Intern organisering av avdelingene i den sentrale fellesadministrasjonen

Transkript

1 1 av Notat Til: Kopi til: Fra: SESAM LOSAM UL, ONF, ØE Rektor v/organisasjonsdirektøren Signatur: Intern organisering av avdelingene i den sentrale fellesadministrasjonen Dette notatet bygger på tidligere notat til SESAM av og vedtak i NTNUs styre i S-sak 32/16 (NTNUs administrative organisering. Første behandling). Det legges fram for SESAM som grunnlag for forhandling om organisering av den sentrale fellesadministrasjonen ved NTNU. I S-sak 32/16 fattet styret slik beslutning om reorganisering ved NTNU: «Gjennom ny administrativ organisering av NTNU skal strategiske funksjoner styrkes. Avdelingsinndeling av den sentrale administrasjon og den administrativ organiseringen av NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund som foreslått i sak 32/16 legges som foreløpig grunnlag for dette. Rektor gis fullmakt til å gjennomføre forhandlinger med de ansattes organisasjoner ut fra dette. Styret gjør et endelig vedtak i sitt møte » Styresaken omfatter organisering av avdelingsstrukturen i den sentrale fellesadministrasjonen. Den bygger på en grundig drøftingsprosess i organisasjonen som startet våren 2015, på arbeidet til det rektor-oppnevnte Børresen-utvalget og etterfølgende høringsrunde, styresakene S-5/16 (NTNUs organisering av sentral ledelse) og S-32/16. Den skal også bygge på forhandlinger mellom arbeidsgiver (rektor) og arbeidstakerorganisasjonene vedrørende inndelingen av avdelingene i underliggende seksjoner, som skal gjennomføres i tråd med fullmakten styret gav rektor i S-sak 32/16 om administrativ organisering. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler ida.munkeby@ntnu.no ida.munkeby@ntnu.n o Adresser korrespondanse til saksbehandlende enhet. Husk å oppgi referanse.

2 Vår dato Vår referanse 2 av 15 Det er etter rektors vurdering viktig å være tydelig på hvordan og av hvem beslutninger om ny organisering skal gjøres. Ifølge Universitets- og høgskoleloven (Uhl) er styrets fremste oppgave å trekke opp strategien for institusjonens faglige virksomhet og fastsette mål og resultatkrav. Som et ledd i dette skal styret selv vedta den interne organiseringen. Styrets strategiske beslutninger skal gi de overordnede rammene for at rektor (arbeidsgiver) kan bestemme detaljering av den administrative organiseringen gjennom forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene. Dette er nedfelt i Hovedavtalen i Staten, og skaper et grunnlag for at ledelse og ansatte kan drøfte og forhandle seg fram til gode og omforente løsninger. I praksis legges det opp til at styret vedtar den administrative organisering på sentralt avdelingsnivå, mens inndelingen i underliggende seksjoner samt administrativ organisering av fakultetene bestemmes gjennom forhandlinger mellom rektor og arbeidstakerorganisasjonene. Det er avtalt at SESAM skal være forhandlingsarena for organisering av den sentrale fellesadministrasjonen (de sentrale avdelinger og rektors stab). Saksnotatet her er delt opp i de administrative områdene som er tillagt følgende ledere i rektoratet: prorektor for utdanning, økonomi- og eiendomsdirektør og organisasjonsdirektør. Unntatt er biblioteksområdet. Rektor legger opp til at intern organisering av dette området utredes særskilt denne høsten. De vurderinger som er gjort så langt er at det som alternativ til seksjonering kan tenkes at avdelinger inndeles i grupper, med arbeidslederfunksjon innenfor de rammer som er satt for etablering av slike grupper i NTNUs lønnspolitikk. Dette vurderes ut fra hensyn til kompleksitet, samordning, størrelse og synlighet. Det formelle forhandlingstema vil være opprettelse av seksjoner. Opprettelse av grupper og oppnevning av gruppeledere vil være drøftingstema. I denne omgangen legges det ikke fram forslag til drøfting av organisering av gruppefunksjoner innad i avdelingene. Innen den nåværende Personalavdeling og Kommunikasjonsavdeling er det allerede etablert slike grupper. Tilsvarende er det i den nåværende Driftsavdelingen en rekke formelle enheter under seksjonsnivå. I utforming av bemanningsplaner forutsettes det at slike eksisterende grupper/enheter under seksjonsnivå foreløpig legges til grunn, og at opprettelse av grupper legges fram for drøfting i SESAM etter styrevedtak om avdelinger og forhandlinger om seksjonering er gjort. Fra rektors side vil det etter forhandlinger er gjennomført og styret har gjort endelig vedtak bli tatt opp en rekke spørsmål knyttet til de ledelsesmessige konsekvensene av reorganiseringen. I felles LOSAM-møte og i LOSAM for utdanning i møter ble det pekt på en rekke problemstillinger knyttet til samarbeid mellom avdelinger, mellom stab og avdelinger, om arbeidsprosesser m.v. som følge av endret avdelingsstruktur. Dette er utfordringer knyttet til utøvelse av ledelse og ikke forhandlingstema. Men aktuelle

3 Vår dato Vår referanse 3 av 15 problemstillinger vil diskuteres og eventuelt formelt drøftes løpende i LOSAM/SESAM etter at formelle vedtak om organisering er gjort. Utdanningsområdet På bakgrunn av rektors tilråding til styret i S-sak 32/16 er det tidligere presentert et grunnlag for seksjonering dersom utdanningsområdet deles inn i to nye avdelinger: utdanningskvalitet: Kvalitetssystemer, læringsstøtte studieadministrasjon: Studieadministrative systemer, eksamensplanlegging, timeplan og romfordeling, internasjonal studentutveksling, spesialisert studentveiledning En nærmere vurdering av porteføljen i en slik avdelingsstruktur ble konkretisert slik, jfr. notat til SESAM av : Avd. for studieadministrasjon - Internasjonalisering - Opptak - Timeplanlegging - Romforvaltning - Studieplan og emner - Eksamensgjennomføring og planlegging - Karrieretjenester og tilrettelegging - Studentdemokrati - Rekruttering - Skranke/førstelinje Avd. for utdanningskvalitet - Utdanningskvalitet - Tilsyn - Studieportefølje - Juridisk forvaltning og rådgiving - Utvalgsarbeid - Læringsstøtte1) - Strategiske satsninger2) -Etter-og videreutdanning 1) Omfatter bl.a. læringsstøttesenteret, Multimediesenteret, AV-tjenesten og e-læringssystemet. 2) For tiden NTNU Toppundervisning, satsningen på digitalisering av utdanningsområdet og oppfølging av eksterne virkemidler for utdanning (eks SFU) Slik oppgavene ble foreslått fordelt er studieadministrasjon en blanding av dagens Internasjonal seksjon, studieadministrative støttesystemer, Studentservice og rekruttering- og opptak ved tidligere NTNU (ved høgskolene var ikke utdanningsområdet delt inn i seksjoner). I utdanningskvalitet er plassert mange av de oppgavene som gjerne knyttes tettere til prorektor, som styresaker, høringer, tilsyn og kvalitetsstøtte, men også aktivitetene knyttet til støtte til faglærere og til pedagogisk

4 Vår dato Vår referanse 4 av 15 utvikling. Om ulikheter i størrelse skal vektlegges kan f.eks. ansvaret for rekruttering legges inn i en slik avdeling. Dette kan også bidra til at en studieadministrasjon får et tydeligere ansvar for de funksjoner som direkte angår studentene fra de søker opptak til de uteksamineres, enten de nå skal tildeles undervisningsrom, søke veiledning, dra på utveksling eller avlegge eksamen. Til styrets behandling av S-sak 32/16 i styrets junimøte foreslo som nevnt over rektor å opprette to avdelinger innen studieområdet: en for utdanningskvalitet og en for studieadministrasjon. Som et alternativ ble det i saksframstillinga lagt fram en tredje mulighet: en studenttjenester, i tråd med en av modellene lagt fram av Børresen-utvalget. Organisering av administrasjonen innen utdanningsområdet ble drøftet utførlig av styret ved første behandling av saken i juni. Ut fra etterfølgende diskusjoner kan det være grunner for rektor til å vurdere om det vil være riktig å endre tilrådingen til å foreslå en løsning med tre avdelinger. Utdanningsområdet er bredt og består av oppgaver som er vesensforskjellige i sin karakter: plan og utviklingsoppgaver, studieadministrasjon og studentrettete oppgaver. En alternativ tilråding kan være slik, jfr også rektors saksframlegg i S-sak 32/16: studenttjenester: Samler tiltak, veiledning- og rådgivningstjenester rettet direkte mot studenter, nasjonalt og internasjonalt. Det innebærer at overordnet ansvar for studentrekruttering legges til denne avdelingen. Andre ansvarsområder vil være spesialisert rådgivning og veiledning, avtaler og stipend for studentutveksling, og internasjonale studenter. utdanningskvalitet: Samler arbeid med utdanningskvalitet (utvikling og tilsyn), samlet studieportefølje inkludert etter- og videreutdanning, plan og utvikling, læringsstøtte. studieadministrasjon: Samler arbeid med praktisk tilrettelegging av undervisning (timeplanlegging, romallokering, eksamensplanlegging), studentarkiv og opptak for hele organisasjonen. Ved de to alternativene over vil utdanningskvalitet ha samme portefølje. Ved en tredelt avdelingsstruktur vil de øvrige oppgaver fordeles på to avdelinger. Rektor vurderer det slik at seksjonering av virksomheten innen hele området likevel vil være den samme, men at seksjonene gis ulik tilhørighet ved de to alternativene. Det vil være riktig allerede nå å fremme forslag til SESAM bygd på begge alternativer, og at en forhandlingsprotokoll utformes slik at den dekker dette. Rektors forslag er å opprette to seksjoner, som i utgangspunktet har samme ansvarsområde som i dag: etter og videreutdanning, som plasseres i Avdeling for utdanningskvalitet; og Internasjonal seksjon, som plasseres i

5 Vår dato Vår referanse 5 av 15 studieadministrasjon (ved 2-avdelingsmodellen) eller studenttjenester (ved 3- avdelingsmodellen). I tillegg vurderes det å opprette egen seksjon for studieadministrasjon og studenttjenester ved hhv. NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund. Disse seksjonene bør eventuelt legges til studieadministrasjon (i begge alternativer). Rektor vil foreløpig avvente forhandlingene i LOSAM ved de to studiestedene før dette legges formelt fram for forhandling i SESAM. Det vil senere også vurderes om det skal defineres grupper og utpekes gruppeledere for noen delfunksjoner. Aktuelle grupper innen utdanningsområdet kan være rekruttering, opptak, veiledningstjenester, samt deler av de studieadministrative tjenestene. Se for øvrig også tabell over med oversikt over tjenester. Organisasjonsområdet Dette avsnittet er delt i flere deler, ut fra rektors tilråding i S-sak 32/16: HR-, IKT- og Kommunikasjonsavdeling, samt også en dokumentasjonsforvaltning. Sistnevnte antas å bli av en slik størrelse at seksjonering vil være uaktuelt. Det kan derimot være behov for en formalisering av gruppeledelse. Ettersom avdelingen vil være et resultat av en sammenslåing av tjenester som i dag lagt under fakulteter og NTNU i Gjøvik/Ålesund er det nødvendig mer en nærmere gjennomgang av dette. HR-tjenester Personalavdelingen og HMS-avdelingen forutsettes her slått sammen i en HR-avdeling. Det innebærer at avdelingen blir i overkant av 40 ansatte. 6 av disse tilhører Bedriftshelsetjenesten (BHT). Dette kan gi en slik inndeling i funksjonsområder: Personal-området HMS-området Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig stilling. Funksjonen bør ha en tydelig organisatorisk plass. Det kan oppnås ved å gjøre den til en seksjon. Det kan også defineres som en gruppe med oppnevnt gruppeleder. Det siste innebærer at det oppnevnes en faglig ansvarlig for bedriftshelsetjeneste ved NTNU som rapporterer direkte til organisasjonsdirektøren i alle saksforhold der tjenesten skal ha en fri stilling ut fra Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Personalområdet er i dag inndelt i tre grupper. HMS kan bli en 4, eller området kan organiseres som en egen seksjon, med særlig oppgave å samhandle med BHT. Dagens

6 Vår dato Vår referanse 6 av 15 gruppeinndeling innen personalområdet videreføres, men kan bli endret. Gruppene vil, som for tilsvarende grupper i andre avdelinger, ha en utpekt arbeidsleder i inntil 50% stilling, jfr. også lønnspolitikken. Kommunikasjonsavdelingen Avdelingen vil bestå av ca 60 medarbeidere, hvorav ca 15 medarbeidere er knyttet til NTNU Grafiske senter. Det anses på nåværende tidspunkt ikke aktuelt med seksjonering, da seksjoner vil bli for små til å være faglig robuste. I tillegg kommer at det er utstrakt behov for å arbeide på tvers i avdelingen, ut fra de oppgaver som skal løses. Med basis i de rammer som blir valgt foreslås å organisere avdelingen i flere grupper. En gruppe kan være ansatte fra NTNU Grafisk senter. En annen gruppe kan være de medarbeidere som arbeider med administrativ lederstøtte for rektoratet. Gruppene skal ha en oppnevnt leder i inntil halv stilling. Kommunikasjonsmedarbeiderne ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund kan samles i en gruppe hver for seg. De er for få til å organiseres med gruppeledelse i større omfang. Disse vil både jobbe med oppgaver lokalt på sine campuser, for eksempel gi kommunikasjonsstøtte til viserektorene, og kan samtidig utføre noen oppgaver for hele NTNU som del av gruppene i Trondheim. Arbeidsfordelingen og tilhørighet må detaljeres senere, i første omgang etter at lokale forhandlinger i LOSAM i Gjøvik og Ålesund om intern organisering er avsluttet. IKT-avdelingen En samlet strategisk styring av IKT ved NTNU skal sørge for at virksomheten får samme sett av tjenester, og en sentral prioritering av felles videreutvikling og nyskaping. Fellesfunksjoner for tjenester med stor standardiserings- og effektiviseringsgevinst samles. Enkelte fellesfunksjoner kan likevel legges desentralt utfra f.eks. kompetansemiljø eller gevinster av lokal tilstedeværelse. Brukerne skal ha tilgang på effektiv brukerhjelp og opplæring. Det foreslås å inndele avdelingen i følgende funksjonsområder og seksjoner: Drift Forvaltning av tjenester og systemer IKT-utvikling Strategi og styring IT-sikkerhet som mulig egen seksjon kan ledes fra NTNU i Gjøvik. NTNU i Ålesund kan få en enhet med en helhetlig driftsoppgave. Både Gjøvik og Ålesund vil i tillegg ha ansvar for

7 7 av 15 campusnære oppgaver. Dette avgjøres i endelige forhandlinger i SESAM etter at lokale forhandlinger i LOSAM de to stedene er avsluttet. IT-drift Til dette området hører drift av all Basis IT, herunder standard infrastruktur og applikasjoner, brukernære tjenester, 1. og 2. linje brukerstøtte for alle standard tjenester, samt opplæring. I begrepet «drift» ligger i tillegg til daglig å sikre at NTNU har robuste og pålitelige basistjenester, også å vedlikeholde og bygge ut Basis IT-plattformen iht. vedtatte planer, og å gjennomføre standardisering iht. vedtatt arkitektur. 1. linje brukerstøtte dekker i utgangspunktet tjenestene i Basis IT og AV, men modellen er åpen for å inkludere 1. linje brukerstøtte fra; LOPhjelp, adgangskontroll, ephortehjelp, e-vaktmester, m.fl. Brukerne skal oppleve 1. linje som et samlet kontaktpunkt, og det etableres fysiske skranker forslagsvis samlokalisert med bibliotek. Forvaltning av tjenester og systemer Funksjonen innebærer koordinering, forvaltning og videreutvikling av fagsystem og Basis IT-løsninger. Det skjer både innen fagområdet og innen IT-området. Noen fagsystem forvaltes i dag innen fagavdelinger for økonomi og utdanning, mens andre knapt forvaltes. Dagens forvaltning underbygger siloløsninger og er vanskelig å forene med tverrgående arbeidsprosesser og optimal utnyttelse av ressursene. En felles forvaltning vil gi en bedre brukeropplevelse ved at det etableres et felles brukerperspektiv for alle fellessystemer ved NTNU. Felles forvaltning gir større mulighet til å planlegge oppgraderinger og anskaffelsene slik at disse kan spres ut i tid og lettere anskaffes innenfor faste budsjettrammer. Dette gir også et mer jevnt endringsregime som gjør at brukeren slipper å få mange endringer på kort tid. IKT-utvikling Den massive utviklingen innen IT gjør at det dukker opp nye tjenester og muligheter som bør tas i bruk uten omstendelige anskaffelser og kvalitetssjekker. Stikkord er rask etablering av brukervennlige løsninger som brukerne etterspør. Raske løsninger krever høy kompetanse og bred innsats som organisatorisk bør plasseres sentralt. Det vil også være økende behov for mer vitenskapelig databehandling og faglig IT, dette for å støtte forskning og utdanning, modernisering og utvikling. Mellom disse feltene er det også betydelige synergier. Det er derfor hensiktsmessig å ha dette i en seksjon. Senere mulige forslag om funksjoner innen faglig IT på nivå 2/3 plassert som del av IT-avdelingen vil være del av seksjon Nyskaping og faglig IT. Strategi og styring For å ha strategisk styring, optimalisere ressursbruken, unngå parallelle tjenester og ta ut innsparinger, må NTNU ha økt fokus på standardisering, porteføljestyring og styring av IKT generelt. IKT-ressursene må knyttes nærmere til ledelsens prioriteringer og satsinger,

8 8 av 15 samt være en aktiv part ved digitalisering av tjenester og prosesser. En annen akse er mot studenter og vitenskapelige, hvor det er behov både for direkte dialog med brukerne og nærmere knytning til virksomhetsledere ved fakultetene. Økonomi og eiendomsområdet Forslagene til intern administrativ organisering er basert på en hovedstruktur med 2 avdelinger innen hhv. økonomi og eiendom, jfr. styrevedtak i S-sak 32/16. Økonomi Rektors forslag til styret er å dele økonomiområdet i to avdelinger: virksomhetsstyring som skal arbeide med plan-, budsjett- og oppfølgingsprosessen og kvalitets- og internkontroll. fellestjenester økonomi som skal utføre transaksjonelle oppgaver innenfor regnskap, lønn og innkjøp og bestilling med tilhørende ansvar for prosedyrer og systemer virksomhetsstyring vurderes ikke som aktuell for seksjonering. fellestjenester økonomi foreslås inndelt i tre seksjoner: - Økonomirådgiving - Økonomitjenester - Servicesenter for økonomi Innen virksomhetsnære økonomitjenester skal ivaretas funksjoner til prosjekt/sentral brukerstøtte herunder EU sentral brukerstøtte, innkjøp, hovedbok - regnskap. Innen transaksjonelle økonomitjenester skal ivaretas funksjoner knyttet til bestilling, lønn, inn- og utgående faktura. Servicesenter for økonomi ivaretar funksjonen som knutepunkt i kommunikasjon mellom felles økonomifunksjon og øvrige deler av NTNU, tilrettelegger for god informasjon og gode kommunikasjonssystemer for økonomifunksjonene, og utvikles slik at det kan inngå som del av et fremtidig felles servicesenter med andre funksjonsområder ved NTNU. Det er diskutert ulike løsninger for ivaretagelse av deloppgavene i PBO-prosessen for å skille strategiske og operative aktiviteter. Prosesseierskapet for PBO-prosessen legges til virksomhetsstyring, men det kan være aktuelt å legge delfunksjoner, som oppfølging av de enkelte enhetene til fellestjenester økonomi, da plassert i seksjon for virksomhetsnære økonomitjenester. Dette utredes nå videre.

9 9 av 15 Drift og eiendom I tråd med styrevedtak i S-sak 32/16 baseres forslag til intern organisering på at området deles i to avdelinger: campusservice som utfører drifts-, service- og vedlikeholdstjenester eiendom arbeider med strategisk eierstyring, utvikling og forvaltning av eiendommer og bygningsmasse. Dette vil bedre klargjøre de strategiske eierfunksjonene vs. driftsfunksjonen. Arbeidet med ny campus (Campusutviklingsprosjektet) legges til Økonomi- og eiendomsdirektørens funksjonsområde. eiendom er ikke vurdert som aktuell for ytterligere seksjonering. NTNU Campusservice foreslås inndelt i fire funksjonsområder: - Bygningsdrift - Teknisk drift - Prosjektgjennomføring - Servicesenter for eiendomsområdet Innen bygningsdrift ivaretas funksjoner knyttet til renhold, vaktmestertjenester, post, park og transport. Innen teknisk drift ivaretar funksjoner knyttet til forsyning, tekniske driftstjenester og vedlikehold. Servicesenter for eiendomsområdet ivaretar funksjonen som knutepunkt i kommunikasjon mellom eiendomsområdet og øvrige deler av NTNU. Det tilrettelegger for god informasjon og gode kommunikasjonssystemer for eiendomsområdet, og utvikles slik at det kan inngå som del av et mulig framtidig felles servicesenter med andre funksjonsområder ved NTNU. Det foreslås også opprettelse av et funksjonsområde for prosjektgjennomføring i NTNU Campusservice. Med prosjektgjennomføring menes her realisering av prosjekter for vedlikehold, ombygging og rehabilitering der NTNU er byggherre og utførelsen skjer ved kjøpte tjenester hos eksterne leverandører, og hvor rammer for gjennomføringen er gitt i utviklingsfasen. Alternativt kunne denne funksjonen med prosjektgjennomføring plasseres som del av NTNU Eiendom. Begrunnelse for plassering av denne funksjonen i NTNU Campusservice er at dette ikke anses som en naturlig del av en strategisk eiendomsfunksjon. En plassering i NTNU Campusservice understøtter det ønskede skille mellom strategiske og operasjonelle funksjoner. Eierrollen kan på den måten holde fokus på det mer langsiktige og helhetlige og overlate den mer operative funksjonen som prosjektledelse av prosjektgjennomføring til en

10 10 av 15 egen prosjektenhet. En plassering i NTNU Campusservice gir i tillegg større nærhet til de operative driftsfunksjonene som ligger i NTNU Campusservice. Rektors stab I rektors tilråding til styret i S-sak 32/16 er det foreslått å opprette en egen felles stab lagt under rektor, med oppgaver av strategisk og koordinerende karakter. I styresaken er det lagt en rekke forutsetninger/prinsipper for hvordan staben skal organiseres, samt dimensjoneringen av den. For ordens skyld gjengis dette her: Det gjøres klart at dette er rektors stab som en enhetlig organisatorisk enhet Staben underlegges formelt organisasjonsdirektør som har arbeidsgiveransvar og som koordinerer arbeidet gjennom egen funksjon som koordinator Tilsatte i staben fordeles på prorektorer og direktører i henhold til funksjonsfordelingen vedtatt i S-sak 5/16. Disse har faglig oppfølgingsansvar og medarbeidersamtaler Stabene for forskning og nyskaping er for små til å utgjøre en avdeling. Det bør i stedet opprettes en felles gruppe av dagens to relativt små staber. Den deles i to som oppgavemessig rapporterer til henholdsvis prorektor for forskning og prorektor for nyskaping: Det etableres en klar funksjonsfordeling mellom stab og avdelinger Stabens generelle oppgaver skal være: o Overordnet strategi- og policyutvikling o Koordinerende oppgaver horisontalt og vertikalt o Rådgivere til daglig disposisjon for rektor, prorektor/direktør, viserektorer Det som gjenstår å beskrive, og som vil tilligge rektors fullmakt å bestemme gjennom forhandlinger, er endelig inndeling av staben i fagområder. Det er en forutsetning at en inndeling er basert på deling av ansvarsområdene i rektors nærmeste ledelse (rektoratet), slik som vedtatt i S-sak 5/16 Organisering av NTNUs ledelse. Inndelingen foreslås derfor slik: Rektors stab - forskning og innovasjon/utdanning/økonomi og eiendom/organisasjon. Denne inndelingen vil være grunnlaget for dimensjonering og utarbeidelse av bemanningsplaner, og deretter ved innplassering i stillinger. Det foreslås så langt ingen inndeling av de enkelte stabsområder i formaliserte grupper.

11 11 av 15 Forslag til protokoll På grunnlag av styrevedtak i S-sak 32/16 er partene er enige om følgende organisasjonskart for inndeling i seksjoner av avdelingene i den sentrale fellesadministrasjonen: utdanningskvalitet: etter- og videreutdanning studenttjenester: Internasjonal seksjon studieadministrasjon: Alternativt også: utdanning Gjøvik utdanning Ålesund Internasjonal seksjon HR-tjenester: HMS-seksjon IKT-tjenester: IKT-drift IKT-forvaltning IKT-utvikling IKT- strategi og -styring fellestjenester økonomi: økonomirådgiving økonomitjenester Servicesenter for økonomi campusservice: bygningsdrift teknisk drift prosjektgjennomføring Servicesenter for eiendom

12 12 av 15 Organisasjonskart utdanningskvalitet studenttjenester studieadministrasjon HRtjenester kommunikasjon dokumentasjonsforvaltning IKTtjenester virksomhetsstyring fellestjenester økonomi campusservice eiendom etter og videreutdanning Internasjonal seksjon utdanning Gjøvik HMSseksjon IKT-drift økonomirådgivning bygningsdrift utdanning Ålesund IKTforvaltning økonomitjenester teknisk drift IKTutvikling Servicesenter for økonomi prosjektgjennomføring IKT-strategi og -styring Servicesenter for eiendom Funksjoner og hovedoppgaver utdanningskvalitet: etter- og videreutdanning Hovedoppgaver er administrasjon av studieportefølje innen etter- og videreutdanning (tilbud med deltagerbetaling). studenttjenester: Internasjonal seksjon Hovedoppgaver er tiltak for studentmobilitet (internasjonalt) - spesialisert rådgivning og veiledning, avtaler og stipend m.v. studieadministrasjon: utdanning Gjøvik Det vises til protokoll fra forhandlinger i LOSAM Gjøvik av

13 13 av 15 utdanning Ålesund Det vises til protokoll fra forhandlinger i LOSAM Ålesund av HR-tjenester: HMS-seksjon Hovedoppgaver er systematisk HMS-arbeid. Seksjonen skal samarbeide tett med Bedriftshelsetjenesten, som rapporterer til avdelingsleder og i faglige saker til rektor ved organisasjonsdirektør. IKT: IKT-drift Hovedoppgaver er drift av all Basis IT, herunder standard infrastruktur og applikasjoner, brukernære tjenester, 1. og 2. linje brukerstøtte for alle standard tjenester, samt opplæring. IKT-forvaltning Hovedoppgaver er koordinering, forvaltning og videreutvikling av fagsystem og Basis ITløsninger. IKT-utvikling Hovedoppgaver er å ivareta nye muligheter og tjenester gjennom brukervennlige løsninger, støtte til vitenskapelig databehandling og faglig IT. IKT-strategi og -styring Hovedoppgaver er standardisering, porteføljestyring og styring av IKT generelt. fellestjenester økonomi: økonomirådgivning Hovedoppgaver er virksomhetsnære økonomitjenester, prosjekt/sentral brukerstøtte herunder EU sentral brukerstøtte, innkjøp, hovedbok - regnskap.

14 14 av 15 økonomitjenester Hovedoppgaver er transaksjonelle økonomitjenester som ivaretar funksjoner knyttet til bestilling, lønn, inn- og utgående faktura. Servicesenter for økonomi Servicesentret skal ivareta funksjonen som knutepunkt i kommunikasjon mellom felles økonomifunksjon og øvrige deler av NTNU. campusservice: bygningsdrift Hovedoppgaver er bygningsdrift - funksjoner knyttet til renhold, vaktmestertjenester, post, park og transport. teknisk drift Hovedoppgaver er teknisk drift for å ivareta funksjoner knyttet til forsyning, tekniske driftstjenester og vedlikehold. prosjektgjennomføring Hovedoppgaver er realisering av prosjekter for vedlikehold og utvikling av egne bygninger og arealer med ledelse av detaljprosjektering, produksjon, overlevering og ibrukstakelse. Servicesenter for eiendom: Servicesenter skal ivareta funksjonen som knutepunkt i kommunikasjon mellom eiendomsområdet og øvrige deler av NTNU. Det vises for øvrig til saksnotat av til SESAM med beskrivelser av ansvar og oppgaver. NTNU, 2016 Organisasjonsdirektør

15 15 av 15 LO. YS. Akademikerne UNIO