MARTIN HAGFORS FOND - ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2008

Transkript

1 VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Asle Gammelli Tlf: Arkiv: 242 Arkivsaksnr.: 09/ MARTIN HAGFORS FOND - ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2008 Rådmannens forslag til vedtak: 1. Vefsn Kommune v/ økonomiavdelingen sender en redegjørelse for manglende dokumentasjon til Lotteritilsynet. Styret ber om en orientering når forholdet til Lotteritilsynet er brakt i orden. 2. Årets regnskap og årsberetning vedtas. 3. Styret endrer praksis for utdeling av midler ved at det først gis tilsagn om utdeling på bakgrunn av søknad og deretter utbetaling av tilsagnet på bakgrunn av dokumentasjon på at tiltakene er utført. 4. Økonomiavdelingen i kommune førere legatets regnskap, rådets sekretær utarbeider årsberetning og kommunens sekretariat ajourfører opplysninger vedrørende styrets sammensetting i Brønnøysund registrene. MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Hvis ja klargjør kort: Hvis ja klargjør kort: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: - Brev fra Lotteritilsynet. - Brev fra Indre Helgeland Kommunerevisjon. - Vedtekter. - Regnskap for Forslag til årsregnskap og beretning for Villighetserklæring fra Indre Helgeland Kommunerevisjon.

2 Bakgrunn Årsaken til at saken kommer opp er Indre Helgeland Kommunerevisjon revisjon av regnskapet for 2007 og Lotteritilsynets brev som følge av revisjonens anmerkning. Fondet har sin opprinnelse i en testamentarisk gave fra Martin Hagfors til Vefsn aldersheim (heretter PBO). Selve testamentet er ikke funnet, men gaven ble behandlet som sak i helse- og sosialstyret hvor forslag til statutter ble utformet og senere godkjent av kommunestyret samme år. Disse vedtektene følger som vedlegg. Vurdering Dagens praksis for forvaltingen av fondet: Praksisen til nå har vært at den årlige utdelingen etter p 1 i vedtektene har blitt beregnet og utbetalt til PBO v/ Vefsn kommune. Disse midlene har blitt benyttet opp i gjennom årene ved at styrer ved PBO har fått godkjenning i helse- og sosialstyret/ komiteen for bruken av de overførte midler. Regnskapet for fondets midler har vært ivaretatt av økonomiavdelingen. Ved utgangen av hvert år er det satt opp et kortfattet regnskap, se vedlagte regnskap for Dette regnskapet har så fulgt kommunenes regnskap som vedlegg. Siden år 2000 har i tillegg regnskapet blitt satt opp etter regnskapsloven og revidert av Indre Helgeland Kommunerevisjon. Årsaken var at vi fikk melding fra Brønnøysundregisteret om at regnskap skulle innleveres regnskapsregisteret. Disse regnskapene har årlig blitt undertegnet av i helse- og sosialstyret/ komiteen sin formann, som i Brønnøysundregisteret er oppført som signatur berettiget. Siden år 2000 er det da produsert to regnskap, et som har fulgt kommuneregnskapet i tråd med tidligere praksis og et som har gått til Brønnøysund. Gjennomgang av revisors bemerkninger: Manglende dokumentasjon. Fondets statutter/ vedekter: Vil ble oversendt Lotteritilsynet. Stiftelsesdokumentet: Det nærmeste en kommer et slikt dokument er kommunestyrets behandling av saken, sak 134/86 Kopi av testamentet: Dette er ikke funnet. Revisor har i saken bedt om bistand fra kommunens arkiv og Helgeland Sparebank. Dette vi bli meddelt Lotteritilsynet. Revisorbekreftet åpningsbalanse: Det nærmeste vi kommer er kommunens regnskap for 1986 hvor regnskapet for fondet første gang finnes som vedlegg.

3 Villighetserklæring fra revisor og styre: Villighetserklæring fra revisor er innhentet og følge vedlagt. Alle disse forholdene vedrører eksistensen av grunnleggende dokumenter for en stiftelse og alle disse burde ha vært på plass i kommunens arkiver samlet. Nå kan alle, med unntak av testamentet fremskaffes og vil bli arkivert i tilknytning til denne saken. Forholdet er diskutert med Lotteritilsynet og de signaliserer at dersom de mottar den dokumentasjon som kan fremskaffes og en redegjørelse for at man har gjort forsøk på å finne testamentet vil de anse saken som avsluttet. Regnskapsmessige forhold. Rettidig avleggelse: Regnskapet er avlagt innen 6 mnd fristen dersom man forholder seg til det regnskapet som har fulgt kommunestyret som vedlegg. Det som er utarbeidet for innsending til Brønnøysund er undertegnet etter utløpet av denne fristen, men tidsnok i forhold til fristen for å sende regnskapet til Brønnøysund. Fondets egenkapital: Grunnkapitalen er spesifisert i regnskapet som har fulgt kommunens regnskap, men ikke i regnskapet til Brønnøysund. Forholder er korrigert i det fremlagte årsregnskapet for Det er for øvrig verdt å merke seg at dagens total kapital i fondet er for høg på bakgrunn av en beregning ved bruk av prisindeksen. Styrets behandling: Revisor påpeker at det er styret som skal behandle årsregnskapet og årsberetningen. Dette har ikke styret gjort opp gjennom årene. Årsaken til det har jeg ingen formening om, men da fondet startet sin forvaltning i 1986 var ikke lovverket det samme som i dag og jeg vil tro at dette er grunnlaget for at praksisen ble som den ble. Regnskapsregler: Stiftelser skal følge regnskapsloven. Denne stiftelsen er en ideell organisasjon og det følger da en del spesielle bestemmelser bla vedrørende spesifikasjon av egenkapitalen. Videre foreligger det også NSR(F) GRS for ideelle organisasjoner (norsk regnskapsstandard). Regnskapet for 2008 er utarbeidet på grunnlag av disse reglene og sammenstilt med et omarbeidet regnskap for Konklusjon Forslag til nye forvaltingsrutiner. Disponeringen av midler: En del av årets renter skal, jfr vedtektenes p 1, overføres til Pbo. Videre skal disse midlene brukes etter forslag frå et oppnevnt råd som igjen skal behandles og vedtas av legatets styre. Dette er nok bakgrunnen for dagens praksis, men jeg mener denne er noe omstendelig ved at man får to fond, et i legatet og et i kommunen.

4 Jeg foreslår derfor at legatet gir tilsagn om tilskudd etter søknad fra råder og at tilsagnet utbetales etter at Pbo fremlegger dokumentasjon på bruken av midlene. Egenkapitalen: Egenkapitalen er, se vedlagte regnskap for 2008, inndelt i tre klasser: - Grunnkapital, som er den opprinnelige gaven - Formålskapital med eksternt pålagte restriksjoner, som er den kapitalen som opparbeides i tråd med testamentet - Annen formålskapital, som er den delen av kapitalen som kan utdeles. Behandling av regnskap og årsberetning. Økonomiavdelingen setter oppforslag til årsregnskap og noter som fremmes legatets styre innen utgangen av februar. Beregningen av størrelsen på årets avsetning til kapitalen og størrelsen på mulig utdeling skal fremgå i egen note. Etter at styret har behandlet regnskapet sendes det til Brønnøysundregistrene. Årsberetningen har til nå vært utarbeidet av økonomiavdelingen som en minimumsberetning for å tilfredsstille lovens krav om beretning. I fremtiden vil man utover minimum også måtte beskrive hvilke formål fondet har gitt tilskudd til. Det innebærer en mer utfyllende beretning og bør utarbeides av rådets sekretær. Årsregnskapet for 2008: Vedlagt følger årsregnskapet for 2008 med noter og revisors beretning. I dette regnskapet er konsekvensene av for lav utdeling opp gjennom årene og virkningen av å endre praksis ved utbetaling av utdelingen innarbeidet. Egenkapitalen er, se vedlagte regnskap for 2008, inndelt i tre klasser: - Grunnkapital, som er den opprinnelige gaven - Formålskapital med eksternt pålagte restriksjoner, som er den kapitalen som opparbeides i tråd med testamentet - Annen formålskapital, som er den delen av kapitalen som kan utdeles. Valg av styre: Stiftelsens styre er de som er registrert i Brønnøysund registrene. Pr i dag er det ikke de samme personene som er medlemmer i omsorgsutvalget. Dette må korrigeres med en melding til registrene og jeg foreslår at dette utføres av kommunens sekretariat og at det blir gjort rutinemessig ved endringer i komiteens sammensetting. Magne Pettersen rådmann Jon Arvid Heggen kommunalsjef

5