Maritech Systems AS Alle rettigheter forbeholdt utgiver.

Transkript

1 Brukerhåndbok Lønn

2

3 Maritech Systems AS Alle rettigheter forbeholdt utgiver. Det tas forbehold om feil i brukerhåndboken. Maritech Systems AS påtar seg ikke ansvar for følger av feil i denne håndboken. Ved frigivelse av nye versjoner av programvaren vil det kunne bli avvik mellom programvaren og brukerhåndboken. Alle endringer og nye funksjoner omtales i skriv som medfølger oppgraderingen. Vi anbefaler å ta vare på disse som supplement til brukerhåndboken. Maritech Systems AS Kårvåg 6530 Averøy Tlf: Fax: E-post: office@maritech.no Internett: Maritech Support Tlf.: Fax: E-post: support@maritech.no Internett: MARITECH er registrert varemerke for Maritech Systems AS. WINDOWS VISTA, WINDOWS 7, WINDOWS 2003 SERVER, WINDOWS 2005 SERVER og WINDOWS 2008 SERVER er registrerte varemerker for Microsoft Corp. Sybase, Adaptive, SQL Anywhere er registrerte varemerker for Sybase Inc.

4 Innholdsfortegnelse Introduksjon 9 Systembeskrivelse... 9 Om brukerhåndboken... 9 Organisering av brukerhåndboken... 9 Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken Integrasjon med andre system Ord og uttrykk Brukerstøtte Standard funksjoner 11 Menyer Rediger-menyen Vis-menyen Hjelp-menyen Verktøylinje (knapperad) Vindustyper Lagre vindusoppsett Utskriftsvinduet Innstilling av marger for utskrifter Standard tastebruk / musbruk Bruk Enter-tasten i stedet for Tabulator-tasten Standard hurtigtaster Dato-felter Skifte passord Kom raskt i gang 21 Opprette klient Kartotek som må opprettes Klient 22 Opprette ny klient Skifte aktiv klient Gjennomgang kartotek 23 Navnekartotek Klientopplysninger Lønnsperioder Ansatt-vedlikehold Hovedvedlikehold Faste arter Skatteopplysninger Inn/Utmeldinger Gruppetilhørighet Andre satser Kopiering av andre satser Ansatte med negativ lønn Profil Lønns- og trekk-arter Lønnsgrupper Regulativ Satstyper Fagforeninger Ansattgrupper Underenheter Hovedbok Avdeling Bærer Hovedboksgruppe kunder Klientserier Kunder... 39

5 Felles data Stillingskoder Systemdata Navn Poststed Kommuner Lønnsstatistikk oppgavegiverpost Pensjonstilbyder Kodeoversikt Spesifikasjoner Maskininnberetning Lønnskjøring 42 Klargjør Lønnsperiode Overføringer Faste arter Capitech Tid Maritech Akkord Filimport ASCII Lønnsregistrering Masseregistrering Kontrollister Generer Lønn Ansatte med negativ lønn Slipper skjerm Utskrift lønnsslipper Periodiske lønnslister Elektronisk remittering Lønnskjøring Fast forskudd Parametre Godkjenning Autoeksport av lønnsdata Rapporter 53 Standardrapporter Fagforeningskontingent Bidragstrekk Andre påleggstrekk Påleggstrekk skatt Terminoppgave Utskrift ansatte med detaljer Utskrift av kartotek Fra kartoteket Fra rapport-menyen Periodiske lønnslister Avstemming Arb.g.avgift Feriepengeliste pr. periode Feriepengeliste pr. år (til gode) Feriepengeliste (beregnet) Forskuddsliste Bank Forskuddsliste Kontant Forespørsel 57 Periodeverdier Lønnsslipper Overtidsliste Statistikk Dynamiske Rapporter... Feil! Bokmerke er ikke definert. Innberetningskoder Annet 61 Maskinell skattekortoverføring Lagre fil på CD Lagre fil til Altinn Når CD/filen kommer tilbake... Feil! Bokmerke er ikke definert. Konvertering Systemvedlikehold... 63

6 Test skatteberegning Korrigering lønnsdata Navnerydding Tildel Underenhet via Avdeling Bytt/Erstatt lønnsarter Optimaliser tabeller Systemlogg Endret feriepengesats Xml leser/redigerer Termin 69 Terminoppgave til Altinn Obligatorisk Tjenestepensjon OTP Oppsett Klientopplysninger Registrering av opplysninger på ansatte Generering av OTP fil for innsending Grunnlag Ikke godkjente perioder Lønnsstatistikk SSB Lønnsstatistikk SSB Altinn Maskininnberetning Terminoppgave Vedlikehold Terminoppgave Generer Grunnlag Terminoppgave Årsavslutning / Lønnsoppgaver 82 Lønn på nytt år før lønnsoppgavene er ferdige Innberetningspliktige forhold Forespørsel innberetningskode Lønns- og trekkoppgaver Klargjør oppgaver Vedlikehold oppgaver Utskrift oppgaver Følgeskriv Innberetning Oppgaver Altinn Maskinell oppgave på fil Godkjenn / Klargjør nytt år Beregning av feriepenger ekstra ferieuke Enkelte feilsituasjoner Lønnsart med feil innberetningskode Spesielle tema 92 Periodiske oppgaver Styring av satser Forskjellige satsnivåer og prioritering Satstyper Bruk av satsnivåene Regulativ Regulativarter Regulativet Ansiennitetstillegg Feriepenger Hva styrer beregning av feriepenger: Lønnsarter for utbetaling av feriepenger: Faktor for feriepenger/månedslønn ("26. dag") Fagforeningskontingent Trekkart for kontingent Fagforeningen Legge inn fagforeningen på den ansatte Fordel fri bil Elektronisk remittering Klargjøring av systemet før bruk: Daglig bruk Hvor legges filene og hva heter de? Ansatte som slutter Ansiennitetstillegg, Fagtillegg, Helligdagsgodtgj Fortløpende utbetaling Akkumulering og utbetaling senere Avledet lønnsart

7 Reskontroer på ansatte Oppstart av Maritech Lønn midt i året Prosent av fritt grunnlag Negativ lønn Fast forskudd Arbeidsgivers andel pensjonspremier (bl.a. OTP) Dersom de ansatte også skal trekkes Eksport lønnsdata Ansattopplysninger til Excel Autoeksport av lønnsdata Kryssing mot åpen post Delebetaling av åpen post Endring av krysset post Post mot post på lønnsslippen Oppdatering i regnskapet Ny godkjenning COM wrapper Lønnsslipper på e-post Oppsett e-post Sende lønnsslipper på epost Personlige vedlegg sammen med lønnslipper på e-post Utsending av papirslipper på epost Kryptering Innstillinger for Outlook 2010 (unngå sikkerhetsadvarsel) Prosjekt Oppsett for bruk og føring av prosjekt Prosjektart Prosjekt Klient Lønns- og trekkarter Ansatt Lønnsregistering Appendix 126 Internt menypunkt Altinn, Avansert i skjermbilde (ALT-02) Moms Vanlige Windows-funksjoner Menyer Elementene i vinduet Administrere vinduer Merking av rader: Skrivere Dato/klokkeslett Feilsituasjoner Brukerstøtte ved feil Feilmeldinger Database error: Vanlige feilmeldinger: Stikkordregister 137

8

9 Introduksjon Systembeskrivelse Maritech Lønn er et standard lønnssystem med kraftige funksjoner. Maritech Lønn er klientorientert, det vil si at du kan bruke flere forskjellige foretak på samme installasjon, inntil 999 klienter avhengig av lisens. Maritech Lønn gir deg blant annet disse funksjonene: Håndtering av satser på forskjellige nivå Automatisk beregning av feriepenger, arbeidsgiveravgift Håndtering av fagforeningskontingent Innberetning til det offentlige, terminvis og årsoppgave samt SSB-statistikk Om brukerhåndboken Denne brukerhåndboken er ment å være et hjelpemiddel i det daglige arbeidet med Maritech Lønn, både for nye brukere og de mer erfarne brukerne. Vi anbefaler at du leser kapittel Standard funksjoner på side 11 før du tar til med å bruke systemet, der står beskrevet hvordan du beveger deg i menyer, hvilke taster som er standard for Maritech-systemene og lignende. Håndboken dekker ikke generell pc-bruk, installasjon av programmene, konfigurering av pc og lignende. For informasjon om installasjon, konfigurering, brukere etc. se brukerhåndboken for Maritech Master. Denne håndboken berører heller ikke lønn som fagområde, vi forutsetter at brukeren har de faglige kvalifikasjoner som kreves for å håndtere lønninger korrekt. All omtale i denne håndboken baserer seg på norsk utgave av operativsystemet Windows. Dersom du har engelsk versjon (eller et annet språk) må du finne de tilsvarende uttrykkene på det aktuelle språket. Organisering av brukerhåndboken Brukerhåndboken er organisert på følgende måte: Introduksjon: Generell omtale av programmet, integrasjon, ord og uttrykk. Standard funksjoner: Omtale av menyer, knapper, vinduer, musbruk, tastebruk. Kom raskt i gang: Hva må til for å kjøre en lønn. Gjennomgang kartotek: Systematisk omtale av alle kartotek. Lønnskjøring: Hvordan gjennomføres en lønning. Rapporter og Forespørsler: Hvilke muligheter finnes og hvordan bruke de. Annet: Spesielle punkter som ikke er omtalt andre steder. Spesielle tema: Fullstendig gjennomgang av funksjonalitet som kan utnyttes. Endringer etter opptrykk: Endringer som er gjort i Maritech Lønn etter opptrykk av brukerhåndboken. Appendix: Feilmeldinger etc. Maritech Lønn Brukerhåndbok Introduksjon 9

10 Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken Denne brukerhåndboken bruker følgende skrifttyper/utseende på en del faste elementer. Se kapittel Elementene i vinduet på side 130 for en nærmere beskrivelse av de forskjellige elementene dersom du ikke er kjent med disse begrepene: Knapper som du kan klikke på skrives slik Taster på tastaturet skrives slik Menyvalg skrives på denne måten Integrasjon med andre system Alle programmene i Maritech-familien er tett integrert med hverandre. Mye av informasjonen som er registrert benyttes av flere programmer, slik at gjenbruk av data foregår i stor utstrekning uten tidkrevende dobbeltregistrering av samme informasjon. Maritech-programmene har også integrasjon til Office-programmene til Microsoft: Word, Excel og Outlook, ved at utskrifter kan overføres til disse programmene. Andre mailprogrammer støttes også, i utgangspunktt skal alle mailprogram som er korrekt installert i Windows kunne fungere sammen med Maritech-programmene. Maritech Lønn kan integreres med Maritech Regnskap, et avansert regnskapsprogram som har mange innstilingsmuligheter for å kunne tilpasses dine behov. Maritech Lønn kan utvides med Maritech Prosjekt, et verktøy for prosjektregnskap som inkluderer postering av mengde samt rapportering på tvers av regnskapsår. Registreringer i prosjektregnskap foregår i bilagsregistreringen i Maritech Regnskap samt lønnsregistrering i Maritech Lønn og fakturering i Maritech OLFI. Maritech Lønn kan integreres med Capitech Tid, et avansert tidsoppfølgingsprogram for bl.a. å beregne timer basert på at de ansatte stempler på elektroniske stemplingsur. Timer og tillegg som beregnes i Capitech Tid kan hentes direkte inn i Maritech Lønn for utlønning. Maritech Lønn kan integreres med Maritech Akkord, et system for å beregne akkord-lønn basert på timer og mengdedata. Akkord-timer med ferdige satser som beregnes i Maritech Akkord kan hentes direkte inn i Maritech Lønn for utlønning. Ord og uttrykk Periode Alle registreringer for en lønnskjøring gjøres på en lønnsperiode. Klient En klient er et separat firma/foretak som du registerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av data mellom de forskjellige klienter, med unntak av noen få kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Dersom du bruker Maritech Lønn til å føre lønninger for flere separate firma vil dette i praksis være egne klienter i lønnssystemet. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech Lønn, avhengig av din lisens. Kartotek Register med en bestemt type informasjon. Eksempel på dette er kunderegistret, ansattregistret, betalingsbetingleser etc. Informasjonen i kartotekene er normalt faste opplysninger som benyttes ved registrering, utskrifter etc. Kunde Firma / person som du selger til, i regnskapsteori ofte omtalt som debitor. Maritech Lønn Brukerhåndbok Introduksjon 10

11 Leverandør Firma / person som du kjøper fra, i regnskapsteori ofte omtalt som kreditor. Momskode Momskode er en tallkode som registreres for hvert bilag og som styrer hvordan bilaget skal momsbehandles. Momskoden for bilaget må være gyldig for den kontoen det bokføres på. Liste over momskoder finner du i kapitlet om Momskoder i manualen til Maritech Regnskap. Lønns- og Trekkart Alle de forskjellige typene av beløp som registreres i lønnsprogrammet må ha sin egen lønnsart. Lønnsarten er en tallkode som registreres for den enkelte registreringslinje med lønn. Arten styrer hvordan programmet skal behandle den enkelte lønns-transaksjon. Brukerstøtte Feilsituasjoner: Dersom programmet ikke oppfører seg slik det skal, se kapittel Feilsituasjoner på side 134. Supportsenter: Skulle du ha behov for bistand i forbindelse med bruk av programmer utviklet av Maritech Systems AS kan du ta kontakt med vårt suportsenter. Maritech Systems AS har eget supportsenter bemannet med konsulenter som vil forsøke å hjelpe deg. Dersom vedkommende ikke selv kan hjelpe deg, vil han oversende saken videre til spesialist. Kontakt Support: Telefon: Telefax: E-post: support@maritech.no Internett: Standard funksjoner I det følgende er enkelte generelle trekk ved programmene i Maritech-familien forklart. I tillegg anbefaler vi at brukeren har kjennskap til en del standard-funksjoner i Windows som kan øke effektiviteten i bruken av Maritech-programmene, se omtale av dette i kapittel Vanlige Windows-funksjoner på side 126. Programmene i Maritech-familien følger Windows-standarden så langt dette har vært mulig. Menyer Rekkefølgen i menypunktene er satt opp for å tilsvare normal arbeidsgang i programmet. Du skal normalt starte med øverste menypunkt og arbeide deg nedover i menyen når du skal utføre vanlige oppgaver. Ved å utføre de oppgaver som tilhører hvert enkelt menypunkt i korrekt rekkefølge Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 11

12 sikrer du at programmet har nødvendig informasjon til å kunne gjennomføre neste punkt med riktig utgangspunkt. NB: Rekkefølgen i menyen gjelder ved utføring av vanlige operasjoner i programmet, typisk registrering. Første gangs etablering av kartotek kan normalt ikke gjøres i rekkefølge på menyen. Se eget kapittel om dette. Under omtales 2 menyvalg som er standard i de fleste Maritech-programmene, Rediger og Vis. Alle valgene på disse 2 menyene finnes også som knapper på verktøylinjen som utfører det samme. Rediger-menyen Valgene på Rediger-menyen vil være tilgjengelig når disse kan benyttes. Angre: Angre Lim inn eller Klipp ut Klipp ut: Standard utklipps-funksjon Kopier: Standard kopi-funksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Ny rad: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett rad: Brukes for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter bruke dette menyvalget. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Vis-menyen Alle valgene på Vis-menyen påvirker enkelte forhold som har med skjermbildet å gjøre, dvs. visningen av informasjon på skjermen. Verktøylinje Valget brukes til å gjøre enkelte innstillinger for verktøylinjen. Her kan du også velge å slå av eller på hele verktøylinjen. Sorter, Filter Valgene Sorter og Filter på Vis-menyen brukes bl.a. til å styre visningen på skjermen når du har en liste med innholdet i et kartotek fremme på skjermen, for eksempel kartoteket med hovedbokskonti, kunder etc. Innstillingene du gjør med disse menyvalgene vil nullstilles når du lukker vinduet. Valgene påvirker kun visningen på skjermen og ikke utskrift av kartoteket. Sorter: Brukes til å endre rekkefølgen på radene i listen. Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 12

13 Normalt vil alle kolonnene i listen være tilgjengelige for sortering, eksemplet viser valgene for kundekartoteket. For å endre hvilke kolonner listen skal sorteres etter må du dra ønsket kolonne over til høyre del av bildet med musen og slippe det der. Det vil da automatisk bli haket av for Stigende sortering, dersom du ønsker sortering i synkende orden klikker du en gang i boksen for å ta vekk haken. Du kan bruke flere kolonner samtidig til sortering, de vil da gjelde i den prioriteringsrekkefølge de står i vinduet. I eksemplet over vil kundene først sorteres etter navn, og ved likt navn vil de sorteres etter Adresse1-feltet. Filter: Med denne funksjonen kan du bestemme at kun deler av innholdet i en liste skal vises på skjermen. Du må velge kolonne som skal brukes til filter. Operator betyr på hvilken måte dataene skal stemme med kriteriet, for eksempel være lik en bestemt verdi, større enn en bestemt verdi etc. Verdi utfylles med verdien dataene skal sjekkes mot. Når du klikker OK vil kun radene som stemmer med filteret vises på skjermen. Hvis du allerede har definert et filter for et vindu vil dette stå under Originalt filterkriterium. For å fjerne et filter uten å måtte lukke vinduet la alle feltene i midten være tomme og klikk på OK. Du kan bruke feltet Logikk til å lage kompliserte filter med flere linjer med betingelser. I eksemplet over er det satt filter på kundekartoteket, slik at bare kunder som har postnummer lik 6530 vil vises på skjermen. Zoom: Endrer størrelsen på forhåndsvisningen av en liste. Samme funksjon som feltet Zoom på utskriftsvinduet, jfr. omtale av dette i kapittel Utskriftsvinduet på side 18. Hjelp-menyen Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 13

14 Under hovedmeny Hjelp finnes det en del valg som kan være til hjelp i bruk av programmet, og når det oppstår feilsituasjoner. Emner i hjelp Her vil brukermanulen finnes i elektronisk form. Vi anbefaler å bruke hjelpeteksten aktivt når det er noe du lurer på. Bruken av hjelpeteksten er på samme måte som i de fleste andre Windowsprogrammer. Hvordan bruke hjelp Dette vil vise en standard-veiledning i bruk av hjelpeteksten. Maritech på internett På det øverste valget kan du sende en e-post direkte til vårt support-senter ved å klikke på menyvalget for dette. Det vil da lages en ny e-post-melding med ditt mail-program, ferdig adressert til Maritech Support. Når du sender e-post til support, husk å skrive hvilket program henvendelsen gjelder. Neste menyvalg, Maritechs hjemmeside, fører deg direkte til Maritechs Internett-område. Menyvalget Se etter oppdateringer sjekker om det foreligger nye programoppdateringer. Via det siste menyvalget, Maritech Lønn, kommer du direkte til info/supportsiden for Maritech Lønn på internett. Her kan du laste ned brukerhåndbok, se på skriv som er sendt med de siste versjoner og ellers lese nyheter angående Maritech Lønn. Brukerhåndbok Håndboken vil dukke opp i sin helhet i pdf-format. Om Under dette valget vil du se følgende bilde: Her ser du versjonsnummeret for program, database, Com wrapper,.net versjon og om Altinn versjon er ok. Du ser også lisensnummer og navn på lisensinnehaver, samt system begrensning og gyldighetsdato for lisensen. System-begrensning er tillatt antall brukere eller antall ansatte, avhengig av lisensbetingelsene for systemet du bruker. Du ser også hvilket brukernavn du er innlogget med. Verktøylinje (knapperad) Under hovedmenyen er det en verktøylinje med knapper. Knappene brukes til å utføre bestemte funksjoner i programmet. De mest brukte knappene står fra venstre side og bortover. Hvis du er usikker på hva en knapp betyr kan du holde musen i ro over knappen, det vil da komme frem en liten forklaring av knappen. Du kan selv velge hvor verktøylinjen skal være, samt angi enkelte instillinger for den ved hjelp av menyvalget Vis, Verktøylinje. Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 14

15 Under gjennomgås alle knappene med deres betydning: Endre klient: Gir direkte tilgang til bildet for å skifte aktiv klient. Oppfrisk: Oppdaterer skjermbildet. Hvis det er gjort endringer i dataene som vinduet inneholder vil et klikk på denne knappen hente oppdaterte data fra databasen. Samme funksjon som F5 tasten. Ny post: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett: Klikk på denne knappen for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter klikk på denne knappen. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Lagre: Brukes til å lagre det du har skrevet inn, samme funksjon som Lagre knappen i skjermbildet. Skriv ut: Klikk på denne knappen for å få utskrift av informasjonen som vises på skjermen. Forhåndsvisning: Brukes for å få en forhåndsvisning på skjermen av det som vises i skjermbildet. Du kan dermed se hvordan en utskrift vil bli seende ut før du skriver det ut. Klipp ut: Standard utklipps-funksjon Kopier: Standard kopi-funksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Filter: Brukes til å kun vise utvalg informasjon, se detaljer under Vis-menyen på side 12. Sorter: Brukes for å endre rekkefølgen på linjer, se detaljer under Vis-menyen på side 12. Avslutt: Klikk på knappen for å avslutte programmet. I tillegg kan enkelte programmer ha spesielle knapper på verktøylinjen, disse vil i tilfelle stå på slutten, foran Avslutt-knappen. Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 15

16 Vindustyper Maritech-programmene benytter ulike typer vinduer for forskjellige formål. Her vises et eksempel på de forskjellige vindustypene, med en kort forklaring av de enkelte typene. Tabell: Tabellen viser alle poster som finnes i et kartotek, og viser et utvalg av informasjonen for hver post på skjermen slik at du kan identifisere hva den inneholder. For å legge til nye poster i tabellen kan du klikke på knappen "Ny post" på verktøylinjen, eller du kan klikke på høyre mustast når musmarkøren står i tabellen og det vil vises en liten meny: Sett inn : Legger til en ny post med plassering over merket post. Legg til : Legger til en ny post med plassering i slutten av tabellen. Slett : Sletter en merket post. For å se alle detaljer på en post og eventuelt endre noen av disse kan du dobbeltklikke på den linjen du vil se nærmere på. Du vil da få frem et registreringsbilde: Registering: Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 16

17 Fra registreringsbildet kan du endre all informasjon om en post. Noen registreringsbilder har så mange opplysninger at de er organisert med flere delvindu inne i bildet. Du må da klikke på overskriften (skillearket, mappefanen, kartotekkortet) for det enkelte delvindu for å aktivisere dette. Registrering direkte i liste: Denne typen vinduer brukes når informasjonen i det aktuelle kartoteket har så få detaljer at det er plass til alle opplysningene direkte i tabellen. Slike vinduer vil alltid ha knapper for OK, Avbryt og Lagre. Her registrerer du endringer direkte i dette vinduet, uten å måtte dobbeltklikke en linje for å få frem et eget registreringsbilde. Vindu med filter: I mange sammenhenger er det aktuelt å velge hvilken informasjon som skal vises i vinduet. Slike vinduer har ett eller flere felter øverst der du kan velge verdier for hva som skal vises. Disse feltene er filter for hva som skal vises i vinduet. Ved å endre verdiene i disse feltene til å samsvare med det du vil se, forandres innholdet i vinduet under slik at bare linjer som tilfredsstiller verdiene i filter-feltene vises. Valgene du gjør med filter-feltene påvirker bare det som vises i vinduet, og har ingen betydning videre arbeidsgang. Eksemplet over er hentet fra Maritech OLFI, salgsordre- ajourhold. Her har brukeren 3 felt for å velge hvilken type og status ordrer skal ha for å vises i vinduet. Slik valgene står nå, vises alle ordretyper av type faktura som har status "registrert". Ordrer og kreditnotaer vil ikke vises, da dette er egne typer. Hvis brukeren legger til en ny ordre, vil ordretypen bli tildelt med fastsatt standard-verdi, uten hensyn til verdien valgt i type-feltet her. Spesielle vinduer: En del av bildene i programmet er bygd opp på andre måter enn de som er nevnt over. Et gjennomgående trekk for mange av disse er at de viser en liste over for eksempel ansatte i øverste del av bildet. Når du klikker på en av linjene i øverste del av bildet vises tilhørende linjer i nederste del av bildet, for eksempel registreringslinjer for en lønnsperiode. Flervalg: Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 17

18 Denne typen vindu viser i venstre halvdel en liste over alle tilgjengelige data som du kan velge mellom. Høyre halvdel av vinduet viser hva du har valgt fra tilgjengelige data. Knappene mellom de 2 delene brukes til å flytte elementer mellom tilgjengelige og valgte (venstre og høyre del). Knappen med > flytter merket linje i venstre side over til høyre side. Knappen med < flytter merket linje i høyre side over til venstre side. Knappen med >> flytter alle linjer over fra venstre side til høyre side, mens knappen med << flytter alle elementer til venstre side. Lagre vindusoppsett De fleste skjermbilder i systemet kan tilpasses den enkelte brukeren. Plassering og størrelse på hvert enkelt vindu kan endres av brukeren, likeså bredden på kolonner i de bilder der kolonnebreddene kan endres. Det oppsettet som sist var i bruk kommer som forslag neste gang brukeren logger på samme maskinen. For at bildeoppsettet skal lagres må det settes hake foran 'Lagre oppsett' på Fil-menyen. Når programmet avsluttes vil størrelse og plassering på det enkelte vindu lagres slik det enkelte vindu sist var brukt. Dette lagres lokalt på den enkelte maskin, individuelt for det enkelte brukernavn som logger på systemet. Utskriftsvinduet Ved forhåndsvisning til skjerm vil du få frem følgende bilde: Skriv ut eller sender utskriften til skriveren. Lukk avslutter forhåndsvisningen og går tilbake til bildet du kom fra. Zoom: Her kan du endre størrelsen på utskriften inne i vinduet. Du kan velge mellom enkelte standardverdier på nedtrekkslisten, eller du kan skrive ønsket prosent direkte i feltet helt fritt. De 4 knappene Første, Forrige, Neste og Siste brukes til å bla side for side gjennom utskriften. Du har en nedtrekksmeny hvor du kan velge om du vil skrive ut rapporten i PDF, Excel, Html, Word, Epost og Fax. Velg akutelt format og trykk på knappen Skriv til fil Hvis du vil velger pdf, så forutsetter dette at Maritech PDF er installert og betalt lisens for. Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 18

19 Hvis du klikker på knappen med Excel-merket vil innholdet i utskriften bli kopiert inn i et Excel regneark. Dataene vil komme i separate celler, slik at du enkelt kan bearbeide dem. Ved å klikke på knappen med Word-merket vil innholdet bli kopiert inn i et Worddokument. Klikk på denne knappen for å sende innholdet i utskriften som E-post. Innstilling av marger for utskrifter På enkelte utskrifter kan du justere marginnstillinger for at utskriften lettere skal treffe ved utskrift på forhåndstrykte skjema. På vinduet med forhåndsvisning av utskrifter vil du se en egen knapp Marger når dette er mulig. Med denne knappen kan du forandre margene som brukes ved utskrift, slik at du selv kan styre plasseringen av utskriften på arket. Dette er gjort fordi det er variasjoner mellom de forskjellige skriver-produsentene på nøyaktigheten av plasseringen av skriften. Endringene som gjøres i margene kan lagres for bruk neste gang du skal skrive ut samme rapport. Tallene som står i rutene er antall punkter marg på de enkelte sidene av arket. 20 punkter tilsvarer 1 mm. Mange skrivere sørger selv for å fylle opp området mellom margene med teksten på utskriften. Det kan derfor ha betydning hvilke tall du angir både for den margen du vil endre og for motstående marg. Hvis du for eksempel ønsker å flytte teksten lenger ned på arket, må du øke toppmargen. Dersom du ikke samtidig forandrer bunnmargen kan nederste linje på utskriften fortsatt være på samme sted, men skriveren vil "klemme sammen" utskriften i høyden tilsvarende endringen du gjorde i toppmargen. Hvis du skal flytte teksten nedover likt på hele siden, må du derfor redusere bunnmargen like mye som du øker toppmargen. For å få justert utskriften nøyaktig slik du ønsker må du prøve deg frem med forskjellige innstillinger på margene, og ta utskrift av 1 side for å sjekke resultatet for hver gang du forandrer margen. Med knappen Hent standardverdier vil du gjenopprette standardmargene for rapporten igjen. Standard tastebruk / musbruk Maritech-programmene bruker høyre musknapp i mange sammenhenger. Når du skal legge til en linje, slette en linje etc. i en tabell kan du klikke med høyre musknapp inne i det aktuelle vinduet. Du vil da få frem en liten meny hvor du kan velge bl.a. Legg til. Bruk av tastaturet: Alle programmene i Maritech-familien kan bruke tastaturet i stor grad som alternativ til musen. Programmene følger standard for tastebruk i Windows, samt at vi har definert noen ekstra funksjoner for å effektivisere daglig bruk. Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 19

20 Bruk Enter-tasten i stedet for Tabulatortasten Det er lagt inn funksjonalitet slik at Enter-tasten kan virke som Tab-tasten. Dette fungerer slik at du kan bruke Enter-tasten til å hoppe til neste felt på skjermbildene, i stedet for å måtte bruke Tab-tasten. For å ta i bruk denne funksjonen må du krysse av for valget Enter til Tab i Fil-menyen. Denne instillingen gjelder individuelt for den enkelte bruker. Standard hurtigtaster I tabellen under er de fleste tastatur-funksjoner opplistet. Tegnet + for tastebruk betyr at tastene holdes nede samtidig. Funksjon Gå til menylinje Velg menypunkt eller knapp Skift mellom program Skift mellom vindu Til Start-menyen Lukk vindu Oppfrisk vindu (hent data igjen) Neste felt Forrige felt Gå til neste skilleark Gå til forrige skilleark Bla til neste post i redigeringsvindu Bla til forrige post i redigeringsvindu Lag ny linje Slett valgt linje Gå til 1. post Gå til siste post Oppslag i nedtrekksliste Bla gjennom nedtrekksliste Tastebruk Alt eller F10 Alt + understreket bokstav Alt + Tab Ctrl + Tab Ctrl + Esc Ctrl + F4 F5 Tabulator Shift + tabulator Ctrl + Pil høyre Ctrl + Pil venstre Page Down Page Up Ctrl + N eller Ctrl + Insert Ctrl + D eller Ctrl + Delete Ctrl + Home Ctrl + End F4 eller Alt + Pil ned Pil ned / Pil opp Oppslag mot tabell F9 eller * Merk hele feltet Slett innhold i felt Shift og End/Home Marker og Del Dato-felter Flere steder i Maritech-programmene kan du oppgi dato i et felt. Det finnes flere måter du kan fylle inn riktig dato på. Tast datoen: Plasser markøren i datofeltet og skriv inn ønsket dato. Slå opp i kalender: Dobbeltklikk inne i datofeltet eller bruk tasten F9, du vil da få frem en kalender der du kan klikke på ønsket dato for å hente denne inn i datofeltet. For å bla til en annen måned klikker du på knappene foran og bak månedsnavnet. Maritech Lønn Brukerhåndbok Standard funksjoner 20

21 Skifte passord Du kan enkelt endre ditt eget passord. På hovedmenyvalget Fil finner du et eget menyvalg for Endre Passord. Her kan du endre passordet til pålogget bruker, dvs. ditt eget passord. Som en sikkerhet må du først oppgi eksisterende passord, deretter skriver du ditt nye passord 2 ganger. Årsaken til at du må bekrefte det nye passordet er at du har ingen kontroll mot skrivefeil fordi du ikke ser hva du skriver. Når du har fylt ut alle 3 feltene klikk på OK for å lagre det nye passordet. Neste gang du logger på programmet må du bruke det nye passordet. Dersom du glemmer passordet ditt slik at du ikke får logget på programmet, kontakt systemadministrator som kan gå inn i Maritech Master og endre passordet for en bruker derfra. Kom raskt i gang Her gjennomgås hva du minimum må gjøre for å komme i gang med lønnskjøring for en klient. Opprette klient Før du kan begynne å legge inn data i programmet må du opprette klienten (firmaet) du skal bruke. For nærmere beskrivelse av dette se kapittel Opprette ny klient på side 22. Kartotek som må opprettes For å begynne å bruke Maritech Lønn må du minimum legge inn evt. kontrollere informasjon i følgende kartotek. Kartotekene må etableres i den rekkefølge de står. Klientinformasjon Profil Lønns- og Trekk-arter Lønnsgrupper Felles data, Systemdata Ansatt For en detaljert gjennomgang av disse og andre kartotek se kapittel Gjennomgang kartotek på side 23 og utover. Maritech Lønn Brukerhåndbok Kom raskt i gang 21

22 Klient En klient er et separat firma/foretak som du registrerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av data mellom de forskjellige klienter, med unntak av noen få kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Dersom du bruker Maritech Lønn til å føre lønninger for flere separate firma vil dette i praksis være egne klienter i lønnssystemet. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech Lønn, avhengig av din lisens. Opprette ny klient For å opprette ny klient må du inn i Maritech Master. Der bruker du menyvalget Administrasjon, Klienter. Du får da følgende skjermbilde: Dersom du skal opprette en ny klient, klikk på knappen Ny klient for å starte funksjonen for å opprette en ny klient. Du må angi nummer (3 siffer) og navn for klienten og klikke på OK. Hvis du har Maritech Regnskap, må du opprette klienten først til å kjøre Maritech Regnskap, deretter må du aktivisere den for å kjøre Lønns-programmet. Hvis klienten er opprettet fra før for å kjøre Maritech Regnskap vil du se den liggende i det øverste vinudet. For å aktivisere klienten for Maritech Lønn må du klikke på knappen Legg til system. Du får da opp et nytt skjermbilde: Maritech Lønn Brukerhåndbok Klient 22

23 Her velger du hvilke system den aktuelle klienten skal benytte ved å benytte knappene >, <, >> og <<. > og < velger ett og ett system, mens >> og << velger alle. OK lagrer innstillingene, og du kommer tilbake til forrige skjermbilde. Nå skal Maritech Lønn også komme opp i lista over system som den aktuelle klienten har tilgjengelig. Etter at du har opprettet ny klient og tillagt denne aktuelle system som skal beynyttes, må du ut fra Maritech Master, og tilbake i Maritech Lønn. Velg Fil, Klient. Her må du velge hvordan data i enkelte sentrale kartotek skal opprettes. Du har valget mellom å kopiere fra Standard, en annen Klient eller Ingen. Med Standard menes forhåndsdefinerte verdier som vi har lagt inn i systemet. Hvis du velger å kopiere fra en eksisterende klient må du i tillegg til å velge klient oppgi nummeret på klienten. Valget Ingen skal brukes hvis hovedbokskontoplanen allerede er etablert for klienten i et annet Maritech-program. Etter at du har gjort nødvendige valg for hvor du vil kopiere informasjon fra klikker du på knappen Utfør for å sette i gang prosessen med å opprette klienten. Når oppretting av klient er ferdig må du legge inn en del grunnleggende informasjon, se kapittel Kartotek som må opprettes på side 21 og kapittel Gjennomgang kartotek på side 23 og utover. Skifte aktiv klient Alt arbeid i systemet foregår mot den aktive klienten, nummer og navn på denne vises på tittellinjen til programmet. Hvis du har flere klienter og skal arbeide med en annen klient enn den du er inne på, må du skifte klient under menyvalget Fil, Klient eller bruk knappen for klientvalg. Marker den klienten du skal arbeide med og klikk på knappen Velg. Kontroller at tittellinjen til programmet viser at du er inne på riktig klient. Gjennomgang kartotek Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 23

24 I dette hovedkapitlet foretas en detaljert gjennomgang av de kartotek som programmet benytter. Rekkefølgen er den samme som på menyen Kartotek, med unntak av navnekartoteket som omtales først. Navnekartotek Programmene i Maritech-familien benytter et felles navnekartotek som inneholder grunnleggende informasjon om et navn. Navnet brukes deretter i forskjellige roller i programmene. Eksempler på roller er kunde, leverandør, ansatt, selger, fisker etc. Fordelen med å lagre fast informasjon om navn, adresse, telefon etc. i et felles register som benyttes av andre kartotek er at når informasjonen endres er dette automatisk oppdatert alle andre steder dette navnet er i bruk. Navnekartoteket er felles for alle klienter i samme installasjon, dvs. i samme database. Informasjonen som er lagret i navnekartoteket vises vanligvis på det første eller de 2 første skillearkene på de kartotekene som bruker navne-informasjonen. Om det er ett eller 2 skilleark avhenger av hvilket kartotek du er inne i. Disse skillearkene har alltid tittelen Navn på første skilleark og eventuelt Diverse på skilleark nummer 2 dersom dette hører til navnekartoteket. Nederst på skillearket Navn vil det vises hvilke andre roller dette navnet har, med hva slags rolle, nummer på denne og klientnummer. Dersom navnet kun har én rolle som er den du er inne på, vises det ikke noe felt for andre roller nederst på skillearket. Ved oppretting av nye ansatte, kunder etc. (alle som bruker navnekartoteket) bør det søkes etter om navnet eksisterer fra før. Dette gjør du ved å fylle inn deler av navnet, for eksempel de første 3-4 bokstavene i etternavn eller firmanavnet og deretter klikker på knappen Navnesøk. Programmet vil da søke i navnekartoteket for å se om det finnes noen navn med de bokstavene du har oppgitt. Dersom navnet finnes fra før og du vil knytte den nye rollen til dette navnet må navnet hentes inn på opprettingsbildet med å dobbeltklikke på det navnet du skal bruke, eller ved å merke navnet med et klikk og trykke på Enter. Informasjonen fra navneregistret hentes da inn på skillearket du kom fra. Når du lagrer den nye rollen blir denne koblet mot det eksisterende navnet i navnekartoteket. Klientopplysninger I dette kartoteket legges inn alle faste opplysninger om klienten. Informasjonen som legges inn her brukes på mange av utskriftene og funksjonene i systemet. I tillegg styrer man her hvordan systemet skal fungere for de funksjonene som er definerbare. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 24

25 Viktige felt gjenomgås under: Navn Registrer aktuell informasjon om firmaet her. Det som registreres på dette skillearket brukes kun til informasjon på utskrifter. Du må minimum fylle ut Navn, Landkode og Postnummer. Lønn side 1 Fyll ut minimum innringede felt Aktivt årstall/periode Her må en ved opprettelsen av en ny klient passe på at riktig årstall og periode er lagt inn. Etter hvert som en godkjenner nye lønnsperioder vil telleren for periode oppdatere seg med +1. Vedlikehold av feltene er derfor ikke nødvendig annet enn ved ny klient og ved nytt år. Organisasjonsnummer Klientens organisasjonsnummer Kontorkommune Legg inn klientens kontorkommune-nummer Kontaktperson Klientens kontaktperson Bankkonto Oppgi nummeret på bankkontoen som lønninger skal trekkes på. Benyttes på banklister og ved elektronisk remittering. Betalingstjeneste Legg inn betalingstjenesten for elektronisk remittering som lønninger skal utbetales via. For en fullstendig omtale av Elektronisk remittering se side 104. Skattetrekkskonto Legg inn bankkontonummeret for skattetrekk. Det vil komme forslag til overføring av skattetrekket på den enkelte lønningen til den kontoen som angis her både på banklisten og på betalingsforslag ved elektronisk remittering. Påleggstrekk skatt på bankliste Hak av her hvis du ønsker at all påleggstrekk skal spesifiseres på banklisten. Sist brukte bilagsnummer Legg inn sist brukte bilagsnummer. Feltet oppdateres automatisk ved å legge til 1 for hver gang en lønnsperiode godkjennes. Type slipp Her kan en velge forskjellige type lønnsslipper. Typen kan endres når en måtte ønske det. Etter at type lønnsslipp er endret kan en skrive ut lønnsslipper fra systemet på nytt og det som er valgt i dette feltet er grunnlag for hvordan slippen ser ut. Valg av type slipp styrer også om utskrift av lønnsslipp skal slå sammen like arter, dvs. registrerings-linjer på en ansatt som har samme artnummer og samme sats. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 25

26 Ansattreskontro kunder Her setter en kryss om en vil at lønnssystemet skal være integrert med en ansattreskontro på den enkelte ansatte. Selve reskontroen må i tillegg opprettes i regnskapssystemet og en må angi på profilen i lønnssystemet at lønnsarten skal styres mot reskontro. Se for øvrig omtale under spesielle tema, Reskontroer på ansatte på side 107. Integrasjon Maritech Regnskap Sett hake her om du ønsker at Maritech Regnskap skal oppdateres automatisk på bakgrunn av konteringslisten fra lønnskjøringen. Selve oppdateringen skjer når du velger "Godkjenning" på registreringsmenyen. Statistikk Velg statistikkmottaker fra nedtrekkslisten. Les mer om Lønnsstatistikk SSB på side 78. Standard timer i årsverk Her angir du klientens normal timer pr årsverk. Dette feltet benyttes dersom den ansatte ikke har dette spesifikt knyttet til seg i den ansattes hovedvedlikehold. Pensjonstilbyder Velg hvilken pensjonstilbyder som skal gjelde for denne klienten. Les mer om oppsett av Pensjonstilbyder på side 41. Lønn side 2 Avdelings-/bærerregnskap Sett hake her hvis avdelings og/eller bærerregnskap skal benyttes på klienten. I lønnsregistreringsbildet registrer du hvilken avdeling og/eller bærer du ønsker å føre lønn på. Føringsintervall Her må du angi første og siste dato som er tillatt å bruke ved lønnskjøring. Vi anbefaler å bruke inneværende år som datointervall, og i alle fall aldri mer enn ett helt år. I forbindelse med overgang til nytt år kan det være en fordel å bruke føringsintervallet til å sikre mot føringer på feil årstall. Ved å oppgi føringsintervallet i en begrenset periode, for eksempel fra til vil forsøk på å kjøre lønn utenfor dette intervallet hindres. Hovedbokskontonr Laveste og høyeste tillatte hovedbokskonto oppgis i disse 2 feltene. Bare hovedbokskonti innefor dette intervallet tilllates opprettet. Maritech-programmene støtter hovedbokskonti med 4 eller 6 siffer. Lønn/Trekk feriemåned For at systemet skal kunne beregne korrekt fastlønn i forbindelse med utbetaling av feriepenger på ansatte som har fast lønn må du her legge inn hvilken faktor fastlønnsdelen skal beregnes etter. Fast månedslønn vil ganges med brøken du oppgir her, se for øvrig kapittel Feriepenger på side 98. Klientavhengig feriepengesats Det er mulig å angi feriepengesats for ordinære feriepenger på klientnivå. Ettersom noen klienter kan ha tariffavtaler hvor det er avtalt flere feriedager (og tilhørende økning av feriepenge-satsen) mens andre klienter følger ferielovens sats, er det nødvendig å kunne styre satsen på klientnivå. Dersom det er fylt ut en sats her vil denne brukes for beregning av feriepenger i stedet for satsen angitt under Systemdata. Hvis feltet på klienten ikke er utfylt brukes satsen fra Systemdata. Tilleggs-satsen for ekstra feriepenger for ansatte over 60 år hentes fortsatt fra Systemdata, da denne vil være den samme uansett. Vær oppmerksom på at feriepengesats som angis spesifikt på en klient ikke er knyttet til lønnsåret, men brukes med den sats som står på Klientinformasjon til enhver tid. Næringskode arb.giveravg. Velg riktig næringskode for klienten. Dette feltet må være fylt ut for at terminoppgaven skal fungere. NACE-Kode terminoppgave Feltet Nace-kode skal inneholde næringskoden for næringen din bedrift tilhører. Denne koden får du oppgitt hos SSB. Faste konti m m Alle felt på dette bildet må fylles ut for at konteringsliste fra lønnskjøringen skal bli korrekt. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 26

27 Faste arter Legg inn kobling mot korrekte lønnsarter. Dette er nødvendig for at feriepenger, negativ lønn og post mot post skal håndteres korrekt av programmet. Alle feltene på dette bildet må være utfylt med en egen lønnsart. Du må ikke bruke samme lønnsarten på flere felter. Integrasjon til Maritech Prosjekt Maritech Lønn kan integreres med Maritech Prosjekt, eller du kan bruke prosjekt i lønn også om du ikke har Maritech Prosjekt. Ved å bruke prosjekt i lønn vil konteringsgrunnlaget bli mer detaljert, ved at all kontering skjer på prosjektnivå. På nederste del av skillearket "Faste arter" kan du angi hvordan du ønsker å bruke prosjekt i Maritech Lønn. Du må velge prosjektart for arbeidsgiveravgift og feriepenger for at disse skal bli prosjektført. Lønnsperioder Før du kan starte på en ny lønnskjøring må lønnsperioden være klargjort. Se kapittel Klargjør Lønnsperiode på side 42 for nærmere detaljer om lønnsperiode. Ansatt-vedlikehold Kartotek over ansatte som er registrert på den aktive klienten. Du kan legge til nye ansatte eller vedlikeholde informasjon på eksisterende ansatte. Det er forskjellige skjermbilder etter hva du ønsker å gjøre. Hovedvedlikehold Her har du tilgang til alt vedlikehold vedrørende den enkelte ansatte. Nyoppretting av ansatte bør også foretas fra dette menyvalget. Ved opprettelse av nye ansatte husk å søke på om navnet finnes fra før, jfr. omtalen av Navnekartotek på side 24. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 27

28 Søk på ansatte kan gjøres på flere måter: Enkelt søk: Øverst i skjermbildet med listen over ansatte er det et felt som heter Søk: I dette feltet kan du taste ansattnummer, eller en eller flere bokstaver i starten av navnet. etter hvert som du skriver vil programmet søke seg inn på første ansatte som tilfredsstiller inntastingen din. Feltet Status helt til høyre kan brukes for å begrense hvilke ansatte bildet viser. Alle viser alle ansatte, Aktive viser bare ansatte som er aktive, mens Passive kun viser de ansatte som er passive. Avansert søk: Ved å klikke på knappen Mer>> bak søkefeltet vil du få frem et mere avansert søkebilde. Her kan du taste inn 1 eller flere bokstaver i feltet Navn. Deretter må du velge hvor i navnefeltet på den ansatte de oppgitte bokstaver skal stå, hvis du velger Først må navnet starte med disse bokstavene for å få tilslag. Velger du Inneholder kan de oppgitte bokstavene være hvor som helst i navnefeltet (i inntastet rekkefølge og samlet). Navnefeltet på den ansatte er det feltet som viser fullstendig navn, dvs. både fornavn og etternavn. Du kan også velge Avslutter for at søket skal skje mot siste del av navnet. Klikk på knappen Søk for å utføre søket. I tillegg til å oppgi deler av navnet kan du fylle inn postnummer. Søket vil da begrenses til inntastet postnummer i tillegg til bokstavene du har oppgitt i Navn -feltet. Dette kan være nyttig dersom du har mange ansatte og kjenner postnummeret til den du søker etter. Vær oppmerksom på at hvis du fyller inn postnummer må både navn og postnummer treffe for at de ansatte skal vises etter at søket er utført ved å klikke på knappen Søk. For å gå tilbake til enkelt søk må du klikke på knappen <<Skjul. Når du har funnet den ansatte du skal vedlikeholde må du dobbeltklikke på navnet til vedkommende for å åpne selve endringsbildet. Opprett nye ansatte: Ved opprettelse av nye ansatte fyll inn minimums-feltene og klikk på knappen Lagre før innlegging på øvrige skilleark fortsetter. Husk å søke på om navnet finnes fra før, jfr. omtalen av Navnekartotek på side 24. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 28

29 Fyll ut minimum innringede felt på eksemplene under. Aktiv: Feltet Aktiv på skillearket Navn angir om den ansatte er aktiv eller ikke. Det kan bare utføres lønnskjøring på aktive ansatte. En ansatt som ikke er aktiv vil ikke få overført faste arter eller kunne være med i en lønnskjøring på noen måte. Dette feltet er derfor viktig å krysse av korrekt. Skillearket Navn: Alle opplysninger som står på skillearket Navn, unntatt ansattnummer og Aktiv, er lagret i Navnekartotek som er felles, jfr. omtale på side 24. Forklaring til viktige felt på skjermbildet Lønn side 1 : Fødselsnummer: Brukes på Lønns- og Trekk-oppgavene. Avgjør om vedkommende skal ha feriepenger ekstra ferieuke ved klargjøring av nytt år. Ekstra ferieuke: Ved opprettelse av nye ansatte må du krysse av her for at den ansatte skal opptjene grunnlag for ekstra ferieuke. For eksisterende ansatte vil programmet automatisk sette hake her ved klargjøring av nytt år dersom den ansatte har rett til feriepenger ekstra ferieuke. Se også kapittel Feriepenger på side 98. Ansattdato: Brukes som fra-dato på Lønns- og Trekk-oppgaven for ansatte som har startet i løpet av året. For øvrig kun til informasjon. Ansidato: Ansiennitetsdato, brukes for å beregne korrekt ansiennitets-tillegg hvis du bruker regulativ og ansiennitets-tillegget er utfylt der. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 29

30 Sluttdato: Avdeling / Bærer: Lønnsgruppe: Kundenummer: Kjønn: Brukes som til-dato på Lønns- og Trekk-oppgaven for ansatte som har sluttet i løpet av året. For øvrig kun til informasjon. Her kan angis fast Avdeling og/eller Bærer som den ansatte tilhører. Ved lønnsregistrering vil det som står her fremkomme på registreringslinjene som et forslag. Du må angi hvilken lønnsgruppe den ansatte tilhører. Jfr. omtalen av Lønnsgrupper på side 37. Dersom du skal bruke muligheten til å føre enkelte lønnsarter mot kundereskontro må kundenummer oppgis her, jfr. omtale om Reskontroer på ansatte på side 107. Utfylles automatisk hvis fullstendig fødselsnummer er oppgitt. Kan velges manuelt hvis nødvendig. Brukes i enkelte statistikker der data skal oppgis for hvert kjønn, og kan brukes til utvalg i Forespørsel, Statistikk. Negativ Lønn: Her vil ikke inntrukket beløp for Negativ lønn stå, jfr. side 109. Flexisaldo: Saldo som påvirkes av arter markert med spesialbehandling Påvirke fleiksitid. Saldoen oppdateres etter godkjenning av periode. Tekst til slipp: Tekst som fylles inn her vil fremkomme på lønnsslippen til denne ansatte, så lenge teksten står. Sletting av tekst må gjøres manuelt. Gullapp: Tekst som fylles inn her vil vises i lønnsregistreringsbildet når denne ansatte er valgt. Maxpremie: Ikke i bruk Underenhet(Avgift): Siste lønn: Her kan du velge hvilken underenhet den ansatte skal registreres på. Underenhet er underavdelinger med egne organisasjonsnr som klienten evt. måtte ha, og må først opprettes i Kartotek, Underenheter før de kan brukes her. Her vises årstall og lønnsperiode for siste gang det er kjørt lønn på denne ansatte. Skillearket Lønn side 2: Feriepenger og fagforeningstrekk: Feltene for feriepenger skal normalt ikke endres manuelt. Disse feltene vil automatisk legges inn av programmet når du kjører Årsavslutning på en klient hvor du har kjørt lønningene i Maritech Lønn året før, jfr. kapittel Godkjenn / Klargjør nytt år på side 91. Likedan vil utbetaling av feriepenger redusere feltet Til gode. Jfr. for øvrig kapittel Feriepenger på side 98. Grunnlag viser feriepengegrunnlaget som er opptjent for det angitte året. Til gode viser hvor mye den ansatte har igjen av fjorårets feriepenger til enhver tid. Ordinære feriepenger og feriepenger for ekstra ferieuke har hvert sitt felt her. Opptjent i fjor Opprinnelig viser feriepengebeløp som er overført fra opptjeningsåret. Her vil du alltid se beløpene fra i fjor uavhengig av utbetaling av feriepenger. Trekk av fagforeningskontingent registreres også i dette bildet. Ved å velge korrekt fagforening og sette hake for aktiv vil det automatisk bli trukket for fagforeningskontingent ved lønnskjøring. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 30

31 Dette forutsetter at fagforeninger og trekkarter er korrekt definert, se nærmere omtale i kapittel Fagforeningskontingent på side 101. Kidnummer for fagforening kan også knyttes til hver av den ansattes foreninger og vil fremkomme på rapporten for Fagforeningskontingent. Skillearket Lønnsopplysninger: Faste lønns og trekkarter, Regulativ og Timesatser. Hele dette skillearket er viet informasjon om satser, faste trekk etc. Alt som står her benyttes ved lønnskjøring. Høyreklikk i riktig delvindu for å legge til nye poster, eller dobbeltklikk en eksisterende post for å se detaljer eller endre opplysninger. Vær oppmerksom på at skjermbildet ikke viser informasjon fra feltene som gjelder Påleggstrekk/Saldotrekk i ruten for Faste Lønns- og trekkarter. For å se informasjon om slike trekk må du gå inn på detaljbildet. Detaljert omtale av hvert punkt følger under bildet. Faste lønns- og trekkarter: Med faste arter menes lønns- og trekkarter som skal være med på alle lønnskjøringer som denne ansatte deltar i. Alle arter som legges inn her vil automatisk bli overført til registreringsbildet når du kjører Overføring faste arter, jfr. kapittel Faste arter på side 44. Når du legger til en ny fast art eller dobbeltklikker en eksisterende linje får du frem et nytt bilde der du må registrere alle detaljer om en fast lønns- og trekkart. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 31

32 Forklaring til skjermbildet Faste arter: Lønns/Trekkart: Her angir du hvilken lønnsart den faste arten skal bruke. Antall/Sats/Beløp: Fyll ut det som er aktuelt å benytte, hvilke felt du skal bruke avhenger av hvordan Lønns/Trekkarten er definert. Det må være samsvar med hva som står som regneregel på lønnsarten. Overstyrt : De 5 feltene for overstyring brukes dersom du skal ha noe annet enn det som automatisk blir tildelt fra lønnsart og ansatt. Dersom du ikke angir noe her brukes tekst og konto som er oppgitt på arten, og avdeling/bærer hentes fra den ansatte. Påleggstrekk/Saldotrekk: Trekktype: Trekksats: Stoppdato: Rest: Opprinnelig saldo: Kommunenr: Når du har trekk som har en restsaldo som skal nedbetales må du bruke feltene i nederste gruppe av bildet. Ved bruk av lønnsarter som har angitt spesialbehandling Saldotrekk, Bidragstrekk, Påleggstrekk skatt eller Påleggstrekk diverse må opplysningene registreres i denne gruppen. Fyll ut kun Lønns/Trekkart øverst og resten i denne gruppen. NB: Det må legges inn restbeløp også for bidragstrekk for at trekket skal fungere. Hvis det ikke er noen egentlig rest legg inn et tall som er så stort som mulig. Fjern trekket når restbeløp er kommet i 0 hvis du skal ha et nytt trekk på samme lønnsart. Dette styrer om det du taster i neste felt Trekksats er et prosenttall eller et kronebeløp. Hvis du velger prosent vil systemet beregne beløp ved generering av lønn. Grunnlaget for beregningen er det samme som grunnlaget for forskuddstrekk. Fyll inn prosent-sats eller kronebeløp, jfr. trekktypen. Hvis trekket skal gå frem til en bestemt dato utfylles dette. Det vil da ikke bli trukket mer når beregningsdato for lønnsperioden er større enn oppgitt dato her. Her vil resterende beløp til enhver tid stå. Ved registrering av nytt trekk må du fylle ut dette med korrekt restbeløp. Programmet vil automatisk redusere restbeløpet her etter hvert som trekket utføres. Når rest er 0 vil det ikke bli trukket noe ved lønnskjøring. Legg inn opprinnelig saldo for trekket her, dette vil stå fast slik at det er lett å se hva som var utgangspunktet når trekket startet. Ved påleggstrekk skatt skal kommunenummer til den kommunen som har utstedt trekkpålegget legges inn her. Dette brukes ved utskrift av terminoppgjør for påleggstrekk. Andre satser: Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 32

33 Feltet i nederste del av bildet er beregnet til å legge inn personlige satser, for eksempel timesats. Alle satser som legges inn her vil overstyre det som måtte stå i regulativ og på lønnsart, jfr. kapittel Styring av satser på side 93. Det er viktig at det blir angitt en "Fra dato". "Beregningsdato" på lønnsperioden vil ta utgangspunkt i "Fra dato" for å finne korrekt sats. Dersom satsen er tidsbegrenset kan Til dato legges inn. Hvis satsen skal gjelde inntil videre benyttes som tildato. Skillearket Skattekort m.m: Skattekort: Alle ansatte som skal være med på lønnskjøring må være lagt inn med skatteopplysninger fra skattekortet. Innringede opplysninger må minimum være fylt ut. Inn/Utmelding: Her kan du fylle ut Inn og Utmeldinger for AA-registret hos NAV. Ved å fylle ut denne rubrikken hver gang ansatte kommer og går vil du få en komplett historikk for når den ansatte har jobbet i firmaet. Det er pr. i dag ingen utskrift på meldekort til Trygdekontoret. En liste med alle Inn/Utmeldinger innenfor et datointervall finnes under rapport-menyen. Firmabil: Her oppgis informasjon om firmabil. Det som fylles inn her brukes ved utskrift av Lønns- og Trekkoppgaver. Alle feltene må fylles ut. Diverse: Automatisk behandling av tillegg. Les mer om dette under kapittel Ansiennitetstillegg, Fagtillegg, Helligdagsgodtgj. på side 106. Skillearket Diverse: OTP-detaljer: Oppsett av OTP-detaljer for generering av OTP-fil til pensjonstilbyder. Les mer om dette i kapittel Obligatorisk Tjenestepensjon OTP fra side 71 og utover. Opplysninger lønnsstatistikk: Her oppgis alle detaljer om lønnsstatistikk på den ansatte for at statistikken til SSB skal grupperes korrekt. Les mer om dette i kapittel på side Lønnsstatistikk SSB på side 78. Lønnsstatistikk SSBLønnsstatistikk SSB Egne menyvalg for utvalgt informasjon finnes også under Kartotek, Ansatte: Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 33

34 Faste arter Her får du tilgang til alle faste arter som er opprettet på ansatte på den aktive klienten. Det er mulig å slette faste arter eller å endre på satser. Oppretting av nye faste arter på en ansatt må gjøres fra hovedvedlikehold, se forrige kapittel. Skatteopplysninger Dette valget viser alle skatteopplysninger som er opprettet på ansatte på den aktive klienten. Det er mulig å endre skatteopplysningene her. Oppretting av nye skattekort bør gjøres fra hovedvedlikehold. Inn/Utmeldinger Menypunktet viser alle Inn / Utmeldinger for trygdesystemet som er registrert på ansatte på den aktive klienten. Gruppetilhørighet Det er mulig å knytte ansatte mot forskjellige ansattgrupper, endringer kan gjøres her. Ansattgruppene kan brukes til utvalg ved Forespørsel, Statistikk. Andre satser Her kan du kan endre på andre satser (personlige satser) på samme måte som for faste arter, hvor du får frem alle satser på alle ansatte i samme bilde. Her er det lagt inn mulighet for å endre på feltene Fradato, Tildato og satsbeløpet. De øvrige feltene er foreløpig ikke åpnet for endring. Du kan også skrive ut fra dette skjermbildet, dersom du ønsker en utskrift av hvilke satser som er registrert på de ansatte. Hvis du kun ønsker å ha med gjeldende satser må du angi et filter der du oppgir av fradato skal være større enn en dato før siste endring, for eksempel kan du oppgi fradato større enn på filteret så vil kun gjeldende satser vises i eksemplet over. For en beskrivelse av bruk av filter, se omtale av Filter på side 13. Kopiering av andre satser Under menyvalget Kartotek, Ansatte, Kopiering av Andre satser er det laget en funksjon for å kopiere gamle satser over til nye satser med eventuelt påslag. Andre satser er de personlige satsene som er registrert på den enkelte ansatt, for eksempel for timelønn. Denne funksjonen kan brukes når lønnsjustering skal legges inn. Du vil da ha behov for å avslutte de eksisterende satsene, og opprette nye satser med riktig fradato og sats. For å rasjonalisere dette arbeidet kan du bruke valget for å kopiere satser, i stedet for manuelt å måtte sette tildato på den gamle satsen, samt opprette ny sats med korrekt fradato og sats. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 34

35 Forklaring til de enkelte feltene: Ny fradato: Her angis den nye fradatoen for satsen(e). Denne må oppgis. Ny tildato: Her kan du oppgi ny tildatoen for satsen(e). Denne tillates satt til , det vil si at den er åpen (gjelder inntil videre). Velg ansatte: Her må du oppgi hvilke ansatte du skal endre satsene for. Du kan taste inn en kommaseparert liste med ansattnummer, eller du kan velge ansatte via flervalgsvindu som ligger bak knappen med tre prikker bak feltet. Velg andre satser: Her må du oppgi nummeret på satstypen(e) du skal kopiere. Du kan taste inn en kommaseparert liste med satser, eller du kan velge satstyper via flervalgsvindu som ligger bak knappen med tre prikker bak feltet. Dersom du bare velger en enkelt satstype så får du mulighet til å legge på et kronebeløp eller et prosenttillegg. (Den gamle satsen blir fortsatt liggende som før mens ny sats-linje opprettes på den ansatte). Velger du flere satser får du ikke denne muligheten, og disse valgene blir da inaktive. Kopiere gamle satser: Denne kopierer de gamle satsene uten noen form for påslag. Hvis du ikke krysser her vil du få opprettet nye satser på den ansatte med 0 i satsbeløp. Det er aktuelt å kopiere gamle satser dersom økningen ikke er et fast kronebeløp eller en prosent, men må tastes individuelt for hver ansatt. Øke satsen: Valgene her er bare tilgjengelig dersom du har valgt en enkelt sats. Mulighetene fremgår av bildet. Utfør: Når du har fylt ut skjermbildet med nødvendige opplysninger må du klikke på Utfør-knappen for å starte prosessen med å kopiere satser. Programmet tar tak i de nyeste gamle satsene, hvis det ikke er satt tildato på disse blir dette bli gjort, slik at disse blir avsluttet. Denne tildatoen blir satt lik den Nye fradatoen 1 dag. I skjermbildet vil de nye satsene som er opprettet bli vist frem. Dersom endringen er utført korrekt må du klikke på OK eller Lagre-knappen for å lagre endringene på de ansatte. Hvis endringen ikke ble slik du ønsket kan du klikke på Avbryt-knappen, du vil da gå ut av skjermbildet uten at noen endringer er utført på de ansatte. Eksemplet i skjermbildet over viser at timesatsen for de valgte ansatte er økt med 5,50 kroner pr. time. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 35

36 Ansatte med negativ lønn Menypunktet viser alle ansatte med negativ lønn på den aktive klienten. Profil Profilen forteller hvordan markøren skal flytte seg under lønnsregistrering. En setter hake for de feltene en skal ha markøren til å stoppe i. Du må opprette minst en profil. Alle lønns- og trekkart må knyttes mot en profil. Hver lønnsart kan kun knyttes til en profil. Lønns- og trekk-arter Maritech leverer med et utvalg av standard Lønn- og trekkarter når systemet installeres hos kunden. Kunden må imidlertid være forberedt på å opprette nye lønns- og trekkarter for spesielle ting som skal takles, samt eventuelt gjøre tilpasninger i artene hvis nødvendig. Lønnsarter fra er positive arter, dvs. brukes til utbetaling. Arter fra er negative arter som brukes til trekk av diverse beløp, gjerne kalt trekk-arter. Skal du opprette en ny lønnsart anbefaler vi å markere en eksisterende art som ligner på den nye du vil ha. Deretter kopierer du den eksisterende ( med verktøylinje-knappen Kopier rad ), skriv inn det nye Lønns- og trekkartnummeret og klikk på Lagre -knappen. Til slutt endrer du på de øvrige opplysningene som skal være forskjellig fra den gamle arten. Ved å dobbeltklikke på en eksisterende lønns- og trekkart får du frem detaljerte opplysninger om den aktuelle arten. Viktige felt: Generelt: Innberetningskode Her angis innberetningskoden som skal benyttes ved utkjøring av Lønns- og trekkoppgaver ved årets utgang. Koder med A medfører at arten vil inngå i grunnlag arbeidsgiveravgift. Profil Lønns- og trekkarten må knyttes mot en profil. Profilen forteller hvordan markøren skal forflytte seg mellom feltene når lønninger skal registreres. Satstype Dersom lønnsarten skal hente en individuell sats fra den ansatte må lønnarten knyttes mot en satstype, se også Styring av satser på side 93. Regulativart Satstypen kan være knyttet opp mot regulativ. Dersom regulativ skal benyttes se temaorientert beskrivelse om Regulativ på side 95. Sats Her kan du angi standard sats. Denne satsen vil da bli brukt dersom det ikke er oppgitt noen personlig sats på den ansatte du registrer på. Timetype Her angis hvilken timetype arten er. Timetypen styrer antallet mot lønnsslippens sumfelt for Tidlønn, Overtid og Akkord. Dersom arten ikke skal styres mot disse feltene angis "Ingen/Annen" i feltet. Regneregel Her forteller du systemet hvordan du skal registrere i feltene Antall, Sats og Beløp under lønnsregistreringen, og hvordan beløpet skal beregnes. Basert på hvordan arten skal fungere må du velge blant alternativene i dette feltet. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 36

37 Spesialbehandling Angi her om lønnsarten skal være gjenstand for spesiell behandling, se nedtrekkslisten. De artene som ikke skal gjennom noen spesiell behandling skal ha angitt "[Ingen]" i feltet. Multipliser med % Hvis du legger inn en prosentsats her vil arten bruke prosenten av satsen som er hentet. Se omtale av Styring av satser på side 93 for gjennomgang av sats-styring. Grunnlag m.m. Her krysser du av hvilke grunnlag denne arten skal være med i. Grunnlag for arbeidsgiveravgift styres av om innberetningskoden har A. Kontering På dette skillearket oppgir du aktuelle hovedbokskonti som denne arten skal bokføre på i regnskapet (konteringsbilaget). Du må minimum fylle ut feltet Konto. Innberetning fordeler: Dersom du har en art som kun skal være med i grunnlag uten å komme til utbetaling, for eksempel fordel fri bil eller andre innberetningspliktige fordeler, oppgir du i tillegg en konto i feltet Motkonto. Programmet vil da ikke ta med denne arten i utregning av nettobeløp til utbetaling. Videre vil det skapes 2 posteringer på konteringsgrunnlaget. Du kan bruke samme hovedbokskonto som i feltet over, eller en annen konto, dette må du selv avgjøre i forhold til hvordan kontoplanen i regnskapet er. Avvikende resultatkonti: Som standard vil beregnet arbeidsgiveravgift, feriepenger og arbeidsgiveravgift av feriepenger bli belastet de faste konti som er angitt på klienten. Du har imidlertid muligheten til å la lønnsarter belaste det som beregnes for denne arten på andre resultatkonti. Hvis du skal det må du oppgi hovedbokskontiene som er aktuelle her. Du trenger ikke fylle ut alle felt, kun de du har behov for. Balansekonti kan ikke styres fra lønnsarten, her vil det alltid benyttes faste konti som angitt på klientinformasjon. Diverse: Kode på lønnsstatistikk Styring til kolonne for Lønnsstatistikk SSB, se side 78. Akkumuler timer Kryss av hvis arten skal summere timer for lønnstatistikk SSB Minimumsbeløp (generert) Angi nedre grense for generert beløp, se side 101 om Fagforeningskontingent. Maksimumsbeløp (generert) Angi øvre grense for generert beløp, se side 101 om Fagforeningskontingent. Grense hittil i år Du kan angi at lønnsarten skal benytte en annen sats enn den som er oppgitt på skillearket Generelt når en grense passeres. Oppgi grenseverdi, kryss av om grensen er beløp eller antall og fyll inn satsen som skal brukes når grensen er passert. Eksempel på bruk er bilgodtgjørelse over 9000 km som skal ha redusert sats. Hjelpefelt innberetning Kryss av evt. felt som gjelder denne arten. Avledet lønnsart Her angis hvilke(n) lønnsart(er) som automatisk skal genereres i tillegg, jfr. kapittel om Avledet lønnsart på side 106. Lønnsgrupper Her må det opprettes en eller flere lønnsgrupper. Alle ansatte må være knyttet mot en lønnsgruppe for at de skal kunne være med på en lønnskjøring. Du må minst opprette en lønnsgruppe i systemet. Det er vanlig å bruke en lønnsgruppe for hver "lønnsfrekvens", dvs. de som det kjøres lønn for i en lønnskjøring. For eksempel: Månedslønn Fjortendagerslønn Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 37

38 I tillegg til at hver ansatt knyttes mot en lønnsgruppe må også lønnsgruppe angis når lønnsperioden defineres, jfr. kapittel Klargjør Lønnsperiode på side 42. Regulativ Under dette punket vedlikeholdes regulativ. jfr. kapittel Regulativ på side 95. Satstyper Her opprettes alle typer av satser som skal brukes til å angi personlige satser direkte på de ansatte. Se kapittel Styring av satser på side 93 for en fullstendig gjennomgang. Fagforeninger Her registreres fagforeningene som du skal trekke kontingent for. Se kapittel Fagforeningskontingent på side 101 for en fullstendig gjennomgang av fagforeningskontingent. Ansattgrupper Det kan defineres forskjellige ansattgrupper som ansatte kan knyttes mot. Dette er et valgfritt kartotek som kan benyttes av de som ønsker det. Dersom det er opprettet et slikt register og ansatte er knyttet mot Ansattgruppene kan det kjøres statistikk der en velger spesielle ansattgrupper, se kapittel Statistikk på side 57. Hver ansatt kan være knyttet mot flere ansattgrupper. På hovedvedlikehold av ansatte, skillearket Diverse kan det angis en eller flere ansattgrupper som den ansatte skal tilhøre. Ansattes tilhørighet i ansattgrupper kan også vedlikeholdes under menyvalget Kartotek, Ansatte, Gruppetilhørighet. Her vil man enklere kunne se hvilke ansatte som tilhører de forskjellige ansattgruppene. I dette bildet kan ansatte meldes inn i en gruppe ved å dra den ansatte fra høyre del av bildet og slippe navnet over gruppen vedkommende skal tilhøre. Underenheter Her kan du opprette underenheter på klienten med tilhørende organsisasjonsnr og kommunenr. Ansatte kan knyttes opp mot en underenhet. Hovedbok Felleskartotek med Maritech Regnskap. Kontoplan må være lagt inn for å kunne styre Lønns- og trekkarter mot hovedbokskontoer og i neste omgang få ut konteringslister. Dersom du også har Maritech Regnskap og har angitt på klientinformasjon at du skal ha integrasjon vil programmet automatisk bokføre på de forskjellige hovedbokskonti som er brukt i lønnsprogrammet. Den raskeste måten å opprette en ny hovedbokskonto på er å merke en konto i samme gruppe, og deretter klikke på verktøylinje-knappen Kopier rad. Du må nå fylle inn det nummeret på den nye kontoen og klikke på Lagre knappen. Deretter kan du endre det som er nødvendig av informasjon på kontoen. Avdeling Felleskartotek med Maritech Regnskap. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 38

39 De forskjellige avdelingene som skal benyttes i forbindelse med rapportering av lønnsdata må innlegges her. I tillegg må du krysse av for avdeling på de hovedbokskontiene som skal fordeles på avdeling. Brukes i forbindelse med oppretting av ansatte og under lønnsregistrering. Bærer Felleskartotek med Maritech Regnskap De forskjellige bærerne som skal benyttes i forbindelse med rapportering av lønnsdata må innlegges her. I tillegg må du krysse av for bærer på de hovedbokskontiene som skal fordeles på bærer. Brukes under lønnsregistrering. Hovedboksgruppe kunder Det er laget et eget vedlikehold av dette kartoteket. Det er for de av våre kunder som kjører kun Lønn eller Lott/Hyre uten regnskapssystemet og som ønsker å registrere poster mot kundereskontro for konteringsgrunnlaget. Da må det legges inn en post i dette kartoteket. F.eks Gruppe: 1 Konto: 1500 Beskrivelse: Kundegruppe 1. Klientserier Her kan du opprette nummerserie for kunder slik at du kan bruke kundenummer på de ansatte og dermed få ut konteringsbilag med kundenummer. Kunder Felleskartotek med Maritech Regnskap. Ansatte kan opprettes som kunder. Dette er spesielt aktuelt for de som har både Maritech Regnskap og Maritech Lønn. Lønns- og trekkarter kan styres mot kundekontoen til den enkelte ansatte og en har dermed mulighet til å reskontroføre direkte fra lønnssystemet. Se kapittel Reskontroer på ansatte på side 107 for en fullstendig forklaring av reskontro-håndtering i Maritech Lønn. Fra Maritech Regnskap kan det kjøres ut saldolister og åpenpostlister. Felles data Menyen benyttes til vedlikehold av kartotek som er felles for alle klienter. Dette er typisk en del offentlig informasjon som det er tilstrekkelig å vedlikeholde en gang og som alle klientene benytter. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 39

40 Stillingskoder Her legges inn stillingskodene for SSB/NHO som brukes i forbindelse med lønnsstatistikk, jfr. omtale av Lønnsstatistikk SSB på side 78. Systemdata For at systemet skal fungere må det her finnes enkelte grunnleggende data for det året du kjører lønn på. Ved klargjøring av nytt år vil informasjonen bli kopiert fra det foregående året, og kan deretter endres dersom det er endringer. Systemdata for tidligere år skal ikke slettes, men finnes i systemet for å muliggjøre korrekte historiske utskrifter. Satsene for feriepenger benyttes ved beregning av feriepengene som de ansatte skal ha utbetalt. Sats for feriepenger ordinært kan også angis på klienten, i så fall vil denne overstyre det som står på systemdata, se kapittel Klientopplysninger på side 24. Max grense fagforening styrer om trukket fagforeningskontingent skal redusere skattegrunnlaget eller ikke. Når trukket kontingent hittil i år overstiger beløpet som er angitt her vil kontingenten ikke redusere skattegrunnlaget lenger. Gjennomsnittlig Grunnbeløp brukes til å begrense til gode feriepenger ved årsavslutning, jfr. kapittel Beregning av feriepenger ekstra ferieuke på side 92. Grense ekstra arb.giveravgift og prosentsats for det samme brukes ved kjøring av terminoppgave for 6. termin for å avgjøre om det er lønninger som skal rapporteres i rubrikkene for ekstra arbeidsgiveravgift. Arbeidsgiversonene må opprettes med tilhørende prosentsatser for at arbeidsgiver-avgiften skal beregnes korrekt. På den enkelte kommune er det angitt hvilken sone kommunen tilhører, og skattekommunen på den ansatte styrer dermed hvilken arbeidsgiversone grunnlaget kommer i. Redusert sats brukes for ansatte som er over 62 år. Navn Fast grunninformasjon for navn kan vedlikeholdes her. Du kan også se hvilke roller navnene er knyttet til. Navn som ikke er i bruk, dvs. som ikke har noen roller kan slettes her. For en fullstendig forklaring av navneregisteret se kapittel Navnekartotek på side 24. Poststed I alle kartotekene som inneholder adresseinformasjon lagres bare postnummeret. Navnet på poststedet hentes fra dette Poststed-kartoteket. Ved levering av programmet er alle norske postnummer med stedsnavn og kommunenummer lagt inn. Nye postnummer, endringer og slettinger kan vedlikeholdes av bruker ved behov. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette et postnummer dersom det er i bruk på en kunde, ansatt etc. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 40

41 Alle postnummer er knyttet til landkoden for det aktuelle landet. Alle verdens landkoder er lagt inn i programmet ved levering. For å lage utenlandske poststeder må du lage en ny linje, velge korrekt land og deretter skrive inn postnummer og poststednavn. Kommuner Programmet har et komplett kommuneregister som inneholder kommunenummer, adresse og arbeidsgiversone. Ved levering medfølger et komplett kommuneregister fra Maritech Systems AS med denne informasjonen. Nye kommuner, endringer og slettinger kan vedlikeholdes av bruker ved behov. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette et kommunenummer dersom det er i bruk på en ansatt. Det er viktig at arbeidsgiversonen er oppgitt korrekt, da dette brukes til å avgjøre hvilken sone grunnlaget fra den enkelte ansatte skal plasseres i. Lønnsstatistikk oppgavegiverpost Her oppgis informasjon om hvem som er innsender for Lønnsstatistikk til Statistisk Sentralbyrå, jfr. kapittel Lønnsstatistikk SSB på side 78. Pensjonstilbyder Her holder du rede på pensjonstilbydere. Dette er felles for hele lønnssystemet. Legg inn verdier for pensjonstilbydere, skill dem fra hverandre med å gi dem ett unikt nummer. Du kan ha flere instanser av samme tilbyder, men unike plasseringer for filene for ulike klienter. Kodeoversikt Innberetningskoder for Lønns- og Trekk-oppgavene. Maritech Systems AS vil normalt oppdatere kodene ved endringer, men du har muligheten til selv å legge inn nye koder eller endre definisjonen på eksisterende koder. Spesifikasjoner Her ligger tekstene som skal i tekstfeltet på Lønns og Trekkoppgaven for de innberetningskoder som skal ha tilleggsinformasjon i tekstfeltet. Maritech Systems AS vil normalt sørge for oppdatering av endringer her. Maritech Lønn Brukerhåndbok Gjennomgang kartotek 41

42 Maskininnberetning Her ligger maskinkodene for maskinell innberetning som brukes på Innberetningskodene. Maritech Systems AS vil normalt sørge for oppdatering av endringer her. Lønnskjøring En normal arbeidsgang med lønnskjøring gjennomføres enklest ved å gjennomføre punktene på Registrerings-menyen i korrekt rekkefølge: Ovenfra og nedover. De menypunktene som ikke er aktuelle for deg hopper du bare over. Klargjør Lønnsperiode Før du starter på en ny lønnskjøring må du klargjøre lønnsperioden, menyvalg Kartotek, Lønnsperioder. Lønnsperiodene i Maritech Lønn er bare et løpenummer som skal økes med 1 for hver lønnskjøring. Periodenummeret er ingen henvisning til måned, regnskapsperiode eller lignende. Alle slike styringer legges inn på de respektive felter inne på selve lønnsperioden. Legg til en ny lønnsperiode, fyll inn årstall, periodenummer og øvrig informasjon for at systemet skal håndtere lønnsperioden korrekt. Ved klargjøring av ny lønnsperiode foreslår programmet en del datoer. Det du taster som fradato foreslås som beregningsdato, mens de øvrige datoene vil foreslås likt med det du taster som tildato. Se under figuren for en detaljert gjennomgang av betydningen til de enkelte felter. Fyll ut minimum innringede felt for en standard lønnsperiode: Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 42

43 Årstall styrer hvilket innberetningsår lønningene kommer på. Lønnsperiode er et løpenummer, øk periodenummeret med 1 for hver ny lønnskjøring. NB: Lønnsperiodenummeret har ingenting med måneder, regnskapsperioder eller lignende å gjøre. Du kan heller ikke ha separate nummerserier på lønnsperiodene hvis du kjører lønn for forskjellige grupper av ansatte på forskjellige tidspunkt, for eksempel timelønn på en dato og fast månedslønn en annen dato. Lønnsperiodene skal kjøres med fortløpende nummerering etter hvert som lønnen kjøres. Status settes til Aktiv for at du skal kunne registrere på perioden. Du kan opprette fremtidige lønnsperioder, i så fall skal status være Klargjort. Ved opprettelse av ny lønnsperiode vil status automatisk bli satt til aktiv. Beskrivelse brukes til å gi lønnsperioden et "navn". Beskrivelsen vises i skjermbilder der du skal velge lønnsperioder, slik at dette blir enklere. Vis kun aktive angir om alle ansatte eller bare aktive skal vises i registreringsbildet. Fradato og Tildato angir hvilken tidsperiode lønnsperioden omfatter. Feltene er kun til egen orientering og styrer ingen behandling i programmet. Termin: Programmet foreslår terminnummer for skattetermin basert på fradatoen som oppgis for perioden. Terminnummeret brukes ved kjøring av terminoppgaven, og for å avgjøre om det skal beregnes redusert sats arbeidsgiveravgift for ansatte over 62 år. Bilagsdato og Periodedato brukes ved kontering av lønningen. Dersom du bruker Maritech Lønn integrert med Maritech Regnskap vil datoene bli brukt ved automatisk bokføring. Datoene kommer i tillegg ut på konteringsbilaget. Forfallsdato brukes ved elektronisk remittering. Datoen som oppgis her brukes til forfallsdato i filen som sendes banken. Banken vil utføre remitteringen på oppgitt dato. For de fleste banksystemer må du her oppgi dagen før lønningen skal være på de ansattes konto. Beregningsdato styrer hvilke satser som skal hentes når det er angitt fra og/eller til dato i forbindelse med satser. Beregningsdato må være mellom fradato og tildato for satsen for at satsen skal brukes. Dato på slipp er den datoen som skrives ut på lønns-slippene, typisk lønningsdato. Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 43

44 Overgangsperiode arb.avg: Ikke i bruk pr. i dag. Tekst til slipper: Her er det 2 linjer som kan brukes til å skrive inn en tekst som vil fremkomme nederst på alle lønnsslippene for denne lønnsperioden. Overfør trekkarter og Overfør Lønnsarter brukes for å angi om faste lønns- og trekk-arter skal overføres til lønnsregistreringen for denne lønnsperioden. Overfør negativ lønn må krysses av for at evt. negativ lønn på ansatte skal bli fratrukket, jfr. kapittel Negativ lønn på side 109. Utelat fast forskudd: Hvis du krysser av her vil ikke faste forskudd bli trukket denne perioden, jfr. kapittel Fast forskudd på side 109. Feriepenger: Her angis hvordan lønnsperioden skal behandle feriepenger, jfr. kapittel Feriepenger på side 98. Overfør akkumulerte timer for Ansiennitetstillegg, Fagtillegg, Helligdagsgodtgj. Se side 106. Fast avdeling: Dersom man legger inn en avdeling her vil alle registreringer få tildelt denne avdeling. Dette forutsetter at hovedbokskontoen til aktuelle lønn/trekkart er satt opp med avdelingsfordeling. Det genererte skattetrekket vil også få tildelt dette avdelingsnummer (dersom tilhørende konto er avdelingsfordelt). Kontoen for skyldig lønn vil også få dette avdelingsnummeret (dersom den er definert med avdelingsfordeling). Lønnsgruppe: Her angir du hvilke lønnsgrupper som skal være med i denne lønnsperioden. Du må angi minst en gruppe, men du kan godt ta med så mange grupper du ønsker, det er bare å legge til flere linjer i vinduet. Hvis du skal overføre timer fra Capitech Tid eller Maritech Akkord må du oppgi fra og til dato du skal hente timer for på hver lønnsgruppe. Det er kun ansatte som tilhører lønnsgruppen(e) som er angitt på lønnsperioden som blir tilgjengelige i registrerings-bildet. Se også kapittel Lønnsgrupper på side 37. Overføringer Overføring benyttes til å hente inn standardopplysninger som skal med på alle lønninger (faste arter) og for å hente data fra andre systemer. Overføring kan utføres så mange ganger du ønsker under en lønnskjøring. Dette kan være aktuelt om du endrer faste arter på ansatte etter at du har overført data til en lønnsperiode. Det du da må være oppmerksom på er at dataene som ligger fra tidligere overføringer (med samme menyvalg) blir slettet når du foretar overføring på nytt. Manuelle korreksjoner som er gjort på tidligere overførsler vil derfor bli slettet og må eventuelt gjøres på nytt. Faste arter Henter inn data som er lagt inn på ansatte under Faste lønns- og trekkarter på den enkelte ansatte. I tillegg vil fagforeningskontingent bli overført om det er lagt inn aktiv fagforening på den enkelte ansatte. Det er kun aktive ansatte som er knyttet mot lønnsgruppene som er angitt på lønnsperioden som vil få overført sine faste arter. Du kan velge ut ansatte ved overføring av faste arter. Dette kan være nyttig dersom du har overført faste arter tidligere og gjort endringer i disse i registreringsbildet. For at endringene ikke skal overskrives dersom du må overføre faste arter på nytt, kan du velge å overføre kun for ansatte du har endret noe på. Ved å overføre bare for enkelte ansatte vil også overføringen gå raskere. Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 44

45 For å overføre faste arter for utvalgte ansatte må du først krysse av i ruten foran "Utvalg". Deretter oppgir du ansattnumrene i det lange feltet. Ansattnumrene kan skrives inn på flere måter, med komma mellom hver nummergruppe, se eksemplet. Her vil faste arter bli overført for ansattnummer f.o.m. 5 t.o.m. 8, nummer 20 og nummer 42. For øvrige ansatte vil det ikke bli overført faste arter. Dersom du ikke kjenner ansattnumerne til de du skal overføre for kan du klikke på knappen bak feltet (med 3 prikker på) for å få frem et valgbilde der du kan velge de ansatte du ønsker. Hvis du ikke er kjent med bruken av et slikt "flervalgsvindu" kan du se i kapittel Standard funksjoner på side 11. Capitech Tid Menyen benyttes til å hente data fra Capitech Tid: Timer, betalt fravær etc. Hvilket tidsrom data skal hentes fra er definert når lønnsperioden ble opprettet. I tillegg må integrasjonen til Lønn være satt opp korrekt i Capitech Tid, se brukerhåndboken for Capitech Tid. Du kan velge om du vil ha med linjer med antall = 0 når du overfører timer fra Tid eller Akkord. På bildet for overføring er det et avkryssingsfelt nederst til venstre som styrer dette. Standardvalget er at linjer med antall = 0 ikke skal tas med. Dersom du ønsker å overføre også linjer hvor antall er 0 må du fjerne haken i dette feltet før du overfører timer. Ved innhenting av timer fra Capitech Tid vil lønnsprogrammet legge satser på den enkelte transaksjon på samme måte som hvis den var registrert manuelt. Se forøvrig kapittel Styring av satser på side 93. Maritech Akkord Menyen benyttes til å hente data fra Maritech Akkord: Timer med timesats, betalt fravær etc. Hvilke tidsrom data skal hentes fra er definert når lønnsperioden ble opprettet. I tillegg må integrasjonen til Lønn være satt opp korrekt i Maritech Akkord, se brukerhåndboken for Maritech Akkord. Ved innhenting av timer fra Maritech Akkord vil ikke lønnsprogrammet legge satser på den enkelte transaksjon. Maritech Akkord styrer selv all bruk av satser, jfr. manualen for Maritech Akkord. Filimport ASCII Fra dette menyvalget kan du lese inn timedata fra ASCII-fil (tekstfil), for eksempel fra Anabas Tid eller Capitech Tid. Denne funksjonen kan brukes dersom lønn kjøres et annet sted enn timer registreres, dvs. i forskjellige databaser. Ved å benytte denne funksjonen er det nok å overføre en fil og lese inn denne for å hente timer fra Tid inn i Lønn. Du må først lese inn filen ved å klikke på knappen Hent fil. Du vil da få opp et standard Filåpnings-vindu, der du må manøvrere til stedet timefilen er lagret. Navn på filen må være MWTIDINT.TXT. Når du har manøvrert til katalogen filen finnes i kan du hente den inn ved å markere filnavnet og klikke på Åpne. Lønnsprogrammet vil nå lese inn de enkelte timetransaksjonene fra filen og hente satser til disse på samme måte som om lønnsartene var registrert manuelt i registrerings-bildet. Årstall, Periode, Sats og Beløp legges inn av lønnsprogrammet, resten av kolonnene leses inn fra filen. Bildet under viser et eksempel på innleste timer. Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 45

46 For å overføre alle linjene som er på dette bildet må du klikke på knappen Oppdater lønnsdata. Programmet vil da overføre disse linjene til registreringsbildet, hvor du eventuelt kan endre og slette enkelte linjer om nødvendig. Avlede arter Du kan velge om lønnsprogrammet skal avlede arter ved innlesing av timer fra fil, for en gjennomgang av avledede arter se kapittel Avledet lønnsart på side 106. For eksempel kan Maritech Akkord allerede ha utført avleding av lønnsarter slik at disse er med i filen som skal importeres. På bildet for å lese inn timer fra fil må du ta vekk krysset i feltet "Avled arter" hvis du ikke vil at Maritech Lønn automatisk skal avlede arter når du oppdaterer innleste timer fra fil. Programmet vil alltid foreslå avmerking i denne ruten slik at du må selv ta vekk krysset hver gang du skal lese inn timer som ikke skal avlede arter i lønn. Hvis du skulle glemme det er det lett å rette opp: Du bare utfører innlesingen en gang til og passer på at det nå ikke står hake i feltet "Avlede arter", samtidig som det skal være hake i feltet "Slett tidligere overføringer". Den nye innlesingen vil da først slette alle registreringene som har type T (dvs. de som kom inn ved forrige oppdatering) og deretter oppdatere på nytt uten å avlede arter. Slett tidligere overføringer Når du oppdaterer lønnsdata vil programmet automatisk slette alle tidligere overføringer, dvs. registreringslinjer som har type = Tid. Alle tidligere overføringer slettes uansett ansattnummer og lønnsart. Dette er standardmetoden for at en overføring skal kunne foretas om igjen dersom det oppdages feil. Du kan overstyre slettingen ved å fjerne haken i ruten Slett tidligere overføringer nederst på bildet. Programmet vil da ikke slette noe men kun føye til linjene du har hentet inn fra fil. Denne muligheten må benyttes dersom du på samme lønnskjøring skal hente inn flere filer fra forskjellige steder, eller hente timer både fra egen database og fra fil. Lønnsregistrering Hvilke ansatte som kommer frem når du går inn på denne menyen er bestemt når du definerte lønnsperioden. I tillegg må det være registrert skatteopplysninger for det aktive året på de ansatte som det skal kunne registreres på. Dersom ikke de forventede ansatte kommer frem må følgende sjekkes: "Skatteopplysninger" på den/de savnede ansatte "Lønnsgruppen" på den/de savnede ansatte Registreringer på "Lønnsperioden", bl.a. Lønnsgruppe Feltet "Vis ansatte" oppe til høyre i registreringsbildet Alle registreringer som skal legges til grunn for lønningen må registreres her. På alle registreringslinjene er det et felt som forteller hvordan linjen ble registrert: Betydning: O = Overført fra faste arter via menyen "Overføring" Reg = Manuelt registrert inn Avledet = Art som er avledet fra en annen, se omtale av Avledet lønnsart på side 106 Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 46

47 Masse Tid = Registrert via menyen "Masseregistrering" = Overført fra Capitech Tid eller Maritech Akkord Du kan sortere rekkefølgen de ansatte vises i ved å klikke på kolonneoverskriftene. Du kan også sortere rekkefølgen på registreringslinjene på samme måte. For å se hva som er registrert på en ansatt må du markere ansattnavnet i øverste del av registrerings-bildet. Linjene for denne ansatte vil da vises i nederste del. Søk etter ansatt: I øverste høyre del av registreringsbildet kan du søke etter den ansatte du skal registrere på. Skriv inn ansattnummer eller en eller flere bokstaver av navnet og trykk Enter. Du kan også velge om du vil se ansatte med en viss status med feltet helt til høyre. Hvis du skriver en tekst i feltet Tekst til slipp vil denne teksten skrives ut på lønnsslippen til vedkommende ansatte som er markert når du fyller inn teksten. Teksten vil kun fremkomme på slippen for denne perioden. Registrer lønn: For å legge til en ny registreringslinje på en ansatt må du klikke med høyre musknapp i nederste vindu og velge Legg til på den lille menyen som kommer frem. I registreringsvinduet kan du forandre bredden på kolonnene for å tilpasse bildet slik du ønsker det. Hvis du holder muspilen akkurat i skillet mellom 2 kolonneoverskrifter vil du se at den forandrer seg til en strek med piler til begge sider. For å endre bredden på en kolonne må du holde musmarkøren i høyre kant av kolonnen og se at markøren endrer utseende. Klikk og hold ned venstre musknapp samtidig som du flytter musen til en av sidene. Bredden på kolonnen vil da endre seg, når bredden er slik du ønsker det slipper du musknappen. På registreringslinjene kan du bruke Enter-tasten for å flytte markøren til neste felt. Profilen avgjør hvilke felt markøren stopper i, jfr. omtale av Profil på side 36. Lønnsarten kan du enten taste direkte inn eller du kan slå opp ved å trykke på Enter eller Tab, det samme gjelder dersom lønnsartnummeret du har tastet ikke finnes. Avdeling, Bærer og Landkode kan også tastes inn eller klikke på trekanten til høyre i feltet for å se listen over mulige valg. Hvilke felt markøren stanser i styres av profilen. Beløpsfeltet vil automatisk beregnes når du har tastet antall og sats dersom lønnsarten har regneregel Antall * Sats. Hvis lønnsarten har regneregel Beløp kan du registrere antall og sats, men det brukes ikke til å regne ut beløpet, dette må tastes. Lønnsarter som skal beregne beløpet som en prosent av et grunnlag vil i registreringsbildet vise bare prosentsatsen. Beløpet beregnes først når du generer lønnen, se nedenfor. Alle beløp skal normalt registreres positivt, programmet håndterer trekk ved at lønnsarten har nummer , jfr. omtalen av Lønns- og trekk-arter på side 36. Ved eventuell korrigering av lønn må beløpet tastes negativt, eller antall tastes negativ (med minus) dersom lønns- eller trekkarten bruker antall og sats. Lønnsprogrammet vil automatisk snu fortegnet for trekkarter, slik at en trekkart som er inntastet med minus vil bli positiv på lønnsarten. Dersom netto på lønnsslippen blir negativ på grunn av korrigering av tidligere perioder, se kapittel Negativ lønn på side 109. For å slette en registreringslinje kan du klikke på linjen med høyre musknapp og velge Slett på den lille menyen som kommer frem. Vi anbefaler å klikke på Lagre knappen med jevne mellomrom, i allefall før du velger en annen ansatt. I enkelte tilfeller lagres linjene automatisk, du vil da se at lagre-knappen ikke har sort tekst. Så snart det er gjort noe som ikke er lagret vil knappen få sort tekst for å informere deg om Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 47

48 dette. Med andre ord: Dersom Lagre-knappen har sort tekst bør du klikke på den for å lagre det som er registrert. Masseregistrering Meny som er beregnet for å registrere noe som skal registreres likt på mange ansatte. Oppgi Lønns- og trekkart, antall, sats og beløp. Velg så de ansatte som skal ha opplysningene registrert. Hvis du velger en eller flere avdelinger i øverste valg-felt, vil kun de ansatte som har valgte avdelinger vises i nederste felt. Når ingen avdelinger er valgt vises alle ansatte. I tillegg kan du bruke status-valget til å filtrere ut aktuelle ansatte. Når du har valgt over de ansatte som skal ha registreringen klikker du på Registrer og dataene blir overført til Lønnsregistreringsbildet. Slette Masse-registering: Du kan også slette masse-registreringer fra dette bildet. Du må da angi lønnsart, antall, sats og beløp som samsvarer med det du skal slette. Deretter må du velge hvilke ansatte registreringen skal slettes fra. Dette kan gjøres på samme måte som ved registrering, eller du kan velge alle ansatte dersom du skal slette alle masse-registreringer som er slik du har angitt på øverste linje. Når du har valgt ut de ansatte klikk på Slett for å utføre slettingen. Det er kun registreringslinjer med typen Masse samt art, antall, sats og beløp som stemmer med det du har oppgitt som vil bli slettet på de valgte ansatte. Kontrollister Kontrollistene viser alle data som ligger i Lønnsregistreringsbildet. Beregnede Lønns- og trekkarter som for eksempel skatt vil ikke være med på listene. Det samme gjelder beløp for enkelte arter som beregnes automatisk, for eksempel fagforeningskontigent. Disse artene blir komplette først når lønnen genereres. Det er mulig å ta ut 2 typer kontrollister. Forskjellen er hvordan de er sortert. Ansatt Kontrolliste som er sortert per ansatt og deretter per lønnsart. Lønns- og Trekkart Kontrolliste som er sortert per Lønns- og Trekkart og deretter per ansatt. Reiseregning Kontrolliste som er sortert per ansattnr (kun for de som har integrasjon mot InfoReiser). Generer Lønn Når du er ferdig med lønnsregisteringen må du "generere lønn for å få oppdatert linjer som beregnes av systemet, samt laget bilaget for konteringslister, grunnlag for banklister etc. Generering av lønn kan gjøres så mange ganger du ønsker, men må alltid kjøres etter at det er gjort endringer i lønnsregistreringsbildet før du går videre med utskrifter eller forespørsler. Det samme gjelder om det blir lagt inn nytt skattekort på en ansatt og dette skal gjelde også den aktive lønnsperioden. Ved genereringen av lønnen angis hvordan skatten skal beregnes; - Full skatt - Halv skatt - Ingen skatt Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 48

49 Hvis du har mange ansatte og det kun er gjort endringer på noen få kan du velge ut ansatte som det skal utføres generering for. Dette vil gå mye raskere enn å generere for alle. Hvis du velger ut ansatte, pass på at du genererer for alle ansatte det er endret noe på. Er du tvil bør du alltid generere for alle ansatte. Hvis du skal velge ut ansatte må du krysse av for dette og deretter velge fra og til ansatte i de 2 valgboksene. Ansatte med negativ lønn Dersom en ansatt har trekk som er større enn lønnen vil du få negativ lønn, dvs. at nettobeløpet blir negativt. I noen tilfeller er det ikke ønskelig at den negative lønnen skal registreres på den ansatte (og trekkes i fremtidig positiv lønn). Skjermbildet viser hvilke ansatte som har negativ lønn. For den enkelte ansatte vises registreringslinjene samt de endelige lønns-linjene etter generering, dvs. slik de vil bli på lønnsslippen. Denne funksjonen kan også brukes for å masse-slette trekkarter som ligger som faste arter på ansatte som ikke har lønn i perioden. Negativ lønn kan slettes manuelt linje for linje eller ved en av de 3 knappene som tilgjengelig. Merket ansatt: Den ansatte som er markert vil få alle sine registreringslinjer slettet. Alle med negativ lønn: Samtlige ansatte som har negativ netto-lønn vil få slettet alle sine registrerings-linjer. Alle med kun trekkarter: Med denne knappen vil alle registrerings-linjer slettes fra ansatte med negativ lønn og som kun har trekk-arter, dvs. ansatte som ikke har lønn i perioden. Ansatte som har registrert negativ lønn i det lønnen godkjennes vil få akkumulert den negative lønnen på ansattkartoteket. Systemet kan settes opp slik at den negative lønnen blir trukket i fremtidig lønn, se kapittel Negativ lønn på side 109. Slipper skjerm Her kan du se på en forenklet visning hvilke lønns- og trekkarter som vil fremkomme på lønnsslippene i den aktive lønnsperioden. Det er en forutsetning at menypunktet "generer lønn" er kjørt for at tallene er korrekte. Se for øvrig neste kapittel. Som standard viser systemet alle ansatte i en liste. For å se en enkelt ansatt må du velge denne i feltet Ansatt. Når feltet "Ansatt" er aktivt kan du bruke pil opp og pil ned for å bla mellom de enkelte ansatte. Utskrift lønnsslipper Velg Forhåndsvisning for å se lønnsslipper på skjermen og deretter Skriv ut for å få ut slippene på papir. Type lønnsslipp velges i menyen Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Lønn side 1, feltet Typeslipp. Type slipp kan endres når en måtte ønske det, selv midt i en lønnskjøring. Valget brukes kun under dette menypunktet. Du kan forhåndsvise og skrive ut slipp for en eller flere utvalgte ansatte. Kryss av i ruten Utvalg og tast inn ansattnummerne hvis du kjenner de, eller bruk oppslagsknappen for å velge ansatte. Hvis du skal skrive ut på en annen skriver enn angitt standard-skriver i Windows kan du velge skriver i feltet Printerliste. Her vises alle skriverne som er installert i Windows på din PC. Det er ikke nødvendig å velge skriver, hvis du ikke angir noe her brukes standardskriveren. Lønnsslipper kan også sendes som e-post masseutsendelse. Se kapittel Lønnsslipper på e-post på side 118. Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 49

50 Periodiske lønnslister Her kan du ta ut forskjellige rapporter som dokumenterer lønnskjøringen for lønnsperioden. Hvis du velger forhåndsvisning (ved å hake av i feltet for dette) kan du kun ta ut 1 og 1 rapport i gangen og vise denne på skjermen ved å klikke på knappen Skriv ut. Dersom du tar utskrift direkte til skriver kan du velge flere utskrifter samtidig, ved å hake av de aktuelle rapportene og klikke Skriv ut. Kort omtale av de enkelte listene: Konteringsgrunnlag Dette er en liste som dokumenterer hvordan lønnskjøringen skal bokføres i regnskapet på de respektive hovedbokskonti. Hvis du bruker avdeling og eller bærer spesifiseres dette sortert på stigende avdeling og bærer. Kontonummerne hentes fra de enkelte registreringslinjene, samt fra Faste konti på Klientopplysninger og evt. avvikende resultatkonti på Lønnsartene. Jfr. lønnsrapporten for en spesifisering av hvilke konti de forskjellige regsitreringer styrer til. Ved utbetaling av feriepenger belastes arbeidsgiveravgiften balansekontoen for arbeidsgiveravgift av feriepenger som er angitt under Faste Konti på Klientopplysninger. Nettolønnen bokføres mot kontonummeret for Skyldig lønn oppgitt samme sted. Arbeidsgiveravgift og feriepenger beregnes også på utskriften basert på grunnlagene som ligger i lønnskjøringen, jfr. Lønnsrapporten. Lønnsrapport Utskriften dokumenterer alle forhold for lønnskjøringen. Rapporten spesifiserer den enkelte lønnsart og for hver art vises hovedbokskonto og sum beløp som er registrert på arten. Hvis det er brukt flere hovedbokskonti på en lønnsart under registrering vil dette spesifiseres på utskriften. Til slutt på utskriften er det en spesifisering av arbeidsgiveravgift og feriepenger. Lønnsrapport konto Rapporten summerer hver enkelt lønnsart fordelt på tilknyttet innberetningskode. Neste summeringsnivå er konto knyttet til disse kodene. Rapporten kan skrives ut for aktuell aktiv lønnsperiode Lønnsjournal Viser et utvalg av lønnsdataene spesifisert for hver enkelt ansatt, og med totalsummer til slutt: Bruttolønn, Nettolønn, Pålggstrekk skatt, Forskuddstrekk, Arbeidsgiveravgifts-grunnlag og Arbeisgiversone. Lønnsrapport arbeidsgiveravgift Rapporten viser hvor mye arbeidsavgift som er beregnet av ordinær lønn og feriepenger, spesifisert på de ulike sonene. Totalsummer til slutt. Bankliste Dette er en utbetalingsliste som du kan levere banken for å få overført lønningene dersom du ikke har elektronisk remittering. Alle ansatte hvor det er oppgitt bankkonto på ansatt-kartoteket vil bli med på banklisten. Forskuddstrekket vil alltid fremkomme på banklisten for avsetning på skattetrekkskonto. Du kan velge om Påleggstrekk Skatt skal fremkomme på banklisten for avsetning på skattetrekkskonto, dette angis under Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Lønn side 1. Kontantliste Utskriften er en utbetalingsliste som viser netto lønn som skal utbetales til ansatte hvor bankkonto ikke er oppgitt på ansatt-kartoteket. Trekkfordelingsliste Listen spesifiserer alle trekkarter, sortert på trekkart med spesifisering av ansatte for hver trekkart. Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 50

51 Transaksjonsliste Utskriften er en detaljert dokumentasjon av hele lønningen, spesifisert pr. ansatt. Alle linjene som er med på lønnsslippen vises i sin helhet, med alle detaljer om konto, avdeling, bærer, antall, sats, beløp etc. Fordringsliste Forutsetning for at denne skal tas i bruk er at: Det er kjørt lønn med en lønnsart som ligger som fast art på aktuelle ansatt. Denne faste arten må ligge inne med fordringshaver. Dette kan f.eks benyttes for diverse påleggstrekk/utleggstrekk. Kryssinger Rapport for kryssinger av åpen post. Eks: Elektronisk remittering Parametre for elektronisk remittering må være definert på forhånd. Det er en nærmere beskrivelse av dette i eget avsnitt under den temaorienterte beskrivelsen, se kapittel Elektronisk remittering på side 104. Lønnskjøring Etter at du har generert lønnen og før du har godkjent den har du mulighet til å eksportere data til et banksystem ved hjelp av denne menyen. Bankkonto må være oppgitt på ansatt-kartoteket for at den enkelte ansatte skal fremkomme her. Du får først frem en liste med oversikt over ansatte, kontonummer og nettolønn. Det vises også hvilken periode det gjelder og forfallsdato. Dersom Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 51

52 forfallsdatoen er feil må du endre denne under menyen Kartotek, Lønnsperioder og deretter gå tilbake hit. Dersom alt er OK klikk på knappen Lag remitteringsfil. De som også har Maritech Regnskap må etter at filen er laget gå over til Maritech Regnskap og velge menyvalget Fil, Elektronisk remittering aktuell betalingstjeneste og velge å klargjøre utbetaling. De som ikke har Maritech Regnskap må få beskrevet en rutine ut fra forholdene i den enkelte bedrift, se også kapittel Elektronisk remittering på side 104. Når remitteringsfilen er laget må denne hentes inn i bankens remitterings-program og oversendes til banken fra dette. Fast forskudd Benyttes til elektronisk utbetaling av faste forskudd. Velg aktuell lønnsgruppe for å få frem de ansatte som tilhører denne lønnsgruppen og som har registrert fast forskudd. Du kan også velge <Alle> på lønnsgruppe for å få frem samtlige ansatte som har fast forskudd. Dersom en ansatt ikke skal ha utbetalt fast forskudd må du slette linjen for denne ansatte fra skjermbildet. Dette gjør du ved å klikke på ansattnavnet med høyre mustast og velge Slett. NB: Sletting av forskudd her vil kun gjelde for denne remitteringen, det påvirker ikke trekk av forskuddet ved neste lønnskjøring. Dette må du håndtere manuelt. Oppgi forfallsdato til banken, og klikk på knappen Lag remitteringsfil. De som også har Maritech Regnskap må etter at filen er laget gå over til Maritech Regnskap og velge menyen Fil, Elektronisk remittering aktuell betalingstjeneste og velge å klargjøre utbetaling. De som ikke har Maritech Regnskap må få beskrevet en rutine ut fra forholdene i den enkelte bedrift, se også kapittel Elektronisk remittering på side 104. Når remitteringsfilen er laget må denne hentes inn i bankens remitterings-program og oversendes til banken fra dette. Hvordan parametre for å benytte faste forskudd settes opp er beskrevet i eget avsnitt under den temaorienterte beskrivelsen, se kapittel Fast forskudd på side 109. Parametre Her settes parametre som er unike for denne klienten opp for å integrere Maritech Lønn mot elektroniske banksystemer. For detaljer se kapittel Elektronisk remittering på side 104. Godkjenning Etter at alle lønnsslipper og alle øvrige lister er utkjørt og kontrollert, samt at eventuell remittering er overført og godkjent mot bank, kan lønnen godkjennes. Du må ikke godkjenne før du er sikker på at alt er i orden, da det ikke er mulig å reversere godkjenningen. Dersom det på klientopplysninger er definert integrasjon mot Maritech Regnskap vil også regnskapet bli oppdatert når en velger godkjenning. Autoeksport av lønnsdata Ved godkjenning av lønnsperiode kan eksport av lønnsdata lagres automatisk. For nærmere informasjon om oppsett, se kapittel Autoeksport av lønnsdata på side 114. Maritech Lønn Brukerhåndbok Lønnskjøring 52

53 Rapporter Standardrapporter Alle rapporter kan tas ut så mange ganger du vil, og for de lønnsperiodene du angir. Rapportene er kun utskrifter av data som finnes i systemet og det foregår ingen oppdatering av data når du skriver ut rapporter. Utskriftene benytter informasjon på ansattkartoteket når du skriver ut. Hvis du oppdager at noe er feil, for eksempel feil oppgitt skattekommune på en ansatt er det nok å rette opp dette på den ansatte og ta ny utskrift her. Dersom slike endringer for eksempel medfører at den ansatte nå får en annen arbeidsgiversone enn han hadde ved lønnskjøring, vil ikke lønnsrapporten fra lønnskjøringen og utskriften her stemme overens. Sum arbeidsgiveravgifts-grunnlag skal stemme, men fordelingen på soner vil endre seg. Årsaken er som sagt at rapporten bygger på informasjon som står i ansatt-kartoteket når rapporten skrives ut, og ikke hva som stod da lønnen ble kjørt. Rapportene kan enten forhåndsvises på skjermen eller skrives ut direkte til skriveren. Dette styres ved å sette hake for forhåndsvisning eller la feltet stå blankt. Velg riktig årstall i det første feltet. Sett hake for ønskede rapporter. Ved forhåndsvisning kan kun 1 rapport velges om gangen. Ved direkte utskrift kan flere rapporter velges samtidig. Velg fra lønnsperiode og til lønnsperiode for rapportgruppen. Dette velges separat for Månedsrapporter og Tomånedersrapporter. Hvis du ikke får forventet innhold på utskriften, gå tilbake og kontroller at du har valgt fra og til korrekte lønnsperioder. På terminoppgaven så velger du aktuell termin. Når alle valg er gjort klikk på knappen Skriv ut. Hvis du får denne meldingen på skjermen: Maritech Lønn Brukerhåndbok Rapporter 53

54 betyr det at programmet ikke fant noe å ta med på utskriften ut fra de valg du har gjort. Kontroller at du har valgt korrekte lønnsperioder i samme rapportgruppe som du skriver ut fra, og at det virkelig finnes data som skulle ha fremkommet. Se også beskrivelsen av de enkelte utskriftene under om hvilke forutsetninger rapportene bygger på. Eks. feilsituasjon Hvis du har rapportert en lønnsperiode på feil termin så finnes det en mulighet for å rette opp dette. Det første du gjør er å gå inn på lønnsperioden og endrer til riktig termin. Deretter går du inn i menyvalget Termin, Generer Grunnlag Terminoppgave. Her velger du riktig årstall samt hvilke(n) lønnsperiode(r) som du ønsker å rette opp. Trykk på knappen Slett, deretter knappen Utfør. Fagforeningskontingent Liste med trukket fagforeningskontingent i perioden og hittil i år. Hver ny fagforening starter på ny side for at utskriften skal kunne sendes direkte til fagforeningen. En forutsetning for at ansatte skal bli med på utskriften er at korrekt fagforening er angitt på den ansatte. Selv om det er trukket kontingent på en lønnskjøring vil ikke dette fremkomme på utskriften dersom den ansatte ikke er knyttet til fagforeningen. Ved stopp av kontingenttrekk må bare haken for Aktiv fjernes, mens selve foreningen må stå til du er sikker på at alle fagforeningsoppgjør er kjørt ut. Bidragstrekk På denne utskriften vil alle trekkbeløp for bidragstrekk fremkomme spesifisert pr. ansatt. En forutsetning for å vises her er at Lønns- og Trekkarten har spesialbehandling = Bidragstrekk. Andre påleggstrekk Rapporten viser alle trekkbeløp for påleggstrekk diverse spesifisert pr. ansatt. En forutsetning for å vises her er at Lønns- og Trekkarten har spesialbehandling = Påleggstrekk diverse. Påleggstrekk skatt For at rapporten skal komme ut er det en forutsetning at lønnsarten for påleggstrekk har angitt spesialbehandling "Påleggstrekk skatt". I tillegg må påleggstrekket være lagt inn som fast lønnsog trekkart på den ansatte og kommunenummeret må være fylt ut her. Utskriften spesifiserer alle trekk som er utført på de angitte lønnsperioder, med ny side for hver kommune slik at utskriften kan sendes kommunene som oppgave. Terminoppgave Utskriften er laget på samme måte som blanketten fra Skattedirektoratet ser ut. Utskriften er beregnet for eget arkiv, da selve innberetningen normalt skal gjøres via Altinn. Jfr. kapittel Terminoppgave til Altinn på side 69. Utskrift ansatte med detaljer Utskriften som viser alle detaljer på en ansatt viser flere opplysninger om faste arter. Opprinnelig saldo og kommunenummer kommer nå frem på denne rapporten. Utskriften finnes under menyvalget Rapporter, Kartotek, Ansatte, Ansatte eller ved å klikke på utskriftsknappen når du står inne på hovedvedlikeholdet til en bestemt ansatt. Maritech Lønn Brukerhåndbok Rapporter 54

55 Utskrift av kartotek Utskrifter med informasjon om data som er lagt inn i forskjellige kartotek kan skrives ut fra 2 forskjelllige steder i programmet. Utskrifter fra Rapport-menyen har flere valgmuligheter enn utskrift direkte fra kartoteket. På Rapport-menyen finnes det også flere typer Ansatt-lister. Fra kartoteket Utskrift av kartotek-informasjon som for eksempel kontoplan, avdelingsliste, ansattliste etc. kan gjøres ved å gå inn på det aktuelle kartoteket fra hovedmenyen Kartotek. Når du har listen over data i kartoteket fremme på skjermen kan du klikke på Skriver-knappen på verktøylinjen. Hvis du vil se utskriften på skjermen først må du klikke på knappen Forhåndsvis på verktøylinjen. Fra forhåndsvisningen kan du skrive ut på papir ved å klikk på Skriv ut. Utskrifter fra Rapport-menyen har flere muligheter til å velge hvilke poster som skal skrives ut og om utskriften skal ha med alle detaljer om postene. Fra rapport-menyen Under menyvalget Rapporter, Kartotek finnes det en del utskrifter som viser det som er registrert i de aktuelle kartotekene. Spesielt for ansatt finnes det flere typer utskrifter: Adresse/telefon-liste, Ansiennitetsliste, Fødselsdagsliste etc. Fra rapporten Fagforeninger kan du velge mellom å få en enkel liste av alle fagforeningene, eller du kan få en mer detaljert liste av hver enkelt fagforening, eller så kan du velge å få en ansattfordelt fagforeningsrapport. Her får du en liste over hvilke ansatte som tilhører hvilke fagforeninger. Dersom en ansatt er knyttet til fagforening 1, 2 eller 3, kommer den ansatte med på rapporten. Har ikke den ansatte en fagforening tilknyttet til seg, kommer han heller ikke opp i denne rapporten. I rapporten Lønnsgrupper kan du hake av for å få en ansattfordelt lønnsgrupperapport. Den gir en oversikt over hvilke ansatte som tilhører hvilke lønnsgrupper. For noen av utskriftene her kan du velge om du skal se alle detaljer eller bare en komprimert liste. Dette kan du vanligvis angi ved å krysse av i en rute på bildet før selve utskriften. Denne mulighet finnes kun ved utskrift fra Rapport-menyen, og ikke ved utskrift direkte fra kartoteket. De fleste rapportene har valg mellom: Forhåndsvisning - Utskriften vises på skjermen Utskrift - Rapporten sendes direkte til skriveren. Detaljer - Hake i feltet gir en mer detaljert rapport enn om det ikke er satt hake. Periodiske lønnslister Fra dette menypunktet kan du fritt velge periodiske lønnslister ved å velge år og periode. Funksjonaliteten er lik forhåndsvisning fra menypunktet Registrering, Periodiske lønnslister, med unntak av Konteringsbilag som åpner skjermbildet som du finner under menypunktet Fil, Eksport lønnsdata, Manuell eksport, Kontering med filformatering i 5 forskjellige eksportformat. Avstemming Arb.g.avgift I dette menyvalget ligger det en rekke rapporter som kan benyttes til avstemming av arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget. Maritech Lønn Brukerhåndbok Rapporter 55

56 Feriepengeliste pr. periode Under dette valget vil du se informasjon om feriepenger for den enkelte ansatte for en valgt lønnsperiode. Listen viser både grunnlaget og beregnede feriepenger for den enkelte ansatte, samt summen for alle ansatte. Rapporten kan brukes til kontroll og avstemming av feriepenger. Rapporten kan skrives ut ved å klikke på knappene for utskrift eller forhåndsvisning på knapperaden. Feriepengeliste pr. år (til gode) Med dette menyvalget kan du skrive ut en liste over tilgode-beløp feriepenger til enhver tid. Det må være kjørt årsavslutning på året med grunnlag for at det skal fremkomme tall på denne utskriften. Beløpene hentes fra Ansatt-kartoteket, feltene Til gode på skillearket Lønn side 2. Husk at listen viser tilgodebeløp feriepenger på det tidspunkt den skrives ut. Hvis du vil ha en liste med grunnlag og opprinnelig beløp for feriepenger se neste rapport Feriepengeliste (beregnet). Se også samme punkt hvis du vil ha en liste over feriepenge-opptjening for inneværende år. Feriepengeliste (beregnet) Dette menyvalget skriver ut grunnlag og beregnede feriepenger basert på opptjent grunnlag i det aktuelle inntektsår. Det påpekes at for ansatte som skal ha feriepenger for ekstra ferieuke vil ikke det beregnede beløpet her være redusert med beløpsgrensen for feriepengegrunnlag ekstra ferieuke, jfr. ferieloven. Feriepenger til gode ekstra ferieuke vil bli begrenset ved godkjenning / klargjøring nytt år dersom grunnlaget er over 6 G og Gjennomsnittlig grunnbeløp er lagt inn under Kartotek, Felles data, Systemdata. Forskuddsliste Bank Benyttes som grunnlag til utbetaling av faste forskudd gjennom bank. Hvordan parametre for å benytte faste forskudd settes opp er beskrevet i eget avsnitt under den temaorienterte beskrivelsen, se kapittel Fast forskudd på side 109. Maritech Lønn Brukerhåndbok Rapporter 56

57 Forskuddsliste Kontant Benyttes som grunnlag til kontant utbetaling av faste forskudd. Hvordan parametre for å benytte faste forskudd settes opp er beskrevet i eget avsnitt under den temaorienterte beskrivelsen, se kapittel Fast forskudd på side 109. Forespørsel Under dette menyvalget er det noen forskjellige måter å spørre mot lønnsdataene på. Informasjonen du får frem på forespørslene kan skrives ut ved å klikke på Skriver-knappen på verktøylinjen. Periodeverdier Ut fra valgene som gjøres vil du se en del data for lønningene som er generert. Du kan se bl.a. timetall, beløp og noen grunnlag. Det kommer frem opplysninger både for perioden som er angitt i kriteriene og til og med den perioden (hittil i år). Velg årstall, lønnsperiode og ansatt for å se dataene. Lønnsslipper Menyen brukes for å se på historiske lønnsslipp-linjer. Du vil her se alle linjene slik de så ut på lønnsslippen for den lønnsperioden du har valgt. Menyvalget viser ikke en lønnsslipp rent utseendemessig, men viser alle linjene fra slippen. Akkurat det samme som for gjeldende lønnsperiode under menyvalget Registrering, Slipper skjerm. Velg årstall, periode og ansatt. Overtidsliste Her kan du få ut en oversikt over overtiden. Utskriften viser timer og beløp for ansatte der det er brukt lønnsarter som er kodet med timetype = Overtid. Du har flere muligheter for å angi hvordan listen skal være før du starter selve utskriften. Det er timer registrert på lønnsarter som har "Overtid" i feltet Timetype som fremkommer på overtidslisten. Statistikk Her kan du kjøre ut statistikker på de fleste parametre som registreres i forbindelse med lønnskjøringer. Denne funksjonen er ganske kraftig da du kan velge ut hva som skal være med svært detaljert. Vi anbefaler deg å eksperimentere med forskjellige kombinasjoner av valg her for å se hvilke muligheter du har. Det totale antall kombinasjonsmuligheter er så enormt at det ikke er mulig å gjennomgå i brukerhåndboken. Til slutt i dette kapitlet gir vi et par eksempler for å illustrere mulighetene. Maritech Lønn Brukerhåndbok Forespørsel 57

58 Alle lønnsperioder som er godkjent og eventuelt ikke avsluttede perioder som er generert kan være med på statistikken. Husk også at dette kun er utskrifter som ikke påvirkere data i systemet. Årstall og lønnsperioder: Du må velge årstall og fra og til lønnsperiode som du vil hente data fra. Velg Rapport: Deretter må du velge rapporttype: Dette gir utskrifter som er gruppert og sortert etter hvilket valg du gjør her: Lønnsart Avdeling Bærer Avdeling/Bærer Ansatt Konto Velg om lønnsperioder ønskes spesifisert (detaljgraden i rapporten). Hvis du krysser av her får du informasjon gruppert for hver lønnsperiode, hvis du ikke krysser av kommer summene for de valgte lønnsperioder. Utvalg av informasjon: Det er mulig å begrense innholdet i rapporten ut fra følgende kriterier Lønns- og trekkart Ansatt Avdeling Bærer Konto Dersom du ikke velger ut noe fra disse kriteriene vil alt som er kjørt over lønn komme med. Så snart du velger noe på kriteriene vil det kun bli opplysninger som oppfyller kriteriene som blir med i rapporten. Utvalg ansatte: Utvalg av ansatte har flere muligheter enn de øvrige skillearkene, og omtales derfor spesielt. For å begrense hvilke ansatte som vises i venstre del som du kan velge blant kan du velge ønsket Status i feltet over ansatt-listen. Du kan også filtrere ut ansatte som er medlem i en bestemt ansattgruppe ved å velge den aktuelle ansattgruppen i dette feltet. Se omtalen av Ansattgrupper på side 38. Når du har gjort valg med disse 2 boksene kan du igjen velge enkeltansatte blant de som fremkommer ved å flytte de over til høyre del av vinduet. Du har også mulighet til å velge ut ansatte basert på kjønn. Dette forutsetter at Kjønn er angitt korrekt på ansatt-kartoteket. Ved å klikke på knappen Kvinner > eller Menn > vil de ansatte som har dette kjønnet flyttes over til høyre side. Vis statistikk: Når ønskede kriterier er lagt inn klikker du på Utfør forespørsel og resultatet presenteres i skillearket "statistikk". Du kan når som helst gå til et av skillearkene og endre utvalget, endre raapport-type, lønnsperioder etc. Klikk på å Utfør forespørsel og resultatet presenteres ut fra nye kriterier i skillearket "statistikk" Du har nå mulighet for å forhåndsvise rapporten eller sende den direkte til utskrift. Lagre utvalg Du kan lagre utvalgskriterier, slik at disse kan hentes frem og brukes om igjen når du senere skal forespørre på tilsvarende måte. Lagringen skjer på den enkelte klient, slik at alle brukere kan benytte utvalg som er lagret for denne klienten. For å lagre utvalget må du klikke på knappen Lagre Utvalgskriterier nederst til venstre. Skriv inn en tekst som beksriver utvalget og klikk på OK-knappen for å lagre. Når du skal bruke et lagret utvalg velger du ønsket utvalg fra feltet øverst i bildet. Årstall og periode blir ikke lagret og må velges for hver gang utvalget skal brukes. Maritech Lønn Brukerhåndbok Forespørsel 58

59 Eksempler: Utvalgt lønnsart: Hvis du vil se en liste over hvilke ansatte som har brukt en bestemt lønnsart, og for hvilke lønnsperioder denne er brukt kan du fylle ut slik: Her er det valgt ut lønnsart 10 Timelønn, krysset av på spesifiser lønnsperiode og valgt rapport Ansatt. På de andre skillearkene er det ikke foretatt noe utvalg. Ved klikk på Utfør forepørsel vil vi få dette resultatet: Overtidsrapport: Hvis du vil se hvor mye de enkelte har arbeidet overtid kan du velge ut alle lønnsartene for overtid, rapporttype Ansatt og ønskede lønnsperioder. Du vil da få følgende resultat: Maritech Lønn Brukerhåndbok Forespørsel 59

60 Hvis du i tillegg ønsker å se overtid for den enkelte lønnsperiode må du krysse av i feltet Spesifiser lønnsperioder. Resultatet vil da bli oppdelt i den enkelte lønnsperiode slik som på forrige eksempel. Rapportgenerator ERP I dette bildet kan du manipulere rapporter selv, basert på en underliggende spørring. Man kan filtrere data, og fjerne eller legge til kolonner. Denne funksjonaliteten er lik systemloggens. Les mer om Systemlogg på side 66. Oppsettet til rapporten lagres lokalt, og huskes pr rapport. Hvis du trykker på knappen Oversikt får du en oversikt over alle tilgjengelige rapporter. Feltet Rapport har den samme listen i en dropdownmeny hvor du kan velge rapporten du vil ha. Trykk på Hent verdier, og du får listet opp verdiene i valgt rapport (for valgt år og periode eller evt. andre kriterier). Denne modulen kan hente oppdaterte rapporter online (knappen Hent nye online ), og man kan kontakte support for å bestille utplukk som blir tilgjengelige under knappen Skreddersydde etter nærmere avtale. Innberetningskoder Menyen brukes til å spørre på innberetningskode for Lønns- og Trekk-oppgavene. Resultatet kan vises som totalsummer per innberetningskode eller eventuelt per ansatt per innberetningskode dersom du krysser av i feltet Spesifiser ansatte. Angi årstall, om ansatte skal spesifiseres og eventuelt velg ut enkeltansatte. Alle lønnsperioder (også det som er generert) for det oppgitte året blir med i forespørselen. Maritech Lønn Brukerhåndbok Forespørsel 60

61 Annet RF-1211 Elektronisk skattekort Her kan man sende inn en bestilling til AltInn for å fremskaffe skattekort til ansatte knyttet til bedriftens organisasjonsnummer. Beskrivelse av feltene i skjermbildet: Detaljer: Schema/Template definition: Forespørsel fra: Varslingsadresser: Bestilling år: Er det tidligere hentet skattekort for dette året: Send: Hvis det står hake i dette feltet vil du få opp en nedtrekksmeny som viser rapportdefinisjonen fra AltInn. Rapportdefinisjon fra AltInn, kan variere. Felt som henter verdier fra klient. Org.nr og navn på klienten må være med for å generere en gyldig bestilling av skattekort. Angi telefon og e-post som er aktuelt for bestillingen. Angi riktig år som det skal hentes skattekort for. Velger du Ja må du velge hvilke ansatte du skal hente skattekort for. Du kan her velge om du kun vil hente for de ansatte som har endringer siden sist eller legge ved fil. Velger du legg ved fil vil du få opp en ny linje hvor du enten kan skrive inn ansattnr eller velge ut ansatte ved å trykke på knappen. Velger du Nei bestilles det skattekort for alle aktive ansatte. Klikk på denne knappen for å lagre bestillingsfilen, og automatisk åpne skjermbildet for innsending til AltInn. Bestillingen er lik andre dokumenter som sendes til AltInn, men det legges ved en Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 61

62 bestillingsfil i tillegg. Dersom bestillingen godtas, vil en ferdig skattekortfil være tilgjengelig i AltInn neste arbeidsdag. Denne filen kan lastes ned, og leses inn i Maritech Lønn. Dersom det ikke eksisterer skattekort for enkelte av de ansatte i filen, eller at annen feil er oppstått, vil man få en melding om dette i webgrensesnittet til AltInn. Disse linjene logges også i systemloggen ved innlesning, slik at du kan finne personnummer og evt årsak og organisasjonsnummer mest mulig nøyaktig der. Les mer om Systemlogg på side 66. Dersom en skatteyter endrer på skattekortet sitt, skal AltInn sende en melding om det til meldingsboksen til bestillingsinnsender. Meldingen sendes til alle organisasjonsnummer som har bestilt skattekort for ett personnummer dette året. Selve skattekortet blir ikke sendt - for å få skattekortet må en lage en ny bestilling, men da kun for de (se beskrivelse lengre ned) fødselsnumrene det ønskes endringer for. Maskinell skattekortoverføring Her finner du nødvendige funksjoner for å hente skattekort for de ansatte maskinelt, dvs. på fil fra Skattedirektoratet, enten via CD eller via Altinn. Det må lages separate filer for hver klient du har, da det ikke finnes noen styring tilbake til klienten når filen kommer i retur med nye skattekort på. Du kan skrive ut lister med skattekortinformasjonen både fra funksjonen for å eksportere skattekort til fil, og etter at du har lest inn nye skattekort når filen kommer tilbake. Eksport av skattekort brukes for å lage filen som skal sendes inn. Lønnsprogrammet legger da ut fødselsnummeret og gjeldende skattekort for alle aktive ansatte på CD en slik at Skattedirektoratet kan legge inn skattekort-informasjon for neste år for disse fødselsnummerne. Lagre fil på CD Sett inn en tom CD og klikk på knappen Overfør til fil. Husk å brenn filen på CD en etterpå. CD en skal ha påklistret merkelapp med følgende opplysninger: - Firmanavn og adresse - Organisasjonsnummer - Mobiltelefonnummer - Kontaktperson - Filnavn - Filnavnet skal være SKORT CD en skal IKKE inneholde andre filer. Ved innsending på CD skal det også legges ved en tom CD som Skattedirektoratet kan legge data tilbake på. Du skal også legge ved en merkelapp påført ferdig returadresse som skal brukes for å sende tilbake CD en med. CD en sendes til: Skatteetatens IT- og Servicepartner IT-Drift-Skattekort Driftsseksjonen Postboks 9200, Grønland 0134 Oslo Dette gjelder også for arbeidsgivere utenfor Oslo. CD må sendes inn før 1. desember for å få det i retur før nyttår. Lagre fil til Altinn Benytter du Altinn får du tilbake skattekortopplysninger dagen etter at du har sendt grunnlagsfilen. Du behøver derfor ikke å forholde deg til innsendingsfristen 1. desember for å få data i retur før nyttår. 1. Klikk på knappen Overfør til fil og velg hvor du vil lagre fila. Filnavnet skal være SKORT. Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 62

63 2. Gå til og klikk på Skjema og tjenester Skjemakatalog. 3. Søk frem tjenesten skriv inn RF-1212 i søkefeltet og klikk på Søk. 4. Du velger tjenesten ved å klikke på lenken Skattekortoverføring 5. Logg inn ved å bruke ett av innloggingsalternativene som Altinn tilbyr. 6. Velg riktig virksomhet du skal sende inn for. Husk at må ha fått tildelt rettighet overfor virksomheten du skal sende inn for. 7. Nå kan du starte skjamautfyllingen og opplasting av vedlegg. Navn på virksomheten og organisasjonsnummer er forhåndsutfylt. Legg inn mobilnr, kontaktperson og e-post adresse i tillegg. Dette bruker Altinn for å varsle deg når opplysningene ligger klare i Altinn for nedlasting. 8. Klikk på arkfanen Oversikt skjema og vedlegg for å legge til filvedlegg. Legg til filen som du klargjorde under punkt 1, og klikk på Kontroller skjema. 9. Skjema og vedleggsfil er godkjent og klar til innsending. Klikk på Videre til innsending. 10. Klikk på Send inn. Dagen etter vil opplysningene normalt sett være tilgjengelig i Altinn. Du varsles per e-post/sms når opplysningene er lagt ut. Du finner opplysningene som en melding med filvedlegg under Min meldingsboks Til min behandling. Denne filen må du da lagre på maskinen din. Mottak av skattekort Ved mottak av fil i retur med skattekort brukes menyvalget Annet, Maskinell skattekortoverføring, Mottak av skattekort. Klikk på knappen Overfør fra fil og klikk deg fram til der hvor du lagret fila fra Altinn, for å lese inn opplysningene på filen. Du vil nå få se på skjermen hvilke ansatte du har fått skattekortinfo om. Sjekk fargekodene for å se hva som er utført hos Skattedirektoratet. Klikk på Lagre for å overføre skattekortene til ansatt-kartoteket. Du kan godt lese inn filen selv om du ikke er ferdig med det gamle året, da alle skattekort er knyttet til inntektsåret. Programmet legger inn skattekortinformasjonen på den enkelte ansatte slik det er oppgitt på filen. Feltet Levert skattekort markeres på de ansatte som du har fått gyldige skattekort på (signal 1 i fila). Informasjonen på filen er hoveddelen av skattekortet, ikke del 2 som skal brukes av biarbeidsgivere. Tabelltypen kopieres fra fjoråret dersom det nye skattekortet er et tabellkort, dersom det nye skattekortet er et prosentkort settes tabelltypen til Ingen tabell, dvs. prosenttrekk. Du vil med andre ord alltid få lest inn hoveddelen av skattekortet. Dersom du har ansatte som ikke har ditt firma som hovedarbeidsgiver må du endre tabelltypen på disse ansatte dersom den står til tabelltrekk. Se for øvrig veiledning fra Skattedirektoratet. Konvertering Her vil det finnes konverterings-funksjoner for konvertering av lønnsdata fra andre systemer. Menypunktet er kun aktuelt i forbindelse med nyoppstart av Lønnsklient, og skal normalt utføres av konsulent fra Maritech Systems AS. Systemvedlikehold Test skatteberegning Dette valget kan brukes til å få beregnet forskuddstrekket ut fra følgende parametre: Skatteår Tabellnummer Periode (tabelltype) Lønnsgrunnlag Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 63

64 Korrigering lønnsdata Menyvalget bør brukes med forsiktighet, helst i samarbeid med konsulent fra Maritech Systems AS. Hvis du bruker funksjonen på egen hånd må du lese nøye informasjonen på skjermbildet. Korrigering lønnsdata benytter lønnstatistikken (lagrede lønnsslipper) til å rekonstruere feriepengegrunnlaget eller grunnlag for fagtillegg, helligdagsgodtgjørelse og ansiennitetstillegg. Hvis for eksempel feriepengelisten ikke stemmer så har det som oftest vært plunder ved godkjenning av en lønnsperiode, der godkjenningen har vært kjørt 2 ganger. Feriepengelisten rettes opp med å kjøre denne rutinen. Du må velge Feriepengegrunnlag fra nedtrekksmenyen. Sjekk at riktig årstall står på klienten og trykk start. Hvis bilaget er kommet flere ganger over i regnskapet, må dette korrigeres manuelt. Navnerydding Samme funksjonen som ligger i Maritech Regnskap er implementert i Maritech Lønn. Denne funksjonen muliggjør rydding i navnekartoteket i de tilfeller hvor samme person/firma ligger registrert flere ganger med forskjellige roller. Eksempelvis kan firmaet Eksport AS ligge som både kunde og leverandør, men navnet (i dette tilfellet Eksport AS) bør kun være registrert en gang slik at vedlikeholdet blir enklest mulig. Det kan være snakk om bytte telefonnummer, adresse, bankkonto osv. Dersom navnet (Eksport AS) er lagret to ganger i stedet for å knytte et navn opp mot to roller så bør Navnerydding brukes. I tilfellet over ser du at firmanavnet er brukt i søkefeltet for å begrense søket, dersom søkefeltet står tomt vil alle navnene komme opp i vinduet. Navnene som skal ryddes må flyttes til det nederste vinduet ved hjelp av knappen Ned. Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 64

65 Du kan vise innhold for hvert enkelt navn ved å klikke på knappen Vis info. Etter at det er valgt hvilket navn som skal beholdes må du klikke på Rydd. Tildel Underenhet via Avdeling Det er mulig å tildele underenhet via avdeling slik at alle i en (eller flere) avdeling(er) kan flyttes til en underenhet. Dette gjøres via menyvalget Annet, Systemvedlikehold, Tildel Underenhet via Avdeling Bytt/Erstatt lønnsarter Du kan bytte/erstatte lønnsartnummeret på registreringene og statistikken. Dersom for eksempel bidragstrekket skal over på egen kode fra og det ikke er gjort endringer i lønnsartene Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 65

66 så kan ny lønnsart opprettes i ettertid. Du kan bytte art i ettertid ved å benytte deg av valget Annet, Systemvedlikehold, Bytt/Erstatt Lønnsarter Optimaliser tabeller Reindekserer store tabeller på nøkkelverdier for å optimalisere gjennfinningshastighet. Velg en tabell fra nedtrekkslisten som du ønsker å optimalisere. Tabellene er sortert med høyest antall rader øverst, de nederste tabellene har sjelden behov for optimalisering. Systemlogg Behovet for en systemlogg er tilstede i flere og flere situasjoner både for å vite mer om hva som er grunnlaget for data, hva som er potensielle feilsituasjoner, og om hva som har gått feil eller om det gikk bra å generere data. Systemloggen er gjort tilgjengelig på to måter, enten vha EventViewer i operativsystemet, eller inne i lønnssystemet. Forutsetning for å åpne loggen er at man har registrert COM objektet, og har databasebrukere/tilganger nok da COM objektet benytter en bruker. Les mer om COM wrapper på side 117. Skjermbildet i systemloggen er en fleksibel tabell og har en regnearklignende funksjonalitet. Ved å velge datointervall, eller kategori, kan en manipulere det en ser ved å velge kolonner som skal vises, organisere kolonnene i hierarki, og sette filter på innholdet for lettere å finne det man er interessert i. I eksempelet under, er det satt filter på Loggtekst contains OTP som resulterer i at man får linjer fra loggen av loggtypen (kategorien) Informasjon som inneholder tekst med bokstavene OTP. Eksempelet er nyttig om man ikke husker hvilke lønnsperioder en knyttet til forrige innleveringsintervall, og/eller hvor filen ble lagret. Sist brukte versjon i Terminoppgaver AltInn lagres også i systemloggen, bytt ut OTP med AltInn i eksempelet. Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 66

67 Filteret er avansert, og krever at man tester en del før man behersker det. Er du vant til å filtre data i regneark, skjønner du det fort. Teksten er på engelsk, og kan ikke leveres på norsk. Synlige kolonner kan også manipuleres, ved å klikke knappen Kolonner dukker følgende dialog opp: Ved å dra kolonnenavn ned i denne boksen, fjerner du dem fra visningen. Ved å dobbeltklikke på navnene i boksen, legger du dem tilbake igjen. Kolonnene kan organiseres i et hierarki inne i skjermbildet ved å trekke dem opp fra de resterende kolonnene. I skjermbildet over, ser en at kolonnen Logg Type er brukt som eksempel på organisering på denne måten. EventViewer Enkelte hendelser blir logget til operativssystemets hendelseslogg, og kan leses der. Funksjonalitet finner du beskrevet hos Microsoft, bl.a her: Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 67

68 Endret feriepengesats Denne rutinen vil lage en rapport som kan benyttes til å korrigere regnskapsdata i henhold til endret feriepengesats. Velg de lønnsperioder der gammel feriepengesats er benyttet. Xml leser/redigerer Det kan være behov for å se på en xml fil som skal sendes til f.eks pensjonstilbyder før innsending, og det er konstruert et skjermbilde for dette formålet. Filen kan presenteres på følgende måter: Tabell, Integrert nettleser Standard tekstredigering. Dersom du har en avansert xmlfil redigerer, anbefales det at du benytter Åpne fil i standard leser i stedet. Det gjøres oppmerksom på at det ikke skal være nødvendig å endre på xmlfiler produsert av programmet, og ingenting som skjer med en xml fil, verken i dette skjermbildet eller i noen annen filredigerer, spores eller kan tilbakesettes i Maritech Lønn, og endringer som gjøres i filen er ukjente for programvaren. Skillearket Tabell Her er det en nedtrekksmeny som gjør det mulig å navigere i noder i xmldokumentet. Et avansert xmldokument inneholder svært mange undernivå og noder, så samme data kan dukke opp i ulike sammenhenger alt etter hvilket nivå en har valgt. En bør kjenne dokumentstrukturen godt for å navigere på denne måten. Maritech Lønn Brukerhåndbok Annet 68

69 Skillearket Nettleser Her får du oversikt over struktur. Nettleseren leser og presenterer filen slik den ligger lagret ved innlesning, og gjenspeiler ikke evt. endringer. Skillearket Rediger Verdier kan endres på i tabellpresentasjonen, og om en klikker på skillearket Rediger, vil disse endringene komme til syne i xml en her også, og en kan nå lagre dem. DETTE SKJER IKKE ANDRE VEIEN. Hvis en vil se endringer en har gjort manuelt i Rediger fliken, må en lagre, og lese denne filen inn på nytt for at de skal vises i Tabell fliken. Lagring skjer uten sjekk av gyldighet opp mot et xmlskjema, så en kan lett ødelegge strukturen ved å manipulere filen om en ikke kjenner gyldig struktur. Termin Terminoppgave til Altinn Under dette menyvalget kan du sende inn terminoppgaver til Altinn. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 69

70 Her blir du bedt om å velge År og Termin. Du kan også velge om du vil sende inn en hovedoppgave, eller en korrigert oppgave. Feltet Versjon blir automatisk fylt ut når du har valgt Hovedoppgave. Versjonsnr inneholder dokumenttype, år, termin og klientnr. Velger du Korrigert, kan du endre på versjon. Sett f.eks -2 bak det eksisterende versjonsnr slik eksempelet under viser. Etter at du har trykket Overfør, vil du bli bedt om å taste SystemID og passord (se under). Trykk deretter OK og oppgaven blir sendt. Når du logger på Altinn, vil dette skjemaet være tilgjengelig og kan kontrolleres og godkjennes. Kontroller også rapporten i Altinn mot den vanlige terminoppgaven du finner under menyvalget Rapporter, Standardrapporter i Maritech Lønn. Innsending av terminoppgaven fra Maritech Lønn støtter ikke signering, dvs at oppgavene må kontrolleres og godkjennes i Altinn-portalen. For brukere som skal benytte Altinn, må det kjøres en tilleggsinstallasjon på aktuell maskin/terminalserver. Denne installasjonen finner du på Maritechs hjemmeside og deretter under hurtigvalget Support, Support Maritech, Maritech Lønn. I Altinn-portalen gis også rettigheter til aktuelle personer. 1. Velg aktuelt selskap du skal rapportere for i Altinn 2. Gå til administrasjon 3. Velg Registrer datasystem. Her velger du Maritech Lønn under datasystemtype. 4. Etter å ha angitt passord gis en ID for Maritech Lønn. ID og Passord må tas vare på, da disse benyttes i Maritech Lønn ved sending av oppgavene. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 70

71 Obligatorisk Tjenestepensjon OTP Du kan levere OTP innberettninger på fil. Det gjøres oppmerksom på at OTP er en avtale mellom klient/organisasjon og pensjonstilbyder/forsikringsselskap, og at du selv må inngå avtale med ditt/dine aktuelle selskap(er) for hvordan du skal innberette filen til dem, og evt. om du skal ha en overgangsfase mellom gammel og ny måte å innberette til selskapene på. Lenke til bransjenormen: Bransjenorm for elektronisk rapportering av lønnsdata Oppsett Klientopplysninger Før du kan lage filen til pensjonstilbyder, må du sørge for å ha fylt inn opplysninger i Kartotek, Klientopplysninger, Lønn side 1, i feltene som er ringet rundt i bilde under. Feltet for Standard timer i årsverk skal angi klientens normal timer pr årsverk, og benyttes dersom den ansatte ikke har dette spesifikt knyttet til seg i den ansattes hovedvedlikehold, normalt 1950 timer for et standard årsverk. Fra feltet Pensjonstilbyder kan du velge hvilken pensjonstilbyder som skal gjelde for denne klienten. Fra menypunktet Kartotek, Felles Data, Pensjonstilbyder oppretter du de forskjellige tilbyderne, og angir hvor filen som skal sendes til pensjonstilbyder skal lagres. Les mer om oppsett av Pensjonstilbyder på side 41. Registrering av opplysninger på ansatte Opplysninger fra Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold, Lønn side 1 og Diverse er viktigste datakilder for OTP filen. Sørg for at du fyller ut informasjon i feltene som er vist i bildet og omtalt i tabellen under. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 71

72 Tabellen under har kommentarer for helt spesielle ting. Feltnavn Fanenavn Kommentar e-post Navn Feil på e-postadresser logges. Ansattdato Lønn side 1 Ansatt dato er dato for siste ansettelse. Dersom en person har endringsdato som er eldre enn ansattdato, logges som ett varsel. Ansattdato på stillingsopplysninger benyttes IKKE i OTP filen. Sluttdato Lønn side 1 Skal være nyere enn ansattdato, eller blank Avlønningsform Diverse - OTP detaljer Årslønn Diverse - OTP detaljer Stillingsprosent Diverse - OTP detaljer Timer i årsverk Diverse - OTP detaljer Ekskluder fra Diverse - OTP OTP detaljer Siden Ansettelsestype er av stor betydning for å få generert filen, høstes denne fra stilling dersom den ansatte ikke har typen satt opp på seg. Dersom det finnes en ansatt i innrapporteringsperioden uten ansettelsestype satt, verken på ansattinformasjon eller stillingsinformasjon, avbrytes hele genereringen. Avtalt årslønn med den ansatte. Under generering logges fast ansettelse med 0 i stillingsprosent og årslønn som varsel. Dersom stillingsprosent er lavere enn 100, og man er fast ansatt, sendes brutto lønn og antall timer i perioden med filen, se grunnlag senere. Sendes over som oppgitt, dersom null - benyttes Standard timer i årsverk fra Lønn side 1 på klienten. Dersom en person ikke er ekskludert fra OTP ordningen ved klienten, er personen inkludert. Dette kan være på tross av ikke-aktiv status i lønnsprogrammet. For full/utvidet betydning av de ulike feltene vises det til bransjenormen. Generering av OTP fil for innsending Dialogboksen Månedsrapportering OTP for oppretting av fil som skal sendes til pensjonstilbyder finnes under menypunktet Termin, Obligatorisk Tjenestepensjon OTP. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 72

73 Forklaring til de ulike feltene i dialogen: OTP tilbyder: Teksten i dialogboksen opplyser hvilken tilbyder man er knyttet til. Ingen tekst her er ekvivalent med feil. Filsti: Filsti man vil lagre filen til. Ingen tekst her er ekvivalent med din brukers tempkatalog, og anbefales ikke. E-post: Etter generering er det mulig å sende filen som e-post til adressen angitt på klienten under fanen Navn. Adressen er gengitt øverst i skjermbildet. Periodelønn arter: I utgangspunktet Tidlønn-arter + feriepengegrunnlag for disse. Se Lønnsartene som er ramset opp i skjermbildet Månedsrapportering OTP, er en kommasepare liste som benyttes til grunnlag for periodelønn og tilleggslønn. Listen lagres lokalt og taes opp igjen automatisk til neste gang. Det er mulig å legge til eller fjerne arter som skal være med i grunnlaget f deltids og timebetalte ansatte. I utgangspunktet plukkes arter av timetype Tidlønn og Akkord for Periodelønnarter. Tilleggsarter kan også endres, men i utgangspunktet plukkes arter av typen Bonus og Uregelmessige tillegg for disse. I skjermbildet må en ta stilling til : Valg av enkeltperioder Mulighet for å legge til arter for periodelønn og tilleggslønn manuelt Utplukk av ansatte som er ekskluderte fra OTP Utplukk av ansatte som har status annet enn OTP aktiv (Perm/syk, og er satt som innaktiv i lønnssystemet). OBS! Ansatte som ikke har registreringer i perioden vil naturlig nok få 0 verdier siden de ikke ha registreringer i periodeintervallet! Forutsetning for funksjonaliteten er at ansattnummer må finne ved klienten. Tips 1: Det finnes en mulighet for å hurtigregistrere data i stedet for å gå på Kartotek, Ansatt OTP opplysninger. Se bilde og forklaring under: Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 73

74 Det samme skjermbildet finner du ved å klikke på knappen knappen Rediger OTP Ansatt und menyvalget Termin, Obligatorisk Tjenestepensjon OTP. Her har du mulighet for å endre innstillinger for ansatt og vedlikeholde uten å gå via ansattkartoteket. Husk å lagre og regenerere data for perioden dersom aktuelt. Tips 2: For å forsikre deg om at du har mest mulig riktige opplysninger, kan du lage en OTP fil, lese systemloggen, og utbedre varslede forhold hvis aktuelt. Deretter kan du generere på nytt før innsendelse. Filen overskrives i så fall med oppdaterte data. Les mer om Systemlogg på side 66. Ved unøyaktig eller manglende informasjon på den ansatte, logges dette slik at en kan gå igjennom og rette det opp til neste innrapportering. Feilaktige opplysninger eller manglende opplysninger logg også. Dersom man lykkes med å generere filen, logges også dette slik at man kan se hvilke periode en genererte filen for forrige gang. Tips 3: Hurtiginnstillinger - rutiner for å masseoppdatere statuser for OTP. NB fungerer kun om d versjon av databasen er Sybase 11 eller nyere. Funksjonalitet: Endre alle ansatte til å være inkludert eller ekskludert fra ordningen basert på aktiv status i lønnsprogrammet. OBS! oppdaterer ikke endret dato. Menypunkt Annet Hurtigoppsett OTP Ekskluder eller inkluder alle Funksjonalitet: Sette opp alle ansatte som ikke har fått satt arbeidsform fra før til timelønnet. Menypunkt Annet, Hurtigoppsett, OTP Hurtigoppsett for Timelønnede på side 77. Tilleggsarter: Artene merket som bonus og provisjon legges til tilleggslønn. Se Lønnsartene som er ramset opp i skjermbildet Månedsrapportering OTP, er en kommasepare liste som benyttes til grunnlag for periodelønn og tilleggslønn. Listen lagres lokalt og taes opp igjen automatisk til neste gang. Det er mulig å legge til eller fjerne arter som skal være med i grunnlaget f deltids og timebetalte ansatte. I utgangspunktet plukkes arter av timetype Tidlønn og Akkord for Periodelønnarter. Tilleggsarter kan også endres, men i utgangspunktet plukkes arter av typen Bonus og Uregelmessige tillegg for disse. I skjermbildet må en ta stilling til : Valg av enkeltperioder Mulighet for å legge til arter for periodelønn og tilleggslønn manuelt Utplukk av ansatte som er ekskluderte fra OTP Utplukk av ansatte som har status annet enn OTP aktiv (Perm/syk, og er satt som innaktiv i lønnssystemet). OBS! Ansatte som ikke har registreringer i perioden vil naturlig nok få 0 verdier siden de ikke ha registreringer i periodeintervallet! Forutsetning for funksjonaliteten er at ansattnummer må finne ved klienten. Tips 1: Det finnes en mulighet for å hurtigregistrere data i stedet for å gå på Kartotek, Ansatt Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 74

75 OTP opplysninger. Se bilde og forklaring under: Det samme skjermbildet finner du ved å klikke på knappen knappen Rediger OTP Ansatt und menyvalget Termin, Obligatorisk Tjenestepensjon OTP. Her har du mulighet for å endre innstillinger for ansatt og vedlikeholde uten å gå via ansattkartoteket. Husk å lagre og regenerere data for perioden dersom aktuelt. Tips 2: For å forsikre deg om at du har mest mulig riktige opplysninger, kan du lage en OTP fil, lese systemloggen, og utbedre varslede forhold hvis aktuelt. Deretter kan du generere på nytt før innsendelse. Filen overskrives i så fall med oppdaterte data. Les mer om Systemlogg på side 66. Ved unøyaktig eller manglende informasjon på den ansatte, logges dette slik at en kan gå igjennom og rette det opp til neste innrapportering. Feilaktige opplysninger eller manglende opplysninger logg også. Dersom man lykkes med å generere filen, logges også dette slik at man kan se hvilke periode en genererte filen for forrige gang. Tips 3: Hurtiginnstillinger - rutiner for å masseoppdatere statuser for OTP. NB fungerer kun om d versjon av databasen er Sybase 11 eller nyere. Funksjonalitet: Endre alle ansatte til å være inkludert eller ekskludert fra ordningen basert på aktiv status i lønnsprogrammet. OBS! oppdaterer ikke endret dato. Menypunkt Annet Hurtigoppsett OTP Ekskluder eller inkluder alle Funksjonalitet: Sette opp alle ansatte som ikke har fått satt arbeidsform fra før til timelønnet. Menypunkt Annet, Hurtigoppsett, OTP Hurtigoppsett for Timelønnede År: på side 77. År en vil sende inn en periode for. Endring av årstall fører til oppdatering av periode fra / til feltene. Måned: Lønnsperiode fra: Lønnsperiode til: Utvalg: Lag fil OTP data: Forsikringsselskapene har blitt enige om månedlige innrapporteringer. Følgelig må lønnsperiodene knyttes til en måned for innrapportering. Dersom en har flere lønnsperioder som går inn i en måned, må en oppgi fra og med lønnsperiode som skal inngå som grunnlag for pensjon. Dersom man har flere lønnsperioder som inngår i en innrapporteringsmåned, vil disse SAMMENHENGENE bli innrapportert som oppgitt i feltene. Eksempel: Lønnsperiode fra: 8 Lønnsperiode til: 10 betyr at lønnsperiodene 8, 9 og 10 blir knyttet til oppgitt måned. I grensesnittet er det lagt til en sjekkboks og ett tekstfelt der en kan liste opp aktuelle perioder. Velg fra periode og tilperiode, sjekk så av for utvalg, og fjern evt. uønskede perioder fra listen. Dersom sjekkboksen er avkrysset når du klikker Lagre fil er det denne listen som er utgangspunktet for oppretting av filen, ikke fraperiode og tilperiode. Genererer en XML fil som lagres på oppgitt filsti. Sjekk Systemloggen for hendelser og tilbakemelding fra genereringen. Dersom noe har gått galt (bla. at en ansatt ikke er knyttet til en av de obligatoriske ansettelsestypene) blir ingen fil lagret, men systemloggen inneholder informasjon som benyttes til å Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 75

76 Opprett OTP data: Rediger OTP data: Rediger OTP Ansatt: rette forholdet. Les mer om Systemlogg på side 66. Genererer grunnlag og legger data inn i tabell som kan redigeres senere under Rediger OTP data. Grunnlaget er som følge av valgte Periodelønnsarter og Tilleggsarter, og innstillinger på Rediger OT Ansatt. Ved avkryssing for å vise grunnlaget, vises alle som ikke er ekskludert fra ordningen, som e aktive eller har registreringer i oppgitte perioder. Øvrige personer finnes i oversikten Rediger OTP data. Her kan du redigere verdier før lagring av fil. Korrigering deltidsansatte fjerner årslønnsbeløpet fra periodelønnbeløpet. Legg til ansatte gir deg muligheten til å legge til en manuell redigerbar linje for en aktiv ansatt til perioden. Mulighet for å endre innstillinger for ansatt og vedlikeholde uten å gå via menyvalget Kartotek, Ansatte, OTP opplysninger. Husk å lagre og regenerere data for perioden dersom aktuelt. Logg: Åpner Systemloggen. Les mer om Systemlogg på side 66. Status: Grunnlaget for beregning av OTP-fil. Grunnlag Kalkuleringen for innsending gjøres i forhold til lønnsperiode(r). Arter settes opp på følgende vis: Periodelønn/Tidlønn: Timeantall: Tilleggslønn: LT-arter som har Timetypen Tidlønn. Antall timer summeres fra periodesum timer LT-arter knyttet opp mot Kode på lønnsstatistikk på Diverse fanen med verdiene 37 Uregelmessige tillegg, og 38 Bonus Versjon 1.04: Fast ansatt: Timelønnet: Ved 100% fast ansettelse oppgis årslønn og stillingsprosent. Ved fast ansettelse med redusert stillingsprosent, blir <Periodelonn-belop> utregnet som beløp utledet av summen av registrerte timer etter følgende regel: Årslønn * stillingsprosent + timebeløp + feriepengeavsettning på timebeløpet. Tilleggslønn utregnes for begge typer ansettelse som: tilleggslønn i perioden + feriepenger av dette, hvis grunnlag. <Periodelonn-belop> fastsettes som som beløp utledet av summen av registrerte timer + feriepengeavsettning på timebeløpet. Tilleggslønn utregnes som: Tilleggslønn i perioden + feriepenger av dette, hvis grunnlag. Provisjonslønn: Tilleggslønn i perioden + feriepenger av dette, hvis grunnlag. Dersom man er provisjonslønnet, fylles kun feltet <Tilleggslonn> i filen ut. Feriepengeavsettning beregnes som: Feriepengegrunnlag (beløp opparbeidet i perioden(e) ) * satsprosent Satsprosent hentes primært fra klienten, sekundert fra systemdata for angitt år, hvis den ansatte er 60 år adderes 2,3% til angitt satsprosent. OTP - generere og redigere verdier Alle ansatte med registrerte avlønninger i de aktuelle lønnsperiodene som det innrapporteres for, blir med i filen. Dette på tross av evt. fjernet avmerking for Aktiv i den ansattes hovedvedlikeholdsbilde. For å unngå dette, må man hake av for Ekskluder fra OTP i oppsettet for OTP for den ansatte. Se bilde under. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 76

77 Oppførsel filgenerator: Det er mange obligatoriske felter i bransjenormen til FNH (Finansnæringens Hovedorganisasjon), og rutinen for generering av OTP filen stopper ikke for manglende eller feilaktig informasjon i alle disse. På klienten er feltene Navn (og/eller firmanavn), Organisasjonsnummer, Kontaktperson, E- post, Standard timer i årsverk, obligatoriske. Se derfor til at disse har verdi. Lønnsartene som er ramset opp i skjermbildet Månedsrapportering OTP, er en kommaseparert liste som benyttes til grunnlag for periodelønn og tilleggslønn. Listen lagres lokalt og taes opp igjen automatisk til neste gang. Det er mulig å legge til eller fjerne arter som skal være med i grunnlaget for deltids og timebetalte ansatte. I utgangspunktet plukkes arter av timetype Tidlønn og Akkord for Periodelønnarter. Tilleggsarter kan også endres, men i utgangspunktet plukkes arter av typen Bonus og Uregelmessige tillegg for disse. I skjermbildet må en ta stilling til : Valg av enkeltperioder Mulighet for å legge til arter for periodelønn og tilleggslønn manuelt Utplukk av ansatte som er ekskluderte fra OTP Utplukk av ansatte som har status annet enn OTP aktiv (Perm/syk, og er satt som innaktiv i lønnssystemet). OBS! Ansatte som ikke har registreringer i perioden vil naturlig nok få 0 verdier siden de ikke har registreringer i periodeintervallet! Forutsetning for funksjonaliteten er at ansattnummer må finnes ved klienten. Tips 1: Det finnes en mulighet for å hurtigregistrere data i stedet for å gå på Kartotek, Ansatte, OTP opplysninger. Se bilde og forklaring under: Det samme skjermbildet finner du ved å klikke på knappen knappen Rediger OTP Ansatt under menyvalget Termin, Obligatorisk Tjenestepensjon OTP. Her har du mulighet for å endre innstillinger for ansatt og vedlikeholde uten å gå via ansattkartoteket. Husk å lagre og regenerere data for perioden dersom aktuelt. Tips 2: For å forsikre deg om at du har mest mulig riktige opplysninger, kan du lage en OTP fil, lese systemloggen, og utbedre varslede forhold hvis aktuelt. Deretter kan du generere på nytt før innsendelse. Filen overskrives i så fall med oppdaterte data. Les mer om Systemlogg på side 66. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 77

78 Ved unøyaktig eller manglende informasjon på den ansatte, logges dette slik at en kan gå igjennom og rette det opp til neste innrapportering. Feilaktige opplysninger eller manglende opplysninger logges også. Dersom man lykkes med å generere filen, logges også dette slik at man kan se hvilke perioder en genererte filen for forrige gang. Tips 3: Hurtiginnstillinger - rutiner for å masseoppdatere statuser for OTP. NB fungerer kun om din versjon av databasen er Sybase 11 eller nyere. Funksjonalitet: Endre alle ansatte til å være inkludert eller ekskludert fra ordningen basert på aktiv status i lønnsprogrammet. OBS! oppdaterer ikke endret dato. Menypunkt Annet Hurtigoppsett OTP Ekskluder eller inkluder alle Funksjonalitet: Sette opp alle ansatte som ikke har fått satt arbeidsform fra før til timelønnet. Menypunkt Annet, Hurtigoppsett, OTP Hurtigoppsett for Timelønnede Ikke godkjente perioder Dersom en prøver å rapportere inn lønnsperioder som ikke er godkjente, vil systemet stoppe denne handlingen. Dette for å unngå senere strid mellom innrapporterte verdier og godkjente verdier. Følgende dialog vil møte deg i et slikt tilfelle: Dersom ingen feil er oppstått, møter dialogen Rapport skrevet deg for å bekrefte at filen er generert. Disse opplysningene bør du merke deg, slik at du vet hvilke perioder du har knyttet til en innrapportering. Opplysningene finnes også for din referanse i systemloggen, men det er ingen automatikk knyttet til dette som hindrer deg i å innrapportere overlappende perioder neste gang. Overlappende, eller hull i innrapporterte lønnsperioder er å betrakte som en feil fra pensjonstilbyders ståsted. Les mer om Systemlogg på side 66. Lønnsstatistikk SSB Maritech Lønn kan lage lønnsstatistikk til Statistisk Sentralbyrå. Statistikken produseres på en CD som sendes SSB. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 78

79 Statistikken er avhengig av at flere kartotek er fylt ut korrekt for å fungere som forutsatt. Alle nedenstående punkter må kontrolleres. Ansatte: Statistikken bruker informasjonen som er definert på de ansatte på skillearket Diverse under Opplysninger Lønnsstatistikk. Fyll ut alle felter på detaljbildet Statistikkopplysninger for at statistikken skal grupperes korrekt. Se veiledning fra SSB hvis du er i tvil om hva du skal fylle ut her. Klientopplysninger: I tillegg må det på under Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Lønn side 1 velges SSB i feltet Statistikk. Stillingskoder: Stillingskodene som skal brukes på de ansatte må legges inn under Kartotek, Felles data, Stillingskoder. Stillingskodene må ha samme type (SSB) som angitt på klientopplysninger. Stillingskodene som legges inn her kan brukes av alle klientene du har. Lønns- og Trekk-arter: Lønnsartene må også kodes korrekt for at de skal komme på riktig plass i innberetningen. På skillearket Diverse på lønnsarten må det velges riktig Kode på lønnsstatistikk. Lønnsarter som ikke skal være med i statistikken velger man Nei på, jfr. for øvrig veiledning fra Statistisk Sentralbyrå. Oppgavegiver: Vedlikehold av oppgavegiverpost finnes under Kartotek, Felles Data, Lønnsstatistikk Oppgavegiverpost. Denne må fylles ut før statistikken kjøres, det er opplysningene til firmaet som foretar selve innberetningen som skal registreres her. Informasjonen her er klientuavhengig og trenger bare legges inn en gang. Kontroll av statistikk-informasjonen: Rapport med statistikkopplysninger pr. ansatt finnes under menyvalget Rapport, Kartotek, Ansatt, Lønnsstatistikk. Rapporten viser det som er definert på de ansatte på skillearket Diverse under Opplysninger Lønnsstatistikk. Denne rapporten brukes til kontroll av informasjonen som skal innrapporteres. Siste side på utskriften har forklaring av koder. Statistikk-kjøring: Utkjøring av statistikken finnes under menyvalget Termin, Lønnsstatistikk SSB. Du kan kjøre ut statistikken for flere klienter på en gang og lagre på samme CD for innsending til SSB. Velg t.o.m. måned som skal være med i statistikken, avhengig av hvilken dato SSB skal ha statistikken for. Versjon skal være 1 ved vanlig innsending, endres kun for gjentatte innsendinger. Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 79

80 Deretter flytt klienten(e) som skal rapporteres over til høyre del av bildet. Klikk på knappen Utfør (lag fil). Etter at statistikken er kopiert til fil får du opp en utskrift av det som er innberettet, denne presenterer dataene på en mer forståelig måte enn selve filen gjør. Lønnsstatistikk SSB Altinn Innsending av lønnsstatistikk til AltInn via skjermbildet Innberetning lønnsstatistikk SSB AltInn er til forskjell fra tidligere opparbeiding av statistikkfil, lagt opp til at man kan ikke sende inn for andre klienter enn den man er logget inn på. Oppgavegiver settes opp som beskrevet i kapittel Lønnsstatistikk SSB på side 78. Rutinen tar utgangspunkt i alle ansatte ved klienten som har samme type stillingskode satt opp som på klienten, og dette bør være SSB. Reglene for hvem som skal innrapporteres finnes her: Utplukkskriteriene i skjermbildet er endret til å imøtekomme AltInn feltet <OppgavePeriode-datadef orid="21953"> som enklest beskrives som kvartal, se skjermbildet under: Feltet Versjon fylles også ut i henhold til valgt kvartal. Teksten i dette feltet er filnavnet som sendes inn til AltInn og kan benyttes til å finne igjen innsendt skjema for korrigering i AltInn portalen. Versjon blir da ett resultat av SSB, klientnr, årstall og valgt kvartal. Knappen Overfør sender innberetningen til AltInn. Maskininnberetning Terminoppgave Denne rutinen går ut i løpet av 2008, da dette skal rapporteres inn i Altinn. Dette menyvalget brukes for å produsere diskett/cd med terminoppgjør. Du må først velge riktig årstall og termin. Det er viktig at lønnsperiodene har korrekt termin angitt, da dette styrer hvilke lønnsperioder som blir med på disketten/cd en. Menyvalget kan lage maskinell terminoppgave for alle klienter i samme installasjon på en gang. Du vil da få en diskett/cd pr. kontorkommune, dvs. kommunenummeret som er angitt på Klientopplysninger. Det kommer ikke egne disketter/cd er for skattekommunene på de ansatte, kun for arbeidsgivers kommune. Hvis alle klientene dine har samme kontorkommune vil du kun få Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 80

81 en diskett/cd. Informasjonen på disketten/cd en inneholder arbeidsgivernummer for alle poster, så det blir korrekt behandlet når disketten/cd en leses selv om det er data for flere klienter på en diskett/cd. Selve innberetningen foregår i 2 trinn: Først må du klargjøre de klientene du skal innberette for, og deretter produseres disketten(e)/cd en(e). På det første skillearket må du velge de klientene du skal klargjøre og klikke på Klargjør. Når programmet har klargjort valgte klienter kommer du automatisk til neste skilleark hvor du skal lage filen. Du må nå velge hvilke av de klargjorte klientene du skal lage diskett/cd for, du kan gjerne velge alle klienter på en gang her. For å få en utskrift av det som legges på disketten/cd en må du klikke på knappen Skriv ut. Sett inn en tom diskett/cd i maskinen din og klikk på knappen Kopier til diskett for å produsere filen. Klikk på Lagre på bildet for fillagring for å lagre filen på disketten/cd. Du må ikke endre filnavnet på dette bildet, da det er bestemt av Skattedirektoratet. Når disketten/cd en er ferdig får du en melding om dette på skjermen. Når disketten/cd en er ferdig skal du sende den til datasentralen som din kontorkommune (arbeidsgiverkommune) benytter. Kontakt kommunekasserer/kemner for å få navn og adresse du skal sende disketten/cd en til. Den skal merkes tydelig med termin, arbeidsgivers navn, kontorkommune, kontaktperson og telefonnummer. Vedlikehold Terminoppgave Det mulig å legge inn verdier på terminoppgaven direkte via lønnsystemet. Dette gjelder for eksempel Premie til pensjonsordninger og refusjon avgift av sykepenger. De manuelle endringene på terminoppgaven gjøres under Termin, Vedlikehold terminoppgave. Dobbeltklikk på aktuell termin. Du får da opp følgende skjermbilde. Vær nøye med å fylle ut de nødvendige kolonnene. Linjer som er lagt til manuelt vil bli merket med egen hake i kolonnen manuell. Høyreklikk for å legge inn ny linje. Periode: Tast inn en periode som hører med til aktuelle termin Klientens OrgNr: Tast inn Orgnr. som står på de andre linjene (eventuelt kopier) Klientens kommune: Tast inn kommunenr og navn Kode Avg: Tast inn det samme som står på de andre linjene Maritech Lønn Brukerhåndbok Termin 81

82 NACEKode: Tast inn det samme som står på de andre linjene Manuell: Her skal det stå en hake OrgNr Avg: Her skal organisasjonsnummeret til aktuelle avgiftskommune tastes. Kommune Skatt/Avg: Her skal avgiftskommunen eventuelt skattekommune tastes (Her trenger man ikke/skal man ikke taste noe kommunenavn) Sone: Her må sonenummer til avgiftskommunen tastes inn Type: Her velger man hvilken type dette gjelder for eksempel REF (refusjon sykepenger), PEN (avgiftspliktig tilskudd til pensjonsordninger) etc. Sats: Her må riktig avgiftssats tastes for typer som omhandler arbeidsgiveravgift. Denne vil bli benyttet ved beregning av avgift (Sats * Grl/Beløp1) Grl/Beløp1: Her taster man grunnlaget (Grunnlag dersom avgift, beløp dersom forskuddstrekk) Generer Grunnlag Terminoppgave Hvis du har lagt en lønnsperiode på feil termin så kan du rette opp igjen dette i Maritech Lønn. Det første du må gjøre er å gå på menyen Kartotek, Lønnsperioder, velge lønnsperiode det skal endres termin på. Endre til riktig termin inne på lønnsperioden. Deretter går du på menyen Termin, Generer grunnlag termindata og velge hvilket årstall og lønnsperiode(r) du vil generere på nytt igjen. Klikk på knappen Slett og deretter knappen Utfør. Årsavslutning / Lønnsoppgaver Det er greit å være klar over at arbeidet med lønnsoppgaver bare er utskrift av allerede registrerte data, og alle menyvalgene kan utføres så mange ganger man ønsker. Det skjer ingen nullstilling av data eller endringer i data under noen av disse menypunktene, så det er bare å prøve seg frem uten å være redd for å ødelegge informasjon. Utskriftene under Årsavslutning kan du ta ut når du måtte ha behov for det også midt i et lønnsår. Noen av utskriftene som fremkommer her kan være gode grunnlag for avstemminger og kontroll i løpet av året. Alle de beskrevne punkt finnes under menyvalget Årsavslutning, dersom ikke annet står. Lønn på nytt år før lønnsoppgavene er ferdige Du bør klargjøre nytt år før du skal kjøre første lønning på det nye året. Dette gjør du med menyvalget Årsavslutning, Godkjenn / Klargjør nytt år. Velg årstallet som skal avsluttes og klikk på OK. Dette vil opprette nødvendige grunndata for at du kan starte med lønnskjøring på nytt innberetningsår. Nå kan du opprette lønnsperiode nummer 1 på det nye året og starte arbeidet med lønnskjøring. Det er årstall og periode på klientopplysninger som avgjør hvilken periode du jobber med (registrering etc). For å fortsette arbeidet med Lønns- og Trekk-oppgaver etter at du jar klargfjort nytt år er det bare å velge korrekt år som aktivt på klientopplysningene. Pass på å endre dette tilbake til det nye året når du skal arbeide med det nye året igjen. Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 82

83 Innberetningspliktige forhold Alt som skal innberettes på lønns- og trekkoppgave må være registrert i en lønnskjøring. Lønnsoppgavene er kun en utskrift av de lønningene som er gjennomført og godkjent. Før du starter på selve innberetningen bør du derfor kontrollere at alle innberetningspliktige forhold er utført i lønn. Fordeler som skal innberettes og som ikke er tatt med på en lønnskjøring, må registreres med en egen lønnsperiode. Se kapittel Lønns- og trekk-arter på side 36 og videre for hvordan innberette fordeler. Dersom du må kjøre en ekstra lønnskjøring etter at du har klargjort lønnsoppgavene, må du klargjøre oppgavene på nytt for å oppdatere disse. Før du kan klargjøre lønnsoppgaver på nytt må forrige klargjøring slettes, dette gjøres fra samme menyvalg. Du får da automatisk en logg over endringer som er gjort manuelt. Forespørsel innberetningskode Eget menyvalg under hovedmenyen Forespørsel som gir utskrift med antall og beløp for den enkelte innberetningskode. Valgfritt om utskriften skal spesifisere de ansatte eller kun vise en sum. Denne utskriften kan brukes til kontroll av det som skal innberettes før arbeidet med lønnsoppgavene starter. Lønns- og trekkoppgaver Sørg for at all lønn er kjørt og godkjent. Ta ut Feriepengeliste. Klargjør oppgaver Generer lønn- og trekkoppgavene under dette menyvalget. Denne leser lønnsslippene og summerer ut i fra hvilken kode de enkelte lønns- og trekkarter er knyttet til. Systemet lager to type oppgaver: Pliktige og Ikke pliktige med utgangspunkt i innberetningsgrensen på 1000 kroner. Hvis klienten er av type Forening, er beløpsgrensen for Ikke pliktige satt til 4000 kr. De ansatte som har betalt skatt og samtidig er under grensen vil dermed få to oppgaver (i lønnsprogrammet). Det er IKKE mulig å legge inn nye koder og endre beløp under åsavslutning. Dette må eventuelt gjøres ved å kjøre en ekstra lønnsperiode (for så å slette/klargjøre oppgavene på nytt). Vedlikehold oppgaver Under dette menyvalget kan du kontrollere hvilke ansatte som mangler spesifikasjoner, utføre endringer, kontrollere gjenstående endringer og holde rede på hva som er endret uten å bytte skjermbilde, samt utnytte resultatet av kontrollen til å filtrere bort ansatte som ikke har spesifikasjoner som må redigeres. Trykk på knappen Kontroll for å kontrollere om de enkelte koder har de spesifikasjoner de skal ha. I tillegg kontrolleres enkelte faste ansattopplysninger som fødselsnummer m.m. Har du hake for Vis kontrollogg får du fram en rapport som viser AnsattNr og hvilke innberetningskoder det gjelder, mens hake for Filter på kontrollerte filtrerer ansatte direkte i skjermbildet. Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 83

84 Her er det mulig å endre opplysningene på den enkelte koden på den enkelte ansatte. Finn aktuell ansatt og dobbeltklikk på vedkommende. Da får du opp en lønnsopgave. Dobbeltklikk på aktuelle innberetningskode. Her er 130A brukt som et eksempel. På denne koden ser vi at systemet ønsker de 3 spesifikasjonene som er ringet rundt med rødt. NB! Denne koden er litt spesiell i og med at den har 2 andre spesifikasjoner det IKKE er nødvendig å fylle ut. De er merket med blått. Selv om du fyller ut de 3 spesifikasjonene som er nødvendig så vil likevel denne koden komme på kontrollisten. Splitt linje Det er kun mulig å endre spesifikasjonene eller å splitte en kode dersom samme innberetningskode skal brukes mer enn en gang på oppgaven (like koder som skal innberettes flere ganger). Når oppgavene blir klargjort vil det kun komme EN linje pr kode. Dersom den skal splittes så er det en funksjon som heter Splitt linje (se bildet over). Viktig her er at summen av linjer med denne koden skal stemme med det som er lønnskjørt (du må taste riktig beløp som skal over til den nye linjen). Selve beløpet kan ikke endres. Deretter kan begge kodene spesifiseres på vanlig måte. Du kan bla til neste/forrige ansatte ved å bruke tastene <Page Down> / <Page Up> når du står inne på selve oppgaven. Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 84

85 En endringslogg kan skrives ut for å se hvilke manuelle endringer som er gjort på lønns- og trekkoppgavene dersom det er behov for å klargjøre oppgavene på nytt (og dermed har mistet de endringene du har gjort). For å endre beløp må man kjøre en egen lønnskjøring (lønnsperiode) og eventuelt opprette lønnsarter i overensstemmelse med aktuell kode. Utskrift oppgaver Her velger du de oppgaver du ønsker å skrive ut. Vanlig er å velge Pliktige oppgaver for så å skrive ut disse. Utskriften passer til blankett RF-1015 som er en laserblankett i A4-format, denne fås fra kommunekassereren. Du kan også skrive ut lønns- og trekkoppgavene uten fortrykte etiketter om du ønsker det. Du får da grafiske bokser med på utskriften på en grå bakgrunn. Se bilde under. Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 85

86 Følgeskriv Generer følgeskriv: Genererer årsoppgaven på bakgrunn av: 1. Genererte lønnopggaver 2. Terminoppgaver for hele året. Det betyr at lønnsoppgavene må være klargjort. Dersom det er endringer på lønnosppgavene må du klargjøre følgeskrivet på nytt. Endre følgeskriv: Endring av hodet på årsoppgaven med informasjon om manuelle oppgaver m.m (Det er ikke mulig å endre linjene her, dette må i så fall endres på terminoppgaven) Skriv ut: Skriver ut terminoppgaven, utskriften er tilpasset slik at det ikke skal være nødvendig å skrive disse opplysningene over på blankett. Kladd følgeskriv: Systemet produserer kladd til følgeskriv RF Denne kladden avstemmes mot mottatt kvittering for maskininnberettede oppgaver og viser en del tall summert pr sone. Spesifikasjon: Dette gir en detaljert liste over innberetningene for de enkelte ansatte gruppert etter skattekommune og fordelt på pliktig / ikke pliktig (innberetningsplikt). Sum terminoppgave pr år: En summering av terminoppgavene for valgte år. Et lite tips i avstemmingsarbeidet kan være å ta ut en Forespørsel, Innberetningskoder og fjerne haken for spesifiser ansatte. Dette vil gi en totalrapport summert pr innberetningskode. Her skal det f.eks IKKE være ført på koder som ikke er haket av for aktiv. Innberetning Oppgaver Altinn For brukere som skal sende inn via AltInn må det kjøres en tilleggsinstallasjon på aktuelle maskin (eller terminalserver) Denne installasjonen finner du Gå på valget Support, Support Maritech, Maritech Lønn. Klikk på linken Installer Maritech AltInn på min PC. De som ikke har registrert Maritech Lønn som Datasystem inne i AltInn må gjøre dette. ID og Passord må tas vare på da disse benyttes i Maritech Lønn ved sending av oppgaver. For å sende inn Lønns- og trekkoppgaver må du ha rettigheten: Utfyller/signerer SKD inne i AltInn. Innsending fra Maritech Lønn støtter ikke signering. Det vil si at oppgavene må kontrolleres og godkjennes inne i AltInn. Les mer om å registrere Maritech Lønn i Altinn på side 70. Sending av Lønns- og Trekkoppgaver fra Maritech Lønn: På Kartotek, Klientopplysninger skal følgende fylles ut: Org.nr og Pensjonstilbyder Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 86

87 1. På vanlig måte klargjøres Lønn og trekkoppgavene 2. Deretter kjøres kontrolliste og spesifikasjoner som mangler fylles ut 3. Generer følgeskriv og eventuelt endre hodeopplysninger på dette. Når lønns- og trekkoppgavene og følgeskrivet er ferdige kan du sende inn via AltInn. Det gjøres fra dette menyvalget: Da får du opp dette vinduet: Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 87

88 Som du ser så kan du kun sende inn for den klienten du står på. Altinn2 er valgt som standard siden innberetning til Altinn1 skal fases ut. Det ligger et versjonsnummer nede til venstre. Dette er verdier for skjemanr, år og klientnr. Dette bør ikke endres, med mindre du skal sende inn en oppgave til som korrigering, og slette den som ligger inne. Når du har klikket Utfør vil du etter hvert få opp følgende vindu: Dersom du ikke har benyttet arbeidsstasjonen du sitter på til å sende inn til altinn2 tidligere, vil en bli bedt om å velge autoriseringsmetodikk for pålogging, alternative valg er AltinnPin, TaxPin og SMSpin. Velg den som du tror du kan benytte, dette kan endres i skjermbildet senere. Forklaring til felter i skjermbildet: Feltnavn Avansert Org. Nr Feltbeskrivelse Se Appendix Internt menypunkt Altinn, Avansert i skjermbilde (ALT- 02) på side 126. Organisasjonsnummeret som er lagret i filen du forsøker å sende inn. Kan ikke endres, regenerer filen om du trenger å endre dette. Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 88

89 Personnummer User password SystemuserName SystemPassword AuthMethod Ditt personnummer. Er knyttet til orgnummer, og dersom disse ikke stemmer overens, vil innsending feile. Ditt passord for å logge inn i AltInn. Må være riktig hvis innfyllt. SystemID i AltInn, altså det tildelte sifferet Maritech programvaren har for deg i altinn (Lønn/Regnskap) under datasystemer. Passordet knyttet til SystemuserName. Gå inn i altinn og opprett SystemuserName og SystemPassword om du ikke har dette fra før. Du vil bli spurt om hvordan du vil identifisere deg for innsending, brukernavn og passord kryssjekkes mot hhv SMSPin, TaxPin og AltInnPin. Vi anbefaler SMSPin da dette er enkelt å forholde seg til. Forutsetter at du har angitt ditt mobiltelefonnr i Altinn. AltInnPin fåes ved å kontakte brukerstøtte AltInn, TaxPin tilsvarende eller via bla selvangivelsen. Dersom alt dette er i orden, vil du ved å trykke knappen Send starte innsendingsprosedyren. Du vil bli møtt med spørsmål fra innsendingstjenesten om å identifisere deg ift. en av de tre metodene du kan velge mellom. Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 89

90 AltInnpin: SMSpin: Dersom opplysningene du har gitt ikke er i orden, må du endre innstillingene, og du må logge inn via menyvalget Avansert, AltInn 2 pålogg, ikke hurtigvalget Send. Dersom du forsøker å sende uten å gjøre dette 3 ganger, vil brukeren din bli stengt for innsending i mer enn en time. Feilmelding vil variere fra årsak til årsak, her er det ikke oppgitt UserPassword: Dersom innsending var en suksess, vil du få følgende melding Maskinell oppgave på fil Her velger du hvilke klienter du ønsker skal overføres til maskinell innberetning, dvs. innberetning på CD til Skattedirektoratet. Du kan velge flere klienter. Disse må være ferdig med hensyn på klargjøring og spesifikasjonsendringer. Filen legges på et annet område for så igjen brennes på en CD. CD skal merkes med (direkte på mediet): Innsenderens firmanavn og adresse Organisasjonsnummer Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 90

91 Telefonnummer Kontaktperson Filnavn (GAXDFLT) Sendes til: Skattedirektoratet, SITS-IT-DS-Applikasjoner, Postboks 6300 Etterstad, 0603 OSLO. Godkjenn / Klargjør nytt år Denne rutinen godkjenner og klargjør nytt år. Dette menypunktet kan utføres når lønnsoppgavene er utskrevet og fil er overført til Altinn/brent på CD. På skjermbildet står det beskrevet hva som utføres av denne rutinen. Pass på at du velger riktig årstall som skal avsluttes. Lønn kan kjøres på gammelt år selv om man har klargjort nytt år. Det er da viktig og holde rede på aktivt årstall og periode på klienten. Momenter å være klar over dersom man kjører lønn på nytt år før all lønn er ferdig på gammelt år: Maritech Lønn Brukerhåndbok Årsavslutning / Lønnsoppgaver 91

92 Dersom du kjører lønn på gammelt år etter at lønns- og trekkoppgavene/følgeskrivet er generert må disse genereres på nytt. De manuelle endringer man har gjort på lønnoppgavene må da legges inn på nytt. Dersom du kjører lønn på gammelt år etter at å ha startet på nytt år og du på denne lønnsperioden har ytelser som inngår i feriepengegrunnlaget så bør du kjøre Godkjenn/Klargjør nytt år igjen. Har du utbetalt feriepenger i mellomtiden (på nytt år) må disse endres manuelt på de ansatte det gjelder. (Til gode på det nye året) NB! Dersom du kjører Godkjenn/Klargjør Nytt år flere ganger og har ansatte som går over til å få feriepenger ekstra uke ved dette årsskiftet må du sjekke at de ikke har feriepenger til gode ekstra uke inne på Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold. Disse verdiene MÅ nullstilles manuelt. Beregning av feriepenger ekstra ferieuke Maritech Lønn har en svakhet med kontering av feriepenger ekstra ferieuke. Avsetningen blir ikke begrenset selv om grensen hvor ikke lenger feriepenger ekstra ferieuke skal opptjenes passeres. Dette hensyntas i årsavslutningen, men i den fortløpende kjøring av lønn blir ikke avsetningen av feriepenger ekstra ferieuke redusert på konteringsgrunnlaget. Avsetningen av feriepenger i regnskapet kan derfor avvike fra det som faktisk skal utbetales. Dette kan kontrolleres ved hjelp av feriepengelisten under menyvalget Årsavslutning. Kontroller om grunnlag ekstra uke overstiger grensen for noen ansatte. For disse må differansen beregnes og evt. for mye avsatt i regnskapet tilbakeføres. Enkelte feilsituasjoner Lønnsart med feil innberetningskode Dersom du under avstemming av lønnsoppgavene oppdager at en lønnsart har feil innberetningskode, er det bare å endre innberetningskoden på lønnsarten og klargjøre oppgavene på nytt. Lønns- og Trekkoppgavene vil da bli oppdatert basert på de koder som nå står på lønnsartene. Spesielle tema I dette avsnittet omtales en del tema hvor flere menyvalg og avkrysninger har betydning for hvordan programmet oppfører seg. Disse temaene omtales komplett i dette avsnittet for at du skal få oversikt over hvordan de fungerer. Periodiske oppgaver Dette kapitlet beskriver arbeidsoppgaver som skal gjennomføres med jevne mellomrom. Hver lønnskjøring: I utgangspunktet er det ikke noe annet som skal gjøres enn at du har gjennomført alle punkter på Registrerings-menyen, jfr. kapitlet om Lønnskjøring. Det kan være aktuelt å gjøre det som står i neste avsnitt etter hver lønnskjøring, eller ved månedsskiftet. Dette er avhengig av hvor ofte du kjører lønn og hva som kreves av de som skal ha enkelte trekk. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 92

93 Du kan ta ut lister over fagforeningstrekk og sende til fagforeningene dersom disse skal ha fortløpende oppgjør. Det samme gjelder påleggstrekk diverse hvis du selv må sørge for betaling til den som skal ha pengene. Tilsvarende kan gjelde for bidragstrekk. Statens Innkrevingssentral sender normalt ut innbetalingskrav, du må selv sjekke om de og evt. andre du skal overføre trekk til sender deg krav eller om du selv må ordne med betalingen. Månedsskifte: Hvis du ikke tar ut lister og sender betaling for fagforeningstrekk, påleggstrekk diverse og bidragstrekk for hver lønnskjøring må dette utføres en gang i måneden. For å ha kontroll med at dette utføres kan det være lurt å utføre disse oppgavene ved månedsskiftet. Noen fagforeninger vil kanskje ha lister og oppgjør hver 3. måned. Utskrift og oppgjør må du da avvente og utføre 3.hver måned. 2-månedlig: Terminoppgjør med betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift skal utføres hver 2. måned. Det samme gjelder påleggstrekk skatt. Frist for innsending av oppgave er den 8. og forfall for betaling er den 15. Dette skal dermed utføres i mars, mai, juli, september, november og januar for lønnsperiodene som er kjørt i de 2 foregående månedene. 3-månedlig: Hvis du har trekk av fagforeningskontingent til fagforeninger som vil ha kvartalsvis oppgjør må du skrive ut lister og betale kontingenten hver 3. måned. Dette må i tilfelle utføres ca. 1.april, 1. juli, 1. oktober og 1. januar. Styring av satser Maritech Lønn har muligheten til å legge inn satser (timesatser etc.) som skal brukes ved lønnskjøring på flere forskjellige måter og nivåer. Forskjellige satsnivåer og prioritering Maritech Lønn kan ha satser på 3 forskjellige nivåer: Direkte på en ansatt, på lønnsarter og i regulativ. Satser kan gjerne legges inn på alle 3 nivåer, da systemet prioriter i en bestemt rekkefølge når satsen skal hentes frem og brukes. Prioritering av satser skjer på følgende måte: Satser på den ansatte har høyest prioritet og vil gjelde dersom det er angitt sats her. Neste nivå er regulativ, dersom det ikke er angitt personlig sats på den ansatte brukes regulativ-satsen hvis denne er angitt. Laveste nivå er lønnsart, som satsen hentes fra dersom de 2 andre ikke er utfylt. Dette fungerer slik at det er høyeste nivå som har en sats definert som vil gjelde. Alle satser har fra og til dato for gyldighet (unntatt på lønnsarten), slik at lønnsjusteringer kan registreres så snart de er avtalt. I tillegg vil man kunne se historikken for en ansatt. Ved en gjennomtenkt oppbygging av systemet rundt satser vil en oppnå mest mulig automatisk håndtering av satsene Systemet for satsstyring kan utnyttes ved at standard-satser som skal gjelde for hele klienten defineres i regulativet, generelle satser som for eksempel bilgodtgjørelse, diett etc. legges inn på lønnsarten, mens individuelle satser (personlige satser) angis direkte på den ansatte. Hvis du skal bruke regulativ-funksjonen se kapittel Regulativ på side 95. Du må benytte regulativ hvis du skal ha automatisk håndtering av ansiennitets-tillegg. Satstyper Her opprettes alle forskjellige typer satser som det kan være aktuelt å legge direkte på den enkelte ansatte. Eksempel: Timelønn Smusstillegg Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 93

94 Timelønn reise Grunnlag overtid (hvis det ikke er likt med timelønn) Bruk av satsnivåene For å bruke personlige satser angitt på den enkelte ansatte må du legge inn satsen på ansattkartoteket knyttet til riktig satstype (se over). Deretter må lønnsartene som skal bruke denne satsen også kodes med samme satstype. Samme satstype kan angis på mange lønnsarter, for eksempel arten for timelønn, overtid med forskjellige prosentsatser etc. En lønnsart kan kun henvise til en satstype. Du kan gjerne angi en standard timesats på lønnsarten. Denne satsen vil da bli brukt dersom det ikke er oppgitt noen personlig sats på den ansatte du registrerer på. Når du skal endre personlige satser på ansatte bør du legge inn den nye satsen ved å lage en ny linje med samme satstype, og angi korrekt Fra dato for at denne skal gjelde. Samtidig må du fylle ut Til dato på linjen med den gamle satsen, datoen må være mindre enn Fra dato på den nye satsen. Det er beregningsdato på lønnsperioden som sjekker gyldighetsdatoene. Ved å legge inn nye satser på ny linje og angi datoene korrekt vil du få historikk på satsene for den ansatte. Lønnsarter som skal bygge på en ordinær sats og beregne en bestemt prosent av denne skal ha samme satstype. I tillegg må feltet Multipliser med % på lønnsarten være utfylt med korrekt sats. Dette kan være aktuelt for eksempel for overtid hvis overtids-satsen skal være en prosent av timelønnen. Lønnsartene for overtid må i dette tilfellet ha satstype for timelønn, og Multipliser med % for eksempel lik 50 dersom det er en art for 50% overtidstillegg. En slik lønnsart vil beregne en sats som er halvparten av timesatsen (50%). Dersom du utbetaler overtid kun som en linje, dvs. at timene ikke er med i ordinære timer må du angi 150% for å få beregnet en sats på 1,5 ganger timelønnen. Jfr. for øvrig de standard lønnsarter som leveres med Maritech Lønn. Eksempel: I dette eksemplet er det opprettet en satstype Timelønn. På menyvalget Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold, skillearket Lønnsopplysninger nederste del må satstypen og timesatsen legges inn på den ansatte: Lønnsarten for Timelønn må også henvise til samme satstype: Når du registrer lønn med lønnsarten Timelønn vil lønnsprogrammet se at det er angitt satstype Timelønn på arten. Programmet vil da sjekke ansatt-kartoteket og finne satsen på den ansatte som har satstypen Timelønn. I eksemplet vil lønnsarten Timelønn hente satsen kr. 161,00,- forutsatt at beregningsdato på lønnsperioden er nyere enn Lønnsarten for overtid 50% vil se slik ut: Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 94

95 Ved registrering med denne lønnsarten vil programmet beregne timesats på kr. 80,50. Feilsøking satser: Hvis du har problemer med å få korrekt timesats ved lønnsregistrering må du kontrollere at lønnsarten og den ansatte har angitt samme satstype. Videre må du sjekke at beregningsdato på lønnsperioden befinner seg innenfor angitte datoer for satsen på den ansatte. Regulativ Regulativ benyttes for å legge inn en tabell som forteller hvilken lønn grupper av ansatte skal ha. Regulativ vil være svært nyttig å benytte dersom bedriften benytter en eller annen form for lønnstrinn som de ansatte har. Personlige satser som angis på den enkelte ansatte vil eventuelt overstyre det som legges i regulativet, jfr. forrige kapittel om prioritering av satser. Du kan gjerne bruke regulativ i kombinasjon med personlige satser og satser på lønnsartene. Hvor du skal legge inn de forskjellige satsene avhenger av reglene for hvordan de skal brukes. Se eksempel lenger ned. Regulativarter Det enkelte regulativet bygges opp ved bruk av regulativarter, som fungerer på samme måte som satstyper for personlige satser. Du må opprette regulativarter for de forskjellige satsene som skal legges inn i regulativet. Satser som er like for hele bedriften trenger du ikke lage regulativart for, da disse bør angis på lønnsarten. Regulativarter bør være opprettet før en legger inn selve regulativet. Nummeret på regulativarten angis fritt, for oversiktens del bør det angis i logisk rekkefølge. Eksempel på regulativarter: 10 Timelønn 20 Smusstillegg 50 Grunnlag overtid (hvis forskjellig fra timelønnen) Regulativet Du må opprette et eget regulativ for de forskjellige grupper av ansatte som skal avlønnes med forskjellige satser. På den ansatte må du deretter angi hvilket regulativ han tilhører. Eksempel: 1 Truckførere 2 Maskinister Du kan også lage regulativ som heter Arbeidere over 18 år, Lærlinger etc. Hvilke regulativ du skal opprette er avhengig av lønnsavtalene i bedriften. I tillegg kan du også legge inn automatisk ansiennitetstillegg, se neste kapittel. Ansiennitetstillegg I regulativet kan du legge inn kun satsen for grunnlønn. Dersom lønnsavtalene angir at timesatsen skal økes etter et visst antall år (gjerne i flere trinn) kan dette legges inn som ansiennitetstillegg. Hvis du registrerer ansiennitetstillegg vil du automatisk få beregnet riktig timesats avhengig av hvor lang ansiennitet den enkelte ansatte har, forutsatt at det er krysset av på lønnsarten at Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 95

96 ansiennitetstillegg skal legges til satsen. Ansiennitetstillegget legges til timesatsen for å få riktig timesats. Forhold som har betydning for beregningen av ansiennitetstillegg: Kartotek Lønnsperiode : Beregningsdato Kartotek Lønns/Trekkart : Regulativart Kartotek Lønns/Trekkart : Legg til ansiennitetstillegg til sats Kartotek Ansatte Hovedvedlikehold, Lønn side 1 : Ansidato Kartotek Ansatte Hovedvedlikehold, Lønnsopplysn.: Regulativ og Fastlønn Eksempel: Vi vil her vise et eksempel som benytter både regulativ, personlige satser og lønnsartsatser for å illustrere hvordan disse fungerer sammen. Eksemplet kan virke komplisert, men ta deg tid til å studere tankegangen og sammenhengene så håper vi du forstår det. Forutsetninger, dvs. lønnsavtalen: Bedriften har avtalt at alle voksne ansatte over 18 år som hovedregel skal ha timelønn på kr. 150,00 med virkning fra Peder Ås har en avtalt timesats på kr. 192,50 fra samme dato. Alle ansatte skal ha tillegg for ansiennitet etter følgende skala: 1-3 år + kr. 2, år + kr. 4, år + kr. 6,00 over 10 år + kr. 8,00 Overtid skal godtgjøres med prosenttillegg på ordinær timesats. Bedriften har også avtalt å betale de ansatte et tillegg på kr. 10,00 pr time for arbeid etter kl. 18:00, kveldstillegg. Dette settes opp på følgende måte: Regulativet: Lønnsart for timelønn: I tillegg må du krysse av i nederste felt Legg til ansiennitetstillegg til sats. Lønnsart for 50% overtid: Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 96

97 Lønnsart for kveldstillegg: Vanlige ansatte, skillearket Lønnsopplysninger : Peder Ås, skillearket Lønnsopplysninger : Ansiennitetsdato: I tillegg til regulativ og eventuell personlig sats må ansiennitetsdato fylles ut korrekt på hver enkelt ansatt, på skillearket Lønn side 1. Her angis fra hvilken dato den ansatte skal ha regnet ansiennitet. Lønnsprogrammet beregner antall år fra ansiennitetsdato på den ansatte til beregningsdato på lønnsperioden for å avgjøre hvilket ansiennitetstillegg som skal brukes. Lønnsregistrering: Vi har opprettet en lønnsperiode med beregningsdato Ved registrering av timelønn på en ansatt som har ansiennitetsdato vil programmet hente frem en timesats på kr. 156,00. Dette fremkommer ved at det på lønnsarten timelønn er angitt regulativarten timelønn. Ettersom den ansatte tilhører regulativet Ansatte over 18 år vil programmet gå til dette regulativet og finne grunnsatsen på kr. 150,00. Den ansatte har 7 års ansiennitet og vil dermed få en ansiennitetstillegg på kr. 6,00. Dette blir til sammen en timesats på kr. 156,00. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 97

98 Ved registrering av timelønn på Peder Ås som har ansiennitetsdato vil programmet hente frem en timesats på kr. 192,50. Dette fremkommer ved at det på lønnsarten timelønn er angitt regulativarten timelønn og satstypen timelønn. Ettersom Peder Ås har en personlig sats med satstypen timelønn vil programmet hente denne satsen uten å undersøke om Peder Ås tilhører noe regulativ. Når vi registrerer Kveldstillegg vil programmet hente satsen kr. 10,00. Denne satsen er lagt direkte på lønnsarten, og det er ikke henvist til hverken satstype eller regulativart på denne lønnsarten derfor brukes satsen på lønnsarten alltid. Feriepenger Maritech Lønn beregner automatisk feriepenger på de ansatte dersom alle opplysninger er angitt korrekt, se under. Feriepengene beregnes som angitt prosentsats av feriepengegrunnlaget for den enkelte ansatte. Utbetaling av feriepenger er også automatisert i stor grad i programmet. Maritech Lønn håndterer ikke feriedager, kun selve feriepengene dvs. beløp. Oversikt over til gode og benyttede feriedager må eventuelt gjøres på annen måte. Hva styrer beregning av feriepenger: Kartotek, Felles Data, Systemdata: For det aktuelle opptjeningsåret må det være oppgitt sats for ordinære feriepenger og tilleggssats for feriepenger ekstra ferieuke her. I tillegg kan sats for ordinære feriepenger oppgis på klientkartoteket. Dersom det står angitt en sats på klienten vil denne overstyre satsen under felles data, Systemdata. Kartotek, Lønns/Trekkarter: De lønnsartene som skal være med i grunnlaget for beregning av feriepenger må være krysset av for dette, se bildet. Det er summen av lønn kjørt med lønnsarter som inngår i feriepengegrunnlaget som utgjør grunnlaget for beregning av feriepenger for den enkelte ansatte. Hvis du har lønnsutbetalinger som det ikke skal beregnes feriepenger av, må du bruke en lønnsart som ikke har avmerket Grunnlag Feriepenger. Denne lønnsarten vil inngå i feriepenge-grunnlaget. Feil angitt grunnlag på lønnsarter: Dersom du oppdager at det har vært avkrysset feil for grunnlag feriepenger på en lønnsart kan du kjøre et spesielt korrigeringsprogram for å oppdatere feriepengegrunnlaget. En forutsetning for å benytte dette korrigeringsprogrammet er at all lønn for hele året er kjørt i Maritech Lønn, dvs. at det ikke er lagt inn feriepengegrunnlag manuelt på noen ansatte. Korrigeringsprogrammet finner du under menyvalget Annet, Systemvedlikehold, Korrigering Lønnsdata. Les nøye informasjonen som gis på skjermen. Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold: Ansatte som skal opptjene grunnlag for feriepenger ekstra ferieuke må ha avmerket for dette i ansattkartoteket, skillearket Lønn side 1. For at programmet skal fungere korrekt må det være krysset av her hele det året grunnlaget opptjenes, dvs. året før feriepengene skal utbetales. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 98

99 Lønnsprogrammet setter merke i dette feltet når du klargjør nytt år under menyvalget Årsavslutning, Godkjenn/Klargjør nytt år. Ansatte som skal opptjene grunnlag for feriepenger ekstra uke vil bli avmerket. Ved opprettelse av nye ansatte vil også programmet merke av for ekstra ferieuke hvis den ansatte skal opptjene grunnlag for ekstra ferieuke, forutsatt at hele fødselsnummeret fylles ut. Du bør kontrollere at avmerkingen blir korrekt når du oppretter ansatte som skal opptjene grunnlag for feriepenger ekstra ferieuke. Lønnsarter for utbetaling av feriepenger: Ved utbetaling av feriepenger er det viktig å bruke korrekt lønnsart for at programmet skal kunne håndtere alle forhold korrekt. Du må ha i alt 4 lønnsarter for feriepenger, samt en lønnsart for fastlønnsandelen som skal utbetales sammen med feriepengene. Hvilke lønnsarter som brukes til de forskjellige formålene må angis under Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Faste arter. Ved levering av Maritech Lønn er alle nødvendige lønnsarter for feriepenger med i lønnsartkartoteket som følger med programmet. Du trenger følgende lønnsarter, vi anbefaler at du gir de beskrivende navn slik at du sikrer at de benyttes på korrekt måte. Se figuren under for henvisning til feltene som brukes. Feriepenger ordinært: Arten brukes til utbetaling av vanlige feriepenger som er opptjent i fjor. Ved inntasting av denne lønnsarten hentes automatisk tilgodebeløpet som står på den ansatte som forslag. Beløpet hentes fra Ansattkartoteket, skillearket Lønn side 2, feltet Til gode på årstallet det skal utbetales, B på figuren. Beløpet kan endres i registreringen. Ved godkjenning av lønnsperioden vil feltet Til gode på den ansatte bli redusert med utbetalt beløp. Feriepenger sluttoppgjør: Når en ansatt slutter og skal ha oppgjør for alle feriepenger sammen med siste lønn må du bruke denne arten for å få utbetalt feriepengene som er opptjent samme år som det skal utbetales. Feriepenger som er opptjent i fjor må utbetales med lønnsarten for ordinære feriepenger på vanlig måte. Når du taster denne lønnsarten i registreringsbildet vil lønnsprogrammet hente eventuelle tilgodebeløp fra i fjor som ikke er utbetalt, både ordinært og ekstra ferieuke. Deretter vil programmet hente grunnlag feriepenger fra den ansatte, A på figuren. I tillegg hentes grunnlag feriepenger fra registrerte linjer på gjeldende lønn og summeres sammen med grunnlaget fra den ansatte. Til slutt beregnes feriepengene (ordinært + evt. ekstra uke) og beløpet settes inn på registreringslinjen. Denne prosedyren sikrer at alle feriepenger som er opptjent i utbetalingsåret inkludert det som opptjenes på den siste lønningen blir med til utbetaling. Utbetaling av feriepenger som sluttoppgjør til en ansatt som slutter oppdaterer ingen andre opplysninger i systemet, kun feriepenge-beløpene. Du må selv sørge for manuelt å sette sluttdato, endre den ansatte til Passiv etc. NB: Det er viktig at du registrer all lønn før du registrerer Feriepenger sluttoppgjør, da denne arten kun utfører beregning av feriepenger når den tastes. Hvis du endrer på lønnen etterpå må du slette linjene med Feriepenger sluttoppgjør og registrere den på nytt. Feriepenger opptjent i år: Hvis du skal utbetale feriepenger som den ansatte har opptjent samme år som utbetalingen skjer, og det ikke er sluttoppgjør, se over, skal du bruke denne lønnsarten. Lønnsprogrammet vil hente grunnlag feriepenger fra den ansatte, A på figuren. Deretter beregnes feriepengene og beløpet settes inn på registreringslinjen. Feriepenger for ekstra uke blir ikke tatt med ved bruk av denne lønnsarten, kun ordinære feriepenger. Feriepenger ekstra ferieuke: Med ekstra ferieuke menes den ekstra uken ansatte over 60 år har rett til. Arten brukes til utbetaling av feriepenger for ekstra ferieuke som er opptjent i fjor. Ved inntasting av denne lønnsarten hentes automatisk tilgodebeløpet som står på den ansatte som forslag. Beløpet hentes Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 99

100 fra Ansattkartoteket, skillearket Lønn side 2, feltet Til gode ekstra uke på årstallet det skal utbetales, C på figuren. Beløpet kan endres i registreringen. Ved godkjenning av lønnsperioden vil feltet Til gode ekstra uke på den ansatte bli redusert med utbetalt beløp. Automatisk utbetaling av feriepenger: Ved ordinær utbetaling av feriepenger som er opptjent i fjor til den ansatte kan lønnsprogrammet behandle dette automatisk. Du må angi på lønnsperioden at feriepenger skal overføres, og hvor mye av feriepengene som skal utbetales nå, se eksemplet under. Husk at det du angir på lønnsperioden vil gjelde for alle ansatte som omfattes av denne lønnskjøringen. Dersom enkelte ansatte skal behandles på annen måte må du endre registreringene deres manuelt etter at overføringen er gjort. Overfør feriepenger ord.: Kryss av her for å angi at du skal overføre feriepenger til utbetaling. Lønnsprogrammet vil da overføre feriepengene til registreringsbildet når du kjører Overføring, Faste arter. Overfør feriepenger ekstra uke: Sett kryss her hvis du vil at lønnsprogrammet skal overføre feriepenger for ekstra ferieuke ved Overføring, Faste arter. Andel feriepenger..: Du kan utbetale hele eller deler av feriepengene på en lønnsperiode, dette kan angis separat for ordinære feriepenger og feriepenger for ekstra uke. Disse to feltene er en brøk der du skriver inn andelen av feriepenger som skal utbetales. På eksemplet står det 1 / 1 som vil medføre at alle feriepenger overføres til utbetaling. Hvis du ikke skal utbetale alle feriepengene på denne lønnsperioden må du fylle inn andelen du skal utbetale her, for eksempel 1 / 2 for å utbetale halvparten av feriepengene. Andel beregnes fra opprinnelig opptjent som står på den ansatte. Utbetalingen begrenses til restbeløp som er til gode dersom beregnet andel overstiger dette. Overfør lønn "26. dag": Ved å krysse av her vil lønnsprogrammet beregne fastlønnsandelen i henhold til hva du har oppgitt som faktor på klientopplysninger, skillearket Lønn side 2, nederst. Faktor for feriepenger/månedslønn ("26. dag") For ansatte som har fast månedslønn praktiseres ofte en metode med utbetaling av feriepenger pluss/minus en fastlønnsandel istedet for ordinær månedslønn og trekk i lønn når ferien tas. Bl.a. NHO og Kommunenes Sentralforbund har skissert en utbetalingsmetode som innebærer at den ansatte skal utbetales/trekkes for differansen mellom en arbeidsmåned og ferien når feriepengene utbetales. For nærmere detaljer om dette henviser vi til informasjon fra disse organisasjonene, eller oppslagsverk som "Info om ferieloven" fra Info Tjenester AS eller lignende faglige informasjonstjenester. Faktortall i Maritech Lønn: I Maritech Lønn kan du selv angi nøyaktig den brøken som skal brukes til å beregne fastlønnsandelen i forbindelse med feriepenge-oppgjør. Under menyvalget Kartotek, Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 100

101 Klientopplysninger må du gå til skillearket "Lønn side 2". Nest nederst på dette bildet står feltet "Lønn/Trekk feriemåned (brøk av fastlønn):". Her må du skrive inn den brøken som skal brukes til å beregne fastlønnsandelen. Brøken kan brukes til å beregne både utbetaling og trekk, avhengig av om den angis positivt eller negativt. For å angi brøken negativt må du skrive minus foran tallet enten i det første eller andre feltet i brøken. Du må ikke bruke minustegn i begge felt, fordi brøken da vil bli positiv i henhold til vanlige matematiske regler. Når brøken er oppgitt negativt vil programmet trekke lønn istedet for å utbetale. Grunnlag forskuddstrekk etc.: Lønnsarten for lønn 26. dag er standard satt opp til å inngå i grunnlag for forskuddstrekk etc. Hvis denne lønnsarten skal trekke lønn, vil grunnlaget dermed bli negativt, og få som konsekevens at det utbetales forskuddstrekk, påleggstrekk, fagforeningskontingent % etc. For å unngå dette anbefaler vi at lønnsarten ikke inngår i disse grunnlagene. Dette endrer du ved å gå til skillearket "Grunnlag m.m" på lønnsarten. Feltene "Forskuddstrekk" og "Fagforeningskontingent %" bør ikke være avmerket, dersom det er hake på disse feltene bør du fjerne haken slik at trekk av lønn 26. dag ikke påvirker disse grunnlagene. Oppstart av Maritech Lønn midt i et år: Hvis du har ansatte som har feriepenger til gode når du tar i bruk Maritech Lønn, se kapittel Oppstart av Maritech Lønn midt i året på side 107. Fagforeningskontingent For at systemet skal behandle fagforeningskontingent korrekt må du registrere følgende informasjon i denne rekkefølge: 1. Trekkart for kontingent 2. Opprett fagforening 3. Legge inn fagforeningen på den ansatte På hver ansatt kan det angis inntil 3 fagforeninger. På denne måten kan du hvis ønskelig lage separate trekk for foreningen, avdelingen og klubben i bedriften. Du vil få separate utskrifter av trukket kontingent for den enkelte fagforening. Hvordan du skal opplyse om kontingent-trekk vil avgjøre om du skal dele opp fagforeningen i flere nivåer. Hvis du skal sende inn en samlet liste over trukket kontingent og bare fordele pengene bør du kun ha en forening, og fordele betalingen manuelt. Dersom de enkelte nivåene av fagforeningen skal ha separate lister over trukket kontingent bør du lage en fagforening i systemet for hvert nivå som skal ha egen liste. Skattefradrag: Trekk av fagforeningskontingent vil redusere skattegrunnlaget dersom det er krysset av for at trekkarten skal inngå i grunnlag forskuddstrekk. Du kan legge inn grensebeløpet for fradrag slik at programmet slutter å redusere skattegrunnlaget når grensen nås. Grensebeløpet for fradrag registreres under Kartotek, Felles data, systemdata. Trekkart for kontingent Du må ha en trekkart for hver kontingent (forening) som skal trekkes. Du kan ha ubegrenset antall trekkarter for fagforeningskontingent, dersom firmaet skal trekke kontingent for mange forskjellige fagforeninger må du ha like mange trekkarter. Navnet på trekkarten bør inneholde foreningens navn, for å gjøre lønnsslippen tydeligst mulig. For at lønnsprogrammet skal vite at trekkarten er fagforeningskontingent må du på trekkarten velge Spesialbehandling = Fagforening 1, 2 eller 3. Videre må du velge riktig regneregel avhengig av om kontingenten er i kroner eller %. Hvis kontingenten er et fast kronebeløp må du velge regneregel = Beløp. Dersom kontingenten skal beregnes i % av lønnen må regneregelen være Sats prosent. Kronebeløpet eller prosentsatsen angis i feltet Sats. Eksemplet under viser en trekkart hvor kontingenten skal beregnes med 1,6% av lønnen. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 101

102 Minimum eller maksimum kontingent: Kontingenten kan også være begrenset med et minste og et største beløp som skal trekkes. Dersom dette er tilfelle kan du angi beløpene på trekkarten under skillearket Diverse, feltene Min.beløp (generert) og Maksimumsbeløp (generert). Beløpsgrenser som fylles inn i disse feltene vil bli brukt av programmet ved generering av lønn hvis kontingent-satsen skal beregnes i prosent. Du styrer hva som skal være med i grunnlaget for fagforeningskontingent i prosent på den enkelte lønnsart som brukes. På skillearket Grunnlag på lønnsartene må det være krysset av for Fagforeningskontingent % for at beløpet som er utbetalt med denne lønnsarten skal være med i grunnlaget kontingenten beregnes av. Dette vil normalt gjelde alle vanlige lønnsarter. Tvilstilfeller om hvilke lønnsarter som skal være med i kontingentberegningen må tas opp med fagforeningen. Fagforeningen Alle fagforeninger som ansatte i bedriften er tilknyttet må opprettes. Dette gjøres fra menyvalget Kartotek, Fagforeninger. Fagforeningene må tildeles et valgfritt fagforeningsnummer og fagforeningen må knyttes mot tilhørende trekkart. Adresse-informasjonen og bankonto-nummeret fremkommer på utskriftene over trukket kontingent. Dersom du skal dele opp kontingenten til forening, avdeling, klubb i separate trekk (og lister) må du opprette de enkelte delene som egen fagforeninger her. Du må også ha like mange trekkarter for kontingent som du har foreninger, da hver trekkart kun skal legges inn på en forening. Legge inn fagforeningen på den ansatte Fagforeningen må registreres på den enkelte ansatte som skal trekkes for fagforeningskontingent. Dette gjøres fra menyvalget Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold, skillearket Lønn side 2. Her må du velge hvilken fagforening den ansatte tilhører, og krysse av for Aktiv for at kontingenten automatisk skal bli trukket. Du kan også oppgi den ansattes medlemsnummer i fagforeningen her, dette vil i tilfelle bli skrevet ut på listene over trukket kontingent som kan sendes fagforeningen. Dersom du har delt opp kontingenten i flere deler (forening, avdeling, klubb) velger du de enkelte delene av fagforeningen i hver av de 3 feltene. Husk å krysse av for Aktiv på alle, da dette styrer om det skal trekkes kontingent. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 102

103 Trekk av fagforeningskontingenten: Trekkarten for kontingent blir overført til registreringsbildet når du utfører Overføring, Faste arter. Hvis kontingenten er et kronebeløp blir beløpet lagt på registreringslinjen. Dersom kontingenten skal beregnes i prosent av lønnen vil kun prosentsatsen fremkomme på registreringslinjen. Beregning av kontingentbeløpet vil skje når du genererer lønnen. Fagforeningslister: Lister over trukket kontingent spesifisert på den enkelte ansatte til de forskjellige fagforeninger skrives ut fra menyvalget Rapporter, Standardrapporter, jfr. omtale av Fagforeningskontingent på side 54. Fordel fri bil Når man benytter seg privat av en bil som eies eller leases av arbeidsgiver, regnes det for å være en fordel som er både skatt- og avgiftspliktig. Dette skal også innberettes i egen kode, enten 118-A, 135-A eller evt. 125-A hvis listeprisen klart ikke står i forhold til fordel ved privat bruk. Refererer til kodeoversikten fra Skatteetaten for å avgjør hvilken kode som skal brukes. Under følger eksempel på hvordan du kan sette opp Fordel fri bil. Opprett en lønnsart under Kartotek, Lønns- og trekkarter. Hak av for forskuddstrekk. Benytt motkonto for at beløpet ikke utbetales, men kun beregnes skatt av. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 103

104 Legg inn informasjon om firmabilen på den enkelte ansatte. Du finner dette under menyvalget Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold. Fliken Skattekort m.m. Her må du legge inn informasjon om fra dato, evt. til dato, Listepris og RegNr på bilen. Disse opplysningene brukes når du skal sende inn lønns- og trekkoppgavene. Arten skal så legges inn som en fast art på den ansatte. Legg også inn beløp det skal beregnes skatt av. Elektronisk remittering Maritech Lønn har støtte for elektronisk remittering av lønnsutbetalinger til bankenes betalingssystemer. Du kan overføre både vanlige lønninger og forskudd via elektronisk remittering. Lønnsprogrammet produserer en fil med remitterings-data, som må leses inn i bankens remitteringsprogram for overføring til banken. En forutsetning for å bruke elektronisk remittering er at du har inngått avtale med banken om dette, og at bankens remitteringsprogramm er installert. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 104

105 Klargjøring av systemet før bruk: Dette er en fellesfunksjon med Maritech Regnskap, dersom du allerede kjører elektronisk betaling fra regnskapet skal nødvendige parametre være definert allerede. Vi anbefaler å kontrollere disse før du forsøker overføring av lønn første gang. For å kunne ta i bruk elektronisk remittering må du først velge betalingstjeneste på Kartotek, Klientopplysninger, skillearket Lønn side 1. Derettet må du definere oppsettet. Menyvalg Fil, Elektronisk remittering. Legg til aktuell betalingstjeneste og aktuelle parametre som stemmer overens med den avtalen som foreligger med banken. Hva du oppgir i feltene Datakatalog, Navn på fil til bank, Navn på mottaksretur og Navn på avregningsretur er helt fritt opp til deg. Ved remittering brukes det som står her til å avgjøre hvor remitteringsfilen skal lagres og hva den heter. Det er viktig at katalog og filnavn stemmer overens med hva bankens program forventer. Dersom bankprogrammet også kan angi disse valgene helt fritt må du sørge for at det oppgis likt i bankprogrammet og i Maritech Lønn, slik at daglig bruk blir enklest mulig. I tillegg må du gå til Registrering, Elektronisk remittering, Parametre. Her må du velge aktuell betalingstjeneste og legge inn Foretaksnummer, Divisjon, Sekvensnummer etc som stemmer overens med den avtalen som foreligger med banken. Tallet som står i feltet Sekvensteller er sist brukte sekvensnummer. Tilsvarende er tallet som står i feltet Dagsekvens sist brukte dagsekvensnummer. Dagsekvensnummeret starter på 1 for hver ny dato du kjører remittering på. Når du har lagt inn nødvendig informasjon på alle disse menyvalgene kan du forsøke å overføre lønnsutbetalinger elektronisk til banken, se under. Daglig bruk Når du har gjort ferdig lønnskjøringen må du lage remitteringsfilen før du godkjenner lønnen. Se kapittel Elektronisk remittering på side 51. Hvor legges filene og hva heter de? Når du lager remitteringsfilene fra de respektive menyvalgene på menyen Registrering, Elektronisk remittering legger programmet remitteringsfilen i katalogen som er angitt under Fil, Elektronisk remittering. Filnavnene er navn på betalingstjenesten + bokstaven L og klientnummer etter punktum. For eksempel vil remittering med tjenesten Telebank for klient 101 gi en fil som heter TelebankL.101. I tillegg vil programmet lage en kopi av remitteringsfilen som heter Kopi og deretter filnavnet til remitteringsfilen. For eksempel KopiTelebankL.101 for eksemplet over. Hvis du ikke har Maritech Regnskap hvor du kan utføre Klargjøring av remitteringsfilen, kan du hente remitteringsfilen direkte inn i bankens program. Med remitteringsfilen menes filen som i eksemplet i forrige avsnitt heter TelebankL.101. Du må sørge for at filen ikke finnes på disken lenger når remitteringen er vellykket overført til banken, da det vil hindre deg i å lage remitteringsfil neste gang du skal overføre lønnsutbetalinger elektronisk. Du må selv sørge for å slette filen etter at overføringen til banken er vellykket. Ansatte som slutter Når en ansatt slutter i bedriften må du utføre enkelte punkter korrekt for at alle forhold skal bli riktig. Når du registrerer sluttoppgjør for en ansatt (ved å bruke lønnsarten for sluttoppgjør feriepenger) vil du automatisk få frem et bilde der du kan sette sluttdato på den ansatte, og samtidig lage utmelding (til Trygdekontoret). På samme måte er det laget en knapp for utmelding på ansattvedlikeholdet bak feltet sluttdato. Dersom sluttdato endres blir knappen tilgjengelig slik at utmelding automatisk kan lages. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 105

106 Siste lønnsutbetaling: Sammen med siste lønnsutbetaling til den ansatte skal alle feriepenger utbetales. Dette kaller vi Feriepenger sluttoppgjør. Se kapittel Feriepenger på side 98 for en beskrivelse av hvordan Maritech Lønn behandler feripenger. Ansatt-kartoteket: Når du har godkjent siste lønn som den ansatte skal ha kan du sette den ansatte Passiv. Dette gjør du under Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold, skillearket Navn. Her må du ta vekk haken i feltet Aktiv ved å klikke på den. Det er kun aktive ansatte det er mulig å kjøre lønn på. I tillegg kan du angi sluttdato på ansatt-kartoteket, skillearket Lønn side 1. Sluttdatoen blir kun brukt som til-dato på Lønns- og Trekk-oppgavene og styrer ikke muligheten til å kjøre lønn på den ansatte eller noen automatisk generering av sluttoppgjør feriepenger. Ansiennitetstillegg, Fagtillegg, Helligdagsgodtgj. Fremgangsmåtene omtalt her gjelder dersom du ønsker at disse tilleggene skal komme på egne linjer i lønnsbehandlingen og på lønnsslippene. Det er to fremgangsmåter for automatisk å behandle disse tilleggene. Det du skal legge merke til for begge metodene er avkrysningsboksene på Kartotek Ansatte. Disse finner du under skillearket Diverse Ansatt-vedlikeholdet. Fortløpende utbetaling Ønsker du å utbetale en eller flere av disse tilleggene fortløpende så benytter man fremgangsmåten nevnt i kapittel Avledet lønnsart på side 106. Som et eksempel kan du da knytte arten helligdagsgodtgjørelse til arten for timelønn uten ansattkriterium og arten fagtillegg kan knyttes opp med ansattkriterium Fagtillegg. Akkumulering og utbetaling senere Du kan også utbetale disse tilleggene automatisk og på etterskudd. For å definere systemet for denne metoden må du kontrollere og evt. endre i følgende kartotek: Klientvedlikehold: Skillearket Lønn side 2, kryss av for de ønskede tilleggene. Lønns- og Trekkart: Skillearket Grunnlag: Du må krysse av på alle lønnsartene hvor timetallet skal akkumuleres, for eksempel arten for timelønn etc. Ved lønning med disse lønnsartene vil programmet akkumulere timetallet på den ansatte. Ansatte: Skillearket Diverse: Kryss av aktuelle tillegg for hver enkelt ansatt som skal ha tilleggene. Utbetaling: For at programmet automatisk skal kunne utbetale opptjente tillegg må lønnsartene som skal benyttes til utbetaling av de enkelte tillegg kodes med Spesialbehandling for det enkelte tillegg. Lønnsperioder der tilleggene ønskes utbetalt defineres da ved å krysse av i boksene for aktuelle tillegg. Dersom du har definert systemet riktig ellers vil programmet under overføring faste arter finne hvor mange timer som ligger til grunn for de enkelte tillegg. Timetallene hentes fra den enkelte ansatte. Antall timer vises på skillearket Diverse på de ansatte, bak avkryssingsfeltet for det aktuelle tillegget. Avledet lønnsart Maritech Lønn har funksjonalitet som kan automatisk generere en eller flere ekstra linjer med en annen lønnsart når du taster en lønnsart. Dette kaller vi Avledet lønnsart. På skillearket Diverse på lønnsarten kan det angis en eller flere lønnsarter som automatisk opprettes ved registrering med den opprinnelige arten. De avledede artene blir opprettet idet man Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 106

107 registrerer antall på hovedarten. Endring av antall på hovedarten vil også endre antall og rekalkulere beløpet på den avledede arten. Eksempel: Ved bruk av denne lønnsarten vil det automatisk bli laget 2 ekstra linjer, en for hver avledet lønnsart. Forklaring til feltene: Avledede lønnsarter: Ansattkriterium: Kontering fra opphav : Her må du velge hvilken lønnsart som automatisk skal avledes fra den opprinnelige arten. Alle lønnsartene på klienten kan velges. Velg om den avledede arten alltid skal genereres ( Ikke ansattavhengig ) eller om den ansatte må ha bestemte egenskaper for at programmet automatisk skal lage en ekstra linje med den avledede arten. Hvis den avledede arten skal hente hovedbokskonto, avdeling og bærer fra den opprinnelige arten kryss av her. Hvis du ikke krysser av vil dette hentes fra den avledede arten selv og fra ansatt-kartoteket. Avledet lønnsart vil kun fungere ved manuell registrering av linjer i Lønnsregistrering. Det opprettes ikke avledede arter ved overføring av faste arter eller overføring av timer fra Tid/Akkord. Reskontroer på ansatte Maritech Lønn har mulighet til å knytte de ansatte mot kundereskontro. Dette gir deg muligheten til å følge med spesielle forhold for den enkelte ansatte, for eksempel lønnsforskudd, reiseforskudd etc. Klientopplysninger: På skillearket Lønn side 1 må du krysse av i feltet Ansattreskontro (Kunder) for at Maritech Lønn skal bruke reskontronummer for de ansatte. Ansatte: Under menyvalget Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold, skillearket Lønn side 1 må du oppgi kundenummeret den ansatte har i kundereskontroen. Kontering: Konteringsbilaget slår sammen alle føringer på reskontro til én sum dersom du ikke spesifiserer avdeling og/eller bærer, da blir det ført én linje for hver registrering. Oppstart av Maritech Lønn midt i året Hvis du begynner å bruke Maritech Lønn midt i et år, og du har lønnsdata som skal registreres i systemet, er det viktig å legge inn disse data korrekt. Dette kan være aktuelt ved overgang fra annet lønnsprogram, eller fra manuell lønnsbehandling til Maritech Lønn. Lønn hittil i år: All lønn som skal registreres i Maritech Lønn må utføres som en ordinær lønnskjøring. På den måten sikrer du at lønnsprogrammet behandler alt riktig. Hvis du har sumverdiene hittil i år kan du Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 107

108 kjøre dette som en stor lønnskjøring. Opprett periode nummer 1 og kall denne Hittil i år. Alternativt kan du kjøre den enkelte lønnskjøring om igjen i Maritech Lønn dersom det er et overkommelig antall lønninger som er kjørt. Registrer alle hittilverdier på den enkelte ansatte under Registrering, Lønnsregistrering. Bruk korrekt lønnsart etter hva slags lønn det er, innberetningskodene er minste registreringskriterium. Registrer alle lønn og forskuddstrekk. Dersom det er utbetalt feriepenger må dette registeres på korrekt lønnsart for feriepenger, ellers vil feriepengegrunnlaget for inneværende år bli feil. Generer lønnen med valget Ingen skatt, da all skatt skal være registrert manuelt. Kontroller med lønnsslipper og lister at alt har blitt korrekt før du godkjenner lønnsperioden. Feriepenger til gode: Innlegging av til gode feriepenger manuelt er bare nødvendig hvis du starter å bruke Maritech Lønn på en klient der de ansatte har til gode feriepenger fra i fjor på det tidspunkt du begynner å bruke Maritech Lønn. Disse feltene vil automatisk legges inn av programmet når du kjører Årsavslutning på en klient hvor du har kjørt lønningene i Maritech Lønn året før, jfr. kapittel Godkjenn / Klargjør nytt år på side 91. Eksemplet viser en som har kr i til gode feriepenger. NB! Ikke legg inn grunnlag. Årstallet er det "normale" utbetalingsåret, dvs. vanligvis inneværende år. Prosent av fritt grunnlag Det kan defineres inntil 3 forskjellige grunnlag som brukeren selv kan bestemme hva de skal benyttes til. På samme måte som lønnsprogrammet holder rede på og benytter grunnlag forskuddstrekk, grunnlag feriepenger etc. har du her en mulighet til å definere dine egne grunnlag hvis du har behov for det. Frie grunnlag kan bare brukes i den aktive lønnsperioden, dvs. Maritech Lønn kan ikke bruke frie grunnlag fra tidligere perioder som utgangspunkt for beregning på en ny lønnsperiode. Definer grunnlagene: På Lønns- og trekkarten må du sette hake for "Fritt grunnlag 1" (evt. 2 og 3) på de artene som skal være med i grunnlaget for en egendefinert beregning. En lønnsart kan være med i en eller flere frie grunnlag. Utbetaling fra grunnlagene: På den lønnsarten som skal benytte grunnlagene til en beregning angir en spesialbehandling = Prosent av fritt grunnlag 1 (evt 2 og 3). I tillegg må regnereglen være Sats prosent. Sats kan angis på lønnsarten og vil da fremkomme som forslag når du registrerer denne arten. Satsen kan selvfølgelig overstyres i lønnsregistreringen. Når du i lønnsregistrering taster en lønnsart som skal bruke fritt grunnlag skal du kun angi sats (prosent) på registreringslinjen, på samme måte som for fagforeningskontingent i prosent. Beløpet vil bli beregnet når du generer lønnen. Beløpet beregnes med beløp fra lønnsartene som er definert for å inngå i Fritt grunnlag som grunnlag, og satsen på linjen som en prosentsats. Alle lønns- og trekk-arter kan angis i at de skal inngå i Fritt grunnlag dersom du har behov for dette. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 108

109 Negativ lønn Med negativ lønn menes en lønnsslipp hvor nettobeløpet er negativt. Maritech Lønn vil automatisk håndtere negativ lønn ved at dette beløpet trekkes fra på neste lønnskjøring som denne ansatte er med i. Forutsetninger: For at automatisk trekk av negativ lønn skal fungere må det på Klientopplysninger, skillearket Faste arter være angitt hvilken trekkart som skal brukes til å trekke negativ lønn på neste lønning. Trekkarten som oppgis her må ha angitt Regneregel = Beløp, ingen innberetningskoder, grunnlag eller andre avmerkinger, dvs. denne trekkarten skal være som trekkart for lønnsforskudd. Når du godkjenner en lønnskjøring der en ansatt har negativ lønn vil dette lagres på den ansatte, skillarket Lønn side 1. Ved opprettelse av lønnsperioden må det stå hake for at negativ lønn skal overføres. Ved bruk av menyvalget Overføring, Faste arter for neste lønnsperiode vil det negative beløp for den ansatte automatisk overføres til lønnsregistreringsbildet som et trekk, på samme måte som et lønnsforskudd. Fast forskudd Maritech Lønn kan automatisk håndtere faste forskudd som utbetales til ansatte mellom de ordinære lønnskjøringer. Programmet behandler både utbetaling av fast forskudd og trekk av forskuddet ved lønnskjøring. Du må ha en trekkart for fast forskudd som har spesialbehandling = Fast forskudd. Denne arten legges inn som fast art på de ansatte som skal ha faste forskudd med de respektive beløp. Utbetaling: Utbetaling av fast forskudd kan foretas som elektronisk remittering, eller ved å skrive ut en liste som leveres banken. Dersom du har et annet opplegg for selve utbetalingene må du gjerne fortsette med dette. Du er ikke avhegig av å kjøre utbetalingen fra Maritech Lønn for at trekket skal fungere. Ved elektronisk overføring av forskudd bruk menyvalget Registering, Elektronisk remittering, Fast forskudd. Se kapittel Fast forskudd på side 52 for detaljert utførelse. Dersom du ikke har elektronisk remittering kan du skrive ut forskuddslister over faste forskudd for bank og kontant utbetaling fra menyvalget Annet. Trekk: Når du utfører menyvalget Overføring, Faste arter vil faste forskudd som er angitt som faste arter på de ansatte overføres til lønnsregistrering sammen med alle andre faste arter. Se kapittel Faste arter på side 44. Utelat fast forskudd ved en lønnskjøring: Du kan velge å ikke ta med faste forskudd når du overfører faste arter til en lønnskjøring. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom lønnen utbetales på et tidligere tidspunkt enn vanlig og at fast forskudd ikke er utbetalt denne gangen og følgelig ikke skal trekkes. For å ikke trekke fast forskudd må det krysses av for dette på lønnsperioden, se kapittel Klargjør Lønnsperiode på side 42. Begrensinger: Beløpet som står angitt som fast forskudd på faste arter for en ansatt vil bli trukket ved neste lønnskjøring, uavhengig av om det faktisk er utbetalt eller ikke. Ved overføring av faste arter vil alle faste forskudd også bli overført med angitt beløp fra faste arter på de ansatte. Dersom du en periode ikke har utbetalt forskuddet eller har utbetalt et annet beløp til den ansatte må du behandle dette manuelt. Etter å ha overført faste arter må du endre i lønnsregistreringsbildet slik at beløpet der samsvarer med det som faktisk er utbetalt (og skal trekkes). Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 109

110 Arbeidsgivers andel pensjonspremier (bl.a. OTP) Dette skal på terminoppgaven med egen kode. Det er 2 måter å løse dette på i Maritech Lønn. 1. Manuell innlegging på terminoppgaven, se kapittel Vedlikehold Terminoppgave på side Via lønnskjøring Skal dette kjøres via lønnskjøring må følgende gjøres: Definer en egen lønnsart som må ha et nummer under 600 men benytt det ledige nummeret nærmest 600 for eksempel 599. Denne lønnsarten må han en konto og en motkonto (for ikke å påvirke lønnsslippen), ingen innberetningskode, men den må ha spesialbehandling Premie betalt av arbeidsgiver. Dette medfører at det blir beregnet arbeidsgiveravgift av denne arten selv om den ikke har kode A. Disse artene danner også grunnlag for aktuelle beløp på terminoppgaven. Dersom dere skal beregne denne premien som en gitt prosent av andre lønnsarter må disse artene defineres med Grunnlag Premie til pensjonsordninger. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 110

111 I vårt tilfelle skal så art 599 legges inn på den enkelte ansatte som en fast lønns- og trekkart. Dersom det er skal beregnes som en fast prosent trenger du kun å legge inn arten på de faste artene (satsen ligger definert på selve lønnsarten 599). Dersom beløpet er kjent legges også beløp inn på faste arter. NB! Systemet takler ikke pr dato begrensingen med at det kun er grunnlag over 1G som det skal beregnes premie av. Dersom de ansatte også skal trekkes Skal dette kjøres via lønnskjøring må følgende gjøres: Definer en egne trekkart som må ha et nummer STØRRE enn 600. Denne arten skal også inn på de faste artene på den enkelte ansatte. Dersom det er en fast prosentsats er det kun artnummeret som legges inn her. (prosentsatsen ligger på arten) Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 111

112 For at trekkgrunnlaget skal reduseres, må det hakes av for forskuddstrekk under fliken Grunnlag. Eksport lønnsdata Det er mulig å eksportere/legge ut en fil i forskjellige format som andre program kan importere. Valget finnes i menyvalget Fil, Eksport lønnsdata. Her kan du velge mellom Kontering, Bankliste, Faste arter, Hittil i år arter og Ansattkartotek.. Velg år, periode og hvilket program du vil eksportere til. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 112

113 Klikk på knappen Lag eksportfil og filen er klar til lagring på ønsket sted. Du kan eksportere lønnsdata til følgende system: Rubicon Navision Next Financials LotInKon Visma Global Eksempelet under viser eksport av konteringsdata. Periodens konteringer vil vises før eksportering. Ansattopplysninger til Excel Fra menypunktet Fil, Eksport lønnsdata, Ansattkartotek kan du overføre mange av opplysningene i ansattkartoteket til et regneark i Excel. Når dataene er kommet over til Excel kan du behandle de der etter behov. Dette er en meget kraftig funksjon som byr på mange muligheter. Klikk på knappen Forhåndsvis, og når du får frem forhåndsvisningen på skjermen klikk på Excel-knappen. Excel vil startes opp og ansattinformasjon overføres til regnearket. Du vil få en rad pr. ansatt, og informasjon for hver ansatt i kolonner bortover. Øverste rad inneholder en overskrift som viser hvilken informasjon som finnes i hver kolonne. Kolonneoverskriftene er feltnavnene fra databasen, disse er ikke alltid selvforklarende, derfor følger her en liste over de kolonnene som kan være vanskelige å forstå. De overskriftene som har forklarende navn er ikke med i listen. kolonner med 0 og 1 på de ansatte har følgende betydning: 0 = Nei (evt. passiv), ikke avkrysset 1 = Ja (evt. Aktiv), avkrysset Kolonne Overskrift i Betydning kolonnen C aktiv 1 betyr Aktiv, 0 betyr Passiv O spraakkodenr Landkode for språk, 47 = Norge AE kode5uke Ekstra ferieuke, 1 = Ja, 0 = Nei AF fag1nr Fagforening 1, nummer AG fag1medlnr Medlemsnummer for Fagforening 1 AH fag1 aktiv Fagforening 1 = Aktiv, 0 = Passiv AI-AN fagnxxx Det samme for fagforening 2 og 3 AO kodehdag Helligdagsgodtgjørelse AP kodeansi Ansiennitetstillegg AQ kodefag Fagtillegg Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 113

114 AR neglonn Negativ lønn, akkumulert beløp AS flexisaldo Fleksisaldo AT gullapp Gullapp-feltet AU aar Sist kjørte lønn, År AV per Sist kjørte lønn, Periodenr. AW kjonn Kjønn AX arbfunk Arbeider/Funksjonær AY lonngruppenr Lønnsgruppe AZ utlandfnr Utenlandsk fødselsnummer BA landkode Landkode BB akktimansi Akkumulerte timer ansiennitetstillegg BC akktimhellig Akkumulerte timer helligdagsgodtgjørelse BD akktimfag Akkumulerte timer fagtillegg BE kundenr Kundenummer Når du har fått alle disse dataene over til Excel kan du behandle dataene slik du ønsker det. Du kan for eksempel bruke funksjonene i Excel til å slette kolonner for å lage lister med den informasjonen du trenger. Radene kan også sorteres i ønsket rekkefølge med Excel-funksjoner. Det kreves noe grunnleggende kjennskap til Excel for å utnytte mulighetene som finnes i denne funksjonen. Dette omtales ikke i denne brukerhåndboken. Vi vil anbefale deg å lære nok om Excel til å utnytte denne funksjonen, da dette gir deg svært mange muligheter til å hente ut data fra Ansatt-kartoteket og bruke til forskjellige formål. Med litt Excel-kunnskap er dette en rask måte å få ut informasjon og utskrifter på. Autoeksport av lønnsdata Ved godkjenning av lønnsperiode kan eksport av lønnsdata lagres automatisk. Du finner oppsettet på Fil, Eksport Lønnsdata, Oppsett Autoeksport. Ved godkjenning av lønnsperiode kan du velge om du vil eksportere Kontering, bankliste, faste arter, hittil i år arter, timesatser og ansattkartotek. Du må angi gyldig plassering og sette hake for Aktiv for at dette skal lagres automatisk ved godkjenning. Filnavn lages på bakgrunn av klientnr, årstall, periode og type eksport. Kryssing mot åpen post Kunder som har Maritech Regnskap kan krysse mot åpne poster på reskontroene. For at denne funksjonen skal fungere må følgende parametere være på plass; Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 114

115 1. Maritech Regnskap må være installert på klienten 2. Egen trekkart må være opprettet for post mot post 3. Trekkart for post mot post må være opprettet på klienten 4. Kundenummer/reskontronummer må være angitt på den ansatte. Forutsett at punkt 1 er oppfylt så kan vi gi følgende eksempel på oppsett av parameter i forbindelse med kryssing mot åpne poster på reskontroen. Punkt 2, Trekkarten Kartotek, Lønn/Trekkarter, høyreklikk og velg legg til Punkt 3, Klienten Kartotek, Klientopplysninger, velg skillearket Faste arter m.m. Punkt 4, kundenummer Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold, velg skillearket Lønn side 1 Når alle parametrene er på plass kan registreringen av lønn med tilhørende trekk/kryssing mot åpen post starte. Velg Registrering, Lønnsregistrering og merk den ansatte som skal trekkes/krysses mot åpne poster. I registreringsdelen av vinduet velges trekkarten for post mot Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 115

116 post (i vårt tilfelle art nr 901). Reskontroen vil legges inn som konto og et eget vindu vil vise åpne reskontroposter. I vinduet for kryssing av åpne poster kan man selv velge hvilke poster som skal krysses. For å merke postene bruker du enten mellomromtasten (Space) eller addisjonstasten (+) som er plassert på det nummeriske tastaturet. For å fjerne en merking av en post må mellomromtasten trykkes en gang til eller subtraksjonstasten (-) på det numeriske tastaturet. Det er mulig å velge flere åpne poster for kryssing for hver linje i lønnsregistreringen. Velger du å krysse en åpen post per linje i lønnsregistreringen så vil du automatisk få kopiert med bilagteksten og dato. Ved kryssing av flere åpne poster så vil teksten i lønnsregistreringen bli den samme som for trekkarten. Delebetaling av åpen post Hvis det er snakk om delebetaling av en åpen post så anbefales det at du kun velger en post for kryssing for hver linje i lønnsregistreringen. Etter at posten er kommet over i lønnsregistreringen kan du endre beløpet i registreringsbildet. Endring av krysset post Hvis du etter å ha valgt post for kryssing ønsker å endre dette til en annen åpen post, eller ønsker å se hvilken post linjen er krysset mot så kan dette gjøres ved å klikke på X i siste kolonne i registreringsbildet. X vil aktivere Kryssing av åpne poster igjen. Det er mulig å endre lønnsart EN gang på lønnslinjer som er hentet fra post mot post. Dersom man har endret til feil art: Slett aktuelle linje og hent inn igjen fra post mot post. Post mot post på lønnsslippen Når man henter poster og merker flere poster vil hver av de merkede linjene føre til en egne linje i lønnsregistreringen. Dersom du ønsker at hver enkelt post som er krysset skal komme frem på lønnsslippen er det viktig at du krysser en post per linje i registreringen. I tillegg må du velge å benytte en lønnsslipp uten sammenslått art og sats. Dersom dere benytter lønnsslipp Lott vil så vil slippen bli sortert på bilagsdato for linjer med lik art som er hentet fra post mot post (trekkart post mot post) Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 116

117 Oppdatering i regnskapet. Det er viktig å merke seg at selv om det er satt opp i lønnsregistreringen at en eller flere åpne poster skal innfris ved denne lønnen så oppdateres det ikke i regnskapet før lønnsperioden er godkjent. Dette vil medføre at en reskontro kan stå med åpne poster i regnskapet selv om den er krysset i lønnsregistreringen. Ny godkjenning I Maritech Lønn blir krysseforslaget mellomlagret før det blir endelig oppdatert i Maritech Regnskap under godkjenningen av lønna. Dersom det har vært gjort endringer i åpne poster i regnskapet i tiden mellom lønnsregistrering (m/kryssing) og godkjenning så vil dette medføre at krysseforslaget ikke lenger stemmer med de åpne postene. Hvis dette inntreffer kan du følge denne prosedyren; Under godkjenning gis melding om dette, hvilken ansatt og post det gjelder. Godkjenningen vil avbrytes. Rediger posten på den ansatte i lønnsregistreringen. Generering av lønn og uttak av lister (kontering og eventuelt krysseliste). Kjør ny godkjenning. COM wrapper Denne modulen kommuniserer med.net plattformen til Microsoft. For å kunne snakke med denne, trengs det at modulen registreres i maskinens register. Dette kan kun utføres dersom man har administratorrettigheter for PC en, og en vil bli bedt om å bekrefte at en innehar disse rettighetene ved kjøring av applikasjonen. Installering av COM Wrapper: For å installere COM wrapper må en laste ned og installere ett tillegg fra våre hjemmesider Wrapperet installerer og registrerer COM wrapperet lokalt, så ingen flere justeringer er nødvendig, men man kan benytte menypunktet Fil, Registrer COM for å registrere/avregistrere wrapperet. Registrering av COM wrapper skal normalt gjøres kun en gang, og etter dette kun ved nye versjoner hvis angitt som nødvendig. Du er nå klar til å ta i bruk funksjonalitet knyttet til Feil! Fant ikke referansekilden. (se side Feil! Bokmerke er ikke definert.) Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 117

118 Obligatorisk Tjenestepensjon OTP (se side 71) Lønnsslipper på e-post (se side 118) Systemlogg (side 66) Lønnsslipper på e-post Hvis du vil sende lønnsslipper på e-post må følgende forutsetninger være tilstede. Maritech PDF er installert og betalt lisens for. Maskinen som skal sende e-poster må ha installert Microsoft Office Outlook 2007 Den enkelte ansatte må ha gyldig e-postadresse knyttet til seg. Se bilde under: Oppsett e-post Maritech Lønn bruker e-post adressen som ligger under Kartotek, Klientopplysninger, fliken Navn, som avsender. Se bilde under. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 118

119 I Maritech Lønn er MAPI (Messaging Application Programming Interface) standard valg for masseutsending av lønnslipper på e-post og krever ingen innstillinger, da utboksen til Outlook for pålogget bruker benyttes. Outlook har en sikkerhetsfunksjon som kan føre til, avhengig av Outlook innstillinger, at du må bekrefte tilgang til utsendelse for hver e-post. For å unngå dette, kan du benytte SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Les om Innstillinger for Outlook 2010 (unngå sikkerhetsadvarsel)på side 123. Vi anbefaler bruk av SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Hvis du vil velge dette, må du sette opp innstillingene selv. Du finner oppsettet i menyvalget Fil Oppsett Epost (SMTP). Det kreves at du oppgir en mailserver og nødvendige parametere til denne (servernavn, port, SSL, brukernavn og passord). Du må også aktivt sjekke av for at du skal bruke SMTP, hvis ikke benyttes MAPI. Det er ikke bestandig den adressen som står i klientopplysningene som er den du sender eposten fra, det kommer an på MAPI eller SMTP, og i SMTP kommer det an på server settings. I eksempel på oppsett i skjermbildet under, benyttes serveren smtp.gmail.com: Sende lønnsslipper på epost E-post alternativet for lønnsslipper ligger inne på klienten, velg Slipp pr mail som type slipp under Kartotek, Klientopplysninger, Lønn side 1. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 119

120 Når man så har kjørt lønn og generert denne, går du til valget Registrering, Utskrift, Lønnsslipper. Hvis du har valgt Slipp pr mail kommer du rett til administrasjon av masseutsendelse eller lagring av e-poster. Dersom du vil sende e-post direkte, hak av for Send. Hvis du heller vil lagre, og så sende, hak av for Lagre som vist i skjermbildet under. Forklaring til de ulike feltene i skjermbildet: Utvalg: Man kan velge en eller flere ansatte som skal få tilsendt lønnsslipp. Send: Lagre: Opprett lønnsslipper: Vis lagrede: Lukk: Send e-post når opprettelse av PDF er ferdig. NB! Les avsnittet om Kryptering på side 123. Lagre PDF i databasen for senere bruk. Opprett, send og/eller lagre PDF lønnsslippene. Gå til dialogboksen for behandling og sending av lagrede slipper. Lukk dialogboksen. Lønnsslippene opprettes på nytt hver gang, og initiering tar en del tid (opptil 1 minutt for initiering alene). Skjermbildet får teksten Starter, og senere oppdateres skjermbildet med ca. gjenstående tid. Med andre ord: vent til systemet sier om det gikk bra eller ikke før du avbryter prosessen. Har man sjekket av for Lagre blir slippene mellomlagret lokalt på harddisken, enten i mappen som er satt opp som tempkatalog i menyvalget Fil, PDF, eller brukerens tempkatalog om ikke annet er oppgitt. Eksisterende slipper på lønnsperioden overskrives med nye. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 120

121 Knappen Opprett lønnsslipper oppretter og sender og/eller lagrer lønnsslippene alt etter hva du har haket av for. Knappen Vis lagrede åpner følgende skjermbilde: Forklaring til de ulike feltene i dialogen: Kriterier: År: Periode: Epost innstillinger: Felles tekst: Felles Vedlegg: Send epost: Innstillinger: Nullstill filter: Kolonner: År man vil se lagrede slipper for, velger oppgitt år fra klienten. Periode man vil se lagrede slipper for, velger oppgitt periode fra klienten. Tekst som går ut for alle. Vennligst tilse at teksten følger oppsatt filter, du kan endre utvalget slik at teksten ikke stemmer med det du sender. Endre i så fall teksten før utsendelse. (Dobbeltklikk for større editeringsbilde) Åpner filbrowser for å legge til en eller flere filer som vedlegg til alle det sendes epost til. Send e-post til valgte mottakere. Se senere om utvalg. Nyttig om man ønsker å sette oppsettet tilbake til standard, dersom man har filtrert eller valgt kolonner en ikke ønsker å se lengre. Velg synlige kolonner, dra dem opp for å sortere. Se for øvrig fyldigere funksjonalitetsbeskrivelse under kapittel Systemlogg på side 66. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 121

122 Filter: Juster filteret for synlige rader, eks kun pr ansattnr uavhengig av periode: Hvis du vil slette filteret, så trykk på det lille krysset til høyre inne i bildet og trykk OK. Farg annenhver: Utskrift: Legg blå farge på annenhver rad for å lette avlesning. Dersom feil på e-postadressen, markeres raden rødt. Skriv ut skjermbildet til fil, printer. Skjult funksjonalitet i skjermbildet (L720-01) Lønnsslipper Tabell: CTRL-A: CTRL-C: Høyre museklikk: Museklikk: Dobbelt museklikk: Knapper: Marker alle radene i tabellen. Kopier markerte rader til utklippstavle Sett felles merknad for alle, kommer med på e-post, lagres ikke. Kolonne Merknad : sett individuell tekst i tillegg på e-posten. Kolonne DB Status : marker slippen for sletting ved lukking av bildet. Tabell: Åpne lagret slipp for å forhåndsvisning før utsending. Felles tekst: Større redigeringsfelt for e-postmelding. Send: Dersom ingen rader er valgt, får du spørsmål om du vil sende alle. Dersom du velger Cancel blir ingen e-post sendt. Lukk: Dersom du har gjordt noe som trigger føleren for endring på e- posten, får du spørsmål om å lagre disse før du forlater skjermbildet. Systemlogg: Statuslinje: Dukker opp som synlig dersom det har oppstått feil ved sending, slik at du kan se hva som gikk galt. Statuslinjen forteller deg mer om hver enkelt e-post, om det er feil, hvor mange rader som er valgt eller synlig, med mer. Lokalisert nederst til venstre i dialogen. Personlige vedlegg sammen med lønnslipper på e-post Benyttes dersom man har personlige vedlegg som skal sendes med lønnslippen. Velg den eller de ansatte som skal få vedlegg ved å høyreklikke kolonnen Vedlegg. Velg ett eller flere vedlegg i dialogen for å plukke ut fil(er) som dukker opp. Må ikke forveksles med felles vedlegg som går ut til alle, men det er mulig å legge samme vedlegg til flere spesifiserte ansatte om en ønsker. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 122

123 Utsending av papirslipper på epost Det er mulig å sende de eksisterende slippene på e-post på samme måte som beskrevet over, men du må da gå via knappen Slipp pr mail : Tips overgangsperiode med papir og epostslipper Dersom du ønsker å sjonglere med to typer slipper før du blir fortrolig med e-post slippene, kan du sette din tradisjonelle slipp som valg på klienten, skrive ut, åpne Kartotek, Klientopplysninger, fliken Lønn side 2 og bytte slipp på klienten. Deretter klikker du Slipp pr mail i dialogen Utskrift av lønnsslipper. Sett valget ditt tilbake på klientens Lønn side 2 etter dette. Hvis du har både noen ansatte som vil ha lønnsslipper på epost, mens noen ansatte vil fortsatt ha lønnsslipp på papir, så kan du trykke på knappen Uten . Knappens funksjon er at den fyller utvalgsfeltet med ansattnr for de som IKKE har epost, samt sjekker av boksen for Utvalg. Systemet sjekker ikke om eposten er gyldig eller ikke, kun om feltet er lengre enn null eller ingen tegn langt. Kryptering Lønnsslipper bør være kryptert før de sendes ut via e-post, da de kan inneholde sensitiv informasjon, bl.a. personnummer og evt. andre opplysninger man ikke ønsker skal komme på avveie. Kryptering av PDF dokumentet som inneholder lønnsslippen er standard funksjonalitet, men har vist seg å kunne feile dersom klienten har installert en eldre versjon av PDF skriveren (eldre enn 4.0.8). Slett i så fall skriveren, og Lønn vil opprette den for deg på nytt. Feil kan også oppstå om den ansatte mangler postnummer knyttet til seg da dette benyttes som krypteringsnøkkel. Dersom kryptering er en suksess, vil dette være opplyst i e-posten med filen. Dersom det er oppstått en feil, vil PDF filen bli lagt inn i ett zip arkiv for å gjøre tilgjengeligheten mindre, men om den ansatte mangler postnummer, vil heller ikke denne bli kryptert. Utsendelse av lønnsslipper via e-post utgjør en mulighet for at sensitiv informasjon kan komme på avveie, og Maritech Systems AS står ikke ansvarlig for bruken av funksjonaliteten. Er du usikker på om du vil benytte denne funksjonaliteten, anbefales bruk av de tradisjonelle papirslippene. Denne artikkelen aspx fra datatilsynet belyser problemstillinger knyttet til lønnsslipp utsendelse via epost. Innstillinger for Outlook 2010 (unngå sikkerhetsadvarsel) I Outlook 2010 kan en få følgende dialogboks opp: Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 123

124 Denne kan fjernes ved å benytte følgende innstillinger i OutLook: Prosjekt Maritech Lønn støtter føring av lønn på prosjekt, både med og uten integrasjon mot programmet Maritech Prosjekt. Oppsett for bruk og føring av prosjekt Bygg opp prosjektarter, prosjekt og lønns- og trekkarter knyttet til prosjektene, og sett detaljer for bruk av prosjekt på klienten slik at programmet kan styre oppførselen ved overføring av lønns- og trekkarter og import av transer i forhold til prosjekt. Aktuelle kartotek: Kartotek Prosjekt Prosjektart Kartotek Prosjekt Prosjekt Kartotek Lønn/Trekkart Kartotek Klientopplysninger Kartotek Ansatte Hovedvedlikehold Prosjektart Lag prosjektarter som er nødvendige for de ulike prosjektene. Oppgi prosjektartnummer og beskrivelse. Åpne Endre prosjektart ved å dobbeltklikke på prosjektarten og sett detaljer for denne. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 124

125 Prosjekt Opprett aktuelle prosjekt. Dobbeltklikk klientens navn for å vise oversikt over registrerte prosjekt i full trestruktur på aktuell klient, høyreklikk for å legge til nytt prosjekt. Velg prosjekt, og angi detaljer. NB! Ikke gi to prosjekt samme navn på samme klient, dette kan gi problemer ift. angivelse senere. Klient Sett opp parametere for prosjekt på klienten, Kartotek, Klientopplysninger. Velg fliken Faste arter m.m. I gruppen Maritech Prosjekt fylles nødvendige opplysninger inn: Integrasjon Maritech Prosjekt kryss av uavhengig av om du benytter programvaren maritech prosjekt eller ikke, dette krysset avgjør om funskjonaliteten Prosjekt i det hele tatt blir benyttet i Lønn. Benyttes underprosjekt kryss dersom dette benyttes. Benyttes prosjektfase kryss dersom dette benyttes Spesifiser ansatt Videre er det viktig å sette opp arter for : - Prosjektart arbeidsgiveravgift - Prosjektart feriepenger - Prosjektart arbeidsgiveravgift av feriepenger. Lønns- og trekkarter Skal registeringer knyttes mot prosjekt, gjøres dette via Lønns og trekkarter. Opprett egne arter dersom nødvendig for å skille arter med og uten prosjekt (f.eks opprett arter som heter Timelønn og Timelønn med prosjekt ) Velg fanen Kontering på lønns og trekkarten, og sett Prosjektart som skal brukes for denne. Dersom prosjektart er satt på en LT-art, benyttes denne såfremt det ikke står en annen prosjektart oppgitt på den ansatte, i så fall benyttes denne informasjonen i stedet. Ansatt Ved å angi prosjekt på den ansatte, kan en overstyre opplysningene som ligger på LT-arten angående prosjekt. Åpne hovedvedlikeholdet på den ansatte, velg fliken Lønn side 2 og sett nødvendig informasjon om prosjekt i gruppen Prosjekt (Sett prosjekt, underprosjekt, fase ettersom oppsettet krever, se avsnitt Klient). Det er også mulig å sette prosjekt på faste overføringer på den ansatte, velg i så fall fliken Lønnsopplysninger, gruppen Faste lønns- og trekkarter. Legg til, eller rediger artene som ligger der ved å dobbelklikke på en fast art, for å sette overstyrt prosjekt for den faste arten på den ansatte. Dette prosjektet blir nå overført når faste arter overføres. Lønnsregistering Dersom man ikke får overført prosjektinformasjon via importerte transer, eller overføring av faste arter, kan prosjekt velges ved innlegging av LT-arter i de respektive feltene for dette via en nedtrekksmeny i registreringsbildet dersom klienten støtter prosjekt OG LT-arten er knyttet til prosjektart. Maritech Lønn Brukerhåndbok Spesielle tema 125

126 Appendix Internt menypunkt Altinn, Avansert i skjermbilde (ALT-02) Sesjonslogg Loggen er ett hjelpemiddel for deg til å finne ut hva som er skjedd siden du åpnet innsendingsdialogen. Loggen lagres ikke, men du kan klippe og lime fra skjermbildet til en teksteditor. I skjermlistingen under ser du f.eks at det har vært forsøkt å logge på feilaktig flere ganger med engangskode, så byttet til SMSpin. Da ble innlogging OK, og forsendelse sendt. Dette fikk status OK, og en Recieptid med verdi ble sendt tilbake. Det er denne Reseptid du senere kan bruke for å spore hva som senere er skjedd med meldingen. Maritech Lønn Brukerhåndbok Appendix 126

127 Rapportdetaljer Hjelpemiddel for å lokalisere feilsituasjoner. Lokal skjematest er en validitering av xml opp mot skjema. Detaljer er en utlisting av alle verdier slik de ser ut i øyeblikket i skjermbildet. Svært nyttig for å se hvilket brukernavn/passord systemet opererer med hvis du får feil ved innlogging. Se xml viser xmlfilen på 3 forskjellige visningsformer, samt muligheten til å endre på filen. Dette anbefales ikke, og supporteres ikke av våre konsulenter. AltInn 2 pålogg Ved feilet pålogg via knappen Send, vennligst benytt dette menypunktet for å hindre at brukeren din stenges. Send -knappen bør ikke brukes om den har feilet én gang under denne sesjonen, da den er å anse som ett hurtigvalg mtp pålogg. Innleveringsstatuser At en melding er sendt til AltInn med status OK, betyr kun at portalen har mottatt innsendingen. Det betyr ikke at den blir synlig i AltInn portalen. Det finnes to metoder for å finne status på meldingene dine: Sjekk innleveringer siste uke Sjekk om skjema er levert Dersom du har en Reseptid på en forsendelse, kan du sjekke statusen ved å benytte Sjekk om skjema er levert. Du blir da bedt om å gi inn ett referansenummer for innsendingen, som er Reseptid som vi fikk ved innsending, altså i eksempelet i loggen over: Maritech Lønn Brukerhåndbok Appendix 127

128 På loggen finner vi nå følgende melding som sier at det kan ta opp til 39 minutt til en kan forvente å se instansiert skjema i altinn (Submission status): brukernavn Informasjon :45: Estimert tid (antall minutter) for når man kan forvente at en innsendingstjeneste sendt til Altinn vil være ferdig prosessert. Submission status for systemid 1604 er:39 brukernavn Informasjon :45: <?xml version="1.0" encoding="windows-1252"?><receiptexternal xmlns:xsi=" xmlns:xsd=" /><LastChanged> T14:38:02.583</LastChanged><ParentReceiptId>0</ParentReceiptId><ReceiptHistory>Nov :37PM - OK - FormTaskShipment Data is sent to FormTask for Instantiating </ReceiptHistory><ReceiptId>361935</ReceiptId><ReceiptStatusCode>OK</ReceiptStatusCode>< Erfaring tilsier at det går fortere enn oppgitt tid, det vanlige er noen få minutter, avhengig av presset på driftsmiljøet til AltInn portalen. Dersom du har sendt inn mange skjema siste uken, kan du hente ut status for disse ved hjelp av Sjekk innleveringer siste uke. Du vil få presentert en tabell med oversikt over innsendingene. For eksempelet vårt ser en at det nå har gått bra å sende inn skjemaet, beskjeden Successfully Instansiated er knyttet til Reseipid og status OK. Utskriften over viser også en feilsituasjon det kan være nyttig å kjenne til: Your request suffered from a non functional error denne meldingen var knyttet til bruk av feil skjema for tjenesten. Skjema endres oftere i AltInn 2 enn i tidligere versjoner. Løsning på dette problemet kan være å laste ned versjonskontrollerte skjema under menyvalget Annet, Systemvedlikehold, AltInn skjemavedlikehold. Maritech Lønn Brukerhåndbok Appendix 128

129 Moms Eksempel på bruk av moms / MVA. Momskode angies på konto. Vanlige Windows-funksjoner For å få fullt utbytte av Maritech-programmene er det en fordel med grunnleggende kunnskap om enkelte funksjoner i Windows. Spesielt gjelder dette oppbygging av vinduer, administrering av vinduene, musbruk, skriverstyring etc. Programmene i Maritech-familien følger Windowsstandarden så langt dette har vært mulig. Menyer Øverst på skjermen er det en menylinje som inneholder hovedmenyen for programmet. Du kan aktivere et menypunkt ved å klikke på teksten med musen eller ved å bruke hurtigtaster. Hvert menypunkt har en strek _ under en av bokstavene, eksempel: Kartotek. Ved å holde nede Alt tasten og trykke på bokstaven med strek under vil menypunktet aktiveres. Maritech Lønn Brukerhåndbok Appendix 129

130 Når et menypunkt i hovedmenyen aktiveres kommer de enkelte punktene på vedkommende undermeny tilsyne. En del av undermenyene har igjen undermenyer, dette vises som en liten sort trekant til høyre for menypunktet. Neste undermeny kommer frem når du holder musen over menypunktet. Elementene i vinduet De enkelte vinduene i programmet inneholder mange forskjellige elementer. Her forklares de viktigste av dem. Tittellinje: Kolonneoverskrifter: Innhold: Nedtrekksliste: Rullefelt: Øverste linje i vinduet, her står det normalt hva vinduet viser, her Avdelinger. I tillegg vil det ofte stå antall poster som er funnet ved søk på for eksempel kunder. Tittellinjen til selve programmet viser navnet på programmet samt hvilken klient som er aktiv. Grå linje med beskrivelse av hva slags informasjon som står nedover i kolonnen, for eksempel Navn. Linjene i vinduet kan sorteres ved å klikke på de enkelte kolonneoverskriftene. Ett klikk sorterer etter denne kolonnen i stigende rekkefølge. Nytt klikk på samme overskrift snur rekkefølgen på hodet, dvs. sorterer i synkende rekkefølge. Selve dataene i vinduet, her nummer og navn på avdelingene som er opprettet på denne klienten. Dette vil være et felt som inneholder informasjon, med en pil helt til høyre for feltet, her feltet med teksten Alle i. Hvis du klikker på pilen til høyre i feltet kommer det frem en liste med de valgmulighetene du har i feltet. Klikk på et av valgene i listen for å velge det som innhold i feltet. Kommer frem automatisk når det er mere data i vinduet enn det som vises på skjermen. Rullefelt kan komme frem både i høyden og bredden av vinduet. Du kan bruke dette feltet for å bla deg opp og ned eller sidelengs i vinduet for å se resten av informasjonen. På hver ende av rullefeltet er det piler du kan klikke på for å rulle en og en linje eller posisjon. Inne i selve rullefeltet er det en grå knapp, størrelsen på denne viser forholdet mellom det du ser og total- Maritech Lønn Brukerhåndbok Appendix 130

131 Knapper: mengden av data som vinduet har. I vinduet over fyller knappen omtrent halvparten av rullefeltet, det betyr at det er 3 avdelinger til som ikke vises for øyeblikket. Plasseringen av denne knappen viser hvor i vinduet du befinner deg, eksemplet viser at vi er helt øverst i vinduet. Du kan bla et helt vindu av gangen ved å klikke i rullefeltet utenfor denne knappen. Du kan også flytte deg i vinduet ved å klikke på selve knappen, holde musknappen nede og dra med deg knappen. I vinduene kan det være forskjellige typer knapper, etter hvilke operasjoner det er mulig å utføre fra vinduet. Her det det 3 knapper med OK, Avbryt og Lagre på. Klikk på OK vil lagre innholdet i vinduet og lukke vinduet. Klikk på Avbryt vil lukke vinduet uten å lagre. Klikk på Lagre vil lagre innholdet men beholde vinduet åpent. Lagre knappen vil være nedtonet når det ikke er noe som trenger å lagres. Så snart du har registrert data som ikke er lagret, vil skriften på knappen komme frem i sort. Dette indikerer at du har utført noe som ikke er lagret. Du må flytte markøren til et annet felt for at systemet skal oppdage at du har registrert noe i et felt, og fremheve Lagre-knappen. Oppslagsknapp: Her er det brukt en annen type knapp, en oppslags-knapp. Når denne står bak et felt betyr det at du kan taste informasjon direkte i feltet dersom du vet hva du skal taste. Hvis du må slå opp i tilhørende kartotek for å finne det som skal registreres kan du trykke på knappen med 3 prikker. Programmet vil da foreta et oppslag som vises i eget bilde. Når du har funnet det du skal bruke kan du dobbeltklikke denne linjen i oppslagsbildet, eller merke den ved å klikke en gang på den og deretter taste Enter. Avkryssingsboks: Her kan du angi om den angitte egenskapen er gjeldende eller ikke. Avkryssingsboksen kan kun ha 2 betydninger: Av eller På. Når boksen er helt hvit er funksjonen Av, når det står en hake inne i boksen, som på eksemplet, er funksjonen På. Klikk inne i boksen med musen for å veksle mellom Av og På. Statuslinje: Nederste venstre hjørne på selve programvinduet vil vise en statustekst med utfyllende informasjon om hva som for øyeblikket skjer i systemet. Teksten vil forandre seg etter hvilke funksjoner du utfører i programmet. Skilleark: En del av vinduene som brukes i programmet har form som et kartotek, med flere kartotekkort. Kortene ordner informasjonen i vinduet på en oversiktlig måte. Disse kartotekkortene har flere navn, de kalles også skilleark, faner og lignende. Eksemplet viser et kartotek som har 4 skilleark, og det er nå det første skillearket Navn som vises i skjermbildet. Du veksler mellom de forskjellige skillearkene ved å klikke på teksten øverst på sklillearkene. Administrere vinduer Til høyre på tittellinjen til vinduet sees tre små knapper. I et vanlig vindu vil det være en rekke med 3 knapper, hvis du ser 2 rekker med knapper slik som i bildet over betyr det at vinduet er maksimert slik at det dekker hele arbeidsområdet. Den øverste rekken med knapper gjelder da for selve programmet, mens den nederste rekken gjelder for det aktuelle vinduet. Maritech Lønn Brukerhåndbok Appendix 131

132 Knappen helt til høyre med et X på brukes til å stenge vinduet. Dersom du klikker denne knappen i den øverste rekken, avslutter du selve programmet. Du kan legge vinduer midlertidig til side uten å lukke de helt. Dette kalles å minimere vinduet. Hvis du klikker på knappen helt til venstre med et strek _ på legger du vinduet passivt i nederste del av arbeidsområdet. Du vil da bare se tittelen og de 3 knappene. Vinduet er da fortsatt åpent, og du henter det frem igjen ved å klikke på den midterste knappen. Den midterste knappen styrer størrelsen på vinduet. Vinduet kan være en liten del av arbeidsområdet (normalt) eller du kan be vinduet dekke hele arbeidsområdet (maksimert). Hvis den midterste knappen viser bare en firkant (se øverste rekke i bildet) betyr det at vinduet er i normal størrelse, et klikk på knappen vil da maksimere vinduet slik at det dekker hele arbeidsområdet. Knappen vil da endre seg til to overlappende firkanter (se nederste rekke i bildet). Et klikk på knappen med to firkanter vil bringe vinduet tilbake til normal størrelse. Vinduer som er i normal størrelse kan flyttes dit du ønsker det på skjermen. For å flytte et vindu holder du musmarkøren (pilen) på tittellinjen til vinduet (den blå linjen som har de 3 kanppene helt til høyre). Trykk på venstre musknapp og hold denne nede mens du flytter på musen. Vinduet vil da følge med, når du har flyttet vinduet dit du ønsker slipper du musknappen igjen. Størrelsen på vinduer kan endres mer detaljert enn bare maksimert og normal. Ved å holde musmarkøren akkurat i kanten av et normalt vindu vil markøren forandre seg til en strek med piler i hver ende. Når markøren har dette utseendet kan du holde venstre musknapp nede og flytte musen. Kanten på vinduet vil da bli med i den retning du flytter musen. Når du har fått ønsket størrelse på vinduet slipper du musknappen igjen. Du kan endre størrelsen til de fleste vinduer både i høyde og bredde, ved å ta tak i den aktuelle kanten. En oversikt over samtlige åpne vinduer finnes på nederste del av menyen under menyvalget Vindu på hovedmenyen. Det vindu du klikker på i menyen blir aktivt. Av eksemplet fremgår det at 2 vinduer Avdelinger og Hovedbok er åpne, og at hovedbok er det aktive vinduet nå (markert med en hake). Menyvalget Overlappe gjør at vinduene legges delvis skjult bak hverandre. Tittellinjene til alle vinduene vil vises slik at du enkelt kan aktivisere ønsket vindu ved å klikke på denne. Side ved side vannrett gjør at alle vinduene blir like store, og at de stilles over hverandre. Side ved side loddrett gjør at alle vinduene blir like store, og at de stilles ved siden av hverandre. Stable gjør at hvert enkelt vindu fyller hele arbeidsområdet og plasserer vinduene oppå hverandre slik at du bare ser det fremste vinduet. Minimer alle vinduer gjør at alle vinduene gjøres passive og legges i nederste del av arbeidsområdet. Maritech Lønn Brukerhåndbok Appendix 132