Dele noen erfaringer etter Tilsyn av Boligstiftelsen

Transkript

1 Dele noen erfaringer etter Tilsyn av Boligstiftelsen Stiftelseskonferansen Jan Jensen -Daglig leder- Øksnes Boligstiftelse Myre i Øksnes kommune 69* Nord ØB / jan jensen 1

2 Jeg skal dele erfaringene etter tilsyn i 2015 og endringene som ble iverksatt av boligstiftelsen Utfordringen Agenda Tiltak Resultat Fremtiden ØB / jan jensen 2

3 Litt om Øksnes Boligstiftelse Øksnes Boligstiftelse ble opprettet av Øksnes kommune i Pr utleie bo-enheter, Ca 4449 innbyggere, 32 bo enh pr.1000 (gj.nordland ca 25) 3 ansatte + innleid personell etter behov.. Litt om for historien før tilsynet Skattepliktig fra jan.2012(eneste i N.Norge) Boligstiftelsen fikk varsel om tilsyn jan.2015 Endelig tilsynsrapport mai.2015 Tidligere daglig leder fratrer okt.2015 Ny daglig leder og ny styreleder feb.2016 Systematisk og målrettet arbeid med rapporten Fritatt for skatt fra og med regnskapsåret 2017 Avsluttende rapport fra Stiftelsestilsynet ØB / jan jensen 3

4 Utfordringene etter Tilsynet i 2015 Stiftelsestilsynets vurderinger Stiftelsestilsynet viste til at styret er stiftelsens øverste organ Problemstilling, hvordan kunne dokumentere Om styret har en forsvarlig kapitalforvaltning, om stiftelsen realiserer sitt formål etter vedtektene, og om det skjer ulovlige utdelinger til grupper som ikke er omfattet av formålet. 1.Formålsrealisering Om styret kunne dokumentere formålsrealiseringen (Bolig til omsorg, vanskeligstilte og ungdom u/30år) 2.Kapitalforvaltning Om styret kunne dokumentere kapitalforvaltningen (eiendomsforvaltning) 3.Andre forhold Styret skal sikre forsvarlig forvaltning av stiftelsen (internkontroll forskriften etc.) Vedtekter (ikke oppdatert iht stiftelsesloven) Styreprotokoll (signering av alle styremedlemmene) ØB / jan jensen 4

5 Basert på tilsynsrapporten vedtok styret følgende 7 tiltak Tiltak1. Ta Initiativ til å etablere kontaktpunkt mellom Øksnes kommune og Øksnes Boligstiftelse. Tiltak 2. Utarbeide klarere retningslinjer for formålsrealisering. Tiltak 3. Dokumentere kapitalforvaltning. (Strategiplaner og vedlikeholdsplaner). Tiltak 4. Kartlegging av markedsverdi (husleiesatser/ulovlig utdeling). Tiltak 5. Vurdere om det skal lages instrukser og års hjul og eventuelt utarbeide disse. Tiltak 6. Gjennomgang og eventuell justering av gjeldende vedtekter. Tiltak 7. Oversikt over ønsket kompetanse i styret. ØB / jan jensen 5

6 Å forstå hva en stiftelse er og formålsrealisering Stiftelsesdokument og vedtekter Stiftelsesloven Husleieloven Intern kontroll forskriften Etc (samtaler med stiftelsestilsynet, Revisor og juridisk veiledning) ØB / jan jensen 6

7 Systematisk dokumentering og kartlegging, teknisk og økonomisk ØB / jan jensen 7

8 Tilstandsanalyse iht NS 3224 Nivå 1 ØB / jan jensen 8

9 Eiendomsforvaltning KPI av arealene m² NS-3940 Areal- og volumberegninger av bygninger Stiftelseskonferanse

10 Utskrift fra vedtektene 1 formålet Dokumentering av formålsrealisering ØB / jan jensen 10

11 Styret erkjenner brudd på stiftelsesloven 30 formålsrealisering, 18 kapital-forvaltning, 18 og 30 internkontrollsystemer og 31 formalregler ved føringer av styreprotokoll. Resultat / suksess Revidering av vedtekter Opprettet et rådgivende organ for innstilling til bolig Gjennomført Gjengsleie i 2017 Innført digitalt vedlikeholdssystem Innført digitale husleiekontrakter Boligstiftelse fritatt for selskapsskatt fra 2017 Depositum garanti (med kommunen / NAV) Årsberetning ble erstattet med en Årsrapport fra Digitalisering av bolig/eiendommene Avklart virkemidler med Husbanken for fremtidige investerings modeller Avsluttende rapport 15. januar 2019 fra stiftelsestilsynet (utskrift fra rapporten) Stiftelsestilsynets konklusjon er at styret og daglig leder i Øksnes Boligstiftelse kan legge fram rapporter som dokumenterer at Stiftelsens formål ivaretas samt kapital-forvaltningsstrategier for verdibevarende vedlikehold. ØB / jan jensen 11

12 Erfaringene Det er utfordring i stiftelsen med en liten administrasjon å følge alle lover, forskrifter etc. Mye arbeid, det å forstå stiftelsesloven og dens intensjon. Et godt samarbeid med stiftelsestilsynet og revisor gjennom prosessen Utfordringen i fremtiden er at det bør utvikles enkle *software* programmer som er mer tilpasset små boligstiftelser for å ivareta dokuments krav og historikken for fremtiden. (dokumenter, avvik og vedlikehold) Kommunens arealplan og reguleringsbestemmelsene er utdatert!! Det er vanskelig å nå frem til kommunen spesielt med helsevesenet I vår kommune er har vi godt samarbeid med NAV og vi har omforent forståelse med roller og ansvar. Det er viktig at styret har rett kompetanse Bolig for velferd (Fremtiden) Det er etablert en nasjonale strategi for boligsosialt arbeid. Fem departementer står bak strategien, som skal samordne og målretter den offentlige innsatsen slik at flere kan få mulighet til å bo godt og trygt. ØB / jan jensen 12

13 Hva må vi gjøre for å realisere formålet for fremtiden? Fremtiden Vi må erkjenne utfordringene Vi må samarbeide med kommunen om behovet for boliger i fremtiden Vi må strukturere, standardisere, og digitalisere Vi må ha Nøkkeltall for å ta riktig beslutning NØKKELTALL Omsetning Mill kr Prosent % 8,2 8,6 11,5 8,4 12,9 9,9 Oms. kr/m % Kost kr/m % Avskrivning kr/m % Finans kr/m % Års.res.før.skatt Pr.m2 Års.res.e.skatt.pr. m Etter salg av bolig 195% % Gjeld kr/m % ØB / jan jensen 13

14 Fremtiden Samarbeid mellom kommunen og husbanken ØB / jan jensen 14

15 Boligstiftelsen plassering i en offentlige matrise slik vi ser det Fremtiden Husbanken virkemidler ØB / jan jensen 15

16 Takk for oppmerksomheten Noen spørsmål? I FREMTIDEN SKAL SOLEN FORTSETTE Å SKINNE OVER BOLIGSTIFTELSEN ØB / jan jensen 16