Visma Business - Sporbarhet automatgenererte transaksjoner

Transkript

1 Visma Business - Sporbarhet automatgenererte transaksjoner Bokføringsloven setter krav til dokumentasjon av systemtransaksjoner i regnskapssystemet. I dette dokumentet blir transaksjoner generert i systemet Visma Business beskrevet. Eksempler er transaksjoner til HB-konto for kunder/leverandører hhv. automatpostert mva. I eksempelet nedenfor vises en bunt med: en bilagslinje med en kundefaktura og inntektskonto med avgiftskode en bilagslinje med en leverandørfaktura med kostnadskonto og avgiftskode. Figur 1 Bilagseksempel Ved oppdatering vil det genereres følgende: en kundetransaksjon på kunde i kundetransaksjonstabellen en HB-transaksjon på HB-konto for kundefordringer (HB-konto 1510) en HB-transaksjon på HB-konto 3011 en mva-transaksjon på HB-konto 2610 (hentes fra tabellen Merverdiavgift ) en HB-transaksjon på HB-konto 4011 en mva-transaksjon på HB 2645 (hentes fra tabellen Merverdiavgift ) en leverandørtransaksjon på lev nr i leverandørtransaksjonstabellen en HB-transaksjon på HB-konto for leverandørgjeld (HB-konto 2440) Ved oppdatering vil samtlige transaksjoner tildeles et bilagsjournalnummer (dette nummeret tildeles av programmet og nummerserien kan ikke påvirkes av brukeren) og et revisjonsnummer, som viser rekkefølgen for genereringen av kunde-, leverandør-, og HB-transaksjoner. Rekkefølgen for transaksjonsgenereringen er helt logisk da programmet vil begynne på den første bilagslinjen og lage transaksjoner fra venstre til høyre på hver linje (debetkonto - debet avgiftskode kreditkonto kreditavgiftskode), det vil si programmet vil ut i fra bilagslinjene i eksemplet lage følgende transaksjoner: 1. Kundetransaksjon på kunde (Debetkontoen) 2. Automatgenerert HB-transaksjon på konto 1510 (Debetkontoen er en ikke-hb-konto, men initierer en automatgenerert transaksjon) Systemtransaksjoner Visma Business Side 1

2 3. HB-transaksjon på konto 3011 (Kreditkontoen) 4. Automatgenerert HB-transaksjon på utg. mva-konto (Initieres av at det finnes en kredit avgiftskode) 5. HB-transaksjon på konto 4011 (Debetkonto) 6. Automatgenerert HB-transaksjon på inng. mva-konto (Initieres av at det finnes en debet avgiftskode) 7. Leverandørstransaksjon på leverandør (Kreditkontoen) 8. Automatgenerert HB-transaksjon på konto 2440 (Kreditkontoen er en ikke-hb-konto, men initierer en automatgenerert transaksjon) Systemtransaksjoner Visma Business Side 2

3 Sporing av opprinnelsesbilagsnr. i versjon 4.60.x eller lavere av programmet, med verdien 2 angitt i feltet Aut. gen. trans. beh. i Bedriftsopplysninger Hvis verdien 2 er angitt i feltet Aut. gen. trans beh. i Bedriftsopplysninger, Figur 2 Kolonnen "Aut.gen.trans.beh." i tabellen Bedriftsopplysninger så vil alle automatgenererte HB-transaksjoner arve bilagsnummeret fra den bilagslinje som den automatgenererte transaksjonen stammer ifra. Hvis bunten over oppdateres vil vi da få følgende HB-, Kunde-, og Leverandørstransaksjoner. Her fremgår det tydelig at alle automatgenererte HB-transaksjoner får bilagsnummeret fra opprinnelsesbilaget. Rev. nr 1 og 7 er ikke synlige i HB-transaksjoner, ettersom disse er Kunde- hhv. leverandørtransaksjoner. Figur 3 Transaksjoner i tabellen "Hovedbokstransaksjoner" etter oppdatering av bunt Ettersom parameteret 2 er angitt i Bedriftsopplysninger, (= arv av bilagsnummer) så er det ikke nødvendig å involvere tabellene Kundetransaksjoner og Leverandørstransaksjoner i sporingen. Fra og med versjon 5.0 anbefales det at sporingen skjer fra tabellen Regnskapstransaksjoner. Tabellen er en sammenslåing av tabellene Hovedbokstransaksjoner Kundetransaksjoner Leverandørstransaksjoner Systemtransaksjoner Visma Business Side 3

4 Driftsmiddelstransaksjoner Fordelen med tabellen er å kunne se samlet alle transaksjoner i revisjonsnummerrekkefølge uansett om de er å henføre til HB-, Kunde-, Leverandør- eller Driftsmiddeltransaksjoner. Etter oppdatering av eksempelbunten vist først i dette dokument vil tabellen se slik ut: Figur 4 Eksempel fra tabellen "Regnskapstransaksjoner" etter oppdatering Systemtransaksjoner Visma Business Side 4

5 Sporing av opprinnelsesbilagsnr. i versjon 4.60.x eller lavere av programmet, når verdien 2 IKKE er angitt i feltet Aut. gen. trans. beh. i Bedriftsopplysninger Etter oppdatering vil tabellene Hovedbokstransaksjoner / Kundetransaksjoner / Leverandørtransaksjoner se slik ut: (De automatgenererte HB-transaksjonene er markert med sort) Figuren under viser HB-transaksjonstabellen, til denne har vi koblet til kundetransaksjons- og leverandørtransaksjonstabellen via underliggende tabell Oppdateringer (Det fungerer også ved å gjøre en kobling via underliggende tabell Oppdaterte bilag ). Figur 5 Samlet oversikt over alle transaksjoner etter oppdatering Ettersom vi vet at programmet alltid oppdaterer i samme rekkefølge på bilagslinjen, så er det bare å se bakover i Revisjonsnummerserien for å finne det opprinnelige bilagsnummeret for en automatgenerert transaksjon. Hvis vi for eksempel ser på HB-transaksjonen hvor Rev. nr = 8 og vil vite bilagsnummeret på den opprinnelige bilagstransen, så får en se oppover i Hovedbokstransaksjon-tabellen og den første transaksjon som en støter på og som IKKE er automatgenerert vil vise det opprinnelige bilagsnummeret (i dette eksempel ) For å få en heldekkende mulighet til sporing, MÅ det kobles Kunde- og Leverandørtransaksjoner til HB-transaksjoner via underliggende tabell Oppdaterte bilag. Vi ser det når vi vil søke Systemtransaksjoner Visma Business Side 5

6 bilagsnummeret for opprinnelsen til den automatgenererte HB-transaksjonen med Rev. nr. 2, da må vi søke etter Rev. nr. 1 som finnes i leverandørtransaksjonstabellen. Systemtransaksjoner Visma Business Side 6

7 Sporing av opprinnelsesbilagsnr. i versjon 5.0 eller høyere av programmet, når verdien 2 IKKE er angitt i feltet Aut. gen. trans. beh. i Bedriftsopplysninger Etter oppdatering av eksempelbunten vil tabellen Regnskapstransaksjoner se slik ut: (De automatgenererte HB-transaksjonene er markert med sort) Figur 6 Oppdatering i tabellen Regnskapstransaksjoner etter oppdatering. Automatposteringer er markert med sort For å finne frem til bilagsnummeret på bilagslinjen som initiert en automatgenerert HB-transaksjon må en her søke seg til nærmeste lavere revisjonsnr. som IKKE er automatgenerert. For å finne frem til opprinnelsesbilaget for HB-transaksjonen med Rev.nr. = 2 så finner en det på (Kunde) transaksjonen med Rev.nr. = 1, som er den nærmest laveste Rev.nr. som IKKE er automatgenerert. Hint: For å gjøre det tydeligere, hvilke HB-transaksjoner som er automatgenererte og også visuelt enklere å finne frem til opprinnelsesbilagsnummeret, så kan du hente frem feltet Bilagsnr. fra underliggende tabell Oppdaterte bilag, (markert med sort i figuren under) da vil alle automatgenererte transaksjoner vises uten verdi i den kolonnen, samtidig som vi vet at opprinnelsesbilagsnummeret er det første bilagsnummer som vises nærmest ovenfor den automatgenererte transaksjonen. Figur 7 Bilagsnummer hentet frem fra underliggende tabell "Oppdaterte bilag". Systemtransaksjoner Visma Business Side 7

8 Konklusjon: For beste og enkleste sporbarhet: Bruk ver 5x Angi verdien 2 i kolonnen Aut. gen. trans. beh. i Bedriftsopplysninger. Systemtransaksjoner Visma Business Side 8