer om varelinjene på ordre/faktura inneholder vanlige standardopplysninger ("kan ikke overstyres"). Hvis du velger "Kan overstyres" vil alle varelinjene på nye ordrer vise 2 linjer på skjermen, med felter for å overstyre kontonummer, avdeling og bærer på denne varelinjen. Her velger du hvilken betalingsbetingelse som skal komme som forslag på kreditnotaer. Dersom det ikke står noe her brukes betalingsbetingelsen som er angitt på kunden. Hver ordre/faktura kan knyttes opp mot prosjektart, prosjekt, underprosjekt og fase. For at dette feltet skal brukes må Maritech Prosjekt brukes og prosjekt må være opprettet på forhånd. Hvis du krysser av her vil du få et ekstra felt i ordreregistreringsbildet, på nederste del under varelinjene. Etter å ha tastet inn varelinjene kan du i dette feltet oppgi fakturabeløp inkl. mva som skal brukes. Differansen mellom det du taster inn og summen av varelinjene vil da bli behandlet som en rabatt. Hvis du krysser av her vil programmet avrunde fakturabeløpet til nærmeste 50-øre (opp eller ned). Øreavrundingen spesifiseres på kvitteringsdelen av fakturaen, og avrundet beløp skrives som fakturabeløp og på giroen. Hvis du skal bruke øravrunding må du angi hvilken konto dette skal bokføres på, under skillearket "Regnskap". Denne kontoen må ha forslag mva-kode = 0 (ingen momsbehandling). Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 23

24 Sporing på bilnr.: Kontroller kontraktsfakturering ved oppstart av OLFI Reg produksjonspris under ordreregistrering Overfør salgsordrer mellom klienter Ordrereg. ant.dgr. fra reg.dato til lev.dato: Ordreg. sekunder mellom refresh: Skal pakkseddel skrives før fakturering: Overfør salgsordre mellom klienter: EORI: Dette er en spesialvariant for en enkelt kunde. Dette styrer om brukeren skal få varsel om kontrakter som er klar for fakturering, se kapittel Kontraktsfakturering på side 83. Dersom dette feltet er krysset av vil du kunne registrere produksjonspris ved innlegging av varelinjer på en ordre. Dette brukes da for å beregne dekningsbidrag for varelinja. Ved inntasting av registreringsdato i ordrehodet foreslår programmet leveringsdato. Her bestemmer du antall dager som skal være fra registreringsdato til leveringsdato som standard. Oppgir du for eksempel 2 dager her vil leveringsdato bli satt 2 dager frem i tid i forhold til registreringsdato. Ordreregistreringsbildet (med listen over ordrer) har automatisk oppdatering med visse mellomrom, dvs. at informasjonen i bildet ajourføres fra databasen. Spesielt i flerbrukermiljø der flere personer registrer ordrer samtidig vil ikke andres ordrer vises i bildet før det oppdateres. Her angir du hvor ofte bildet skal oppdateres (antall sekunder). Standard er dette satt til 120 sekunder, dvs. 2 minutter. Hvis du har behov for å se andres ordrer raskere, kan du sette dette tallet til en lavere verdi. Vær forsiktig med å sette en for lav verdi, fordi hver gang bildet oppdateres vil programmet "henge", dvs. at du ikke får gjort noe mens bildet oppdateres. Du må prøve deg litt frem for å finne en fornuftig verdi her. Her velger du om pakkseddel skal skrives ut før ordren kan faktureres. Dersom dette står til Ja vil ikke ordrene kunne faktureres uten at pakkseddel skrives ut. Hvis du ikke bruker pakkseddel kan du sette Nei her, du kan da hoppe over pakkseddel under faktureringsarbeidet. Selv om du setter Nei for pakkseddel, vil du kunne skrive ut pakkseddel for ordrer dersom du ønsker det. Valget her styrer bare om det er pliktig å skrive ut pakkseddel før fakturering. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 24

25 Regnskap På dette skillearket styrer du integrasjonen mellom OLFI og Regnskap. Tekstkoder: Utg. mva.: Utg. mva. mat: Utg. mva pers.tr. Konto for øreavrunding: Inng. mva.: Inng. mva. mat: Inng. Mva. pers.tr. Oppdater hbkonto ved fakturering Regnskapssystem: Internordre overføres til: Ordrereg. bruk bærer knyttet til selger og avdeling Velg hvilken tekstkode (bokføringstekst i regnskapet) som skal brukes for de forskjellige ordretypene ved overføring til regnskap. Internordre er utgående faktura til kunder merket som konsernkunder. Her oppgir du hovedbokskonto for ordinær utgående merverdiavgift, må fylles ut. Her oppgir du hovedbokskonto for utgående merverdiavgift for matvarer, må fylles ut. Her oppgir du hovedbokskonto for utgående merverdiavgift for personbefordring, må fylles ut. Her oppgir du hovedbokskonto for øreavrunding. Må fylles ut hvis du bruker funksjonen for øreavrunding av faktura, jfr. kapittel Faktura/Ordrereg på side 23. Her oppgir du hovedbokskonto for ordinær inngående merverdiavgift, må fylles ut. Her oppgir du hovedbokskonto for inngående merverdiavgift for matvarer, må fylles ut. Her oppgir du hovedbokskonto for inngående merverdiavgift for personbefordring, må fylles ut. Dersom du haker av her vil systemet sjekke mva-koder og lignende på salg/kjøp/rabatt-konti ved utskrift av fakturaen. Dersom det ikke er haket av vil det sjekkes mot gyldige mva-koder kun ved innlegging av varelinjene. Velg hvilket regnskapssystem du skal ha integrasjon til. Hvis du velger "ingen" her vil du ved valget "Overføring til regnskap" på registrerings-menyen få ut en faktura/konteringsjournal, og ordrene som inngår får status bokført. Denne journalen foretar ikke de samme kontroller av mva-beløp, gyldige konti etc. som ved overføring til Maritech Regnskap. Her velger du hvilket system internordrer skal overføres til. En internordre er salg/kjøp der kunde eller leverandør er merket som konsernkunde/leverandør. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 25

26 knyttet til kundetype: Mva pliktig: Katalog for evt. transaksjonsfil regnskap: Katalog for evt. transaksjonsfil til lønn: Føringsintervall fra dato til dato: Bruker kan styre periodedato (gjelder denne maskinen): Ved valg av eksterne regnskapssystem vil programmet lage en transaksjonsfil som kan leses inn i regnskapssystemet. Her oppgir du full sti til katalogen denne filen skal lagres i. Filen lages ved overføring til regnskap. Dersom du bruker factoring oppgir du her hvor datafila som skal sendes factoringselskapet skal lagres (brukes bl.a. av Elcon Finans). Ved valg av lønn for overføring av internordrer vil programmet lage en transaksjonsfil som kan leses inn i lønnssystemet. Her oppgir du full sti til katalogen denne filen skal lagres i. Filen lages ved overføring til regnskap. Div. instillinger Kid-nr Hvis du har avtalt med banken din å få overført informasjon om innbetalinger elektronisk må du fylle ut feltet "Bruk av KID-nr". KID står for Kundeidentifikasjon, og brukes for å overføre fakturanummer som betalingen gjelder. Ved å få overført innbetalinger elektronisk slipper du å bokføre disse manuelt. Prinsippet er det samme som for remittering til leverandørene. Hvis du skal bruke KID-nummer på giroblanketten må kodelinjen (med KID, Beløp og bankkontonummer) skrives med en bestemt skrifttype, godkjent av BBS for optisk lesing. Dette er en OCR-skrift som ikke er standard i Windows, men må kjøpes separat og installeres på PC'en som skal skrive ut fakturaer. Skrifttypen heter OCR-B 10 pitch og kan kjøpes hos AKVA group Software AS. Generelle innstillinger Hvis du har Maritech Ekspedisjon, et tilleggsprogram for pakking, merking og scanning av varer, må du krysse av for dette her. EAN EAN er en standard for varenummer som brukes bl.a. til strekkodemerking av varer. Aktive moduler Utskrifter Innstillingene på dette skillearket styrer hvordan forskjellige utskrifter ser ut. For Faktura, Ordrebekreftelse, Kreditnota og Innkjøpsordre kan du blant annet velge mellom Forenklet og Utvidet. Ved bruk av Forenklet utskrift kommer bare de viktigste kolonnene med på utskriftene, slik som varenummer, varenavn, enhet, antall, pris og beløp. Hvis du velger Utvidet utskrift kommer i tillegg feltene leveringsenhet, leveringsantall, rabatt og pris netto med på disse utskriftene. Skrifttypen som brukes på varelinjene blir da mindre, for å få plass til all informasjonen. For fakturautskrift kan du i tillegg velge om utskriften skal være med eller uten linjebeløp. Hvis du velger uten linjebeløp skrives ikke enhetspris og sum på hver varelinje, kun totalsummen for fakturaen etter alle varelinjene. Velger du med linjebeløp skrives enhetspris og sum på varelinjene ut. For faktura, kreditnota, innkjøpsordre og avregning kan du velge om du vil la systemet legge på kundenavn, adresse, bankkontonummer og organisasjonsnummer fra klientopplysningene, eller om du vil lage logofil som legges på ved utskrift. Se eget kapittel for detaljer om logofiler. For utskrift av plukkliste kan du velge om den skal være med eller uten nivåopplysning, dvs om informasjon om varenivået skrives ut. For nærmere omtale av nivå, se kapittel Enhet/Nivå og Varer. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 26

27 På dette skillearket velger du også om ledetekstene (faste tekster) på fakturaer uten giro skal være på norsk eller engelsk. Fakturaer til kunder som har annen språkkode enn klienten kommer uten giro. Prisliste På dette skillearket velger du om du vil bruke ulike prislister for ulike kunder/kundegrupper. Innkjøp Informasjonen på dette skillearket brukes i forbindelse med innkjøpsmodulen. Std. kundeinfo Her velger du hvilke verdier som skal tildeles som standard når du oppretter nye kunder. For nærmere forklaring av de enkelte feltene se omtalen for de respektive kartotek. Std. leverandørinfo Her velger du hvilke verdier som skal tildeles som standard når du oppretter nye leverandører. I Maritech OLFI brukes leverandør i forbindelse med innkjøp av varer. Du kan angi hvilken prisliste for kjøp som skal gjelde for denne leverandøren, samt hvilken kryssreferanseliste som skal brukes. Varer I forbindelse med varekartoteket kan du definere noen egne felt som du bruker til det du har behov for. I varekartoteket vises disse feltene på eget skilleark "Klientdef. felt". Teksten foran feltene i varekartoteket legger du inn på dette skillearket på klientopplysninger. Teksten du oppgir her vil vises på alle varene på denne klienten. Bruk forenklet oppbygging/ajourhold av vareregister: Det er laget mulighet til å benytte et forenklet varekartotek. Dette kan være aktuelt å for kunder som ikke har avanserte behov for varekartoteket. Ved bruk av forenklet varekartotek skjules skillearkene: Nivå/Enheter, Råvare/Basisvare, Holdbarhet og Pricat. Skjermbildet for varekartoteket blir da mye enklere, ved at det blir mindre informasjon i bildet. Styringen av om det skal brukes forenklet varekartotek skjer på klientnivå, slik at det kan gjøres forskjellig på de enkelte klienter alt etter hvilke behov de forskjellige firmaene har. Tekster Du kan skrive inn en fast tekst som kommer nederst på alle fakturaer, i feltet "Std. bunntekst på faktura (kvitteringsdel)". Teksten du skriver inn i dette feltet kommer etter alle varelinjene, like over kvitteringsdelen. Samme muligheten finnes for ordrebekreftelse og engelsk faktura. Varer Varekartoteket er det mest sentrale registret i Maritech OLFI. Det er derfor svært viktig å bygge opp varekartoteket med en gjennomtenkt struktur, slik at det blir praktisk i den daglige bruken av programmet. Under gjennomgås de enkelte delene av varekartoteket i detalj. Du bør vite hva de forskjellige begrepene står for når du arbeider med varekartoteket, slik at du bruker systemet mest mulig effektivt. Varer Før du kan opprette varer må du ha lagt inn nødvendige verdier i følgende kartotek, i nevnte rekkefølge: Nivå, Pakning, Hovedvaregruppe og Varegruppe. Se under for en detaljert gjennomgang av de enkelte kartotekene. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 27

28 Systemet filtrerer hvilke skilleark og opplysninger som vises basert på oppsettet i Klientkartoteket. Mange felt vises ikke dersom du har valgt forenkelt vareregister, og enkelte felt vises kun dersom innkjøpsmodulen er aktivert. Varer som er brukt i registreringer, kan ikke slettes. Du må i tilfelle merke de som "Utgått", jfr. omtalen under. Søk på varer Når du kommer inn i vinduet vil du ikke se noen varer med en gang. Du må først gjøre et søk for å få frem varer i bildet, se under. Du kan bruke valgfeltene øverst i bildet for å velge hvordan søket skal gjøres. Gjør ønskede valg i "Søk på" og "som", skriv deretter en eller flere bokstaver eller tall i feltet bak, og klikk på Søk knappen. I listen under vil du da få se varene som tilfredsstiller søkekriteriet du brukte. Hvis du vil se alle varer klikker du på Søk knappen med tomt søkefelt (som i eksemplet). Under søkefeltet har du i tillegg muligheten til å velge om du bare vil se enkelte varetyper. Det er bare varer med de avkryssede varetyper som vil vises i bildet. Standard er alle varetypene avkrysset, så du må ta vekk krysset for varetyper du ikke vil se. Du har også et valg om du vil se Passive varer, denne er det ikke satt kryss på som standard. For å endre på en eksisterende vare må du dobbeltklikke på linjen med denne varen. Bildet for vedlikehold av vare vil da komme frem. Hvis du legger til en ny vare vil en del av feltene i varekartoteket være utfylt med standardverdier som programmet foreslår. For å opprette en ny vare må minimum følgende felt være utfylt: Varenr og navn, Varetype, Varegruppe, Mengde-enhet og Pris-enhet. På skillearket Nivå: Enhetsbeskrivelse, Antall mengdeenheter og Antall prisenheter. Øverste del av bildet for varen ser slik ut: Varetype Varegruppe Enva-nr Utgått Strukturvare Salgsvare Innkjøpsvare Velg varetype denne varen tilhører. Velg varegruppe denne varen tilhører, jfr. kapittel Varegruppe Velg ENVA-nummer denne varen tilhører, jfr. kapittel Feil! Fant ikke referansekilden.. Varer som er i bruk skal ikke ha kryss her. Dersom varen utgår og ikke skal brukes mer setter du hake i dette feltet. Du får da ikke lenger anledning til å bruke denne varen på ordre/faktura. Varer du selger skal ha hake her. Det må være avmerket i dette feltet for at du skal kunne bruke varen på ordre/faktura. Dersom du kjøper inn varen fra en leverandør kan du krysse av her. Det er bare varer merket som innkjøpsvare som du kan registrere innkjøp på. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 28

29 Beregn DB Statistikk Pricat Lagerstyres Mengdeenhet Vekt (mengde) Dersom du haker av i dette feltet vil varen inngå i rapporter over dekningsbidrag. Bidraget vil bli beregnet ut fra salgpris fratrukket innkjøpspris eller kostpris i varekartoteket eller produksjonspris registrert ved innlegging av varelinjer. I tillegg trekkes ordrekostnader ut (Frakt, pakkekostnad, eksportavgift o.l). Styrer om varen skal være med på statistikker. Dette feltet må være avkrysset for at varen skal bli med. Her velger du om varen skal lagerstyres, og i tilfelle hvilken type lagerstyring som skal brukes. Jfr. kapittel Lagerstyring for nærmere detaljer om lagerstyring. Dersom du velger en type lagerstyring her (dvs. noe annet enn Nei), vil dette feltet bli sperret for endring så snart det er brukt på en ordre/faktura. Her angir du hvilken enhet varen normalt selges i. Ved bruk av utvidet lagerstyring kan du operere med flere enheter for samme vare, for eksempel stk, kartong, palle. Oppgi antall kilo en mengdeenhet av varen veier. Brukes ved utskrift av pakkseddel og fraktbrev, hvor vekten fremkommer. Priseenhet Velg hvilken enhet prisen oppgis i. Pris Hent kostpris Innkjøpspris Kostpris Maks. rabatt Ikke rabatt Mvapliktig Pris pr. enhet. Prisen oppgis uten mva. Programmet beregner bruttopris inkl. mva der det skal brukes. Prisen kan overstyres i ordreregistreringen. Fyll ut med pris varen har ved innkjøp. Brukes ved utskrift av prisliste til å beregne dekningsbidrag, og ved beregning av beholdningsverdi for lagerstyrte varer. Fyll ut med gjennomsnittlig kostpris for varen. Brukes ved utskrift av prisliste til å beregne dekningsbidrag, og ved beregning av beholdningsverdi for lagerstyrte varer. Oppgi maksimal rabattprosent som kan gis på denne varen. Kryss av her hvis det ikke skal kunne gis rabatt på denne varen. Kryss av for om varen er mvapliktig. Varer som ikke er mvapliktige skal ikke ha kryss her. Skilleark Råvare/Basisvare: Opplysninger om innholdet i varen, som for eksempel fettprosent, proteinprosent og om dette eventuelt er en basisvare. Skilleark Lager/Innkjøp: Opplysningene på dette skillearket brukes kun for varer som lagerstyres, se kapittel Lagerstyring. Skillearket Holdbarhet: Opplysningene som legges inn her kan brukes ved definering av etiketter i Ekspedisjons-systemet. Skilleark Diverse: Notater: Her kan du skrive inn fritekst i forbindelse med denne varen. Teksten du legger inn her vises kun i dette bildet. Tolltariffnr: Hvis du eksporterer denne varen kan du legge inn tolltariffnummeret til varen her. Varenavn etikett: Her kan du legge inn varenavnet som skal skrives ut på etiketter definert i Ekspedisjonssystemet. Skillearket Språk: Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 29

30 Her kan du legge inn varenavn på flere språk. Det er språkkoden på kunden som avgjør hvilket varenavn som fremkommer. Hvis det ikke er opprettet varenavn på kundens språk brukes varenavnet som er knyttet til varenummeret (helt øverst på bildet). Du kan legge inn varenavn på så mange språk du selv ønsker, klikk på høyre mustast og velg Legg til for å lage flere linjer her. De enkelte språkene må på forhånd være opprettet, under menyvalg Kartotek, Felleskartotek, Språk. Skillearket Klientdef. felt: Her vises 5 frie felt som du kan bruke til det du måtte ønske. Ledetekstene foran feltene må du oppgi i Klientopplysninger, se kapittel Varer på side 27. Disse feltene vises kun på dette skjermbildet. Skillearket Pricat: Skillearket Varestruktur: En varestruktur er en vare som består av flere andre vareenheter. For å bruke varestruktur oppretter du hver enkelt komponent samt hovedvaren som separate varer i varekartoteket. På hovedvaren merker du av for at varen er en strukturvare. I dette skillearket legges det så inn hvilke komponenter varen består av og hvilke mengder som inngår i en mengdeenhet av hovedenheten. Varegruppe Varekartoteket må deles opp i varegrupper. Det er 2 nivå varegrupper: Varegruppe og Hovedvaregruppe. Du må ha minst 1 gruppe i hvert av disse kartotekene. Se kapittel Hovedvaregruppe på side 31 for omtale av hovedvaregruppe slik at du forstår sammenhengen mellom disse 2 kartotekene før du oppretter noen varegrupper. Varegruppe styrer konteringen av fakturaer, dvs. hvilke hovedbokskonti de forskjellige varelinjene bokføres på. Du må minst ha en varegruppe for hver salgskonto du skal bokføre salg på via fakturaprogrammet. På varegruppen må du oppgi hvilken Hovedvaregruppe denne tilhører. Hvis du bruker Avdeling og/eller Bærer kan du oppgi standardvalg for disse på varegruppen. Varegruppen har 4 grupper (Salg, Kjøp etc.) med tilhørende hovedbokskonto, du må fylle ut kontoer for den eller de delene av programmet du har tenkt å bruke. Du må fylle ut alle 4 kontonummerne for den eller de gruppene du skal bruke. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 30

31 Hovedvaregruppe Hovedvaregruppe er det øverste nivået, som igjen er oppdelt i varegrupper. Behovene til det enkelte firma avgjør hvordan disse 2 kartotekene bygges opp, noen har bare bruk for en varegruppe og en hovedvaregruppe, mens andre kan ha bruk for mange av hver. Hovedvaregruppe bør brukes til å definere forskjellige virksomhetsområder et firma driver med. For eksempel kan et firma drive en butikk med salg av elektrisk materiell, og samtidig ha en installasjonsavdeling som foretar elektriske installasjoner hos kunder. I dette tilfellet bør det opprettes 2 hovedvaregrupper, en for hver av virksomhetsområdene. Hovedvaregruppe bør med andre ord brukes når det er relativt avskilte typer varer. Du oppgir bare et nummer og navn på hovedvaregruppen. Dokumentmaler Her velger du hvilke dokumentmaler som skal knyttes mot vareregistret. Dokumentmalene lager du i MS Office Word. Varedokument Her kan du opprette dokumenter koblet mot den enkelte vare i vareregistret. Dokumentene kan for eksempel være produktdatablad, sertifikater og lignende. Marker varen du vil opprette dokument for. Deretter klikker du Nytt dokument, da får du opp følgende vindu der velger om du vil opprette nytt dokument eller lage en kobling til et eksisterende dokument. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 31

32 Nytt dokument Dersom du oppretter nytt dokument kan du velge hvilken av malene du skal bruke for dokumentet samt gi dokumentet et filnavn og en beskrivelse. Når du klikker Opprett dokument startes MS Office Word med valgte mal og du kan lage dokumentet. Eksisterende dokument Dersom du vil koble et eksisterende dokument til varen merker du av for Lagre lenke til eksisterende fil og klikker Neste. Da får du opp et vindu der du kan bla deg frem til et eksisterende dokument og gi dokumentet en beskrivelse. Enhet/Nivå Nivå kan defineres som "enhetsbetegnelse", for eksempel kg, meter, stk etc.. Her må du opprette alle de forskjellige nivåene du har behov for å bruke. På varekartotek og ved registrering av ordre/faktura kan du bare velge mellom de nivåene du har opprettet her, du kan ikke selv skrive inn tekst for et nivåbegrep. Pakning Her defineres de forskjellige pakningstyper og størrelser som er aktuelle. Du kan også angi målene på pakningene, både dimensjoner og volum. Kvalitet Kryssreferanser Kryssreferanser er en funksjon der du kan opprette alternative varenummer for varene. Dette brukes bl.a. for leverandører til dagligvarekjeder, der kjedene bruker sine egne varenummer. Du må da opprette en liste for hver kjede og definere kjedens varenummer for de varene som er Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 32

33 aktuelle for kjeden. Deretter kan du koble kjedens kunder mot kryssreferanselista og bruke kjedens varenummer ved innlegging av varelinjer på ordre/faktura. Kunde/Leverandør Kunder Felleskartotek med bl.a. Maritech Regnskap, Lønn og Trading. Kartotek over kunder som er registrert på den aktive klienten. Utgående faktura og kreditnota kan du føre direkte i Maritech Regnskap eller overføre automatisk fra Maritech OLFI / Maritech Trading. Du kan også knytte ansatte i Maritech Lønn til en kundereskontro for å håndtere ulike trekk i lønnssystemet som reskontroposter i regnskapet. Du kan legge til nye kunder eller vedlikeholde tidligere registrerte kunder, men du kan ikke slette kunder dersom det finnes transaksjoner på kunden. Du kan imidlertid sette kunder passive og dermed sperre for nye registreringer samtidig som du tar vare på all historikk vedrørende kunden. For å hente frem en eksakt kunde anbefaler vi at du søker etter denne ved hjelp av feltet "Kundenavn/kundenr" nederst i dialogboksen som kommer frem. Dersom du skriver bare tall i feltet tolkes dette som en del av et kundenummer, i andre tilfeller vil det tolkes som en del av et kundenavn. Dersom du ønsker at alle kunder skal hentes frem klikker du på "Søk" mens feltet "Navn" er tomt. Dette vil imidlertid ta lengre tid enn om du søker etter et konkret navn. Du kan også øke hastigheten på kundesøk ved å fylle ut deler av postnummeret. Ved å dobbeltklikke på en kunde kommer det frem et nytt bilde med detaljopplysninger om kunden. Her er det mulig å vedlikeholde opplysninger om kunden. Kundeopplysningene er delt i 6 skilleark/mappefaner. Skilleark Navn Her legger du inn faste opplysninger om kunden som også lagres i navnekartoteket slik at opplysningene kan brukes i tilfelle samme person eller firma opptrer som leverandør, ansatt eller andre roller. Nederst ser du hvilket navnenummer vedkommende har i navnekartoteket. Kundeserie: Her angir du hvilken serie kunden skal opprettes i. Ut fra hvilken serie som velges vil det bli tildelt kundenummer når du lagrer opplysningene. Kundenummeret kan du overstyre dersom du skriver inn et gyldig nummer før du klikker Lagre. Det er ikke mulig å endre kundeserie etter at du har lagret kunden. Kundeserien må være definert på forhånd. Skilleark Diverse Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 33

34 Her angir du om det skal være mulig å fakturere i fremmed valuta på denne kunden. Du kan også angi hva som skal være vanlig valuta, for hvert enkelt bilag kan du velge en annen valuta dersom du ønsker det. Språkkode styrer om faktura skal være med eller uten giroblankett. Hvis språkkode på kunden er forskjellig fra språkkode på klienten kommer det ingen giro på fakturaen. Ledetekstene på fakturaer uten giro kan være på engelsk dersom dette er valgt på klientinformasjon, jfr. kapittel Utskrifter på side 26. Språkkode kan overstyres på den enkelte faktura. Språkkoden styrer også om varetekstene kan komme på andre språk, jfr omtale av varekartoteket, kapittel Varer på side 27. Skilleark regnskap Her angir du diverse opplysninger som brukes ved regnskapsføring. På en del felt setter du inn standardverdier som systemet skal foreslå ved registrering, disse feltene kan du overstyre ved registrering. Dette gjelder betalingsbetingelse, leveringsbetingelse og mva-plikt. Viktige felt: Hovedboksgruppe Betalingsbetingelser Her angir du hvilken hovedboksgruppe kunden tilhører, det vil si hvilken balansekonto kundefordringene skal posteres på. Angi betalingsbetingelse for å lette registreringen senere. Ved fakturering vil systemet komme med forslag til forfallsdato. MVA-pliktig Sett hake her om kunden skal faktureres med tillegg av MVA som standard. Dette kan overstyres for hver enkelt faktura/bilag. Samlefaktura Sett hake her dersom kunden skal faktureres med samlefaktura. Skilleark Betaling Under dette skillearket angir du også om kunden skal renteberegnes etter firmasats eller privatsats. Her kan du også angi om kundefordringer skal gå via faktoringselskap. Skilleark OLFI Feltene på dette skillearket styrer mye av håndteringen i Maritech OLFI for denne kunden. Mange av feltene fylles ut med standardverdier som er definert for klienten, jfr. kapittel Std. kundeinfo på side 27. Verdiene kan endres for den enkelte kunde. Feltene påvirker både ordreregistrering og statistikker. Det er ingen av disse feltene (bortsett fra "Prisliste salg", "Prisliste merking" og Kryssref varer") som er nødvendige å oppgi, du kan godt la et felt være blankt. For nærmere forklaring av de enkelte feltene, se omtalen for de respektive kartotek: Kundetype på side 35 Kundegruppe på side 35 Selger på side 39 Agent på side 39 Region på side 39 Sperrekode på side 36 Bestillingsrutine på side 36 Rute (sending) på side 37 Programmet har mulighet til å registrere ordre/faktura på ett kundenummer, varene kan leveres til et annet kundenummer, og fakturaen kan utstedes på et separat kundenummer. Dette styres med feltene i nederste del av skillearket. Dersom ingen av disse feltene er utfylt med kundenummer blir alt styrt mot kundenummeret det registreres på. Dersom det er fylt ut kundenummer i et felt benyttes dette nummeret i stedet for kundenummer det er registrert på. For eksempel kan det være aktuelt å bruke hvis en kunde har avdelinger flere steder, som bestiller varer selvstendig, mens fakturaen skal sendes til en sentral administrasjon. I så fall kan kundenummer for den sentrale administrasjonen legges inn i feltet "Fakturakundenummer". I tillegg til å styre faktura, levering etc. til andre kundenummer, kan du også kontrollere om dette kundenummeret kan benyttes til bestilling, faktura eller levering. Dette styres av feltene til høyre over fakturakundenummeret. Det må være krysset av for de respektive valgene for at du får lov å Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 34

35 bruke kunden til de forskjellige formålene. Igjen kan vi bruke en kunde med sentral administrasjon og flere avdelinger som eksempel. På kundenumrene til avdelingene tar du vekk haken for "Fakturakunde", dette sikrer at fakturaer ikke havner på dette kundenummeret. Nederst er det et felt som heter "Bruk best.kundenr som reskontro dersom kundenr er fakturakundenr". Dette er ment brukt i de tilfeller hvor flere kunder benytter et felles fakturakundenummer. Ved overføring til regnskap kan bestillingskundenummeret benyttes som reskontronummer dersom dette feltet er avkrysset for det felles fakturakundenummeret. Dersom feltet ikke er krysset av vil fakturakundenummer bli brukt som reskontronummer. Skillearket OLFI avsetning rabatter Enkelte kunder kan ha egne rabattavtaler hvor rabatten avsettes mot konto som gjøres opp for eksempel en gang i kvartalet. Avtalene må legges inn på i dette skillearket på den enkelte kunden. Kundetype Fritt definerbart kartotek for å angi forskjellige kundetyper som velges på den enkelte kunde. Brukes i forbindelse med statistikker. Se også kapittel Kundegruppe. Kundegruppe Fritt definerbart kartotek for å angi forskjellige kundegrupper som velges på den enkelte kunde. Brukes i forbindelse med statistikker. Se også kapittel Kundetype. Leverandører Felleskartotek med Maritech Regnskap, Maritech Trading og Maritech Sluttseddel. Kartotek over leverandører som er registrert på den aktive klienten. Du kan legge til nye leverandører eller vedlikeholde tidligere registrerte leverandører. For å hente frem en eksakt leverandør anbefaler vi at du søker etter denne ved hjelp av feltet "Leverandørnr/leverandørnavn" nederst i dialogboksen som kommer frem. Dersom du skriver bare tall i feltet tolkes dette som en del av et leverandørnummer, i andre tilfeller vil det tolkes som en del av et leverandørnavn. Dersom du ønsker at alle leverandører skal hentes frem klikker du på Søk mens feltet Navn er tomt. Dette vil imidlertid ta lengre tid enn om du søker etter en konkret leverandør. Du kan også øke hastigheten på leverandørsøk ved å fylle ut deler av postnummeret. Ved å dobbeltklikke på en leverandør kommer det frem et nytt bilde med detaljopplysninger om leverandøren. Her er det mulig å vedlikeholde opplysninger om leverandøren. Leverandøropplysningene er delt i 5 skilleark/mappefaner. Skilleark Navn Her legger du inn faste opplysninger om leverandøren som også lagres i navnekartoteket slik at opplysningene kan brukes i tilfelle samme person eller firma opptrer som kunde, ansatt eller andre roller. Nederst ser du hvilket navnenummer vedkommende har i navnekartoteket. Viktige felt: Leverandørserie: Her angir du hvilken serie leverandøren skal opprettes i. Ut fra hvilken serie som velges vil det bli tildelt leverandørnummer når du lagrer opplysningene. Leverandørnummeret kan du overstyre dersom du skriver inn et gyldig nummer før du klikker Lagre. Det er ikke mulig å endre leverandørserie etter at du har lagret leverandøren. Skilleark Diverse Her angir du om det skal være mulig å registrere bilag i fremmed valuta på denne leverandøren. Du kan også angi hva som skal være vanlig valuta, for hvert enkelt bilag kan du velge en annen valuta dersom du ønsker det. Bankkontonummer Legg inn bankkontonummer påkrevd dersom leverandøren skal være med på elektronisk remittering. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 35

36 Skilleark Regnskap Her angir du ulike parameter for hvordan registreringer skal foretas, for eksempel om bilag fra leverandøren er momspliktige eller ikke. Viktige felt: Hovedboksgruppe Denne må angis for å styre transaksjoner på leverandøren mot riktig hovedbokskonto. Betalingsbetingelser Angi betalingsbetingelse for å lette bilagregistreringen senere. Systemet foreslår ut fra betalingsbetingelsen forfallsdag under bilagregistrering. Skilleark Betaling Her angir du ulike parameter for å ta hånd om utbetalinger til leverandøren. Viktige felt: Remitter leverandøren: Betalingstjeneste Rabattdager Rabattprosent Benytt faktoringselskap: Sett hake om leverandøren skal være med på elektronisk remittering. Angi hvilken betalingstjeneste leverandøren skal være omfattet av. Dette feltet bruker du for å angi antall rabattdager dersom du får fradrag ved betaling før forfall. Dette feltet bruker du for å angi rabattprosent ved betaling før forfall. Se også feltet ovenfor. Sett hake her om leverandøren benytter faktoringselskap. Det kommer da et nytt felt frem. Her legger du inn reskontronummeret på faktoringselskapet. Faktoringselskapet må på forhånd selv være opprettet som leverandør. Skilleark OLFI I Maritech OLFI brukes leverandør i forbindelse med innkjøp av varer. Du kan angi hvilken prisliste for kjøp som skal gjelde for denne leverandøren, samt hvilken kryssreferanseliste som skal brukes. Rabatt Definering av rabattavtaler. Disse kan brukes på den enkelte kunden i ettertid under skillearket "Olfi avsetning rabatter". Sperrekode Sperrekode er et felt på kunden som brukes når det ikke skal faktureres eller tas imot ordrer fra en kunde. Sperrekoden er ment for å si hvorfor det ikke skal selges mer til denne kunden. Sperrekoden gir ikke noe varsel ved registrering av ordre/faktura. Ved registrering må skillearket "Kundeopplysninger" sjekkes for å se om det er sperrekode på denne kunden. Eksempler på aktuelle sperrekoder: Konkurs Ubetalte krav Bestillingsrutine Her kan du definere aktuelle måter kundene dine bestiller varer på. Dette kan være bestilling pr. telefon, telefaks, E-post, eller at du ringer kunden på bestemte tidspunkt. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 36

37 Rute (sending) Fritt definerbart kartotek for informasjon om hvilken "rute" du sender varer til kunden med. Dette er mest aktuelt for dem som har egne utkjøringsruter (med egne biler) som bringer varer ut til kundene. Leveringsmåte Fritt definerbart kartotek over leveringsmåter, for eksempel Godsrute, Egne biler, Hentes. Betalingsmåte Fritt definerbart kartotek over betalingsmåter, for eksempel Bankgiro, Kontant, Remburs. Kjøretøy Fritt definerbart kartotek over hvilke kjøretøy som skal kobles mot en kunde, dette er en spesialfunksjon som henger sammen med valget i Klientkartoteket for "Sporing på bilnummer". Priser Under menyvalget Priser har du mulighet til å opprette prislister for salg og kjøp samt foreta prisjusteringer. Prislister Salg Her oppretter du de ulike prislistene som du skal bruke ved utfakturering. Prislistene Basis og Kostprisliste må ikke slettes, de brukes av systemet i ulike sammenhenger. På hver enkelt prisliste kan du angi hvilke pristyper som skal inngå i lista, for eksempel om rabatter og kostpris skal inngå i lista. Priser/rabatter Salg Her legger du inn prisene for den enkelte vare i prislistene. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 37

38 Legg merke til at prisene gjelder for et datointervall. Dersom du registrerer en salgsordre utenfor datointervallet for prisene, vil det ikke fremkomme noen pris på varelinja. Det mest vanlige er å opprette listesatser, det vil si at alle kundene som er tilknyttet prislista får prisene fra lista. Du har imidlertid også mulighet for å angi spesifikke priser for enkeltkunder i lista. Prislister Innkjøp Prislister innkjøp fungerer på samme måte som prislister salg. Basis-lista må ikke slettes. Priser/rabatter innkjøp Her legger du inn innkjøpsprisene for den enkelte vare i prislistene på samme måte som for prislister salg. Kopier prisliste (salg) Her kan du kopiere en prisliste med alle varer og priser. Du må først opprette den nye lista under Prislister salg, deretter bruker du denne funksjonen for å kopiere over alle varer og satser fra en eksisterende liste til den nye lista. Prisjustering (salg) Her har du mulighet for å justere priser automatisk med en prosentsats eller et beløp. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 38

39 Prisjusteringen kan du gjøre for en bestemt varegruppe, en bestemt varetype og for en bestemt prisliste. Dersom du ønsker å justere alle priser, velger du "Alle" i de 3 feltene. Du må legge inn satsen for prisjusteringen, enten i beløp eller prosent. Du kan også velge avrunding, til nærmeste øre, 10-øre, 50-øre eller krone. Dersom du haker av for "Prisjustering kun med logg" får du en liste som viser gammel og ny pris uten at nye priser blir lagret. Dette kan du bruke for å tilpasse utvalget, sats og avrunding før du kjører den aktuelle justeringen med lagring av nye priser. Lager Her oppretter du lagre med navn og adresse, samt lokasjoner innenfor lagrene, for eksempel Frysetunell 1, Kjølebu 1, reol 1 og lignende. Diverse Distrikt Fritt definerbart kartotek hvor du kan angi distrikter, dersom dere har delt opp salgsområdet (geografisk) i distrikter. Se også kapittel Region på side 39. Distrikt og region er 2 begreper som kan brukes fritt for å angi salgs- eller kundeområder. Det er ingen sammenheng mellom disse 2 begrepene. De kan dermed brukes parallelt, og bygges opp i forhold til bedriftens behov. Region Fritt definerbart kartotek hvor du kan angi regioner, dersom dere har delt opp salgsområdet (geografisk) i regioner. Se også kapittel Distrikt på side 39. Distrikt og region er 2 begreper som kan brukes fritt for å angi salgs- eller kundeområder. Det er ingen sammenheng mellom disse 2 begrepene. De kan dermed brukes parallelt, og bygges opp i forhold til bedriftens behov. Selger Fritt definerbart kartotek hvor du kan opprette selgerne du har behov for, dersom du ønsker det. Selger kan registreres fast på en kunde, jfr. kapittel Kunder på side 33. Dersom selger er registrert på kunden vil denne komme som forslag på skillearket Kundeopplysninger i faktureringsbildet, jfr. kapittel Kundeopplysninger/ordrekostnader på side 49. Selger kan fritt endres på den enkelte ordre/faktura. Med selger menes vanligvis en som er ansatt i ditt firma. For andre selgere som du fakturerer for, se kapittel Agent på side 39. Selger kan brukes i forbindelse med statistikk. Agent Fritt definerbart kartotek hvor du kan opprette agenter du har behov for, dersom du ønsker det. Agent kan registreres fast på en kunde, jfr. kapittel Kunder på side 33. Dersom agent er registrert på kunden vil denne komme som forslag på skillearket Kundeopplysninger i faktureringsbildet, jfr. kapittel Kundeopplysninger/ordrekostnader på side 49. Agent kan fritt endres på den enkelte ordre/faktura. Med agent menes vanligvis en som ikke er ansatt i ditt firma. For ansatte selgere, se kapittel Selger på side 39. Agent kan brukes i forbindelse med statistikk. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 39

40 Valuta-bankkonto Fritt definerbart kartotek der du oppretter de ulike bankkonti med tilhørende informasjon (banknavn og swiftkode) for den enkelte valuta. Informasjonen du legger inn her skrives ut på fakturaen som betalingsinformasjon ved fakturering i fremmed valuta. Jobbkoder Her kan du definere ulike jobbkoder når du fakturerer ulike tjenester, for eksempel Installasjon, Service/vedlikehold, Garantireparasjon og lignende. Ved ordreregistrering kan du legge inn en jobbkode på ordren og skrive ut jobbsedler. Reklamasjonsårsak Fritt definerbart kartotek hvor du kan opprette årsakskoder for reklamasjonsmodulen. Dette er de forskjellige årsakene til en reklamasjon. Bruker/avdeling/bærer Her kan du lage en matrise som automatisk setter korrekt avdeling og bærer på varelinjene avhengig av brukernavnet. Felleskartotek Her finner du et sett kartotek som er felles med Maritech Regnskap. Hovedbok Felleskartotek med bl.a. Maritech Lønn, Maritech Regnskap, Maritech Sluttseddel, Maritech Trading. Kartotek over alle hovedbokskontoer som skal benyttes i Maritech OLFI eller i andre Maritech programmer. Hovedbok kan være 4-sifret eller 6-sifret, ved levering følger det med en 4-sifret kontoplan basert på Norsk Standard. Selv om du tar utgangspunkt i standard kontoplan vil du sannsynligvis ha behov for å opprette flere konti, blant annet for bankinnskudd og lån. Legg merke til at du ikke kan slette hovedbokskonti dersom det er føringer på kontoen. Ved opprettelse av ny hovedbokskonto anbefaler vi at du kopierer en eksisterende konto som ligner på den du ønsker å opprette og deretter endrer opplysninger som skal være ulike. Du gjør dette ved å stå i oversikten over kontoene, merk den kontoen du vil kopiere. Bruk menyvalget Rediger, Kopier rad, eller trykk Ctrl + K. Endre på kontoen og lagre. Konto Aktiv konto Legg inn hovedbokskontonummeret i intervallet du definerte i Klientopplysningene. Kontoer som ikke lenger skal brukes kan settes til ikke aktiv. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 40

41 Det er da ikke mulig å registrere på denne kontoen. Navn Valgfritt navn på kontoen Kontotype Kontotype styrer hvor denne kontoen skal inngå i resultat/balanserapporter i Regnskap. Systemet foreslår kontotype ut fra kontonummeret i henhold til Norsk Standard. Avdelingsfordelt Sett hake om kontoen skal avdelingsfordeles. Det kommer da et nytt felt frem og her kan en valgfritt legge inn forslag til avdeling. Forslaget kan overstyres under ordreregistrering. Du bestemmer selv hvilke kontoer som skal avdelingsfordeles. Kontoer som ikke skal avdelingsfordeles blir ført uten avdelingsnummer. Bærerfordelt Sett hake om kontoen skal bærerfordeles. Det kommer da et nytt felt frem og her kan en valgfritt legge inn forslag til bærer. Forslaget kan overstyres under ordreregistrering. Kontoer som ikke skal bærerfordeles blir ført uten bærernummer. Inngår i kalk. vareforbruk Gjelder Maritech Regnskap. Brutto fortjeneste Gjelder Maritech Regnskap. Valuta Så lenge en ikke benytter fremmed valuta i regnskapet skal det alltid stå NOK her. Ekstern konto Skal normalt ikke fylles ut. Benyttes i forbindelse med integrasjon mot datasystemer fra andre leverandører.. Ikke fradragsberettiget moms Gjelder Maritech Regnskap. Mva-type Per januar 2001 finnes bare 1 mva-type. Det skal derfor alltid stå "avgiftstype 1" i dette feltet. Dette vil bli brukt når myndighetene innfører differensiert moms. Gyldige MVA-koder Forslag MVA-kode Legg inn alle mva-kodene som kan benyttes på den aktuelle kontoen. Feltet må alltid være fylt ut. Klikk på knappen Gyldige mva-koder for å få tilgang til feltet. Flytt gyldige koder over til høyre side i den dialogboksen som kommer frem. Systemet vil automatisk blokkere for ulovlige kombinasjoner, for eksempel inngående og utgående mva på samme konto. Legg inn den mest vanlige mvatype på kontoen. Feltet må alltid være fylt ut. Gyldige valg er alle gyldige mva-koder. Avdeling Felleskartotek med bl.a. Maritech Lønn, Maritech Regnskap, Maritech Sluttseddel, Maritech Trading, Maritech Tid De forskjellige avdelingene som skal benyttes i forbindelse med rapportering av regnskapsdata må du legge inn her. I tillegg må du krysse av for Avdeling på den enkelte hovedbokskonto som skal avdelingsfordeles. Avdeling brukes under ordreregistrering og ved forespørsler og rapporter. Bærer Felleskartotek med Maritech Lønn, Maritech Regnskap, Maritech Sluttseddel, Maritech Trading. De forskjellige bærerne som skal benyttes i forbindelse med rapportering av regnskapsdata må du legge inn her. I tillegg må du krysse av for Bærer på den enkelte hovedbokskonto som skal bærerfordeles. Bærer brukes under bilagregistrering og ved forespørsler og rapporter. Valuta Her oppretter du de valutatypene som er aktuelle for fakturering og innkjøp. Feltet "Faktor" angir om oppgitt kurs regnes for 1 eller 100 av valutaen. Det normale er 100 for alle andre valutaer enn EUR, USD, og GBP. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 41

42 Mva-koder Her finner du en oversikt over alle mva-koder som brukes i systemet. NB! Du har ikke mulighet til å legge til, endre eller fjerne koder herfra, dette er kun en oversikt. Regnskapsår Her oppretter du nye regnskapsår med periodeinndeling, normalt en periode pr måned. Inndelingen brukes ved utkjøring av statistikker. Avgiftstyper Her finner du en oversikt over de mva-satsene som brukes i systemet. Du har ikke mulighet til å endre satsene her manuelt, dette gjøres av AKVA group Software AS ved oppgradering til nye versjoner. Legg merke til at satsene har en Fra-dato, Dette gjør det enkelt og smidig å fakturere med nye og gamle satser samtidig, i og med det er fakturadato som styrer hvilken av satsene som skal brukes på den enkelte faktura. Navn Programmene i Maritech-familien benytter et felles navnekartotek som inneholder grunnleggende informasjon om et navn. Navnet brukes deretter i forskjellige roller i programmene. Eksempler på roller er kunde, leverandør, ansatt, selger, fisker etc. Fordelen med å lagre fast informasjon om navn, adresse, telefon etc. i et felles register som benyttes av andre kartotek er at når informasjonen endres er dette automatisk oppdatert alle andre steder dette navnet er i bruk. Navnekartoteket er felles for alle klienter i samme installasjon, dvs. i samme database. Informasjonen som er lagret i navnekartoteket vises vanligvis på de 2 første skillearkene på de kartotekene som bruker navne-informasjonen. Disse skillearkene har alltid tittelen Navn på første skilleark og eventuelt Diverse på skilleark nummer 2 dersom dette hører til navnekartoteket. Nederst på skillearket Navn vil det vises hvilke andre roller dette navnet har, med hva slags rolle, nummer på denne og klientnummer. Dersom navnet kun har én rolle som er den du er inne på, vises det ikke noe felt for andre roller nederst på skillearket. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 42

43 Når du skal opprette nye leverandører, kunder etc. (alle som bruker navnekartoteket) bør du søke etter om navnet eksisterer fra før. Dette gjør du ved å fylle inn deler av navnet, for eksempel de første 3-4 bokstavene i etternavn eller firmanavnet og deretter klikker på knappen Navnesøk. Programmet vil da søke i navnekartoteket for å se om det finnes noen navn med de bokstavene du har oppgitt. Dersom navnet finnes fra før og du vil knytte den nye rollen til dette navnet må du hente navnet inn på opprettingsbildet med å dobbeltklikke på det navnet du skal bruke, eller ved å merke navnet med et klikk og trykke på Enter. Informasjonen fra navneregistret hentes da inn på skillearket du kom fra. Når du lagrer den nye rollen blir denne koblet mot det eksisterende navnet i navnekartoteket. Poststed Her finner du et komplett poststed-register over Norge. Dersom du har behov for postadresse på utenlandske personer eller firma, må du opprette disse poststedene manuelt med korrekt landkode. Kommune Her finner du alle kommuner i Norge med adresse til kommunesenteret og sone for arbeidsgiveravgift. Dette brukes hovedsakelig av Maritech Lønn. Land Her finner du et register over land (nasjonalstater) med angivelse om der er medlem i EU/EFTA og om det skal skrives fakturaerklæring ved fakturering til kunder i dette landet. Fakturaerklæring brukes bare i Maritech Trading. Språk Her definerer du språkkodene du har behov for. Vi anbefaler normalt å bruke telefon-prefikset som landkode, dvs. 47 for norsk, 44 for engelsk, 49 for tysk osv. I kundekartoteket kan du definere hvilken språkkode hver enkelt kunde skal ha, og i varekartoteket kan du angi varebeskrivelse på de ulike språkene. Leveringsbetingelse Her finner du leveringsbetingelsene i hht Incoterms, dvs. CIF, EX WORKS, FOB, FCA, DDU osv. Du kan også opprette egne leveringsbetingelser her. Maritech OLFI Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 43

44 Betalingsbetingelser Her legger du inn de forskjellige betalingsbetingelsene du benytter, dvs. hvordan skal forfallsdato på en faktura beregnes. Betalingsbetingelsene er felles for både kunder og leverandører. Betalingsbetingelse kan defineres etter flere prinsipper for beregning av forfallsdato, i tillegg til at du må angi hvor mange dager det skal være til forfallsdato: Regnes fra Forklaring Dag Forfallsdato beregnes angitt antall dager fra fakturadato, basert på antall kalenderdager. Fri fakturamåned Forfallsdato beregnes angitt antall dager etter neste månedsskifte, basert på fakturadatoen. Fri leveringsmåned Forfallsdato beregnes angitt antall dager etter neste månedsskifte, basert på leveringsdatoen. Avgangsdato Brukes ikke Ankomstdato Brukes ikke Registrering SALG En normal arbeidsgang med registrering av ordre eller faktura gjennomføres fra registreringsvinduet som du åpner fra menyvalget Registrering, Salg, Salgsordrer ajourhold. Det enkleste er å gjennomføre punktene Registreringsvinduet i korrekt rekkefølge; fra venstre til høyre. De punktene som ikke er aktuelle for deg hopper du bare over. Ordre eller faktura Maritech OLFI har fullstendig ordrebehandling med nødvendige funksjoner, i tillegg til at du kan bruke programmet til enkel fakturering hvor du bare registrerer fakturaen og skriver ut denne. Samme registreringsbilde brukes både for ordre og faktura, du avgjør for hver ny registrering du gjør om dette skal være faktura eller ordre, ved å velge riktig type. Du kan angi på klienten hva som skal være standard forslag til type, se kapittel Faktura/Ordrereg på side 23. Eneste forskjell på ordre og faktura er hvilke valg du kan (og må) bruke videre etter at selve ordren/fakturaen er lagt inn. Rekkefølge ved ordreregistrering Ved registrering av ordre må følgende prosesser utføres i denne rekkefølge: Registrering Ordrebekreftelse (ikke påkrevd) Plukkliste (ikke påkrevd) Ferdigmelding Pakkseddel (kan velges bort på klienten) Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 44

45 Fraktbrev (ikke påkrevd) Fakturering Overføring regnskap Detaljert gjennomgang av de enkelte menyvalg / funksjoner står i egne kapitler. Rekkefølge ved fakturaregistrering Ved registrering av faktura må følgende prosesser utføres i denne rekkefølge: Registrering Ferdigmeldes med ferdigmeldingsknappen Pakkseddel (kan velges bort på klienten) Fakturering Overføring regnskap Detaljert gjennomgang av de enkelte punktene står i egne kapitler. Ordre/Faktura Når du bruker menyvalget Registrering, Salg, Salgsordrer - ajourhold vil du få frem et bilde med oversikt over ordrer registrert i systemet. For å legge inn en ny ordre/faktura kan du klikke med høyre musknapp og velge Legg til på den lille menyen som kommer frem.. Programmet vil da opprette en ny tom ordre som du kan begynne å registrere i. For å endre på en ordre du har opprettet tidligere må du dobbeltklikke på linjen med denne ordren. Du kan også trykke på verktøylinjeknappen for Ny post Det er også mulig å kopiere en enkelt salgsordre. Åpne salgsordren og tast inn ctrl-k. Ordren med alle tilhørende bestillingslinjer vil bli kopiert. Ordrenummer på den nye ordren tildeles ved lagring. Øverst på dette bildet er det 2 felt som du kan bruke til å velge hva du vil se i dette bildet. Valgene i disse feltene påvirker bare hvilke ordrer som vises i dette bildet, og har ingen betydning for hva som skjer når du legger inn en ny ordre/faktura. Kombinasjonen av valgene du gjør i feltene for type og status avgjør hvilke ordrer som vises. I tillegg til de 2 feltene i skjermbildet kan du bruke menyvalget Vis, Filtrer for å velge ut hva du skal vise i bildet. Med dette menyvalget kan du bruke alle kolonnene og selv angi verdier på flere måter for å styre visningen. Se nærmere omtale i kapittel Vis-menyen på side 11. Sorter rekkefølge: Du kan styre rekkefølgen på linjene i vinduet etter eget ønske, på samme måte som i de fleste skjermbildene som har kolonner. Hvis du klikker på en kolonneoverskrift (for eksempel "Reg. dato") vil linjene sorteres i stigende rekkefølge etter verdien i denne kolonnen. Klikk en gang til på samme kolonneoverskrift for sortere i synkende rekkefølge. Klikk på en annen kolonne for å sortere etter denne kolonnen i stedet. I tillegg til å klikke på kolonneoverskriften kan du styre Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 45

46 rekkefølgen ved å bruke menyvalget Vis, Sorter, se kapittel Vis-menyen på side 11 for nærmere omtale. Menyvalget gir deg muligheten til å sortere på flere kolonner samtidig, og du har god kontroll på hvordan sorteringen utføres. Juster kolonnebredde: Du kan selv velge hvor brede de enkelte kolonnene skal være. Ved å plassere musemarkøren midt mellom 2 kolonneoverskrifter vil markøren skifte utseende til en strek med en pil til hver side. Du kan nå holde nede venstre musknapp og flytte musen sidelengs for å øke eller redusere bredden på kolonnen til venstre for markøren. Når du har fått ønsket bredde slipper du museknappen igjen. Hovedopplysninger Når du legger til en ny ordre/faktura eller dobbelklikker på en eksisterende ordre vil du få frem skjermbildet for registrering av ordre/faktura. Øverste del av bildet kalles ordrehodet, og inneholder hovedinformasjon om ordren. I venstre del av bildet vises navn og adresse til kunden. Du kan taste inn kundenummer hvis du vet det, eller du kan klikke på knappen med 3 prikker bak feltet for å få frem et søkebilde der du kan søke etter ønsket kunde. Endringer du gjør i navn eller adresse på dette bildet vil ikke bli brukt noe sted, det vil kun vises i dette bildet. Du må endre på selve kunden dersom noe skal korrigeres. I midterste del av bildet vil feltene "Nr" og "Status" få innhold automatisk, disse kan du ikke endre på selv. Type Her velger du om dette er ordre, faktura, kreditnota, kontrakt, intern-ordre eller tilbud. Registrert dato Programmet foreslår dagens dato her, du kan fritt endre denne selv. Registreringsdato er viktig i forbindelse med for eksempel endring av sats for merverdiavgift. Denne datoen styrer valg av sats når denne er forandret pr. en bestemt dato. Leveringsdato Her registreres dato for når varene skal leveres kunden. Programmet foreslår en dato her, basert på registreringsdato og antall dager angitt i klientkartoteteket, jfr. kapittel Faktura/Ordrereg på side 23. Leveringsdato vises i skjermbildene for utskrift av plukklister etc. Ønsket lev. dato Hvis kunden ønsker en annen leveringsdato enn du kan levere (som oppgis i forrige felt) kan denne skrives inn her. For eksempel hvis innkjøpsvarer ankommer lager tidligere enn forventet. Ønsket leveringsdato og reell leveringsdato brukes i rapporten over servicegrad. Fakt.beløp Her må du velge mellom Netto og Brutto. Programmet foreslår innhold avhengig av hva som er valg i klient-kartoteteket, jfr. kapittel Faktura/Ordrereg på side 23. Netto innebærer at prisene på varelinjene tastes inn eks. mva, slik at programmet legger til merverdiavgift til slutt. Hvis du velger Brutto må du registrere prisene inkl. mva. Programmet beregner da "herav mva", og bruker nettoverdien i statistikker etc. Registrert av Brukernavnet til den som har opprettet ordren kommer i dette feltet. Vår ref Her oppgir du referansen hos dere, dette kan være navn eller annen referanse dere benytter. Det du oppgir her skrives ut på fakturaen. Deres ref Her oppgir du referanse for kunden, dette kan være navn, etc som hjelper kunden din til lettere å kontrollere fakturaen når den mottas. Det du oppgir her skrives ut på fakturaen. Bestillingsnr Du kan fylle ut kundens bestillingsnummer, rekvisisjonsnummer etc her. Det du oppgir skrives ut på fakturaen. Fakt. kundenr Programmet har mulighet til å fakturere en annen kunde enn den som ordren registreres på (som bestiller). Se omtale i kapittel Kunder på side 33. Hvis det er registrert fakturakundenummer på kunden vil programmet foreslå dette, hvis ikke kommer samme kundenummer som ordren er registrert med. Du kan endre fakturakundenummer på en ordre dersom dette ikke ligger inne på kunden. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 46

47 Varelinjer Når du har lagt inn nødvendige opplysninger i ordrehodet, jfr. kapittel Hovedopplysninger på side 46, må du registrere de enkelte varer som skal være på denne ordren/fakturaen. Dette kalles for varelinjer. Skjermbildet for å legge inn varelinjer ser slik ut: Bildet over er standardbildet som brukes når det på klientinformasjon er valgt at konto ikke skal overstyres. Hvis du på klienten har valgt at konto kan overstyres vil det vises en ekstra linje for hver varelinje, med konto, avdeling og bærer, dvs. det vil være 2 linjer for hver varelinje, med tilhørende overskrifter. Se kapittel Faktura/Ordrereg på side 23 for hvordan du velger dette. Når du klikker med musen på vanlig måte i denne delen av skjermbildet, vil programmet automatisk lage en ny linje klar for at du kan taste inn nødvendige opplysninger på varelinjen. Du kan bruke Enter tasten når du taster inn varelinjer, for å slippe å bruke musen så mye. Trykk på Enter eller Tab tasten vil flytte markøren til neste felt du skal taste i. Når du trykker Enter på siste felt på en varelinje vil programmet automatisk lage en ny linje og stille markøren i feltet for varenummer, slik at det går hurtig å legge inn flere varelinjer på en ordre. Når du er ferdig å legge inn alle linjene må du klikke på OK eller Lagre for å få lagret registreringen. Programmet vil da automatisk fjerne eventuell tom linje som er føyd til men ikke tastet noe i. Du trenger altså ikke å slette den tomme linjen som programmet har laget. Finn riktig varenummer: Varenummer er det sentrale begrepet ved registrering av varelinjer. Du har mange muligheter for hvordan du vil gjøre det når du skal taste inn varenummer. Hvis du vet varenummeret kan du taste det rett inn. Dersom du ikke kjenner varenummeret er det flere måter å søke etter det på. Du kan klikke på knappen med 3 prikker foran nummerfeltet, du får da frem et søkevindu hvor du kan bruke forskjellige metoder for å søke. Foreta ønskede valg i de 2 første feltene, for å velge hvordan søket skal gjøres. Deretter må du skrive en eller flere bokstaver/tall i feltet bak, og klikke på Søk knappen. I listen under vil du da få se varene som tilfredsstiller søkekriteriet du brukte. Hvis du vil se alle varer klikker du på Søk knappen med tomt søkefelt (som i eksemplet). Rekkefølgen på varene som vises etter et søk kan du endre ved å klikke på kolonneoverskriftene (på samme måte som i andre skjermbilder) for å sortere listen etter den kolonnen du klikker på. Når du har funnet varen du skal bruke må du hente denne inn til varelinjen du stod på. Du kan dobbeltklikke på linjen med varen, du kan klikke en gang for å merke linjen og deretter klikke på Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 47

48 OK knappen, eller du kan bruke piltastene på tastaturet for å flytte markøren til ønsket vare og deretter trykke på Enter tasten. Når du bruker en av disse metodene vil søkebildet lukkes og den markerte varen vil bli satt inn på varelinjen du kom fra. I tillegg til å gå direkte til søkebildet kan du få programmet til automatisk å gjøre et søk for deg. Hvis du kjenner de første tallene i varenummeret kan du taste inn så mange tall som du vet og trykke på Enter tasten. Programmet vil nå gjøre et søk og vise deg alle varene som har varenummer som starter med de tallene du taster. Det samme kan du gjøre dersom du vet hva varenavnet starter med. Da trykker du på Enter uten å skrive noe i varenummerfeltet, slik at markøren går til feltet for varenavn. Skriv inn så mye som du vet (eller tror) varenavnet starter med og trykk på Enter tasten. Programmet vil nå gjøre et søk og vise deg alle varene som har varenavn som starter med de bokstavene eller tallene du taster. Hvis søket ikke fant varen du skal bruke på første forsøk kan du endre direkte i søkevinduet og klikke på Søk knappen på nytt, det er ikke nødvendig å lukke søkebildet for å gjøre et nytt søk. Du kan nå velge riktig vare og hente inn denne til varelinjen som beskrevet i forrige avsnitt. Kreditkontroll: Ved å krysse av i feltet "Kreditkontroll" får du opp en oversikt over kundens kredittgrense, saldo og totalbeløp i ufakturerte ordrer, inklusive denne. Ta bort krysset for å stenge vinduet. Vis ant.linjer/kg Når du klikker denne knappen vises antall varelinjer og antall kg på ordren. For å stenge visningen kan du høyreklikke i feltet. Historikk: Du har mulighet til å se historikk for en vare på denne kunden direkte fra varelinjen. Med historikk menes tidligere fakturaer på kunden med denne varen. Når du har fått varenummer på varelinjen kan du dobbeltklikke på varelinjen. Programmet vil da vise et eget bilde der du ser historikken for denne varen på denne kunden. Du vil se bl.a. ordredato, antall, pris etc. Dette kan være en hurtig måte å finne informasjon på. For eksempel hvis kunden skal ha samme pris som sist, vil du lett kunne se det her. Du kan også vise all historikk på denne kunden ved å klikke på knappen Historikk nederst på ordrebildet. Programmet vil da vise alle ordrer (og fakturaer) på denne kunden, med de tilhørende varelinjene. Dette er samme bilde som brukes for menyvalget Registrering, Diverse, Kundehistorikk ordre. Lagerstatus: Knappen Lagerstatus gir en oversikt over hvor mange enheter som er på lager, i ordre og i bestilling. Ferdigmeld Ferdigmelding er ikke tilgjengelig via denne knappen dersom det er en ordre som registreres, men ved fakturaregistrering kan den ferdigmeldes direkte her ved å klikke på knappen Ferdigmeld. Under fliken Ferdigmeldt vil du kunne se detaljert hvilke varelinjer som er ferdigmeldt (bekreftet levert). Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 48

49 Kundeopplysninger/ordrekostnader Under denne fliken finner du opplysninger fra kundekartoteket, for eksempel mva-pliktig, språkkode, betalingsmåte osv. Du kan endre opplysningene her, men de endringene du gjør vil kun få virkning for denne fakturaen. Skal du gjøre permanente endringer må de gjøres i Kundekartoteket. Her finner du også valutatype og omregningskurs for denne ordren. Du kan også legge inn diverse ordrekostnader som brukes i kalkyle-rapportene. Ordre/Fakturaopplysninger Under fliken Ordre/fakturaopplysninger har du mulighet for å legge inn fritekst-linjer som skrives ut på ordrebekreftelsen, plukklista og faktura og pakkseddel. I tillegg ser du informasjon om fakturanummer, fakturadato, beløp dersom ordren er fakturert. Du ser også en rekke felt i høyre kant som viser hvilke steg i prosessen ordren har gjennomgått, for eksempel om ordrebekreftelse, pakkseddel, fraktbrev og lignende er utskrevet. Bestilling/sending/levering/henting Under denne fliken kan du legge inn detaljer angående bestillingen, sending, levering og henting, blant annet kundenummer for Leveringskunde, Sluttmottager og Hentested. Diverse Under fliken Diverse har du mulighet til å tildele ordren en jobbkode (brukes ved tjenestefakturering) med notater. I tillegg finner du her om denne ordren har dannet en restordre eller om den er en restordre fra en ordre som ble delvis ferdigmeldt. Avsatte rabatter Under denne fliken ser du hvilke rabatter som er avsatt for denne ordren og hvordan dette er kontert i regnskapet. Lag innkjøpsordre Ved å klikke knappen Lag innkjøpsordre kan du raskt lage en innkjøpsordre med utgangpunkt i varelinjene på salgsordren. Du får opp innkjøpsmodulen og fyller ut innkjøpsordren som vanlig, se eget kapittel om Innkjøp. Overstyring av fakturabeløp Du har mulighet til å overstyre fakturabeløpet, dvs. totalbeløp inkl. mva. Hvis du ofte har fakturaer der totalbeløpet er avtalt, er dette en alternativ måte å håndtere rabatt på. Du slipper da å regne ut rabatt-beløpet selv i forhold til summen som fremkommer av varelinjene. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 49

50 For å aktivere denne muligheten må du krysse av for dette under Kartotek, Klientinformasjon, skillearket Faktura/Ordrereg, se kapittel Faktura/Ordrereg på side 23. Når du registrerer en ordre der du skal overstyre fakturabeløpet, legger du først inn varelinjene på vanlig måte. Helt nederst til høyre på ordrebildet har du et felt for overstyring av fakturabeløp, her skriver du inn det beløpet fakturaen skal ha (inkl. mva). Differansen mellom det du taster inn og summen av varelinjene vil da bli behandlet som en rabatt. Dersom du legger til varelinjer etterpå vil rabatten beregnes på nytt, ved at programmet benytter samme prosentsats som ble resultat av opprinnelig overstyring, dvs. at rabatten behandles som en rabattprosent. Programmet beregner et rabattbeløp uansett, dersom du overstyrer fakturabeløpet oppover vil det fremkomme en negativ ordrebatt, dvs. som et påslag. Registrer produksjonspris/kostpris Dersom du har haket av for "Reg. produksjonspris under ordreregistrering" i Klientopplysningene, vil du få opp et ekstra felt bak prisfeltet på varelinjene. Her kan du registrere inn produksjonspris/kostpris for beregning av dekningsbidrag. Ordrebekreftelse I tabellen over registrerte ordrer kan du under fliken Ordrebekreftelse skrive ut bekreftelse til kunden på ordren. Du kan sette filter i toppen av vinduet om du vil se ordrer der det er skrevet ordrebekreftelse tidligere ("Bekreftet") eller ikke ("Ikke bekreftet") alternativt alle ordrer. Plukkliste I tabellen over registrerte ordrer kan du under fliken Plukkliste skrive ut plukkliste på ordrene. Plukklista er ment for intern bruk, men du kan også skrive ut følgeseddel til mottakeren ved å hake av for "Skriv ut følgeseddel". Her har du mulighet til å filtrere på ordrer der det er skrevet ut plukkliste tidligere eller ikke. Ferdigmeld Under fliken Ferdigmeld foretar du ferdigmelding av ordrer, det vil si angir mengde levert av hver enkelt varelinje. Dersom du ikke bruker utvidet lagerstyring kan du ferdigmelde alle varelinjene ved å klikke knappen Ferdigmeld alle uten utv. lagerstyring. Da settes antall levert likt med antall bestilt. Alternativt kan du dobbeltklikke hver enkelt varelinje og sette antall levert manuelt. Dersom du bruker utvidet lagerstyring må du dobbeltklikke varelinja og plukke varer fra lagerbeholdningen. Ved å klikke Kolli/Kg kan du øverst til høyre se antall kolli og kg som er ferdigmeldt på ordren. Dersom du ferdigmelder mindre enn bestilt antall på en eller flere varelinjer, kan du klikke Restordre for å lage en ny ordre på samme kunde med differansen mellom bestilt og levert. Ved å klikke DB-rapport får du en opplisting av dekningsbidraget for hver enkelt varelinje samt totalen for hele ordren. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 50

51 NB! Vær oppmerksom på at evt. ordrekostnader (frakt, pakking, toll og lignende) ikke fremkommer i denne oversikta. Disse kostnadene fremkommer først når ordren er fakturert og du kjører ut en ordinær db-rapport fra Rapport-menyen. Ved å klikke Innkjøps-/foredlingsordre kan du koble en salgsordre til en eksisterende innkjøpsordre eller foredlingsordre. Enklere ferdigmelding av flere ordrer Dersom automatisk ferdigmelding skal benyttes må brukeren først merke 2 eller flere ordrer som skal ferdigmeldes og deretter trykke Enter. Da vil alle ordrelinjer (som ikke har utvidet lagerstyring) ferdigmeldes automatisk. Oppheve ferdigmelding Når en varelinje er ferdigmeldt vil den være blokkert for endringer, både i kvantum og pris. Dersom det er nødvendig å endre på varelinjene må ferdigmeldingen oppheves først. Dette gjør du ved å gå inn på fliken Ferdigmelding, dobbeltklikke varelinjen(e) som skal endres og sette antall levert til 0. Etterpå kan du gå på fliken Registrering og gjøre de endringene du ønsker. Du må da ferdigmelde på nytt før ordren kan faktureres. Pakkseddel Her har du mulighet til å skrive ut pakkseddel på ordrene dine. I utgangspunktet er skjermbildet filtert slik at ordrer der pakkseddel ikke er skrevet vises, men du kan sette om filteret til å vise ordrer der pakkseddelen er skrevet tidligere, eventuelt vise alle ordrer. Du har også et felt der du kan hake ut for å vise priser og beløp på pakkseddelen. Dersom du haker av for denne får du en pakkseddel som viser varelinjene på samme måte som på fakturaen. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 51

52 Fraktbrev Her har du mulighet for å skrive ut fraktbrev på registrerte og fakturerte ordrer. I utgangspunktet er filteret satt slik at du får frem de ordrene som er registrert og det ikke er skrevet fraktbrev for tidligere. Du kan endre filteret i toppen av skjermbildet for å vise ordrer som er fakturert, og ordrer der det er skrevet fraktbrev tidligere. I forhåndsvisninga av fraktbrevet har du mulighet for å overskrive alle tekstene direkte i utskriftsbildet. Det du skriver inn blir ikke lagret, så dersom du skriver ut et fraktbrev som har vært skrevet ut tidligere, vil de opprinnelige tekstene fremkomme. Fakturering Her foretar du utskrift av faktura, ordre og kreditnota. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 52

53 I utgangspunktet er filteret satt slik at du ser de ordrene som er klar for fakturering. Du kan endre filteret slik at du ser ordrene som er fakturert tidligere, men som ikke er overført til regnskap ennå. Du merker de fakturaene du vil skrive ut, her bruker du vanlig merke-teknikk for Windows, dvs. dersom du skal merke fra-til klikker du første faktura i lista og holder nede shift-tasten mens du klikker siste faktura i lista. Dersom du skal merke enkelt-fakturaer holder du ctrl-tasten nede mens du klikker på fakturaene du skal merke. Du kan kjøre ut et tilnærmet ubegrenset antall fakturaer i en og samme operasjon, vi har kjørt ut opp til 300 fakturaer samtidig uten problem. Alle fakturaene du kjører ut i en og samme operasjon får samme fakturadato, denne står i feltet øverst til høyre. Systemet foreslår dagens dato, men denne kan du overstyre. Du kan kjøre ut en fakturakladd, dette er en utskrift som ser ut likedan som den reelle fakturaen, men fakturaen blir ikke tildelt fakturanummer og det vil stå KLADD bak ordet Faktura i hodet. Når en faktura er kjørt ut og har fått tildelt et fakturanummer er den låst for endringer. Du har imidlertid mulighet for å oppheve status dersom noe er feil og må rettes. NB! Bruk denne funksjonen med forsiktighet! En faktura som har fått et fakturanummer og er skrevet ut er et juridisk dokument som det ikke skal tukles med. Brukeren er selv ansvarlig for å tilfredsstille lovverkets krav til dokumentene. Samlefaktura Her kan du kjøre ut samlefakturaer, dvs. en faktura som omfatter flere ordrer. Du angir i kundekartoteket om en kunde skal ha samlefaktura eller ikke, angivelsen i kundekartoteket kommer som forslag på ordrehodet, men kan overstyres slik at du kan kjøre en ordre som enkeltfaktura selv om kunden er satt med samlefaktura som hovedregel. Prosedyren for å kjøre ut faktura er den samme som for ordinære fakturaer. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 53

54 Overføring regnskap Her skriver du ut faktura/konteringsjournal og overfører fakturaer/kreditnotaer til regnskapet. I utgangspunktet er filteret satt slik at du viser alle typer ordrer, dvs. både ordre/faktura, kreditnota og internordrer med fakturadato frem til dagens dato. Disse filtrene kan du selv endre for å styre hvilke fakturaer du vil overføre. Du kan merke de fakturaene du ønsker å overføre med vanlig Windows merketeknikk. Alternativt kan du klikke Velg alle for å overføre hele lista. Deretter klikker du Overfør til regnskap, da kommer journalen opp i forhåndsvisning. Dersom du i klientkartoteket har satt at fakturadato skal brukes som bilagsdato vil du få en journal for hver fakturadato dersom utvalget omfatter fakturaer med ulik fakturadato. Dersom du har PDF-modulen kan du loggføre journalutskriftene ved å hake av for Log journal øverst til høyre. Se eget kapittel om utskriftsstyring og pdf. Dersom Maritech OLFI er integrert med Maritech Regnskap vil du etter utskrift av journalen få spørsmål om overføringen skal godkjennes og lagres. Kontraktsfakturering Kontraktsfakturering er en funksjon som lar deg fakturere samme ordre gjentatte ganger med fast intervall. Typisk eksempel er husleie som faktureres hver måned. For å bruke kontraktsfakturering må du på Kartotek, Klientopplysninger, fliken Faktura/ordrereg. Krysse av i feltet "Kontroller kontraktsfakturering ved oppstart av OLFI". Deretter oppretter du en salgsordre der du velger typen "Kontrakt". Under fliken "Kontrakt" setter du opp tidspunkt for kontraktsfakturering, se eksemplet nedenfor. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 54

55 Deretter oppretter du varelinjene som normalt, men det er ikke nødvendig å ferdigmelde kontrakten. For å fakturere går du på menyvalget Registrering, Salg, Salgsordrer-ajourhold, Kontraktsfakturering og setter filteret for å vise kontrakter med fakturering innen en gitt dato. I oversikten over kontrakter som er klar for fakturering merker du de kontraktene du vil fakturere og klikker OK for å utføre fakturering. Kontrakten vil da bli lagt som en registrert ordre med et nytt ordrenummer og må ferdigmeldes. Videre behandling er likedan som ordinære ordrer/fakturaer. Endre valutakurs på ordre Her kan du endre valutakurs på ordrer som er registrert og/eller fakturert før de overføres til regnskap. Klikk i feltet for valutakurs og skriv inn ny vekslingskurs som skal brukes for beregning av NOKbeløp ved overføring til regnskap. NB! Du kan ikke endre valutatype her, dersom en ordre er fakturert i feil valuta må den krediteres og opprettes på nytt. Maritech OLFI Brukerhåndbok Registrering SALG 55

56 Tilbud ordre Under Salgsordrer ajourhold kan du opprette tilbud, dvs en ordre som ikke kan faktureres. Dette kan være hensiktsmessig for å reservere varer på lager og lignende. Før tilbudet kan faktureres må du omgjøre det til en ordre. Det gjør du under dette menyvalget. Du markerer tilbudet du vil omgjøre til ordre og klikker Generer ordre. Du må også velge om tilbudet skal slettes eller ikke. Videre behandling av ordren følger normale prosedyrer. Makulering Du kan ikke slette ordrer som er registrert i systemet, men du makulere ordrer som er registrert og/eller ferdigmeldt. Dersom ordren er fakturert skal du som hovedregel utstede en kreditnota dersom ordren inneholdt vesentlige feil. Dersom fakturaen ikke er overført til regnskap og heller ikke sendt kunden kan du imidlertid oppheve status og deretter makulere den. Når du går inn på menyvalget Makuler ordre får du opp en liste over de ordrene som er registrert. I nederste vindu vil du se varelinjene til ordren som er markert i øverste vindu. Merk ordren som skal makuleres, klikk deretter knappen Makuler. Ordren får da en status som gjør at den ikke vises noe sted i systemet. Imidlertid ligger den fremdeles lagret i databasen. Innkjøp Innkjøpsmodulen dekker registrering av bestillinger, utskrift av bestillinger, kontroll av mottatte varer og fakturaer, alternativt utskrift av avregning samt bokføring av kjøp i regnskapet. Alle disse funksjonene er tilgjengelig fra menyvalget Registrering, Innkjøp, Innkjøpsordrer ajourhold. Altervativt kan du klikke knappen - Innkjøpsordrer på verktøylinja. Maritech OLFI Brukerhåndbok Innkjøp 56

57 Innkjøpsordrer ajourhold Når du åpner vinduet for innkjøpsordrer ajourhold ser du de innkjøpsordrene som er registrert i systemet. I utgangspunktet er filteret satt slik at du ser innkjøpsordrene som er registrert, men du kan velge å se ordrer der varene er mottatt, ordrer der faktura er mottatt og kontrollert og ordrer som er bokført i regnskapet. Registrering innkjøpsordre Når du legger til en innkjøpsordre får du opp registreringsvinduet der du legger inn leverandørnavn og øvrige opplysninger i hodet. Her har du følgende mappefaner i tillegg til varelinjene: Leverandøropplysninger/ordrekostnader Her finner du felt for å legge inn ordrerabatter, merke av om innkjøpet er mva-pliktig eller ikke (forslag hentes fra Leverandør-kartoteket), hvilken prisliste/kryssreferanseliste som skal brukes (forslag hentes fra Leverandør-kartoteket). Levering/fakturering Her kan du sette opp alternativ leverings/fakturaadresse. Du kan også angi om innkjøpet skal danne avregning til leverandøren, eller om vi mottar faktura. Ordreopplysninger Her kan du se status på innkjøpsordren, dvs. hvilke steg i prosessen den har gjennomgått. Her kan du også se evt. salgsordre som innkjøpsordren er koblet mot. Ref salgsordre kan du sjekke varelinjene på salgsordren som Klikker du knappen innkjøpsordren er koblet mot. Koblingen oppretter du når du oppretter salgsordren. Maritech OLFI Brukerhåndbok Innkjøp 57

58 Klikker du knappen Historikk får du en oversikt over tidligere innkjøpsordrer på samme leverandør. Dersom du ønsker å se historikk på samme leverandør og vare kan du dobbeltklikke på varelinja i stedet. Når varelinjene er ferdig registrert klikker du Ferdigmeld for å bekrefte at ordren er ferdig. Da får du opp et vindu for mottakskontroll. Her legger du inn dato for mottak. Dersom varene på innkjøpsordren har utvidet lagerstyring må du for hver enkelt linje angi hvilket lager de mottas på. Når alle linjene er kontrollert klikker du OK for å gå tilbake til registreringsvinduet. Du vil nå se at varelinjene er blå, det betyr at innkjøpet er ferdigmeldt og klar for fakturakontroll eller avregning, avhengig av hva som var satt på ordren. I tabellen over registrerte ordrer har du mulighet til å skrive ut bestilling på registrerte ordrer. Etter utskrift får ordren status som bestilt. Ordrebekreftelse Under denne fliken kan du bekrefte at leverandøren har motatt bestillingen og legge inn dato for leverandørens ordrebekreftelse. Mottak Under fliken Mottak kan du foreta mottakskontroll og bekrefte at bestilte varer er ankommet lager. I utgangspunktet er filteret satt slik at du ser ordrer som er bestilt. Du kan endre filteret slik at du ser ordrer som er delvis mottatt, komplett mottatt eller kontrollert. Når en ordre er bekreftet mottatt får den status Kontrollert. Dersom det er feilregistrert mottak på en ordre må du oppheve status ved å klikke knappen Opphev status. Da oppheves mottaket/ferdigmeldingen og du kan foreta mottakskontroll på nytt. Avregning Under fliken Avregning finner du innkjøpsordrer som er mottatt og klar for avregning. I utgangspunktet er filteret satt slik at du ser ordrer som ikke er avregnet ennå, men du kan klikke i feltet "Avregning skrevet" for å sjekke avregninger som er utskrevet tidligere, men ikke overført til regnskap ennå. Marker ordren(e) som skal avregnes og klikk Avregning. Dersom du ønsker å se en avregningskladd kan du klikke Avregningskladd. Kladden har samme lay-out som en Maritech OLFI Brukerhåndbok Innkjøp 58

59 avregning, men den får ikke et avregningsnummer, og det står KLADD bak ordet AVREGNING i hodet. Fakturakontroll Under fliken Fakturakontroll finner du innkjøpsordrer som er mottatt og der inngående faktura kan bekreftes. I nedtrekkslista på toppen velger du hvilken leverandør du har mottatt faktura fra. Dersom du ønsker å styre innkjøpet mot en spesifikk avdeling/bærer dobbeltklikker du linja for å legge inn avdeling og bærer. Klikk Bekreft for å legge inn bruttobeløpet på fakturaen samt evt. KID. Legg inn inngående fakturanummer eller KID samt bilagsdato og forfallsdato. Dersom fakturaens bruttobeløp avviker fra beregnet bruttobeløp kan du legge inn beløpet fra fakturaen i feltet Reelt bruttobeløp, differansen blir da bokført på konto for øreavrunding. Når du klikker OK får du forhåndsvisning av bilagsjournalen. Oppdater regnskap Under fliken Oppdater Regnskap finner du de ordrene der avregning er skrevet eller faktura mottatt og bekreftet. Sett filteret for å ta med ordrer frem til gitt dato, merk de ordrene som skal oppdateres i regnskapet og klikk Overfør til regnskap. Du får opp forhåndsvisning av faktura/konteringsjopurnalen, denne bør du skrive ut og arkivere som dokumentasjon på bokføringene. Etter utskrift av journalen får du spørsmål om overføring skal godkjennes og lagres. Maritech OLFI Brukerhåndbok Innkjøp 59

60 Fakturakontroll Under menyvalget Registrering, Innkjøp, Fakturakontroll har du mulighet for å kontrollere og bekrefte mottatte fakturaer på innkjøpsordrene. Funksjonaliteten er den samme som omtalt under forrige kapittel. Overføring regnskap Under menyvalget Registrering, Innkjøp, Overføring regnskap har du mulighet for å overføre inngående faktura til regnskapet. Funksjonaliteten er den samme som omtalt under forrige kapittel. Lager Her finner du funksjoner for å korrigere lagerbeholdninger, både ved bruk av saldolager og ved utvidet lagerstyring. Lager ajourhold Under dette menyvalget vedlikeholder du beholdninger ved bruk av utvidet lagerstyring. Her kan du se beholdning for den enkelte vare og foreta innlegging av ny lagertilgang, korrigere lagerverdier, endre kostpris samt flytte beholdning til annet lager/lokasjon. Ny lagertilgang Marker varenummeret du skal legge inn tilgang for og klikk knappen Ny lagertilgang. I vinduet som kommer opp legger du inn hvilket lager og lokasjon varen skal inn på og kvantumet som skal registreres inn. Maritech OLFI Brukerhåndbok Lager 60

61 Du kan også legge inn kostpris for db-kalkyler. Du kan også legge inn en referanse og beskrivelse, for eksempel fraktbrevnummer. Dersom tilgangen er retur fra en kunde kan du legge inn kundenummeret. Lager korreksjon Marker varenummeret du skal korrigere og klikk knappen Lager korreksjon. I vinduet som kommer opp vises de lagerbeholdningene som er registrert på denne varen. Hver enkelt tilgang vises som en separat lager-id. I feltet Endring kan du taste inn korreksjonene med fortegn, pluss for økning av kvantumet, minus for reduksjon. Du kan knytte korreksjonen til en kunde ved for eksempel uttak til vareprøver. Endre kostpris På den enkelte vare angir du hvordan kostpris skal beregnes, alternativene er fra kostprisliste/varekartotek eller fra innkjøps/foredlingsordre. Dersom kostpris ikke er korrekt kan du endre denne for hver enkelt lager-id. Marker varenummeret du skal korrigere kostpris for og klikk knappen Endre kostpris. Du får opp et vindu som viser den enkelte lager-id for denne varen. I feltet Kostpris kan du taste inn ny kostpris. Maritech OLFI Brukerhåndbok Lager 61

62 Lagerflytting For å flytte lagerbeholdning markerer du varen som skal flyttes og klikker knappen Lagerflytting. Du får opp et vindu der du kan se lagerbeholdning for hvert enkelt lager for varen. Bruk nedtrekkslista i toppen av bildet for å se beholdning for det enkelte lager. Dobbeltklikk linja du skal foreta flytting på og legg inn antallet som skal flyttes og nytt lager/lokasjon. Evt. flyttekostnader blir ikke lagt til kostpris for varen, dette må i så fall gjøres manuelt, se forrige kapittel. Saldolager korreksjon Ved bruk av saldolager som lagerstyringsprinsipp registreres det ikke beholdning for det enkelte lager/lokasjon. I stedet holder systemet rede på saldo basert på kvantum innkjøpt i forhold til kvantum solgt for den enkelte vare. I vinduet legger du til ny linje og legger inn varenummer og antallet som skal korrigeres (ikke ny beholdning). Du kan også korrigere antall i ordre (salg) og innkjøp herfra. EDI EDI er et standardisert format for utveksling av ulike dokumenter, for eksempel bestillinger, fraktbrev, fakturaer og lignende. For å ta ibruk EDI må du sette opp et sett parametre i klientkartoteket, blant annet tidsintervall for automatikken, plassering av EDI-meldinger osv. Maritech OLFI Brukerhåndbok EDI 62

63 Manuell start Her angir du hvilke EDI-rutiner som skal startes opp manuelt. Klikk OK for å starte valgte rutiner. EDI-ordre Her får du en oversikt over de EDI-ordrene som er mottatt eller behandlet, avhengig av hvordan du setter filteret i toppen. Tvinn Tvinn er et standardisert format for oversending av tolldeklarasjoner til tollvesenet ved eksport. Under dette menyvalget kan du lage en datafil for de ordrene du velger ut, datafila kan deretter importeres i et TVINN-system, for eksempel Timpex TVINN. For å kunne deklarere en ordre må kunden ha korrekt landkode (prefiks til postnummeret i kundekartoteket) og varene må ha korrekt tolltariffnummer (fliken Diverse i varekartoteket). Filteret i toppen er i utgangspunktet satt slik at du ser alle typer ordrer (Ordre/faktura/Kreditnota) med status Fakturert. Du kan endre filteret for å se ordrer som er registrert, og du kan filtrere bort kreditnotaer. Maritech OLFI Brukerhåndbok Tvinn 63

64 Marker ordren som skal tvinnes og klikk knappen Tvinn. Da lages en datafil på angitt katalog med navnet TVordrenummer.ASC som etterpå må hentes inn i TVINN-systemet. Budsjett I budsjett-modulen kan du opprette budsjett for kvantum og beløp på kombinasjonen kunde/vare eller kun på vare for den enkelte periode (normalt måned). For å forenkle innleggingen av budsjettallene kan du i stedet for å legge inn budsjett for hver enkelt vare opprette egne budsjettvarer, fortrinnsvis for den enkelte varegruppe. Du kan skrive ut budsjettet under Forespørsel, Budsjett, Utskrift. Opprett budsjettår Første steg i prosessen er å opprette budsjettår med perioder. Virkedager Neste steg i prosessen er å registrere inn antall virkedager pr periode. Dette er ikke påkrevd, men kan være et hjelpemiddel til å fordele årsbudsjettet hensiktsmessig for den enkelte periode. Maritech OLFI Brukerhåndbok Budsjett 64

65 Registrer budsjett Under dette menyvalget registrerer du inn budsjett for den enkelte vare (alternativt for en budsjettvare pr varegruppe). Velg årstall for budsjettet. Velg varenummer du skal budsjettere på og legg inn forventet snittpris for året og kvantum for den enkelte periode. For å oppdatere skjermbildet kan du klikke Vis budsjett på nytt. Alternativt kan du krysse av for Automatisk Skjermoppdatering øverst til høyre, men det kan bremse innregistrering av tallene. Du har flere ulike visninger av budsjettet tilgjengelig under nedtrekkslista Budsjett-visning. Registrer budsjett kunde/vare Her kan du budsjettere på kombinasjon av kunde og vare med kvantum, priser og forventet dekningsgrad. Maritech OLFI Brukerhåndbok Budsjett 65

66 Du har flere ulike varianter for visning av budsjettet under nedtrekkslista oppe til høyre i skjermbildet. Budsjettstatus Her kan du sperre budsjettet for en valgt periode, samt oppheve sperringa. Velg funksjon (sperring eller oppheving av sperring), budsjettår og periodeintervall og klikk OK. Diverse Her finner du diverse funksjoner som registrering av foredlinger, utskrift av jobbsedler og lignende. Foredling Her kan du registrere inn foredlinger, det vil si at lagerreduksjon av en vare gir en lagertilgang av en annen vare med et annet kvantum samt en foredlingskostnad som til sammen gir en ny kostpris på den nye varen. Maritech OLFI Brukerhåndbok Diverse 66

67 Legg inn estimert foredlingskostnad, denne skal legges inn som sats for ferdigvaren, ikke råvaren. I vinduet Forbruk legger du inn forbruket av råvare i angitt enhet. Du kan også legge inn kostpris. I vinduet Utbytte legger du inn varenummer for ferdigvaren med kvantum i angitt enhet. Når du klikker knappen Beregn kostpris/utbytte beregner systemet kostpris basert på kostpris på råvaren, utbyttekvantum og foredlingskostnad. Når du klikker Ferdigmeld bekreftes lagertilgangen av ny ferdigvare samt at forbruket av råvare trekkes ut fra lager. Du kan også skrive ut plukkliste for foredlingen som viser forbruk at råvare og tilgang av ferdigvare med foredlingskostnad og utbytteprosent. Jobbseddel oversikt På en salgsordre kan du legge inn jobbkoder under fliken Diverse og deretter kjøre ut jobbsedler. Du kan velge hvilket intervall av ordrenummer du vil ha liste over, om du vil ha liste over jobber med kun 1 valgt jobbkode eller alle jobbkoder. Du kan også velge om du skal skrive jobbliste for ordrer som er registrert, fakturert, bokført eller alle statuser. Maritech OLFI Brukerhåndbok Diverse 67

68 Jobbseddel detaljer Denne utskrifta lager en seddel for hver enkelt ordre. Denne utskrifta er den samme som du kan kjøre ut fra ordreregistreringsbildet via knappen Jobbseddel. Korriger kalkylekostnad pr ordre Her har du mulighet for å endre kostnadene som danner grunnlag for db-kalkylene for den enkelte ordre. Du kan søke opp et intervall av ordrenummer og deretter dobbeltklikke den aktuelle ordren for å få opp korrigeringsbildet. Du kan korrigere kostnadene for alle varelinjene ved å legge inn satsene i toppen. Alternativt kan du legge inn kostnadene på den enkelte varelinje. Oppdater kostpris/salgskostnader Her kan du oppdatere kostpris og salgskostnader for utvalgte ordrer. Maritech OLFI Brukerhåndbok Diverse 68

69 Angi intervall for fakturanumrene du skal oppdatere. Du kan merke de fakturaene du vil oppdatere og deretter klikke OK for å oppdatere fakturaene med kostpriser fra varekartoteket/kostprislista. Reklamasjon Her kan du registrere inn reklamasjoner fra kunder. Ved registrering av reklamasjon blir det ikke automatisk laget noen kreditnota eller lagertilgang av varen, dette må eventuelt gjøres i egne operasjoner. Rapporter Maritech OLFI Brukerhåndbok Rapporter 69

70 Utskrift av kartotek Fra kartoteket Utskrift av kartotek-informasjon som for eksempel kontoplan, avdelingsliste etc. gjør du ved å gå inn på det aktuelle kartoteket fra Vedlikeholdsmenyen og klikke på Utskrift -knappen når du har listen over data i kartoteket fremme på skjermen. For en del av kartotek-utskriftene kan du velge mellom forskjellige typer utskrifter, for eksempel komprimert eller detaljert liste. Du vil i disse tilfellene få frem en liten meny på skjermen der du må velge type utskrift. Generelt Det er bare varer som har kryss i feltet "Statistikk" som blir med på statistikken, se kapittel 0 for omtale av varekartoteket. Avmerking av feltet sjekkes ved kjøring av rapporter, slik at du kan velge hvilke varer som skal være med på utskriften ved å endre avkryssingen av "Statistikk" før du kjører rapporten. Salg Her finner du rapporter for salgsordrer og fakturaer. Utvalgskriterier: Fom-tom fakturadato Avdeling Bærer Fakturert avdeling/bærer Rapporten viser beløp for den enkelte varegruppe for denne periode og hittil i år sammenlignet med fjoråret. Du kan velge ved utskrift om du vil ha spesifisert den enkelte vare. Utvalgskriterier: Ingen Fakturert ikke bokført Rapporten viser ordrenummer og fakturanummer, ordretype, kundenummer og navn, fakturadato, netto og bruttobeløp for alle ordrer som er fakturert men ikke bokført i regnskapet. Rapporten brukes for kontroll i forkant av regnskapsavstemminger. Utvalgskriterier: Fom-tom fakturadato Omsetning pr kunde Rapporten viser kundenummer og navn samt nettobeløp for fakturert i datointervallet. Utvalgskriterier: Fom-tom fakturadato Fom-tom varenummer Omsetning pr vare Rapporten viser varenummer og navn samt nettobeløp for fakturert i datointervallet. Maritech OLFI Brukerhåndbok Rapporter 70

71 Utvalgskriterier: Fom-tom leveringsdato Ordrereserve Rapporten viser ufakturerte ordrer med leveringsdato i intervallet med avdeling, bærer, konto og beløp. Innkjøp Her finner du rapporter knyttet til innkjøp av varer. Utvalgskriterier: Fom-tom leveringsdato Behovsliste Rapporten viser hvilke varer som er lagt inn på salgsordrer uten at lagerbeholdningen er tilstrekkelig til å dekke leveringen. Utvalgskriterier: Fom-tom periodedato Bokførte kjøp Rapporten viser antall innkjøpsordrer, kvantum, beløp og snittpris pr kg for den enkelte innkjøpte varer. Du har 3 ulike sorteringer/grupperinger: Varegruppe/vare, Varegruppe/leverandør/vare, Varegruppe/leverandør/vare/ordre. Utvalgskriterier: Tom leveringsdato Ikke bokførte kjøp Rapporten viser kjøp som er mottatt og kontrollert innen angitt leveringsdato, men ikke bokført i regnskapet. Rapporten viser antall innkjøpsordrer, kvantum, beløp og snittpris for den enkelte innkjøpte vare. Du har 4 ulike sorteringer/grupperinger: Varegruppe/Vare, Pr. Seddel, Pr. Leverandør, Pr. Avdeling. Mottaksseddel Her har du mulighet for å skrive ut mottaksseddel for den enkelte innkjøpsordre som er mottatt helt eller delvis. Mottaksseddelen er et dokument som kan brukes ved attestering/anvisning av inngående faktura. Varer pr leverandør Utvalgskriterier: Status: Alle, Registrert, Bestilt, Mottatt, Kontrollert. Leverandør: Alle, valgt leverandør Vare: Alle, valgt vare Fom-tom dato Rapporten viser antall og beløp bestilt og levert for den enkelte vare gruppert pr leverandør. Maritech OLFI Brukerhåndbok Rapporter 71

72 Varer totalt Utvalgskriterier: Status: Alle, Registrert, Bestilt, Mottatt, Kontrollert. Vare: Alle, valgt vare Fom-tom dato Rapporten viser antall og beløp bestilt og levert for den enkelte vare. Innkjøpsforslag Utvalgskriterier: Til dato Varetype: Alle, Emballasje, Ferdigvare, Halvfabrikat, Råvare, Tjeneste Varegruppe: Alle, valgt varegruppe Lagertype: Saldolager, utvidet lagerstyring Rapporten viser mengde på lager og forslag for innkjøp for den enkelte vare gruppert for hver leverandør. Rapporten bygges på bakgrunn av de lagerbeholdninger som er registrert i systemet samt oppsettet for innkjøpsforslag på den enkelte vare i varekartoteket. Utvalgskriterier: Leverandør Kopi av bilagsrapport Ved valg av leverandør får du en oversikt over alle historiske innkjøpsbilag for leverandøren med mulighet for utskrift av det aktuelle innkjøpsbilaget. Lager Her finner du rapporter over lagerbeholdninger Utvalgskriterie Tom dato Innkjøpspris/kostpris Beholdningsliste Maritech OLFI Brukerhåndbok Rapporter 72

73 Rapporten viser registrert lagerbeholdning på angitt dato med antall og total innkjøpsverdi og salgsverdi. Innkjøpsverdi angis enten som innkjøpspris fra varekartoteket eller historisk kostpris fra innkjøpsordrer. Utvalgskriterier: Tom dato Varetellingsliste Rapporten viser varenummer, navn og enhet med felt for manuell innfylling av antall. Rapporten kan skrives ut med egne ark for hvert enkelt lager eller kun en linje for hver vare. Varetellingsliste (alle varer) Rapporten viser en linje pr vare med felt for manuell innfylling av lager, lokasjon, serienummer og antall i beholdning. Diverse Her finner du diverse rapporter, blant annet kalkylerapporter. Utvalgskriterier Fom-tom dato Avsatte rabatter Rapporten viser avsatte rabatter pr kunde med ordrenr., fakturanr., dato, rabattbeløp, salgsbeløp og prosentsats. Maritech OLFI Brukerhåndbok Rapporter 73

74 Utvalgskriterier Fom-tom dato Foredling Rapporten viser en liste over alle foredlingsordrer innefor datointervallet. Utvalgskriterier: Kundetype: Fom-tom dato Kalkyle Kalkylerapporten viser beregnet dekningsbidrag basert på kostpris på solgte varer, salgspris og evt. ordrekostnader. Du har 2 rapportvalg, kundetype/dekningsbidrag eller kundetype/ordre/dekningsbidrag. Sistnevnte viser den enkelte ordre i rapporten. Utvalgskriterier: Fom-tom dato Reklamasjon Rapporten viser registrerte reklamasjoner i datointervallet. Du har 2 raportvalg: Vare/kunde og Kunde/vare. Førstnevte grupperer reklamasjonene pr vare, sistnevnte grupperer pr kunde. Revisjon Her finner du ulike rapporter for revisjon og avstemming mot regnskapet. Utvalgskriterier: Tom dato Fakturert ikke bokført Rapporten viser ordrer/fakturaer/kreditnotaer som er registrert og/eller fakturert, men ikke bokført med fakturadato tidligere enn angitt dato. Utvalgskriterier: Tom dato Pakkseddel skrevet ikke fakturert/bokført Rapporten viser ordrer der det er skrevet pakkseddel uten at det er laget faktura for ordren. Utvalgskriterier: Tom dato Periodedato - fakturadato Rapporten viser fakturaer der fakturadato tilhører en annen måned enn det som er brukt som periodedato ved bokføring i regnskapet. Utvalgskriterie: Fom fakturanummer Fakturanr. serie Rapporten viser fakturanummer i stigende rekkefølge for å muliggjøre sjekk om det er brudd i nummerserien. Maritech OLFI Brukerhåndbok Rapporter 74

75 Forespørsel Her finner du ulike forespørsler som supplerer rapportene i systemet. Salg Her finner du ulike forespørsler som dekker salg og utgående faktura. Utvalgskriterier Selger Fom-tom dato Selger-statistikk Forespørselen viser kvantum og beløp i år, beløp i fjor og avvik for den enkelte kunde for valgte selger. Utvalgskriterier Fom-tom dato Agent-statistikk Forespørselen viser kvantum og beløp eks. mva og inkl. mva for hver kombinasjon av agent, kunde og vare. Utvalgskriterier Kundetype Kundegruppe Kunde Fom-tom fakturadato Servicegrad Forespørselen viser antall bestilt og levert for hver enkelt vare og beregner avviket og servicegrad ut fra dette. Utvalgskriterier Fom-tom fakturadato Basisvare Forespørselen viser kvantum og beløp i år og i fjor for basisvarer. Kunde Her har du flere ulike forespørsler med kunde som utvalgsnøkkel. Kunde Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 75

76 Utvalgskriterier Kundetype Kundegruppe Kunde Fom-tom fakturadato Forespørselen viser kvantum og beløp i år og i fjor samt avvik i kroner for den enkelte vare gruppert for den enkelte kunde. Kundehistorikk ordre Utvalgskriterier Kunde Fom-tom fakturadato Forespørselen viser den enkelte ordre med varelinjer for valgt kunde. Kundetype/kunde Utvalgskriterier: Kundetype Fom-tom fakturadato Forespørselen viser beløp i år og i fjor samt avvik i kroner for den enkelte kunde gruppert etter kundegruppe og kundetype. Kundetype/vare Utvalgskriterier: Kundetype Fom-tom fakturadato Forespørselen viser beløp i år og i fjor samt avvik i kroner for den enkelte vare gruppert etter kundegruppe og kundetype. Kundetype/hovedvaregruppe Utvalgskriterier: Kundetype Fom-tom fakturadato Forespørselen viser beløp i år og i fjor samt avvik i kroner for den enkelte varegruppe gruppert etter kundegruppe og kundetype. Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 76

77 Vare Her finner du ulike forespørsler med vare som grupperingsnøkkel. Varegruppe/vare Utvalgskriterier: Varegruppe Vare Fom-tom fakturadato Forespørselen viser antall og beløp i år og i fjor samt avvik i kroner for den enkelte vare for valgte varegruppe. Varegruppe/vare/kunde Utvalgskriterier: Varegruppe Fom-tom varenummer Fom-tom fakturanummer Kundenummer Forespørselen viser antall og beløp for den enkelte kunde gruppert pr vare for valgte varegruppe. Varegruppe/varetotaler Utvalgskriterier: Varegruppe Fom-tom fakturadato Forespørselen viser antall og beløp for den enkelte vare for valgte varegruppe. Hovedvaregruppe/varegruppe Utvalgskriterier: Fom-tom fakturadato Forespørselen viser kvantum og beløp i år og i fjor samt avvik i kroner for den enkelte vare gruppert pr varegruppe og hovedvaregruppe. Utvalgskriterier: Kundenummer Ordrenummer Fakturanummer Fakturadato Kopi faktura Du må fylle ut minst ett av utvalgsfeltene, så får du opp en liste over de ordrene/fakturaene som tilsvarer utvalgskriteriet. Deretter markerer du ordren du ønsker en kopi av og klikker OK for å skrive ut en kopi av fakturaen. Innkjøp Her finner du ulike forespørsler knyttet til innkjøp Utvalgskriterier: Leverandørnummer Fom-tom dato Leverandørhistorikk ordre Forespørselen viser den enkelte innkjøpsordre med varelinjer. Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 77

78 Utvalgskriterier: Leverandørnummer Varenummer Fom-tom dato Leverandørhistorikk vare Forespørselen viser ordrenummer og dato samt antall og beløp for alle innkjøp som tilsvarer utvalgskriteriene. Utvalgskriterier: Leverandørnummer Forespørsel bokførte innkjøpsordrer Forespørselen viser bokførte innkjøpsordrer for valgte leverandør med ordrenunmmer, ordredato, bilagsnummer, beløp og intern referanse. Ved å dobbeltklikke en innkjøpsordre kan du se kontering og mva-behandling for den enkelte varelinje på ordren. Utvalgskriterier: Leverandør Ordrenummer Avregningsnummer Avregningsdato Avregning kopi Du må fylle ut minst ett av utvalgskriteriene. Du får da opp ei liste over alle innkjøpsordrer som tilsvarer utvalget. Du kan deretter markere den innkjøpsordre du vil ha kopi av avregningen for og klikke OK for å skrive ut en ny avregning. Lager Her finner du ulike forespørsler knyttet til lager og serienummer. Sporing serienummer Her har du mulighet for å spore lagerbevegelser for varer med serienummer. Du kan søke opp serienummer på eksakt treff, at serienummeret starter med, inneholder eller slutter med den bokstav/tall-kombinasjonen du taster inn. Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 78

79 Sporing serienummer utskrift Denne forespørselen gir deg det samme som forespørselen ovenfor, men du har også mulighet for utskrift på papir. Kunde/serienummer Her har du mulighet for å søke opp alle varer med serienummer som er solgt til en valgt kunde. Priser Her finner du ulike forespørsler og utskrifter av priser. Prisliste (fra liste) Her har du mulighet til å kjøre ut prislister for varene. Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 79

80 Du kan kjøre ut prisene for en bestemt prisliste eller for de kundesatsene du har lagt inn. Du kan også kjøre ut prisliste med de prisene som ligger i varekartoteket. Prisliste Intern Her kan du kjøre ut prisliste over de prisene som ligger i varekartoteket, gruppert pr varegruppe. Prisliste Ekstern Denne prislista er lik lista ovenfor, men den viser kun salgspris eksklusiv mva og inklusiv mva, ikke innkjøpspriser, kostpriser og dekningsbidrag. Budsjett Her finner du utskrift av budsjettet. Utskrift Her kan du skrive ut budsjettet ditt. Du har flere ulike utskriftsalternativer tilgjengelig fra nedtrekkslista øverst til venstre. Varegruppe/vare/antall Varer/beløp Basisvare/vare/beløp Varegruppe/vare/beløp Basisvare/vare/beløp og antall Kundetype/vare/kunde/antall Kundetype/vare/kunde/salgsbeløp Kundetype/vare/kunde/db Kundetype/kunde/vare/antall Kundetype/kunde/vare/salgsbeløp Kundetype/kunde/vare/db Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 80

81 Budjsett-statistikk Her kan du skrive ut ulike rapporter som viser fakturert i forhold til budsjettert. Du har flere ulike utskriftsvarianter tilgjengelig. Varegruppe budsjettperiode Budsjettperiode varegruppe Basisvare budsjettperiode Budsjettperiode basisvare Vare budsjettperiode Budsjettperiode - vare I tillegg må du velge årstall og fom-tom periode. Diverse Her finner du diverse utskrifter. EAN-nr (sjekk dublering) Dette menyvalget lar deg sjekke om 2 eller flere varer i varekartoteket har samme EAN-nummer. Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 81

82 Vareetikett Fra dette menyvalget kan du skrive ut vareetiketter på etikettskriveren. Etikettskriveren må defineres under Fil, Etikett-skriver og du må lage en etikett-layout og overføre den til skriveren før du kan skrive ut vareetiketter. Transportliste Her kan du få en oversikt over hvilke ordrer som skal skipes en angitt dato. Skjema fraktkontroll Her kan du skrive ut en liste for manuell kontroll/notering av fraktkostnader og andre ordrekostnader for den enkelte ordre. Bil Her kan du spore fakturering for det enkelte kjøretøy dersom du har muliggjort sporing på bilnummer. Grafisk modul Denne modulen lar deg se omsetning i kroner eller kg i ulike grafiske fremstillinger. Du kan velge mellom ulike datasett og kategorier. Datasett Kategori Maritech OLFI Brukerhåndbok Forespørsel 82

83 Omsetning pr måned Kundetyper Kundegrupper Selger Hovedvaregruppe Varegruppe Selger - periode Måned Kundetypenummer, kundetypenavn Kundegruppenummer, kundegruppenavn Selgernummer, selgernavn Hovedvaregruppe Varegruppe Måned, selgernavn, selgernummer Du velger datointervall og klikker Hent data. Når den grafiske fremstillingen vises kan du klikke i vinduet for Verdier som skal vises og velge mellom omsetning i kroner for i år og i fjor, samt omsetning i kr for i år og i fjor. Spesielle tema I dette avsnittet omtales en del tema hvor flere menyvalg og avkrysninger har betydning for hvordan programmet oppfører seg. Disse temaene omtales komplett i dette avsnittet for at du skal få oversikt over hvordan de fungerer. Kontraktsfakturering Kort forklaring Kontraksfakturering innebærer at samme kunde blir fakturert jevnlig med samme vare og beløp, for eksempel husleie. Klargjøring I Kartotek, klientopplysninger, på fliken Faktura/ordrereg. Har du et felt for "Kontroller kontraksfakturering ved oppstart av OLFI". Dersom du krysser av her vil systemet sjekke om det er noen kontrakter som kan faktureres hver gang du starter OLFI. Du oppretter selve kontrakten under Registrering, Salg, Salgsordrer ajourhold. Velg type Kontrakt i feltet øverst i midten på ordrehodet. Under fliken Kontrakt setter du dato for første fakturering og når kontrakten skal faktureres periodisk. Varelinjene oppretter du som normalt, du kan også legge inn fritekstlinjer. Periodisk fakturering Når tidspunktet for fakturering inntreffer vil systemet lage en ordinær ordre av kontrakten. Du kan da føye på ekstra varelinjer, ekstra fritekstlinjer og lignende før du ferdigmelder og fakturerer kontrakten som en ordinær ordre. Lagerstyring Maritech OLFI støtter 2 typer lagerstyring. Saldolager innebærer at systemet holder rede på antall fra innkjøp og salg direkte i varekartoteket. Dette medfører at du kan fakturere salg selv om beholdningen ikke dekker salget, saldo vil i så fall bli negativ. Maritech OLFI Brukerhåndbok Spesielle tema 83

84 Utvidet lagerstyring innebærer at du må plukke varer fra en lagerbeholdning ved ferdigmelding av salgsordre. Du kan med andre ord ikke fakturere en salgsordre dersom beholdningen ikke dekker salget. Ved utvidet lagerstyring må du også styre innkjøp og foreta plukking fra spesifikke lagre og lokasjoner. Du kan godt kombinere disse 2 formene for lagerstyring slik at enkelte varer bruker saldolager og andre varer bruker utvidet lagerstyring. Dette angir du på hver enkelt vare i Vare-kartoteket. I tillegg kan du også angi at enkelte varer ikke skal lagerstyres, for eksempel tjenester. Serienummer Maritech OLFI lar deg holde kontroll med serienummer på enkeltvarer, for eksempel elektriske artikler. Dette gir deg mulighet for å sjekke salgstidspunkt for en bestemt artikkel i forbindelse med garantireparsjoner og lignende. I varekartoteket angir du under fliken Lager/innkjøp at varen har serienummer. Ved mottak av innkjøpsordre angir du serienummer for den enkelte enhet som mottas. Ved ferdigmelding av salgsordre plukker du enheter med serienummer fra lagerbeholdningen. I ettertid kan du spore hvilke serienummer en bestemt kunde har mottatt via Forespørsel, Lager. Her kan du også spore innkjøpsordre, flyttinger og salgsordre for et valgt serienummer. Jobbsedler Maritech OLFI lar deg lage jobbsedler tilknyttet salgsordrer. Dette kan brukes i forbindelse med ordrer som medfører installasjonsjobber, reparasjoner eller klargjøring i forkant. Du oppretter et sett jobbkoder under Kartotek, Divere, Jobbkoder. På den enkelte ordre kan du under fliken Diverse legge inn jobbkode og notater. Under Registrering, Diverse kan du skrive ut jobbsedler, enten Oversikt som viser en linje pr ordre eller Detaljert som gir ett ark pr ordre med notatene og varelinjene for ordren. Strukturvarer Maritech OLFI lar deg opprette såkalte strukturvarer, det vil si at en ferdigvare består av flere komponenter som lagerstyres separat. Du definerer hver enkelt komponent som en ordinær vare, deretter oppretter du hovedvaren som legger inn den enkelte komponent under fliken Varestruktur i Varekartoteket. Maritech OLFI Brukerhåndbok Spesielle tema 84

85 Forhåndsdefinert utskrift I Maritech OLFI kan du sette opp forhåndsdefinerte utskrifter for en rekke utskrifter, blant annet faktura, kreditnota, avregning, fraktbrev osv. Hensikten er å kunne styre at for eksempel en faktura skal skrives med ett eksemplar fra arkskuffe 2 med giroblanketter og 2 kopier fra arkskuffe 3 med vanlige kopiark. Oppsett av forhåndsdefinerte utskrifter gjør du under Fil, Utskriftsbehandling. Du starter med å velge hvilket formular du skal definere utskrift for. Deretter velger du hvilken skriver og arkskuffe og antall kopier. Dersom utskriften skal kjøres fra 2 ulike arkskuffer må du legge inn 2 linjer, slik eksempelet nedenfor viser. I dette eksempelet vil fakturautskrifta skrive ut 1 eksemplar på skriveren \\AVDB2\Kundelaser fra skuffe 2 (standardskuff) og 2 eksemplarer fra skuffe 3 på samme skriver. I utskriftsvinduet for fakturautskrift må du bruke knappen Forh.def. utskrift for å bruke dette oppsettet. Du får da opp et vindu som viser antall kopier fra den enkelte skuffe. OBS! Oppsettet av utskriftsdefinisjoner lagres lokalt på den enkelte arbeidsstasjon slik at hver enkelt bruker kan lage sine utskriftsoppsett ut fra hvilke skrivere de vil bruke. Dette medfører også at utskriftsoppsettet går tapt dersom du bytter ut en arbeidsstasjon. Factoring Med Maritech OLFI kan du overføre utgående faktura til et factoring-selskap som står for innkreving av fordringene. Klargjøring Først må du opprette factoringselskapet som en kundereskontro. Deretter må du i menyvalget Kartotek, Klientopplysninger, fliken Std. Kundeinfo krysse av i feltet Bruk factoring og angi factoringselskapets kundereskontro. Under fliken Diverse legger du inn factoringselskapets bankkonto i feltet Bankkonto2. Under fliken Regnskap kan du legge inn sti til transaksjonsfila dersom du skal oversende fakturaene som ei datafil (bl.a. Elcon Finans bruker denne muligheten). Under fliken Div. innstillinger legger du inn klientnummeret du har fått fra factoringselskapet. Maritech OLFI Brukerhåndbok Spesielle tema 85

86 Under fliken Tekster kan du legge inn standard bunntekst for fakturaer som skal overføres til factoring. Dersom du bruker fakturautskrifter med logofil skal logofilene for factoring-fakturaene hete nnnolfi_faktura_f.bmp (logofil for ordinære fakturaer heter nnnolfi_faktura.bmp). Logofil for giroen skal hete nnnolfi_gironavn_f.bmp. For de kundene som skal kjøres via factoring må du i Kartotek, Kunder/Leverandør, Kunder under fliken Betaling krysse av for Bruk factoring og angi factoringselskapets kundereskontro. Daglig bruk Ved fakturering vil det bli laget en eller flere transaksjonsfiler med nødvendige opplysninger for oversending til factoringselskapet. Disse kan du sende som vedlegg på e-post til factoringselskapet. Ved overføring til regnskap vil reskontroposteringen bli ført på reskontroen for factoringselskapet i stedet for den ordinære kundereskontroen. Statistikker og rapporter i OLFI vil fremdeles fremkomme på kundereskontroen. Appendix Vanlige Windows-funksjoner For å få fullt utbytte av Maritech-programmene er det en fordel med grunnleggende kunnskap om enkelte funksjoner i Windows. Spesielt gjelder dette oppbygging av vinduer, administrering av vinduene, musbruk, skriverstyring etc. Programmene i Maritech-familien følger Windowsstandarden så langt dette har vært mulig. Menyer Øverst på skjermen er det en menylinje som inneholder hovedmenyen for programmet. Du kan aktivere et menypunkt ved å klikke på teksten med musen eller ved å bruke hurtigtaster. Hvert menypunkt har en strek _ under en av bokstavene, eksempel: Kartotek. Ved å holde nede Alt tasten og trykke på bokstaven med strek under vil menypunktet aktiveres. Når et menypunkt i hovedmenyen aktiveres kommer de enkelte punktene på vedkommende undermeny tilsyne. En del av undermenyene har igjen undermenyer, dette vises som en liten sort trekant til høyre for menypunktet. Neste undermeny kommer frem når du holder musen over menypunktet. Maritech OLFI Brukerhåndbok Appendix 86

87 Elementene i vinduet De enkelte vinduene i programmet inneholder mange forskjellige elementer. Her forklares de viktigste av dem. Tittellinje: Øverste linje i vinduet, her står det normalt hva vinduet viser, her Avdelinger. I tillegg vil det ofte stå antall poster som er funnet ved søk på for eksempel kunder. Tittellinjen til selve programmet viser navnet på programmet samt hvilken klient som er aktiv. Kolonneoverskrifter: Grå linje med beskrivelse av hva slags informasjon som står nedover i kolonnen, for eksempel Navn. Linjene i vinduet kan sorteres ved å klikke på de enkelte kolonneoverskriftene. Ett klikk sorterer etter denne kolonnen i stigende rekkefølge. Nytt klikk på samme overskrift snur rekkefølgen på hodet, dvs. sorterer i synkende rekkefølge. Innhold: Selve dataene i vinduet, her nummer og navn på avdelingene som er opprettet på denne klienten. Nedtrekksliste: Dette vil være et felt som inneholder informasjon, med en pil helt til høyre for feltet, her feltet med teksten Alle i. Hvis du klikker på pilen til høyre i feltet kommer det frem en liste med de valgmulighetene du har i feltet. Klikk på et av valgene i listen for å velge det som innhold i feltet. Rullefelt: Kommer frem automatisk når det er mere data i vinduet enn det som vises på skjermen. Rullefelt kan komme frem både i høyden og bredden av vinduet. Du kan bruke dette feltet for å bla deg opp og ned eller sidelengs i vinduet for å se resten av informasjonen. På hver ende av rullefeltet er det piler du kan klikke på for å rulle en og en linje eller posisjon. Inne i selve rullefeltet er det en grå knapp, størrelsen på denne viser forholdet mellom det du ser og total-mengden av data som vinduet har. I vinduet over fyller knappen omtrent halvparten av rullefeltet, det betyr at det er 2 avdelinger til som ikke vises for øyeblikket. Plasseringen av denne knappen viser hvor i vinduet du befinner deg, eksemplet viser at vi er helt øverst i vinduet. Du kan bla et helt vindu av gangen ved å klikke i rullefeltet utenfor denne knappen. Du kan også flytte deg i vinduet ved å klikke på selve knappen, holde musknappen nede og dra med deg knappen. Knapper: I vinduene kan det være forskjellige typer knapper, etter hvilke operasjoner det er mulig å utføre fra vinduet. Her det det 3 knapper med OK, Avbryt og Lagre på. Klikk på OK vil lagre innholdet i vinduet og lukke vinduet. Klikk på Avbryt vil lukke vinduet uten å lagre. Klikk på Lagre vil lagre innholdet men beholde vinduet åpent. Lagre knappen vil være nedtonet når det ikke er noe som trenger å lagres. Så snart du har registrert data som ikke er lagret, vil Maritech OLFI Brukerhåndbok Appendix 87

88 skriften på knappen komme frem i sort. Dette indikerer at du har utført noe som ikke er lagret. Du må flytte markøren til et annet felt for at systemet skal oppdage at du har registrert noe i et felt, og fremheve Lagre-knappen. Oppslagsknapp: Her er det brukt en annen type knapp, en oppslags-knapp. Når denne står bak et felt betyr det at du kan taste informasjon direkte i feltet dersom du vet hva du skal taste. Hvis du må slå opp i tilhørende kartotek for å finne det som skal registreres kan du trykke på knappen med 3 prikker. Programmet vil da foreta et oppslag som vises i eget bilde. Når du har funnet det du skal bruke kan du dobbeltklikke denne linjen i oppslagsbildet, eller merke den ved å klikke en gang på den og deretter taste Enter. Avkryssingsboks: Her kan du angi om den angitte egenskapen er gjeldende eller ikke. Avkryssingsboksen kan kun ha 2 betydninger: Av eller På. Når boksen er helt hvit er funksjonen Av, når det står en hake inne i boksen, som på eksemplet, er funksjonen På. Klikk inne i boksen med musen for å veksle mellom Av og På. Statuslinje: Nederste venstre hjørne på selve programvinduet vil vise en statustekst med utfyllende informasjon om hva som for øyeblikket skjer i systemet. Teksten vil forandre seg etter hvilke funksjoner du utfører i programmet. Skilleark: En del av vinduene som brukes i programmet har form som et kartotek, med flere kartotekkort. Kortene ordner informasjonen i vinduet på en oversiktlig måte. Disse kartotekkortene har flere navn, de kalles også skilleark, faner og lignende. Eksemplet viser et kartotek som har 4 skilleark, og det er nå det første skillearket Navn som vises i skjermbildet. Du veksler mellom de forskjellige skillearkene ved å klikke på teksten øverst på sklillearkene. Administrere vinduer Til høyre på tittellinjen til vinduet sees tre små knapper. I et vanlig vindu vil det være en rekke med 3 knapper, hvis du ser 2 rekker med knapper slik som i bildet over betyr det at vinduet er maksimert slik at det dekker hele arbeidsområdet. Den øverste rekken med knapper gjelder da for selve programmet, mens den nederste rekken gjelder for det aktuelle vinduet. Knappen helt til høyre med et X på brukes til å stenge vinduet. Dersom du klikker denne knappen i den øverste rekken, avslutter du selve programmet. Du kan legge vinduer midlertidig til side uten å lukke de helt. Dette kalles å minimere vinduet. Hvis du klikker på knappen helt til venstre med et strek _ på legger du vinduet passivt i nederste del av arbeidsområdet. Du vil da bare se tittelen og de 3 knappene. Vinduet er da fortsatt åpent, og du henter det frem igjen ved å klikke på den midterste knappen. Den midterste knappen styrer størrelsen på vinduet. Vinduet kan være en liten del av arbeidsområdet (normalt) eller du kan be vinduet dekke hele arbeidsområdet (maksimert). Hvis den midterste knappen viser bare en firkant (se øverste rekke i bildet) betyr det at vinduet er i normal størrelse, et klikk på knappen vil da maksimere vinduet slik at det dekker hele arbeidsområdet. Knappen vil da endre seg til to overlappende firkanter (se nederste rekke i bildet). Et klikk på knappen med to firkanter vil bringe vinduet tilbake til normal størrelse. Vinduer som er i normal størrelse kan flyttes dit du ønsker det på skjermen. For å flytte et vindu holder du musmarkøren (pilen) på tittellinjen til vinduet (den blå linjen som har de 3 kanppene helt til høyre). Trykk på venstre musknapp og hold denne nede mens du flytter på musen. Vinduet vil da følge med, når du har flyttet vinduet dit du ønsker slipper du musknappen igjen. Maritech OLFI Brukerhåndbok Appendix 88

89 Størrelsen på vinduer kan endres mer detaljert enn bare maksimert og normal. Ved å holde musmarkøren akkurat i kanten av et normalt vindu vil markøren forandre seg til en strek med piler i hver ende. Når markøren har dette utseendet kan du holde venstre musknapp nede og flytte musen. Kanten på vinduet vil da bli med i den retning du flytter musen. Når du har fått ønsket størrelse på vinduet slipper du musknappen igjen. Du kan endre størrelsen til de fleste vinduer både i høyde og bredde, ved å ta tak i den aktuelle kanten. En oversikt over samtlige åpne vinduer finnes på nederste del av menyen under menyvalget Vindu på hovedmenyen. Det vindu du klikker på i menyen blir aktivt. Av eksemplet fremgår det at 2 vinduer Avdelinger og Hovedbok er åpne, og at hovedbok er det aktive vinduet nå (markert med en hake). Menyvalget Overlappe gjør at vinduene legges delvis skjult bak hverandre. Tittellinjene til alle vinduene vil vises slik at du enkelt kan aktivisere ønsket vindu ved å klikke på denne. Side ved side vannrett gjør at alle vinduene blir like store, og at de stilles over hverandre. Side ved side loddrett gjør at alle vinduene blir like store, og at de stilles ved siden av hverandre. Stable gjør at hvert enkelt vindu fyller hele arbeidsområdet og plasserer vinduene oppå hverandre slik at du bare ser det fremste vinduet. Minimer alle vinduer gjør at alle vinduene gjøres passive og legges i nederste del av arbeidsområdet. Merking av rader: For å merke en linje i en tabell klikk med musen en gang på linjen. Du vil se at linjen blir markert. Hvis du deretter klikker på en annen linje vil markeringen flytte seg dit. I en del sammenhenger er det praktisk å merke flere linjer i samme bilde. For å merke utvalgte enkeltlinjer holder du Ctrl tasten nede mens du klikker. Markeringen vil da bli stående på de forrige linjene du har merket, slik at du kan merke flere linjer på en gang. Hvis du skal merke alle linjer innenfor et område må du først klikke på første linje som skal merkes. Deretter holder du Shift tasten ( ) nede mens du klikker på siste linje. Alle mellomliggende linjer vil da bli markert. Skrivere Maritech-programmene benytter Windows skriveroppsett, dvs. skriverne som er installert i operativsystemet Windows. Dette medfører at standard skriver i Windows også er standard skriver for Maritech-programmene. Alle utskrifter blir sendt til standard-skriveren dersom du ikke velger en annen skriver. Maritech OLFI Brukerhåndbok Appendix 89