Fra ad hoc til kontroll - planmessig vedlikehold av kommunale boliger - slik har vi gjort det i Trondheim kommune

Transkript

1 Trondheim eiendom Fra ad hoc til kontroll - planmessig vedlikehold av kommunale boliger - slik har vi gjort det i Trondheim kommune Innlegg på konferansen Boliger for fremtiden Oslo 6. februar 2017 v/tormund Ledang Husøy, vedlikeholdssjef i Trondheim eiendom

2 Ad hoc vedlikehold gjøres der behovet er synlig, der det er akutt nødvendig, når det er klager, der noen maser eller tiltakene er enkle å gjennomføre

3 «Uta blank, inni krank» Nymalt i 2003 Rehabilitert 2016

4 Forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger i Trondheim kommune Situasjonen slik den var - en boligavdeling med fdv-ansvar - løpende drift tar fokus - ikke bare elendighet - mye maling - men de grunnleggende forhold forsømt Behov for endring - strategi - omstilling Lærdom av suksess ved omlegging for formålsbygg Ny organisering av forvaltning, drift og vedlikehold - status i dag

5 Forvaltning, drift og vedlikehold i Trondheim kommune Vedlikehold Vedlikehold er oppgaver som skal hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Planlagt vedlikehold skal ha en preventiv virkning og forebygge skader. Det er nødvendig for å opprettholde eiendommens standard på et fastsatt nivå. Utskifting av bygningsdeler eller tekniske installasjoner med kortere levetid enn resten av byggverket er også definert som vedlikehold. Oppgradering (investeringsmidler) Ombygging, oppgradering og standardheving regnes ikke som ordinært vedlikehold. Trondheim eiendom har ikke budsjettmidler til dette, med unntak av tiltak for å etterkomme nye lov- og forskriftskrav knyttet til bygningen.

6 Forvaltning, drift og vedlikehold i Trondheim kommune Drift Med løpende bygningsdrift menes oppgaver knyttet til å ivareta bygningens funksjon og standard i det daglige. Forvaltning Dette er oppgaver knyttet til kostnader som påløper eiendommen i form av kommunale skatter og avgifter, forsikringer og administrasjon. Forvaltning er også håndtering av forholdet til naboer, og andre henvendelser vedrørende eiendommen.

7 Ny organisering for å spisse fagfeltene Trondheim eiendom organisasjonsplan

8 Trondheim kommune - eiendomstjenester Trondheim eiendom har ansvar for utbygging, oppføring av nybygg og større rehabiliteringer forvaltning, drift og vedlikehold av alle kommunens bygninger Visjonen: Vi skaper rom for læring, omsorg og aktivitet Serviceløftet: Vi ønsker å være det gode vertskap. Trondheim eiendom ansvar for m2 (ca eid) leiligheter pr m2 kommunalt eide boligbygninger m2 i en boligstiftelse m2 i borettslag og sameier Ca 550 ansatte driftsbudsjett mill kroner Eierskapsenheten har ansvar for kjøp og salg av eiendom og kontrakter for leide lokaler

9 Ulike boligeiendommer - tradisjonelle bygårder

10 Ulike boligeiendommer mindre trehus og fredete anlegg

11 Ulike boligeiendommer stor boligblokk og nytt passivhus

12 Forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger i Trondheim kommune Om planlagt, verdibevarende vedlikehold - Trondheim eiendoms vedlikeholdsstrategi Litt om vedlikehold av bygninger (boliger) Litt om oppgradering av bygninger (boliger)

13 Vedlikeholdsstrategi (1) Planlagt, verdibevarende vedlikehold vedlikeholdet starter når bygningen er oppført! Seksårlig syklus for utleieboliger - hver bygning har sitt vedlikeholdsår fireårlig syklus for formålsbygg Minst 85% av midlene til planlagte tiltak 15% til akutte tiltak Prosjektledere for vedlikehold sivilarkitekter, sivilingeniører, ingeniører intern kursing seks medarbeidere med hver sin portefølje Fem vedlikeholdsplanleggere for oppussing ved ut-/innflytting Tilstandsanalyser bygningstekniske forhold og funksjonalitet bistand fra rådgivergrupper eksternt innspill fra (leieboer), drift, helse og velferd, tilsynsmyndigheter

14 Overordnet vedlikeholdspan syklus - prosjektledere

15 Vedlikeholdsstrategi (2) Vedlikeholdsplan overordnet plan for formålsbygningene og utleieboligene årsbudsjett for de ulike kategoriene vedtas i ledermøte Tiltakslister for den enkelte bygning (bolig) prosjektleder foreslår tiltak og gjør kostnadsoverslag samarbeid med helse og velferd prioritering anskaffelse av rådgivere og håndverkere - åpen abudskonkurranse, minikonkurranse, avrop på rammeavtale byggeledelse overtakelse Egenprodusert vedlikehold Samarbeid internt utbygging, driftsavdelingen, byggteknisk stab

16 Vedlikehold av utleieboliger Underlag for vedlikeholdsplanen tilstandsanalyser, teknisk og funksjonell prosjektleder for vedlikehold sine egne vurderinger over tid vedlikeholdsansvarlig må gjøre seg kjent med bygningen meldinger fra driftsavdeling/sentral driftskontroll, renholdsavdeling, byggteknisk stab fast vaktmester på hvert bygg innspill fra helse og velferd i møter eller mailer sporadisk i år spesielt fokus på visuelt førsteinntrykket rapporter fra tilsynsmyndigheter

17 Vedlikeholdsstrategi (3) Samordning med investeringsprosjekter egne prosjekter for forskriftskrav (brannverntiltak, miljøtiltak, universell utforming, enøk) oppgraderinger bestilt av rådmannen (tilrettelegging for leiertakere, større eller mindre ombyggingstiltak, rehabilitering) nært samarbeid med Rådmannen/kommunaldirektør for helse og velferd og Utbygging om større prosjekter og vedlikehold samarbeid med tilsynsmyndigheter om tilsyn og lukking av avvik Rapporteringsmøter prosjektleder rapporterer på kvalitet, framdrift, økonomi vedlikeholdssjef rapporterer til direktør og ledermøte tertialrapport til politisk ledelse

18 Vedlikeholdsstrategi (4) Skille mellom investerings- og driftskostnader Avklare hva som er vedlikehold og hva som er drift klassifisering etter investeringsreglementet følge definisjoner i NS3454 kostnader bokføres der de hører hjemme Budsjett for vedlikehold av formålsbygg i 2015: over 100 mill kroner Budsjett for vedlikehold av skolene: 60 mill kroner budsjettkorrigering etter fdv-nøkkel 130 kr/m2 ses i sammenheng med investeringsbudsjett vedlikehold har vært skjermet for nedskjæringer politisk vilje til å styrke vedlikeholdsbudsjettet

19 Planlagt vedlikehold visuelt førsteinntrykk

20 Trondheim eiendoms vedlikeholdsstrategi - oppsummert Planlagt, verdibevarende vedlikehold vedlikeholdet starter når bygningen er oppført og tatt i bruk! fireårlig syklus for alle formålsbygg seksårlig for boliger minst 85% av midlene til planlagte tiltak Prosjektledere for vedlikehold sivilarkitekter, sivilingeniører, ingeniører Tilstandsanalyser bygningstekniske forhold og funksjonalitet skal være faglig grunnlag for planlagt vedlikehold Vedlikeholdsplan overordnet plan for formålsbyggene Tiltakslister for den enkelte skole, barnehage, bolig osv prosjektlederne utarbeider tiltaksliste med kostnadsoverslag før beslutning de planlegger anskaffelse av rådgivere og håndverkere åpen anbudskonkurranse, minikonkurranse, avrop på rammeavtale byggeledelse overtakelse Samordning med investeringsprosjekter

21 Lukket boligøkonomi Økonomi (1) Utgiftsdekkende husleie - ny modell vedtatt i justert over tre år Ingen fortjeneste Ikke budsjett etter fdv-nøkkel for bolig Husleieinntektene dekker budsjetter for forvaltning, bygningsdrift og vedlikehold, skal også betjene lån for nybygg/kjøp

22 Økonomi (2) Husleieinntekter budsjettert: 390 millioner kroner Kapitalutgifter Forvaltning (husleie) Bygningsdrift Oppussing ved ut-/innflytting Planlagt vedlikehold Overføring til andre 86,4 mill kr 134,5 mill kr 23,3 mill kr 74,9 mill kr 54,8 mill kr 15,9 mill kr

23 Økonomi (3) Planlagt vedlikehold kjøpte tjenester: 49,6 mill kr Oppussing ved ut- og innflytting - kjøp: 46,09 mill kr Vedlikehold v/driftsoperatør: 2,5 mill kr Investeringsmidler Brannsikring av eldre bygårder 5,1 mill kr hvert år Oppgradering av boliger pga nye lov- og forskriftkrav 5,1 mill kr hvert år Bestillinger fra Rådmannen/helse og velferd ulike budsjettmidler fra år til år

24 Oppgradering av utleieboliger Samordne oppgraderingstiltak med planlagt vedlikehold Tilstandsanalysene avdekker oppgraderingsbehov funksjonelle forhold og tekniske anlegg Behovskartlegging i regi av virksomhetseier/programområdet rådmannen bestiller investeringstiltak Nye forskriftskrav utløser behov for oppgraderinger Politiske mål og føringer

25 Vedlikehold av kommunens boliger Oppsummering Tenk vedlikehold ved nybygging Etabler god bygningsdrift og renhold driftsplaner Kartlegg bygningens tilstand registrer behov Bruk tid på planlegging alternativsvurdering Ansett prosjektledere for vedlikehold Bruk rådgivere som støttespillere ta ansvar selv Gjennomfør jevnlig rapportering Husk: fullført saksbehandling oppdater oversikter Vedlikehold starter nå bygget er tatt i bruk

26 Miljø & Teknikk / Kommunalteknikk 2013, mai, Telenor Arena, Fornebu Trondheim kåret til Norges beste kommune i vedlikehold av skolebygg