Ledelse som medisin! Rektors tiltaksplan for medvirkning og internkommunikasjon

Transkript

1 1 Ledelse som medisin! Rektors tiltaksplan for medvirkning og internkommunikasjon Rådgiver Kirsti Jensen Rektors stab organisasjon og informasjon Kirsti Jensen

2 2 Hvorfor? Endringer i offentlig sektor (NPM) Endringer i utdanning Endringer i forskningsorganisering Endringer i (kunnskaps)samfunnet

3 3 Hva ønsket vi å oppnå? Økt kapasitet for strategiske beslutninger Mer effektive beslutningsprosesser Bevare og videreutvikle universitetet som en særskilt demokratisk institusjon

4 4 Hvilke grep gjorde vi? Økt autonomi for enhetene; basert på strategi og handlingsplaner, støttet av mål- og resultatstyring Økt ansvar for ledere på alle nivå Enhetlig ledelse: akademisk leder ansvarlig for akademiske OG administrative saker Tydeligere beslutnings- og kommunikasjonslinje Styrer på fakultets- og instituttnivå erstattet av mer strategisk orienterte råd med ekstern representasjon Rektor oppnevnes av og rapporterer til Styret; (ekstern) styreleder oppnevnes av Kunnskapsdepartementet Dekaner og prorektorer oppnevnes av styret etter forslag fra Rektor; instituttledere velges

5 5 Forutsetninger Overføring av tillit: fra struktur til individ Kommunikasjon og prosesser Fellesnevneren: Ledelse!

6 6 Intern evaluering/utvikling Intern prosess om fremtidig styring og ledelse av institutter Instituttleders viktigste ansvarsområder/arbeidsoppgaver Viktigste kvalifikasjoner Valgt eller ansatt Strukturer for medbestemmelse Medarbeidersamtaler og personalansvar Organisering av store institutt Majoriteten ønsker seg en leder tydelig i diskusjoner av både arbeidsoppgaver, kvalifikasjoner og rekruttering Rolleforståelse, lojalitet og akademisk forståelse viktig Behov for utvikling av fjerdenivået Administrasjon og økonomi viktig strategisk ansvar eller tidkrevende prakk?

7 7 Ekstern evaluering Stein Rokkan senter for flerfaglige samfunnsstudier: Evaluering av styring og ledelse ved NTNU. Rapport Spørreundersøkelse til ledere og ansatte, intervju med strategiske grupper og informanter NB! Tidlig evaluering: Under tre år etter beslutning, mindre enn ett år etter at siste endringer ble implementert NB! Lav svarprosent: 111 (65 %) ledere, bare 296 (30 %) ansatte

8 8 Rokkansenteret 2008 Enhetlig ledelse Tabell 3.1: De ansattes vurdering av enhetlig ledelse ved NTNU Prosent, gjennomsnittlig N=295 Helt enig/enig Verken/ eller Helt uenig/uenig Har ført til klarerere ansvarsforhold ved NTNU Styrker de faglige oppgavene Forbedrer beslutningsdyktigheten ved NTNU Vet ikke Tot Tabell 3.2: Ledernes vurdering av enhetlig ledelse ved NTNU Prosent, gjennomsnittlig N=106 Helt enig Enig Uenig Helt uenig Tot Har ført til klarerere ansvarsforhold ved NTNU Styrker de faglige oppgavene Forbedrer beslutningsdyktigheten ved NTNU

9 9 Rokkansenteret 2008 Kommunikasjon og samordning Det er knyttet en rekke mulige endringer til de senere års omorganiseringer ved NTNU. I hvilken grad opplever du en forbedring eller forverring når det gjelder følgende sider ved NTNU? Tabell 2.1: Ansatte (Prosent, N=296) Forbedring Ingen endring Forverring Vet ikke Tot Kommunikasjonen mellom styringsnivåene Samordning på tvers av enheter og fakultet Informasjonsflyten ved NTNU Tabell 2.5: Ledere (Prosent, N=106) Stor forbedring Forbedring Forverring Stor forverring Tot Kommunikasjonen mellom styringsnivåene Samordning på tvers av enheter og fakultet Informasjonsflyten ved NTNU

10 10 Rokkansenteret 2008 Medvirkning og innflytelse Det er knyttet en rekke mulige endringer til de senere års omorganiseringer ved NTNU. I hvilken grad opplever du en forbedring eller forverring når det gjelder følgende sider ved NTNU? Tabell 2.1: Ansatte (Prosent, N=296) Forbedring Ingen endring Forverring Vet ikke Total Min innflytelse i organisasjonen De ansattes muligheter for medbestemmelse

11 11 Kvalitetsreformen 2006 Medvirkning valgt-ansatt Tabell 3.15: I hvilken grad føler du å ha mulighet til å påvirke den overordnede utviklingen/strategien ved din grunnenhet (prosent) Meget stor grad Noen grad Liten grad Meget liten grad Tot Valgt (n=1594) Ansatt (n=435) Tabell 3.16: Er du fornøyd med måten din enhet/ditt institutt/din avdeling ledes på etter Kvalitetsreformen? (prosent) Svært fornøyd Litt fornøyd Ikke særlig Ikke i det hele tatt Tot Valgt (n=1562) Ansatt (n=427)

12 12 Kvalitetsreformen 2006 Hvordan utøves innflytelse? Tabell 3.14: På hvilken måte går du vanligvis fram for å påvirke en beslutning som gjelder forhold ved din grunnenhet? Prosent. (N=100prosent) Samtale Skriftlig henvendelse Totalt Ledelse Repr. i valgt organ Fagforening Ledelse Repr. i valgt organ Fagforening (n=1870)

13 13 Rokkansenteret 2008 (tilleggsdata) Valgt eller tilsatt ledelse Mener du at lederen av grunnenheten bør være valgt eller ansatt? Valgt Ansatt Vet ikke N Totalt Alle ansatte NTNU Teknisk-administrativt ansatte Vitenskapelig ansatte Vitenskapelig ansatte NTNU

14 14 Tiltaksplanen oppsummert Kommunikasjon: ledelsen og de ansatte Blogg med e-postadresse og kommentarfelt Nytt, interaktivt intranett Årlige allmøter Kommunikasjon: nivå 1 og 3 Årlige dialogmøter med fakultet og institutt Instituttlederforum Kommunikasjon: Rektors lederlinje Jf. egen sak om lederutvikling/lederopplæring Videreutvikling av medarbeidersamtale Utvikling av nivå 4 Transparens i lederprosesser: Dekanmøtene på egen nettside Transparens i lederbeslutninger: Beslutningsprotokoll på nett Transparens og tilgjengelighet: Søkefunksjon for Styret, råd og utvalg Utvidelse i bredden: månedlige kontaktmøter med organisasjonene Direkte medvirkning: nedfelt i revidert Tilpasningsavtale Medvirkning på nivå 2 og 3 Utvikling av lokale tiltaksplaner basert på egne utfordringer og behov

15 15 Tiltaksplanen oppsummert Kommunikasjon: ledelsen og de ansatte Blogg med e-postadresse og kommentarfelt Nytt, interaktivt intranett Årlige allmøter Kommunikasjon: nivå 1 og 3 Årlige dialogmøter med fakultet og institutt Instituttlederforum Kommunikasjon: Rektors lederlinje Jf. egen sak om lederutvikling/lederopplæring Videreutvikling av medarbeidersamtale Utvikling av nivå 4 Transparens i lederprosesser: Dekanmøtene på egen nettside Transparens i lederbeslutninger: Beslutningsprotokoll på nett Transparens og tilgjengelighet: Søkefunksjon for Styret, råd og utvalg Utvidelse i bredden: månedlige kontaktmøter med organisasjonene Direkte medvirkning: nedfelt i revidert Tilpasningsavtale Medvirkning på nivå 2 og 3 Utvikling av lokale tiltaksplaner basert på egne utfordringer og behov