SLUTTRAPPORT FRA AGENDA KAUPANG OM ORGANISERING, STYRING OG LEDELSE FORELØPIG ORIENTERING

Transkript

1 Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: Saksbehandler: Journalnummer: Magne Hegna 2009/1204 SLUTTRAPPORT FRA AGENDA KAUPANG OM ORGANISERING, STYRING OG LEDELSE FORELØPIG ORIENTERING Saken i korte trekk Denne saken omhandler sluttrapporten fra AGENDA Kaupang om evaluering av organisering, styring og ledelse ved Høgskolen i Telemark (HiT). Det er i saken gitt et sammendrag av sluttrapportens forslag og anbefalinger uten ytterligere kommentarer eller vurderinger. Tilråding Jeg råder styret til å gjøre slikt vedtak: Bakgrunn Styret tar saken til orientering. Styret vedtok i S-sak 78/09 at høgskolens organisering, styring og ledelse skal evalueres. Som det tidligere er orientert om, er oppdraget med å forestå evalueringen gitt til AGENDA Kaupang. I S-sak 38/10 orienterte jeg om status for evalueringen og om plan for den videre framdrift. AGENDA Kaupang har nå lagt fram sin sluttrapport, datert , jf. vedlegg. I samsvar med det som ble opplyst i S-sak 38/10, legges sluttrapporten med dette fram for styret til foreløpig orientering. Vurdering AGENDA Kaupang har i evalueringen i det alt vesentlige benyttet en kvalitativ tilnærming. Ved utvikling av analyser og forslag har det vært lagt vekt på dialog i form av: Informantintervjuer, gjennomført som individuelle intervjuer eller gruppeintervjuer med i alt ca. 80 personer ved HiT, samt med noen representanter fra næringslivet og offentlig forvaltning. Fagfelle- eller peer-review -vurderinger, Drøftinger underveis i referansegruppa som har vært oppnevnt. Dessuten har AGENDA Kaupang ved oppstart av evalueringsarbeidet gjennomgått og analysert en del sentrale dokumenter fra HiT. Nedenfor følger en sammenfatning av sluttrapporten med AGENDA Kaupangs forslag og anbefalinger. På dette stadiet i saksprosessen legger jeg ikke fram egne kommentarer til eller vurderinger av forslagene og anbefalingene.

2 2 De best fungerende sidene ved HiT og de største utfordringene I rapporten pekes det på følgende sterke sider ved HiT: HiT er en veldrevet høgskole, som er godt administrert og har gode fellestjenester. Organisasjonskulturen preges av etterrettelighet og ryddighet. Undervisningen blir beskrevet som god. Arbeidsmiljø og studentmiljø beskrives som godt, og det er lite støy i organisasjonen, Studiestedene beskrives som et godt utgangspunkt for organisering av studentenes liv og studier. Høgskolen har gode og veladministrerte lokaler. Videre pekes det på følgende hovedutfordringer: Høgskolen bør styrke de strategiske ledelsesfunksjonene. Den sentrale ledergruppa er for stor og dominert av informasjon, kontroll og rapportering. Avdelingene kan synes å ha fått en for autonom stilling på beskostning av institusjonens samlede styringsevne. For stor grad av delegering kan være en hemsko for gjennomføring av viktige utviklingsoppgaver ved høgskolen. Aldersammensetningen for det vitenskapelige personalet, spesielt ved Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (EFL), er bekymringsfull. Det kan være en utfordring at HiT hele tiden må basere seg på import av studenter fra andre regioner i langt større grad enn andre høgskoler. HiT synes fortsatt å lide under at kulturforskjeller og store geografiske avstander medfører at den framstår som en noe fragmentert høgskole med lite fellestenkning om hvordan høgskolen skal møte framtida. Samarbeidet med lokalt næringsliv og offentlig sektor kan bli bedre. Universitetssatsingen kan synes å være forholdsvis svakt forankret innad. Faglig videreutvikling muligheter og virkemidler Sluttrapporten har et eget kapittel om faglig videreutvikling muligheter og virkemidler. Det pekes her på følgende faglige utviklingsmuligheter: Samarbeid og/eller sammenslåing mellom idrett og friluftsliv (Bø) og kroppsøving (Notodden), Tettere samarbeid om språkfagene i forbindelse med utvikling av ny allmennlærerutdanning (GLU). Utvikling av fellesområder mellom lærerutdanningene (Notodden og Porsgrunn) og barnevernpedagog- og vernepleierutdanningene (Porsgrunn). Samarbeid mellom informatikk (Bø) og teknologi (Porsgrunn). Samarbeid mellom økonomi (Bø) og teknologi (Porsgrunn). Utvikling av felles tilbud mellom idrett og friluftsliv (Bø) og helsefag (Porsgrunn). Samarbeid og/eller felles faglig utvikling mellom kulturfagene (Bø, Notodden og Rauland). Samarbeid mellom miljøfagene (Bø) og teknologi (Porsgrunn). Med bakgrunn i det som kom fram gjennom informantintervjuene, oppleves følgende som hindringer for videre faglig utvikling og samarbeid:

3 3 Det legges betydelig vekt på ulikheter i kultur mellom avdelingene, spesielt mellom universitets- og profesjonstradisjonen. De store geografiske avstandene tillegges en viss vekt. Det oppleves av mange som om budsjettfordelingsmodellen, ordningen med internfakturering, samt prinsippene for fordeling av studiepoeng på avdelingene og for utarbeidelse av arbeidsplaner ikke legger til rette for utvikling av tilbud på tvers. De formelle kanalene for avklaring av faglige satsinger og utviklingstiltak har ikke skapt gode nok prosesser og engasjement. Den årlige plan- og budsjettprosessen er i for liten grad koblet sammen med faglige utviklingsprosesser. AGENDA Kaupang konkluderer med at det synes å foreligge et faglig utviklingspotensial som ikke utløses eller utfordres i tilstrekkelig grad gjennom dagens systemer, ordninger og prosesser. Ett av virkemidlene for å utnytte dette utviklingspotensialet kan være å innføre endringer i den faglige organiseringen. Organisering forslag og anbefalinger Prinsipper for alternativ faglig organisering AGENDA Kaupang foreslår som prinsipp for inndeling på avdelingsnivå at fagområder som enten naturlig hører sammen eller som kan forsterke eller utfylle hverandre, organiseres sammen. Disse avdelingene bør være fullt utbygd fra bunn til topp, dvs. at avdelingene bør omfatte årsenheter, bachelorgradsstudier, profesjonsstudier, mastergradsstudier og doktorgradsprogram, så vel som FoUog formidlingsvirksomhet. Videre bør satsingsområder, for eksempel forskningsklynger, i størst mulig grad knyttes til den enkelte avdeling. Dette prinsippet gir som konsekvens at fagmiljøene må ha både en viss bredde og tyngde for å kunne bære alle de ulike fagmiljøene. AGENDA Kaupang foreslår på dette grunnlag en overgang fra 4 til 3 avdelinger ved HiT. Det foreslås videre at benevnelsen fakultet benyttes i stedet for avdeling. Når det gjelder prinsipper for inndeling på grunnenhetsnivå, blir det vist til at dagens ordning ved HiT med instituttinndeling passer bedre for studier som er organisert etter en fag- og disiplinbasert inndeling enn for studier som er organisert ut fra en yrkesrettet profesjonsinndeling. AGENDA Kaupang mener derfor at for studier som hører inn under EFL og Avdeling for helse- og sosialfag (HS), vil en inndeling av grunnenheter som følger det enkelte profesjonsstudium passe bedre. Det foreslås derfor å organisere grunnenhetsnivået ved disse avdelingene i studielederområder som følger profesjonsstudiene. AGENDA Kaupang ser ingen tungtveiende grunner til samme faglige inndelingsprinsipp i alle fakultetene. Det betyr at instituttinndeling basert på fag eller disipliner fortsatt kan følges der hvor dette er mest hensiktsmessig. Forslag til tre alternative fakultetsinndelinger I rapporten fra AGENDA Kaupang skisseres det tre alternative fakultetsinndelinger. Alternativ A inneholder følgende tre fakulteter: Fakultet for helse og utdanning. Fakultet for kultur og miljø. Fakultet for teknologi. Den største endringen i forhold til dagens avdelingsinndeling er opprettelsen av et bredt

4 4 profesjonsfakultet for helse og utdanning. Institutt for folkekultur er foreslått organisert sammen med de nåværende allmennvitenskapelige fagene, herunder kulturfagene, i et nytt fakultet for kultur og miljø. For fakultet for teknologi foreslås det ingen endringer i forhold til dagens Avdeling for teknologiske fag (TF). De tre fakultetene bygger på en inndeling i til sammen 13 grunnenheter, fordelt på institutter og studielederområder iht. til det prinsipp for inndeling på grunnenhetsnivå som det er redegjort for ovenfor. Alternativ B inneholder følgende tre fakulteter: Fakultet for helse og utdanning. Fakultet for kultur og miljø. Fakultet for teknologi og økonomi. Forslaget er det samme som for alt. A når det gjelder de to førstnevnte fakultetene. Det nye i dette alternativet er fakultet for teknologi og økonomi, der det foreslås at nåværende institutt for økonomi og informatikk overføres fra nåværende Avdeling for allmennvitenskapelige fag (AF). Samlet antall institutter og studielederområder er det samme som under alt. A. Alternativ C inneholder følgende tre fakulteter: Fakultet for kultur, utdanning og humanistiske fag. Fakultet for helse- og sosialfag. Fakultet for teknologi, økonomi og miljø. Alternativ C innbærer de største endringene i forhold til dagens avdelingsinndeling. Unntaket er fakultet for helse- og sosialfag, som er tilnærmet lik dagens HS, men med overgang til studielederområder i stedet for institutter. Fakultet for kultur, utdanning og humanistiske fag blir et bredt og tungt fakultet innen alle disse fagområdene. Fakultet for teknologi, økonomi og miljø forsterker samarbeidsmulighetene mellom de teknologiske fagene og økonomi, IT og miljøfagene ved dagens AF. Også dette alternativet bygger på en inndeling i til sammen 13 grunnenheter fordelt på institutter og studielederområder iht. til det prinsipp som er nevnt ovenfor. AGENDA Kaupangs anbefaling AGENDA Kaupang ser alt. C som det beste utgangspunktet for å revurdere den faglige organiseringen. Det legges i den forbindelse vekt på: Mulighetene for å oppnå gevinster, bl.a. for utviklingen av ny allmennlærerutdanning, dersom det lykkes å forene de humanistiske fagene, samt idrettsfagene og lærerutdanningsfagene på en bedre måte. Mulighetene til å skape nye fagtilbud innenfor det teknologiske fagfeltet i bred forstand, ved

5 5 bedre samarbeid mellom de teknologiske fagene og økonomi, informatikk og miljøfagene. AGENDA Kaupang mener videre at alt. C, i tillegg til å være mest i samsvar med de faglige utviklings- og samarbeidstiltak som det ble pekt på i informantintervjuene, vil kunne ivareta HiTs samfunnsansvar på en god måte, herunder det regionale ansvaret. Styring forslag og anbefalinger I AGENDA Kaupangs rapport blir det vist til lov om universiteter og høgskoler (UH-loven) 9-3 (3) som åpner for at HiT kan velge å gå over til en ordning med eksternt styreflertall. Det framgår av rapporten at det i informantintervjuene ble uttrykt skepsis til en slik ordning. Mange mener en kan få et styre med for liten innsikt i og forståelse for det særegne ved høyere utdanning. På denne bakgrunn anbefaler ikke AGENDA Kaupang en overgang til eksternt styreflertall. For øvrig foreslås det ingen endringer i ordningene for medbestemmelse og medinnflytelse ved HiT med følgende unntak: Det anbefales at beslutninger som tas av dekaner og instituttledere i større grad må dokumenteres skriftlig. Ledelse forslag og anbefalinger Rektor og direktør AGENDA Kaupang har vurdert muligheten for en overgang til en ordning med åremålstilsatt rektor som den øverste daglige leder, og med en direktør som administrasjonssjef. Det framgår av rapporten at det både i informantintervjuene og i fagfellevurderingene var et klart flertall for en slik løsning. På denne bakgrunn anbefaler AGENDA Kaupang at HiT bør gå over til en ordning med tilsatt rektor. Som det videre framgår, forutsetter denne ordningen at en av de eksterne styremedlemmene utpekes som styrets leder, jf. UH-loven 9-3 (1). Som begrunnelse for en ordning med tilsatt rektor legges det vekt på at: Prorektor Rektor kan gis et klart ledelsesmandat. Det skapes klarhet i forholdet mellom styring og ledelse ved at rektor ikke lenger er styreleder. Det kan legges opp til en grundig tilsettingsprosess for å kvalitetssikre utvelgelsen. Ved eventuell overgang til tilsatt rektor skisserer AGENDA Kaupang følgende ordninger for prorektorstillingen: Stillingen bortfaller fordi det ikke er aktuelt å tillegge faste oppgaver til en slik stilling ut over å være rektors stedfortreder. Dette stedfortrederbehovet, som antas bare å gjelde for kortere perioder eller for mindre oppgaver, kan dekkes ved at en av dekanene fungerer i rektorstillingen etter en fastsatt rekkefølge. Stillingen beholdes og gis faste ledelsesoppgaver i tillegg til stedfortrederfunksjonen. I så fall bør det overveies å forsterke den sentrale ledelsesfunksjonen med to prorektorer, en med ansvar for undervisningen og en med ansvar for FoU-virksomheten. AGENDA Kaupang anbefaler sistnevnte løsning, dvs. en ordning med to prorektorer med oppgaver som skissert. Videre anbefales det at stillingene lyses ut som åremålsstillinger på samme måte som for

6 6 rektorstillingen. Lederorganer på institusjonsnivå Av AGENDA Kaupangs rapport framgår det at det gjennom informantintervjuene framkom betydelige innvendinger mot sammensetning og funksjonsmåte for lederorganer og andre organer på institusjonsnivå. Disse er i rapporten oppsummert som følger. Ledergruppa er for stor og med for sterkt preg av å være et informasjons- og drøftingsorgan heller enn en strategisk ledergruppe med hovedvekt på overordnet ledelse. Tilsvarende spørsmål som nevnt under foregående punkt, kan stilles ved arbeidet med strategisk plan og sammenhengen mellom strategiarbeidet, studieporteføljegjennomgangen og universitetsprosjektet. Det bør vurderes om arbeidet med strategiske spørsmål i større grad bør konsentreres i lederorganer på institusjonsnivå. Det kan være grunn til å stille spørsmål ved om ikke dekanene, som øverste ledere av den faglige virksomhetene ved avdelingen, bør være medlemmer i FoU-utvalget. På grunnlag av ovennevnte anbefaler AGENDA Kaupang at HiT vil være tjent med å foreta en gjennomgang av sine lederorganer på institusjonsnivå, og da særlig med tanke på: En reorganisering av den sentrale ledergruppa slik at den bare består av rektor, prorektor(er), direktør og dekaner. En bedre sammenheng mellom arbeidet med strategisk plan, studentporteføljegjennomgangen og universitetsprosjektet. Arbeidet med studieporteføljegjennomgangen kan muligens overtas av et sentralt utdanningsutvalg. En revurdering av FoU-utvalgets sammensetning for å gi plass til dekanene i dette utvalget. Ledelsen på fakultets- og grunnenhetsnivå Med bakgrunn i det som kom fram gjennom informantintervjuene, anbefales det ingen endringer i lederstrukturen på fakultets- og grunnenhetsnivå. Lederstøtte og ledelsesutvikling AGENDA Kaupang mener det er behov for å øke støtten til lederne på grunnenhetsnivå. Det pekes på at ved eventuell overgang fra fire avdelinger til tre fakulteter, vil det bli en reell brutto innsparing av kostnader til ledelse og administrasjon. Det anbefales å benytte eventuelle innsparte midler til en forsterkning av administrativ lederstøtte på grunnenhetsnivå. Videre anbefaler AGENDA Kaupang å etablere ordninger for såkalt driftsintegrert ledelsesutvikling, konsentrert om følgende grupper. Rektor, prorektor(er) og dekaner. Institutt- og studieledere. Det framgår at driftsintegrert ledelsesutvikling innebærer stor vekt på individuell og kollektiv tilpasset veiledning, konkret tilknyttet de aktuelle lederutfordringer. Jeg er viser til gjennomgangen ovenfor, og mener at styret nå bør ta saken til orientering. Nils Røttingen høgskoledirektør

7 7 Vedlegg: Sluttrapport fra AGENDA Kaupang m/ vedlegg.