Høgskolen i Telemark Styret

Transkript

1 Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: Journalnummer: / Saksbehandler: Nils Røttingen STYRESEMINARET 31. MARS - 1. APRIL - OPPSUMMERING OG OPPFØLGING 1. Bakgrunn På styreseminaret i Langesund torsdag 31. mars og fredag 1. april ble følgende tema drøftet: Den nye loven om universiteter og høyskoler (heretter: UH-loven) Strategisk styring (styringsverktøy) Strategisk fagutvikling UH-loven, som blir satt i verk fra 1. august 2005 med overgangsordninger fram til 1. august 2007 for styring og ledelse ved de statlige høgskolene (vedlegg 1 og referatsak 42/01), vil kreve oppfølging i høgskolen innen personal-, studie- og økonomiforvaltningen. Styret vil få seg forelagt saker fortløpende om dette. Spesielt vil styret måtte ta stilling til eventuelle nye ordninger for styring og ledelse. På seminaret ble disse alternative løsningene skissert når det gjelder det sistnevnte temaet (vedlegg 2): Nåværende modell for ledelse på institusjonsnivået med valgt rektor og tilsatt direktør kan føres videre etter 1. august 2007, men det må gjøres særskilte styrevedtak om prorektorfunksjonen og om eventuell ekstern rekruttering av rektor. Styret kan videreføre nåværende ledelsesmodell, men vedta annen styresammensetning. Styret kan vedta at rektor skal tilsettes på åremål, med de endringene som vil følge av det. Prolongering av prorektorfunksjonen, annen styresammensetning og åremålstilsetting av rektor krever tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer. Om strategisk styring (styringsverktøy) ble følgende oppsummerende spørsmål formulert: Hvordan når vi målene i strategisk plan? Trenger vi produksjonsmål? Hvilke? Må vi stille resultatkrav til lederne? Hvilke? Trenger vi bedre resultatrapportering? Trenger vi en systemrevisjon? Hva må revideres? Om strategisk fagutvikling ble slikt forslag lansert: 1. Avdelingene melder nye forslag innen en gitt frist (bottom up) 2. Forslagene blir vurdert ut fra følgende kriterier a) Markedspotensial b) Samsvar med strategisk plan c) Kompetanse i HiT d) Økonomi 3. Styret vedtar en gang per år etablering, nedlegging og justering av studieprogrammet, og samordner med budsjettarbeidet, informasjonsvirksomheten m.v. (top down)

2 2 Nedenfor skal jeg presentere og vurdere noen forslag til oppfølging av styreseminaret. 2. Vurdering 2.1 UH-loven På styreseminaret var det flere som mente at spørsmål om organisering, styring og ledelse - samt høgskolens administrasjonsordning - må sees i sammenheng. Som kjent, har styret fastsatt ny organisering, styring og ledelse på avdelings- og instituttnivåene fra 1. august Avdelings- og instituttinndelingen ble i den sammenheng vurdert, dekaner og instituttledere med både faglig og administrativt ansvar ble tilsatt på åremål for fire år, og avdelings- og instituttstyrene ble nedlagt (S-sak 93/02 og S-sak 110/02). Om administrasjonsordningen har styret gjort slikt vedtak (S-sak 138/03, pkt. 6): "Styret forutsetter at ny strategisk plan vil ha med mål for utvikling av organisasjonen, og ber om at styret, som en oppfølging av planen på dette punkt, våren 2005 får forelagt seg sak om hele administrasjonsordningen og da, blant annet, gis mulighet til å ta opp spørsmål om dimensjonering og organisering av administrasjon og støttefunksjoner. Ekstern ekspertise på organisasjonsutvikling bør trekkes inn ved ny gjennomgang av administrasjonsordningen." Det har vært en intensjon å evaluere ny organisering, styring og ledelse i god tid før perioden utgår ( ). Høgskolen har egen interesse av dette. I tillegg er Utdannings- og forskningsdepartementet interessert i hvilke erfaringer som er høstet ved HiT, og vil gjerne få tilsendt en evalueringsrapport, jf. min oppsummering av etatsstyringsmøtet i departementet og informasjonsutvekslingen i dette møtet. På bakgrunn av de synspunkt som kom til uttrykk på styreseminaret og egen vurdering, foreslår jeg at den videre prosessen initieres i løpet av høstsemesteret Nåværende organisering, styring og ledelse på avdelings- og instituttnivåene evalueres. Parallelt med dette blir administrasjonsordningen evaluert. Det kan være aktuelt med ekstern bistand. Med grunnlag i evalueringene og interne prosesser gjør styret sine vedtak, helst innen utgangen av vårsemesteret Deretter tar styret stilling til styring og ledelse på institusjonsnivået. Det spørsmålet bør være avklart høsten Med slik framdrift vil høgskolen ha nødvendige ordninger på plass før og også ha muligheter til å holde seg orientert om utviklingen på disse områdene ellers i universitets- og høgskolesektoren. 2.2 Strategisk styring (styringsverktøy) Som det framkom på styreseminaret, finnes det en rekke interne styringsverktøy i høgskolen, bl.a. disse: strategisk plan, handlingsplaner, årsplan, styringsdialogmøter med avdelingene, arbeidsplanordningen for tilsatte i faglige stillinger, delegeringsreglementet, budsjettforslaget for neste budsjettår, stillinger og stillingsramme, budsjettfordelingsmodellen, disposisjonsreglementet for de årlige enhetsbudsjettene, hovedregler for økonomiforvaltningen, administrasjonsordningen, kvalitetssikringssystemet, organisering, styring og ledelse, personalpolitikk, lokal lønnspolitikk, diverse reglement for kompetanseheving, regler for internkontroll (HMS), m.v. De bærende styrings- og ledelsesprinsipper som har blitt lagt til grunn i senere tid i høgskolen, er disse: Mål- og resultatstyring er etablert som styringsfilosofi i universitets- og høgskolesektoren og i HiT: Stortinget fastsetter overordnede mål for universitetene og høgskolene (samfunnsoppdraget), Utdannings- og forskningsdepartementet fastsetter resultatmål for institusjonene i de årlige

3 3 budsjettforslagene til Stortinget (St. prp. nr. 1) og i tillegg for de enkelte institusjoner i de årlige tildelingsbrevene, institusjonsstyrene fastsetter overordnede mål i sine strategiske planer og også resultatkrav for ledere og driftsenheter i årsplanene og når budsjettene fordeles. I senere år er institusjonenes handlingsrom sterkt utvidet gjennom delegert myndighet på en rekke områder. Det har inspirert og motivert institusjonenes styringsorganer og ledelse. På samme måte har styret ved HiT lagt til rette for delegering til lederne på ulike nivåer i høgskolen, bl.a. ut fra det synspunkt at for sterk styring kan føre til ansvarsfraskrivelse. Det har altså vært forsøkt gjennom rammestyring å få til en god balanse mellom styring, kontroll og lokal frihet. Økt rapportering om oppnådde resultater er motstykket til en sterk grad av delegering gjennom mål- og resultatstyring. Også ved HiT har vi merket at rapporteringen øker i omfang og frekvens. I tillegg til økonomirapportering og rapportering om personal- og organisasjonsspørsmål, fastsettes det i økende grad resultatindikatorer/produksjonsmål for utdannings-, forsknings- og formidlingsvirksomheten som det skal rapporteres på. Kvalitetssikring og kvalitetsutvikling skal gjennomsyre all virksomhet i sektoren. Ved HiT har styret fastsatt kvalitetssikringssystem for undervisningsvirksomheten. Dette er godkjent av Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT), men systemet blir hele tiden videreutviklet. De mest sentrale spørsmål styret nå må stille, er disse: Fungerer styret godt som strategisk organ? Blir for mange detaljspørsmål løftet opp for beslutning i styret? Er graden av og innretningen på delegering i høgskolen formålstjenlig? Får styret og ledelsen for øvrig gode nok styrings- og ledelsesdata eller bør det rapporteres oftere og/eller annerledes? Blir ressursene fordelt optimalt sett i forhold til de resultatmål som skal oppnås? Bør system, ordninger og rutiner nå revideres? Er planleggingen tilfredsstillende eller er den for omstendelig. Er det f.eks. for mange handlingsplaner. Jeg viser her til styrets ansvar og oppgaver etter UH-loven, som i stikkords form er disse: mål, strategi og planer, kvalitet (faglig virksomhet), effektiv drift (ledelse og organisering), økonomi (ressursdisponering), og kontroll (etterlevelse av lover og forskrifter). Jeg ser det slik at gjennomgangen som er skissert ovenfor av høgskolens organisering, styring og ledelse, samt administrasjonsordning, vil kunne få konsekvenser for forholdet mellom styret og daglig ledelse og for graden av delegering. Disse spørsmål bør derfor utsettes til endelig behandling etter at styret har truffet nødvendige vedtak om organisering, styring og ledelse m.v. Uavhengig av dette må imidlertid budsjettfordelingsmodellen vurderes fortløpende. Det vil her bli fremmet en sak for styret høsten 2005, jf. min merknad i S-sak 119/04 om fordelingen av budsjettet for Hovedregler for økonomiforvaltningen vil bli framlagt til styrebehandling i møtet 22. juni. Det vil ellers bli gjennomført en systemrevisjon som følge av iverksettingen av ny lov om universiteter og høgskoler. Strategisk plan blir fulgt opp gjennom årsplanene, som stadig bør forbedres, årlig rullering (første gang høsten 2006), og i den daglige virksomheten i høgskolen. Hovedansvaret her har høgskolens ledere på alle nivåer. Styringsdialogmøtene med avdelingene gjennomføres årlig hvert høstsemester av høgskolens ledere etter oppsatt mal for dette. Arbeidsplanordningen ble revidert av styret høsten 2004, har vært aktivt implementert i høgskolen, og vil bli gjort til gjenstand for rapport til styret høsten 2006 (S-sak 110/04). Disposisjonsreglementet fastsetter styret ved den årlige fordelingen av budsjettet, sammen med stillingsrammene for de enkelte driftsenheter.

4 4 Reglementene for kompetanseheving (rekrutteringsstipendordningen, ordningen med doktorgradsstipend, ordningen med stipend for høgskolelærere, førstelektorprogrammet og kompetanseutviklingsplanen) får styret til behandling med jevne mellomrom. Den lokale lønnspolitikken blir nå revidert, og vil bli framlagt til behandling i styret i inneværende år. Det som da i hovedsak gjenstår å ta stilling til, er spørsmål som gjelder omfanget av handlingsplaner og bedre styrings- og ledelsesdata. Når det gjelder handlingsplaner, forstår jeg det slik ut fra synspunkt som kom til uttrykk på styreseminaret at det normalt vil være tilstrekkelig med en strategisk plan som rulleres årlig, slik det nå legges opp til i høgskolen, og målrettede årsplaner, dvs. at arbeidet med handlingsplaner bare igangsettes på områder der dette er lovpålagt, der departementet ber om det, eller der styret gjør eksplisitt vedtak om det. Jeg viser her også til følgende formulering i strategisk plan for perioden : "Med utgangspunkt i den strategiske planen kan det fastsettes særskilte handlingsplaner på spesielle områder. Det gjøres egne beslutninger om hvilke handlingsplaner som skal utarbeides, på områder der det ikke er lovfestet at det skal være slike." I forrige strategiperiode var det utarbeidet handlingsplaner på følgende områder: fleksibel læring FoU-virksomheten internasjonalisering likestilling studenter med funksjonshemming studiekvalitet Jeg tar ellers sikte på å få vurdert om det bør innføres et nytt system for virksomhetsstyring i høgskolen (f.eks. Balansert målstyring) for å sikre bedre rapporteringsordninger og prognoseverktøy. Spørsmålet vil først bli drøftet i høgskolens ledergruppe og deretter i et møte i lederforum i høgskolen etter sommerferien. Eksterne firma må involveres i prosessen. Deretter vil styret få seg forelagt en sak om spørsmålet. Gjennom en slik prosess vil eventuell innføring av et nytt virksomhetsstyringssystem være godt forankret i organisasjonen, samtidig som høgskolen trekker veksler på komplementær kompetanse utenfra. For en gjennomgang av flere av de omtalte områdene vil det kreves prosjektmidler. Det vil jeg komme tilbake til i forbindelse med fordelingen av budsjettet for Det er selvsagt viktig at de ulike verktøy sees i sammenheng, og baseres på politiske styringssignaler, strategisk plan og styrets vedtak. Det er et lederansvar å sørge for denne typen samordning. 2.3 Strategisk fagutvikling Prosedyrene her er i dag slik at søknader om etablering av studier på lavere grads nivå, gjeldende fra og med påfølgende år, skal oversendes fellesadministrasjonen innen 15. oktober, jf. høgskolens Kvalitetshåndbok pkt Tidsfrister i rutine KSS-08 Søknad om akkreditering, etablering og nedlegging av studietilbud. Søknader om etablering av studier på høyere grads nivå og søknader om etablering av betalingsstudier og oppdragsutdanning behandles fortløpende. Jeg henviser ellers til bestemmelsene i Kvalitetshåndboken under den aktuelle rutinen om myndighet, generelle krav i forbindelse med etablering av nye studietilbud, m.v. (S-sak 139/03).

5 5 I S-sak 09/05 (budsjettforslaget for 2006) skrev jeg dette om spørsmålet: "Min generelle kommentar til forslagene om nye faglige tiltak, som er uferdige og som har kommet ulikt langt i planprosessen, er at det utvises stor faglig kreativitet i høgskolen. Det ser jeg på som meget positivt. Det som kreves nå, er å se tiltakene i sammenheng og å vurdere dem opp mot signalene i høgskolens nye strategiske plan og prognosene for høgskolens videre økonomiske utvikling. Jeg tar sikte på å få disse forholdene nærmere belyst i en egen styresak om høgskolens studieprogram for studieåret høsten I denne omgang er derfor forslagene til nye tiltak kun presentert i budsjettdokumentet med tilleggsmerknad om at styret senere vil ta endelig stilling til høgskolens studieprogram." Jeg mener altså at de synspunkt som framkom på styreseminaret om strategisk fagutvikling, er i godt samsvar med gjeldende prosedyrer i høgskolen og det signal som tidligere er gitt til styret om en gjennomgang av studieprogrammet høsten Tilråding Jeg tilrår at styret gjør slikt vedtak: Styret tar saken til orientering. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg: 1. Lov om universiteter og høyskoler 2. Lysark til styreseminaret 31. mars 2005 om ny lov om universitet og høgskolar