Agenda. Presentasjon av Proplan AS Kundesenter/support Versjonsgjennomgang

Transkript

1

2 Agenda Presentasjon av Proplan AS Kundesenter/support Versjonsgjennomgang

3 Hvem er Proplan Etablert 1991 Lokalisert i Sør-Norge 61 ansatte Ca kunder Leverer løsninger innen økonomistyringssystemer Software leverandør Visma Platinium Partner

4 Hvorfor velge totalløsning?

5 Hvorfor velge en total-løsning? Alle systemer integrert mot ett kjernesystem Alle data samlet i felles database Slipper dobbeltregistrering Mindre feilkilder Bedre rapportering Sunnere økonomi

6 Proplan Support

7 Registrering av sak til support Du som kunde kan registrere saker til Proplan support på følgende måter: KundeWEB Registrering av via telefon til kundesenter: E-post

8 Saksgang Saker registrert på kundeweb, legger seg automatisk i kø på support i det du lagrer. Henvendelser på e-post, overføres av konsulent til sakssystemet og legges i kø. Henvendelser på telefon, registreres av kundekonsulent og legges i kø. Den raskeste måten å få registrert en sak til support, er som du ser ovenfor via Proplans kundeweb. Med noen få tastetrykk er saken lagt til behandling.

9 Saksgang Første ledige konsulent med kompetanse på ditt produkt kontakter deg. Kunder med supportavtale, eller nivåavtale vil bli prioritert.

10 Løsningstider Proplan sine mål er å gi deg som kunde rask og effektiv tilbakemelding med god kvalitet. For å oppnå våre mål om gode løsningstider, blir det jevnlig foretatt målinger av løsningstidene. Supportsakene følges daglig opp av Proplan kundesenter.

11 Åpningstider Åpningstider Kundesenter for registrering av sak Mandag Fredag kl. 08:00 16:00 Åpningstider support Mandag kl. 09:00 15:30 Tirsdag Fredag kl. 08:30 15:30

12 Kundeundersøkelser Daglig sendes det ut kundeundersøkelser til kontaktpersonene på supportsakene Kundeundersøkelsen består av 5 spørsmål Resultatene gjennomgås og analyseres jevnlig eventuelle forbedringer/tiltak iverksettes snarest Skulle du få en slik kundeundersøkelse på e-post, setter vi stor pris på din mening. Legg merke til at du kan gi oss en utdypende kommentar helt på slutten av undersøkelsen.

13 Registrering av sak på KundeWEB Alle kontaktpersoner kan ha brukernavn kundeweb For å motta brukernavn og passord send følgende informasjon til Kundenavn Kontaktperson E-postadresse Direktenummer/mobiltelefonnummer

14 Kort brukerveiledning til Proplans kundeweb Link til påloggingen: Klikk på Skriv inn brukernavn og passord Klikk på <Sak> i menyen til venstre Trykk <ENTER> på tastaturet når saksbildet kommer opp. Saken for automatisk et saksnummer, og kontaktinformasjon blir lagt inn ut fra ditt brukernavn. Legg inn beskrivende tekst i feltet til høyre for feltet Saksnr: Velg et produkt i rullelisten (Finner du ikke produktet det gjelder). Kryss av i ruten Vis alle produkter, og prøv på ny. Har du mer informasjon om saken skriv dette i felt 4 Opprinnelig beskrivelse

15 Eksempel på en sak 1. Skriv inn beskrivende saksinformasjon i dette feltet 2. Velg produkt 3. Skriv inn eventuelt mer informasjon i dette feltet. 4. Lagre

16 VISMA GLOBAL

17 Status Visma Global Vært i pilot siden Realese kandidaten var klar Versjon ble sluppet Visma Global Blir vedlikeholdsversjonen Sendes ut til alle kunder i månedsskifte sept/okt Neste hovedversjon blir Planlagt realese er sommer/høst 2009

18 Nytt design Hvorfor? Viktig for Visma Global Integrert mot mange Visma produkter Global har stor likhet mot andre VAF produkter Nå også likhet med produkter som Dokumentsenter Rapportering Visma har brukt mye tid og ressurser på merkenavnet Viktig og også få til felles gjennkjennelse på tvers av produktene

19 Nytt design Visma Design Skape mer ro og inntrykk av moderne arbeidsmiljø Bedre struktur på skjermbilder, samt høyere kvalitet på ikoner og andre grafiske elementer Ønsket og få til: Mer luft i skjermbildene Inakitivtet Guiding i skjermbildene Dette er implementert i ca1000 skjermbilder

20 Kundebildet 7.20

21 Kundebildet 7.30

22 GENERELT

23 DIV - nyheter Ny utskriftsdialog Tidsstyrte utskrifter Tidsstyrte rutiner

24 Ny utskriftsdialog Enkelt å velge antall kopier. Søkefunksjonalitet. Lage rapportpakker/favoritter. Sist brukte rapport. Vis rapport med nummer.

25 Ny utskriftsdialog antall kopier Skriv inn antall kopier rett i rapport tabellen.

26 Ny utskriftsdialog søke funksjonalitet Skriv inn det du søker etter og alle rapporter som innholder søkeordet returneres under Søke resultat

27 Ny utskriftsdialog rapportpakker/favoritter Velg de rapportene du ønsker i rapportpakken. Angi evt. antall kopier samt utvalg. Gi rapportpakken et navn og trykk på lagre.

28 Ny utskriftsdialog rapportpakker/favoritter Velg de rapportene du ønsker i Rapportpakken rapportpakken. lagres da under favoritter Angi og evt. kan antall enkelt velges kopier Gi ved rapportpakken behov. samt utvalg. et navn og trykk på lagre.

29 Tidsstyrte oppgaver Tidsstyrt start av utskrifter. Tidsstyrt start av satsvise rutiner. Utvalgte rutiner Kan være vi utvider til neste versjon Begge settes opp med intervall samt start- og stoppdato. Tidsstyrte utskrifter og jobber legger seg i skjermbildet for Jobboversikt slik at du har full kontroll på kommende hendelser.

30 Tidsstyrt start av utskrift Velg hvilke rapporter du ønsker skal skrives ut tidsstyrt. Sett opp ønsket intervall. Velg startog stopp dato samt klokkeslett. Gi så jobben et navn og trykk på lagre. Trykk så på Skriv ut for og aktiverer jobben.

31 Tidsstyrt start av satsvise rutiner Velg hvilken rutine du ønsker skal starte Sett tidsstyrt. opp ønsket intervall. Velg startog stoppdato samt klokkeslett. Gi jobben et navn og trykk på knappen Start for og aktivere jobben.

32 Teknisk Endring av batch håndtering I praksis betyr dette: Bedre stabilitet Forbedret hastighet Satsvise rutiner Bestillingsforslag Fakturering

33 Andre VAF nyheter Utvalg på farger Summering i Gridd

34 Utvalg på farger Sett filter på den fargen du måtte ønske.

35 Summering i gridd Mulighet til og sette summering på tall felt

36 REGNSKAP

37 Finans utvalgte nyheter Bilagsnummer register Revisor rolle Kopiering av linjer

38 Tildeling av bilagsnummer Nytt bilagsnummerregister hvorfor? Bedre kontroll på bilagsnummertildeling Bedre kontroll og sporbarhet av bilagsnummer Gjenbruk av slettede bilagsnummer Ved hull i bilagsnummerserien så vil systemet tette hullet Dublett- og bruddkontroll

39 Bilagsnummergruppe - Gjenbruk av bilagsnummer Kryss av for gjenbruk av slettede og ubrukte bilagsnummer

40 Bilagsnummergruppe Opprette ny bilagsnummerserie/bilagsgruppe: Legg inn første ønskede bilagsnummer i feltet Første bil.nr i gruppen. Dette bilagsnummeret vil da blir foreslått ved bilagsregistrering på bilagsarter med denne bilagsgruppen. Det kreves at første og siste bilagsnummer på bilagsgruppen er utfylt Bilagsnummer utenfor intervallet første/siste vil ikke bli godkjent Krever nå en bilagsnummergruppe for hver bilagsnummerserie!

41 Firmainnstillinger Bilagsnummerkontroll Velg hva slags bilagsnummerkontroll som kunden ønsker

42 Firmainnstillinger Bilagsnummerkontroll: Ingen kontroll: Ingen varsling Dublettkontroll: Varsel under bilagsregistrering ved bruk av bilagsnummer som finnes i annen (u)oppdatert bunt. Dublett-og brudd-kontroll: Som dublett, men i tillegg varsel hvis bilagsnummeret hopper over en verdi. Bilagsnummerkontrollen tar hensyn til om du har kryss for bilagsserie pr år Fungerer kun under bilagsregistrering

43 Oppsummering bilagsnummer tildeling Bilagsgruppe uten gjenbruk: Leser først fra Siste tildelte nr på bilagsserien og plusser på 1, sjekker så mot vouchertabellen om det foreslåtte nummeret er brukt, hvis ikke brukes dette. Hvis det er brukt finner den neste ledige i fra vouchertabellen. Deretter skrives verdien tilbake til bilagsgruppen igjen for å oppdatere Sist tildelte bilagsnr. Bilagsserie med gjenbruk Bruker ikke Sist tildelte bilagsnr. på samme måte. Nå sjekker den kun om det ligger ledige nummer innenfor Første bil.nr og Siste bil.nr. Det laveste av disse brukes

44 VIKTIG Det er ikke lenger mulig å ha bilagsarter uten bilagsgruppe. Tidligere ble bilagsgruppe nr. 1 brukt hvis du ikke hadde noen standard når bilagsarten ikke hadde bilagsgruppe Nå MÅ du fylle inn bilagsgruppe for at bilagsnummertildelingen skal fungere korrekt Inntasting av brukt bilagsnummer vil hente tilgjengelig informasjon fra Voucher-tabell for bilagsnummeret Info til bruker om at dette bilagsnummeret er brukt Kan benyttes til preregistrering NB! Dere skal kontrollere bilagsnummergruppene etter oppgradering eller ny installasjon

45 Bilagsvisning Informasjon om bilaget Vise/endre DokID og status

46 Revisor rolle Ønsker at kundenes revisor skal bli ambassadør og anbefale Visma Global til andre En samling av de viktigste revisor rutiner Enklere utskriftshåndtering med hurtigutvalg Enkel avstemming av: Reskontro Hovedbok Dokumentasjon av systemtransaksjoner

47 Revisor rolle

48 Kopiering av linjer Mulig og kopiere linjer i bilagsregistrering Til og fra Excel Fra bunt til bunt Ligger på høyre museknapp med valgene Kopier for lim inn Lim inn i tabell

49 Mva håndtering - bakgrunn Endrede forskrifter Bokføringsstandardstyret Oversikt mva pr. konto

50 MVA håndtering Spesielt kjøp av varer fra utlandet med manuell mva. Oversikt mva. pr. konto har frem til nå ikke vært løst tilfredsstillende fordi knytningen mellom mva bilaget og leverandørfaktura har vært bilagsnummer og buntnummer. Buntnummer blir jo ikke likt på disse, derfor ingen knytning. Aktørene i markedet har hatt ulike formeninger/praksis om hvor detaljert en skal kunne spesifisere grunnlaget for inngående avgift. Helt ned til mva. pr. konto pr. bilag.

51 MVA håndtering Uttalelse om god bokføringsskikk GBS 2006:9 Bokføringspliktige som innfører varer fra utlandet må tilrettelegge bokføringen slik at det er mulig å spesifisere og avstemme fradragsført innførselsmerverdiavgift pr. avgiftssats mot grunnlaget spesifisert pr. konto pr. termin. Til 7.20 har vi innført kjeding av grunnlag og postert mva. Detaljgraden på rapporteringen kan defineres i større grad selv og spesifiseres ut fra kundens behov.

52 MVA håndtering Momsrapportkoden avgjør i hvilken post på momsoppgaven transaksjonen skal rapporteres. Avgiftsklassen og mva koden på kontoen. Foreslås til bilaget og avgjør momsrapportkode. Det er dette vi anbefaler. Kan overstyre i bilagsregistrering. Endring av mva kode/avgiftsklasse genererer ny momsrapportkode på bilagslinjen. Ligger det momsrapportkode på kontoen hentes denne til bilagslinjen uavhengig av avgiftsklasse/mva kode. Anbefales kun på kontoer for spesiell håndtering.** **Ved kjøp av tjenester fra utland (Reverse charge) må det være satt riktig momsrapportkode direkte på hovedbokskonto, for at bilagene skal rapporteres korrekt under mva rapportering. **Import av journaler/bilagsregistrering med mva beløp på egne linjer.

53 MVA håndtering Til 7.20 har vi nye: Mva-koder og momsrapportkoder for håndtering av kjøp fra utland. I standardoppsettet har vi opprettet konto 4310 og 4320 som eksempler på utgiftskontoer. Dersom du skal føre mva i ettertid når du får tollfaktura, må du: Bruke mva-kode 20 når du fører selve fakturaen fra leverandør Mva-kode 26 ved registrering av tollfaktura

54 Nye mva koder 20 - Ingen avgift utland 22 - Inngående mva utland 26 - Manuell føring av inngående mva utland

55 Nye momsrapportkoder 20- Import uten avgift 21- Inngående mva høy sats import 22- Inngående mva middels sats import 23- Inngående mva lav sats import 24- Føring inng.mva høy sats import 25- Føring inng.mva middels sats import 26- Føring inng.mva lav sats import

56 Kjeding i bilagsregistrering Registrer inngående faktura fra leverandøren og bokfør. Registrer mva fra tollkreditfaktura - ofte måneds avregning. Hent fram feltet momskjedenr. til bilagslinjen, velg F12 og søk fram opprinnelig leverandørfaktura for å kjede disse. Kjeder grunnlagsfaktura/beløp til manuelt ført mva. beløp. Må være en til - en forhold!

57 Manuell kjeding Kan også kjede og oppheve kjeding manuelt etter bokføring. Samme fremgangsmåte som kjeding under kontoforespørsel.

58 Manuell kjeding Skjermbildet åpnes fra Rapportering, Mva-rapportering, Oversikt mva pr konto, knappen Vis mva-kjeder. Bildet åpnes tomt. Du krysser av for om du skal vise poster som er kjedet eller ikke (eller begge deler). Poster som ikke er kjedet har verdi 0 i feltet motbilag kjedestatus. Verdi 1 hvis de er kjedet. Marker de postene som skal kjedes sammen og velg knappen Lag kjede. (Kun en til en, et grunnlag mot et mva beløp).

59 MVA rapportering Oversikt mva pr. konto endret. Viser grunnlag og mva. beløp pr. konto basert på motbilag kjedenr. Mulighet for gruppering, spesifisering/ utvalg og detaljsummer. Ingen endringer i selve Mva-rapportering!

60 Bilagsregistrering Sette fakturaen til tvist ved registreringstidspunkt Se mva beløpet på den inng fakturaen

61 Bilagsregistrering Ved endring av Bunthodet kommer valget om endring av buntlinje opp

62 LOGISTIKK

63 Visma Kredittopplysning Kontrollere kundens betalingsevne Redusere risiko for unødvendige tap Legge grunnlag for flere vellykkede salg Tre alternativer: Adresseoverføring Anmerkningskontroll Kredittopplysning

64 Visma Kredittopplysning Integrert i Visma Global Kredittopplysning kan kjøres fra: Kundebildet Tilbud Ordre/faktura Følgende regler kan settes opp: Spør alltid Spør når kredittgrense har blitt nådd Spør når et bestemt beløp overstiges Spør aldri

65 Kredittopplysning Krever: Lisens på modulen Kredittopplysning Abonnement på tjenesten Kredittopplysning Lisensen bestilles gjennom forhandler Kr Abonnement bestilles på infoline Bestillingskjema Belastes for utførte kredittopplysninger

66 Bestillingsskjema Ligger på Infoline

67 Kredittopplysning Tilgjenglig fra alle ordrebilder samt tilbud Kjør anmerkningskontroll og kredittopplysning

68 Logistikk Leveringsdato oppdatering Oppdatering av leveringsdato på ordrelinje fra leveringsdatoen på innkjøpslinjen Knytning mellom innkjøp og ordre Både med og uten reservasjon Ment for de som bruker Kopier til bestilling funksjonen Også mulig og manuelt knytte en ordre mot bestilling

69 Logistikk leveringsdato oppdatering Endre leveringsdatoen på innkjøpslinjen. ReferanseID viser hvilken ordre som er knyttet mot innkjøpet Trykk på avslutt

70 Logistikk leveringsdato oppdatering Endre leveringsdatoen på innkjøpslinjen. ReferanseID viser hvilken ordre som er knyttet mot innkjøpet Kryss av for Oppdater ordrelinje lev.dato og trykk Trykk Ok. på avslutt

71 Logistikk leveringsdato oppdatering Systemet foreslår ny Endre leveringsdato leveringsdatoen på ordrelinjen på innkjøpslinjen. som manuelt ReferanseID kan overstyres. viser Kryss hvilken evt. ordre også som av er for knyttet utskrift mot av innkjøpet ny ordrebekreftelse. Kryss av for Oppdater ordrelinje lev.dato Trykk på avslutt og trykk Ok.

72 Logistikk omskriving av innkjøp Mer linjebasert enn tidligere. Dvs. si at bestillingslinjene kan ha egne statuser. Mye enklere og ha kontroll på hva som faktisk er på vei inn på lager. Bedre restordre håndtering. En del kunder har hatt problemer med dette og får nå en bedre hverdag.

73 Avtaleordre Kredittgrense Kostnadsbærere på linjenivå Rapporter Ordre-Ticker

74 Avtaleordre Varsel om kunder som har overskredet kredittgrensen Ved generering av forslag får bruker beskjed om hvor mange ordre som vil bli opprettet.

75 Avtaleordre Varsel hvis kunde er kredittsperret Hvilket kunder og ordre kredittsperringen berører

76 Brukervennlighet Ordre-Ticker Fakturering Satsvise rutiner Forhåndsvisning av resultat

77 Fakturering fra Ordre-Ticker Fakturerer markerte ordre. Fakturerer alle ordre du ser i tabellen.

78 Forhåndsvisning i satsvise rutiner Får opp resultatet hvor du så kan krysse bort de som du evt ikke vil ha med i utvalget I de satsvise ordre og faktura rutinene kan du trykke på forhåndsvisning og få opp resultatet som vil bli behandlet

79 Div Fakturajournal Oppdatering av kundeinformasjon ved innlesing Innkjøp Post.dato og bilagsdato ved bokføring

80 Innkjøpsrutinen Avslutt innkjøpsordre for bokføring Mulighet for av både inng. faktura posteringsdato og bilagsdato. (lik bilagsregistrering)

81 Sammenligning - lagerstyringsprinsipper Tradisjonell - Lager og dekning etter veiet eller siste kostpris - Negativ lagersaldo - Plukking av standard/bekreftet ordre - Vanskelig å spore evt årsaker til lagerdiffer - Ikke mulig å reservere FIFO - Lager og dekning etter partiets pris - Tradisjonell lagerstyring - Ikke mulig å reservere - Negativ lagersaldo - Plukking av alle ordrestatuser - Oppdatering av innpris i ettertid - Full sporbarhet gjennom systemet Reservasjon - Lager og dekning etter partiets pris - Ikke negativ lagersaldo - Unntak kassefunksjon - Plukking av alle ordrestatuser - Oppdatering av innpris i ettertid - Full sporbarhet gjennom systemet - Mulig å reservere varer

82 KASSE

83 Kasse USP er Logistikk basert (ordrebasert) Disponibelt Pris/rabatt avtaler Tilgang til fakturaarkiv Bytt kunde med nytt prisoppslag Overfør til ordre Mulighet for og betale kredittfaktura i kassepunktet Gavekort og tilgodelapp

84 Kasse for hvem? Faghandel Opptatt av logistikkinformasjon i kassepunktet Kunder med blanding av: Kasse Kredittordre Lager Eksempler på bransjer som bruker kassa: Byggevare Sports bransjen Dataforretninger 312 kunder Alt fra 1 til 34 kassepunkt

85 Nyheter kasse betaling av faktura Mulighet for og betale kredittfakturaer i kassepunktet. Betale fakturaen både med kort og kontant samt kombinasjon. Betaling blir en del av kasseoppgjøret. Reskontro oppdateres og åpen post justeres.

86 Nyheter kasse betaling av faktura Tast inn kundenummer eller søk frem kunden via F12. Tast inn fakturanummer eller søk frem via F12 Velg betalingstype. Enten kontant eller kort. Også mulighet for kombinasjon. Må fylle ut Referanse for og få avsluttet transaksjonen

87 Nyheter kasse ny avstemmingsrutine Mulighet for reprint Flere felter som hensyntas IB og UB håndtering

88 Nyheter kasse ny avstemmingsrutine UB lagres Ny felter og kommer for transaksjoner automatisk frem som som er betalt IB som på neste faktura i kasseavstemming kassepunkt.

89 Nyheter kasse - reprint kasseavstemming Velg riktig skriver og velg utskrift. Tast inn avstemmingsnummer eller trykk F12 for søk.

90 TIME

91 Time USP er En del av økonomisystemet Enkel timeregistrering også på web Kraftig budsjett- og kalkylemodul Rapportering Fleksibel faktura- og ordrerutine Integrert med Lønn og CRM

92 Time - nyheter Prishåndtering - datohåndtering Direkte fakturering Overfør til eksisterende ordre Kreditering Endring av timepriser på førte timelister Integrasjon mot CRM Mulig Visma Rapportering

93 Integrasjon mot CRM Timetransaksjoner Prosjektkategori Start- og stoppdato Medlemmer Prosjektleder

94 Time Status Nyheter/endringer Prishåndtering Faktura forberedelser Overfør og fakturer Overfør til eksisterende ordre Endring av priser på førte timer Kreditering

95 Time Fakturering Time for time Akonto fakturering Fakturaplan

96 Prishåndtering 3 lags hierarki Prosjekt Medarbeider Firma Mulighet for og legge inn datointervall Kontroll av datointervallet Bruk av verdien 0

97 Prishåndtering eksempel med verdien 0 Hvordan få en med.kategori til og ha en pris i et datointervall uansett prosjekt Sett opp en linje med prosjektnr 0 og f.eks med.kat.nr 1. Sett så start- og stoppdato og prisen som skal gjelde.

98 Fakturaforberedelse Overfør og fakturer Timegrunnlaget blir straks fakturert og fakturajournal klar for oppdatering

99 Fakturaforberedelse Overfør til eksisterende ordre Stå i Ordrenr. feltet og trykk F12. Kun gyldige ordre returneres.

100 Fakturaforberedelse Gyldige ordre er: At kundenummer og prosjektnummer i salgsordren er det samme som det er i fakturahodet (fakturaforberedelse) Det er ikke tidligere overført timer til ordren Har du behov for at: Flere fakturahoder (fakturaforberedelse) skal på samme faktura må du samlefakturere kunden

101 Endring av priser på førte timer Timer som er ført med feil priser. Fane 10 på prosjekthjemmesiden. Endre salgsprisen på timer som ikke er: Overført til ordre Fakturert Ved endring av salgspris endres også fakturapris automatisk.

102 Kreditering Kreditering av rene timeordre. Kreditering av blandede ordre. Tidligere var det problem med at timene ikke ble frigjort slik at de måtte føres på nytt. Nå får du spørsmål om timene skal åpnes slik at de kan endres og faktureres på nytt.

103 Fakturering - Akonto Fakturer en sum ved prosjektstart. Avregn akonto etterhvert eller ved prosjektslutt. Krav: Må ha minimum en aktivitet som er knyttet mot transaksjonstype Akonto og som er krysset av for fakturerbart. Den første faktureringen må føres manuelt i rutinen fakturaforberedelser Må sette gruppering til Alle linjer. Må fylle ut transakosjonstype, medarbeider, aktivitet, dato, fakturaantall og fakturapris. Kryss også av for Akonto

104 Fakturering - Akonto

105 Fakturering - Fakturaplan Fakturer etter kontrakt. F.eks: kr hver måned i 6 måneder Da må du sette en aktivitet med transkasjonstype Fakturaplan som er fakturerbar Andre aktiviteter bør da være Ikke fakturerbare Fakturaplan linjene vil da komme frem i rutinen faktura forberedelse i henhold til dato intervallet

106 Fakturering - Fakturaplan

107 Timeregistrering webklient Timeregistrering Ferdigstilling Notat Materiell og eksterne kjøp Ny versjon

108 Hva løser Time & Prosjekt Timefangst Med godkjenningsmuligheter Materiell og eksterne kjøp Fakturering Time for time Fakturaplan A-konto Budsjetering Prosjektoppfølging og rapportering Ikke ressurs allokering