Rutinebeskrivelse korrigering dubletter i SO og VB

Transkript

1 Rutinebeskrivelse korrigering dubletter i SO og VB Levert av Amesto Solutions AS

2 Innholdsfortegnelse 1. Dubletthåndtering Håndtering av dubletter i Visma SuperOffice Grunnleggende informasjon Fremgangsmåte SO Fremgangsmåte VB Behandlingsmenyvalg for kunder/leverandører Hva om man har slått sammen en Kontakt i SO uten å fjerne link?... 9

3 1. Dubletthåndtering 1.1. Håndtering av dubletter i Visma SuperOffice Grunnleggende informasjon Hensikten med dette dokumentet er å ha en enkel steg for steg oversikt over hvordan man skal håndtere duplikater av kontakter i Visma SuperOffice Sales & Marketing (heretter kalt SO) hvor minst en er også knyttet mot kunde i Visma Business eller Visma Global (heretter kalt VB eller VG) Fremgangsmåte SO 1. Det første som må gjøres er å fjerne koblingen mellom kontakten i SO og aktøren i VB. Dette gjøres via Connect fanen i SO. Velg «Fjern link» som vist på bildet under, på alle klienter kontakten er knyttet opp. Gjør dette på dubletten om denne også er knyttet i VB. Bekreft dette ved å trykk på OK i dialogboksen som dukker opp. 2. Verifiser at koblingen er fjernet ved at det ikke står noe i Visma kolonnene i Connect fanen, slik som i skjermbildet under

4 3. Slå sammen eventuelle dubletter i VB eller VG. Se egen beskrivelse på dette. Fremgangsmåte VB 4. Gå i SO og på Kontakt->Vedlikehold ->Slå sammen kontakter på fil menyen 5. (NB! Krever at brukeren er administrator, eller at brukerens rolle har blitt tildelt denne funksjonen). Se bilde under: 6. Du får nå opp dialogboksen for å slå sammen kontakter. Anbefaler at den mest korrekte/komplette kontakten står i Til feltet. NB! Hvis kontaktene har identiske navn kan det være vanskelig å skille de i denne dialogen. Vårt forslag er å legge til «DUBLETT» etter navnet på den som skal stå i Fra feltet. Da blir de enklere å skille. Velg «Slå sammen identiske kontaktpersoner», og/eller «Erstatte tomme felt på..» Til kontakten som finnes på Fra kontakten om ønskelig. Velg «Slå sammen». Se bilde under.

5 7. Vent litt mens aktiviteter blir overført og kontakter slått sammen. Kontakten som lå i Fra feltet er nå slettet. Hvis dublett er slått sammen i både VB/VG og SO kan kontakten igjen kobles i Connect fanen. Velg «Legg til» på rett Visma klient. 8. Integrasjonen vil da søke i VB/VG på navnet som ligger i SO. Velg rett aktør i Visma, evt. juster navnet søkeboksen, slik at du finner rett aktør.

6 9. Du får da opp to kolonner med data fra både SO og Visma. Her kan du velge hvilke felt som skal vinne om det er avvik fra de to systemene. Velg radio knappen på den siden du ønsker skal bli stående. Trykk deretter «Opprett» nederst til høyre i vinduet, slik som vist i bildet under. 10. Kontakten i SO er nå knyttet mot aktøren i Visma igjen, og endringer på den ene siden vil gjenspeiles i det andre systemet (avhengig av hvilke felter og retning som er konfigurert).

7

8 Fremgangsmåte VB Hent frem kunderegister i VB, og finn de aktuell dublettene som skal slåes sammen. Eksempel vist i skjermbildet under: 1. Hent frem skjult felt for «Nytt kundenummer» 2. Velg deretter hvilken som skal «leve videre» ved å bytte til det kundenummeret for den som er feilaktig opprettet. 3. Marker raden og velg behandling og «Bytt kunde/leverandørnr» Behandlingsmenyvalg for kunder/leverandører Denne menyboksen ser dere i skjermbildet øverst til høyre når dere er i en aktørtabell. Menyvalg med penn og nøkkel er «Bytt kunde/leverandørnr.» Behandlingsmeny kan også hentes frem ved å høyreklikke når dere har markert aktuell linje. Høyre museklikk Behandling Bytt kunde-/leverandørnummer Dette menyvalget bytter da kundenummer til det nummeret som er lagt inn i kolonnen for «Nytt kundenummer» i eksempelet. Resultat er at den kunden som det byttes til, blir videre adresser og informasjon. Mangler det noe her må denne vedlikeholdes videre.

9 1.2. Hva om man har slått sammen en Kontakt i SO uten å fjerne link? Dersom man har slettet en kontakt i SuperOffice uten å fjerne link i Synctabellen må denne fjernes før man kan knytte ny link mot kontakt i Visma. Da må man fjerne kobling i Keyforce databasen. Kontakt Amesto Solutions for bistand. Send epost til crmoppdrag@amesto.no