Saksbehandler: Mari Kristine Rollag Arkivsaksnr.: 12/ Dato: VERGEMÅLSREFORMEN OG LEGATER SOM FORVALTES AV DRAMMEN OVERFORMYNDERI

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Mari Kristine Rollag Arkiv: Arkivsaksnr.: 12/ Dato: VERGEMÅLSREFORMEN OG LEGATER SOM FORVALTES AV DRAMMEN OVERFORMYNDERI â INNSTILLING TIL KOMITÉ FOR BYUTVIKLING OG KULTUR/BYSTYRET: Rådmannens forslag til vedtak: Ansvar for regnskapsførsel og administrasjon knyttet til legatene tilbakeføres til legatstyrene snarest og senest innen Osmund Kaldheim rådmann Kari Høyer kommunaldirektør á

2 â VERGEMÅLSREFORMEN OG LEGATER SOM FORVALTES AV DRAMMEN OVERFORMYNDERI Hensikten med saken I forbindelse med at ny vergemålslov trer i kraft fra vil dagens ordning med kommunale overformyndere avvikles, og ny lokal vergemålsmyndighet legges til fylkesmennene. Overformynderiet Drammen kommune forvalter per i dag 34 legater. Denne oppgaven skal ikke følge med over til fylkesmannen i forbindelse med vergemålsreformen. Hensikten med denne saken er å fremme forslag om hvordan Drammen kommune skal håndtere legater og stiftelser som i dag forvaltes av overformynderiet når vergemålsmyndigheten overføres til fylkesmannen fra Saksutredning 1. Bakgrunn Drammen overformynderi forvalter i dag en betydelig formuesmasse for legater hjemmehørende i Drammen kommune. Legatmidlene forvaltes sammen med midler som overformynderiet forvalter på vegne av umyndige (mindreårige og umyndiggjorte) og personer som er tildelt hjelpeverge. Drammen er en av syv kommuner som har innført en ordning med fellesforvaltning, det vil si at midlene skytes inn i en fellesmasse som overformynderiet forvalter. Forvaltningskapitalen plasseres i verdipapirer og bankinnskudd, og avkastningen fordeles likt. Ved ny lov om vergemål av 26. mars 2010 nr 9 ble det vedtatt endringer i vergemålsordningen som blant annet medfører at overformynderiet overføres fra kommunen til staten ved fylkesmannsembetene. Gjennomføringen av vergemålsreformen innebærer at de ansatte ved overformynderiet i Drammen kommune overføres til Fylkesmannen i Buskerud etter reglene om virksomhetsoverdragelser i arbeidsmiljøloven. Når den nye loven trer i kraft , opphører hjemmelen kommunen til nå har hatt for å forvalte legatmidler under fellesforvaltning. Fylkesmannen i Buskerud har gjort det klart at det ikke er aktuelt å overta forvaltning av legatene eller andre oppgaver knyttet til disse. De oppgavene som overformynderiet per i dag utfører for legatene, er knyttet til tre hovedområder: Kapitalforvaltning Regnskapsførsel Administrative oppgaver Når kapitalforvaltning tilbakeføres til legatstyrene, gjenstår regnskapsførsel og øvrige administrative oppgaver. I saken foreslås løsninger for hvordan disse oppgavene kan håndteres når overformynderiet opphører som kommunal virksomhet. 2

3 2. Generelt om legater og stiftelser Legatene som overformynderiet forvalter er å anse som stiftelser, som i stiftelsesloven 2 er definert som følger: Med stiftelse forstås en formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon selvstendig er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art. En rettsdannelse som oppfyller vilkårene i første punktum, er en stiftelse etter denne loven, uavhengig av om den er betegnet som legat, institusjon, fond eller annet. En stiftelse er et selveiende rettssubjekt, det vil si at den er uten eiere. Etter stiftelsesloven er det styret som har ansvar for forvaltning av stiftelsen, og stiftelsens kapital skal forvaltes på en forsvarlig måte. Styret har anledning til å kjøpe tjenester eksternt, for eksempel fra private fondsforvaltere, regnskapsførere mv. Grunnlaget for overformynderiets forvaltning av legatmidler er hjemmelen i vergemålsloven 62 andre ledd, jf. 91. Det vil som regel fremgå av statuttene for det enkelte legat hvordan midlene skal forvaltes, for eksempel om det er overformynderiet som skal ha dette ansvaret. Det er også det enkelte legats vedtekter eller statutter som fastsetter formålet med legatet, styrets sammensetning og hvordan utdeling skal skje. Det enkelte styremedlem kan pådra seg personlig erstatningsansvar for økonomisk tap som vedkommende forsettlig eller uaktsomt har voldt stiftelsen under utførelsen av sine oppgaver, og kan også holdes strafferettslig ansvarlig for brudd på stiftelsesloven. Stiftelsestilsynet har ansvaret for tilsyn med stiftelser, derunder å føre kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Endring av stiftelsens vedtekter må godkjennes av Stiftelsestilsynet. 3. Oppgaver knyttet til legater som forvaltes av Drammen overformynderi Overformynderiet forvalter per i dag 34 legater. Den historiske begrunnelsen for dette er at det ved opprettelsen av legatene ble bestemt fra givernes side at overformynderiet skulle forvalte midlene og føre regnskapene. Legatstifterne har også i flere tilfelle bestemt at rådmannen eller andre kommunale aktører skal være representert i styret for legatet. I henhold til vedtektene for om lag halvparten av de legatene overformynderiet forvalter, er Drammen kommune på forskjellige måter representert i styrene, og styremedlemmene kan være oppnevnt politisk eller administrativt. Som regel er styreleder oppnevnt eller bemyndiget av rådmannen og ett eller flere styremedlemmer oppnevnt av formannskapet. I svært mange tilfeller er overformynderen representert i legatstyrene, oftest som styreleder. I ett legat (Halck Syvertsen) er ordføreren styreleder. For en del av de legatene som har en overveiende del av kommunalt oppnevnte styremedlemmer har overformynderiet til nå ivaretatt en vesentlig mengde administrativt arbeid på vegne av styrene. Dette gjelder følgende syv legater: Legat til fordel for vanskeligstilt barn og ungdom under 18 år Legat til alvorlig syke og behandling av sykdom Legat til støtte for ungdom/voksne fra Drammen til videregående utdannelse og opplæring Ingeborg Halck Syvertsen og Sverre Syvertsens legat til seriøst studerende/utøvende musikere/sangere fra Drammen og omegn Legat til videreutdanning av lærere i grunnskolen i Drammen kommune 3

4 Legat til økonomisk vanskeligstilte voksne personer i Drammen kommune Einar Juels legat til fremme av allmennyttige formål i Drammen og Buskerud fylke. Målgruppen er organisasjoner/foreninger som driver allmennyttig arbeid, ikke enkeltpersoner. I tilknytning til disse legatene ivaretar overformynderiet det forberedende arbeidet for styrene, utlysning og tildeling av legatporsjoner. I tillegg har overformynderiet i flere av stiftelsene en sekretariatsfunksjon i forbindelse med innkalling og gjennomføring av styremøter. Den øvrige halvparten av legatene som per i dag forvaltes av overformynderiet, har liten tilknytning til kommunen bortsett fra at overformynderiet til nå har påtatt seg regnskapsførsel for de fleste av legatstyrene. Disse styrene har ikke kommunal representasjon, og kommunen har ikke andre administrative oppgaver knyttet til legatene. Når overformynderiet overføres til fylkesmannen og hjemmelen for fellesforvaltning opphører, må kommunens eventuelle videre ansvar for legatene avklares. 4. Økonomi Legatmidlene som forvaltes av Drammen overformynderi utgjør om lag kr 100 mill i rede penger. For øvrig består legatkapitalen av fast eiendom og aksjer. Utdeling av legatporsjoner fastsettes av styrene på grunnlag av fjorårets avkastning, og størrelsen på beløpene varierer fra år til år. Av de syv legatene som er listet opp i punkt 3 var det fire som ble delt ut høsten 2011 og våren 2012 med til sammen 2,8 mill kr fordelt på 138 mottakere (privatpersoner og organisasjoner). Arbeidet med legatene finansieres i dag delvis ved at overformynderiet tar en forvaltningsavgift på 6% av legatmidlenes avkastning. 5. Hva gjøres i andre kommuner? Drammen har i likhet med seks andre overformynderier innført fellesforvaltning av legatmidler og myndlingers midler. I tillegg til å forvalte legatene har overformynderiene i større eller mindre grad påtatt seg øvrige administrative oppgaver for legatstyrene, og i noen kommuner er også andre enheter involvert i dette arbeidet. Oversikten nedenfor viser nåværende og fremtidig oppgaveløsning for legatene i de syv kommunene som har fellesforvaltning. Så langt rådmannen er kjent med er det bare Trondheim som har hatt spørsmålet oppe til politisk behandling. I Trondheim anbefalte rådmannen at kommunen ikke lenger skulle ha ansvar for arbeidet med forretningsførsel og regnskapsføring. I landet for øvrig er det et stort antall legater som forvaltes av overformynderiene, og det er ikke uvanlig at legater administreres av kommunene. Fra har kommunene ikke lenger hjemmel for å forvalte legatmidlene, og tilbakeføring av midler til det enkelte legat må skje innen dette tidspunktet. Hvordan løses oppgavene i dag? Hvordan løses oppgavene fra ? 4

5 Oslo Bergen Trondheim Bærum Sandefjord Haugesund Overformynderiet foretar utlysning og saksbehandler for legatstyrene, ca ett årsverk. Legatstyrene har selv ansvar for regnskapsførsel. Overformynderiet foretar utbetalinger etter instruks fra legatstyrene og enkel bokføring. Legatstyrene gjør alt annet arbeid knyttet til regnskapsførsel og administrasjon. Overformynderiet har ansvar for regnskapsførsel, utlysning, utdeling og saksbehandling for legatstyrene. Overformynderiet har ansvar for regnskapsførsel og administrasjon (utlysning og tilrettelegging for legatstyrene). Overformynderiet fører regnskap for legatene, mens øvrig administrasjon ivaretas av rådmannskontoret. Overformynderiet har ansvar for regnskapsførsel og øvrig administrasjon. Kommunen overfører ett årsverk fra overformynderiet til kemneren for å ivareta de samme oppgavene som tidligere. Legatstyrene har hele ansvaret. Formannskapet i Trondheim har vedtatt at oppgaver som tidligere er ivaretatt av overformynderiet overføres til Trondheim kommune, innenfor ny lovgivning. Rådmannen overtar ansvaret for overformynderiets oppgaver, ivaretas av en person fra forvaltningsenheten (knyttet til rådmannens stab) med støtte fra regnskapsavdelingen Ansvaret for regnskapsførsel overføres til kommuneadministrasjonen. Ansvaret overføres til økonomiavdelingen i kommunen. Rådmannens vurdering I forbindelse med konstituering av bystyret etter hvert kommunevalg oppnevnes 10 representanter til styrer i legater og stiftelser. Denne saken endrer ikke nåværende praksis. Utgangspunktet er at alle oppgaver knyttet til administrasjon av legatene er det enkelte styres ansvar i henhold til stiftelsesloven. Dersom styret ønsker bistand til regnskapsførsel eller andre arbeidsoppgaver, må det inngås en avtale om dette. Det foreligger ingen formell avtale mellom kommunen og legatene, som grunnlag for at overformynderiet foretar regnskapsførsel og andre administrative oppgaver. Kommunen vil således ikke automatisk ha noe ansvar for disse oppgavene når overformynderiet ikke lenger er en del av kommunens administrasjon. Tjenester som regnskapsførsel og annen administrasjon kan kjøpes i det private markedet, og rådmannen finner ingen grunn til at kommunen skal fortsette med å tilby disse tjenestene til legatstyrene. Legatene hører ikke til kommunens kjerneoppgaver. Drammen kommunes tjenester overfor legatene har til nå vært subsidiert, noe som etter rådmannens mening bidrar til konkurransevriding så lenge slike tjenester også tilbys i det private markedet. Ved overføring av overformynderiets ansatte til fylkesmannen vil kommunen også miste sin kompetanse innen regnskapsførsel og saksbehandling knyttet til legater. Det er ingen administrativ enhet som per i dag står rustet til å overta disse oppgavene. 5

6 Arbeidet med legatene medfører betydelige administrative kostnader, og et selvkostregime må legges til grunn dersom kommunen fortsatt skal tilby slike tjenester til styrene. Rådmannen anbefaler at ansvaret for regnskapsførsel og administrasjon tilbakeføres til de enkelte legatstyrene snarest, og senest ved overformynderiets overgang til fylkesmannen Avviklingsarbeidet gjennomføres i tett dialog mellom styrene og overformynderiet i denne fasen. á 6